ถือมีดในมือขวาและส้อมทางซ้าย เปิดประตูแล้วยื่นมือให้ผู้หญิง... กฎของมารยาทนั้นฝังแน่นอยู่ในชีวิตของเราหากมีคนติดตามพวกเขาทัศนคติต่อเขาจะดีขึ้นอย่างมาก อย่างไรก็ตาม ธุรกิจยังมีกฎของตัวเอง ซึ่งความสำเร็จของการเจรจา การได้รับหุ้นส่วนที่ทำกำไร หรือ การได้รับการเชื่อมต่อที่มีคุณค่า. หลักการของมารยาททางธุรกิจช่วยให้คุณประสบความสำเร็จอย่างสูง น่าเสียดายที่ไม่ใช่ทุกคนที่เข้าใจถึงความสำคัญของหลักการเหล่านี้ หากคุณต้องการบรรลุบางสิ่งบางอย่างในชีวิตคุณต้องประพฤติตนตามนั้น ไม่มีกฎเกณฑ์มากมาย แต่สามารถเปิดประตูทุกบานให้คุณได้
กฎมารยาททางธุรกิจและเกณฑ์ความสำเร็จ
ธุรกิจเป็นสภาพแวดล้อมที่ค่อนข้างซับซ้อนซึ่งผู้ที่แข็งแกร่งที่สุดจะอยู่รอดได้ คุณต้องมีข้อดีมากมาย - เป็นผู้พูดที่ดีซึ่งเป็นผู้เชี่ยวชาญที่มีประสบการณ์สามารถปกป้องมุมมองของเขาได้ นักธุรกิจที่ดีคือการผสมผสานคุณสมบัติเชิงบวกที่ประกอบขึ้นเป็นชื่อเสียงของเขา ชื่อเสียงไม่สามารถสร้างได้ในวันเดียว แต่เป็นผลมาจากการทำงานหนัก ขั้นตอนสำคัญในการได้รับชื่อเสียงที่ดีคือมารยาททางธุรกิจ
ประหยัดเวลา
ความเที่ยงตรงเป็นความเอื้อเฟื้อของกษัตริย์ สุภาษิตอันโด่งดังกล่าวไว้ ในธุรกิจคุณต้องเป็นราชาอย่างต่อเนื่อง - มาประชุมและนัดหมายตรงเวลาและไม่ทำให้คนอื่นรอ ความไว้วางใจในคนที่สายเป็นประจำจะค่อยๆลดลง ในสายตาของเพื่อนร่วมงานและเพื่อนร่วมงาน เขาดูไม่น่าเชื่อถือ ไม่สามารถทำงานในจังหวะชีวิตสมัยใหม่ได้ พื้นฐานการบริหารเวลาไม่เพียงแต่เกี่ยวกับความตรงต่อเวลาเท่านั้น แต่ยังเกี่ยวกับความถูกต้องอีกด้วย อย่าให้คนอื่นมากเกินไปด้วยข้อมูลที่ไม่จำเป็นและบทสนทนาที่ไร้ความหมาย ความสามารถในการให้ความสำคัญกับเวลาของผู้อื่นเป็นส่วนสำคัญของมารยาททางธุรกิจ หากคุณสามารถวางแผนวันของคุณได้อย่างถูกต้อง ให้ความสำคัญกับเรื่องสำคัญ หากคุณเคารพสภาพแวดล้อมของคุณ คุณจะได้รับผู้ช่วยที่ไม่สามารถถูกแทนที่ได้ในรูปแบบของชื่อเสียง ควรจำไว้เสมอว่าเวลาคือเงิน
การจัดพื้นที่ทำงานของคุณ
เดสก์ท็อปสามารถพูดอะไรเกี่ยวกับบุคคลได้มากมาย กองกระดาษ ฝุ่น ขยะ และถ้วยสกปรกนั้นยังห่างไกลจากสถานที่ทำงานที่เหมาะที่สุด หากบุคคลจัดโต๊ะให้เป็นระเบียบ ความคิดของเขาก็เป็นระเบียบ นอกจากนี้ยังช่วยในการทำงานอย่างมาก การค้นหาเอกสารสำคัญจะไม่ใช่เรื่องยาก และคุณไม่น่าจะพบว่าคราบกาแฟเหนียว ๆ แพร่กระจายไปตามสัญญาที่มีกำไร การทำความสะอาดโต๊ะไม่ใช่เรื่องยากแม้ในช่วงงานสำคัญก็ตาม จะมาช่วยเหลือ ระบบ 5ส ของญี่ปุ่น.
ความสุภาพและความเคารพ
ไม่มีใครจะสื่อสารกับคนบ้านนอกที่ใช้เพียงการแสดงออกที่รุนแรงในการพูดของเขาและกรีดร้องในทุกโอกาส ในธุรกิจเช่นเดียวกับในชีวิตหากคุณรู้วิธีเคารพคู่สนทนาของคุณและอย่าพยายามดูถูกหรือทำให้เขาอับอายก็จะเป็นการง่ายกว่าสำหรับคุณที่จะสร้างการติดต่อ คุณต้องเคารพมุมมองของอีกฝ่าย แม้ว่าจะไม่ตรงกับความคิดเห็นของคุณก็ตาม คุณไม่ควรกระทำการเพื่อผลประโยชน์ของคุณเองเท่านั้น การเคารพคู่ค้าถือเป็นคุณสมบัติที่สำคัญของนักธุรกิจที่ดี แต่ก็ไม่สนับสนุนการเห็นแก่ประโยชน์ผู้อื่นมากเกินไป ไม่เช่นนั้นคุณอาจได้รับชื่อเสียงว่าเป็นคนอ่อนโยนเกินไปและจะถูกคู่แข่งบดขยี้
จิตวิญญาณการทำงาน
พนักงานหลายคนทุ่มเทความพยายามเพียงเล็กน้อยในการปฏิบัติหน้าที่ - ดื่มชาตลอดเวลา คุยโทรศัพท์ สื่อสารบนโซเชียลเน็ตเวิร์ก สิ่งนี้ส่งผลเสียไม่เพียงแต่ประสิทธิภาพการทำงานเท่านั้น แต่ยังรวมถึงชื่อเสียงของพนักงานด้วย หากคุณรู้วิธีการทำงานในที่ทำงาน อาชีพของคุณก็จะเริ่มต้นอย่างรวดเร็ว ฝ่ายบริหารจะสนใจผู้เชี่ยวชาญที่กระตือรือร้นอย่างแน่นอน และบริษัทที่มีชื่อเสียงอื่นๆ อาจสนใจคุณ และหากชื่อเสียงของคุณในฐานะพนักงานไม่น่าเชื่อถือ คุณก็ไม่สามารถคาดหวังการเติบโตทางอาชีพได้
แต่งกายให้เหมาะสม
หลายคนที่มีมุมมองสมัยใหม่อาจให้ความสนใจน้อยที่สุดกับประเด็นนี้ อย่างไรก็ตาม สถิติแสดงให้เห็นว่าข้อเสนอที่ดีที่สุดเกิดขึ้นจากนักธุรกิจที่สวมชุดสูทธุรกิจที่หรูหรา พร้อมด้วยเครื่องประดับราคาแพงและรูปลักษณ์ที่ดูเรียบร้อย เป็นไปได้ว่า รูปร่างหน้าตาของมนุษย์- นี่ยังห่างไกลจากสิ่งที่สำคัญที่สุดในการทำธุรกิจ แต่ก็ควรค่าแก่การจดจำว่าผู้คนได้รับการต้อนรับด้วยเสื้อผ้า จะมีความไว้วางใจในคนที่ปฏิบัติตามระเบียบการแต่งกายในออฟฟิศมากกว่าคนที่มาประชุมโดยสวมกางเกงยีนส์ตัวเก่าและเสื้อสเวตเตอร์ ผู้หญิงไม่ควรดูหยาบคายและเร้าใจจนเกินไป มาตรฐานมารยาททางธุรกิจเหล่านี้ควรได้รับการยอมรับและปฏิบัติตาม แม้ว่าจะไม่ตรงกับความคิดเห็นของคุณก็ตาม
ให้ความสนใจกับท่าทาง
ภาษากายสามารถบอกเล่าเกี่ยวกับบุคคลได้มากกว่าที่คิด กฎของมารยาททางธุรกิจต้องมีการติดต่อสัมผัสขั้นต่ำ - ข้อยกเว้นเพียงอย่างเดียวคือการจับมือ คุณไม่ควรกอดหรือจูบเพื่อนร่วมงานหรือสัมผัสพวกเขาระหว่างการสนทนา เคารพขอบเขตพื้นที่ส่วนตัว. ไม่ใช่ทุกคนจะชอบสัมผัสของคนแปลกหน้า การปฏิบัติตามท่าทางขณะพูดไม่ใช่เรื่องง่าย หลายๆ คนสามารถตรวจจับคำโกหกหรือการพูดเกินจริงได้เพียงแค่ใช้การเคลื่อนไหวมือหรือการแสดงออกทางสีหน้า คุณควรควบคุมตัวเองให้มีความยับยั้งชั่งใจและมั่นใจ ไม่จำเป็นต้องยุ่งยาก หลังตรง การเคลื่อนไหวที่ชัดเจน และการจ้องมองที่แน่วแน่จะทำให้คุณแตกต่างจากคนอื่นๆ
ความสามัคคีของกฎเกณฑ์
กฎมารยาททางธุรกิจไม่เพียงมีสำหรับผู้ชายเท่านั้น แต่ยังสำหรับผู้หญิงด้วย พวกเขาไม่ควรสับสนกับมารยาททางโลกซึ่งผู้หญิงได้รับอนุญาตมากกว่าผู้ชาย นักธุรกิจหญิงควรจับมือกับคู่รักด้วยเงื่อนไขที่เท่าเทียมกัน ประพฤติตนด้วยความยับยั้งชั่งใจ และหลีกเลี่ยงการคุยโวยวาย การเกี้ยวพาราสี หรือการแสดงความรักใคร่ แม้แต่คนโรแมนติกก็สามารถกลายเป็นฉลามธุรกิจได้หากพวกเขาประพฤติตนตามนั้น คุณไม่ควรเปิดเผยลักษณะนิสัยของคุณให้ทุกคนเห็น หากที่บ้านคุณรักหมีสีชมพู ที่ทำงานก็ควรเข้มงวดและควบคุมตัวเอง มิฉะนั้นเพื่อนร่วมงานชายอาจไม่ต้องการร่วมมือกับคุณ สำหรับผู้หญิงในที่ทำงาน ไม่ควรมีปัญหา เช่น เด็กป่วย ทะเลาะกับสามี หรือการซื้อกระเป๋าถือใหม่ซ้ำซาก ความกังวลทั้งหมดนี้ควรเก็บไว้ที่บ้าน นี่เป็นวิธีเดียวที่จะก้าวไปสู่จุดสูงสุดของธุรกิจ
ความสัมพันธ์ในทีม
การสื่อสารกับเพื่อนร่วมงานและผู้บังคับบัญชาส่งผลกระทบอย่างมีนัยสำคัญต่อประสิทธิภาพของทีมและผลลัพธ์ที่ได้รับ เจ้านายไม่ควรกล่าวโทษผู้ใต้บังคับบัญชาอย่างเปิดเผยถึงความไร้ความสามารถ แม้ว่าพวกเขาจะทำผิดพลาดก็ตาม การตำหนิจะต้องเป็นเรื่องส่วนตัวและเกิดขึ้นโดยไม่ต้องสอดรู้สอดเห็น คุณควรใช้การตำหนิต่อสาธารณะเฉพาะในกรณีที่เกิดข้อผิดพลาดซ้ำ หากผู้ใต้บังคับบัญชาไม่ยอมรับคำสั่งของคุณ ไม่จำเป็นต้องแยกรายการโปรดและแพะรับบาปออก มารยาทของนักธุรกิจสันนิษฐานว่าเจ้านายปฏิบัติต่อสมาชิกในทีมแต่ละคนอย่างเท่าเทียมกันและเท่าเทียมกันสนับสนุนหรือลงโทษผู้ใต้บังคับบัญชาของเขา
ความสัมพันธ์ระหว่างเพื่อนร่วมงานควรราบรื่นด้วย คุณไม่ควรมีเรื่องในที่ทำงานมิฉะนั้นจะทำให้ผลลัพธ์โดยรวมแย่ลง คุณต้องแยกงานและชีวิตส่วนตัวออกจากกัน บ่อยครั้งในกลุ่ม "แวดวงผลประโยชน์" ที่ไม่เหมือนใครถูกสร้างขึ้น เหยื่อปรากฏว่าถูกรังแก (ซึ่งเรียกว่าการฝูงชน) คนเต็งที่ถูกอิจฉา สิ่งนี้ไม่ควรเกิดขึ้นในทีมปกติ พฤติกรรมดังกล่าวไม่เพียงแต่ลดประสิทธิภาพโดยรวมเท่านั้น แต่ยังส่งผลเสียต่อชื่อเสียงของสมาชิกในทีมแต่ละคนด้วย คุณแทบจะไม่สามารถประสบความสำเร็จได้หากคุณมีชื่อเสียงเรื่องการนินทา ในทีมปกติ ผู้คนจะไม่ถูกเยาะเย้ยจากการคำนวณผิดและความผิดพลาด แต่ได้รับการเสนอความช่วยเหลือ
ลำดับชั้นการบริการ
จริยธรรมทางธุรกิจและมารยาททางธุรกิจถือว่าสถานะของบุคคลนั้นถูกกำหนดโดยลำดับชั้นอย่างเป็นทางการ ไม่ใช่ตามอายุหรือเพศ เป็นไปได้ที่ผู้ชายจะต้องทำงานร่วมกับเจ้านายหญิง หรือผู้ใหญ่อาจอยู่ใต้บังคับบัญชาของผู้จัดการรุ่นเยาว์ ไม่ว่าในกรณีใดจะต้องปฏิบัติตาม
มารยาทในการพูดทางธุรกิจ
มารยาทในการพูดในการสื่อสารทางธุรกิจเป็นสิ่งจำเป็นไม่เพียงแต่สำหรับการเจรจาด้วยวาจาเท่านั้น แต่ยังรวมถึงการเจรจาเป็นลายลักษณ์อักษรด้วย เอกสารทางธุรกิจจะต้องจัดทำอย่างถูกต้อง หลีกเลี่ยงวลีแห้งๆ และลัทธิเคร่งครัดที่ทำให้จดหมายของคุณน่าเบื่อและซ้ำซากจำเจ แต่คุณไม่จำเป็นต้องใช้รูปแบบการสนทนาเช่นกัน
สิ่งสำคัญคือต้องเรียนรู้วิธีพูดคุยทางโทรศัพท์ การโทรที่ว่างเปล่าซึ่งกินเวลานานหลายสิบนาทีเผยให้เห็นว่าบุคคลนั้นไม่เป็นมืออาชีพ หากคุณมีการสนทนาที่สำคัญทางโทรศัพท์ ให้เตรียมตัวล่วงหน้า - เขียนรายการคำถาม วางแผนสำหรับการสนทนา และระบุผลลัพธ์ที่ต้องการ วิธีนี้ทำให้คุณสามารถบรรลุข้อตกลงได้อย่างรวดเร็วโดยไม่ต้องเสียเวลาหรือเวลาของคู่สนทนา อย่าลืมแนะนำตัวเองก่อนหากคุณโทร
มารยาทในการสื่อสารทางธุรกิจยังรวมถึงมารยาท - ศิลปะแห่งการสื่อสารบนอินเทอร์เน็ต ด้วยการพัฒนาเทคโนโลยี ปัญหาต่างๆ มากมายได้รับการแก้ไขผ่านทางอีเมล บ่อยครั้งที่เราถูกบังคับให้ตอบความคิดเห็นบนโซเชียลเน็ตเวิร์ก กฎแนะนำให้คุณออกจากผู้ติดต่อของคุณเสมอ - อีเมล Skype หรือวิธีการสื่อสารอื่น ๆ เพื่อให้คู่สนทนารู้ว่าควรติดต่อใคร นอกจากนี้คุณควรแสดงความสุภาพบนอินเทอร์เน็ตด้วย ผู้ใช้บางคนไม่ได้แสดงความคิดเห็นที่น่าพึงพอใจ แต่การตอบสนองต่อความหยาบคายด้วยความหยาบคายนั้นไม่เหมาะสม หากคุณเห็นบทวิจารณ์เชิงลบที่ส่งถึงคุณ คุณควรอธิบายให้ผู้ใช้ทราบว่าเหตุใดจึงเกิดข้อผิดพลาด และพยายามแก้ไขหากเป็นไปได้
หลักเกณฑ์ในการรับคณะผู้แทนและดำเนินการเจรจา
สัญญาและข้อตกลงที่เป็นประโยชน์จะสรุปได้ในระหว่างการเจรจา พันธมิตรมักมาจากเมืองและประเทศอื่นๆ กฎมารยาททางธุรกิจระบุวิธีการรับผู้ร่วมประชุม วิธีจัดที่นั่งให้ถูกต้อง วิธีวางแผนการประชุม และอื่นๆ นักธุรกิจที่ประสบความสำเร็จจะต้องคิดทุกอย่างให้ละเอียดที่สุด ไม่ว่าจะเป็นการพบปะคู่ค้าที่สนามบินหรือสถานีรถไฟ การเดินทางไปยังโรงแรม การเลือกห้องประชุม โปรแกรมท่องเที่ยว คณะผู้แทนจากต่างประเทศมีความท้าทายเป็นพิเศษ วัฒนธรรมของประเทศในยุโรปแตกต่างอย่างมากจากวัฒนธรรมของประเทศในเอเชียหรือมุสลิม บ่อยครั้งที่บริษัทบุคคลที่สามได้รับการว่าจ้างให้รับตัวแทนจากต่างประเทศที่รู้ถึงความซับซ้อนของการแต่งกาย อาหาร และการสื่อสารกับเพื่อนร่วมงานชาวต่างชาติ ตัวอย่างเช่น เมื่อพบปะกับคู่รักที่เป็นมุสลิม คุณจะต้องแต่งกายให้สุภาพ โดยเฉพาะสำหรับผู้หญิง พวกเขาชอบแต่งหน้าเบาๆ กระโปรงยาว และไม่มีร่องอก อาหารสำหรับชาวต่างชาติก็เป็นไปตามกฎเช่นกัน - ห้ามกินเนื้อหมูหรือแอลกอฮอล์ ต้องเผื่อเวลาสวดมนต์ การรับผู้ร่วมประชุมมีความยากและลักษณะเฉพาะค่อนข้างมาก หากคุณไม่แน่ใจในความสามารถของตนเอง คุณควรเชิญผู้เชี่ยวชาญมาจัดการ รายละเอียดเล็กๆ น้อยๆ สามารถทำลายชื่อเสียงของคุณได้อย่างมาก และส่งผลเสียต่อผลการเจรจา
คุณสมบัติของมารยาททางธุรกิจยังรวมถึงความสามารถในการเจรจาต่อรอง เวลาในการพูดคุยไม่ควรเกิน 2 ชั่วโมง ไม่เช่นนั้นคู่สนทนาจะเหนื่อยและการสนทนาจะลดลง การเลือกกลยุทธ์ขึ้นอยู่กับความสัมพันธ์กับพันธมิตรและผลลัพธ์ที่ต้องการ ก่อนการเจรจา ให้จัดทำแผนการอภิปราย ปรับมุมมองของคุณอย่างมีเหตุผล เพื่อที่คุณจะได้สามารถนำเสนอข้อโต้แย้งที่จำเป็นได้ ใช้สรรพนาม “เรา” บ่อยขึ้นเพื่อระบุความสนใจร่วมกัน หากพันธมิตรของคุณเข้าใจว่าคุณเชื่อมโยงความสำเร็จของคุณกับผลประโยชน์ของพวกเขา พวกเขาจะยอมรับเงื่อนไขของคุณได้ง่ายขึ้น เมื่อสิ้นสุดการเจรจาอย่าลืมสรุปผลเพื่อบันทึกทุกอย่างที่ทำได้สำเร็จ นอกจากนี้ยังควรสร้างผลลัพธ์ระดับกลางในระหว่างการสนทนาด้วย
การปฏิบัติตามกฎมารยาททางธุรกิจช่วยให้คุณประสบความสำเร็จในการดำเนินธุรกิจ นี่ไม่ใช่คุณสมบัติหลักที่นักธุรกิจควรมี แต่ความรู้เกี่ยวกับคุณสมบัติเหล่านี้สามารถมีบทบาทสำคัญในการลงนามในสัญญาหรือการทำข้อตกลง เป็นที่น่าสังเกตว่าในรัสเซียประมาณ 68% ของการทำธุรกรรมล้มเหลวเนื่องจากความเพิกเฉยต่อกฎมารยาทเท่านั้น หากคุณรู้และปฏิบัติตามรายละเอียดปลีกย่อยทั้งหมด คุณจะนำหน้าคู่แข่งไปหลายก้าว ด้วยมารยาททางธุรกิจประตูทุกบานในโลกธุรกิจเปิดออก
ป.ล. การฝึกอบรมมารยาทในโรงเรียนนานาชาติที่ดีที่สุด
หากคุณพบข้อผิดพลาด โปรดเน้นข้อความและคลิก Ctrl+ป้อน.
ไม่มีธุรกิจใดสามารถดำรงอยู่ได้หากไม่มีคำสั่งที่จำเป็น ด้านการสื่อสารของทรงกลมนี้จะถูกกำหนดโดยเสมอ มารยาททางธุรกิจหน้าที่หลักคือการจัดระเบียบและจัดระเบียบกิจกรรมของผู้เชี่ยวชาญ พันธมิตร และฝ่ายบริหารที่เกี่ยวข้อง
คุณสมบัติและหลักการทั่วไปของจริยธรรมทางธุรกิจและมารยาททางธุรกิจคืออะไร?
จริยธรรมเป็นระบบมาตรฐานทางศีลธรรมที่สังคมยอมรับ
มารยาทคือชุดของกฎเฉพาะและกฎแห่งพฤติกรรมที่เป็นที่ยอมรับโดยทั่วไป
มารยาททางธุรกิจเป็นหนึ่งในองค์ประกอบของจริยธรรม หากไม่มีความรู้ในด้านนี้ โอกาสที่จะประสบความสำเร็จในสาขากิจกรรมที่เลือกก็มีน้อยมาก
การเลือกสำนวน วลี และท่าทางที่เหมาะสมและเกี่ยวข้องแสดงให้เห็นถึงการเลี้ยงดูและการศึกษาที่ยอดเยี่ยมของบุคคลใดๆ ทำให้เกิดความประทับใจที่ดีที่สุดต่อเขาในสภาพแวดล้อมการทำงานในหมู่เพื่อนร่วมงานและผู้บังคับบัญชา
ความจำเป็นในการปฏิบัติตามกฎมารยาททางธุรกิจมีสาเหตุหลักมาจากข้อเท็จจริงที่ว่าพวกเขา:
- สร้างภาพลักษณ์เชิงบวกที่ดี
- ควบคู่ไปกับการดำเนินการเชิงบวกของการเจรจาทางธุรกิจใด ๆ
- จัดให้มีทางเลือกในการจัดการกับสถานการณ์ที่ไม่สะดวกหรือฉุกเฉิน
- เปิดโอกาสมากขึ้นในการบรรลุเป้าหมาย
ในกรณีส่วนใหญ่ มารยาททางธุรกิจในกิจกรรมทางวิชาชีพจะช่วยลดโอกาสของสถานการณ์ที่ไม่คาดฝันหรือการพลิกผันในการสนทนาทางธุรกิจ ตามกฎแล้ว สิ่งนี้บังคับให้ขั้นตอนและการสนทนาทั้งหมดดำเนินการตามลำดับมาตรฐานไม่มากก็น้อย ดังนั้นคุณจึงแทบจะคาดหวังสิ่งที่ไม่คาดคิดไม่ได้
กฎอะไรกำหนดมารยาทในการติดต่อทางธุรกิจ?
กฎมารยาทในการติดต่อทางธุรกิจไม่เพียงแต่ใช้กับความสัมพันธ์ระหว่างบุคคลกับองค์กรเท่านั้น แต่ยังรวมถึงสภาพแวดล้อมในบริษัทด้วย จำเป็นต้องสื่อสารข้อมูลกับเพื่อนร่วมงานและตรวจสอบว่าได้รับคำติชมแล้ว
ด้วยการใช้รูปแบบการเขียนที่สวยงามและถูกต้อง คุณสามารถเข้าใจไม่เพียงแต่คุณสมบัติทางธุรกิจ แต่ยังรวมถึงบุคลิกภาพของบุคคลด้วย นอกจากนี้ยังถือได้ว่าเป็นวินัยที่ดีเยี่ยม
ข้อควรจำ: จดหมายธุรกิจมักเป็นการติดต่อครั้งแรกที่ผู้เขียนเขียน และโดยเฉพาะอย่างยิ่งทั้งบริษัทโดยรวมจะถูกตัดสิน และนี่คือวิธีที่ยอดเยี่ยมในการสร้างตัวเองให้เป็นมืออาชีพและเป็นผู้เชี่ยวชาญตั้งแต่เริ่มต้น
มีกฎพื้นฐานที่เรียกว่ามารยาทในการเขียนเชิงธุรกิจซึ่งการปฏิบัติตามจะทำให้ชีวิตของทั้งนักเขียนและผู้อ่านง่ายขึ้น
กฎข้อที่ 1 จดหมายสำหรับผู้รับหนึ่งคน
กฎข้อที่ 2 หากคุณได้รับจดหมาย คุณเพียงแค่ต้องตอบกลับ
สิ่งสำคัญคือต้องไม่สูญเสียความคิดในข้อความเมื่อเขียน ควรแสดงเฉพาะแก่นแท้ในรูปแบบที่แห้งและเป็นเสมียน มารยาทในจดหมายธุรกิจกำหนดให้คุณต้องเขียนคำตอบในลักษณะที่รับรู้ตามความหมายที่แท้จริงและถูกต้องเท่านั้น อย่าลืมว่าจดหมายแต่ละฉบับต้องการคำตอบเดียวเท่านั้น การดำเนินการนี้จะทำให้วงจรเสร็จสมบูรณ์
กฎข้อที่ 3 หากคุณต้องการให้คู่สนทนาหลายคนเข้าใจความหมายของจดหมายของคุณ เพียงเพิ่มที่อยู่ของพวกเขาในบรรทัด "คัดลอก"
หากคุณต้องการคำตอบจากบุคคลใดบุคคลหนึ่งโดยเฉพาะ และคนที่เหลือเพียงต้องการทำความคุ้นเคยกับพวกเขา ให้จ่าหน้าจดหมายถึงเขาและทำเครื่องหมาย "คัดลอก" สำหรับส่วนที่เหลือ ตามกฎที่กำหนดโดยมารยาทในการติดต่อทางธุรกิจ ผู้รับหลักมีหน้าที่ต้องส่งคำตอบถึงคุณ อย่างน้อยก็ในเวลาสั้นๆ และไม่สุภาพ คนอื่นๆ ในสถานการณ์เช่นนี้ไม่จำเป็นต้องตอบ เว้นแต่พวกเขาต้องการตอบเป็นการส่วนตัว โดยทั่วไปสำเนาจดหมายจำเป็นสำหรับจุดประสงค์เดียวเท่านั้น - เพื่อแจ้ง
สิ่งนี้ใช้กับการส่งราคาทางไปรษณีย์ถึงลูกค้าหรือการชี้แจงงานให้กับพนักงาน โดยทั่วไป มีเหตุผลน้อยมากสำหรับจดหมายดังกล่าว ดังนั้นคุณไม่ควรหันไปใช้การส่งจดหมายจำนวนมากบ่อยเพียงพอ
กฎข้อที่ 5 ตัวอักษรจะต้องระบุหัวเรื่องเสมอ เพื่อวัตถุประสงค์ดังกล่าว คุณควรใช้หน้าต่างที่เรียกว่า “เรื่อง”
มารยาททางธุรกิจกำหนดให้คุณต้องสามารถประหยัดเวลาของผู้อื่นได้ หากคุณระบุหัวเรื่องของจดหมาย คุณจะสามารถค้นหาได้ง่ายขึ้นโดยการค้นหาหากจำเป็น และคู่สนทนาของคุณจะนำทางกล่องจดหมายของเขาได้ง่ายขึ้นดังนั้นเขาจะตอบกลับเร็วขึ้น
กฎข้อที่ 6 ในจดหมาย - ก่อนอื่นให้ทักทายจากนั้นจึงระบุที่อยู่ของผู้รับ
ไม่สำคัญว่าคุณจะเขียนจดหมายถึงใคร หากคุณเรียกบุคคลด้วยชื่อและนามสกุลของเขา เขาจะถือว่าคุณปฏิบัติต่อเขาโดยอัตโนมัติด้วยความเคารพ ซึ่งจะช่วยสร้างการติดต่อ
กฎข้อที่ 7 การเขียนที่ถูกต้องต้องมาก่อน!
ข้อความที่มีข้อผิดพลาดจะทำให้เกิดความเกลียดชังต่อคู่สนทนาในจิตใต้สำนึกเสมอ ดังนั้นคุณไม่ควรขี้เกียจและควรอ่านข้อความซ้ำอีกครั้งและตรวจสอบการสะกดและเครื่องหมายวรรคตอน
5 วลีแย่ๆ ที่คุณไม่ควรขึ้นต้นจดหมาย
บรรณาธิการของนิตยสาร General Director พบว่าประโยคแรกใดที่ไม่สร้างแรงบันดาลใจให้ผู้อ่าน แต่ในทางกลับกันบังคับให้พวกเขาลบจดหมาย
กฎมารยาท 6 ข้อในการเจรจาธุรกิจ
เป้าหมายและข้อสรุปเชิงตรรกะของการเจรจา (เมื่อเปรียบเทียบกับการประชุมทางธุรกิจ) เป็นข้อตกลงที่ลงนามหรือโปรโตคอลแสดงเจตนา ในเรื่องนี้จำเป็นต้องเตรียมการเจรจาอย่างรอบคอบโดยมุ่งเน้นไม่เพียงแต่การประชุมเท่านั้น แต่ยังรวมถึงการเตรียมตัวด้วย แน่นอนว่าคำพูดของคุณในงานรวมถึงความสนใจของคุณ แต่วิธีจัดการประชุม - มารยาทในการเจรจาธุรกิจจะช่วยได้ที่นี่ และไม่ว่าในกรณีใดคุณควรลืมกฎเหล่านี้:
กฎข้อที่ 1 การมาถึง
โดยธรรมชาติแล้วคุณไม่ควรมาสาย จากตำแหน่งที่เป็นทางการ พฤติกรรมดังกล่าวถือเป็นการละเมิดระเบียบปฏิบัติ จากตำแหน่งทางศีลธรรม อาจถูกมองว่าเป็นการไม่เคารพหรือแม้แต่เป็นการดูถูกส่วนตัว หากคุณมาสายสองสามนาที และหากสาเหตุนี้เกิดจากสถานการณ์ที่ไม่คาดฝัน มารยาททางธุรกิจกำหนดให้คุณต้องขออภัยต่อฝ่ายที่ได้รับ หากการล่าช้าเกินหนึ่งในสี่ของชั่วโมง ตามมารยาททางธุรกิจ ผู้อำนวยการทั่วไปของฝ่ายรับมีสิทธิที่จะยกเลิกการประชุมหรือมอบหมายให้ผู้ใต้บังคับบัญชาได้
กฎข้อที่ 2. สถานที่นัดพบ
หากเราพูดถึงการเจรจาธุรกิจที่สำคัญ สถานที่จัดงานควรเป็นสำนักงานหรือสภาพแวดล้อมที่เป็นกลาง ตรงกันข้ามกับละครโทรทัศน์และภาพยนตร์ มารยาททางธุรกิจกำหนดว่าร้านอาหารหรือห้องซาวน่าไม่ใช่สถานที่สำหรับการตัดสินใจทางธุรกิจ คุณสามารถเลือกร้านอาหารสำหรับมื้อกลางวันเพื่อธุรกิจได้ เป้าหมายนี้คือเพื่อรักษาความเป็นหุ้นส่วนหรือหารือเกี่ยวกับผลประโยชน์ เพื่อเฉลิมฉลองผลสำเร็จของการเจรจา แต่ไม่ใช่สำหรับกรณีอื่น
คุณสามารถกำหนดพื้นที่สำนักงานหรือคู่ค้าของคุณเป็นสถานที่สำหรับการเจรจาได้ บางครั้งทางออกที่ดีที่สุดคือการเลือกอาณาเขตที่เป็นกลาง ในศูนย์ธุรกิจและโรงแรมหลายแห่ง สามารถเช่าสำนักงาน (ห้องประชุม) เพื่อวัตถุประสงค์ในการเจรจาได้ ในกรณีนี้สถานประกอบการจะเป็นผู้รับผิดชอบในการให้บริการทั้งหมด นอกจากนี้ยังใช้กับความแตกต่างทางเทคนิคและการจัดเตรียมสถานที่ด้วย
กฎข้อที่ 3 การพบปะแขก
ในกรณีที่บริษัทเป็นฝ่ายรับ ผู้ร่วมประชุมทั้งคณะจะต้องอยู่ในห้องประชุมโดยไม่ชักช้า การประชุมแขกและพาพวกเขาไปยังสถานที่นั้นดำเนินการโดยหุ้นส่วนซึ่งตัวเขาเองไม่ได้มีส่วนร่วมในการเจรจา ตามมารยาททางธุรกิจของผู้จัดการกล่าวไว้ การทักทายคู่สนทนาครั้งแรกควรทำโดยผู้อำนวยการทั่วไปของฝ่ายที่รับ จากนั้นผู้จัดการรับเชิญ หลังจากแลกเปลี่ยนคำทักทายกันแล้ว ควรได้รับคำเชิญจากหัวหน้าฝ่ายรับให้ทุกคนนั่งลง
กฎข้อที่ 4 การเริ่มต้นการเจรจา
มารยาทในการสื่อสารทางธุรกิจระบุว่าจุดเริ่มต้นของการเจรจาและการทำให้แน่ใจว่าจะไม่มีการหยุดชั่วคราวเป็นเวลานานนั้นขึ้นอยู่กับผู้อำนวยการทั่วไปของฝ่ายที่ได้รับ หากความเงียบกินเวลานานเกินไป แขกอาจถือว่านี่เป็นสัญญาณว่าการประชุมสิ้นสุดลงแล้ว นอกจากนี้คุณไม่ควรแตะต้องหัวข้อหลักของการเจรจาโดยฉับพลัน ถือเป็นแนวปฏิบัติที่ดีที่จะพูดถึงสิ่งที่เป็นกลางก่อน เช่น สภาพอากาศหรือความร่วมมือที่ดีในอดีต คุณไม่สามารถหยิบยกหัวข้อที่ขัดแย้งกันว่าผู้เข้าร่วมการประชุมคนใดอาจมีความคิดเห็นที่แตกต่าง (ศาสนา ประเด็นระดับชาติ การเมือง กีฬา ฯลฯ) หลังจากนี้เป็นหน้าที่ของหัวหน้าพรรคเจ้าภาพในการเริ่มหารือหัวข้อหลักของการเจรจา เขาสามารถทำเช่นนี้กับสมาชิกคนอื่นๆ ในคณะผู้แทน ที่ปรึกษา และผู้เชี่ยวชาญได้ คุณไม่สามารถขัดจังหวะคู่สนทนาได้
กฎข้อที่ 5 ระยะเวลาของการเจรจาและการประชุม
ถ้าเราพูดถึงรัสเซีย มาตรฐานตะวันตกและบรรทัดฐานของมารยาทในการสื่อสารทางธุรกิจไม่ค่อยได้ผล: การเจรจาระหว่างผู้จัดการอาจใช้เวลานานหลายชั่วโมง แต่การตัดสินใจขั้นสุดท้ายจะไม่เกิดขึ้น ตามมาตรฐานมารยาททางธุรกิจ โปรแกรมเบื้องต้นควรรวมระยะเวลาที่คาดหวังของงานไว้ด้วย โดยเฉลี่ยประมาณ 30-40 นาที การเจรจาอาจใช้เวลาสูงสุดหนึ่งชั่วโมงครึ่ง แต่ในกรณีนี้ก็ควรคำนึงถึงการหยุดพักและระบุเวลาที่แน่นอน ทุกคนในงานจะต้องมองเห็นนาฬิกาได้ ซึ่งจะช่วยให้วิทยากรอยู่ในระยะเวลาที่กำหนด และไม่มีเหตุการณ์ที่ไม่คาดคิดเกิดขึ้นในเรื่องนี้
กฎข้อที่ 6 การเจรจาเสร็จสิ้น
เป็นความคิดที่ดีที่จะลดบรรยากาศในช่วงท้ายงาน ตัวอย่างเช่น ซีอีโอของฝ่ายเจ้าภาพอาจยื่นข้อเสนอเพื่อดำเนินการเจรจาต่อไปโดยไม่ต้องสวมแจ็กเก็ต มารยาทในความสัมพันธ์ทางธุรกิจช่วยให้คุณใช้มาตรการดังกล่าวได้อย่างอิสระหลังจากส่วนโปรโตคอลของการประชุมสิ้นสุดลงและการถ่ายทำหยุดลง หัวหน้าคณะผู้แทนแขกมีสิทธิ์ปิดการเจรจาเมื่อมีการตัดสินใจและจัดทำเอกสาร ผู้มีอำนาจของแต่ละฝ่ายลงนามในเอกสารนี้ และทั้งสองฝ่ายจะได้รับสำเนาเอกสารนี้เป็นของตนเอง หลังจากนั้นไม่นานก็เขียนผลการประชุมลงในรายงานและส่งให้ทั้งสองฝ่ายตกลงกัน จะต้องปฏิบัติตามข้อตกลงการเจรจาโดยไม่คำนึงถึงรูปแบบ (ลายลักษณ์อักษรหรือวาจา) มิฉะนั้นถือเป็นการละเมิดหลักการสำคัญที่กำหนดจรรยาบรรณทางธุรกิจ
- มารยาทในการเจรจา: กฎที่ง่ายต่อการจดจำ
มารยาททางโทรศัพท์ของธุรกิจส่งผลต่อภาพลักษณ์ของบริษัทอย่างไร
บ่อยครั้งเพื่อให้ความสัมพันธ์ทางธุรกิจในระยะยาว การสนทนาทางโทรศัพท์จึงมีบทบาทสำคัญ คุณไม่ควรเปรียบเทียบกับการประชุมส่วนตัว เมื่อให้ความสนใจเป็นพิเศษกับท่าทาง รอยยิ้มในการปฏิบัติหน้าที่ การตกแต่งห้อง และชุดสูทธุรกิจที่เข้มงวด
ชื่อเสียงของบริษัทโดยรวมมักขึ้นอยู่กับวิธีดำเนินการสนทนาทางโทรศัพท์อย่างถูกต้อง นี่คือเหตุผลว่าทำไมมารยาททางโทรศัพท์ทางธุรกิจจึงมีความสำคัญมาก
กฎพื้นฐานของมารยาททางโทรศัพท์
- หากมีใครโทรหาคุณ คุณควรทักทายพวกเขาเสมอ หากคุณเป็นคนโทรออกอย่าลืมเรื่องนี้ด้วย
- ให้ความสนใจกับน้ำเสียงของคุณ
- เมื่อโทรหาบริษัท ห้ามพูดวลีที่มีสำนวน “ฉันรบกวนคุณ” “ฉันกำลังรบกวนคุณ”
- การนำเสนอเป็นส่วนสำคัญของมารยาท
- เมื่อพูดคุยกับคู่สนทนาคนใดคนหนึ่ง อย่าลืมดูว่าตอนนี้เขามีเวลาพูดคุยหรือไม่
- หากพวกเขาโทรหาบริษัทของคุณ คุณควรรับสายไม่เกินสามครั้งในภายหลัง
- หากผู้โทรไม่ต้องการคุยกับคุณ แต่ต้องการคุยกับพนักงานคนอื่นในองค์กร อย่าวางสาย จำเป็นต้องโอนสายไปยังพนักงานที่ต้องการโดยใช้ฟังก์ชันพักสาย
- เมื่อพูดคุยกับคู่สนทนาคนใหม่ ให้เน้นไปที่คำพูดของเขาและพยายามปรับตัวให้เข้ากับความเร็วของมัน
- ห้ามสูบบุหรี่ เคี้ยวหรือดื่มขณะคุยโทรศัพท์
- เมื่อจบการสนทนา ให้ตรวจสอบกับคู่สนทนาของคุณว่าเขามีคำถามใด ๆ สำหรับคุณหรือไม่ และหลังจากนั้นก็กล่าวคำอำลาเท่านั้น
คงเป็นเรื่องผิดที่จะไม่พูดถึงโทรศัพท์มือถือ เมื่อพิจารณาถึงความสำคัญของโทรศัพท์มือถือในยุคปัจจุบัน พวกเขายังมีมารยาทในการสนทนาทางธุรกิจของตนเองด้วย ปัจจุบันวิธีการสื่อสารนี้มีความจำเป็นเพียงอย่างเดียว และสามารถระบุข้อดีของการสื่อสารนี้ได้อย่างไม่มีที่สิ้นสุด นั่นคือสาเหตุว่าทำไมกฎทั่วไปของมารยาทจึงถูกสร้างขึ้นเมื่อใช้โทรศัพท์มือถือ:
คุณควรศึกษาคำแนะนำสำหรับอุปกรณ์มือถือของคุณอย่างแน่นอนโดยให้ความสำคัญกับฟังก์ชั่นและลักษณะของอุปกรณ์เป็นอย่างมาก อย่าลืมว่ามีบางสถานการณ์ที่คุณควรตั้งค่าโทรศัพท์ให้เป็นโหมดสั่นหรือปิดเครื่องไปเลย สิ่งหลังเป็นสิ่งสำคัญที่ต้องทำในสถานการณ์ที่คุณไม่สามารถรับสายเรียกเข้าได้ หากคุณถูกรายล้อมไปด้วยผู้คน มารยาททางธุรกิจไม่อนุญาตให้คุณขึ้นเสียงเมื่อพูดคุยทางโทรศัพท์มือถือ ในทางตรงกันข้าม ควรพูดให้เงียบกว่าสภาวะปกติเล็กน้อย
คุณไม่ควรพูดคุยในที่สาธารณะ หากมีความจำเป็นเกิดขึ้น ขอให้คู่สนทนารอสองสามนาทีแล้วไปที่โทรศัพท์สาธารณะ อย่าลืมว่าไม่ควรติดตั้งกริ่งดังในทุกสถานการณ์ หากคุณยังคงไม่เข้าใจฟังก์ชันนี้และโทรศัพท์ดังขึ้น ขออภัย แต่อย่าเริ่มแก้ตัว มันฟังดูแย่จริงๆ
ข้อความเสียงเป็นคุณสมบัติที่ไม่ควรลืม นอกจากนี้ก่อนเข้าสู่สถานที่ที่การเชื่อมต่ออาจถูกขัดจังหวะ (ลิฟต์, ชั้นใต้ดิน) ควรเตือนคู่สนทนาเกี่ยวกับเรื่องนี้และยุติการสนทนา หากโทรศัพท์ของคุณดังขึ้นเมื่อคุณไม่ได้อยู่คนเดียว มารยาทในการสื่อสารทางธุรกิจช่วยให้คุณสามารถสนทนาได้นานสูงสุดครึ่งนาที หากมีการประชุมส่วนตัว โทรศัพท์ของคุณไม่ควรส่งเสียงในระหว่างนั้น หากคุณคาดว่าจะได้รับสายที่สำคัญมาก ให้เตือนผู้อื่นล่วงหน้าและขอโทษพวกเขา
มารยาททางธุรกิจไม่ได้หมายความถึงมาตรฐานบางประการสำหรับทุกสถานการณ์และเงื่อนไข องค์ประกอบบางประการของมาตรฐานดังกล่าวอาจมีการเปลี่ยนแปลง ตัวอย่างเช่น สิ่งนี้ใช้กับการประชุมอย่างไม่เป็นทางการ ที่นี่แม้ว่าจะอนุญาตให้มีการละเว้นและสัมปทานหลายอย่าง แต่ก็ใช้ไม่ได้กับทุกสิ่งเช่นกัน เสื้อผ้ายังคงต้องเรียบร้อยและดี และคำพูดต้องได้รับการปลูกฝังและสะอาด และโดยทั่วไปแล้วความประพฤติและกิริยายังต้องคงอยู่พอสมควร แต่อนุญาตให้มีสัมปทานจำนวนหนึ่งได้ และคุณจะรู้สึกมีอิสระมากขึ้น นอกจากนี้ยังใช้กับสถานการณ์อื่นๆ ที่คุณต้องให้ความสำคัญอย่างเคร่งครัดและสามารถแยกแยะได้ว่าเมื่อใดและอย่างไรที่คุณควรเปลี่ยนการยึดมั่นในมารยาททางธุรกิจ
การคาดการณ์
สิ่งสำคัญอย่างยิ่งคือต้องสามารถแสดงความเคารพต่อผู้อื่นในที่ทำงาน ซึ่งเป็นพื้นฐานในการสร้างมารยาททางธุรกิจ สิ่งนี้ใช้ได้กับทุกด้านอย่างแน่นอน ในระหว่างการกล่าวสุนทรพจน์หรือการอภิปราย คุณต้องฟังสุนทรพจน์จนจบโดยไม่ขัดจังหวะหรือขัดขวางการพูด ประการแรก จะช่วยปรับปรุงภาพลักษณ์และความประทับใจของตนเองในหมู่ผู้อื่น และประการที่สอง ส่งเสริมให้ทุกคนปฏิบัติต่อตนเองแบบเดียวกันระหว่างคำพูดของตนเอง สิ่งสำคัญคือต้องยอมรับว่าคนอื่นพูดถูก แม้ว่าพันธมิตรคนใดคนหนึ่งจะพิสูจน์ด้วยมุมมองของเขาว่าความคิดเห็นของอีกฝ่ายผิด แต่อย่างน้อยคนที่สองก็จำเป็นต้องฟังสิ่งนี้และหากข้อโต้แย้งนั้นเข้าข้างคนแรกจริงๆ ก็ยอมรับมัน เหตุผลนิยมและการแสวงหาความจริงเป็นสิ่งที่เป็นประโยชน์ต่อธุรกิจ สิ่งสำคัญคือต้องอย่าลืมขอบคุณคู่ต่อสู้ของคุณหลังการอภิปรายเพื่อแสดงความเคารพ
การพิจารณาสถานการณ์และความเกี่ยวข้อง
พนักงานทุกคนจะต้องนำความคิดเชิงบวกติดตัวไปด้วย แม้ในช่วงเวลาที่ยากลำบากและในสภาวะที่ยากลำบาก สิ่งสำคัญอย่างยิ่งคือต้องมุ่งมั่นที่จะมองโลกในแง่ดีและทำให้เพื่อนร่วมงาน หุ้นส่วน ผู้บังคับบัญชา และผู้จัดการติดเชื้อด้วยสิ่งนี้ แนวทางนี้จะทำให้บรรยากาศภายในบริษัทเป็นบวก ซึ่งจะส่งผลต่อประสิทธิภาพการผลิตอย่างแน่นอน แม้แต่ช่วงเวลาที่ยากลำบากก็จะผ่านไปได้ง่ายขึ้นหากเพื่อนร่วมงานทุกคนพร้อมใจกันและเริ่มเข้าหางานด้วยความยินดี ควรหลีกเลี่ยงหัวข้อสนทนาเชิงลบหรือพูดอย่างผิวเผินหากคุณไม่สามารถหลีกเลี่ยงการสนทนาได้
เคารพความคิดเห็นของผู้อื่น
พนักงานจะต้องอยู่ในลำดับชั้นขององค์กรและปฏิบัติตามนั้น ผู้ใต้บังคับบัญชาไม่ควรหยาบคายต่อผู้บังคับบัญชา เขาต้องตั้งใจฟังโดยไม่ขัดจังหวะ เป็นต้น ลักษณะการสื่อสารของพนักงานทุกระดับของบันไดต้องมีการกำหนดไว้อย่างชัดเจนและปฏิบัติตามอย่างเคร่งครัด แต่ในขณะเดียวกันก็จะต้องไม่สร้างความอับอายหรือรังเกียจผู้ที่มีตำแหน่งต่ำกว่า สิ่งสำคัญคือต้องจำไว้ว่าต้องมีมารยาททางธุรกิจของผู้จัดการ
ความประทับใจเชิงบวก
เมื่อคำนึงถึงคุณลักษณะทั้งหมดของมารยาททางธุรกิจ คุณสามารถวางใจในผลลัพธ์ที่ประสบความสำเร็จจากการเจรจา การเติบโตของอาชีพ และชัยชนะอื่น ๆ ในขนาดต่างๆ
- มารยาทในการใช้มือถือ: วิธีที่จะไม่ทำลายภาพลักษณ์ของคุณด้วยสายที่ไม่ได้รับห้าสาย
มาตรฐานมารยาทมีบทบาทอย่างไรในการสื่อสารทางธุรกิจ?
พฤติกรรมทางสังคมของผู้คน (พนักงาน ผู้บริหาร หุ้นส่วน ลูกค้า) ถูกกำหนดโดยปัจจัยต่างๆ มากมาย - กฎหมาย กฎระเบียบ กฎหมาย และการบริหาร แม้แต่เศรษฐกิจและระดับของอุปกรณ์ทางเทคนิคขององค์กรก็สามารถมีผลกระทบได้ ทั้งหมดนี้ส่งผลโดยตรงต่อระดับปฏิสัมพันธ์ระหว่างพนักงานและตัวแทนของกลุ่มอื่น ๆ เช่นซัพพลายเออร์ลูกค้าและอื่น ๆ
โดยทั่วไปแล้ว พนักงานและฝ่ายบริหาร รวมถึงหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง จะได้รับอิทธิพลจากบรรทัดฐานทางสังคมสองประเภท
เป็นทางการ– บรรทัดฐานอย่างเป็นทางการที่กำหนดโดยข้อบังคับและกฎเกณฑ์ขององค์กรซึ่งอธิบายไว้ในเอกสารพิเศษ บรรทัดฐานดังกล่าวขึ้นอยู่กับความชอบของบริษัท ลักษณะทางกฎหมายของรัฐและภูมิภาค และอื่นๆ
ไม่เป็นทางการ– ค่อยๆ พัฒนารูปแบบปฏิสัมพันธ์ที่ไม่เป็นไปตามกฎหมาย ซึ่งกำหนดโดยอารมณ์และลักษณะของทีมภายใน ปัจจัยภายนอกที่กระทำต่อพวกเขา และสภาพการทำงาน
ในขณะเดียวกันก็จำเป็นต้องสังเกตพื้นฐานวัตถุประสงค์ของบรรทัดฐานที่ไม่เป็นทางการที่มีอยู่ซึ่งเรียกว่ามารยาททางธุรกิจ บรรทัดฐานทางสังคมดังกล่าวจะได้รับการควบคุมและมีการเปลี่ยนแปลงเฉพาะในกรณีที่สะท้อนถึงกระบวนการและแง่มุมที่แท้จริงที่เกิดขึ้นเมื่อปฏิบัติงานเฉพาะที่ได้รับมอบหมายให้กับทีม
บรรทัดฐานของมารยาททางธุรกิจเป็นส่วนหนึ่งของระบบควบคุมความสัมพันธ์ที่ไม่เป็นทางการภายในองค์กร
การปฏิบัติตามมาตรฐานเหล่านี้มาพร้อมกับการประเมินสภาพแวดล้อมทางสังคม (เพื่อนร่วมงาน ผู้บังคับบัญชา) เพื่อปฏิบัติตามบรรทัดฐาน พฤติกรรม และกฎหมายขององค์กรที่กำหนดไว้อย่างแน่นอน บนพื้นฐานนี้จึงมีการสร้างทัศนคติโดยรวมต่อบุคคลใดบุคคลหนึ่ง
หลักการของมารยาททางธุรกิจถือเป็นส่วนสำคัญของระบบบรรทัดฐานทางสังคมของความสัมพันธ์โดยมีหน้าที่ดังต่อไปนี้:
- พวกมันให้ความมั่นคงและความสงบเรียบร้อย ทำหน้าที่เป็นตัวควบคุมความสัมพันธ์ทางสังคมในระดับต่างๆ
- เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานและความสัมพันธ์ทางธุรกิจทั้งภายในทีมและกับตัวแทนภายนอก
- ช่วยให้คุณสามารถปรับปรุงคุณภาพการสื่อสารกับลูกค้าและคู่ค้า เพิ่มระดับความไว้วางใจและการดึงดูดซึ่งกันและกัน
- พวกเขาทำหน้าที่ทางวินัยผ่านการสร้างโครงสร้างลำดับชั้นและช่วยระบุความแตกต่างในสถานะภายในและภายนอกทีม
- พวกเขารวมบรรทัดฐานและข้อกำหนดของสมาชิกของกลุ่มสังคมทั้งสำหรับสมาชิกใหม่และต่อกันและกัน กล่าวอีกนัยหนึ่งพวกเขาทำหน้าที่เป็นผู้จัดงานและเป็นปัจจัยในการทำงานร่วมกันและการรวมกลุ่ม
- พวกเขาช่วยเหลือบุคคลในกระบวนการเข้าร่วมทีมใหม่ที่เขามีส่วนร่วม
- ช่วยให้แต่ละบุคคลสามารถนำทางในสถานการณ์การสื่อสารและสถานการณ์อื่นๆ ต่างๆ ค้นหาทางออกและแนวทางแก้ไขที่ถูกต้อง
กฎหลักของมารยาททางธุรกิจที่ผู้จัดการทุกคนควรรู้
กฎข้อที่ 1 ตรงต่อเวลา
การให้ความสำคัญกับเวลาในการทำธุรกิจเป็นงานหลักและเป็นตัวบ่งชี้ถึงมารยาทที่ดี การตรงต่อเวลาช่วยให้คุณบรรลุเป้าหมายได้อย่างมีประสิทธิภาพ การไม่สามารถจัดระเบียบตรงเวลาการคำนวณความแข็งแกร่งของคุณอย่างไม่ถูกต้องและความเร็วในการทำงานให้สำเร็จไม่เพียงนำไปสู่การสร้างภาพลักษณ์ที่ไม่ดีเท่านั้น ในธุรกิจ พนักงานทุกคนมีความเชื่อมโยงถึงกัน ดังนั้นความล่าช้าของพนักงานคนหนึ่งจึงนำมาซึ่งความล่าช้าและความยุ่งยากในการทำงานของอีกคนหนึ่งอย่างไม่สิ้นสุด ตามหลักการโดมิโน ประสิทธิภาพของทั้งหน่วย และอาจรวมถึงองค์กรจะลดลงด้วย ดังนั้นมารยาทของนักธุรกิจจึงบังคับให้เขาสามารถคำนวณความแข็งแกร่งและเวลาของเขาสามารถเข้าใจวิธีแก้ปัญหาได้ตรงเวลาอย่างชัดเจน ในเวลาเดียวกันเราต้องไม่ลืมที่จะจัดสรรเวลาเพิ่มเติมสำหรับแต่ละเป้าหมายเพื่อคำนึงถึงภาวะแทรกซ้อนและปัญหาที่อาจเกิดขึ้นทั้งหมด
ประวัติศาสตร์แทบไม่รู้จักตัวอย่างของนักธุรกิจที่ประสบความสำเร็จและเป็นตำนานซึ่งประสบความสำเร็จในด้านชื่อเสียงและโชคลาภเพียงอย่างเดียว เบื้องหลังพวกเขาแต่ละคนคือทีมที่ทำงานร่วมกับคนอื่นๆ ทั้งหมดนี้มีอิทธิพลชี้ขาดต่อการพัฒนาของบริษัทใหม่ ดังนั้นจึงเป็นเรื่องสำคัญที่จะต้องซื่อสัตย์กับผู้ที่คุณร่วมงานและทำงานด้วยเสมอ สิ่งนี้จะช่วยให้บุคคลได้รับการสนับสนุนจากทีมและแม้แต่ผู้บังคับบัญชา ผู้ที่พร้อมจะมุ่งหน้าไปสู่เป้าหมายจะไม่ได้อะไรเลย ท้ายที่สุดแล้ว เป็นเรื่องยากมากที่จะประสบความสำเร็จโดยการทำให้ผู้คนต่อต้านคุณ สิ่งสำคัญคือต้องคำนึงถึงผลประโยชน์และแรงจูงใจของทั้งเพื่อนร่วมงานและหุ้นส่วน และแม้แต่คู่แข่งที่พยายามมองหาวิธีแก้ปัญหาที่เป็นประโยชน์ร่วมกันอยู่เสมอ อย่าลืมเกี่ยวกับมารยาททางธุรกิจในกิจกรรมทางวิชาชีพ
กฎข้อที่ 3 พูดและเขียนให้ถูกต้อง
คำพูดที่มีความสามารถทั้งวาจาและลายลักษณ์อักษรเป็นกุญแจสำคัญสู่คนที่ประสบความสำเร็จมาโดยตลอด ไม่มีบุคคลจริงจังคนใดที่จะจัดการกับคนที่ใช้คำและสำนวนลามกอนาจารหรือเพียงแค่สแลงในการพูดของเขา โครงสร้างคำพูดของเขาไม่ดี และยังเขียนไม่รู้หนังสือด้วย สิ่งสำคัญไม่เพียงแต่จะต้องสามารถพูดได้อย่างสวยงามและชัดเจนเท่านั้น แต่คุณต้องมีทักษะในการปราศรัยและรู้มารยาทในการสื่อสารทางธุรกิจอย่างถ่องแท้เพื่อที่จะประสบความสำเร็จสูงสุดในทุกธุรกิจ เรากำลังพูดถึงความก้าวหน้าทางอาชีพและการทำธุรกรรมกับพันธมิตร
กฎข้อที่ 4: การแต่งกายสำหรับสภาพแวดล้อมในสำนักงาน
ธุรกิจไม่ใช่สถานที่ที่คุณควรพยายามแสดงความเป็นตัวของตัวเอง มารยาททางธุรกิจอย่างเป็นทางการจะขัดต่อการตัดสินใจของผู้จัดการระดับสูงอย่างชัดเจนในการให้สัมภาษณ์ที่สำคัญในชุดสูทสีเหลืองสดใสที่ทำจากใยสังเคราะห์มันเงา สิ่งสำคัญคือต้องปฏิบัติตามโทนสีทั่วไปของการแต่งกายในออฟฟิศ แม้ว่าจะไม่ได้กำหนดอย่างเป็นทางการก็ตาม คุณต้องมีความเรียบร้อย มีสไตล์ และสามารถแสดงให้เห็นด้วยรูปลักษณ์ภายนอกว่าคุณอยู่ในทีมนี้
กฎข้อที่ 5 อย่าพูดมาก!
แม้ว่าพนักงานจะไม่อยู่ภายใต้กฎหมายความลับทางการค้าใดๆ ก็ตาม เขาควรจะสามารถระบุได้ว่าเขาสามารถและไม่สามารถบอกผู้อื่นเกี่ยวกับงานของเขาได้ การช่างพูดมากเกินไปไม่เพียงแต่สร้างภาพลักษณ์ที่ไม่ดีเท่านั้น แต่ยังส่งผลเสียต่อธุรกิจของบริษัทอีกด้วย และจะไม่มีใครตบหัวคุณในเรื่องนี้
หลักจรรยาบรรณทางธุรกิจ
หลักการที่ 1การใช้ความคิดเบื้องต้น. ในการสร้างมาตรฐานมารยาทภายในองค์กร ก่อนอื่นคุณต้องให้ความสำคัญกับสามัญสำนึก หากกฎขัดแย้งและขัดต่อกฎก็จะไม่มีเหตุผลในนั้น บรรทัดฐานของมารยาททางธุรกิจขององค์กรมักจะมีเป้าหมายในการรักษาความสงบเรียบร้อย จัดระเบียบและเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการตลอดจนประหยัดเวลา หากบรรทัดฐานไม่บรรลุภารกิจเหล่านี้ก็ไม่จำเป็นเนื่องจากอาจเป็นอันตรายได้
หลักการที่ 2เสรีภาพ. ด้วยระเบียบทั้งหมดที่กฎเกณฑ์มารยาทในการสื่อสารทางธุรกิจสร้างขึ้น สิ่งสำคัญคือต้องปล่อยให้มีอิสระสำหรับทั้งพนักงานและหุ้นส่วน การควบคุมโดยสมบูรณ์จะไม่ดึงดูดผู้คนแม้จะต้องแลกกับผลประโยชน์ที่ดีก็ตาม ในเวลาเดียวกัน โอกาสในระดับปานกลางสำหรับการตระหนักรู้ในตนเอง ความเป็นปัจเจกบุคคล และความพร้อมในการเลือก ทำให้บริษัทไม่เพียงแต่น่าดึงดูดใจสำหรับทุกคนเท่านั้น แต่ยังเปิดโอกาสใหม่ ๆ ในการพัฒนาอีกด้วย แน่นอนว่าเสรีภาพควรค่อนข้างถูกจำกัด โดยขึ้นอยู่กับบรรทัดฐานของวันทำงาน ประวัติของบริษัท แง่มุมทางการเมืองและการปกครอง การตั้งค่าทางวัฒนธรรมและระดับชาติ และอื่นๆ
หลักการที่ 3จริยธรรม. หน้าที่หลักประการหนึ่งของมารยาททางธุรกิจคือการมุ่งเน้นที่การรักษามากกว่าแค่ความสงบเรียบร้อยภายในบริษัท สิ่งสำคัญคือต้องปฏิบัติตามบรรทัดฐานของมารยาทในการสื่อสารทางธุรกิจและชี้แนะพนักงานถึงสิ่งที่ถูกต้องและความตั้งใจที่ดี ควรสร้างบรรยากาศที่เป็นบวกสำหรับพนักงานแต่ละคน โดยคำนึงถึงคุณลักษณะระดับชาติ การเมือง และส่วนบุคคลของแต่ละคน เป็นการยากที่จะสร้างทิศทางของบริษัทในอุดมคติ เนื่องจากแนวคิดเรื่อง "ดี" และ "ความชั่ว" นั้นซับซ้อนในตัวเองมาก อย่างไรก็ตาม มันจะง่ายกว่าและน่าสนใจกว่าสำหรับพนักงานในการทำงานหากพวกเขาทำงานเพื่อประโยชน์ของเป้าหมายที่ดี
หลักการที่ 4ความสะดวก. สิ่งสำคัญคือข้อกำหนดด้านจริยธรรมทางธุรกิจต้องเป็นมิตรกับพนักงาน หากมาตรฐานจำกัด ทำให้พวกเขารู้สึกไม่สบายใจ และบังคับให้พวกเขาต้องทนกับสถานการณ์ ก็ถือว่าโง่ที่จะคาดหวังให้พนักงานทุ่มเทให้กับงานอย่างเต็มที่ หากแต่ละคนประสบกับแรงดึงดูดในการทำงานอย่างเต็มที่ รู้สึกถึงความสุขในการแบ่งปันความสำเร็จและช่วงเวลาของกระบวนการทำงาน ประสิทธิภาพโดยรวมขององค์กรจะสูงขึ้นมาก ข้อกำหนดของมารยาททางธุรกิจเหล่านี้มีผลใช้บังคับมาโดยตลอด - หากพนักงานหรือหุ้นส่วนสบายใจและความรักที่พวกเขามีต่อบริษัทไม่เพียงแต่ได้รับค่าจ้างที่ดีและแพ็คเกจทางสังคมเท่านั้น การอุทิศตนให้กับธุรกิจจะไม่มีเงื่อนไข เช่นเดียวกับการแสดงของพวกเขา
หลักการที่ 5ความได้เปรียบ การกำหนดมารยาททางธุรกิจใด ๆ จะต้องมีวัตถุประสงค์ ธุรกิจไม่ใช่สถานที่ที่บางสิ่งบางอย่างสามารถดำรงอยู่ได้เช่นนั้น ดังนั้นแต่ละบรรทัดฐานจะต้องมีหน้าที่และสาระสำคัญของงาน มิฉะนั้นแนวทางดังกล่าวจะไม่ได้ผลและไม่จำเป็นเลย
หลักการที่ 6ประหยัด. วัฒนธรรมมารยาททางธุรกิจ แม้จะมีความน่าดึงดูดใจ แต่ก็ไม่ควรทำลายบริษัท ค่าใช้จ่ายในการปฏิบัติตามมาตรฐานทางจริยธรรมของบริษัทควรสมเหตุสมผลและต่ำที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ ไม่มีธุรกิจใดที่จะทำกำไรได้หากใช้เงินจำนวนมากไปกับองค์ประกอบทางกฎหมายภายในที่ไม่ส่งผลกระทบโดยตรงต่อกิจกรรมหลักของบริษัท สิ่งนี้จะนำไปสู่การลดผลกำไรขององค์กรหรือทำให้รายได้ของพนักงานแต่ละคนลดลง ไม่ว่าในกรณีใดค่านิยมทางศีลธรรมก็ไม่คุ้มค่า
หลักการที่ 7อนุรักษ์นิยม การก้าวไปข้างหน้าไม่ได้นำไปสู่ผลลัพธ์ที่ดีกว่าเสมอไป สำหรับมาตรฐานทางจริยธรรม ควรมุ่งเน้นไปที่ประเพณีที่มีการพัฒนามานานหลายศตวรรษจะดีกว่า สิ่งเหล่านี้ถูกกำหนดไม่เพียงแต่โดยทิศทางทั่วไปของกิจกรรมขององค์กรเท่านั้น แต่ยังถูกกำหนดโดยประวัติศาสตร์ของรัฐ นโยบายของรัฐบาล ความรู้สึกของประชาชน และอื่นๆ ความปรารถนาที่จะมีแนวโน้มที่ล้ำหน้าตลอดจนการสร้างแรงจูงใจใหม่ที่เป็นอิสระสามารถทำให้เกิดการปฏิเสธในหมู่องค์กรหรือบริษัทอื่น ๆ ที่ยึดมั่นในมุมมองแบบอนุรักษ์นิยม ความภักดีต่อประเพณีและวัฒนธรรมของมารยาททางธุรกิจเป็นสิ่งที่รวมเราเป็นหนึ่งเดียวกันและได้รับการทดสอบมานานหลายปี
หลักการที่ 8ผ่อนปรน. มารยาทในความสัมพันธ์ทางธุรกิจจะต้องนำไปปฏิบัติได้ง่าย เพื่อให้พนักงานสามารถพัฒนาความเป็นอัตโนมัติในการนำไปปฏิบัติได้อย่างอิสระโดยไม่ต้องบังคับ บรรทัดฐานดังกล่าวควรเป็นเรื่องง่าย น่าสนใจสำหรับพนักงานเอง และสามารถบูรณาการเข้ากับรูปแบบพฤติกรรมเบื้องต้นของมนุษย์ได้ หากสิ่งเหล่านั้นทำให้เกิดการปฏิเสธทางจิตใจ ดูเหมือนเป็นกิจวัตรที่ไม่จำเป็น และส่งผลเสียต่อบุคลิกภาพของบุคคล เขาจะไม่ติดตามสิ่งเหล่านั้นและจะไม่ทำงานอย่างมีประสิทธิภาพเช่นกัน
หลักการที่ 9ลัทธิสากลนิยม มาตรฐานใดๆ จะต้องมีหลายแง่มุมและมุ่งมั่นที่จะมีอิทธิพลต่อแง่มุมที่สำคัญหลายประการของการวางแผน การผลิต หรือกระบวนการที่มีความสำคัญทางธุรกิจอื่นๆ
หลักการที่ 10ประสิทธิภาพ. จะต้องมีผลมาจากการปฏิบัติตามมาตรฐานทางจริยธรรม สิ่งนี้ควรรวมทีมเป็นหนึ่งเดียวกัน ยกระดับจิตวิญญาณ เพิ่มความเร็วในการเซ็นสัญญา และช่วยสร้างความสัมพันธ์กับพันธมิตร หากบรรทัดฐานไม่ก่อให้เกิดประโยชน์ที่จับต้องได้ก็ควรละทิ้งไปเป็นกลไกที่ไม่จำเป็นภายในองค์กร
มีกระบวนการสื่อสารอย่างต่อเนื่องระหว่างผู้คนในสภาพแวดล้อมทางสังคมและธุรกิจ ความรู้เกี่ยวกับกฎและบรรทัดฐานของมารยาททางธุรกิจช่วยสร้างความสัมพันธ์ที่จำเป็นและเพิ่มระดับความภักดีของลูกค้าหรือเพื่อนร่วมงานต่อตนเอง องค์ประกอบที่สำคัญประการหนึ่งของวัฒนธรรมการสื่อสารทางธุรกิจคือพฤติกรรมที่ดีของผู้คน ค่านิยมทางศีลธรรม การแสดงความรู้สึกผิดชอบชั่วดีและศีลธรรม ความสำเร็จขององค์กรส่วนใหญ่ขึ้นอยู่กับปากน้ำในทีม หากพนักงานปฏิบัติหน้าที่ด้วยความสามารถ ชัดเจน และที่สำคัญสามัคคีกัน บริษัทก็จะพัฒนาและเติบโต
มารยาทเป็นบรรทัดฐาน (กฎหมาย) เกี่ยวกับมารยาทลักษณะพฤติกรรมที่เหมาะสมของคนในสังคม
มารยาททางธุรกิจเป็นระบบของหลักการและกฎเกณฑ์สำหรับการสื่อสาร / พฤติกรรมทางวิชาชีพที่เป็นทางการของผู้คนในแวดวงธุรกิจ
การปฏิบัติตามกฎมารยาทเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับผู้ที่เคารพตนเองทุกคน แต่จะเป็นประโยชน์อย่างยิ่งสำหรับผู้ที่พยายามสร้างอาชีพ (ธุรกิจ) ในการปฏิสัมพันธ์ทางธุรกิจ ปัจจัยต่างๆ เช่น ชื่อเสียง ข้อมูล และการเชื่อมต่อ มีความสำคัญอย่างยิ่ง ยิ่งมีข้อมูลมากเท่าไร คุณก็ยิ่งสามารถสร้างการสื่อสารได้มากขึ้นเท่านั้น
กฎพื้นฐานของมารยาททางธุรกิจ ได้แก่ :
- ปฏิบัติหน้าที่ให้เสร็จทันเวลา, ตรงต่อเวลา. ในสภาพแวดล้อมทางธุรกิจ ไม่อนุญาตให้มาสาย นอกจากนี้ยังเป็นการผิดจรรยาบรรณที่จะทำให้คู่ต่อสู้ของคุณรอระหว่างการเจรจา
- การไม่เปิดเผยข้อมูลที่เป็นความลับ การปฏิบัติตามความลับขององค์กร
- ทักษะการเคารพและการฟัง ทัศนคติที่เป็นมิตรและให้ความเคารพ ความสามารถในการฟังคู่สนทนาโดยไม่ขัดจังหวะ ช่วยสร้างการติดต่อและแก้ไขปัญหาทางธุรกิจมากมาย
- ศักดิ์ศรีและความเอาใจใส่ และความรู้/ความแข็งแกร่งไม่ควรกลายเป็นความมั่นใจในตนเองมากเกินไป จำเป็นต้องยอมรับคำวิจารณ์หรือคำแนะนำจากผู้อื่นอย่างใจเย็น คุณควรมีน้ำใจต่อลูกค้า เพื่อนร่วมงาน ผู้บริหาร หรือผู้ใต้บังคับบัญชา ให้ความช่วยเหลือและสนับสนุนตามความจำเป็น
- รูปลักษณ์ที่ถูกต้อง.
- ความสามารถในการพูดและเขียนได้อย่างถูกต้อง
ตัวบ่งชี้สำคัญของวัฒนธรรมทางธุรกิจคือความเป็นระเบียบเรียบร้อยในพื้นที่ทำงาน มันบ่งบอกถึงความเรียบร้อยและความขยันของพนักงานความสามารถในการจัดระเบียบสถานที่ทำงานและวันทำงานของเขา
ในวัฒนธรรมการสื่อสารทางธุรกิจ ควรให้ความสนใจกับการแสดงมารยาททางอวัจนภาษา (ไร้คำพูด) อย่าหันหลังให้กับคู่สนทนาของคุณ อธิบายก็ไม่ต้องโบกมือหรือทำหน้าบูดบึ้งมากนัก
ตามกฎของมารยาททางธุรกิจ บุคคลที่ครองตำแหน่งที่โดดเด่นจะเข้าไปในห้องทำงานก่อน ตามด้วยคนอื่นๆ ทั้งหมดตามลำดับชั้นของธุรกิจ คำสั่งซื้อทางธุรกิจสอดคล้องกับแผนกต่อไปนี้:
- สถานะ.
- อายุ.
- ความแตกต่างทางเพศ
ผู้ชายต้องติดตามผู้หญิงไปทางซ้าย กฎนี้เกิดจากการที่ในสมัยก่อนสุภาพบุรุษซึ่งอยู่ทางซ้ายของสุภาพสตรีครอบครองสถานที่ที่อันตรายกว่าเมื่อขับรถไปตามถนน เกวียนที่มีม้าเคลื่อนไปพร้อม ๆ กับผู้คนที่สัญจรไปมาเนื่องจากในสมัยนั้นไม่มีทางเท้า
ในความสัมพันธ์ทางธุรกิจระหว่างและผู้ใต้บังคับบัญชาจะต้องปฏิบัติตาม เป็นเรื่องปกติที่จะต้องชี้ให้เห็นข้อผิดพลาดของพนักงานด้วยตนเอง ไม่ใช่ต่อหน้าทีมงาน
จดหมายธุรกิจ
การติดต่อทางธุรกิจเป็นระบบข้อกำหนด (มาตรฐาน) ที่ต้องปฏิบัติตามเพื่อให้สามารถจัดทำเอกสารได้อย่างถูกต้องและมีความสามารถ ก่อนอื่นคุณต้องตัดสินใจเกี่ยวกับประเภทและความเร่งด่วนในการจัดส่งจดหมาย และยังมีระดับการเข้าถึงเอกสารสำหรับผู้รับไม่ว่าจะเป็นจดหมายฉบับเดียวหรือหลายฉบับพร้อมคำชี้แจง / รายการ / คำแนะนำ ตัวอักษรจะต้องเขียนอย่างถูกต้องทั้งในแง่ของการสะกดและรูปแบบ
รูปแบบของเอกสารต้องเป็นไปตามเทมเพลตที่มีอยู่ ขึ้นอยู่กับประเภทของจดหมาย (เช่น จดหมายปะหน้า) เมื่อจัดทำเอกสารคุณต้องได้รับคำแนะนำตามมาตรฐานสำหรับข้อกำหนดการเตรียมเอกสาร [GOST R 6.30-2003]
จดหมายธุรกิจจะต้องมีชื่อของบริษัทที่ทำหน้าที่เป็นผู้ส่ง วันที่จัดส่งและที่อยู่ผู้รับ นอกจากนี้ยังจำเป็นต้องระบุชื่อย่อตำแหน่งของผู้รับหรือแผนกที่ส่งจดหมายไป ส่วนหลักของจดหมายประกอบด้วยคำนำ/ที่อยู่ หัวข้อ และคำอธิบายโดยย่อเกี่ยวกับวัตถุประสงค์ของเอกสาร ตามด้วยข้อความและบทสรุป ในตอนท้ายของเอกสารจะมีการใส่ลายเซ็นของผู้ส่งและระบุเอกสารแนบหรือสำเนา (ถ้ามี)
- ประเภทเอกสาร;
นี่เป็นสิ่งจำเป็นเพื่อหลีกเลี่ยงสถานการณ์ที่ข้อความขาเข้าไปอยู่ในโฟลเดอร์สแปม และผู้รับสามารถลบจดหมายได้โดยไม่ต้องอ่าน
จดหมายควรเรียบง่ายและเข้าใจได้ โดยไม่มีเงื่อนไขทางวิชาชีพมากเกินไป ในการติดต่อทางธุรกิจ ไม่อนุญาตให้ใช้สำนวนและวลีคำสแลงที่มีความหมายซ้ำซ้อน
หากจดหมายเน้นความเป็นสากล จะต้องเขียนเป็นภาษาของผู้รับหรือภาษาอังกฤษ ต้องระบุการตอบกลับจดหมาย:
- ทางไปรษณีย์ - ไม่เกินสิบวัน
- เมื่อเจรจาผ่านอินเทอร์เน็ต - ตั้งแต่ 24 ถึง 48 ชั่วโมง
จดหมายโต้ตอบทางธุรกิจจะต้องจัดเตรียมอย่างระมัดระวังและตรวจสอบซ้ำหลายครั้งก่อนที่จะส่ง จดหมายที่เขียนไม่ถูกต้องและสะกดผิดอาจส่งผลเสียต่อชื่อเสียงของบริษัท เนื่องจากเอกสารทางธุรกิจคือนามบัตรของบริษัท
วาทศาสตร์ธุรกิจ
วาทศาสตร์ในโลกธุรกิจเป็นศิลปะแห่งการพูดจาไพเราะ ความสามารถในการถ่ายทอดความคิดไปยังผู้ฟังได้อย่างมีประสิทธิภาพและน่าเชื่อถือ ถ้อยคำ คำพูดที่ส่งอย่างถูกต้อง และน้ำเสียงเป็นสิ่งสำคัญที่นี่ สิ่งสำคัญคือความสามารถในการนำเสนอไม่เพียงแต่ข้อมูลเท่านั้น แต่ยังรวมถึงตัวเองด้วย ในวาทศาสตร์ทางธุรกิจจะใช้หลักการของอิทธิพลของคำพูด:
- ความพร้อม;
- การเชื่อมโยง;
— การแสดงออก;
— ความรุนแรง
กฎเกณฑ์ของการสื่อสารทางธุรกิจ
เงื่อนไขที่สำคัญสำหรับการสื่อสารทางธุรกิจคือวัฒนธรรมการพูดซึ่งแสดงออกในการรู้หนังสือ น้ำเสียงที่เลือกอย่างถูกต้อง คำศัพท์ และลักษณะการพูด
เงื่อนไขที่จำเป็นสำหรับการสื่อสารในแวดวงธุรกิจคือความเคารพ ความปรารถนาดี และความสามารถในการฟังคู่สนทนา เพื่อแสดงให้เห็นว่าคุณให้ความสำคัญกับคำพูดของผู้พูดอย่างจริงจัง คุณสามารถใช้เทคนิค "การฟังอย่างกระตือรือร้น" โดยเลือกพูดคำพูดซ้ำๆ หรือถอดความเล็กน้อย
ขั้นตอนของการสื่อสารทางธุรกิจแบ่งออกเป็น:
- การเตรียมการอภิปรายประเด็นต่างๆ (การประชุมทางธุรกิจ) จำเป็นต้องจัดทำแผนการเจรจา แนวคิดในการสนทนา การโต้แย้ง การโต้แย้ง ศึกษามุมมองของฝ่ายตรงข้ามในประเด็นต่างๆ และเตรียมข้อเสนอในการแก้ไขปัญหา
- ส่วนเกริ่นนำ (คำทักทาย ที่อยู่) การสร้างการสื่อสารระหว่างคู่ค้าของการสนทนาทางธุรกิจ สิ่งสำคัญคือต้องเริ่มการสื่อสารอย่างถูกต้องด้วยความเคารพเพื่อสร้างสภาพแวดล้อมที่ง่ายและไว้วางใจได้ นอกจากนี้ยังจำเป็นต้องสร้างความสนใจให้กับคู่สนทนาเพื่อกระตุ้นความสนใจในปัญหาและการอภิปรายโดยรวม
- คำแถลงสาระสำคัญของประเด็น การโต้แย้ง การนำเสนอข้อโต้แย้ง และการโต้แย้ง การอภิปรายปัญหา ค้นหาแนวทางในการแก้ไขปัญหาข้อขัดแย้ง
- การสร้างแนวทางแก้ไขที่เหมาะสมที่สุดและการทำข้อตกลงอย่างเป็นทางการ
- ส่วนสุดท้าย (คำปราศรัย คำอำลา/คำอำลา)
กฎเกณฑ์ในการสื่อสารทางธุรกิจทางโทรศัพท์
เมื่อสื่อสารทางโทรศัพท์ในธุรกิจ จะต้องปฏิบัติตามหลักการที่กำหนดไว้ในกฎทั่วไปของการสื่อสารทางธุรกิจและวาทศิลป์ คำพูดต้องอ่านออกเขียนได้ น้ำเสียงต้องเป็นมิตร ข้อมูลต้องนำเสนอตรงประเด็น โดยไม่มีคำนำหรือหยุดยาว
สัญญาณสายเรียกเข้าจะต้องตอบไม่ช้ากว่าหลังจากเสียงกริ่งครั้งที่สามของโทรศัพท์ ขั้นตอนต่อไปคือการทักทาย (ไม่อนุญาตให้ใช้วลี “สวัสดี” และ “การฟัง”) ต้องทักทายแล้วพูดชื่อองค์กรและแนะนำตัวเอง ต่อไปชี้แจงเหตุผลในการโทร ชี้แจงคำถามของคู่ต่อสู้ และกล่าวคำอำลาอย่างสุภาพ หากคุณต้องการโทรออก กฎสำหรับการสนทนาทางโทรศัพท์จะเหมือนกับในกรณีแรก ข้อยกเว้นเพียงอย่างเดียวคือต้องถามฝ่ายที่ได้รับสายว่าเขาสบายใจที่จะพูดคุยหรือไม่ และเขาจะอุทิศเวลาให้กับคุณได้หรือไม่ คุณควรสนใจทันทีหลังจากการกล่าวต้อนรับ
หากผู้โทรถามพนักงานที่ไม่อยู่ในที่ทำงาน ผู้ที่รับสายควรให้ความช่วยเหลือ หากปฏิเสธ ควรถามว่าจะต้องแจ้งอะไรไปยังพนักงานที่ลางาน
เสื้อผ้าสไตล์ธุรกิจ
การปฏิบัติตามบรรทัดฐานและกฎเกณฑ์ที่ยอมรับโดยทั่วไปในการจัดระเบียบรูปลักษณ์ของคุณถือเป็นข้อบังคับของกฎมารยาททางธุรกิจ บริษัทขนาดใหญ่บางแห่งมีระเบียบการแต่งกายของบริษัท คุณต้องเลือกเสื้อผ้าในสไตล์คลาสสิกไม่อนุญาตให้เปิดเผยสิ่งที่สดใสหรือมีองค์ประกอบของผ้าฉีกขาด รูปลักษณ์จะต้องเรียบร้อยและเป็นระเบียบเรียบร้อย ควรให้ความสนใจไม่เพียง แต่กับการเลือกเสื้อผ้าที่ถูกต้องเท่านั้น แต่ยังรวมถึงลักษณะทั่วไปด้วย (สภาพเล็บ, ทรงผม, รองเท้า, การแต่งหน้าสำหรับผู้หญิง)
มารยาททางธุรกิจเป็นสิ่งที่มืออาชีพที่แท้จริงขาดไม่ได้ ท้ายที่สุดแล้ว แม้ว่าคุณจะเป็นผู้เชี่ยวชาญที่ยอดเยี่ยมในสาขาของคุณ แต่ในขณะเดียวกัน คุณก็มักจะเปิดเผยตัวเองว่าไม่ได้อยู่ในสภาพที่ดีที่สุดเมื่อสื่อสารกับเพื่อนร่วมงาน เจ้านาย หรือลูกค้า คุณก็ไม่น่าจะประสบความสำเร็จอย่างมากในอาชีพการงานของคุณ เราแจ้งให้คุณทราบถึงกฎของมารยาททางธุรกิจที่คุณควรปฏิบัติตาม
ยืนขึ้นเมื่อคุณได้รับการแนะนำให้รู้จักกับใครสักคน
การลุกขึ้นจากที่นั่งจะช่วยเพิ่มเอฟเฟกต์การแสดงตนของคุณ หากคุณยังคงนั่งอยู่ในระหว่างการประชุม พวกเขาจะเพิกเฉยต่อคุณได้ง่ายขึ้น หากคุณไม่ทันระวังและไม่สามารถลุกขึ้นได้ในทันที ให้โน้มตัวเล็กน้อยแล้วโน้มตัวไปข้างหน้า แสดงว่าคุณจะลุกขึ้นได้แน่นอนถ้าทำได้
ใช้ชื่อเต็มของคุณเสมอ
ในการดำเนินธุรกิจ คุณควรใช้ชื่อเต็มของคุณเสมอ อย่างไรก็ตาม คุณควรใส่ใจด้วยว่าผู้คนจำและออกเสียงได้ง่ายหรือไม่ ดังนั้นหากชื่อของคุณยาวและซับซ้อนเกินไปอย่าลืมมอบนามบัตรของคุณให้คู่สนทนาของคุณเพื่อที่เขาจะได้เข้าใจเป็นลายลักษณ์อักษร 
ตัวแทนหรือเจ้าบ้านที่มีตำแหน่งสูงกว่าควรเริ่มการจับมือเสมอ
ในโลกธุรกิจปัจจุบัน การจับมือถือเป็นการทักทายอย่างเป็นทางการโดยไม่คำนึงถึงเพศ ตามมารยาท คนแรกที่จับมือควรเป็นบุคคลที่ดำรงตำแหน่งสูงกว่าหรือเป็นตัวแทนของฝ่ายรับ หากเขาลังเลด้วยเหตุผลบางประการ โดยไม่เสียเวลาก็ยื่นมือทักทายเขา ท้ายที่สุดแล้ว การจับมือกันก็ต้องเกิดขึ้น
แต่งกายให้เหมาะสม
เสื้อผ้าเป็นรูปแบบสำคัญของการสื่อสารแบบอวัจนภาษา มันสามารถเพิ่มชื่อเสียงทางวิชาชีพของคุณหรือทำให้เสียชื่อเสียงได้ ดังนั้นเวลาไปประชุมหรืองานต่างๆ ก็ต้องแน่ใจว่าการแต่งกายคืออะไรและแต่งกายตามนั้น 
กล่าว “ขอบคุณ” ไม่เกินหนึ่งหรือสองครั้งในระหว่างการสนทนา
คุณไม่ควรแสดงความขอบคุณมากเกินไปในการสนทนาทางธุรกิจ มิฉะนั้นคู่สนทนาของคุณอาจเริ่มมองว่าคุณทำอะไรไม่ถูกและต้องการความช่วยเหลืออย่างต่อเนื่อง
ส่งบันทึกขอบคุณแยกต่างหากไปยังผู้เจรจาทั้งหมด
โปรดจำไว้ว่าหลังจากการเจรจาหรือสัมภาษณ์งาน คุณควรส่งข้อความถึงทุกคนที่คุณต้องการขอบคุณภายใน 24 ชั่วโมง ในโลกยุคใหม่ มักทำผ่านทางอีเมล
อย่าหยิบโทรศัพท์ของคุณออกมา
เราทุกคนพกพาโทรศัพท์มือถือติดตัวไปทุกที่ อย่างไรก็ตาม คุณไม่ควรนำโทรศัพท์ออกจากกระเป๋าเสื้อหรือกระเป๋าในระหว่างการประชุมทางธุรกิจ แน่นอนคุณอาจคิดว่าคุณสามารถตอบอีเมลหรือพิมพ์ข้อความแบบเงียบๆ ได้ แต่จากภายนอกมันจะดูหยาบคาย นอกจากนี้อย่าวางโทรศัพท์ไว้บนโต๊ะระหว่างการประชุม ท้ายที่สุดแล้ว ด้วยวิธีนี้คุณจะแสดงให้คู่สนทนาของคุณเห็นว่าคุณพร้อมที่จะเปลี่ยนความสนใจจากเขาไปที่โทรศัพท์มือถือของคุณได้ทุกเมื่อ 
ใช้ภาพถ่ายระดับมืออาชีพ
โพสต์เฉพาะภาพถ่ายคุณภาพสูงและเป็นมืออาชีพบนเว็บไซต์ธุรกิจเสมอ ท้ายที่สุดคุณควรมีลักษณะเป็นนักธุรกิจที่น่าเชื่อถือและไว้วางใจได้ และไม่ใช่คนไร้กังวลที่เพิ่งกลับจากชายหาดหรืองานปาร์ตี้ 
ใช้ที่อยู่อีเมลแบบมืออาชีพ
หากคุณทำงานให้กับบริษัท ให้ใช้ที่อยู่ของบริษัท แต่หากคุณต้องการให้ที่อยู่อีเมลส่วนตัว ตรวจสอบให้แน่ใจว่าที่อยู่อีเมลนั้นถูกต้อง ดังนั้นจึงต้องมีชื่อของคุณ ห้ามใช้ชื่อเล่นไม่ว่ากรณีใดๆ 
ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณเลือกผู้รับที่ถูกต้องเสมอเมื่อส่งอีเมล
การกระทำง่ายๆ นี้จะไม่มีวันผิดพลาด ท้ายที่สุดแล้ว ไม่ใช่เรื่องยากที่จะทำให้ผู้รับสับสน แต่ผลที่ตามมาของข้อผิดพลาดอาจร้ายแรงมาก
ปฏิบัติตามกฎการติดต่อทางธุรกิจเมื่อส่งอีเมล
หลีกเลี่ยงการใช้สำนวนภาษาเช่น “สวัสดีทุกคน!” เมื่อสื่อสารทางอีเมล หรือ “สวัสดีทุกคน!” แม้ว่าคุณจะรู้จักผู้รับอย่างใกล้ชิด แต่อย่าลืมว่าคนอื่นสามารถเห็นจดหมายโต้ตอบของคุณได้ ดังนั้นจึงควรรักษาน้ำเสียงแบบธุรกิจ 
หากคุณลืมชื่อใครบางคนก็ยอมรับมัน
ทุกคนสามารถลืมชื่อคู่สนทนาของเขาได้ หากสิ่งนี้เกิดขึ้นกับคุณ เพียงแค่ยอมรับอย่างสุภาพ
ทักทายผู้คนในที่ทำงาน
เมื่อคุณเข้ามาในออฟฟิศ ให้ทักทายทั้งคนที่คุณรู้จักและคนที่คุณไม่รู้จักเสมอ ท้ายที่สุดแล้วในไม่กี่นาทีก็อาจกลายเป็นว่าคนแปลกหน้าจะนั่งข้างคุณในการประชุมหรือสัมมนา 
จับนิ้วเข้าหากันเมื่อชี้ไปที่สิ่งใดสิ่งหนึ่ง
คุณไม่ควรชี้ไปที่ใครหรือบางสิ่งด้วยนิ้วชี้ของคุณ วิธีนี้ทำได้ดีที่สุดโดยใช้ฝ่ามือที่เปิดออก โดยให้นิ้วประสานกัน
อย่ารอช้า
ตรงต่อเวลาสำหรับการประชุมเสมอ ท้ายที่สุดคุณคงไม่อยากเสียเวลาของคนอื่น นอกจากนี้ การไม่ตรงต่อเวลายังถือเป็นสัญญาณของการไม่เป็นมืออาชีพอีกด้วย อย่างไรก็ตาม อาจเกิดขึ้นได้ว่าสถานการณ์อยู่นอกเหนือการควบคุมของคุณและคุณยังไม่สามารถมาปรากฏตัวได้ตรงเวลา ในกรณีนี้ ให้ส่งการแจ้งเตือนไปยังผู้ที่กังวลเกี่ยวกับเวลาที่วางแผนไว้ของคุณทันที ขออภัยและอธิบายสถานการณ์โดยย่อ 
อย่าดึงเก้าอี้ให้คู่ค้าและเพื่อนร่วมงานยกขึ้น
ไม่เป็นไรที่จะเปิดประตูให้ใครสักคน อย่างไรก็ตาม ไม่ว่าเพศใดก็ตาม คุณไม่ควรนั่งเก้าอี้ให้เพื่อนร่วมงาน หุ้นส่วน หรือลูกค้าของคุณ
หักขนมปังด้วยมือของคุณเสมอ
ในระหว่างรับประทานอาหารกลางวันหรืออาหารเย็นเพื่อธุรกิจ ห้ามใช้มีดตัดขนมปัง มันควรจะหักด้วยมือของคุณ 
อย่าสั่งแพงเกินไป
ในระหว่างรับประทานอาหารกลางวันเพื่อธุรกิจ คุณไม่ควรสั่ง เช่น สเต็กหรือกุ้งล็อบสเตอร์ราคาแพง ในกรณีนี้ อาจดูเหมือนว่าคุณเพียงพยายามใช้ประโยชน์จากสถานการณ์ที่บุคคลที่เชิญคุณไปร้านอาหารจะต้องจ่ายเงินให้คุณ
อย่าลืมมารยาทบนโต๊ะอาหาร
หากคุณไม่จำเป็นต้องไปร้านอาหารบ่อยครั้งเมื่อรับประทานอาหารกับพันธมิตรทางธุรกิจ ให้สอบถามกฎมารยาทบนโต๊ะอาหารล่วงหน้า สิ่งนี้จะช่วยให้คุณสร้างความประทับใจที่ดีให้กับคู่สนทนาของคุณ 
สั่งอาหารในปริมาณเท่ากันกับเพื่อนของคุณ
หากคนรักของคุณสั่งอาหารเรียกน้ำย่อยและของหวาน คุณควรปฏิบัติตาม มิฉะนั้นเขาอาจรู้สึกไม่สบายขณะรอให้คุณทานอาหารด้วย เช่น อาหารจานแรกและจานที่สอง
อย่าขอให้พนักงานเสิร์ฟเก็บอาหารที่เหลือจากมื้อเที่ยงของคุณ
คุณมาที่ร้านอาหารเพื่อเจรจาธุรกิจ ดังนั้นไม่ว่าในกรณีใด ๆ ขอให้คุณแพ็คสิ่งที่เหลืออยู่กับคุณ 
ผู้เชิญจะต้องชำระบิลเสมอ
หากคุณชวนใครมาทานอาหารเย็นคุณควรจ่ายบิลเสมอ และสิ่งนี้ใช้ได้กับทั้งผู้หญิงและผู้ชาย หากคู่สนทนาของคุณยืนกรานที่จะจ่ายค่าอาหารกลางวันด้วยตัวเอง คุณสามารถบอกเขาว่าไม่ต้องกังวล เพราะบริษัทจะออกค่าใช้จ่ายให้คุณหรืออะไรทำนองนั้น
อยู่อย่างมีสติ
ข้อตกลงมากมายพังทลายและหลายอาชีพถูกทำลายเพราะผู้คนใช้แอลกอฮอล์ในทางที่ผิดในระหว่างการเจรจาธุรกิจและประพฤติตนไม่เหมาะสม ดังนั้น ควรมีสติอยู่เสมอในระหว่างกิจกรรมทางธุรกิจและการสื่อสารอย่างไม่เป็นทางการกับพันธมิตร 
เตรียมการดูแลอย่างสุภาพ
เมื่อออกจากห้องให้พูดวลีที่เหมาะสมเสมอ สิ่งนี้จะช่วยให้คุณสามารถควบคุมสถานการณ์และรักษาความสุภาพได้ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถพูดว่า “ยินดีที่ได้รู้จัก” หรือ “เจอกันที่การประชุมวันจันทร์” เป็นต้น
การปฏิบัติตามหลักจริยธรรมในการสื่อสารทางธุรกิจเป็นพื้นฐานของทีมที่ประสบความสำเร็จ ความสัมพันธ์ที่สร้างขึ้นตามกฎของจรรยาบรรณวิชาชีพและการเคารพซึ่งกันและกันจะสร้างบรรยากาศการทำงานที่สะดวกสบายและรักษาแรงจูงใจในทีม
บทความนี้นำเสนอหลักการพื้นฐานของจริยธรรมในการสื่อสารทางธุรกิจ เคล็ดลับ และกฎเกณฑ์ที่จะเป็นประโยชน์กับทั้งพนักงานและผู้จัดการ
การควบคุมตนเองให้เคารพผู้อื่นเหมือนตนเองและปฏิบัติต่อพวกเขาเหมือน
วิธีที่เราต้องการได้รับการปฏิบัติคือสิ่งที่เรียกว่าการใจบุญสุนทาน
ขงจื๊อ
มันคืออะไร?
การสื่อสารทางธุรกิจจำเป็นต้องมีการควบคุมเช่นเดียวกับอื่นๆ มารยาทในการสื่อสารทางธุรกิจคือชุดของกฎสาธารณะและไม่ได้กล่าวไว้สำหรับผู้ที่ต้องทำงานร่วมกันทุกวันธรรมดาหากไม่มีบรรทัดฐานที่ได้รับการควบคุม การสื่อสารทางธุรกิจจะกลายเป็นการแลกเปลี่ยนข้อมูลที่วุ่นวาย แต่ละคนรับรู้โลกรอบตัวเขา เพื่อนร่วมงาน ผู้จัดการ และผู้ใต้บังคับบัญชาในแบบของเขาเอง
เพื่อให้แน่ใจว่าโลกทัศน์ที่แตกต่างกันจะไม่รบกวนการทำงานและบังคับให้ทุกคนพูดภาษาที่แตกต่างกัน สิ่งสำคัญคือต้องปฏิบัติตามมารยาทและวัฒนธรรมของการสื่อสารทางธุรกิจ สิ่งนี้ใช้กับทั้งความสัมพันธ์ภายในทีมเดียวและผู้ติดต่อภายนอก (ระหว่างพนักงานของแผนกหรือสาขาที่แตกต่างกัน ระหว่างพนักงานและลูกค้า)
กฎเกณฑ์และหลักการพื้นฐานของจรรยาบรรณในการสื่อสารทางธุรกิจ
จริยธรรมในการสื่อสารทางธุรกิจได้ ประการแรกคือเป้าหมายเชิงปฏิบัติ. การปฏิบัติตามข้อกำหนดดังกล่าวช่วยลดความยุ่งยากในการทำงานของทั้งทีมโดยทั่วไปและพนักงานแต่ละคนโดยเฉพาะ เนื่องจากการดำเนินการตามรูปแบบที่ยอมรับโดยทั่วไปนั้นง่ายและรวดเร็วยิ่งขึ้น ซึ่งจะทำให้พนักงานรู้ว่าจะคาดหวังอะไรจากกันและกัน ขั้นตอนนี้ช่วยปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานโดยรวมโดยทำให้พนักงานไม่ต้องคิดเหมือนว่า “เขาหมายถึงอะไร” ภารกิจที่สองของจรรยาบรรณทางธุรกิจ– สร้างบรรยากาศการทำงานในทีมที่ทุ่มเทเวลาให้กับธุรกิจตลอดเวลา และจัดสรรเวลาให้สนุกสนานอย่างเหมาะสม ความสบายใจทางศีลธรรมมีบทบาทในชีวิตมากกว่าความสบายใจทางกายภาพ และการปฏิบัติตามหลักจริยธรรมทางธุรกิจ พนักงานจะรู้สึกสบายใจในแง่ของความพึงพอใจในงานเสมอ
นอกจากนี้ ด้านคุณธรรมของจริยธรรมทางธุรกิจยังส่งผลต่อประสิทธิภาพการทำงานด้วย พนักงานที่รู้สึกสบายใจในที่ทำงานจะมีความมุ่งมั่นต่อบริษัทมากขึ้นและจะพยายามทำงานให้ดีขึ้น บรรยากาศที่น่ารื่นรมย์ซึ่งบรรลุผลได้จากการยึดมั่นในหลักจริยธรรมของการสื่อสารทางธุรกิจ ทำให้พนักงานมุ่งมั่นสู่ความเป็นเลิศในการทำงาน
เราเสนอให้ดูวิดีโอทบทวนกฎพื้นฐาน 5 ข้อในการสื่อสารทางธุรกิจตาม D. Carnegie:
การสื่อสารทางธุรกิจประเภทพื้นฐาน
การสื่อสารทางธุรกิจมีสามประเภทหลัก โดยขึ้นอยู่กับลำดับชั้นที่ยอมรับโดยทั่วไปภายในทีม
ดังนั้นการสื่อสารทางธุรกิจสามารถเกิดขึ้นได้:
- "บนลงล่าง";
- "ลง";
- "แนวนอน".
สิ่งสำคัญคือต้องให้ความเป็นธรรมกับพนักงาน เพื่อนร่วมงานจากบริษัทอื่นๆ และลูกค้าที่คุณทำงานด้วย ตัวอย่างเช่น นี่หมายความว่าเป็นการผิดจรรยาบรรณที่จะถามคู่สนทนาของคุณเกี่ยวกับเรื่องส่วนตัวของเขา โดยเฉพาะอย่างยิ่งเกี่ยวกับปัญหาของเขา เพียงเพราะมันทำให้คุณสนใจ
กฎทั่วไปสำหรับทุกคนมีผลบังคับใช้ มารยาททางโทรศัพท์ทางธุรกิจ. “สวัสดี” หรือ “ใช่” เป็นการทักทายที่ไม่เหมาะสมสำหรับนักธุรกิจ คุณควรแนะนำตัวเองอย่างสุภาพ ระบุตำแหน่ง ชื่อบริษัท แผนกต่างๆ
เมื่อพูดคุยทางโทรศัพท์คุณต้องระวังหากนี่เป็นครั้งแรกที่คุณคุยกับบุคคลใด ๆ อย่าลืมจำชื่อและนามสกุลของเขาและนำไปใช้ คุณควรแสดงความคิดของคุณอย่างชัดเจนและรัดกุมเสมอ หากคุณไม่สามารถสนทนาต่อได้ด้วยเหตุผลที่ดี คุณต้องขอโทษคู่สนทนาและเสนอที่จะติดต่อเขาในภายหลัง
การสื่อสาร "ผู้เหนือกว่า-ผู้ใต้บังคับบัญชา"
เจ้านายมี "สูงกว่า" ผู้ใต้บังคับบัญชา
หรือ "บนลงล่าง" ผู้นำที่ดีควรพยายามสร้างบรรยากาศที่สะดวกสบายในทีม การมีวินัยในตนเองของผู้นำที่เป็นแรงจูงใจที่ทรงพลังที่สุดและเป็นแบบอย่างแก่ผู้ใต้บังคับบัญชา
ดังนั้นจึงเป็นสิ่งสำคัญอันดับแรกที่ผู้ดำรงตำแหน่งผู้นำจะต้องปฏิบัติตามหลักจริยธรรมในการสื่อสารทางธุรกิจ
คำแนะนำ: การทำงานที่มีประสิทธิภาพของทั้งบริษัทเริ่มต้นจากการมีวินัยในตนเองของผู้นำ การเรียนรู้ที่จะจัดการตัวเองเท่านั้นจึงจะสามารถจัดการคนอื่นได้ ความคุ้นเคย การมาสาย และการเลื่อนการตัดสินใจ “ไว้ทีหลัง” ควรหายไปจากนิสัย ทั้งหมดนี้จะช่วยเสริมสร้างอำนาจของคุณและชนะใจพนักงานของคุณ - ทุกคนต้องการมุ่งมั่นเพื่ออนาคตที่สดใสพร้อมกับผู้นำในอุดมคติ
ผู้จัดการเป็นผู้บริหารจัดการกระบวนการทำงานและออกคำสั่ง
คุณสามารถทำได้หลายวิธี ได้แก่:
- คำสั่ง;
- ขอ;
- คำถามหรือคำขอ;
- โทรเรียกอาสาสมัคร.
คำขอเป็นรูปแบบการสั่งซื้อที่พบบ่อยที่สุดโดยเฉพาะอย่างยิ่งหากทีมงานได้สร้างความสัมพันธ์ในการทำงานที่ค่อนข้างไว้วางใจแล้ว เพื่อตอบสนองต่อคำขอ พนักงานสามารถแสดงความคิดเห็นได้หากจำเป็น ผู้จัดการยังสามารถนำเสนอคำขอในลักษณะที่เทียบเท่ากับคำสั่งซื้อ ในขณะที่น้ำเสียงยังคงเป็นมิตร
คำถามมักจะถามพนักงานที่แสดงตนว่าเป็นคนที่มีความสามารถและกระตือรือร้น เช่นเดียวกับการเรียกอาสาสมัคร
คำแนะนำสำหรับผู้จัดการ: เป็นความคิดที่ดีที่จะศึกษาผู้ใต้บังคับบัญชาของคุณเพื่อดูว่าคนใดในพวกเขาที่รับรู้คำถามได้เพียงพอ ตัวอย่างเช่น ผู้ใต้บังคับบัญชาที่มีคุณสมบัติซึ่งมีความกระตือรือร้นในงานของเขาและได้รับความไว้วางใจจากผู้จัดการของเขาสามารถให้คำแนะนำที่ดีเกี่ยวกับวิธีการแก้ไขปัญหาเฉพาะได้ พนักงานที่ไม่มีความคิดริเริ่มและไร้ศีลธรรมมักจะมองว่าปัญหานี้เป็นจุดอ่อนของผู้จัดการและเป็นเหตุผลที่ควรปัดงาน
นอกจากนี้ผู้ใต้บังคับบัญชายังชื่นชมเสมอ ความยุติธรรม. ดังนั้นบำเหน็จก็ควรเพียงพอแก่บุญเสมอ เช่นเดียวกับการลงโทษที่เพียงพอต่อความล้มเหลว ในเวลาเดียวกัน ข้อผิดพลาดของพนักงานไม่ควรถูกปล่อยทิ้งไว้โดยไม่มีใครดูแล พฤติกรรมดังกล่าวอาจแสดงให้ผู้จัดการเห็นว่าไม่ตั้งใจ หรือบอกพนักงานว่าเขาสามารถทำงานได้อย่างไม่ระมัดระวัง หลบเลี่ยง และไม่ได้รับการลงโทษ
เหนือสิ่งอื่นใด เจ้านายจะต้องแสดงให้ผู้ใต้บังคับบัญชาเห็นว่าเขาเคารพและเห็นคุณค่าของความคิดเห็นและการมีส่วนร่วมในสาเหตุเดียวกัน และในกรณีนี้เขาจะบรรลุถึงความภักดีซึ่งกันและกัน
การสื่อสาร "ผู้ใต้บังคับบัญชา"
แน่นอนว่าผู้ใต้บังคับบัญชาทุกคนจะต้องปฏิบัติตามกฎการสื่อสารทางธุรกิจ พนักงานที่ดีเช่นผู้จัดการมีความสนใจในการสร้างและรักษาบรรยากาศที่สะดวกสบายในทีม ดังนั้นภายใต้กรอบจริยธรรมของการสื่อสารทางธุรกิจงานอย่างหนึ่งของผู้ใต้บังคับบัญชาคือการช่วยผู้จัดการรักษาไว้
ผู้ใต้บังคับบัญชาไม่ควรพยายามจัดการผู้จัดการของเขาไม่ว่าในสถานการณ์ใดก็ตาม นี่เป็นการแสดงถึงการไม่เคารพ การไม่ปฏิบัติตามลำดับชั้น และด้วยเหตุนี้ จึงเป็นการละเมิดบรรทัดฐานของการสื่อสารทางธุรกิจที่มีจริยธรรม การอยู่ใต้บังคับบัญชาควรเกิดขึ้นเสมอ: คุณสามารถแสดงความคิดเห็นของคุณในรูปแบบที่ถูกต้อง แต่คุณไม่สามารถชี้ให้เจ้านายของคุณทราบได้ อย่างไรก็ตาม ในกรณีนี้ จริยธรรมของการสื่อสารผ่านเครือข่ายก็ไม่มีข้อยกเว้น อาจดูเหมือนว่าในการติดต่อสื่อสารออนไลน์กฎจริยธรรมบางข้อสามารถถูกละเลยได้ แต่ก็ไม่เป็นเช่นนั้น อีกด้านหนึ่งของหน้าจอยังมีเจ้านายอยู่ และคุณต้องปฏิบัติตนกับเขาตามนั้น
ไม่แนะนำให้จัดหมวดหมู่กับเจ้านายของคุณ ไม่จำเป็นต้องเห็นด้วยกับเขาเสมอไป ไม่เช่นนั้นคุณอาจดูเหมือนเป็นคนประจบสอพลอ แต่คุณไม่ควรโต้เถียงกับฝ่ายบริหารอยู่ตลอดเวลา สิ่งสำคัญคือต้องค้นหาเส้นแบ่งและแสดงให้เห็นว่าผู้ใต้บังคับบัญชาเคารพผู้นำ มีแก่นแท้ภายใน และมีอุปนิสัยที่เข้มแข็ง พนักงานดังกล่าวมีคุณค่าและได้รับความไว้วางใจในฐานะคนที่ภักดีและเชื่อถือได้
ฉันมักจะขอให้ผู้ช่วยเหลือแบ่งปันความยากลำบากของพวกเขา ฉันพยายามสนับสนุนพวกเขาเสมอ
แน่นอนหากพวกเขาเต็มใจยอมรับว่าตนมีปัญหา
เจ. โซรอส
หากบริษัทมีผู้บริหารระดับสูง คุณไม่ควรติดต่อพวกเขาโดยไม่ผ่านหัวหน้าทันที นี่เป็นการแสดงการไม่เคารพผู้นำโดยตรง ซึ่งอาจทำให้เกิดความสงสัยในความสามารถของผู้จัดการ ซึ่งอาจส่งผลเสียต่อความสัมพันธ์ภายในทั้งทีม
คงไม่พูดถึงเลย อาวุธหลักของพนักงานบางคนคือการโกหก. หากพนักงานปล่อยให้ตัวเองนอนอยู่ในที่ทำงาน สัญญาว่าจะทำงานทั้งหมดให้เสร็จสิ้น (โดยล้มเหลวตามมา) พูดคุยเกี่ยวกับวิธีที่เขาทำสิ่งที่เขาไม่ได้ทำจริง ๆ เป็นเรื่องยากที่ผู้จัดการจะปฏิเสธตัวเองว่ามีความสุขที่ได้กำจัด ผู้ช่วยดังกล่าว ความซื่อสัตย์และความไว้วางใจเป็นพื้นฐานของการสื่อสารทางธุรกิจ ด้วยการปฏิบัติตามหลักการเหล่านี้ พนักงานสามารถไปได้ไกลกว่าที่วางแผนไว้ แต่ถ้าคุณพยายามที่จะฉลาดแกมโกง คุณก็ต้องโทษตัวเองเท่านั้น
การสื่อสารระหว่างพนักงานและลูกจ้าง
ในกรณีนี้ ก่อนอื่นคุณต้องใส่ใจกับสิ่งที่กำหนดความสัมพันธ์ระหว่างพนักงาน: สิทธิและความรับผิดชอบของพวกเขา จะต้องมีการกระจายอย่างชัดเจนระหว่างเพื่อนร่วมงาน มิฉะนั้นความขัดแย้งจะเกิดขึ้นอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้ ทุกคนควรคำนึงถึงธุรกิจของตัวเอง แม้ว่างานจะทับซ้อนกับพนักงานคนอื่นก็ตาม
บ่อยครั้งที่การแข่งขันทางธุรกิจหรือการแข่งขันเกิดขึ้นระหว่างพนักงาน โดยในระหว่างนั้นพนักงานพยายามที่จะบรรลุผลสำเร็จ เช่น การเลื่อนตำแหน่ง เป็นต้น ที่นี่จำเป็นต้องเข้าใจว่าการปรับเปลี่ยนในแบบของคุณเป็นสิ่งที่ยอมรับไม่ได้ ความเคารพควรมีคุณค่าเหนือสิ่งอื่นใด มารยาทในการสื่อสารทางธุรกิจในระหว่างการนำเสนอ โดยเฉพาะอย่างยิ่งสันนิษฐานว่าเพื่อนร่วมงานไม่ควรถูกขัดจังหวะหรือขัดจังหวะ คำถามและข้อโต้แย้งทั้งหมดสามารถแสดงในรูปแบบที่ถูกต้องหลังการนำเสนอหรือในช่วงคำถามที่กำหนดเป็นพิเศษ
นอกจากนี้คุณไม่ควรทำเกินกว่าที่คุณจะทำได้ คุณไม่ควรให้คำมั่นสัญญาที่จะไม่ถูกรักษา คุณต้องประเมินตัวเอง ความสามารถของคุณ และความสามารถของพนักงานของคุณอย่างเพียงพอ