Xodimlar ishini yuritish barcha tashkilotlarning rahbarlari uchun mehnat qonunchiligini, hujjatlarni yuritish va tayyorlash asoslarini jiddiy bilishni talab qiladigan asosiy masalalardan biridir. Uni kamsitib bo'lmaydi.

Ushbu maqolada siz o'qiysiz:

• Xodimlar yozuvlarini boshqarish nima
• Xodimlar ishini yuritishda qanday hujjatlar muhim ahamiyatga ega?
• Xodimlar ishini yuritishning asosi nima?
• Kompaniyangizda HR yozuvlarini qanday tashkil qilish kerak
• HR mutaxassislari ko'pincha qanday xatolarga yo'l qo'yadilar?
• HR avtomatlashtirishning afzalliklari nimada?
• 2016 yilda xodimlarning ish yuritish tizimiga qanday o'zgarishlar ta'sir qildi?

Xodimlar yozuvlarini boshqarish nima

HR yozuvlarini boshqarish tashkilotning hujjat aylanishini o'z vaqtida tartibga solish imkonini beruvchi xodimlarni boshqarishni o'z ichiga oladi. Bu xodimlarga, ularning kompaniya ichidagi harakatiga ham, ish vaqti va xodimlar bilan hisob-kitoblarni hisobga olish bilan bog'liq bo'lishi mumkin.

Oyning eng yaxshi maqolasi

Agar siz hamma narsani o'zingiz qilsangiz, xodimlar ishlashni o'rganmaydilar. Qo'l ostidagilar siz topshirgan vazifalarni zudlik bilan bajara olmaydilar, ammo vakilliksiz siz vaqt muammosiga duch kelasiz.

Biz ushbu maqolada o'zingizni odatdagidan xalos bo'lishga va kechayu kunduz ishlashni to'xtatishga yordam beradigan delegatsiya algoritmini nashr qildik. Ish kimga ishonib topshirilishi mumkin va kimga ishonib topshirilmasligi, qanday qilib to'g'ri bajarilishi uchun topshiriq berish va xodimlarni qanday nazorat qilish kerakligini bilib olasiz.

Yaqinda har qanday kompaniyada o'zining kadrlar bo'limi mavjud bo'lib, ish yuritish jarayoni to'liq tizimlashtirilgan va bo'lim xodimlaridan hech qanday maxsus bilim talab qilmas edi. Endi deyarli hamma narsa o'zgardi: HR xodimlari potentsial xodimlarni yollashda shunchaki ijodiy fikrlashdan foydalanishlari kerak. Shunday qilib, HR menejeri uchun ta'lim va huquqiy savodxonlik, buxgalteriya ishlarini yuritishda aniqlik va puxtalik, o'quv dasturlarini o'rganish muhimdir.

Qoidaga ko'ra, buxgalter-advokat-kadrlar menejeri birgalikda HR ustasi unvoniga mos keladi.

HR mutaxassisi qanday vazifalarni bajaradi?

HR mutaxassisi shug'ullanishi kerak bo'lgan asosiy hujjatlar:

1. Rossiya Federatsiyasi Mehnat kodeksida belgilangan hujjat aylanishini yuritish:

Korxona xodimlarining shaxsiy ishlarini shakllantirish;

guvohnomalar, kasallik varaqalari va bayonotlar yozish;

Xodimlar bo'yicha buyruqlarni tayyorlash;

Vaqt jadvallarini yaratish va ish vaqtini nazorat qilish;

Yagona ijtimoiy soliq bo'yicha choraklik hisobotlarni tayyorlash;

Xodimlar uchun ish haqini hisoblash va hisoblash va boshqalar.

2. Mehnat shartnomalari, lavozim tavsiflari va ichki tartib-qoidalarni malakali ishlab chiqish.

3. Yangi xodimlarni ishga qabul qilish bilan bog'liq hujjatlarni yuritish:

Nomzodlarning profili va rezyumelarini o'rganish;

Ish haqi bozorini monitoring qilish;

Tashkilotning bo'sh ish o'rinlari ro'yxatini qayta ishlash;

4. Xodimlarni attestatsiyadan o‘tkazish va baholash bo‘yicha hujjatlarni hisobga olish:

Baholash shakllari va qoidalarini yozish;

Xodimlarni sertifikatlash tavsiflarini tayyorlash.

Kadrlar bo'yicha mutaxassis xodimlarning shaxsiy ma'lumotlarini tarqatmaslik to'g'risidagi hujjatni imzolashi muhimdir.

HR boshqaruvi asoslari

Har xil hujjatlar, masalan, mehnat qonunchiligi me'yorlarini belgilaydigan qonunlar, qoidalar, yo'riqnomalar HR xodimining ishida muhim ahamiyatga ega. Rasmiy hujjatlarning ikkita asosiy guruhi mavjud:

1) mehnat qonunchiligi standartlari va mehnatni muhofaza qilish standartlarini tavsiflovchi qonun hujjatlari va qonunosti hujjatlari. Kompaniyaning barcha xodimlari ushbu standartlarga rioya qilishlari kerak. Bunga quyidagilar kiradi:

1. Rossiya Federatsiyasi Mehnat kodeksi. Asosiy qonun hisoblanadi. Undan keyin har bir korxonaning kadrlar bo'limi xodimi keladi. Mehnat kodeksining me'yorlariga ko'ra, tashkilot xodimlari ishga qabul qilinadi va ishdan bo'shatiladi, ish va dam olish vaqtlari tartibga solinadi, ish haqini berish tartibi, turli xil imtiyozlar va kompensatsiyalarni rasmiylashtirish.

2. Rossiya Federatsiyasining 1999 yil 17 iyuldagi 181-FZ-sonli "Rossiya Federatsiyasida mehnatni muhofaza qilish asoslari to'g'risida" gi qonuni. Ushbu qonun korxonada mehnatni muhofaza qilish tizimini tashkil etish imkonini beradi. Rahbar zararsiz mehnat sharoitlarini ta'minlash ustidan nazoratni o'z zimmasiga oladi va buning uchun ma'muriy javobgarlikka tortiladi.

3. Rossiya Federatsiyasining 2006 yil 27 iyuldagi 149-FZ-sonli "Axborot, axborot texnologiyalari va axborotni himoya qilish to'g'risida" Federal qonuni. Shaxsiy ma'lumotlarni qayta ishlash aynan shu qonunga asoslanadi. Misol uchun, ular ishga qabul qilingan shaxs haqidagi barcha ma'lumotlar qanday qayta ishlanishini, shuningdek, ma'lumot qayerda saqlanishini aniqlaydi.

4. Rossiya Federatsiyasining 2001 yil 8 avgustdagi 134-FZ-sonli "Davlat nazorati (nazorati) davrida yuridik shaxslar va yakka tartibdagi tadbirkorlarning huquqlarini himoya qilish to'g'risida" gi qonuni. Jumladan, qonunda rahbar korxonada tekshirish o‘tkazish uchun kelgan shaxsdan talab qilishga haqli bo‘lgan hujjatlarni belgilab beradi, unda majburiyatni bajaruvchi shaxsning tekshirishda ishtirok etish huquqi qayd etilgan. , shuningdek, uning natijasi qoniqarsiz bo'lsa, nima qilish kerak.

5. Rossiya Federatsiyasining 2004 yil 29 iyuldagi 98-FZ-sonli "Tijorat sirlari to'g'risida" gi qonuni. Ushbu korxonada maxfiy ma'lumotlar ro'yxatini, shuningdek, maxfiy ma'lumotlarga ega bo'lgan va uni oshkor qilish uchun javobgar bo'lgan xodimlar ro'yxatini o'z ichiga oladi.

2) boshqaruv ishi va kadrlar hisobini yuritish bo'yicha uslubiy xarakterdagi hujjatlar. Ushbu hujjatlar majburiy emas va kadrlar bo'limining qog'ozlari bilan eng samarali ishlash to'g'risidagi ma'lumotlarni o'z ichiga oladi.

1. GOST R 6.30-2003 "Yagona hujjat tizimlari. Tashkiliy-ma'muriy hujjatlarning yagona tizimi. Hujjatlarni tayyorlashga qo'yiladigan talablar". Ular hujjatlarni yuritish qoidalarini, hujjatda bo'lishi kerak bo'lgan tafsilotlar ro'yxatini belgilaydi. Ushbu davlat standarti hujjatda bo'lishi kerak bo'lgan rekvizitlar ro'yxatini, ularni joylashtirish tartibini va blankalarga qo'yiladigan talablarni belgilaydi. Masalan, davlat gerbi, tashkilot gerbi yoki uning tovar belgisining hujjatlarida joylashuvi ushbu standartlarda nazarda tutilgan. Ular korxonaning qisqartirilgan nomini qachon yozishni va qachon to'liq nomini yozishni, shuningdek, buyurtmaning ro'yxatga olish raqamining tarkibiy qismlarini aytadilar. Bunday qoidalar tashkilotning barcha tashkiliy va ma'muriy hujjatlariga: qarorlar, ko'rsatmalar, buyruqlar, bayonnomalar, aktlar, xatlarga nisbatan qo'llaniladi. HR yozuvlarini boshqarish ushbu rasmiy hujjatlarning barchasini boshqaradi.

2. Rossiya Federatsiyasi Hukumatining 2003 yil 16 apreldagi 225-sonli "Mehnat kitoblari to'g'risida" gi qarori va Rossiya Mehnat vazirligining 2003 yil 10 oktyabrdagi 69-sonli "Ishlarni to'ldirish bo'yicha yo'riqnomani tasdiqlash to'g'risida" gi qarori. kitoblar". Kadrlar xodimi o'z xodimlarining mehnat daftarchalarini to'g'ri to'ldirish va keyinchalik yuritish uchun ularga murojaat qiladi.

3. Rosarxiv tomonidan 2000 yil 6 oktyabrda tasdiqlangan standart boshqaruv hujjatlari ro'yxati Ushbu me'yoriy hujjat ichki hujjatlarning to'liq ro'yxatini o'z ichiga oladi, ularni saqlash tartibi va muddatlarini belgilaydi. Shunday qilib, agar kadrlar bo'yicha xodim, masalan, shtat jadvali qancha vaqt saqlanishi kerakligini bilishi kerak bo'lsa, u ushbu idoraviy hujjatni taqdim etadi.

4. Rossiya Federatsiyasi Mehnat vazirligining 1994 yil 25-noyabrdagi 72-sonli qarori bilan tasdiqlangan xodimlarni kadrlar bilan ta'minlash va buxgalteriya hisobi bo'yicha ish uchun tarmoqlararo integratsiyalangan vaqt standartlari va boshqaruvni hujjatlashtirish bo'yicha ish uchun tarmoqlararo integratsiyalangan vaqt standartlari. Ularning yordami bilan kadrlar xizmati xodimlarining soni hisoblab chiqiladi va ularning har biri o'z mehnat vazifalarini bajarishi uchun zarur bo'lgan vaqt miqdori aniqlanadi.

5. Mehnatni hisobga olish va uni to'lash uchun birlamchi buxgalteriya hujjatlarining yagona shakllari. Hujjatga Rossiya Federatsiyasi Davlat statistika qo'mitasining 2009 yil 20 yanvardagi qaroriga binoan ishga qabul qilish, ishdan bo'shatish to'g'risida, boshqa joyga ko'chirish, xizmat safariga jo'natish, mukofotlar to'g'risidagi buyruqlar namunalari kiritilgan. 5, 2004 yil 1-son.

Korxonada kadrlar hisobini qanday yuritish kerak

HR faoliyati quyidagi yo'llar bilan amalga oshirilishi mumkin:

1) O'z-o'zidan, bu maqsad uchun maxsus xodimni yollash orqali.

2) HR autsorsingiga ixtisoslashgan uchinchi tomon tashkilotlari yordamiga murojaat qilish orqali.

3) Kadrlar ishini avtomatlashtirilgan boshqarish.

Birinchi usullarning ikkalasi ham maqbuldir va ularning har biri o'z afzalliklariga ega.

Birinchisiga ko'ra, tashkilotda kadrlar bo'limi tashkil etish orqali uning xodimlari buxgalteriya hisobi, yurisprudensiya va HR menejerining mas'uliyatini birlashtira oladi, shuningdek, kompaniya ichidan barcha kerakli ma'lumotlarni yaxshi tushunadi.

Agar xodimlar kichik bo'lsa, odatda menejer bu vazifalarni o'zi bajaradi va shu bilan ushbu sohada ixtisoslashgan xodimlarning ish haqini tejaydi.

Ikkinchi variant hozirda katta mashhurlikka erishmoqda, chunki bunday xizmat kompaniyaga xodimni doimiy ravishda yollashdan ko'ra kamroq xarajat qiladi. Bu, ayniqsa, tekshiruvlar oldidan, boshqaruvni o'zgartirganda yoki ushbu sohada tajribali xodimni ishdan bo'shatish paytida to'g'ri keladi. Tashkilotga yuqori malakali mutaxassislar vaqtincha kelib, barcha ichki hujjatlarni tartibga soladi.

HR yozuvlarini noldan qanday tashkil qilish kerak

Bosqich 1. Kompaniyada bo'lishi kerak bo'lgan hujjatlarni ishlab chiqish

Birinchidan, xodimlarni hisobga olish bo'yicha turli xil qo'llanmalar ishlab chiqiladi. Buning uchun tashkilotda quyidagi hujjatlar bo'lishi kerak:

Ichki mehnat qoidalari;

Xodimlarning shaxsiy ma'lumotlarini himoya qilish to'g'risidagi qonun;

Mehnatni muhofaza qilish va yong'in xavfsizligi to'g'risidagi qonun.

Ushbu hujjatlar majburiydir va birinchi navbatda qayta ishlanadi.

2-bosqich. Xodimlar tarkibini to'g'rilash

Ish jadvalini tuzishdan oldin tashkilot xodimlari bilan mehnat shartnomalari tuziladi, barcha zarur mehnat hujjatlari tuziladi va mehnat daftarchalari tuziladi. Biroq, ushbu hujjatlarni saqlashda xatolar juda keng tarqalgan.

Shtat jadvali xodimlarning ish haqi to'g'risidagi ma'lumotlar va ularning lavozimlarining nomlari bo'yicha tasdiqlanadi. Ushbu ma'lumotlar buxgalteriya bo'limida mavjud.

Shtat jadvalidagi lavozimlar va xodimlarning haqiqiy lavozimlari o'rtasidagi yozishmalarga e'tibor bering. Ushbu ma'lumot asosan 1C dasturiga kirish uchun kerak, ammo aslida ma'lumotlar bazasida qo'pol buzilishlar juda keng tarqalgan. Shunga ko'ra, shtat jadvalini tuzishda xodimlar to'g'risidagi barcha ma'lumotlar ishonchli va tasdiqlangan bo'lishi kerak.

• Xodimlarni rag'batlantirish usullari: moddiy va nomoddiy

Buxgalteriya hisobida har bir xodimga o'ziga xos shaxsiy raqam beriladi. Qoida tariqasida, bu jarayon avtomatlashtirilgan. Aks holda, ular qo'lda tayinlanadi. Har bir shaxsiy raqam alohida shaxsga berilganligi sababli, ishdan bo'shatilgandan keyin ham u hech kimga o'tkazilmaydi.

Xodimlarning shaxsiy fayllari va ularning shaxsiy kartalari holatini diqqat bilan tekshiring. Agar biron bir hujjat etishmayotgan bo'lsa, tashkilot xodimiga u hali ham kadrlar bo'limiga nimani taqdim etishi kerakligi haqida eslatma yozing.

3-bosqich. Mehnat shartnomalari va shtat jadvallaridagi ma'lumotlarning muvofiqligini tekshirish

Xodimlar jadvali ma'lumotlarini mehnat shartnomalaridagi ma'lumotlar bilan tekshirishni unutmang. Ma'lumotlar ishonchli bo'lmasligi mumkin. Masalan, haqiqatga mos kelmaydigan ish haqi ko'rsatilgan yoki shartnomani imzolash uchun ko'rsatilgan sana dam olish kuniga to'g'ri keladi va boshqa nomuvofiqliklar. Bunday hollarda shartnomalar zudlik bilan qayta ko'rib chiqilishi kerak. Shartnoma barcha qoidalarga muvofiq tuzilishi va vakolatli shaxs tomonidan imzolanishi kerak. Agar xodimning faoliyatida biron bir o'zgarishlar ro'y bersa, qo'shimcha shartnoma tuzish va shu bilan mehnat shartnomasiga tuzatishlar kiritish kifoya.

Bunday shartnoma tashkilotning har bir aniq xodimi uchun alohida tuziladi.

Barcha hujjatlar ikki nusxada tuziladi: biri kompaniya uchun, ikkinchisi kadrlar bo'limi uchun.

Bosqich 4. Xodimlar buyruqlarining to'g'ri bajarilishini tekshirish

Barcha hujjatlar kiritilgan ma'lumotlarning to'g'riligi va ishonchliligi uchun tekshiriladi. Sanalar, imzolar va ish uchun ariza topshirgan shaxsga tegishli barcha ma'lumotlar kabi barcha nuanslar to'g'ri bo'lishi kerak. Barcha hujjatlar bir-biriga mos kelishi kerak. Har doim nafaqat korxona rahbarining imzosi, balki xodimning o'zi ham borligiga e'tibor bering. Agar hujjatlarda noaniqliklar aniqlansa, ularni qayta ko'rib chiqish yoki imzolash uchun yuborish kerak.

Bosqich 5. Mehnat yozuvlarining to'g'riligini tekshirish

Keyinchalik, ish yozuvlaringiz mavjudligiga ishonch hosil qiling. Ularning barchasi tashkilotda. Tashkilotingiz bilan uzoq vaqt ishlamagan xodimning mehnat daftarchasiga duch kelishingiz mumkin. Keyin siz mehnat daftarchasiga kelish yoki uni yuborishingiz mumkin bo'lgan manzilni berish so'rovi bilan etkazib berishni tasdiqlovchi ro'yxatdan o'tgan xat yuborishingiz kerak. Javobga qarab, u yoki pochta orqali ko'rsatilgan manzilga kvitansiya bilan yuboriladi yoki xatni topshirish to'g'risidagi bildirishnoma mehnat daftariga kiritiladi. Ishlamaydigan xodimlarning mehnat daftarchasining yaroqlilik muddati talab qilinmaguncha, lekin kamida 50 yil.

Mehnat kitobini to'ldirishni boshlaganda, avvalo, mehnat daftarchalarini yuritishni tartibga soluvchi hujjatlarni o'rganing. Bularga quyidagilar kiradi:

Mehnat daftarchalarini to'ldirish bo'yicha ko'rsatmalar;

Mehnat daftarchalarini yuritish va saqlash, mehnat daftarchalari blankalarini tayyorlash va ularni ish beruvchilarga taqdim etish qoidalari.

6-bosqich. Shaxsiy fayllarni yoki xodimlarning shaxsiy papkalarini ro'yxatdan o'tkazish (agar ular sizdan oldin saqlanmagan bo'lsa)

Ishga qabul qilinganda, har bir xodim uchun T-2 shaklidagi shaxsiy karta tuziladi. Qoida tariqasida, bu jarayon hozirda avtomatlashtirilgan - bu kartalarni to'ldirish va keyin ularni chop etish uchun maxsus dasturlar mavjud. Shuni ta'kidlash kerakki, davlat arxivlari shaxsiy kartalarni faqat "yarim karton" qog'ozda qabul qiladi.

Shaxsiy kartalar kadrlar bo'limi xodimi tomonidan yuritiladi - bunday ko'rsatma birlashtirilgan shakllardan foydalanish bo'yicha yo'riqnomada (Rossiya Davlat statistika qo'mitasining 2004 yil 5 yanvardagi 1-sonli qarori) mavjud.

Hujjatlarning barcha nusxalari: pasport, sug'urta guvohnomasi "fayl" papkalariga joylashtiriladi va har bir ish bo'yicha inventarizatsiya qilinadi. Shaxsiy papkalar shunday shakllanadi. Shuningdek, u erda ushbu xodimga tegishli buyruqlar va shartnomalarning nusxalari joylashtirilgan. Bu qulaylik uchun amalga oshiriladi. Shaxsiy kartalarga xodimlarning fotosuratlarini biriktirish tavsiya etiladi.

Shaxsiy fayllarni T-2 shakli bilan birga saqlash juda istalmaganligini unutmang.

7-bosqich. Kerakli buxgalteriya kitoblari yoki jurnallarini tayyorlash

Mehnat daftarchalari va ularga qo'shimchalar harakatini qayd etish kitobi, mehnat daftarchalari va ularga qo'shimchalar shakllarini hisobga olish uchun kirim va chiqim kitobi kabi hujjatlar faqat qo'lda saqlanadi. Har bir sahifa raqamlangan bo'lishi kerak va kitob bog'langan bo'lishi kerak, chunki bu qat'iy hisobot shakllari jurnali.

8-bosqich. Dam olish jadvalini tuzish

Yangi yil oldidan dam olish jadvali tuziladi va tasdiqlanadi.

Kichik korxonada siz ta'tilga ketayotgan xodimlar haqida so'rov o'tkazishingiz mumkin, yirik korxonada esa bu vazifa vakil qilingan tashkilot bo'limlari boshliqlari.

Korxonaning ish jarayoniga ta'sir qilmasligini ta'minlash uchun ta'til vaqtlari bir xil bo'lim xodimlari uchun mos kelmasligi kerak.

Xodimlar o'rtasida ta'til davri bilan bog'liq bahsli masalalar yuzaga kelsa, qaror menejer yoki bo'lim boshlig'i tomonidan qabul qilinadi. Dam olish jadvalini tuzish uchun barcha kerakli ma'lumotlarni olish bir haftadan uch haftagacha davom etadi.

Dam olish jadvali tuzilgach, u tashkilot rahbari tomonidan tasdiqlanadi.

Ta'til boshlanishidan ikki hafta oldin siz xodimni uning paydo bo'lishi to'g'risida xabardor qilishingiz va ta'til berish to'g'risida buyruq berishingiz kerak. Biroq, ta'tilga chiqish vaqti xodim va uning rahbarlari o'rtasidagi kelishuvga binoan o'rnatilishi mumkin.

Rejalashtirilgan ta'tilning boshida kasallik ta'tillari to'g'risidagi guvohnoma taqdim etilganda, u arizada ko'rsatilgan holda boshqa muddatga o'tkaziladi. O'zgartirilgan ma'lumotlar ta'til jadvalining ma'lum ustunlariga kiritiladi.

Har doim esda tutingki, xodim kamida ikki yilda bir marta ta'tilga chiqishi kerak. Va xodim ishdan bo'shatilganda yillik to'lanadigan ta'til moddiy jihatdan qoplanadi.

9-bosqich. Kadrlar ishini shakllantirish

Ishlar quyidagicha tuzilgan:

- “Kadrlar to‘g‘risidagi buyruqlar (ishga qabul qilish, ishdan bo‘shatish, o‘tkazish, mukofotlar, lavozimlarda ko‘tarilishlar, maoshsiz ta’tillar, uzoq muddatli xizmat safarlariga va xorijga xizmat safarlariga yo‘llanmalar)” – saqlash muddati – 75 yil;

- “Kadrlar uchun buyurtmalar (navbatiy va o‘quv ta’tillari, navbatchilik, jarimalar, mamlakat bo‘ylab qisqa muddatli xizmat safari)” – saqlash muddati – 5 yil;

- “Mehnat shartnomalari”;

- "Shaxsiy narsalar";

- "Shaxsiy kartalar";

- "Kompaniyaning me'yoriy hujjatlari (nizomlar, yo'riqnomalar)";

- “Davlat xizmatlari va savdo tashkilotlari bilan bog‘liq kadrlar masalalari” va boshqalar.

Ta'til ro'yxatlari, vazifalar ketma-ketligi va jadvallari odatda alohida masalalar sifatida tasniflanadi.

Shaxsiy buyurtmalar besh yoki etmish besh yil davomida saqlanishi mumkinligini hisobga olib, ularni turli holatlarga saralash tavsiya etiladi. Iltimos, 5 yillik saqlash muddati bilan ish ro'yxatiga kiritilmagan barcha hujjatlar avtomatik ravishda 75 yillik saqlash muddatiga ega ekanligini unutmang.

Agar kompaniya etarlicha katta bo'lsa va 12 oy ichida 250 dan ortiq varaq paydo bo'lsa, uni alohida papkalarga ajratish kerak. Masalan, “Mehnat shartnomalari (A–L)”, “Mehnat shartnomalari (M–Z)”; "Kadrlar uchun buyruqlar (rejalashtirilgan va o'quv ta'tillari)", "Kadrlar uchun buyruqlar (vazifalar, tanbehlar, xizmat safarlari)").

10-bosqich. Ishlar ro'yxatini rasmiylashtirish

Muayyan hujjat qancha vaqt saqlanishini ham ko'rsatadigan kompaniya ishlari nomlarining tizimlashtirilgan ro'yxati kompaniya xodimlariga tegishli ishlar uchun alohida tayyorlanishi yoki kompaniya hujjatlarining umumiy ro'yxatiga kiritilishi mumkin.

Xodimlar bilan bog'liq hujjatlarni to'ldirish jarayoni umumiy ish yuritishda fayllarni topshirish va ro'yxatni tuzish bilan bir xil.

Kadrlar yozuvlarini to'g'ri boshqarish: odatiy xatolar

1. Buyurtma berishdagi xatolar:

Buyruqlarning matn tarkibiy qismini tuzish qoidalari, ayniqsa, shaxsni qabul qilish, o'tkazish yoki ishdan bo'shatish to'g'risidagi buyruqlar buzilgan.

Ish sharoitlari va ish tavsifi noto'g'ri ko'rsatilgan, sinov muddati to'g'risidagi ma'lumotlar kiritilmagan.

Buyurtma berishda turli ma'lumotlar noto'g'ri yozilgan bo'lishi mumkin. Xatolar ko'pincha shaxs nomidan, kompaniya bo'limi yoki ish joyi nomida yoki lavozim nomida sodir bo'ladi.

Hujjatlarni tayyorlashda standart shakllardan noto'g'ri foydalanish. Detallar tarkibini ko'rsatishda ham muammolar paydo bo'ladi.

2. Mehnat shartnomalarini tuzishdagi xatolar:

Noto'g'ri to'ldirilgan hujjatlar asosida yoki talab qilingan hujjatlardan biri bo'lmagan taqdirda shartnoma tuzish.

Ruxsat etilgan yosh chegarasiga etmagan yoki allaqachon oshib ketgan xodim bilan mehnat shartnomasini tuzish.

Sog'ligi sababli ushbu ishni bajara olmaydigan fuqaroni qabul qilish.

3. Mehnat daftarchalarini yuritishdagi xatolar:

Tashkilotlar ko'pincha yangi xodimning mehnat daftarchasi ma'lumotlarini mehnat daftariga kiritishni unutishadi.

Agar ma'lumotlar noto'g'ri kiritilgan bo'lsa, ish varaqasidagi tuzatishlar qabul qilinishi mumkin emas.

Siz o'zingizning ishingiz haqidagi ma'lumotlarni "mukofotlar haqida ma'lumot" bo'limiga kirita olmaysiz yoki qo'shimchani qonunga mos kelmaydigan boshqa tarzda formatlay olmaysiz.

Xodimlar yozuvlarini boshqarishni avtomatlashtirish: amalga oshirish algoritmi

Yirik kompaniyalarning egalari ko'pincha muammolarga duch kelishadi:

Xodimlar hujjatlarni rasmiylashtirishda sekin;

Shartnomalarni kelishish uchun uzoq vaqt talab etiladi, shartnoma majburiyatlari kechikishlar bilan bajariladi;

Xodim ma'lum bir hujjat borligini da'vo qiladi va hatto unda nima yozilganini eslaydi, lekin uni topa olmaydi;

Xodimlar ketishganda, ular ishlagan muhim hujjatlar yo'qoladi.

Natijada kompaniya mijozlar yoki yetkazib beruvchilarning so‘rovlariga o‘z vaqtida javob bermaydi va qaror qabul qilish tezligi pasayadi. Aynan shu bosqichda siz yagona elektron hujjat aylanishi tizimini (EDMS) joriy etish haqida jiddiy o'ylashingiz kerak. Bunday tizim sizga sanab o'tilgan muammolarni engish imkonini beradi va qo'shimcha ravishda ishlash intizomini nazorat qilish va vaziyatni tahlil qilish uchun kerakli ma'lumotlarni tezda olishga yordam beradi.

Hujjat aylanishini avtomatlashtirish loyihasini tayyorlash va amalga oshirishda siz ma'lum bir algoritmga amal qilishingiz kerak:

Qadam 1. Hujjatlarni boshqarish tizimini tavsiflang

Siz tavsifni kotibga (agar kompaniya kichik bo'lsa) yoki maxsus tayinlangan xodimga topshirishingiz mumkin. Mana u nima qilishi kerak:

Biznes-jarayonlarni sanab o'tadigan va hujjatlarni bajarish tartibini belgilovchi hujjat (reglament) tayyorlash;

Har bir jarayonning tartibini tavsiflovchi ish yuritish (yoki uning ekvivalenti) bo'yicha ko'rsatmalarni tuzing (protseduralar, xodimlarning rollari va funktsiyalari; jarayonga misol sifatida shartnomalar va qo'shimcha hujjatlar bilan ishlash);

Xodimlar uchun ish tavsiflarini yozing (yoki yangilang); ular har bir xodimning funktsiyalarini aniq ko'rsatishi va vaqtincha yo'q bo'lgan taqdirda uning vazifalarini kim bajarishini belgilashi kerak.

Qadam 2. Tizimning mijozini (egasini) va loyiha menejerini aniqlang

Buyurtmachi kompaniyaning xodimi yoki bo'limi (uning boshlig'i vakili) bo'lib, u tizim bilan boshqalardan ko'ra ko'proq ishlaydi (kotib, yuridik yoki kadrlar bo'limi boshlig'i). Buyurtmachining vazifalari amalga oshirish guruhiga biznes jarayonlari, hisobot shakllari, shakllari haqida ma'lumot berish, guruh a'zolariga maslahat berish, dasturni moslashtirish bo'yicha ishlarni tashkil etish va tayyor bloklarni sinab ko'rishdan iborat.

• Tijorat taklifini yozish: 5 ta muhim maslahat

Shuningdek, siz loyiha menejerini tayinlashingiz kerak (kichik kompaniyalarda mijoz va loyiha menejeri bir xil shaxs bo'lishi mumkin). Ba'zan IT xizmatidan kimdir menejerga aylanadi. Bu haqiqat emas. Birinchidan, ushbu bo'lim xodimi tizim qaysi sohada amalga oshirilayotganini bilmaydi, ikkinchidan, kompaniyangizning ko'plab asosiy sohalariga ta'sir ko'rsatadigan jarayonni samarali boshqara olishi dargumon. Ammo IT-xizmat mutaxassislarining yordami dasturiy mahsulotlar ro'yxatini tuzish, pudratchi tanlash, uning faoliyatini muvofiqlashtirish, xodimlarga zarur vakolatlar va foydalanish huquqlarini ta'minlash, shuningdek kompaniyaga maslahat berishda (tegishli mutaxassislar bilan birgalikda) muhim ahamiyatga ega bo'ladi. ular uchun yangi tizimni o'zlashtirgan xodimlar.

3-qadam. Loyiha jamoasini shakllantirish

Jamoa tarkibiga mijoz, hujjatlar bilan ishlaydigan barcha bo'limlar vakillari va IT xizmati xodimlari kirishi kerak. Bundan tashqari, loyiha jamoasi tizimni ishlab chiqadigan va amalga oshiradigan pudratchi kompaniya vakillarini o'z ichiga olishi kerak (agar siz buni o'zingiz qilmaslikka qaror qilsangiz).

Bosh direktor loyihasida ishtirok etish

Nadejda Merkuryeva, Moskva, 1C da 1C: Hujjatlar oqimi yechimini targ'ib qilish yo'nalishi boshlig'i

Bosh direktorning loyihasida ishtirok etishi shart. Siz asosiy uchrashuvlarni o'tkazishingiz, asosiy hujjatlarni kelishib olishingiz va tizimdan foydalanib namuna ko'rsatishingiz kerak - bularning barchasi muvaffaqiyatli amalga oshirish uchun zarurdir. Agar kompaniya rahbarining faol ishtiroki bo'lmasa, avtomatlashtirilgan hujjat aylanishini joriy etishga urinishlar barbod bo'lishi aniq. Agar o'rta bo'g'in menejerlari sizni avtomatlashtirilgan tizimni joriy etishga ko'ndirgan bo'lsa, lekin siz o'zingiz bu nima uchun kerakligini tushunmayapsiz va "biz buni sinab ko'ramiz va biz buni amalga oshiramiz" tamoyili asosida loyihani qabul qilishga qaror qilsangiz, muvaffaqiyatsizlik kafolatlanadi. qarang.”

Ishchi guruhni boshqarishda rahbarning roli:

1. Operatsion nazoratni loyihaga jalb qilingan xodimlardan biriga o'tkazish. Odatda loyihalarni boshqarish uchun yaxshi tayyorlangan mutaxassislar yoki tegishli bo'limlarning rahbarlari tayinlanadi.

2. Loyiha menejeriga vakolat berish. Agar jamoa a'zolari siz tayinlagan loyiha menejeridan yuqori maqomga ega bo'lsa, bu ayniqsa zarur.

• B2b sektori: oyiga 11 million rubl uchun buyurtmalarni qanday olish mumkin

3. Buyruq yoki og'zaki ko'rsatma bo'yicha, loyiha jamoasi a'zolarini loyihaga etarli vaqt ajratishlari uchun ba'zi oddiy vazifalaridan ozod qiling.

4. Loyiha muvaffaqiyati mezonlarini belgilang.

5. Jarayonni sekinlashtiradigan muammolarni tezda hal qilish uchun muntazam ravishda uchrashuvlar o'tkazing. Ular ko'pincha bo'limlar o'rtasidagi yomon aloqa bilan bog'liq.

6. Jamoani yakuniy surish uchun ilhomlantiring. Loyihaning oxirigacha har doim pasayish bo'ladi - bu "kuch sinovi" bosqichi. Ko'p narsa allaqachon qilingan, hamma charchagan, pul tugayapti, muvaffaqiyatsizliklar yig'ilmoqda va hokazo. 90% hollarda loyiha guruhlari bu nuqtadan o'ta olmaydi va urinishlar barbod bo'ladi. Agar uning rahbari yoki bosh direktori vaziyatni o'zgartirishga kuch topa olmasa, loyiha yakunlanishiga bir qadam qolganda jimgina o'ladi.

Qadam 4. Siz hal qilmoqchi bo'lgan muammolarni aniqlang va dasturiy mahsulotni tanlang

Ba'zida bu bosqichda vazifalar chalkash bo'ladi: asosiysi, masalan, tashkiliy jarayonlarning shaffofligi va nazorat qilinishini oshirish, garchi bunga faqat tashkiliy o'zgarishlar orqali erishish mumkin. Har qanday global vazifa bir qator mahalliy vazifalarga bo'linishi kerak. Darhol "shaffoflikni oshirishga" urinish befoyda, lekin siz "shartnomalarni tasdiqlash uchun zarur bo'lgan vaqtni uch kungacha qisqartirishingiz" yoki "istalgan vaqtda har bir loyiha uchun xodimning mehnat xarajatlari to'g'risida hisobot olishingiz" mumkin. Ushbu maqsadlar dasturiy mahsulotni tanlashni belgilaydi. Bundan tashqari, quyidagi mezonlarni hisobga olish kerak:

Kompaniyaning boshqa mahsulotlari ishlab chiqilgan platformaga muvofiqligi;

O'zimizning IT-xizmatimiz yordamida tizimni takomillashtirish imkoniyati;

Mobil qurilmalar bilan ishlashni qo'llab-quvvatlash.

Qadam 5. Tushuntirish ishlarini olib boring, birinchi muvaffaqiyatlar haqida gapiring

Odatda, yangi tizim ishga tushirilgandan keyingi kun menejer xodimlardan: "tizim ishlamayapti", "noqulay", "menda bunga vaqtim yo'q", "nega kerak" degan shikoyatlar kela boshlaydi. Men bu tugmachalarni bosaman”, “Menda yetarlicha ish bor...” Bunday shikoyatlar oqimi cheksizdir, chunki xodimlar sizni nima va qanday qilishlarini ko'rishdan manfaatdor emas. Innovatsiyalarni sabotaj qilish imkoniyatlarini minimallashtirish uchun xodimlarni sodir bo'layotgan o'zgarishlar haqida xabardor qilish kerak: loyihaning har bir yangi bosqichi va barcha rejalashtirilgan o'zgarishlar haqida batafsil gaplashish, ularni muhokama qilish, e'tirozlarga javob berish, shaxsiy afzalliklarni ko'rsatish (protsedurani tezlashtirish). shartnomalarni ko'rib chiqish, hujjatlarni qidirishni osonlashtirish va boshqalar). Avvalo, siz o'z kuchlaringizni avtomatlashtirish tezda ko'rinadigan natijalarni beradigan jarayonlarga qaratishingiz kerak. Bosh direktor va kompaniyaning barcha top-menejerlari tushuntirish ishlarini olib borishlari va qo'shimcha ravishda tizimdan kundalik faoliyatida foydalanishlari kerak: bu qo'l ostidagilar uchun ajoyib rag'bat bo'ladi. Bunday yondashuv loyihani ijobiy imidj bilan ta'minlaydi va tizim tezroq amalga oshiriladi.

Elektron xodimlar yozuvlarini boshqarishning 3 ta afzalliklari

1. Saqlash uchun pulni tejash. Deyarli barcha hujjatlar, qoidalarga ko'ra, kamida besh yil saqlanadi. Shunday qilib, kompaniya arxiv materiallari saqlanadigan joyni rejalashtirishi va tashkil qilishi kerak. Bu har doim ham mumkin emas va ba'zi noqulayliklarni keltirib chiqaradi.

2. Vaqtni tejang. Ishni to'g'ri shakllantirish yoki kerakli hujjatni rasmiylashtirish uchun HR menejeri barcha kerakli imzolarni to'plash uchun vaqt sarflashi kerak. Hujjatlarni elektron shaklda ishlatish ushbu protsedurani soddalashtiradi. Imzo qo'yishi kerak bo'lgan barcha xodimlar elektron imzo qo'yishlari mumkin. HR xodimi faqat ma'lumotni tekshirishi mumkin.

3. Xatolarni kamaytiring. Har qanday odam xato qilishga qodir. Elektron hujjat aylanishi keraksiz tuzatishlar va noto'g'ri to'ldirishdan qochishga yordam beradi.

Kadrlar yozuvlarini boshqarishda yangilik: 2016 yildagi o'zgarishlar

2015 yildan beri mehnat qonunlari 2016 yilda saqlanib qolgan ba'zi o'zgarishlarga duch keldi. Mehnat qonunchiligiga rioya qilmaganlik uchun jarima miqdori oshirildi, yilning istalgan vaqtida ta’tilga chiqishi mumkin bo‘lgan xodimlar toifalari ro‘yxati kengaytirildi. Shuningdek, xodimlarga mehnat daftarchalari berila boshlandi. 2016 yilda ushbu tuzatishlar boshqa o'zgarishlarni ham keltirib chiqaradi, masalan:

MChJ va AJlar muhrga ega bo'lmasligi mumkin;

Ish safari tartibi soddalashtirilgan;

Belgilangan muddatda ariza beruvchiga rad etish sababi to'g'risida yozma ravishda xabar berilishi kerak;

Ish beruvchilar uchun boshqa ma'muriy javobgarlik tizimini joriy etish;

Ishga kirishda sudlanganlik yo'qligi to'g'risidagi ma'lumotnomani taqdim etish qoidalarini o'zgartirish;

Diskvalifikatsiya qilingan shaxslar reestridan ma'lumotlarni olish jarayoni uchun yana bir tuzilma;

Sobiq davlat xizmatchilarining ishga joylashuvi haqida xabar berishning yangi tartibi;

Rossiya Federatsiyasi Mehnat kodeksiga yillik to'lanadigan ta'tilni berishning ustuvorligi masalalarini o'z ichiga olgan yangi moddani qo'shish;

Kichik biznes sub'ektlarini tekshirish tizimini tartibga solish;

Muddatli mehnat shartnomasi bo'yicha ishlaydigan homilador ayollarni ishdan bo'shatish holatidagi o'zgarishlar.

Shunday qilib, 2015 yil 7 apreldan boshlab mas'uliyati cheklangan jamiyatlar va aktsiyadorlik jamiyatlari dumaloq muhrdan foydalanmasligi mumkin. Ammo Rostrudning fikricha, kompaniya hali ham mehnat daftarchasidagi yozuvlarni muhr bilan tasdiqlashi shart. Rostrud bu haqda 2015 yil 15 maydagi 1168-6-1-sonli xatida ma'lum qilgan. Departament yuqoridagi hujjatni hududlardagi kerakli mutasaddi tashkilotlarga tekshiruv o‘tkazishda ushbu ma’lumotlarga tayanishi uchun yubordi.

Agar kompaniya xodimlarning mehnat daftarchalarida dumaloq muhrni ishlatishdan bosh tortsa, u ellik ming rublgacha jarimaga tortiladi (Rossiya Federatsiyasi Mehnat kodeksining 5.27-moddasi 1-bandi). Tadbirkorlar uchun inspektor har bir alohida qoidabuzarlik uchun jarima solishga haqli ekanligini bilish muhimdir.

Xodimlarni hisobga olish hujjatlari - 2016 yil. Kadrlar ishini yuritishning barcha jarayonlari va zarur shakllari Rossiya Federatsiyasi Mehnat kodeksida, hujjatlarni qayta ishlash tartibi esa federal qonunlarda belgilangan. Albatta, kadrlar bo'limi etarli miqdordagi ma'lumotlarni qayta ishlashni talab qiladi. 2016 yilda asosiy hujjatlarni quyidagi bo'limlarga bo'lish mumkin:

Barcha turdagi buyruqlar, masalan, ishga qabul qilish, ishdan bo'shatish, o'tkazish, bonuslar bo'yicha;

Tashkilotning mahalliy qoidalari, ya'ni kompaniyadagi ichki mehnat qoidalari, jamoa a'zolarining shaxsiy ma'lumotlari to'g'risidagi nizom, daromad darajasi to'g'risidagi nizom va boshqalar;

Mehnat shartnomalari;

Jamoa shartnomasi, agar mavjud bo'lsa;

To'liq moliyaviy javobgarlik to'g'risidagi shartnomalar;

Xodimlar hujjatlarni, ya'ni ish jadvalini, ta'til jadvalini qayd etadi;

Mehnat daftarchalari;

Ish vaqtini hisobga olish shakllari;

Ish safarini ro'yxatdan o'tkazish uchun hujjatlar;

Mehnatni muhofaza qilish qoidalari.

Kadrlar ishini yuritishda yagona shakllar 2016. 2011 yil 6 dekabrdagi 402-FZ-sonli "Buxgalteriya hisobi to'g'risida" gi federal qonun kuchga kirgunga qadar, birlashtirilgan shakllardan foydalanish majburiy bo'lgan. Qonun qabul qilingandan so'ng vaziyat o'zgardi: kompaniyalar uy-ro'zg'or tafsilotlarini ro'yxatga olishga boshqacha munosabatda bo'lishni boshladilar. tadbirlar.

• Savdo menejerlari uchun trening: 3 bosqichda yangi boshlovchini tayyorlash

Bundan buyon har qanday kompaniya o'ziga mos keladigan, qo'shimchalar kiritish yoki keraksiz elementlarni olib tashlash bilan birlamchi buxgalteriya hujjatining shaklini tuzishga haqli. Ammo kadrlar hisobidagi yagona shakllar hali ham kuchda qoladi.

Shunday qilib, 2016 yilda kadrlar hisobini yuritishda quyidagi hujjatlardan foydalanish davom etadi:

T-1 va T-1a shakllari (xodimlarni yollash to'g'risidagi buyruq),

T-2 shakli (shaxsiy xodim kartasi),

Shakl № T-3 (shtat jadvali),

T-5 va T-5a shakllari (xodimni boshqa ishga o'tkazish buyrug'i),

T-7 (ta'til jadvali) va T-6 (ta'til berish to'g'risidagi buyruq) shakllari;

Ish safarini ro'yxatdan o'tkazishda T-9 shakli qo'llaniladi, uni ish safari maqsadini yozib olish orqali aniqlashtirish tavsiya etiladi.

Kasbiy standartlar - 2016. 2016 yil 1 iyuldan boshlab Mehnat kodeksining 195.2 va 195.3-moddalari kuchga kiradi. Agar Mehnat kodeksi, boshqa federal qonunlar va Rossiya Federatsiyasining boshqa me'yoriy-huquqiy hujjatlarida shaxsning muayyan mehnat faoliyatini amalga oshirishi uchun zarur bo'lgan malakaga qo'yiladigan talablar belgilangan bo'lsa, kasbiy standartlar ish beruvchilar tomonidan amalga oshirilishi uchun zarur bo'ladi.

Shu vaqtgacha ish beruvchilarga faqat bunday standartlardan foydalanish tavsiya etilgan. Ammo bugungi kunda ko'plab kompaniyalar xodimlar uchun ish tavsiflarini tuzishda professional ish talablarini belgilaydilar.

Muallif va kompaniya haqida ma'lumot

Nadejda Merkuryeva, 1C kompaniyasining 1C: Hujjatlar oqimi yechimini targ'ib qilish yo'nalishi boshlig'i, Moskva. Davlat organlari va tijorat korxonalarida hujjat aylanishi jarayonlarini optimallashtirish va elektron hujjat aylanishi tizimini joriy etish bo‘yicha mutaxassis. 1C: Hujjatlarni boshqarish 8 yechimiga asoslangan tizimlarni yaratish bo'yicha o'quv qo'llanmalari, o'quv kurslari va seminarlar muallifi. "1C" kompaniyalar guruhi. Faoliyat yo'nalishi: kompyuter dasturlarini ishlab chiqish, tarqatish va qo'llab-quvvatlash. Hudud: bosh ofis - Moskvada; foydalanuvchilar bilan ishlash keng qamrovli hamkorlar tarmog'i orqali amalga oshiriladi (23 mamlakatning 750 shahrida 1C: Franchayzing tarmog'ining 7000 dan ortiq kompaniyalari). Xodimlar soni: 900. Dasturiy mahsulot foydalanuvchilari soni: 1 milliondan ortiq tashkilotda 4 milliondan ortiq xodimlar.

Kadrlar hisobini tashkil etish va yuritish kadrlar xizmati xodimlarining bevosita mas'uliyati hisoblanadi. Yangi tashkilotni yaratish, eskisini yoki boshqa qayta tashkil etish variantlarini o'zgartirish sharoitida rahbariyat va kadrlar bo'limi ishning asosiy jihatlarini bilishi kerak: xodimlarni o'qitish va qidirish, xodimlarni yollash, o'tkazish va ishdan bo'shatish, shuningdek hujjatlarni ham arxiv, ham operativ saqlash qoidalari.

Kadrlar hisobini vakolatli tashkil etish kompaniya barqarorligining asosi sifatida

Har qanday tashkilot, mulkchilik shaklidan qat'i nazar, xodimlarga ega. U hajmi va tarkibi, bajariladigan funktsiyalari va malaka darajasi bilan farqlanadi. Kadrlar bo'limining vazifasi korxona xodimlari bilan bog'liq barcha masalalar va muammolarni imkon qadar tez va malakali hal qilishni ta'minlashdir.

Tashkilotning barqaror ishlashi bevosita uning xodimlariga bog'liq. Kadrlar xizmatining asosiy vazifasi xodimlarni malakali va o'z vaqtida tanlash, kadrlar hisobini qonun hujjatlariga muvofiq yuritish va hujjatlarni arxivga o'z vaqtida taqdim etishdan iborat. Bu har qanday korxonaning barqaror ishlashi uchun asosdir.

Xodimlarni inson resurslari bilan ishlashga o'rgatish

Kadrlar ishini yuritish bo'yicha ko'rsatmalar kadrlar bo'yicha mutaxassislar uchun kasbiy tayyorgarlik zarurligini aniq ko'rsatib beradi. Biroq, amalda ko'pincha kerakli profildagi ishchilarni tayyorlash muammosi mavjud.

Oliy va oʻrta maxsus oʻquv yurtlarida “kadrlar ishini yuritish” kabi tor malakaga ega mutaxassislar tayyorlanmaydi. Trening odatda saytda yoki maxsus kurslarda o'tkaziladi. Shuningdek, mentorlik orqali xodimni bevosita ish joyida o'qitish mumkin.

Xodimlar ishini yuritish quyidagi yo'llar bilan mutaxassislarni tayyorlashni o'z ichiga oladi:

• ikkinchi oliy ma'lumot asosida qayta tayyorlash;
• tegishli sohada oliy ma'lumot olish, masalan, "hujjatlarni boshqarish", "huquq", "xodimlarni boshqarish", "axborot xavfsizligi";
• ixtisoslashtirilgan uzoq muddatli kurslarda (kamida uch oy) o'qish, keyin imtihon topshirish;
• muntazam kasbiy o'sish kuzatilgan amaliy ish.

Kadrlar xizmati ishini tartibga soluvchi me'yoriy hujjatlar

Kadrlar bo'limining faoliyati va kadrlar hisobini yuritishni umumiy tashkil etish amaldagi qonunchilik va ichki me'yoriy hujjatlarga juda bog'liq. Bu xususiyat ko'pincha maxfiy bo'lgan ko'p sonli shaxsiy hujjatlar bilan ishlashning nuanslari bilan bog'liq.

Kadrlar xizmatida ish yuritish quyidagi hujjatlar bilan tartibga solinadi:

• Konstitutsiya, Fuqarolik va Mehnat kodekslari, shuningdek qisman Jinoyat va Oila kodekslari;
• xodimlar bilan ishlash bilan bog'liq masalalarda tashkilotning profili to'g'risidagi qonun hujjatlari;
• mahalliy qoidalar;
• federal darajadagi turli tasniflagichlar, qoidalar va ko'rsatmalar;
• ichki me'yoriy hujjatlar, masalan, kadrlar hisobini yuritish bo'yicha ko'rsatmalar;
• rahbariyatning buyruqlari va ko'rsatmalari.

Kadrlar xizmati xodimlari me'yoriy hujjatlar va birinchi navbatda Mehnat kodeksi talablariga qat'iy rioya qilishlari shart.

Xodimlarni qidirish va hujjatlashtirish

Kadrlar hisobini yuritish xodimlarni qidirish va ro'yxatga olishdan boshlanadi. Avvalo, siz yangi xodimlarni topish variantlari haqida qaror qabul qilishingiz kerak. Ular orasida quyidagilar ajralib turadi:

• bandlik agentliklari va byurolari;
• bandlik;
• mehnat yarmarkalari;
• ta'lim muassasalari;
• turli manbalar bo'yicha ish taxtalari va rezyumelar;
• boshqa tashkilotlar;
• tanishlar va do'stlar.

Xodimlarni qidirishning barcha variantlari o'zlarining afzalliklari va kamchiliklariga ega; HR xodimi vakansiyani to'ldirish uchun barcha imkoniyatlardan maksimal darajada foydalanishi kerak.

Ariza beruvchi topilgach, u bilan suhbat o'tkaziladi. Uning borishini hujjatlashtirish tavsiya etiladi: bu ishga qabul qilish yoki rad etish haqida asosli qaror qabul qilishni osonlashtiradi. Ikkinchi holda, shaxs besh ish kuni ichida sababi to'g'risida yozma ravishda xabardor qilinadi. Agar ariza beruvchi bo'sh lavozimga mos bo'lsa, u ro'yxatga olinishi kerak. Bu erda ma'lum bir xodim uchun ro'yxatdan o'tish boshlanadi.

• mehnat shartnomasini tuzish;
• qabul qilish to'g'risidagi buyruqni berish;
• yangi xodim yoki uning tashkiloti;
• shaxsiy kartani ro'yxatdan o'tkazish;
• agar u tashkilotda qabul qilingan bo'lsa - shaxsiy faylni ochish;
• xodimning ichki tartib qoidalari va ko'rsatmalari bilan tanishishi va imzolanishi.

Kadrlar yozuvlari (shaxsiy kartalar, shtat jadvali)

Kadrlar hisobini yuritish buxgalteriya hujjatlarini, xususan, shtat jadvallari va shaxsiy kartalarni majburiy tayyorlashni talab qiladi. Ushbu hujjatlar barcha mulk shaklidagi tashkilotlar uchun majburiydir.

Xodimlar soni va soni joriy bo'lishi va tashkilot ehtiyojlariga javob berishi kerak. Unda ma'lum bir davr uchun bo'sh ish o'rinlarini ko'rsatadigan barcha lavozimlarning nomlari, stavkalar soni mavjud.

Shaxsiy kartalar - bu xodimning mehnat faoliyati va shaxsiy ma'lumotlari haqida qisqacha ma'lumotlarni o'z ichiga olgan yagona hujjatlar. Ular qat'iy hisobga olish va maxsus saqlash shartlariga, ularning shikastlanishi va o'g'irlanishiga yo'l qo'ymaydigan joylarda bo'ysunadi.

Xodimlar uchun buyurtmalar, farqlar va dizayn xususiyatlari

Kadrlar ishida umumiy ish yuritish asosan rahbariyatning buyruq va ko'rsatmalarida ifodalanadi. Ushbu hujjatlar alohida xodimlarga ham, umuman barcha xodimlarga ham tegishli bo'lishi mumkin. Ular dizayn va amalga oshirish xususiyatlarida farqlanadi.

Xodim bilan muayyan harakatlarga oid ko'pgina buyruqlar va ko'rsatmalar yagona shaklga ega. Ular barcha manfaatdor tomonlar bilan majburiy ravishda kelishilishi va xodim tomonidan imzoga qarshi tanishishi kerak. Xodimlar buyrug'ining nusxalari shaxsiy ishda, asl nusxalari esa alohida papkalarda saqlanadi.

Xodimlar jurnallarni, ro'yxatga olish va saqlash qoidalarini qayd qiladi

Kadrlar xizmatidagi harakatni qayd etish uchun u ixtisoslashtirilgan jurnallarni yuritishni o'z ichiga oladi. Bu ko'p sahifali formatdagi elektron jadval hujjatlari, ko'pincha birlashtirilgan. Odatda ular katta daftarlarda saqlanadi yoki ixtisoslashgan do'konlarda tayyor holda sotib olinadi.

Kadrlar jurnallarining turlari:

• kiruvchi va chiquvchi hujjatlarni, shu jumladan xatlarni ro'yxatdan o'tkazish;
• buyurtmalarni ro'yxatdan o'tkazish;
• xodimlarning xizmat safarlariga kelishi va ketishini qayd etish;
• arizalar, taqdimnomalar, bildirishnomalar, rasmiy va xizmat eslatmalarini ro'yxatdan o'tkazish;
• mehnat daftarchasi blankalarini va ularga qo'shimchalarni rasmiylashtirish;
• turli xil xodimlar hujjatlarining harakatlarini qayd etish kitoblari va boshqalar.

Barcha jurnallar bog'langan va muhrlangan bo'lishi kerak, varaqlar raqamlangan bo'lishi kerak. Ular barcha hujjatlardan alohida saqlanishi kerak. Tercihen xavfsiz yoki maxsus shkafda.

Shaxsiy fayllarni saqlash va saqlash xususiyatlari

Shaxsiy fayllarni saqlash majburiy emas. Biroq, aksariyat tashkilotlar xodimlarning yozuvlarini u yoki bu shaklda to'playdi. Albatta, buni bitta papkada qilish qulayroq.

Shaxsiy ish - bu ma'lum tartibda to'plangan va tuzilgan xodim to'g'risidagi hujjatlashtirilgan shaxsiy ma'lumotlar to'plami. U turli xil hujjatlar va nusxalarni o'z ichiga olishi mumkin:

• xodimlarning buyruqlari nusxalari;
• bayonotlar nusxalari;
• malaka, ma'lumot, imtiyozlar va oilaviy ahvolni tasdiqlovchi shaxsni tasdiqlovchi hujjatlar nusxalari;
• anketa;
• xususiyatlar va sharhlar;
• sertifikatlar va boshqalar.

Shaxsiy fayllar shaxsiy ma'lumotlarni o'z ichiga oladi va boshqa hujjatlardan uzoqroqda saqlanishi kerak. Ularga kirishga faqat mansabdor shaxslarning cheklangan doirasiga ruxsat beriladi. Xodimlar ishdan bo'shatilganda, shaxsiy ishlar arxivga saqlash uchun topshiriladi.

Mehnat daftarchalarini, shuningdek qo'shimchalarni ro'yxatdan o'tkazish, saqlash va berish qoidalari

Barcha tashkilotlar o'z xodimlari uchun mehnat daftarchalarini saqlashlari shart, yarim kunlik xodimlar bundan mustasno. Dastlabki tayinlash paytida ish beruvchi mustaqil ravishda blankalarni sotib oladi va ularga birinchi yozuvni kiritadi. Xodim haqidagi tegishli ma'lumotlar sarlavha sahifasiga kiritiladi. Keyinchalik, ularning dolzarbligini kuzatish va o'z vaqtida o'zgartirishlar kiritish kerak.

Asosiy qismning tarqalishi bo'yicha xodimning mehnat va ijtimoiy faoliyati, uning doimiy ishchilar bilan bandligi to'g'risida yozuvlar kiritiladi.Barcha yozuvlar umumiy tartibda raqamlanadi va buyruq asosida amalga oshiriladi. Ishdan bo'shatish to'g'risidagi bildirishnomaga tashkilot muhri va rahbarning imzosi qo'shiladi.

Qo'lda, ko'k rangli qalam bilan, aniq va tushunarli qo'l yozuvida bajarilgan. Kiritilgan ma'lumotlarning dolzarbligi va to'g'riligini diqqat bilan kuzatib boring. Agar ma'lumotni to'g'rilash zarur bo'lsa, uni bir qator bilan diqqat bilan kesib tashlash va tegishli ma'lumotlarni kiritish kerak. Ushbu harakat menejerning imzosi va muhri bilan tasdiqlanishi kerak.

Mehnat daftarlari boshqa hujjatlardan alohida, seyfda saqlanadi. Mas'ul organlarning maxsus qarorisiz ularni xodimlarga yoki uchinchi shaxslarga berish taqiqlanadi.

Kadrlar hujjatlarini operativ va arxiv saqlash xususiyatlari

Kadrlar hujjatlarini saqlash ularning alohida ahamiyati bilan belgilanadi. Ular shaxsiy ma'lumotlarni o'z ichiga oladi va maxfiydir. Bunday ma'lumotlar ruxsatsiz oshkor etilishi mumkin emas. Aks holda, kadrlar xizmati xodimlariga va tashkilot rahbariga jarima solinadi.

Kadrlar xizmatida kadrlar hujjatlarini to'g'ri saqlashni tashkil qilish uchun alohida xonaga ega bo'lish tavsiya etiladi. Unga bitta kirish joyi bo'lishi kerak va signalli metall eshik bilan jihozlangan bo'lishi kerak.

Hujjatlarning o'zi metall shkaflar yoki seyflarda saqlanishi kerak. Quyosh nurlari va chang, shuningdek, harorat o'zgarishi va ortiqcha namlikdan saqlaning. Ushbu oddiy qadamlar shaxsiy ma'lumotlaringizni saqlashga yordam beradi.

Kadrlar ishida ofis ishi

KIRISH 1 HR ISHLASHDAGI KESE JARAYONINING NAZARIY ASOSLARI. 1.1 Xodimlar ishini yuritishda hujjatlashtirish tizimi 1.2 Korxonaning kadrlar xizmatida shakllantiriladigan majburiy kadrlar hujjatlari 2 "POLIGRAF" YoAJ MISABI BO'YICHA KADRLAR ISHLATISHDAGI İŞ JARAYONI AMALIYATI. 2.1 "Poligraf" OAJning kadrlar ishida ish yuritishning umumiy tavsifi 2.2 Xodimlar uchun buyurtmalar va ularni "Poligrafiya" ZAOda ro'yxatdan o'tkazish 2.3 Menejerning qarori 2.4 Mehnat daftarlariga yozuvlar kiritish. Shaxsiy kartani to'ldirish 3 HR XIZMATIDA ISHLAB CHIQARISH JARAYONINI OPMOMALLASHTIRISH XULOSA FOYDALANILGAN ADABIYOTLAR RO'YXATI 1-ILOVA 2-ILOVA 3-ILOVA 4-ILOVA 5-ILOVA 6-ILOVA

KIRISH

Zamonaviy mehnat huquqining o'ziga xos xususiyati - mehnat munosabatlarini shartnomaviy tartibga solishning kengayishi. Ilgari markazlashtirilgan tarzda hal qilingan ko'plab masalalar jamoa shartnomasi, bitim yoki mehnat shartnomasini ko'rib chiqish mavzusi bo'lishi mumkin. Ha, Art. Rossiya Federatsiyasi Mehnat kodeksining 179-moddasi ishchilar soni yoki shtatlari qisqargan taqdirda ish joyida qolish uchun imtiyozli huquq berilgan ishchilarning aniq ro'yxatini belgilaydi va shu bilan birga jamoaviy shartnomada mehnat shartnomasini tuzish mumkinligi ko'rsatilgan. mehnat unumdorligi va malakasi teng bo'lgan ishda qolish uchun imtiyozli huquqqa ega bo'lgan boshqa toifadagi ishchilarni ta'minlash.

Rossiya Federatsiyasi Mehnat kodeksi mahalliy normativ hujjatlarni mehnat qonunchiligining manbalari sifatida tasniflaganligi sababli kadrlar xizmatining vazifalari endi ortdi: buyruqlar va mehnat qonunchiligi normalarini o'z ichiga olgan boshqa hujjatlar. Shuni yodda tutish kerakki, Kodeksda, boshqa federal qonunlarda va Rossiya Federatsiyasining boshqa normativ-huquqiy hujjatlarida, jamoaviy bitimlarda, bitimlarda nazarda tutilgan hollarda ish beruvchi mahalliy normativ hujjatlarni qabul qilishda vakilning fikrini hisobga olishi shart. xodimlar tanasi. Yuqorida aytilganlarning barchasi ushbu ishning dolzarbligini tushuntiradi.

Ishning maqsadi - kadrlar ishida ofis ishini o'rganish.

Ishning maqsadlari

• kadrlar ishida ish yuritishni tashkil etishning nazariy asoslarini ko'rib chiqish;
• «Poligraf» YoAJ misolida kadrlar ishida ish yuritishni tashkil qilishni o‘rganish;
• "Poligraf" AJ kadrlar ishida ish yuritishni tashkil qilishni optimallashtirish usullarini ko'rib chiqing.

Ish mavzusi ish yuritishni tashkil etishdir. Ishning ob'ekti - "Poligraf" OAJ.

1 HR ISHLASHDAGI KESE JARAYONINING NAZARIY ASOSLARI.

1.1 Xodimlar ishini yuritishda hujjatlashtirish tizimi

Ishga kirishda fuqaro tashkilot yoki yakka tartibdagi tadbirkor bilan mehnat munosabatlariga kiradi. Ushbu munosabatlarning mazmuni ish beruvchilar va xodimlarning o'zaro mehnat huquqlari va majburiyatlari hisoblanadi. Ish beruvchi xodimni mehnat shartnomasida nazarda tutilgan ish bilan ta'minlashi, mehnat sharoitlarini ta'minlashi va ish haqini o'z vaqtida to'lashi shart, ichki mehnat qoidalariga rioya qilgan holda, xodim esa mehnat shartnomasida belgilangan mehnat funktsiyasini shaxsan bajarishi shart.

Mehnat to'g'risidagi qonun hujjatlarida xodim va ish beruvchi o'rtasidagi, shuningdek, ish izlovchi va ish beruvchi o'rtasidagi munosabatlarni hujjatlashtirish nazarda tutilgan (yollashdan yozma ravishda rad etish). Mehnat munosabatlarining paydo bo'lishi, o'zgarishi va bekor qilinishini to'g'ri rasmiylashtirish har bir xodim uchun nafaqat ish vaqtida, balki ishdan bo'shatilgandan keyin ham muhimdir.

Xodimlar bilan ishlash ish beruvchidan ko'plab boshqaruv muammolarini hal qilishni talab qiladi: xodimlarni yollash, yangi xodimlarni moslashtirish, xodimlarning ish faoliyatini baholash, ularning malakasini oshirish, ishni rag'batlantirish va boshqalar. Xodimlarni boshqarish ham ko'plab hujjatlarni yaratishga olib keladi. 1 .

Yuqoridagilarni hisobga olgan holda, barcha xodimlar hujjatlarini ikki guruhga bo'lish mumkin:

• mehnat munosabatlariga oid hujjatlar (masalan, mehnat shartnomalari, kadrlar to'g'risidagi buyruqlar, xodimlarning shaxsiy kartalari, xodimlarning bayonotlari, ta'til jadvallari, smena jadvallari va boshqalar);
• xodimlarni boshqarish bilan bog'liq hujjatlar (kadrlar rejalari va hisobotlari; kadrlarni tanlash, xodimlarni moslashtirish, xodimlarni baholash to'g'risidagi nizomlar va boshqalar; so'rovnomalar, testlar, professiogrammalar, personogrammalar va boshqalar). 2 .

Kadrlar ishini yuritish an'anaviy ravishda mehnat munosabatlari bilan bog'liq hujjatlarni o'z ichiga oladi, ularning aksariyati ishga qabul qilish, boshqa ishga o'tkazish, ishdan bo'shatish, ta'til berish, xizmat safariga jo'natish va hokazolarni qayta ishlash uchun zarurdir.

Mehnat munosabatlarini hujjatlashtirishda ko'plab tashkiliy, ma'muriy, buxgalteriya, ma'lumot, ma'lumotnoma va turli xil turdagi va boshqa hujjatlar tuziladi. Ushbu hujjatlar orasida ikkita guruhni ajratish mumkin:

• mehnat munosabatlariga oid tashkilotning mahalliy normativ hujjatlari;
• kadrlar hisobi va harakati bilan bog'liq hujjatlar.

Mahalliy normativ hujjatlar bu mehnat qonunchiligi normalarini o'z ichiga olgan tashkilot hujjatlari (Rossiya Federatsiyasi Mehnat kodeksining 8-moddasi 1-qismi), masalan, ichki mehnat qoidalari. Mahalliy normativ hujjatlarning ayrim turlarini tayyorlash Rossiya Federatsiyasi Mehnat kodeksida nazarda tutilgan. Bunday hujjatlar foydalanish uchun majburiydir (masalan, ta'til jadvali). Rossiya Federatsiyasi Mehnat kodeksida nazarda tutilmagan hujjatlar maslahat xarakteriga ega va tashkilotning ixtiyoriga ko'ra ishlab chiqiladi (masalan, tashkilotning tarkibiy bo'linmasi to'g'risidagi nizom).

Rossiya Federatsiyasi Mehnat kodeksida nazarda tutilgan bir qator mahalliy qoidalar barcha ish beruvchilar, shu jumladan yakka tartibdagi tadbirkorlar tomonidan qo'llanilishi kerak. Bunday hujjatlarga quyidagilar kiradi: shtat jadvali, ichki mehnat qoidalari, ta'til jadvali, mehnatga haq to'lash to'g'risidagi nizom, xodimlarning shaxsiy ma'lumotlarini qayta ishlash tartibi to'g'risidagi nizom.

Rossiya Federatsiyasi Mehnat kodeksida nazarda tutilgan ba'zi mahalliy qoidalar faqat mehnatni tashkil etish va xodimlar bilan ishlashning tegishli xususiyatlariga ega bo'lgan ish beruvchilar tomonidan foydalanish uchun majburiydir, masalan, smena jadvali, sertifikatlashtirish qoidalari, mehnat standartlari to'g'risidagi nizomlar, rotatsion ishlar to'g'risidagi nizom, shogirdlik to'g'risidagi nizom, tartibsiz ish vaqti bo'lgan lavozimlar ro'yxati va boshqalar.

Xodimlarning hisobi va harakati bilan bog'liq hujjatlarga quyidagilar kiradi: xodim ishga kirishda taqdim etadigan hujjatlar va muayyan kadrlar funktsiyalari uchun yaratilgan hujjatlar.

Ishga qabul qilish uchun quyidagi hujjatlar talab qilinadi:

• shaxsni tasdiqlovchi hujjatlar;
• ish tajribasini, ish tajribasini tasdiqlovchi hujjatlar;
• ta'lim darajasini va malakasini tasdiqlovchi hujjatlar;
• davlat pensiya sug'urtasi bilan bog'liq hujjatlar;
• harbiy ro'yxatga olish hujjatlari;
• kelajakdagi ishning o'ziga xos xususiyatlarini hisobga olgan holda talab qilinadigan hujjatlar (agar kerak bo'lsa) (masalan, sog'liqni saqlash guvohnomasi, haydovchilik guvohnomasi va boshqalar). 3 .

Muayyan HR funktsiyalari uchun yaratilgan hujjatlarga quyidagilar kiradi:

• shartnoma hujjatlari: mehnat shartnomalari, tomonlarning kelishuvlari, mehnat shartnomalariga qo'shimcha kelishuvlar, talabalar shartnomalari, to'liq shaxsiy moddiy javobgarlik to'g'risidagi shartnomalar, to'liq jamoaviy (jamoaviy) moddiy javobgarlik to'g'risidagi bitimlar;
• ma'muriy hujjatlar: xodimlar uchun buyruqlar (ko'rsatmalar);
• ma'lumot va ma'lumotnoma hujjatlari: xodimlarning bayonotlari, hisobotlari va tushuntirish xatlari, bayonnomalar, aktlar va boshqalar;
• birlamchi buxgalteriya hujjatlari: xodimlarning shaxsiy kartalari, ish jadvallari, eslatmalar, ta'til berish va ishdan bo'shatish uchun hisob-kitoblar 4 .

Hujjatlar bilan bir qatorda tashkilotda tuzilgan hujjatlar hisobga olinadigan (ro'yxatga olingan) kitoblar, jurnallar, kartalar tuziladi: mehnat daftarchalari va ularga qo'shimchalar harakatini qayd etish kitobi, hisobga olish uchun kirim va chiqim kitobi. mehnat daftarchalarining shakllari va ularga qo'shimchalar, mehnat shartnomalarini ro'yxatdan o'tkazish uchun kitoblar, buyruqlar, xodimlarning shaxsiy kartalari, shaxsiy fayllar va boshqalar.

Shunday qilib, xodimlar ishini yuritish - bu kadrlar hujjatlarini to'plash, bajarish, qayta ishlash, bajarish, fayllarga shakllantirish, saqlash va ulardan foydalanish bo'yicha protseduralar to'plami.

Hozirgi vaqtda Rossiya Federatsiyasi Mehnat kodeksi kuchga kirgandan so'ng, kadrlar hisobini yuritishda quyidagi asosiy o'zgarishlar ro'y berdi:

• Ko'p yillar davomida majburiy bo'lgan ba'zi an'anaviy kadrlar hujjatlari (masalan, ishga joylashish uchun ariza) majburiy bo'lishni to'xtatdi;
• ish beruvchi uchun majburiy bo'lgan yangi hujjatlar paydo bo'ldi (masalan, xodimlarning shaxsiy ma'lumotlari bilan ishlash tartibini belgilovchi hujjatlar);
• kadrlar xizmatida ko'rib chiqilgan hujjatlarning umumiy soni ko'paydi (masalan, yillik to'lanadigan ta'tilga ariza berishda hujjatlar);
• imzoga qarshi xodimga topshirilishi kerak bo'lgan hujjatlar doirasi kengaytirildi;
• ish beruvchi tomonidan qabul qilingan bir qator hujjatlar xodimlarning vakillik organining fikrini hisobga olishni talab qiladi;
• Davlat mehnat inspektorlari ish beruvchilar tomonidan mehnat qonunchiligiga rioya etilishini tekshirishda kadrlar hujjatlari erkin tarzda taqdim etilishi shart. 5 .

Kadrlar hujjatlarini tayyorlash kadrlar xizmati mutaxassislarining ish vaqtining ko'p qismini egallashda davom etmoqda va ko'pincha tekshiruvlar va ziddiyatli vaziyatlarda jiddiy muammolarni keltirib chiqaradi. Ko'pgina zamonaviy tashkilotlarda kadrlar hujjatlari bilan ishlash holati tahlili shuni ko'rsatadiki, ushbu sohada eng ko'p uchraydigan xatolar:

• amaldagi qonun hujjatlarida nazarda tutilgan (majburiy) hujjatlarning yo'qligi;
• mehnat qonunchiligi normalarini o'z ichiga olgan hujjatlarni ishlab chiqish va kuchga kiritish tartibini buzish;
• hujjatlarni noto'g'ri rasmiylashtirish, hujjatlarga yuridik kuch berish qoidalarini bilmaslik;
• zarur hujjatlarning yo'qligi yoki sodir bo'layotgan voqealarni qaysi hujjat turini tasdiqlashi kerakligini tushunmaslik bilan ifodalangan boshqaruv holatlarining noto'g'ri hujjatlari;
• tashkilotlar arxivlarini ishlatish qoidalarini qo'pol ravishda buzgan holda xodimlarga tegishli hujjatlarni saqlash va yo'q qilishni tashkil etish.

Kadrlar bilan ishlash sohasidagi har bir ish beruvchining asosiy vazifalaridan biri kadrlar hisobini o'z vaqtida va to'g'ri yuritishdir.

1.2 Korxonaning kadrlar xizmatida shakllantiriladigan majburiy kadrlar hujjatlari

Tashkilotda mehnat va ish haqini hisobga olish kadrlar xizmatida shakllantirilgan birlamchi hujjatlar asosida amalga oshiriladi. Kadrlar bo'limi tomonidan yomon bajarilgan ish muqarrar ravishda buxgalteriya bo'limi va butun tashkilot ishiga ta'sir qiladi. Buning oqibati - xodimlarga o'z vaqtida to'lanmaslik, kasallik ta'tillari va davlat ijtimoiy organlariga hujjatlarni o'z vaqtida tayyorlamaslik. Natijada, umuman korxonaning moliyaviy ko'rsatkichlari pasayadi.

Rossiya Federatsiyasi Mehnat kodeksining normalariga rioya qilish va kadrlar hujjatlarini to'g'ri rasmiylashtirish Federal mehnat inspektsiyasi (Rostrudinspektsiya) organlari va Federal Soliq inspektsiyasi organlari tomonidan nazorat qilinadi. Davlat inspektori, mulkchilik shaklidan qat'i nazar, har qanday tashkilotning idorasiga kelib, xodimlarni hisobga olish bilan bog'liq hujjatlarni, tashkilotda mavjud bo'lgan boshqa majburiy ichki qoidalar va buyruqlarni talab qilishi mumkin (2001 yil 8 avgustdagi 134-son Federal qonuni). FZ "Davlat nazorati (nazorati) davrida yuridik shaxslar va yakka tartibdagi tadbirkorlarning huquqlarini himoya qilish to'g'risida"). 6 .

Kadrlar xizmati faoliyatini hujjatlashtirish belgilangan qoidalarga muvofiq kadrlar hujjatlarini tayyorlash va qayta ishlash bilan bog'liq barcha jarayonlarni qamrab oladi va xodimlarni boshqarish bo'yicha quyidagi vazifalarni hal qiladi:

• ishchilar mehnatini tashkil etish;
• mehnat shartnomasini tuzish va ishga qabul qilish;
• boshqa ishga o'tkazish;
• xodimlarni ta'til bilan ta'minlash;
• xodimlarni rag'batlantirish;
• xodimlarga intizomiy jazo choralarini qo'llash;
• xodimlarni sertifikatlash;
• xodimlarni saqlash;
• ish vaqtidan foydalanishni hisobga olish;
• xodimlarni dam olish va ishlamaydigan bayramlarda ishlashga jalb qilish;
• xizmat safarlarini ro'yxatdan o'tkazish;
• mehnat shartnomasini bekor qilish va ishdan bo'shatish 7 .

Mulkchilik shaklidan qat'i nazar, tashkilotlar yuritishi kerak bo'lgan kadrlar hujjatlari ro'yxati 1-ilovada keltirilgan. Shuningdek, unda ish beruvchining ayrim kadrlar hujjatlarini yuritish majburiyatini tartibga soluvchi me'yoriy hujjatlar va ularni saqlash muddatlari (Ro'yxatga muvofiq) mavjud. Rosarxiv tomonidan 2000 yil 10 iyunda tasdiqlangan, 27.10.2003 yildagi o'zgartirishlar bilan tasdiqlangan saqlash muddatlarini ko'rsatadigan tashkilot faoliyatida shakllangan standart boshqaruv hujjatlari.

Ishchilar mehnatini tashkil etish mahalliy normativ hujjatlarni qabul qilish (tashkilot rahbari yoki u vakolat bergan mansabdor shaxs tomonidan tasdiqlash) orqali amalga oshiriladi. Har bir ish beruvchining shaxsiy ma'lumotlarini himoya qilish bo'yicha ichki mehnat qoidalari va qoidalari bo'lishi kerak. Zarur hollarda ish haqi, mehnat me'yorlari, mukofotlar va moddiy rag'batlantirish, attestatsiya va boshqalar to'g'risidagi nizomlar kabi boshqa mahalliy normativ hujjatlar qabul qilinadi.

Kollektiv bitim (bitim) maslahat xarakteriga ega, chunki u tomonlarning kelishuvi bilan tuziladi (Rossiya Federatsiyasi Mehnat kodeksining 7-bobi). Xususiy kompaniyalar uchun xodimlarning shaxsiy fayllarini saqlash tavsiya etiladi. Ish beruvchining shaxsiy ishlarini yuritish majburiyati "Rossiya Federatsiyasi davlat xizmati to'g'risida" 2004 yil 27 iyuldagi FZ-79-sonli Federal qonuniga muvofiq davlat tashkilotlari xodimlariga nisbatan qo'llaniladi. Qulaylik uchun biz hali ham shaxsiy fayllar yoki shaxsiy papkalarni yaratishni tavsiya qilishimiz mumkin va ularni shakllantirish tartibi rahbar tomonidan tasdiqlangan tashkilotning mahalliy normativ aktida belgilanishi kerak.

Xodimning shaxsiy fayliga (shaxsiy papkaga) ishga qabul qilishda talab qilinadigan hujjatlarning nusxalarini (pasport, harbiy guvohnoma, TIN tayinlanganligi to'g'risidagi guvohnoma, pensiya sug'urtasi guvohnomasi, nikoh guvohnomasi, bolalarning tug'ilganlik to'g'risidagi guvohnomasi - daromad solig'i bo'yicha imtiyozlar berish uchun) kiritishingiz mumkin; ma'lumot to'g'risidagi hujjatlar va boshqalar) va keyinchalik xodimning mehnat faoliyati davomida yaratilgan, uning mehnat faoliyatini tavsiflovchi barcha asosiy hujjatlar (boshqa ishga o'tkazish uchun arizalar, ishdan bo'shatish to'g'risidagi ariza, tavsifnomalar, malaka oshirish to'g'risidagi hujjatlar, qabul qilish to'g'risidagi buyruqlar nusxalari , o'tkazish to'g'risidagi buyruqlar). , ishdan bo'shatish va boshqalar).

Bundan tashqari, ish beruvchida mehnatni muhofaza qilish bo'yicha quyidagi hujjatlar bo'lishi kerak:

• kasbi bo'yicha mehnatni muhofaza qilish bo'yicha ko'rsatmalar;
• brifing jurnali (ko'rsatmalar bilan tanishish);
• majburiy tibbiy ko'rikdan o'tadigan xodimlar jurnali va boshqalar 8 .

Ushbu hujjatlar korxonaning kadrlar xizmatida, agar tashkilotda alohida mehnatni muhofaza qilish xizmati bo'lmasa yoki idorada saqlanishi mumkin.

Subga muvofiq. "a" 1-qism. Rossiya Federatsiyasi Mehnat kodeksining 356-moddasiga binoan, Federal mehnat inspektsiyasi ish beruvchilarning mehnat qonunchiligi va boshqa normativ-huquqiy hujjatlarga rioya etishi ustidan davlat nazorati va nazoratini amalga oshiradi.

Tashkilotlarning rahbarlari o'z faoliyati jarayonida shakllanadigan hujjat fondi uchun shaxsiy javobgardirlar. Rossiya Federatsiyasi qonunchiligini va boshqa me'yoriy-huquqiy hujjatlarni buzganlik, kadrlar hujjatlarini noto'g'ri yuritish yoki ularning yo'qligi uchun qonun chiqaruvchi ma'muriy jarima solishni nazarda tutadi: mansabdor shaxslar uchun - 1000 dan 5000 rublgacha, yuridik shaxslar uchun - dan. 30 000 dan 50 000 rublgacha. yoki faoliyatini 90 kungacha ma'muriy to'xtatib qo'yish va yana - mansabdor shaxsni diskvalifikatsiyasiga olib keladi (Ma'muriy Kodeksning 3.11, 3.12, 5.27, 5.44 va 14.23-moddalari).

2 "POLIGRAF" YoAJ MISABI BO'YICHA KADRLAR ISHLATISHDAGI İŞ JARAYONI AMALIYATI.

2.1 "Poligraf" OAJning kadrlar ishida ish yuritishning umumiy tavsifi

Xodim va "Poligraf" YoAJ o'rtasidagi mehnat munosabatlari tuzilgan mehnat shartnomasi asosida yuzaga keladi (Rossiya Federatsiyasi Mehnat kodeksining 16-moddasi). Kelajakda yuzaga keladigan mehnat munosabatlari, shuningdek ularning o'zgarishi va bekor qilinishi to'g'ri rasmiylashtirilishi kerak (68, 73, 80-moddalar va Rossiya Federatsiyasining boshqa Mehnat kodeksi).

Mehnat munosabatlarini ro'yxatga olish ularning hujjatlarini, ya'ni tegishli hujjatlarni yaratishni anglatadi.

Hujjatlashtirish natijasida har xil turdagi va turdagi tashkiliy, ma'muriy, buxgalteriya, axborot, ma'lumotnoma va boshqa hujjatlar tuziladi. Hujjatlar bilan bir vaqtda kitoblar, jurnallar, kartalar tuziladi, ularda tashkilotda tuzilgan hujjatlar hisobga olinadi (ro'yxatga olinadi).

Hujjatlarni majburiy ro'yxatga olish to'g'ridan-to'g'ri tasdiqlangan Federal ijro etuvchi organlarda ish yuritish bo'yicha namunaviy yo'riqnomaning 4.1.2-bandi talabi bilan belgilanadi. Rossiya Madaniyat vazirligining 2005 yil 8-noyabrdagi 536-son buyrug'i bilan: "... yozib olishni, bajarishni va ma'lumot olish uchun foydalanishni talab qiladigan barcha hujjatlar ro'yxatga olinishi kerak".

Shuni ta'kidlash kerakki, hujjatlarni ro'yxatdan o'tkazish tartibi faqat ro'yxatga olish sanasi va raqamlarini qo'yish bilan cheklanmaydi. Hujjatlarni ro'yxatdan o'tkazish - bu hujjat to'g'risidagi buxgalteriya ma'lumotlarining belgilangan shakldagi yozuvi, uni yaratish, jo'natish yoki olish faktini qayd etish (Federal ijroiya organlarida ish yuritish bo'yicha namunaviy yo'riqnomaning 4.1.1-bandi).

Kadrlar hujjatlari bilan ishlash faqat hujjatlarni tayyorlash, ro'yxatdan o'tkazish va rasmiylashtirish bilan cheklanmaydi. Bu ishning eng muhim qismi bajarilgan hujjatlarni saqlash va ma'lumot olish maqsadida foydalanishni tashkil etish uchun fayllarga shakllantirishdir.

Shunday qilib, kadrlar ishini yuritish - bu xodimlarni boshqarish hujjatlarini tuzish, bajarish, qayta ishlash, saqlash va olish bo'yicha protseduralar to'plami. Ushbu tartib-qoidalarni o'z vaqtida va to'g'ri amalga oshirish uchun ish yuritish bo'yicha mahalliy normativ hujjatlar to'plamini yaratish orqali xodimlar hujjatlari tarkibini va ular bilan ishlash texnologiyasini iloji boricha tartibga solish maqsadga muvofiqdir: Hujjat shakllari varaqasi , Hujjat shakllari albomi, HR hujjat aylanishi jadvali, Xodimlar ish yuritish bo'yicha ko'rsatmalar.

Ushbu aktlarning asosiy maqsadlaridan biri tashkilotning ishlab chiqarish faoliyatining xususiyatlarini aks ettirishdir va yangi xodimlarga xizmat ko'rsatuvchi xodimlar uchun ish yuritish bo'yicha mahalliy normativ hujjatlar mehnat munosabatlarini hujjatlashtirish bo'yicha savollariga javob beradigan ma'lumotnomaga aylanishi kerak.

Kadrlar ishini yuritish bo'yicha me'yoriy-huquqiy bazaning asosi Hujjatlar shakllari jadvalidir. Vaqt jadvalini tayyorlashdan maqsad xodimlar bilan ishlashda yuzaga keladigan vaziyatlarni qonuniy ro'yxatdan o'tkazish uchun zarur va etarli turdagi hujjatlar to'plamini aniqlashdir. Vaqt jadvalidan foydalanish boshqaruv faoliyatini hujjatlashtirish muammolarini hal qilishda tashkilot xodimlarining ish vaqti va mehnat xarajatlarini kamaytirishga imkon beradi.

Hisobot kartasining shakli (2-ilova) tashkilotning o'zi tomonidan belgilanadi, kadrlar bo'limi tomonidan ishlab chiqiladi va rahbarning buyrug'i bilan tasdiqlanadi.

Hujjatlar varaqlarini tayyorlash varaqaga kiritilgan kadrlar to'g'risidagi hujjatlar shakllari va namunalari albomini ishlab chiqish bilan birga bo'lishi kerak. Vaqt jadvali va albomning mavjudligi sizga "Poligraf" OAJ xodimlari bilan ishlashni tez va to'g'ri hujjatlashtirish imkonini beradi.

Vaqt jadvali va albom, birinchi navbatda, Rossiya Federatsiyasi Mehnat kodeksida nazarda tutilgan, ya'ni mehnat munosabatlarini ro'yxatdan o'tkazishda majburiy bo'lgan hujjatlarni o'z ichiga olishi kerak.

2.2 Xodimlar uchun buyurtmalar va ularni "Poligrafiya" ZAOda ro'yxatdan o'tkazish

Xodimlar ishini yuritishning asosi mehnat shartnomalari tuzilgandan keyin, ularni o'zgartirish va bekor qilish to'g'risida berilgan xodimlar uchun buyruqlar (ko'rsatmalar) hisoblanadi. Kadrlar buyrug'ining mazmuni tuzilgan mehnat shartnomasi shartlariga muvofiq bo'lishi kerak. Tashkilot rahbarining kadrlar bo'yicha buyruqlaridan ma'lumotlar buxgalteriya hujjatlari va xodimlarning mehnat daftarchalariga o'tkaziladi.

Rosarxiv Kengashining 02.06.02 yildagi qarori bilan tasdiqlangan Tashkilotlar arxivlari faoliyatining asosiy qoidalarining 3.5.5-bandiga binoan (keyingi o'rinlarda Asosiy qoidalar deb yuritiladi) asosiy faoliyat va xodimlar uchun buyruqlar. alohida saqlanadi va turli fayllarga shakllantiriladi. Ushbu tartib kichik hajmdagi ma'muriy hujjatlar tuziladigan kichik tashkilotlar uchun ham amal qiladi va xodimlardan biri (kotib, buxgalter, iqtisodchi va boshqalar) xodimlarni hisobga olish uchun javobgardir.

"Poligraf" YoAJ xodimlari uchun hujjatlarning ayrim turlari tasdiqlangan shakllarga ega. Rossiya Davlat statistika qo'mitasining 2004 yil 5 yanvardagi 1-sonli qarori (2.1-jadval).

Xodimlar uchun buyruqlarning sanab o'tilgan shakllari mehnatni hisobga olish va unga to'lovni amalga oshirish uchun birlamchi buxgalteriya hujjatlariga tegishli, shuning uchun ularni to'ldirishda siz tasdiqlangan birlamchi buxgalteriya hujjatlari shakllaridan foydalanish tartibiga amal qilishingiz kerak. Rossiya Davlat statistika qo'mitasining 1999 yil 24 martdagi 20-son qarori.

2.1-jadval

Standartlashtirilgan shakllarga ega bo'lgan kadrlar hujjatlari turlari

Ko'rsatilgan Tartibga muvofiq, zarur hollarda birlamchi buxgalteriya hujjatlarining yagona shakllariga qo'shimcha rekvizitlar kiritilishi mumkin. Bunday holda, shakllardagi barcha ma'lumotlar o'zgarmasligi kerak (shu jumladan kod, shakl raqami, hujjat nomi). Birlashtirilgan shakllardan individual ma'lumotlarni olib tashlashga yo'l qo'yilmaydi. Birlamchi buxgalteriya hujjatlarining yagona shakllari albomlarida ko'rsatilgan shakllarning shakllari tavsiya etiladi va o'zgartirilishi mumkin.

Birlashtirilgan shakllar asosida blanka mahsulotlarini ishlab chiqarishda axborotni joylashtirish va qayta ishlash qulayligi uchun ustunlar va chiziqlarni kengaytirish yoki toraytirish nuqtai nazaridan o'zgartirishlar kiritishga ruxsat beriladi.

Birlamchi buxgalteriya hujjatlarining yagona shakllariga o'zgartirishlar "Poligrafiya" YoAJ rahbarining buyrug'i (ko'rsatmasi) bilan amalga oshiriladi (3-ilovaga qarang).

Rossiya Davlat statistika qo'mitasi tomonidan tasdiqlangan xodimlar uchun yagona buyurtma shakli mavjud bo'lmaganda (masalan, xodimlarning biografik ma'lumotlarini o'zgartirish, intizomiy jazo choralarini qo'llash to'g'risida buyruq berishda va boshqa hollarda) shakllar qo'llaniladi. asosiy faoliyat bo‘yicha buyruqlar chiqariladi (4-ilova).

Hujjat shakllari albomiga xodimlar uchun buyurtma namunalarining maksimal sonini kiritish, shuningdek, xodimlar bilan ishlash amaliyotida yuzaga keladigan vaziyatlarni hujjatlashtirgandan so'ng uni yangi misollar bilan muntazam ravishda to'ldirish tavsiya etiladi.

Xodimlar uchun buyurtmalar uchun to'g'ri indeksatsiya va ro'yxatga olish katta ahamiyatga ega. Barcha xodimlar buyruqlari uchun bitta ro'yxatga olish shaklidan foydalanish va keyinchalik ushbu hujjatlarni bitta faylga to'plash mumkin emas. Bu "joriy" ish yuritishda xodimlar uchun buyurtmalar bilan ishlash tartibini belgilaydigan fayllarni keyinchalik shakllantirishga qo'yiladigan talablar: xodimlar uchun buyurtmalar ularni saqlash uchun belgilangan muddatlarga muvofiq fayllarga guruhlanadi (Rossiya Federatsiyasi Fuqarolik Kodeksining 3.5.5-bandi). Asosiy qoidalar).

Turli xil saqlash muddatlariga ega bo'lgan buyurtmalar turli xil buxgalteriya shakllarida ro'yxatdan o'tkazilishi va turli xil ro'yxatga olish indekslariga (raqamlariga) ega bo'lishi kerak. Kadrlar buyurtmalarini indeksatsiya qilish qoidalari "Polygraph" YoAJ tomonidan ishlab chiqilgan. Xodimlarga xizmat ko'rsatish amaliyotida alfanumerik indekslash eng keng tarqalgan.

Agar katta hajmdagi hujjatlar mavjud bo'lsa, xodimlar bilan ishlashning turli masalalari bilan bog'liq bo'lgan xodimlarning buyruqlarini alohida guruhlash tavsiya etiladi (Asosiy qoidalarning 3.5.5-bandi), turli xil indeksatsiyalarni qo'llash, masalan: buyurtmalarning tartib raqamlariga. Xodimlarning harakatlanishi (ishga qabul qilish, boshqa ishga o‘tkazish, ishdan bo‘shatish) “k” harfi qo‘shiladi, ishchilarni “km”ga jo‘natish to‘g‘risidagi, ta’til berish to‘g‘risidagi “o‘”, “p” intizomiy jazolari to‘g‘risidagi buyruqlarga “v” harfi qo‘shiladi. , va boshqalar.

"Polygraph" YoAJ tomonidan qabul qilingan tartibni indekslash tizimi ro'yxatga olish kitoblarida (jurnallarida) aks ettiriladi, ularning shakllari tashkilotning o'zi tomonidan belgilanadi. Buxgalteriya hisobi shakllarini ishlab chiqishda siz ishga qabul qilish va xodimlarni hisobga olish bo'yicha ishlar bo'yicha tarmoqlararo integratsiyalashgan vaqt standartlariga 2-ilovada keltirilgan maslahat shakllaridan foydalanishingiz mumkin (1991).

Turli masalalar bo'yicha tuzilgan xodimlarning buyruqlari to'g'risidagi ma'lumotlar kiritilgan ro'yxatga olish shakli yuritilgan taqdirda biz buyurtmalarni qayd etish uchun quyidagi kitobni (jurnalni) tavsiya qilishimiz mumkin (2.2-jadval).

2.2-jadval

Buyurtmalarni ro'yxatdan o'tkazish uchun kitob (jurnal) shakli

"Poligraf" YoAJ tomonidan ishlab chiqilgan buxgalteriya hisobi shakllari ularni to'ldirishning turli xil variantlari bilan Hujjat shakllari albomining tegishli bo'limlarida taqdim etilishi kerak.

Xodimlar to'g'risidagi buyruqlar tegishli yozma sabablar mavjud bo'lganda chiqariladi, ular mehnat shartnomalari va ularga o'zgartirishlar kiritishdan tashqari, ma'lumot va ma'lumotnoma hujjatlarini o'z ichiga oladi: xodimlarning bayonotlari, eslatmalar (hisobotlar va tushuntirishlar), taqdimnomalar, bayonnomalar, aktlar va boshqalar.

Buyurtma uchun hujjatlar to'g'ri rasmiylashtirilgan va ro'yxatdan o'tgan bo'lishi kerak. Ba'zi hujjatlar (bayonotlar, eslatmalar, tushuntirishlar, taqdimnomalar, bildirishnomalar) har qanday shaklda tuziladi, boshqalari (bayonnomalar, aktlar) birlashtirilgan yoki tavsiyanoma shakllariga ega.

2.3 Menejerning qarori

Xodimlarning bayonotlari va eslatmalari ichki yozishmalarga tegishli bo'lib, "Poligraf" YoAJ rahbari tomonidan ko'rib chiqilishi va qaror qabul qilinishini talab qiladi. Qabul qilingan qaror qarorda aks ettirilgan bo'lib, uning mazmuni ko'p hollarda juda qisqa ko'rsatmalarga to'g'ri keladi: "Buyurtmaga", "Bajaring", "Kadrlar bo'limiga" bu tafsilotning ma'nosiga mos kelmaydi. .

Hujjatlarga qarorlar qo'yishda yana bir jiddiy xato - bu rahbar tomonidan qabul qilingan qaror va ko'rib chiqilayotgan hujjatning mazmuni o'rtasidagi semantik tafovut. Ko'pincha bunday xatolar xodimlarning arizalari bo'yicha qarorlarda topiladi.

Xodim arizada yillik to'lanadigan ta'tilni qismlarga bo'lish va unga 5 kun davom etadigan ta'tilning bir qismini (dushanbadan jumagacha) berishni so'raydi. Tashkilot rahbari, xodimning iltimosiga rozi bo'lmagan holda, qarorda: "7 kunlik ta'til" (dushanbadan yakshanbagacha) ko'rsatadi.

Ushbu qaror bayonot mazmuniga mos kelmaydi va shuning uchun ko'tarilgan masalaning mohiyatini ko'rib chiqish emas. Bunday holda, qarorda ta'tilning bir qismini berishni rad etish bo'lishi kerak.

Xodim o'z tashabbusi bilan mehnat shartnomasini bekor qilishni xohlaydi va bu haqda ish beruvchini yozma ravishda ogohlantiradi, lekin ikki hafta oldin emas, balki qisqaroq vaqt. Xodimning iltimosini qondirishni istamagan holda, menejer qaror chiqaradi: "Ikki hafta ichida ishdan bo'shatish" yoki qarorda ikki haftalik ogohlantirishdan keyin ishdan bo'shatish sanasini ko'rsatadi, ya'ni. xodimning arizasida ko'rsatilgan sanaga to'g'ri kelmaydi.

Shunga qaramay, xodim tomonidan bildirilgan so'rovni rad etish o'rniga, uning xohishiga mos kelmaydigan "taklif qilinadi".

Bunday xatolarga yo'l qo'ymaslik uchun Hujjat shakllari albomida eng tipik, tez-tez takrorlanadigan vaziyatlar bo'yicha qaror qabul qilishda mumkin bo'lgan qarorlar variantlari bo'lishi kerak.

Bayonnomalar va aktlarning o'ziga xos xususiyati bu hujjatlarni kollegial muhokama qilish va qarorlar qabul qilish (bayonnomalar) jarayonida yoki ularning ishtirokida (aktlarida) sodir bo'lgan faktlar va hodisalarni bir necha shaxslar aniqlagan (tasdiqlagan) hollarda yaratishdir. Shu sababli, bayonnomalarda ishtirok etgan kollegial organ a'zolari to'g'risidagi ma'lumotlar (ya'ni, kvorum mavjudligi) qo'shimcha ravishda kiritiladi va ko'pchilik aktlarni tuzishda manfaatdor bo'lmagan guvohlarning ishtiroki talab qilinadi.

“Poligrafiya” YoAJda tuzilgan ichki hujjatlarni hisobga olish uchun hujjatlar turlari va turlari bo‘yicha alohida yuritiladigan ro‘yxatga olish jurnallarining quyidagi taxminiy shaklidan foydalanish mumkin (2.3-jadval).

2.3-jadval

Jurnal shakli

2.4 Mehnat daftarlariga yozuvlar kiritish. Shaxsiy kartani to'ldirish

Hujjat shakllari albomidagi boshqa muhim ma'lumotlar ishchilarning mehnat daftarlariga yozuvlar kiritish misollarini o'z ichiga olishi kerak. Ma'lumki, mehnat daftarchalarini to'ldirish bo'yicha joriy ko'rsatmalar tasdiqlangan. Rossiya Mehnat vazirligining 2003 yil 10 oktyabrdagi 69-sonli qarori bir nechta namunaviy yozuvlarni o'z ichiga oladi (masalan, ikkinchi kasbni tashkil etish, tashkilot nomini o'zgartirish, ishdan bo'shatish va h.k.), ammo bu aniq emas. etarli, ayniqsa yangi boshlanuvchilar uchun.

Mehnat daftarlaridagi namunaviy yozuvlar Albomga xodimlar uchun buyurtmalarni bajarish misollaridan so'ng yoki yig'ma jadval shaklida joylashtirilishi mumkin (5-ilova).

Mehnat daftarchalari bilan ishlashdagi qiyinchiliklar, qoida tariqasida, ularni yuritish bo'yicha amaldagi normativ-huquqiy hujjatlardagi bo'shliqlar yoki qarama-qarshi talablar tufayli yuzaga keladi.

Masalan, Rossiya Federatsiyasi Hukumatining 2002 yil 24 iyuldagi 555-sonli tasdiqlangan qaroriga muvofiq, mehnat pensiyalarini belgilash bo'yicha ish stajini hisoblash va tasdiqlash qoidalari, mehnat pensiyalari bo'yicha ish vaqtlarini tasdiqlovchi asosiy hujjat. mehnat shartnomasi - bu mehnat daftarchasining asl nusxasi, tasdiqlangan nusxasi emas. Biroq, mehnat daftarchalarini yuritish va saqlash, mehnat daftarchalarining shakllarini ishlab chiqarish va ularni ish beruvchilarga taqdim etish qoidalarining IV bo'limida tasdiqlangan. Rossiya Federatsiyasi Hukumatining 2003 yil 16 apreldagi 225-sonli qarorida aytilishicha, mehnat daftarchasi xodimga faqat ishdan bo'shatilganda (mehnat shartnomasi bekor qilinganda) beriladi. Shunday qilib, nafaqaga chiqmagan xodimga asl mehnat kitobini berish bilan bog'liq muammo yuzaga keladi.

Bunday vaziyatda va boshqa shunga o'xshash holatlarda, xodim mehnat daftarchasining asl nusxasini ma'lum bir organga taqdim etishi kerak bo'lsa, Hujjat shakllari albomida mehnat daftarchasini berish tartibini hujjatlashtirish tartibini ko'rsatish tavsiya etiladi.

Bizning fikrimizcha, mehnat daftarchasi beriladigan hujjat amalda keng qo'llaniladigan "kvitansiya" emas, balki "Poligraf" YoAJga yoziladigan xodimning arizasi bo'lishi kerak. Arizani ro'yxatdan o'tkazgandan so'ng, tashkilot rahbari tomonidan ko'rib chiqilib, qaror qabul qilingandan so'ng, xodim mehnat daftarchasini o'z vaqtida qaytarish majburiyati bilan vaqtincha foydalanish uchun olinganligini yozma ravishda (xuddi shu ariza bo'yicha) tasdiqlashi shart. hech qanday zarar, tuzatishlar, dog'lar va boshqalarsiz.

Kadrlar xizmati vaqtincha foydalanish uchun berilgan mehnat daftarchasining qaytarilishi ustidan nazoratni tashkil etishi va xodim kitobni qaytarib berganda uni tekshirishi kerak. Agar xodim mehnat daftarchasining asl nusxasini olish uchun asosli sababga ega bo'lmasa, unga faqat tasdiqlangan nusxasi berilishi mumkin.

To'ldirish tartibi bo'yicha batafsil ko'rsatmalar Hujjatlar shakllari albomida ish jadvali (T-12 va T-13 shakllari) va xodimning shaxsiy kartasi (T-2) kabi buxgalteriya shakllari bilan birga bo'lishi kerak.

Vaqt jadvalini yuritish majburiydir, chunki "Polygraph" YoAJ har bir xodimning amalda ishlagan vaqtini hisobga olishi shart (Rossiya Federatsiyasi Mehnat kodeksining 91-moddasi). Vaqt jadvalini to'ldirishda quyidagi usullar qo'llaniladi:

ish vaqtini to'liq kunlik ro'yxatga olish yoki xodimning yo'qligi sabablarini ko'rsatish (ta'til, nogironlik va boshqalar);

faqat darsga kelmaganlik, kechikish va hokazolarni qayd etish.

Ishlagan vaqt quyidagilarni o'z ichiga olishi mumkin: kunduzgi soat, tungi ish, qo'shimcha ish, ish safari, dam olish va bayram kunlarida ishlash. Ish vaqtining har xil turlari hisobga olinadi va alohida to'lanadi.

Uzrli sabablarga ko'ra ishdan bo'shatish to'g'risidagi eslatmalar tasdiqlovchi hujjatlar bilan tasdiqlanishi kerak. To'liq bo'lmagan ish kunida ishlagan soatlar mehnat shartnomasiga kiritilgan shartlarga muvofiq vaqt jadvaliga kiritiladi.

Vaqt jadvali xronometr yoki vakolatli shaxs tomonidan bir nusxada tuziladi, tarkibiy bo'linma boshlig'i va kadrlar bo'limi xodimi tomonidan imzolanadi va buxgalteriya bo'limiga topshiriladi. Yirik tashkilotlarda vaqt jadvallari tarkibiy bo'linmalar tomonidan yuritiladi.

Xodimning shaxsiy kartasi mehnat shartnomasi tuzilgan barcha xodimlar, shu jumladan yarim kunlik ishchilar uchun to'ldiriladi. Shaxsiy kartochkalar ish uchun murojaat qilgan fuqaroning shaxsiy hujjatlari asosida kadrlar xizmati xodimi tomonidan bir nusxada to‘ldiriladi. Kartalar qo'lda yoki elektron versiyadan foydalangan holda, keyin chop etish orqali to'ldirilishi mumkin. Kartani qo'lda to'ldirishda hech qanday dog'lar yoki o'chirishlarga yo'l qo'yilmaydi.

Agar xatolar yuzaga kelsa yoki o'zgartirishlar kiritish kerak bo'lsa (masalan, familiyani o'zgartirish, uy manzilini yoki pasport ma'lumotlarini o'zgartirishda), noto'g'ri yoki eskirgan yozuv kartada chiziladi va to'g'ri yozuv uning ustiga yoki yoniga qo'yiladi. . Kiritilgan tuzatishlar HR xodimining imzosi bilan tasdiqlanishi kerak.

Xodimlarning shaxsiy kartalarini to'ldirishda texnik-iqtisodiy ma'lumotlarning butun Rossiya tasniflagichlari (OKATO, OKIN, OKSO, OKPDTR) muhim rol o'ynaydi, ulardan foydalanish kartaning tegishli qatorlarini to'g'ri to'ldirishga imkon beradi (Jadval). 2.4).

Agar butun Rossiya tasniflagichlariga kiritilmagan xodimning shaxsiy kartasidagi ma'lumotlarni kodlash zarur bo'lsa, tashkilotning mahalliy tasniflagichlari ishlab chiqiladi. Ishga kirishda to'ldirilgan kartalar shaxsiy kartochkalar kitobida ro'yxatga olinadi, uning shakli "Poligraf" YoAJ ixtiyoriga ko'ra ishlab chiqiladi.

2.4-jadval

"Poligraf" OAJ shaxsiy kartalarini qayta ishlashdagi xatolar

Kadrlar ishini yuritish sohasidagi normativ-huquqiy yordamni ishlab chiqishning mantiqiy xulosasi "Poligraf" OAJning kadrlar xizmati uchun hujjatlar aylanishi jadvalini tayyorlash va tasdiqlashdir. Jadval quyidagi bandlar bo'yicha mehnat munosabatlarini hujjatlashtirish tartibini jadval shaklida aks ettiradi:

loyixa hujjatlari (loyiha tuzish uchun asos, muddat, tayyorlash uchun mas’ul shaxs, nusxalar soni va boshqalar);

hujjatlarni tayyorlash (muvofiqlashtirish, imzolash, tasdiqlash);

hujjatlarni qayta ishlash (ro'yxatga olish, bajarish uchun topshirish, xodimlarni tanishtirish);

bajarilgan hujjatlarning operativ va arxiv saqlanishi (saqlash joyi va muddatlari, arxivga topshirish davriyligi).

Kadrlar hujjatlari bilan ishlash bo'yicha ko'rib chiqilayotgan mahalliy qoidalarni qo'llash tartibi, shuningdek uni buzganlik uchun javobgarlik "Poligrafiya" YoAJ rahbarining buyrug'i bilan tasdiqlangan Kadrlar ishini yuritish bo'yicha yo'riqnomada mustahkamlangan bo'lishi kerak.

3 HR XIZMATIDA ISHLAB CHIQARISH JARAYONINI OPMOMALLASHTIRISH

Bugungi kunda korxonada avtomatlashtirilgan tizim moda emas, balki shoshilinch zaruratdir. Savdo kompaniyalaridan biri avtomatlashtirish loyihasini tom ma'noda noldan amalga oshirishga muvaffaq bo'ldi. Amalga oshirish vaqtida tashkilot xodimlari besh yuzdan ortiq kishini tashkil etdi. Shu bilan birga, kadrlar xizmatida bitta dasturiy mahsulot yo'q edi.

Kompaniya xizmatlari o'rtasida aloqa o'rnatish qiyin edi. Ushbu muammoni bartaraf etish istagi, shuningdek, xodimlarning umumiy ma'lumotlar bazasini yaratishning dolzarb muammosini hal qilish biznes jarayonlarini avtomatlashtirishning asosiy sabablari bo'ldi. Loyiha ikki bo'lim: moliya bo'limi va kadrlar xizmati tomonidan boshlangan. Ular uchta asosiy savolga javob berib, avtomatlashtirishning asosiy parametrlarini shakllantirganlar:

1. Loyiha natijasida nimani olishni xohlaysiz?
2. Bu bilan bog'liq holda kompaniya qanday moliyaviy xarajatlarga duchor bo'ladi?
3. Avtomatlashtirishni tayyorlash va amalga oshirish uchun qancha vaqt ketadi?

Loyiha ustida ishlash uchun uchta bo'lim mutaxassislarini o'z ichiga olgan tashabbus guruhi tuzildi:

• axborot texnologiyalari xizmatlari uning vazifalariga bozordagi dasturlarni tahlil qilish, ularning kompaniya kelajakda amalga oshirishni rejalashtirgan IT-mahsulotlari bilan o'zaro aloqasi imkoniyatlarini baholash, shuningdek, dasturni yanada ta'minlash bilan bog'liq muammolarni hal qilish kiradi;
• moliya bo'limi ish haqini hisoblash bilan bog'liq avtomatlashtirish vazifalari doirasini aniqlash;
• xodimlarga xizmat ko'rsatish, xodimlarni boshqarish nuqtai nazaridan loyiha maqsadlarini shakllantirish.

Tashabbus guruhi birinchi navbatda axborot xizmatlari bozorini tahlil qildi. Ma'lum bo'lishicha, kompaniya oldida turgan vazifalar nuqtai nazaridan deyarli barcha dasturiy mahsulotlar takomillashtirishga muhtoj. Eng qulayini tanlash bir necha davra suhbatlarida bo'lib o'tgan ancha uzoq muhokamani talab qildi. Bu voqealar turli yechimlarning ijobiy va salbiy tomonlarini ochib berdi. Natijada, tanlov 1C: ish haqi va xodimlar 7.7 dasturi foydasiga amalga oshirildi. O'sha paytda u hali "1C: Xodimlarni boshqarish va ish haqi" blokini o'z ichiga olmagan, shuning uchun tashqi mutaxassislar tomonidan amalga oshirilgan ba'zi o'zgartirishlar kiritilishi kerak edi.

Loyiha bo‘yicha har bir bandni bajarish muddatlari va mas’ul shaxslar ko‘rsatilgan holda batafsil chora-tadbirlar rejasi ishlab chiqildi va tasdiqlandi. Butun loyiha (ishlab chiqish, sinovdan o'tkazish, amalga oshirish va xodimlarni o'qitish) 4 oyga ajratilgan (3.1-jadval). Avvalo, har bir kadrlar bo'limi xodimlari elektron shaklda qanday ma'lumotlar kerakligini hal qilishdi. Kadrlar bo'yicha inspektor uchun kadrlar hujjat aylanishi, kadrlar bo'yicha menejer uchun nomzodlar ma'lumotlar bazasi (ilgari u qog'ozda to'plangan), treningda qatnashganlarning trening bo'yicha mutaxassislar ro'yxati (kompaniyaning barcha xodimlari treningdan o'tadi). Shunday qilib, kadrlar xizmati uchun bir nechta bloklarni sozlash kerak edi:

1. “Ishga qabul qilish”. Suhbatga taklif qilingan barcha nomzodlar, shuningdek, ba'zi bo'sh ish o'rinlari ochilganda uni qiziqtirishi mumkin bo'lgan kompaniyaning potentsial xodimlari haqida eng to'liq ma'lumotni saqlash uchun maxsus ma'lumotnoma yaratildi.

2. “Mashq qilish”. O'quv mashg'ulotlarini yakunlash to'g'risidagi ma'lumotlarni yozib olish uchun mavjud "Xodimlar" katalogi takomillashtirildi. Unda kompaniyada ishlaydigan (va ilgari ishlagan) har bir kishining ro'yxati kiritilgan. Bu qulay bo'lib chiqdi, chunki unda har bir xodim to'g'risidagi ma'lumotlar mavjud: tug'ilgan sanasi, manzili, pasport ma'lumotlari, lavozim va bo'limning nomi, ish jadvali, ish haqi va boshqalar. Shu sababli, ushbu ma'lumotnoma qayta ko'rib chiqish uchun tanlangan. Endi treningning sanasi va nomi, uning natijalari, shuningdek, yangi va mavjud bo'lgan xodimning keyingi rivojlanishi uchun qanday tayyorgarlik zarurligi haqida ma'lumot kiritish mumkin.

3. “Kadrlar ishini yuritish”. Ushbu blok ham uning imkoniyatlarini kengaytirish, xususan, ta’til jadvalini kiritish, uning bajarilishini nazorat qilish, mehnat shartnomalarini tuzish maqsadida takomillashtirildi.

4. “Hisobot va statistika”. Aynan hisobotlarni tayyorlash va statistik ma'lumotlarni to'plash amalga oshirilgan ishlarni tahlil qilish va kelajak uchun rejalarni shakllantirish imkonini beradi. Ushbu maqsadlar uchun quyidagi elektron hisobotlar yaratildi:

• "Percentik" ma'lumotni foiz sifatida to'playdi: kadrlar almashinuvi darajasi, suhbatdan o'tgan nomzodlar soni va ishga yollangan xodimlar sonining nisbati;
• "Qiziqarli statistika" Kadrlar bo'limi har oy kompaniyaning barcha xodimlarini ushbu hisobot ma'lumotlari bilan tanishtiradi. Unda tashkilotda qancha erkak va ayol borligi, ta’lim, oilaviy ahvol, kompaniyadagi o‘rtacha ish stajiga oid statistik ma’lumotlar mavjud.

3.1-jadval

Loyihani amalga oshirish rejasi

Yo'q.	Loyiha bosqichi	Topshirish muddati; tugatish muddati	Mas'uliyatli
	Moliyaviy xizmat dasturini takomillashtirish ehtiyojlarini aniqlash	01.0910.09	Moliyaviy direktor
	Kadrlar xizmati dasturini takomillashtirish ehtiyojlarini aniqlash	01.0910.09
	Moliyaviy xizmat uchun dastur bloklarini o'rnatish	11.0910.10	Rivojlanish kompaniyasi
	Kadrlar xizmatlari uchun dastur bloklarini o'rnatish	11.1010.11
	Kompaniyani sinov versiyasi bilan ta'minlash, sinovdan o'tkazish	11.1116.11
	Izohlarni yakunlash	17.1130.11
	Kompaniya dasturini o'rnatish, xodimlar uchun kirish huquqlarini o'rnatish	01.12	Kompaniya ishlab chiqaruvchisi, moliyaviy direktor, kadrlar xizmati rahbari
	Xodimlarni dasturdan foydalanishga o'rgatish	02.1207.12	Rivojlanish kompaniyasi
	Dasturga barcha kerakli ma'lumotlarni kiritish	08.1231.12	HR boshlig'i

Dasturni o'rnatib, sozlamalarni sinab ko'rgandan so'ng, amalga oshirishning eng qiyin bosqichiga o'tish vaqti keldi. Boshlash uchun barcha xodimlar yangi dasturdan foydalanish bo'yicha o'qitildi. Bu rivojlanish kompaniyasining o'quv markazida ikki bosqichda bo'lib o'tdi: birinchi navbatda kadrlar xizmati uchun, keyin moliya bo'limi uchun (bu vaqtda kadrlar bo'limi xodimlari allaqachon dasturga ma'lumot kiritishgan). Mashg'ulotlar bir hafta davomida har kuni ertalab soat 9 dan 11 gacha o'tkazildi. Xodimlar o'rtasida dasturni o'zlashtirish jarayoni turli sur'atlarda davom etdi, ammo hamma avtomatlashtirish ularga yanada samarali ishlash imkonini berganiga amin edi.

Treningdan so'ng barcha ma'lumotlar tizimga kiritildi (3.1-rasm).

Guruch. 3.1 Xodimlar to'g'risidagi ma'lumotlarni kiritish

Avtomatlashtirish joriy etilgandan so'ng natijalar sarhisob qilindi. Natijalarni tahlil qilish quyidagilarni ko'rsatdi:

1. Oddiy xodimlar protseduralari uchun mehnat xarajatlari sezilarli darajada kamaydi (3.2-jadval).

2. Kadrlar xizmati va moliya bo‘limining o‘zaro hamkorligi soddalashtirildi.

3. Xodimlar haqidagi ma'lumotlarni saqlash va ulardan foydalanish qulayroq bo'ldi.

3.2-jadval

Xodimlarni yollash jarayonidagi o'zgarishlar

Chiqish punkti	Oldin nima bo'ldi		Avtomatlashtirishdan keyin
Dasturga xodimlar to'g'risidagi ma'lumotlarni kiritish	Yo'q edi		Jarayonning davomiyligi 10 daqiqa
Mehnat shartnomasini tuzish	Excel ichida dizayn	15 daqiqa
Qabul qilish tartibini tuzish			10 daqiqa	Dasturda dizayn 5 daqiqa
Shaxsiy T-2 kartasini to'ldirish			20 daqiqa	Dasturda tugmachani bosing 1 daqiqa

Kadrlar bo'limi kadrlar jarayonlarini avtomatlashtirishda quyidagi qiyinchiliklardan xabardor bo'lishi kerak:

• yaxshi va sifatli loyiha ko'p pul talab qiladi (ayniqsa, dastur konfiguratsiyasini sezilarli darajada o'zgartirish yoki to'ldirish zarur bo'lsa);
• Avtomatlashtirish loyihasiga jalb qilingan HR mutaxassislari dastur ishlab chiquvchilari bilan muloqot qilishlari kerak. Shu bilan birga, barcha xodimlar ham dasturchilar bilan "bir tilda" gaplasha olmaydi (shuningdek, aksincha), shuning uchun ular buni o'rganishlari kerak;
• barcha kerakli ma'lumotlarni kiritish jarayoni HR xodimlaridan maksimal e'tiborni talab qiladi.

XULOSA

Ayni paytda umuman korxonalar va xususan, “Poligrafiya” AJ kadrlar bo‘limining ish hajmi sezilarli darajada oshdi. Bu yozma shaklda mehnat shartnomasini tuzish va mehnat munosabatlarining barcha bosqichlarida, ishga qabul qilishdan tortib, ishdan bo'shatishgacha bo'lgan davrda buyruqlar tayyorlash zarurati bilan bog'liq.

Amalda, kasblar (lavozimlar) kombinatsiyasini qanday rasmiylashtirish, doimiy yoki vaqtincha boshqa ishga o'tkazish shaklida mehnat shartnomasiga o'zgartirishlar kiritish to'g'risida umumiy kelishuv mavjud emas. Shuningdek, mehnat shartnomasining ajralmas qismi bo'lgan qoidalar va mustaqil ahamiyatga ega bo'lgan bitimlarni farqlash kerak.

Bugungi kunda kadrlar xizmati faoliyat yuritadigan huquqiy soha juda keng. U nafaqat Rossiya Federatsiyasi Mehnat kodeksini, balki boshqa federal qonunlarni, xususan, 2006 yil 29 dekabrdagi 255-FZ-sonli "Fuqarolarning majburiy mehnatga layoqatsizligi, homiladorligi va tug'ilishi uchun nafaqalar berish to'g'risida" Federal qonunini ham o'z ichiga oladi. ijtimoiy sug'urta", 2007 yil 20 apreldagi N 54-FZ "Eng kam ish haqi to'g'risida" Federal qonuniga va Rossiya Federatsiyasining boshqa qonun hujjatlariga o'zgartishlar kiritish to'g'risida" Federal qonuni, unga ko'ra 2007 yil 1 sentyabrdan boshlab eng kam ish haqi 2300 rubl miqdorida belgilangan. oyiga.

Mehnat munosabatlarini tartibga solishda Rossiya Federatsiyasi Hukumatining qarorlari, xususan, 2007 yil 24 dekabrdagi 922-sonli "O'rtacha ish haqini hisoblash tartibining o'ziga xos xususiyatlari to'g'risida" gi qarori va mehnat qonunchiligini o'z ichiga olgan boshqa me'yoriy-huquqiy hujjatlar muhim rol o'ynaydi. normalari.

Keng ko'lamli normativ-huquqiy materiallarni, sud amaliyotini bilish va ularni qo'llash qobiliyati barcha xodimlar xizmatlarining muvaffaqiyatli ishlashi uchun zarur shartdir.

FOYDALANILGAN ADABIYOTLAR RO'YXATI

1. Rossiya Federatsiyasi Mehnat kodeksi.
2. Rossiya Davlat statistika qo'mitasining 2004 yil 5 yanvardagi 1-sonli "Mehnatni hisobga olish va unga haq to'lash uchun birlamchi buxgalteriya hujjatlarining yagona shakllarini tasdiqlash to'g'risida" gi qarori.
3. GOST R 6.30-2003
4. Andreeva V.I. Ish yuritish: kompaniyaning hujjat aylanishiga qo'yiladigan talablar (Rossiya Federatsiyasi Davlat standartlari asosida).- M.: Bizn.-shk. Intel sintezi, 2004 yil.
5. Andreeva V.I. Mehnat munosabatlarini hujjatlashtirishning kompleks masalalari to'g'risida // Kadrlar bo'yicha ma'lumotnoma, 2006 yil, 10-son.
6. Barixin A.B. Ofis ishi: darslik. M., 2006 yil
7. Belushchenko S. Kadrlarda avtomatik buyurtma //Xodimlarni boshqarish bo'yicha qo'llanma, 2007 yil, 4-son.
8. Boriskin V.V. Rasmiy hujjatlar. M., 2007 yil
9. Bykova T.A. Ofis ishi. M., 2008 yil
10. Vyalova V.M. Alohida bo'linmaga ega bo'lgan tashkilotlarda kadrlar ishini yuritish // Xodimlar ma'lumotnomasi, 2008 yil, № 8.
11. Galaxov V.V. Kadrlar xizmatida ofis ishi. M., 2006 yil
12. Doronina L.A. Ofis ishining asoslari. M., 2007 yil
13. "Ofis boshqaruvi" jurnali, 2007 yil, N 4
14. Iritikova V.S. Ofis ishi//Kotiba ishi. 2007. - No 1 b. 20-27
15. Kirsanova M.V. Ofis boshqaruvi kursi. M., 2006 yil
16. Koryakina Yu.S. Ofis ishi. M., 2007 yil
17. Kudryaev V.A. "Hujjatlar bilan ishlashni tashkil etish" V.A. Kudryaev va boshqalar M.:INFRA-M, 2006
18. Kuznetsov D.L. Xodimlar yozuvlarini boshqarish. M., 2007 yil
19. Kuznetsova T. Ofis ishi. M., 2008 yil
20. Kurnoskina L.V. Zamonaviy ofis ishi. M., 2007 yil
21. Lenkevich L.A. Ofis ishi: darslik. M., 2007 yil
22. Makarova N.A. Korxonada ofis ishi. M., 2008 yil
23. Yomon ob-havo A.V. Tashkiliy hujjatlarni boshqarish. M., 2007 yil
24. Novikova E.A. Kadrlar xizmatida ofis ishi. M., 2006 yil
25. Pustozerova V.M., Solovyov A.A. Xodimlarni yollash va ishdan bo'shatish. M.: Oldin, 2006 yil.
26. Pshenko A.V. Ofis ishining asoslari. M., 2006 yil
27. Smirnova E.P. Ofis ishi: darslik. M., 2006 yil
28. Sokolov A.V. Boshqaruv uchun hujjatlarni qo'llab-quvvatlash. M., 2006 yil.
29. Stenyukov M.V. Hujjatlar va ofis ishlari. M., 2007 yil
30. Stenyukov M.V. Hujjatlar. Ofis ishi: Amaliy. Korxona faoliyatini hujjat bilan ta'minlash uchun qo'llanma. M.: Oldin, 2006 yil.
31. Stolyarov Yu.N. Hujjatlarni tasniflash: echimlar va muammolar. // Kitob: tadqiqot va materiallar. Shanba. 70. M., 2005. B. 24-40.

1-ILOVA

Tashkilot uchun zarur bo'lgan kadrlar hujjatlari ro'yxati

Yo'q.	Hujjat	Qaysi hujjat tartibga soladi	Eslatma	Saqlash muddati
	Ichki mehnat qoidalari (ILR)	Rossiya Federatsiyasi Mehnat kodeksining 189-moddasi	Ishga qabul qilishda (mehnat shartnomasini imzolashdan oldin) ish beruvchi xodimni imzoga qarshi PVTR bilan tanishtirishi shart. Yangilari bilan almashtirilgunga qadar amal qiladi.	Doimiy
	Xodimlarning shaxsiy ma'lumotlarini himoya qilish to'g'risidagi nizom	Rossiya Federatsiyasi Mehnat kodeksining 86-moddasi	Ishga qabul qilishda (mehnat shartnomasini imzolashdan oldin) ish beruvchi xodimni imzodan xodimlarning shaxsiy ma'lumotlarini himoya qilish to'g'risidagi nizom bilan tanishtirishi shart. Yangisi bilan almashtirilgunga qadar amal qiladi.	Doimiy
	Kadrlar jadvali (T-3 shakli) (xodimlarni tartibga solish)		U har safar unga ma'lum o'zgartirishlar kiritilganda tuziladi.	Doimiy
	Mehnat daftarchalari va ular uchun qo'shimchalar harakatini hisobga olish kitobi		Kadrlar bo'limida saqlanadi va doimiy ravishda saqlanadi.
	Mehnat daftarchalari va ularga qo'shimchalar shakllarini ro'yxatga olish uchun kirim va xarajatlar kitobi	Mehnat daftarchalari va ularga qo'shimchalarni to'ldirish tartibi bo'yicha ko'rsatmalar (Rossiya Mehnat vazirligining 2003 yil 10 oktyabrdagi 69-sonli qarori bilan tasdiqlangan)	Buxgalteriya bo'limida mehnat daftarchalarining blankalari va ular uchun qo'shimchalar bilan birga saqlanadi; Shakllar kadrlar bo'limi xodimining iltimosiga binoan kadrlar bo'limi tomonidan qabul qilinadi.	50 yil (lekin kompaniya tugatilgandan keyin u boshqa hujjatlar bilan birga shahar arxiviga topshiriladi, saqlash muddati 75 yil)
	Ish haqi, mukofotlar va moddiy rag'batlantirish to'g'risidagi nizom	Rossiya Federatsiyasi Mehnat kodeksining 6-bo'limi, Rossiya Federatsiyasi Mehnat kodeksining 21-bobi.	Murakkab to'lov va mehnat tizimlari va bonus tizimlari mavjudligida. Yangisi bilan almashtirilgunga qadar amal qiladi.	Doimiy
	Kadrlar tayyorlash tizimi to'g'risidagi nizom	Rossiya Federatsiyasi Mehnat kodeksining 196, 197-moddalari	Agar tashkilotda kadrlar tayyorlash tizimi mavjud bo'lsa.	Doimiy
	Xodimlarni attestatsiyadan o'tkazish to'g'risidagi nizom	Rossiya Federatsiyasi Mehnat kodeksining 81-moddasi	Ish beruvchining qarori bilan attestatsiyani o'tkazishda.	Doimiy
	Dam olish jadvali		Kalendar yili boshlanishidan ikki hafta oldin ish beruvchi tomonidan tasdiqlangan.	1 yil
	Mehnat shartnomasi	Rossiya Federatsiyasi Mehnat kodeksining 16, 56, 57, 67-moddalari	Har bir xodim bilan yozma ravishda tuzilgan.	75 yoshda
	Shtat jadvaliga, kasblar bo'yicha ish yo'riqnomalariga muvofiq har bir lavozim uchun ish tavsiflari		Ish beruvchining ixtiyoriga ko'ra qabul qilinadi.	Doimiy
	Ishga qabul qilish uchun buyurtmalar	Rossiya Federatsiyasi Mehnat kodeksining 68-moddasi	Mehnat shartnomasi asosida nashr etiladi. Ular haqiqiy ish boshlangan kundan boshlab uch kun ichida xodimga imzo qarshisida e'lon qilinadi.	75 yoshda
	Boshqa ishga o'tkazish uchun buyurtmalar	Rossiya Federatsiyasi Mehnat kodeksining 72.1-moddasi	Boshqa ishga o'tkazish to'g'risidagi shartnoma (mehnat shartnomasiga qo'shimcha kelishuv) asosida beriladi.	75 yoshda
	Ishdan bo'shatish to'g'risidagi buyruqlar	Rossiya Federatsiyasi Mehnat kodeksining 84.1-moddasi		75 yoshda
	Asosiy faoliyat bo'yicha buyurtmalar		Zarur bo'lganda chop etiladi. Kadrlar xizmati tomonidan tayyorlangan asosiy faoliyat bo'yicha buyurtmalar ofisda ro'yxatga olinadi va saqlanadi. Kadrlar xizmati "Asosiy faoliyat uchun buyurtmalar nusxalari" faylini yuritadi.	1 yil (kadrlar bo'limida saqlanadigan buyruqlar nusxalari)
	Dam olish uchun buyurtmalar		Ta'til jadvali yoki xodimning arizasi asosida beriladi	5 yil
	Xodimlarning ish haqisiz ta'tilga arizalari	Rossiya Federatsiyasi Mehnat kodeksining 128-moddasi	Ish haqi saqlanmagan ta'til San'atning 1-qismiga muvofiq xodimning iltimosiga (arizasiga) ko'ra beriladi. Rossiya Federatsiyasi Mehnat kodeksining 128-moddasi yoki qonun hujjatlarida nazarda tutilgan holda, xodimning arizasi asosida (Rossiya Federatsiyasi Mehnat kodeksining 128-moddasi 2-qismi).	5 yil
	Xodimning shaxsiy kartasi (T-2 shakli)		Har bir xodim uchun o'tkaziladi.	75 yoshda
	Mehnat tarixi	Rossiya Federatsiyasi Mehnat kodeksining 66-moddasi, Rossiya Federatsiyasi Hukumatining 2003 yil 16 apreldagi 225-sonli "Mehnat daftarchalari to'g'risida" gi qarori, mehnat daftarchalari va ular uchun qo'shimchalarni to'ldirish tartibi bo'yicha ko'rsatmalar (Farmon bilan tasdiqlangan). Rossiya Mehnat vazirligining 2003 yil 10 oktyabrdagi 69-son).	Ish beruvchi besh kundan ortiq ishlagan har bir xodim uchun mehnat daftarchalarini yuritadi.	Ishdan bo'shatilgandan so'ng, xodim qo'lida mehnat daftarchasini oladi. Talab qilinmagan mehnat daftarchalari tashkilotda 50 yil saqlanadi, korxona tugatilgandan keyin ular arxivga saqlanadi.
	To'liq javobgarlik to'g'risidagi shartnomalar		Ular moddiy boyliklarga bevosita xizmat ko'rsatuvchi xodimlar bilan tuziladi.	5 yil
	Asosiy faoliyat uchun buyurtmalarning buxgalteriya kitobi (ro'yxatga olish kitobi).	VNIIDAD kadrlar xizmatida ish yuritish bo'yicha ko'rsatmalar "Tashkilotning kadrlar xizmatida ish yuritish bo'yicha taxminiy ko'rsatmalar" (tavsiyaviy)	Ish beruvchi tomonidan raqamlangan va bog'langan, muhrlangan va imzolangan bo'lishi kerak	5 yil
	Ishga qabul qilish to'g'risidagi buyruqlarning buxgalteriya kitobi (ro'yxatga olish kitobi).			Bir xil	75 yoshda
	Ishdan bo'shatish to'g'risidagi buyruqlarning buxgalteriya kitobi (ro'yxatga olish kitobi).			Bir xil	75 yoshda
	Ta'til berish to'g'risidagi buyruqlarning buxgalteriya kitobi (ro'yxatga olish kitobi).			Bir xil	50 yil
	Sayohat guvohnomalarini ro'yxatdan o'tkazish jurnali			Bir xil	5 yil
	Vaqt jadvali	Rossiya Federatsiyasi Mehnat kodeksining 91-moddasi 3-qismi	Ish beruvchi har bir xodimning amalda ishlagan vaqtining hisobini yuritishi shart	75 yoshda
	Shift taqvimi	Rossiya Federatsiyasi Mehnat kodeksining 103-moddasi	U kuchga kirishidan kamida bir oy oldin xodimlar e'tiboriga etkaziladi.	1 yil
	Tekshiruv organlarini tekshirish jurnali	"Davlat nazorati (nazorati) davrida yuridik shaxslar va yakka tartibdagi tadbirkorlarning huquqlarini himoya qilish to'g'risida" 2001 yil 8 avgustdagi 134-FZ-sonli Federal qonuni.	Yuridik shaxs tashkil etmasdan barcha yuridik shaxslar va tadbirkorlar tomonidan amalga oshiriladi	Doimiy
	Attestatsiya malaka komissiyalarining majlislari bayonnomalari, qarorlari	Korxona xodimlarini attestatsiyadan o'tkazish to'g'risidagi nizom	Sertifikatlashtirish komissiyasi tomonidan berilgan	15 yil
	Xavfli kasblardagi ishchilar uchun hisobot kartalari va buyurtmalar	Rossiya Federatsiyasi Mehnat kodeksining 91-moddasi 3-qismi	Oylik tuzilgan.	75 yoshda
	Zararli mehnat sharoitlari bo'lgan ishlab chiqarishdagi ishchilar ro'yxati	SSSR Vazirlar Kengashining 1991 yil 26 yanvardagi 10-sonli "Ishlab chiqarish, ish, kasblar, lavozimlar, imtiyozli pensiya ta'minoti huquqini beruvchi ko'rsatkichlar ro'yxatini tasdiqlash to'g'risida" gi qarori.	Agar ishlab chiqarishda zararli mehnat sharoitlari mavjud bo'lsa; davom etmoqda.	75 yoshda
	Imtiyozli pensiyalar bo'yicha nafaqaga chiqqan xodimlarning ro'yxati					50 yil
	- davlat pensiya va nafaqalarini tayinlash bo'yicha yozishmalar; Imtiyozli pensiya	Bir xil.		5 yil 10 yil
	Kasb bo'yicha mehnatni muhofaza qilish bo'yicha ko'rsatmalar	Rossiya Federatsiyasi Mehnat kodeksining 10-bo'limi		Doimiy
	Brifing jurnali (ko'rsatmalar bilan tanishish)	Rossiya Federatsiyasi Mehnat kodeksining 10-bo'limi		10 yil
	Majburiy tibbiy ko'rikdan o'tgan xodimlarning jurnali	Rossiya Federatsiyasi Mehnat kodeksining 69-moddasi, Rossiya Federatsiyasi Sog'liqni saqlash va tibbiyot sanoati vazirligining 1996 yil 14 martdagi 90-sonli buyrug'i "Ishchilarni dastlabki va davriy tibbiy ko'rikdan o'tkazish tartibi va qabul qilish uchun tibbiy qoidalar to'g'risida" kasbga” (2001 yil 6 fevraldagi tahrirda)		5 yil
	Baxtsiz hodisalar haqida xabarlar	Rossiya Federatsiyasi Mehnat vazirligining 2002 yil 24 oktyabrdagi 73-sonli "Ishlab chiqarishdagi baxtsiz hodisalarni tekshirish va hisobga olish uchun zarur bo'lgan hujjatlar shakllarini va ayrim ishlab chiqarishlarda ishlab chiqarishdagi baxtsiz hodisalarni tekshirishning o'ziga xos xususiyatlari to'g'risidagi qoidalarni tasdiqlash to'g'risida" gi qarori. va tashkilotlar”		45 yil
	Kasbiy zaharlanishlar va kasalliklarni tekshirish aktlari				45 yil

2-ILOVA

Hujjat varaqasi namunasi

3-ILOVA

Birlamchi buxgalteriya hujjatlari shakllarini o'zgartirish to'g'risidagi buyruq misoli

4-ILOVA

Asosiy faoliyat uchun buyurtma shakli bo'yicha xodimlar uchun buyurtma namunasi

5-ILOVA

Mehnat daftarchasini berish uchun ariza namunasi

6-ILOVA

Pivot jadvaliga misol

1 Basakov M.I. Ofis ishi. M., 2007 yil

2 Orlovskiy Yu.P. Tashkilotda ofis ishi. M., 2007 yil

3 Rogojin M.Yu. Kadrlar xizmatida ofis ishi. M., 2007 yil

4 Stenyukov M.V. Hujjatlar. Ofis ishi: Amaliy. Korxona faoliyatini hujjat bilan ta'minlash uchun qo'llanma. M.: Oldin, 2006 yil

5 Truxanovich L.V. Ofis ishi. M., 2008 yil

6 Malkova E.N. Korxonaning kadrlar xizmatida shakllantirilgan majburiy kadrlar hujjatlari // Kadrlar qarorlari, 2008 yil, 7-son.

7 Malkova E.N. Korxonaning kadrlar xizmatida shakllantirilgan majburiy kadrlar hujjatlari // Kadrlar qarorlari, 2008 yil, 7-son.

8 Malkova E.N. Korxonaning kadrlar xizmatida shakllantirilgan majburiy kadrlar hujjatlari // Kadrlar qarorlari, 2008 yil, 7-son.

Har bir xodim ish beruvchidan o'z huquqlarini hurmat qilishini, ish haqini o'z vaqtida to'lashini va munosib ta'tilga loyiq bo'lishini kutadi. Menejer, o'z navbatida, xodimdan o'z vazifalarini qat'iy bajarishini kutadi. Bundan tashqari, har qanday biznes egasi qonuniy himoyalangan bo'lishi kerak. Bu punktlarning barchasi kadrlar yozuvlari bilan tartibga solinadi. MChJda HR yozuvlarini o'tkazish sizning xodimlaringiz bilan barcha munosabatlaringizni tartibga solishga yordam beradi.

MChJda kadrlar hisobini yuritish - bu xodimlarni boshqarish va tashkilotning xodimlar bilan bog'liq hujjat aylanishi bilan ishlash usuli. Bu xodimlarning harakati, xodimlar bilan hisob-kitoblar va ish vaqtini o'z ichiga olishi mumkin.

Xodimlar hisobini yuritish usullari

Yakka tartibdagi tadbirkorlardan farqli o'laroq, MChJda kadrlar ishlab chiqarish majburiy komponent hisoblanadi, hatto MChJda faqat bitta ishtirokchi ro'yxatdan o'tgan bo'lsa ham, buxgalter va bosh direktor funktsiyalarini bajaradi. Bu ta'sischi va MChJ ikki xil yuridik shaxs ekanligi bilan izohlanadi. Binobarin, MChJ ish beruvchi rolini, ta'sischi esa xodim rolini o'ynaydi.

MChJda kadrlar hisobini yuritish - bu xodimlarni boshqarish va tashkilotning xodimlar bilan bog'liq hujjat aylanishi bilan ishlash usuli.

Kadrlar hisobi uchta asosiy usulda yuritilishi mumkin:

1. HR xodimi rolini o'z zimmangizga oling.

Agar siz jarayonni "boshlashdan" qo'rqmasangiz, vaqtingiz bor va tashkilotingiz unchalik katta emas.

2. Kadrlar bo'yicha xodimni yollash.

Zamonaviy HR mutaxassisi ijodiy fikrlashi, huquqiy bilimdon va pedantik bo'lishi kerak.

3. Kadrlar yozuvlarini boshqarishga ixtisoslashgan autsorsing kompaniyasiga ishoning.

Kadrlar yozuvlari uchun mo'ljallangan bir nechta dasturlar mavjud. Bular avtomatlashtirilgan xodimlarni boshqarish tizimi (APS), ERP tizimi (korxona resurslarini rejalashtirish) va bulutdagi xodimlar yozuvlari (SaaS). Agar dasturiy ta'minot haqida gapiradigan bo'lsak, bu 1C.

Xodimlar hisobini mustaqil yuritish

Kadrlar hujjat aylanishini saqlash bo'yicha bosqichma-bosqich ko'rsatmalar:

1. Kadrlar ishini olib borish uchun zarur bo'ladigan normativ-huquqiy va axborot asoslarini aniqlash kerak.

Kadrlar hisobini yuritish uchun zarur bo'lgan hujjatlarning aksariyati Rossiya Federatsiyasi Davlat statistika qo'mitasining 2004 yil 5 yanvardagi "Mehnatni hisobga olish va unga haq to'lash uchun birlamchi buxgalteriya hujjatlarining yagona shakllarini tasdiqlash to'g'risida"gi qarori bilan standartlashtirilgan. Standartlashtirilgan qonunlarga ega bo'lmagan hujjatlar GOST R 6.30-2003 ga muvofiq tuzilgan.

• Rossiya Federatsiyasi mehnat qonunchiligi (har olti oyda bir marta yangilanadi).
• Mehnat daftarchalarini yuritish bo'yicha ko'rsatmalar (Rossiya Federatsiyasi Mehnat vazirligining 2003 yil 10 oktyabrdagi 69-sonli qarori bilan tasdiqlangan).
• Rossiya Federatsiyasi Hukumatining "Mehnat daftarchalarini yuritish to'g'risida" gi qarori (2003 yil 16 aprel).

Xodimni shtatga qabul qilish uchun zarur bo'lgan hujjatlar:

• Pasport (ro'yxatga olish va ro'yxatdan o'tkazish).
• SNILS (pensiya sug'urtasi guvohnomasi).
• Harbiy guvohnoma.
• TIN (individual soliq raqami).
• Tibbiy siyosat.
• Mutaxassislik diplomi.

Kadrlar hujjatlarining ahamiyati shundaki, u yuridik ahamiyatga ega bo'lgan faktlarni birlashtirishga imkon beradi va xodim va menejerning huquq va majburiyatlarini aniq tartibga soladi.

Tashkilotning xususiyatlariga qarab, kadrlar hisobini yuritish uchun hujjatlar to'plami kengaytirilishi mumkin. Rahbar, kadrlar masalalarini hal qilishda, agar qonun hujjatlariga zid bo'lmasa, o'z vakolatlari doirasida mustaqil ravishda mahalliy normativ hujjatlarni qabul qilishi mumkin.

Tashkilotning xususiyatlariga qarab, kadrlar hisobini yuritish uchun hujjatlar to'plami kengaytirilishi mumkin.

2. Tashkilotning nizom hujjatlari tuzilishi kerak.

Ustavda direktorni ishga qabul qilish shartlari, direktorning ishlash shartlari, uning ish haqi miqdori, shuningdek ish tartibini tasdiqlash tartibi aniq ko‘rsatilishi kerak.

3. Menejerni ro'yxatdan o'tkazishingiz kerak.

Menejerni ro'yxatga olish tashkilotda yaratilgan birinchi kadrlar buyrug'idir. Bu menejer o'z vazifalarini bajarishni boshlagan sanani ko'rsatadi.

4. Tashkilotning kadrlar ishlab chiqarishiga jalb qilingan kadrlar hujjatlari ro'yxatini tuzish kerak.

Bularga quyidagilar kiradi:

• Tashkilotning ichki mehnat qoidalari.
• Xodimlar tarkibi.
• Kadrlar jadvali.
• Xodimlarning ta'tillari jadvali.
• Xodimlarning shaxsiy ma'lumotlarini himoya qilishni belgilaydigan hujjatlar.

Shuningdek, majburiy hujjatlar ro'yxatida mehnat shartnomalari, mehnat daftarchalari va ularning harakatini qayd etish kitobi, ish vaqti jadvali, xodimlarning shaxsiy kartalari, xodimlarning buyruqlari va ularni berish asoslari (arizalar, hisobotlar, aktlar, eslatmalar va boshqalar) mavjud. , hisob-kitob reestri va ish haqi to'lovlari, ish haqi varaqalari, ish tavsiflari.

5. Xodimlarni yollash.

Har bir kelajakdagi xodimda hujjatlar to'plami bo'lishi kerak. Qolgan narsa - mehnat daftarchalarini, shaxsiy kartalarni to'ldirish va boshqa xodimlar hujjatlarini rasmiylashtirish (ish haqi, ta'tillarni hisobga olish, kasallik ta'tillari, xizmat safarlari; xodimning shaxsiy ma'lumotlarini oshkor qilmaslik to'g'risida shartnoma imzolash).

San'atga muvofiq. Rossiya Federatsiyasi Mehnat kodeksining 419-moddasiga binoan, mehnat qonunchiligiga rioya qilmaslik 200 000 rubl miqdorida jarimaga tortiladi.

MChJda kadrlar hisobini yuritish juda nozik va mas'uliyatli masala. Sizning huquqlaringiz va xodimlarning huquqlariga rioya qilishga ta'sir qiluvchi ko'plab huquqiy xususiyatlar hujjatlarning to'g'ri aylanishiga va tanlangan xodimlarni qayd etish dasturiga bog'liq. Kadrlar to'g'risidagi barcha hujjatlar qonuniy kuchga ega va sudda ishlatilishi mumkin.

Ushbu maqolada biz tashkilotda bo'lishi kerak bo'lgan shakllarni to'ldirish, boshqa hujjatlarni yoki me'yoriy hujjatlar matnlarini to'ldirish misollarini keltirmaymiz. Keling, faqat noldan kompaniyada kadrlar yozuvlarini boshqarishni tashkil etish bo'yicha ishlar ketma-ketligiga to'xtalib o'tamiz.

Normativ baza

HR yozuvlarini noldan tashkil qilishda sizga quyidagi me'yoriy hujjatlar kerak bo'ladi:

GOST R 6.30-2003 “Yagona hujjatlar tizimi. Tashkiliy va ma'muriy hujjatlarning yagona tizimi. Hujjatlarga qo'yiladigan talablar."

Rossiya Federatsiyasi Mehnat kodeksi (o'zgartirish va qo'shimchalarda chalkashmaslik uchun, har olti oyda bir marta o'zgartirishlar kiritilgan Mehnat kodeksining yangi matnini sotib olish mantiqan to'g'ri keladi - agar, albatta, sizning tashkilotingiz huquqiy ma'lumot tizimini o'rnatmagan bo'lsa. muntazam ravishda yangilanadi).

Rossiya Mehnat vazirligining 2003 yil 10 oktyabrdagi 69-sonli qarori bilan tasdiqlangan mehnat daftarchalarini to'ldirish bo'yicha ko'rsatmalar.

Rossiya Federatsiyasi Hukumatining 2003 yil 16 apreldagi 225-sonli qarori bilan tasdiqlangan mehnat daftarchalarini yuritish va saqlash, mehnat daftarchalarining shakllarini ishlab chiqarish va ularni ish beruvchilarga taqdim etish qoidalari (2008 yil 19 maydagi o'zgartirishlar).

Rossiya Davlat statistika qo'mitasining 2004 yil 5 yanvardagi 1-sonli "Mehnatni hisobga olish va unga haq to'lash uchun birlamchi buxgalteriya hujjatlarining yagona shakllarini tasdiqlash to'g'risida" gi qarori.

Tashkilotlar faoliyatida shakllantirilgan, saqlash muddatlarini ko'rsatuvchi standart boshqaruv hujjatlari ro'yxati Rosarxiv tomonidan 2000 yil 10 iyunda tasdiqlangan (27.10.2003 yildagi tahrirda).

Bundan tashqari, Ya.E.ning kitobi foydali bo'ladi. Varlamova va E.A. Kosheleva "HR yozuvlarini noldan boshqarish" (M.: Professional nashriyot, 2008).

Eslatma

Kadrlar ishini yuritishda hujjatlarning ko'p shakllari Rossiya Davlat statistika qo'mitasining 2004 yil 5 yanvardagi 1-sonli "Mehnatni hisobga olish va uni to'lash uchun birlamchi buxgalteriya hujjatlarining yagona shakllarini tasdiqlash to'g'risida" gi qarori bilan birlashtirilgan. Siz uni har qanday yuridik ma'lumotnoma tizimida (Consultant Plus, Guarantor, Code) yoki Internetda topishingiz mumkin, shuningdek, ushbu qarordan tayyor shakllar mavjud bo'lib, ularni faqat qattiq diskingizga nusxalashingiz kerak. Yagona shakllar mavjud bo'lmagan hujjatlar GOST R 6.30-2003 "Yagona hujjatlar tizimi" ga muvofiq tuzilishi kerak. Tashkiliy va ma'muriy hujjatlarning yagona tizimi. Hujjatlarga qo'yiladigan talablar."

1-qadam: biz kompaniyada bo'lishi kerak bo'lgan hujjatlarni ishlab chiqamiz

Ko'pincha, kadrlar ishlab chiqarishni tashkil etish barcha turdagi qoidalar va ko'rsatmalarni ishlab chiqishdan boshlanadi va bu to'g'ri. Korxonada bo'lishi kerak bo'lgan normativ hujjatlar quyidagilarni o'z ichiga oladi:

ichki mehnat qoidalari;

xodimlarning shaxsiy ma'lumotlarini himoya qilish to'g'risidagi nizom;

mehnatni muhofaza qilish va yong'in xavfsizligi qoidalari.

Qolgan hamma narsa kutishi mumkin: siz majburiy hujjatlar tuzilgandan keyingina ixtiyoriy xarakterga ega bo'lgan hujjatlarni ishlab chiqishni o'z zimmangizga olishingiz mumkin.

2-qadam: shtat jadvalini sozlash

Katta ehtimol bilan, kompaniya allaqachon shtat jadvalini ishlab chiqdi, belgilangan vazifalarni muvaffaqiyatli bajaradigan xodimlar shtabi mavjud, ular bilan mehnat shartnomalari tuzilgan, ishga qabul qilish to'g'risida buyruqlar chiqarilgan va mehnat daftarlariga yozuvlar kiritilgan. Ammo, amaliyot shuni ko'rsatadiki, bu hujjatlar har doim ham to'g'ri tuzilmaydi.

Buxgalteriya bo'limidan xodimlarning ish haqi va ularning lavozimlarining nomlari to'g'risida ma'lumot so'rang - ushbu ma'lumotlarga asoslanib, siz shtat jadvalini tekshirishingiz kerak.

Shuni ta'kidlash kerakki, shtat jadvalidagi lavozim nomlari har doim ham xodimlarning haqiqiy lavozimlariga to'g'ri kelmaydi. To'lovlar va soliqlarni o'tkazish uchun buxgalteriya hisobi haqiqatan ham bu ma'lumotga muhtoj emas, lekin 1C kabi dasturlar bunday ma'lumotlar bilan bo'limni to'ldirishni talab qiladi va ba'zida haqiqiy pozitsiyaga mos kelmaydigan pozitsiya kiritiladi. Shuning uchun, shtat jadvalini tasdiqlashdan oldin, bo'lim boshliqlari, kompaniya rahbariyati yoki xodimlarning o'zlari bilan xodimlar lavozimlarining nomlarini aniqlashtirish kerak.

Shuningdek, siz buxgalterlardan xodimlarning shaxsiy raqamlarini so'rashingiz mumkin. Agar buxgalteriya hisobi avtomatlashtirilgan bo'lsa, unda xodimlarning raqamlari dastur tomonidan belgilanadi, agar bo'lmasa, ularni o'zingiz belgilashingiz kerak bo'ladi, eng uzoq vaqt ishlagan xodimdan boshlab va tashkilotga boshqalardan kechroq kelgan xodimgacha. Xodim ishdan bo'shatilgandan so'ng, uning shaxsiy raqamini hech kim bilan baham ko'rmaslik yaxshiroqdir: barcha raqamlar noyob bo'lsin va faqat kompaniyada ishlagan bir kishiga tayinlansin.

Buxgalterlar xodimlarning qisqacha ma'lumotlarini tayyorlayotganda, siz xodimlarning shaxsiy fayllari va ularning shaxsiy fayllari holatini, agar ular saqlanganligini tekshirishingiz kerak, shuningdek, har bir xodimning shaxsiy ishida qanday hujjatlar yo'qligini aniqlashingiz kerak. Har bir xodim qaysi hujjatlarning nusxalari topshirilishi kerakligi haqida eslatma yozishi kerak.

3-qadam: shtat jadvali va mehnat shartnomalaridagi ma'lumotlarning muvofiqligini tekshiramiz

Shtat jadvali tuzilgandan so'ng, undagi ma'lumotlarni mehnat shartnomalaridagi ma'lumotlar bilan tekshirish kerak. Agar ma'lumotlar nomuvofiq bo'lsa (odatda ish haqi noto'g'ri ko'rsatilgan yoki oddiygina "Shtat jadvali bo'yicha ish haqi" ko'rsatilgan bo'lsa, bu Rossiya Federatsiyasi Mehnat kodeksining buzilishi hisoblanadi va jarimaga olib kelishi mumkin; shartnomani imzolash sanasi bir kunga to'g'ri keladi. o'chirilgan; Ish beruvchining vakilining imzosi vakil sifatida e'lon qilingan shaxsga mos kelmaydi - masalan, bosh direktor o'rniga uning o'rinbosari imzolagan), keyin shartnomalarni qayta ko'rib chiqish kerak. Bunday holda, ruxsatsiz shaxs tomonidan imzolangan shartnoma, aslida, kelishuv emasligidan kelib chiqish kerak; boshqacha aytganda, yozma mehnat shartnomasi mavjud emas. Shuning uchun, u, albatta, joriy (haqiqiy) sana bilan chiqarilishi kerak. Boshqa barcha hollarda, mehnat shartnomasiga qo'shimcha kelishuvlar tuziladi, ular bilan mehnat shartnomasi yangi shartlar bilan to'ldiriladi yoki noto'g'ri ko'rsatilgan shartlarga aniqlik kiritiladi (o'zgartiriladi).

Agar shartnoma to'g'ri tuzilgan bo'lsa, lekin keyinchalik o'zgartirishlar kiritilgan bo'lsa (ish haqini oshirish, xodimni boshqa ishga o'tkazish), har bir xodim uchun har bir holat uchun qo'shimcha shartnomalar tuzilishi kerak. Mehnat shartnomalari va qo'shimcha shartnomalar ikki nusxada tuziladi, ulardan biri korxonada qoladi, ikkinchisi esa xodimga beriladi.

4-qadam: xodimlar buyruqlarining to'g'riligini tekshiring

Keyinchalik, ishga qabul qilish, xodimlarni o'tkazish (agar mavjud bo'lsa) va boshqalar (sanalar, imzolar, ulardagi ma'lumotlar) bo'yicha buyruqlarning mavjudligi va to'g'ri bajarilishini tekshirishingiz kerak. Buyurtmalar xodimlar bilan tuzilgan mehnat shartnomasining mazmuniga va shtat jadvaliga mos kelishi kerak. Ular nafaqat kompaniya rahbari, balki xodimning o'zi tomonidan ham imzolanishi kerak. Agar ishlaydigan xodimlarni ishga olish yoki o'tkazish to'g'risida buyruqlar bo'lmasa yoki ular buzilgan bo'lsa, ular qayta tiklanishi, qayta tuzilishi yoki "qayta imzolanishi" kerak. Qonunga ko'ra, sizdan oldin sodir bo'lgan voqealar uchun siz javobgar emassiz, lekin xodim bunday buyruqning nusxasini talab qilish huquqiga ega va u bilan ta'minlanishi kerak.

5-qadam: ish yozuvlarining to'g'riligini tekshiring

Ishning keyingi bosqichi - mehnat daftarchalarining mavjudligini tekshirish. Ro'yxatdan o'tgan barcha xodimlarning yozuvlari kompaniyada saqlanishi kerak. Agar siz nafaqaga chiqqan xodimlarning kitoblarini topsangiz, u holda kitoblar egalariga mehnat daftarchasini olish uchun kelish yoki uni jo'natish mumkin bo'lgan manzilni ko'rsatish iltimosi bilan qaytarilgan kvitansiya bilan ro'yxatdan o'tgan xat yuborishingiz kerak. Javobni olgandan so'ng, mehnat daftarchasi qabul qilinganligi to'g'risida guvohnoma bilan ro'yxatdan o'tgan posilka orqali yuborilishi kerak. Agar javob bo'lmasa, ish daftaringizga xatni etkazib berish to'g'risidagi xabarni kiritish kifoya. Ishlamaydigan xodimlarning mehnat daftarchalari talab qilinmaguncha, lekin kamida 50 yil davomida boshqalardan alohida saqlanishi kerak.

Agar mehnat daftarchasida ishga qabul qilish yoki o'tkazish to'g'risida hech qanday yozuv bo'lmasa, uni amalga oshirishga shoshilmang. Birinchidan, mehnat daftarchalarini to'ldirishni tartibga soluvchi ikkala hujjatni diqqat bilan o'qing: Mehnat daftarchalarini to'ldirish bo'yicha ko'rsatmalar va mehnat daftarchalarini saqlash va saqlash qoidalari, mehnat daftarchalari shakllarini ishlab chiqarish va ularni ish beruvchilarga taqdim etish. Va faqat sizning bilimingizga ishonchingiz komil bo'lganda, siz mehnat daftarchasiga yozuvlar kiritishni boshlashingiz mumkin. Esingizda bo'lsin: noto'g'ri yozuv xodimga noto'g'ri yozuv kiritilgan kompaniyadagi ish stajiga hisoblanmasligiga olib kelishi mumkin.

6-qadam: xodimlarning shaxsiy fayllarini yoki shaxsiy papkalarini tuzing (agar siz ularni ilgari saqlamagan bo'lsangiz)

T-2 shaklidagi xodimlar uchun shaxsiy kartalarni chiqarish majburiydir. Bugungi kunda ko'plab dasturlar kompyuterda T-2-sonli shaklni to'ldirishga va uni oddiy qog'ozga chop etishga imkon beradi, bu esa ba'zi xodimlar xodimlaridan foydalanadi. Biroq, davlat arxivlari hozirgacha faqat qalin, "yarim karton" qog'ozdagi shaxsiy kartalarni qabul qiladi. Shuning uchun, agar sizning tashkilotingiz davlat arxivini sotib olish manbai bo'lsa, T-2 shakllarni ofis jihozlari do'konida kerakli miqdorda sotib oling yoki ularni chop etish uchun tegishli qog'ozni sotib oling.

Shaxsiy kartalar kadrlar bo'limi xodimi tomonidan to'ldiriladi - bunday ko'rsatma birlashtirilgan shakllardan foydalanish bo'yicha yo'riqnomada (Rossiya Davlat statistika qo'mitasining 2004 yil 5 yanvardagi 1-sonli qarori) mavjud.

Xodimlardan olingan hujjatlarning nusxalari (pasportlar, sug'urta guvohnomalari va boshqalar) "fayl" papkalariga joylashtirilishi kerak, shundan so'ng har bir ishning inventarizatsiyasi amalga oshiriladi va shaxsiy papkalaringiz yaratiladi. Xodim haqidagi barcha ma'lumotlar bir joyda bo'lishi uchun siz buyruqlar va shartnomalarning nusxalarini ham kiritishingiz mumkin, ammo bu shart emas. Shaxsiy kartalarga xodimlarning fotosuratlarini qo'shishingiz mumkin.

Ko'pincha shaxsiy fayllar T-2 shaklining ichiga joylashtiriladi, bu noto'g'ri: shaxsiy kartalar boshqa barcha hujjatlardan alohida saqlanishi kerak.

Yangi hujjatlar va nusxalar mavjud bo'lganda shaxsiy papkangizga qo'shiladi.

7-qadam: kerakli buxgalteriya kitoblari yoki jurnallarini tayyorlang

Mehnat daftarchalari va ularga qo'shimchalar harakatining buxgalteriya hisobi kitobi va mehnat daftarchalari va ularga qo'shimchalar shakllarini hisobga olish uchun kirim va chiqim kitobi faqat qog'oz shaklida saqlanishi mumkin. Bu qat'iy hisobot shakllari jurnallari bo'lganligi sababli, kitobning har bir sahifasi raqamlangan va o'zi tikilgan va tashkilot muhri bilan muhrlangan.

8-qadam: dam olish jadvalini tuzing

Yangi yil boshlanishidan ikki hafta oldin tashkilot ta'til jadvalini tasdiqlashi kerak. Bu boradagi ishlar noyabr oyida boshlanishi kerak. Agar kompaniya kichik bo'lsa, siz xodimlardan qachon ta'tilga chiqishni xohlashlari haqida so'rov o'tkazishingiz mumkin, agar u katta bo'lsa, bo'lim boshliqlariga o'z bo'limlari uchun bunday ma'lumotlarni taqdim etishlarini so'rab xat yuboring.

Ta'til jadvalini tuzayotganda, kichik bo'lim xodimlari ta'tilga chiqqanda, yo'nalish ochiq qolmasligiga ishonch hosil qiling. Masalan, agar kompaniyada faqat ikkita savdo menejeri bo'lsa, unda ularning ta'tillari qisman bo'lsa ham, vaqtga to'g'ri kelmasligi kerak, bundan tashqari, bu ta'tillar orasida qo'shma ish davri bo'lishi kerak - ishlarni bir menejerdan boshqasiga o'tkazish.

Agar siz o'zingiz xodimlardan ta'til vaqti haqida so'rasangiz va kim va qachon ketayotgani haqida nizo yuzaga kelsa, uni o'zingiz hal qilishga urinmang - ma'lumotni rahbariyatga etkazing va jadvalni rahbariyat qaroriga muvofiq tartibga soling. Agar siz bo'lim boshliqlari orqali ma'lumot so'rasangiz, munozarali masalalarni hal qilish uchun ularga ishoning. Dam olish jadvalini tuzish uchun ma'lumot to'plash odatda bir haftadan uch haftagacha davom etadi.

Ro'yxatdan o'tgandan so'ng, ta'til jadvali tasdiqlash uchun menejerga topshirilishi kerak.

Ta'til boshlanishidan ikki hafta oldin xodimni uning paydo bo'lishi to'g'risida xabardor qilish va ta'til berish to'g'risida buyruq chiqarish kerak. Ta'tilning boshlanish vaqti xodim va menejer o'rtasidagi kelishuvga binoan o'zgartirilishi mumkin. Agar ta'til boshlanganda xodim kasal bo'lib qolgan va kasallik ta'tilini bergan bo'lsa, uning iltimosiga binoan ta'tilni o'zi uchun qulay bo'lgan boshqa vaqtga o'tkazish kerak. Ushbu o'zgarishlarning barchasi ta'til jadvalining tegishli ustunlarida amalga oshiriladi. Va unutmangki, xodim ikki yil ketma-ket ta'tilga chiqa olmaydi va majburiy to'lanadigan ta'til faqat xodim ishdan bo'shatilgan taqdirda pul kompensatsiyasi bilan almashtirilishi mumkin.

9-qadam: kadrlar fayllarini shakllantirish

Ishlar quyidagi mavzular bo'yicha bajarilishi mumkin:

“Kadrlar to‘g‘risidagi buyruqlar (ishga qabul qilish, ishdan bo‘shatish, boshqa joyga ko‘chirish, mukofotlar, ko‘tarilishlar, maoshsiz ta’tillar, uzoq muddatli xizmat safarlariga va chet elga xizmat safarlariga yuborish)” (yaroqlilik muddati - 75 yil);

"Xodimlar uchun buyurtmalar (muntazam va o'quv ta'tillari, navbatchilik, jarimalar, qisqa muddatli Rossiya ichki xizmat safarlari)" (yaroqlilik muddati - 5 yil);

"Mehnat shartnomalari";

"Shaxsiy narsalar";

"Shaxsiy kartalar";

"Kompaniyaning me'yoriy hujjatlari (nizomlar, yo'riqnomalar)";

“Kadrlar masalalari boʻyicha davlat organlari va tijorat tashkilotlari bilan yozishmalar” va boshqalar.

Dam olish jadvallarini, navbatchilik jadvallarini, shtat jadvallarini alohida korpuslarga ajratish va ularni yupqa papkalarda saqlash qulayroqdir.

Shaxsiy fayllar va shaxsiy kartochkalarni xodimlarning familiyalariga muvofiq alifbo tartibida, boshqa barcha hujjatlarni - hujjat qabul qilinganda xronologik tartibda saqlash qulayroqdir.

Shaxsiy buyurtmalar ikkita saqlash muddatiga ega: 5 va 75 yil, shuning uchun ular kamida ikkita holatga bo'linadi (5 yillik saqlash muddati bilan ro'yxatda ko'rsatilmagan barcha buyurtmalar 75 yil saqlash muddatiga ega).

Agar kompaniya etarlicha katta bo'lsa va faylda bir yil ichida 250 dan ortiq varaq bo'lsa, uni bir nechta fayllarga yoki jildlarga bo'lish kerak (masalan: "Mehnat shartnomalari (A-K)", "Mehnat shartnomalari (L-Z)"; " Xodimlar uchun buyruqlar (odatiy va o'quv ta'tillari)", "Kadrlar uchun buyruqlar (navbat vazifalari, jarimalar, qisqa muddatli ichki xizmat safarlari)").

Ishlarni shakllantirishda saqlash muddatlarini ko'rsatgan holda tashkilot faoliyatida shakllanadigan standart boshqaruv hujjatlari ro'yxatining 7 va 8-bo'limlaridan foydalanish kerak.

10-qadam: holatlar ro'yxatini tuzing

Ishlar nomenklaturasi kadrlar hujjatlariga muvofiq alohida tuzilishi yoki tashkilotning umumiy ish nomenklaturasiga kiritilishi mumkin.

Umuman olganda, xodimlar ishini yuritishda ishlarni shakllantirish va nomenklaturani tuzish jarayoni umumiy ish yuritishdagi ishlarni shakllantirish va nomenklaturani tuzishdan farq qilmaydi.

Va faqat barcha bosqichlardan so'ng ish tavsiflari, kadrlar to'g'risidagi nizom va boshqa ixtiyoriy (Rossiya Federatsiyasi Mehnat kodeksi nuqtai nazaridan majburiy emas) mahalliy normativ hujjatlarni ishlab chiqishni boshlash mumkin.

Yu.V. Eremeeva,
ofis boshlig'i, Professional kotiblar klubi a'zosi