การจัดการบันทึกบุคลากรเป็นหนึ่งในประเด็นสำคัญสำหรับผู้จัดการของทุกองค์กร ซึ่งต้องการความรู้อย่างจริงจังเกี่ยวกับกฎหมายแรงงาน พื้นฐานของการบำรุงรักษาและการเตรียมเอกสาร เขาไม่สามารถประมาทได้

ในบทความนี้คุณจะได้อ่าน:

• การจัดการบันทึกบุคลากรคืออะไร
• เอกสารใดบ้างที่มีความสำคัญในการจัดการบันทึกบุคลากร?
• พื้นฐานของการจัดการบันทึกบุคลากรคืออะไร?
• วิธีจัดระเบียบบันทึกทรัพยากรบุคคลในบริษัทของคุณ
• ผู้เชี่ยวชาญด้าน HR มักทำผิดพลาดอะไรบ้าง?
• ข้อดีของระบบ HR อัตโนมัติมีอะไรบ้าง?
• การเปลี่ยนแปลงอะไรบ้างที่ส่งผลต่อการจัดการบันทึกบุคลากรในปี 2559

การจัดการบันทึกบุคลากรคืออะไร

การจัดการบันทึกทรัพยากรบุคคลรวมถึงการบริหารงานบุคคลซึ่งช่วยให้คุณควบคุมการไหลของเอกสารขององค์กรได้ทันเวลา โดยอาจเกี่ยวข้องกับทั้งพนักงาน ความเคลื่อนไหวภายในบริษัท และการบันทึกชั่วโมงทำงานและการตั้งถิ่นฐานกับพนักงาน

บทความที่ดีที่สุดของเดือน

หากคุณทำทุกอย่างด้วยตัวเอง พนักงานก็จะไม่ได้เรียนรู้วิธีการทำงาน ผู้ใต้บังคับบัญชาจะไม่รับมือกับงานที่คุณมอบหมายในทันที แต่หากไม่มีการมอบหมาย คุณจะต้องเผชิญกับปัญหาด้านเวลา

เราได้ตีพิมพ์ในบทความนี้เกี่ยวกับอัลกอริทึมการมอบหมายซึ่งจะช่วยให้คุณหลุดพ้นจากงานประจำและหยุดทำงานตลอดเวลา คุณจะได้เรียนรู้ว่าใครสามารถและไม่สามารถมอบหมายงานได้ วิธีมอบหมายงานอย่างถูกต้องเพื่อให้งานเสร็จสมบูรณ์ และวิธีการควบคุมดูแลพนักงาน

เมื่อไม่นานมานี้ บริษัทใดมีแผนกบุคคลเป็นของตัวเอง และกระบวนการทำงานในสำนักงานก็มีการจัดระบบอย่างสมบูรณ์ และไม่ต้องใช้ความรู้พิเศษใดๆ จากพนักงานแผนก ปัจจุบันเกือบทุกอย่างเปลี่ยนไป พนักงานฝ่ายทรัพยากรบุคคลจำเป็นต้องใช้ความคิดสร้างสรรค์ในการจ้างพนักงานที่มีศักยภาพ ดังนั้น สำหรับผู้จัดการฝ่ายทรัพยากรบุคคล การศึกษาและความรู้ด้านกฎหมาย ความแม่นยำและความรอบคอบในการดำเนินกิจการบัญชี และการศึกษาโปรแกรมการฝึกอบรมจึงเป็นสิ่งสำคัญ

ตามกฎแล้วผู้จัดการบัญชี - ทนายความ - ทรัพยากรบุคคลจะสอดคล้องกับตำแหน่งหัวหน้าฝ่ายทรัพยากรบุคคลโดยรวม

ความรับผิดชอบของผู้เชี่ยวชาญด้านทรัพยากรบุคคลมีอะไรบ้าง?

เอกสารหลักที่ผู้เชี่ยวชาญด้านทรัพยากรบุคคลต้องจัดการคือ:

1. การบำรุงรักษาการไหลของเอกสารที่กำหนดโดยประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซีย:

การจัดทำแฟ้มส่วนตัวของพนักงานบริษัท

การเขียนใบรับรอง ใบลาป่วย และใบแจ้งยอด

จัดทำคำสั่งบุคลากร

การสร้างใบบันทึกเวลาและการควบคุมชั่วโมงทำงาน

การจัดทำรายงานรายไตรมาสเกี่ยวกับภาษีสังคมแบบรวม

การคำนวณและคำนวณเงินเดือนพนักงาน ฯลฯ

2. การร่างสัญญาจ้างงาน ลักษณะงาน และข้อบังคับภายใน

3. เก็บรักษาเอกสารเกี่ยวกับการจ้างพนักงานใหม่:

ศึกษาประวัติและประวัติย่อของผู้สมัคร

ติดตามตลาดค่าจ้าง

ประมวลผลรายการตำแหน่งงานว่างขององค์กร

4. การบัญชีเอกสารการรับรองและประเมินบุคลากร:

การเขียนแบบประเมินและข้อบังคับ

การจัดทำคุณสมบัติการรับรองพนักงาน

เป็นสิ่งสำคัญที่ผู้เชี่ยวชาญด้านทรัพยากรบุคคลจะลงนามในเอกสารเกี่ยวกับการไม่เผยแพร่ข้อมูลส่วนบุคคลของพนักงาน

ความรู้พื้นฐานการบริหารทรัพยากรบุคคล

เอกสารต่างๆ เช่น กฎหมาย ข้อบังคับ คำแนะนำ ซึ่งกำหนดมาตรฐานกฎหมายแรงงาน มีความสำคัญอย่างยิ่งในการทำงานของพนักงานฝ่ายทรัพยากรบุคคล เอกสารราชการมีสองกลุ่มหลัก:

1) กฎหมายและข้อบังคับที่อธิบายมาตรฐานกฎหมายแรงงานและมาตรฐานการคุ้มครองแรงงาน พนักงานทุกคนของบริษัทจะต้องปฏิบัติตามมาตรฐานเหล่านี้ ซึ่งรวมถึง:

1. ประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซีย เป็นกฎหมายพื้นฐาน ตามมาด้วยพนักงานฝ่ายบุคคลของแต่ละองค์กร ตามบรรทัดฐานของประมวลกฎหมายแรงงาน พนักงานขององค์กรได้รับการว่าจ้างและไล่ออก ชั่วโมงการทำงานและเวลาพักได้รับการควบคุม ขั้นตอนการออกค่าจ้าง และการลงทะเบียนผลประโยชน์และค่าตอบแทนต่างๆ

2. กฎหมายของสหพันธรัฐรัสเซียลงวันที่ 17 กรกฎาคม 2542 เลขที่ 181-FZ “บนพื้นฐานของการคุ้มครองแรงงานในสหพันธรัฐรัสเซีย” กฎหมายนี้อนุญาตให้คุณจัดระบบคุ้มครองแรงงานในสถานประกอบการ ผู้จัดการจะควบคุมการจัดหาสภาพการทำงานที่ไม่เป็นอันตรายและรับผิดชอบด้านการบริหารในเรื่องนี้

3. กฎหมายของรัฐบาลกลางแห่งสหพันธรัฐรัสเซียลงวันที่ 27 กรกฎาคม 2549 เลขที่ 149-FZ “เกี่ยวกับข้อมูล เทคโนโลยีสารสนเทศ และการปกป้องข้อมูล” การประมวลผลข้อมูลส่วนบุคคลเป็นไปตามกฎหมายนี้อย่างชัดเจน ตัวอย่างเช่น กำหนดวิธีประมวลผลข้อมูลทั้งหมดเกี่ยวกับบุคคลที่ถูกจ้าง รวมถึงตำแหน่งที่จะจัดเก็บข้อมูล

4. กฎหมายของสหพันธรัฐรัสเซียลงวันที่ 8 สิงหาคม 2544 เลขที่ 134-FZ “ เกี่ยวกับการคุ้มครองสิทธิของนิติบุคคลและผู้ประกอบการแต่ละรายในระหว่างการควบคุมของรัฐ (การกำกับดูแล)” กฎหมายนี้พูดถึงสิทธิและความรับผิดชอบของนายจ้างในช่วง การตรวจสอบอย่างต่อเนื่อง โดยเฉพาะในกฎหมาย กำหนดเอกสารที่ผู้จัดการมีสิทธิเรียกร้องจากบุคคลที่มาดำเนินการตรวจสอบ ณ สถานประกอบการ โดยกล่าวถึงสิทธิของผู้ปฏิบัติหน้าที่ในการมีส่วนร่วมในการตรวจสอบนั้นเอง ตลอดจนจะทำอย่างไรหากผลลัพธ์ไม่เป็นที่น่าพอใจ

5. กฎหมายของสหพันธรัฐรัสเซียลงวันที่ 29 กรกฎาคม 2547 เลขที่ 98-FZ “เกี่ยวกับความลับทางการค้า” รวมถึงรายการข้อมูลที่จัดอยู่ในองค์กรนี้ รวมถึงรายชื่อพนักงานที่มีข้อมูลลับและรับผิดชอบในการเปิดเผยข้อมูล

2) เอกสารที่มีลักษณะระเบียบวิธีในงานบริหารและการจัดการบันทึกบุคลากร เอกสารเหล่านี้ไม่ได้บังคับและรวมถึงข้อมูลเกี่ยวกับการทำงานที่มีประสิทธิภาพสูงสุดกับเอกสารของแผนกทรัพยากรบุคคล

1. GOST R 6.30-2003 "ระบบเอกสารแบบครบวงจร ระบบเอกสารองค์กรและการบริหารแบบครบวงจร ข้อกำหนดสำหรับการเตรียมเอกสาร" พวกเขากำหนดกฎสำหรับการบำรุงรักษาเอกสารรายการรายละเอียดที่ต้องแสดงในเอกสาร มาตรฐานของรัฐนี้กำหนดรายการรายละเอียดที่ต้องปรากฏบนเอกสาร ลำดับการจัดเรียง และข้อกำหนดสำหรับหัวจดหมาย ตัวอย่างเช่นที่ตั้งบนเอกสารสัญลักษณ์ประจำชาติสัญลักษณ์ขององค์กรหรือเครื่องหมายการค้านั้นจัดทำตามมาตรฐานเหล่านี้ พวกเขาบอกคุณว่าเมื่อใดควรเขียนชื่อย่อขององค์กรและเมื่อใดควรเขียนชื่อเต็มตลอดจนส่วนประกอบของหมายเลขทะเบียนของคำสั่งซื้อ กฎดังกล่าวใช้กับเอกสารองค์กรและการบริหารทั้งหมดขององค์กร: ความละเอียด คำแนะนำ คำสั่ง ระเบียบการ การกระทำ จดหมาย การจัดการบันทึกด้านทรัพยากรบุคคลจะจัดการเอกสารทางการเหล่านี้ทั้งหมด

2. พระราชกฤษฎีกาของรัฐบาลสหพันธรัฐรัสเซียลงวันที่ 16 เมษายน 2546 ฉบับที่ 225 "ในสมุดงาน" และพระราชกฤษฎีกากระทรวงแรงงานของรัสเซียลงวันที่ 10 ตุลาคม 2546 ฉบับที่ 69 "เมื่อได้รับอนุมัติคำแนะนำในการกรอกงาน หนังสือ”. พนักงานฝ่ายบุคคลหันมาให้พวกเขากรอกให้ถูกต้องและดูแลรักษาสมุดงานของพนักงานต่อไป

3. รายชื่อเอกสารการจัดการมาตรฐานที่ได้รับอนุมัติโดย Rosarkhiv เมื่อวันที่ 6 ตุลาคม 2543 กฎหมายควบคุมนี้รวมถึงรายการเอกสารภายในทั้งหมด กำหนดขั้นตอนและเงื่อนไขในการจัดเก็บ ดังนั้น หากพนักงานฝ่ายบุคคลต้องการทราบว่าควรเก็บตารางการรับพนักงานไว้นานเท่าใด เขาก็จะแสดงเอกสารเฉพาะของแผนกขึ้นมา

4. มาตรฐานเวลาบูรณาการระหว่างภาคส่วนสำหรับงานด้านการจัดหาพนักงานและการบัญชีของบุคลากรและมาตรฐานเวลาบูรณาการระหว่างภาคส่วนสำหรับงานด้านเอกสารสนับสนุนสำหรับการจัดการได้รับการอนุมัติโดยมติกระทรวงแรงงานแห่งสหพันธรัฐรัสเซียเมื่อวันที่ 25 พฤศจิกายน 2537 ฉบับที่ 72 ด้วยความช่วยเหลือของพวกเขา จะคำนวณจำนวนพนักงานบริการบุคลากรและกำหนดระยะเวลาที่แต่ละคนต้องใช้ในการปฏิบัติหน้าที่

5. เอกสารทางบัญชีหลักรูปแบบรวมสำหรับการบันทึกแรงงานและการจ่ายเงิน ตัวอย่างคำสั่งการจ้างงาน, การเลิกจ้าง, การโอน, การส่งการเดินทางเพื่อธุรกิจ, โบนัสรวมถึงเอกสารอื่น ๆ รวมอยู่ในเอกสารตามมติของคณะกรรมการสถิติแห่งรัฐของสหพันธรัฐรัสเซียลงวันที่เดือนมกราคม 5 ต.ค. 2547 ครั้งที่ 1.

วิธีดำเนินการบันทึกข้อมูลบุคลากรในบริษัท

กิจกรรมด้านทรัพยากรบุคคลสามารถดำเนินการได้ด้วยวิธีต่อไปนี้:

1) ด้วยตนเองโดยการจ้างพนักงานเพื่อจุดประสงค์นี้โดยเฉพาะ

2) โดยอาศัยความช่วยเหลือจากองค์กรบุคคลที่สามที่เชี่ยวชาญด้านทรัพยากรบุคคลภายนอก

3) การจัดการบันทึกบุคลากรอัตโนมัติ

ทั้งสองวิธีแรกเป็นที่ยอมรับและแต่ละวิธีมีข้อดีของตัวเอง

ตามข้อแรก ด้วยการจัดตั้งแผนกทรัพยากรบุคคลในองค์กร บุคลากรในองค์กรจะสามารถผสมผสานการบัญชี นิติศาสตร์ และความรับผิดชอบของผู้จัดการฝ่ายทรัพยากรบุคคลได้ ตลอดจนมีความเข้าใจข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมดจากภายในบริษัทเป็นอย่างดี

หากพนักงานมีขนาดเล็ก โดยปกติแล้วผู้จัดการจะทำหน้าที่เหล่านี้ด้วยตนเอง ซึ่งจะช่วยประหยัดค่าจ้างสำหรับพนักงานที่เชี่ยวชาญด้านนี้

ตัวเลือกที่สองกำลังได้รับความนิยมอย่างมากเนื่องจากบริการดังกล่าวทำให้ บริษัท มีค่าใช้จ่ายน้อยกว่าการจ้างพนักงานแบบถาวรมาก โดยเฉพาะอย่างยิ่งก่อนการตรวจสอบ เมื่อเปลี่ยนผู้บริหาร หรือระหว่างการเลิกจ้างพนักงานที่มีประสบการณ์ในสาขานี้ ผู้เชี่ยวชาญที่มีคุณสมบัติสูงมาที่องค์กรเป็นการชั่วคราวและจัดเอกสารภายในทั้งหมดตามลำดับ

วิธีจัดระเบียบบันทึกทรัพยากรบุคคลตั้งแต่เริ่มต้น

ขั้นตอนที่ 1 การพัฒนาเอกสารที่ต้องมีในบริษัท

ขั้นแรก มีการพัฒนาคู่มือต่างๆ สำหรับงานบันทึกบุคลากร องค์กรจะต้องมีเอกสารที่จำเป็นดังต่อไปนี้:

กฎระเบียบด้านแรงงานภายใน

กฎหมายว่าด้วยการคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคลของพนักงาน

กฎหมายว่าด้วยการคุ้มครองแรงงานและความปลอดภัยจากอัคคีภัย

เอกสารเหล่านี้เป็นเอกสารบังคับและต้องดำเนินการก่อน

ขั้นตอนที่ 2 การปรับพนักงาน

ก่อนที่จะจัดทำตารางการทำงานจะมีการสรุปสัญญาการจ้างงานกับพนักงานขององค์กร เอกสารการจ้างงานที่จำเป็นทั้งหมดจะถูกจัดทำขึ้น และสร้างสมุดงาน อย่างไรก็ตาม ข้อผิดพลาดในการดูแลเอกสารนี้เป็นเรื่องปกติ

ตารางการรับพนักงานได้รับการตรวจสอบตามข้อมูลเงินเดือนของพนักงานและชื่อตำแหน่งงาน ข้อมูลนี้อยู่ในแผนกบัญชี

ให้ความสนใจกับการโต้ตอบระหว่างตำแหน่งในตารางการรับพนักงานและตำแหน่งจริงของพนักงาน ข้อมูลนี้จำเป็นสำหรับการเข้าสู่โปรแกรม 1C เป็นหลัก แต่ในความเป็นจริงแล้ว การบิดเบือนอย่างร้ายแรงในฐานข้อมูลเป็นเรื่องปกติมาก ดังนั้นเมื่อจัดทำตารางการรับพนักงาน ข้อมูลทั้งหมดเกี่ยวกับพนักงานจะต้องเชื่อถือได้และตรวจสอบได้

• วิธีการจูงใจบุคลากร: จับต้องได้และจับต้องไม่ได้

ในการบัญชี พนักงานแต่ละคนจะได้รับหมายเลขบุคลากรเฉพาะของตนเอง ตามกฎแล้ว กระบวนการนี้เป็นไปโดยอัตโนมัติ มิฉะนั้น จะมีการมอบหมายด้วยตนเอง เนื่องจากหมายเลขบุคลากรแต่ละหมายเลขถูกกำหนดให้กับแต่ละบุคคล แม้ว่าจะเลิกจ้างแล้วก็ตาม จะไม่ถูกโอนไปยังใครก็ตาม

ตรวจสอบสถานะไฟล์ส่วนตัวของพนักงานและบัตรส่วนบุคคลอย่างรอบคอบ หากไม่มีเอกสารใด ๆ ให้เขียนเตือนพนักงานขององค์กรถึงสิ่งที่เขาต้องนำเสนอต่อแผนกทรัพยากรบุคคล

ขั้นตอนที่ 3 การตรวจสอบการปฏิบัติตามข้อมูลในสัญญาการจ้างงานและตารางการรับพนักงาน

อย่าลืมตรวจสอบข้อมูลตารางการรับพนักงานด้วยข้อมูลในสัญญาจ้างงาน เป็นไปได้ว่าข้อมูลจะไม่น่าเชื่อถือ ตัวอย่างเช่นมีการระบุว่าเงินเดือนไม่ตรงกับความเป็นจริงหรือวันที่ลงนามในสัญญาที่ระบุตรงกับวันหยุดและความไม่สอดคล้องกันอื่น ๆ ในกรณีเช่นนี้ จำเป็นต้องทำสัญญาใหม่โดยด่วน ข้อตกลงจะต้องจัดทำขึ้นตามกฎทั้งหมดและลงนามโดยผู้มีอำนาจ หากมีการเปลี่ยนแปลงใด ๆ เกิดขึ้นในกิจกรรมของพนักงาน ก็เพียงพอที่จะจัดทำข้อตกลงเพิ่มเติมและทำการปรับเปลี่ยนสัญญาการจ้างงาน

ข้อตกลงดังกล่าวจัดทำขึ้นแยกต่างหากสำหรับพนักงานแต่ละคนขององค์กร

เอกสารทั้งหมดจัดทำเป็นสองชุด: ชุดหนึ่งสำหรับบริษัท และอีกชุดสำหรับแผนกบุคคล

ขั้นตอนที่ 4 ตรวจสอบการดำเนินการตามคำสั่งบุคลากรที่ถูกต้อง

เอกสารทั้งหมดได้รับการตรวจสอบความถูกต้องและความน่าเชื่อถือของข้อมูลที่ป้อน ความแตกต่างทั้งหมด เช่น วันที่ ลายเซ็น และข้อมูลทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับบุคคลที่สมัครงาน จะต้องเป็นจริง เอกสารทั้งหมดจะต้องสอดคล้องกัน ให้ความสนใจเสมอกับการปรากฏตัวไม่เพียง แต่ลายเซ็นของหัวหน้าองค์กรเท่านั้น แต่ยังรวมถึงตัวพนักงานด้วย หากพบความไม่ถูกต้องในเอกสาร ควรทำซ้ำหรืออาจส่งเพื่อขอลายเซ็น

ขั้นตอนที่ 5 ตรวจสอบความถูกต้องของบันทึกการทำงาน

ถัดไป ตรวจสอบให้แน่ใจว่าบันทึกการทำงานของคุณมีอยู่ พวกเขาทั้งหมดอยู่ในองค์กร คุณอาจเจอบันทึกการทำงานของพนักงานที่ไม่ได้ทำงานกับองค์กรของคุณมาเป็นเวลานาน จากนั้นคุณควรส่งจดหมายลงทะเบียนพร้อมรับทราบการจัดส่งพร้อมคำขอให้ปรากฏสำหรับสมุดงานหรือให้ที่อยู่ที่สามารถส่งได้ ขึ้นอยู่กับคำตอบนั้นจะถูกส่งทางไปรษณีย์ไปยังที่อยู่ที่ระบุพร้อมใบเสร็จรับเงินหรือแจ้งการส่งจดหมายรวมอยู่ในสมุดงาน อายุการเก็บรักษาสมุดงานของลูกจ้างที่ไม่ทำงานอยู่จนครบกำหนด แต่ต้องไม่น้อยกว่า 50 ปี

เมื่อเริ่มกรอกสมุดงาน ให้ศึกษาเอกสารเกี่ยวกับการบำรุงรักษาสมุดงานก่อน ซึ่งรวมถึง:

คำแนะนำในการกรอกสมุดงาน

หลักเกณฑ์การเก็บรักษาและจัดเก็บสมุดงาน จัดทำแบบฟอร์มสมุดงานและมอบให้นายจ้าง

ขั้นตอนที่ 6 การลงทะเบียนไฟล์ส่วนตัวหรือโฟลเดอร์ส่วนตัวของพนักงาน (หากไม่ได้เก็บไว้ก่อนคุณ)

เมื่อได้รับการว่าจ้าง จะมีการสร้างบัตรส่วนบุคคลสำหรับพนักงานแต่ละคนในรูปแบบหมายเลข T-2 ตามกฎแล้วกระบวนการนี้เป็นไปโดยอัตโนมัติในปัจจุบัน - มีโปรแกรมพิเศษสำหรับการกรอกการ์ดเหล่านี้แล้วพิมพ์ออกมา ควรสังเกตว่าเอกสารสำคัญของรัฐยอมรับบัตรส่วนบุคคลเฉพาะบนกระดาษ "ครึ่งกระดาษแข็ง" เท่านั้น

บัตรส่วนบุคคลได้รับการดูแลโดยพนักงานของแผนกทรัพยากรบุคคล - คำแนะนำดังกล่าวมีอยู่ในคำแนะนำสำหรับการใช้แบบฟอร์มรวม (มติของคณะกรรมการสถิติแห่งรัฐของรัสเซียลงวันที่ 5 มกราคม 2547 ฉบับที่ 1)

สำเนาเอกสารทั้งหมด: หนังสือเดินทาง หนังสือรับรองการประกันภัย จะอยู่ในโฟลเดอร์ "ไฟล์" และจัดทำรายการสินค้าคงคลังของแต่ละกรณี นี่คือวิธีการสร้างโฟลเดอร์ส่วนตัว สำเนาคำสั่งและสัญญาที่เกี่ยวข้องกับพนักงานรายนี้จะถูกวางไว้ที่นั่นด้วย สิ่งนี้ทำเพื่อความสะดวก ขอแนะนำให้แนบรูปถ่ายของพนักงานไปกับบัตรส่วนตัว

โปรดจำไว้ว่าการจัดเก็บไฟล์ส่วนบุคคลร่วมกับแบบฟอร์มหมายเลข T-2 เป็นสิ่งที่ไม่พึงปรารถนาอย่างยิ่ง

ขั้นตอนที่ 7 การจัดทำสมุดบัญชีหรือวารสารที่จำเป็น

เอกสารเช่นสมุดสำหรับบันทึกความเคลื่อนไหวของสมุดงานและส่วนแทรกในนั้นและสมุดใบเสร็จรับเงินและรายจ่ายสำหรับการบัญชีสำหรับรูปแบบของสมุดงานและส่วนแทรกในนั้นจะถูกเก็บไว้ด้วยมือเท่านั้น แต่ละหน้าต้องมีหมายเลขและหนังสือต้องเข้าเล่ม เนื่องจากเป็นสมุดบันทึกที่มีแบบฟอร์มการรายงานที่เข้มงวด

ขั้นตอนที่ 8 จัดทำตารางวันหยุด

ในช่วงก่อนปีใหม่จะมีการร่างและอนุมัติตารางวันหยุด

ในองค์กรขนาดเล็ก คุณสามารถทำการสำรวจเกี่ยวกับพนักงานที่กำลังลาพักร้อนได้ ในองค์กรขนาดใหญ่ งานนี้ ได้รับมอบหมายหัวหน้าแผนกขององค์กร

เพื่อให้แน่ใจว่ากระบวนการทำงานขององค์กรไม่ได้รับผลกระทบ ระยะเวลาวันหยุดไม่ควรตรงกับพนักงานในแผนกเดียวกัน

หากพนักงานเกิดประเด็นขัดแย้งเกี่ยวกับช่วงลาพักร้อน ผู้จัดการหรือหัวหน้าแผนกจะเป็นผู้ตัดสินใจ การได้รับข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมดเพื่อสร้างตารางวันหยุดจะใช้เวลาหนึ่งถึงสามสัปดาห์

เมื่อกำหนดตารางวันหยุดแล้วจะต้องได้รับการอนุมัติจากหัวหน้าองค์กร

สองสัปดาห์ก่อนเริ่มวันหยุดคุณจะต้องแจ้งให้พนักงานทราบถึงการเกิดขึ้นและออกคำสั่งให้พักร้อน อย่างไรก็ตามเวลาในการลาพักร้อนสามารถปรับเปลี่ยนได้ตามข้อตกลงระหว่างลูกจ้างกับผู้บังคับบัญชา

เมื่อมีการแสดงใบรับรองการลาป่วยในช่วงเริ่มต้นของวันหยุดตามแผน ใบรับรองดังกล่าวจะถูกโอนไปยังช่วงเวลาอื่นโดยระบุไว้ในใบสมัคร ข้อมูลที่เปลี่ยนแปลงจะถูกป้อนลงในคอลัมน์บางคอลัมน์ของตารางวันหยุด

โปรดจำไว้เสมอว่าพนักงานจำเป็นต้องลาพักร้อนอย่างน้อยหนึ่งครั้งทุกๆ สองปี และเมื่อเลิกจ้างพนักงาน การลาโดยได้รับค่าจ้างประจำปีจะได้รับการชดเชยทางการเงิน

ขั้นตอนที่ 9 การก่อตัวของไฟล์บุคลากร

กรณีต่างๆ มีโครงสร้างดังนี้:

- “ คำสั่งสำหรับบุคลากร (การจ้าง การเลิกจ้าง การโอน โบนัส การเลื่อนตำแหน่ง การลาโดยไม่ได้รับค่าจ้าง การมอบหมายให้เดินทางไปทำธุรกิจระยะยาวและการเดินทางไปทำธุรกิจในต่างประเทศ)” - ระยะเวลาการจัดเก็บ - 75 ปี

- “ คำสั่งสำหรับบุคลากร (ลาประจำและลาศึกษา, หน้าที่, บทลงโทษ, การเดินทางเพื่อธุรกิจระยะสั้นภายในประเทศ)” - อายุการเก็บรักษา - 5 ปี

- “สัญญาจ้างงาน”;

- "ของส่วนตัว";

- "บัตรส่วนตัว";

- “เอกสารกำกับดูแลของบริษัท (ข้อบังคับ คำแนะนำ)”;

- “ประเด็นด้านบุคลากรที่เกี่ยวข้องกับการบริการภาครัฐและองค์กรการค้า” ฯลฯ

รายการลา ลำดับการปฏิบัติหน้าที่ และตารางเวลา มักจะแยกเป็นเรื่องแยกกัน

เมื่อพิจารณาว่าคำสั่งซื้อส่วนบุคคลสามารถเก็บไว้ได้ห้าหรือเจ็ดสิบห้าปี ขอแนะนำให้จัดเรียงคำสั่งซื้อออกเป็นกรณีต่างๆ โปรดทราบว่าเอกสารทั้งหมดที่ไม่รวมอยู่ในรายการเคสที่มีระยะเวลาเก็บรักษา 5 ปีจะมีระยะเวลาเก็บรักษา 75 ปีโดยอัตโนมัติ

หากบริษัทมีขนาดใหญ่เพียงพอและมีเอกสารมากกว่า 250 แผ่นปรากฏขึ้นภายใน 12 เดือน จะต้องจัดเรียงเป็นโฟลเดอร์แยกกัน ตัวอย่างเช่น “สัญญาการจ้างงาน (A–L)”, “สัญญาการจ้างงาน (M–Z)”; “ คำสั่งสำหรับบุคลากร (ลาตามแผนและการศึกษา)”, “ คำสั่งสำหรับบุคลากร (หน้าที่, คำตำหนิ, การเดินทางเพื่อธุรกิจ)”)

ขั้นตอนที่ 10 การลงทะเบียนรายการคดี

รายการชื่อกรณีของบริษัทที่จัดระบบ ซึ่งระบุระยะเวลาในการจัดเก็บเอกสารนั้นด้วย สามารถจัดเตรียมแยกต่างหากสำหรับกรณีที่เกี่ยวข้องกับบุคลากรของบริษัท หรืออาจรวมอยู่ในรายการเอกสารทั่วไปของบริษัท

ขั้นตอนการกรอกเอกสารที่เกี่ยวข้องกับบุคลากรจะเหมือนกับการยื่นไฟล์และรวบรวมรายชื่อในงานสำนักงานทั่วไป

การจัดการบันทึกบุคลากรที่ถูกต้อง: ข้อผิดพลาดทั่วไป

1. ข้อผิดพลาดในการออกคำสั่ง:

กฎสำหรับการร่างองค์ประกอบข้อความของคำสั่งถูกละเมิด โดยเฉพาะอย่างยิ่งคำสั่งในการรับ โอน หรือเลิกจ้างบุคคล

ระบุเงื่อนไขการจ้างงานและลักษณะงานไม่ถูกต้อง และไม่รวมข้อมูลเกี่ยวกับระยะเวลาทดลองงาน

อาจเป็นไปได้ว่าข้อมูลต่างๆ อาจถูกสะกดไม่ถูกต้องเมื่อทำการสั่งซื้อ ข้อผิดพลาดมักเกิดขึ้นในนามของบุคคล ในนามของแผนกของบริษัท สถานที่ทำงาน หรือในตำแหน่งงาน

การใช้แบบฟอร์มมาตรฐานในการจัดทำเอกสารไม่ถูกต้อง ปัญหายังเกิดขึ้นในการระบุองค์ประกอบของรายละเอียด

2. ข้อผิดพลาดในการสรุปข้อตกลงการจ้างงาน:

การสรุปข้อตกลงบนพื้นฐานของเอกสารที่กรอกไม่ถูกต้องหรือในกรณีที่ไม่มีเอกสารที่จำเป็นอย่างใดอย่างหนึ่ง

การสรุปสัญญาจ้างงานกับลูกจ้างที่ไม่ถึงหรือเกินอายุที่อนุญาตแล้ว

การยอมรับของพลเมืองที่ไม่สามารถทำงานนี้ได้เนื่องจากเหตุผลด้านสุขภาพ

3. ข้อผิดพลาดในการเก็บรักษาบันทึกการทำงาน:

องค์กรมักลืมป้อนข้อมูลบันทึกการทำงานของพนักงานใหม่ลงในสมุดงาน

ไม่สามารถยอมรับการแก้ไขในส่วนแทรกงานได้หากป้อนข้อมูลไม่ถูกต้อง

คุณไม่สามารถป้อนข้อมูลเกี่ยวกับงานของคุณในส่วน "ข้อมูลเกี่ยวกับรางวัล" หรือจัดรูปแบบส่วนแทรกในลักษณะอื่นใดที่ไม่สอดคล้องกับกฎหมาย

ระบบอัตโนมัติของการจัดการบันทึกบุคลากร: อัลกอริทึมการใช้งาน

เจ้าของบริษัทขนาดใหญ่มักประสบปัญหา:

พนักงานจัดทำเอกสารช้า

ข้อตกลงใช้เวลานานในการตกลง ภาระผูกพันตามสัญญาจะปฏิบัติตามด้วยความล่าช้า

พนักงานอ้างว่ามีเอกสารเฉพาะและยังจำสิ่งที่เขียนอยู่ในนั้นได้ แต่หาไม่พบ

เมื่อพนักงานลาออก เอกสารสำคัญที่พวกเขาทำงานอยู่จะหายไป

ส่งผลให้บริษัทไม่สามารถตอบสนองต่อคำร้องขอจากลูกค้าหรือซัพพลายเออร์ได้ทันท่วงที และความเร็วในการตัดสินใจก็ลดลง ในขั้นตอนนี้คุณควรคิดอย่างจริงจังเกี่ยวกับการใช้ระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์แบบครบวงจร (EDMS) ระบบดังกล่าวจะช่วยให้คุณสามารถรับมือกับปัญหาที่ระบุไว้ได้ และยังช่วยให้คุณควบคุมวินัยในการปฏิบัติงานและรับข้อมูลที่จำเป็นสำหรับการวิเคราะห์สถานการณ์ได้อย่างรวดเร็ว

เมื่อเตรียมและดำเนินโครงการเพื่อทำให้การไหลของเอกสารเป็นแบบอัตโนมัติ คุณควรปฏิบัติตามอัลกอริทึมบางอย่าง:

ขั้นตอนที่ 1 อธิบายระบบการจัดการเอกสาร

คุณสามารถมอบคำอธิบายให้กับเลขานุการ (หากบริษัทมีขนาดเล็ก) หรือพนักงานที่ได้รับการแต่งตั้งเป็นพิเศษ นี่คือสิ่งที่เขาต้องทำ:

เตรียมเอกสาร (ข้อบังคับ) ที่แสดงรายการกระบวนการทางธุรกิจและกำหนดขั้นตอนการดำเนินการเอกสาร

จัดทำคำแนะนำสำหรับงานในสำนักงาน (หรือเทียบเท่า) โดยอธิบายขั้นตอนสำหรับแต่ละกระบวนการ (ขั้นตอนบทบาทและหน้าที่ของพนักงาน ตัวอย่างของกระบวนการทำงานกับสัญญาและเอกสารประกอบ)

เขียน (หรืออัปเดต) รายละเอียดงานสำหรับพนักงาน ต้องระบุหน้าที่ของพนักงานแต่ละคนอย่างชัดเจนและกำหนดว่าใครจะปฏิบัติหน้าที่ของตนในกรณีที่ลางานชั่วคราว

ขั้นตอนที่ 2 กำหนดลูกค้า (เจ้าของ) ระบบและผู้จัดการโครงการ

ลูกค้าคือพนักงานหรือแผนกของบริษัท (แทนโดยหัวหน้า) ที่จะทำงานกับระบบมากกว่าใครๆ (เสมียน หัวหน้าฝ่ายกฎหมาย หรือฝ่ายบุคคล) ความรับผิดชอบของลูกค้าคือการจัดหาข้อมูลเกี่ยวกับกระบวนการทางธุรกิจ แบบฟอร์มการรายงาน แบบฟอร์ม ให้คำแนะนำสมาชิกในทีม จัดระเบียบงานเกี่ยวกับการปรับโปรแกรม และทดสอบบล็อกสำเร็จรูปแก่ทีมดำเนินงาน

• การเขียนข้อเสนอเชิงพาณิชย์: เคล็ดลับสำคัญ 5 ข้อ

คุณต้องแต่งตั้งผู้จัดการโครงการด้วย (ในบริษัทขนาดเล็ก ลูกค้าและผู้จัดการโครงการอาจเป็นบุคคลคนเดียวกัน) บางครั้งบางคนจากฝ่ายบริการไอทีก็กลายเป็นผู้จัดการ นี่ไม่เป็นความจริง. ประการแรก พนักงานของแผนกนี้ไม่ทราบว่าระบบกำลังถูกนำไปใช้ในส่วนใด และประการที่สอง ไม่น่าจะสามารถจัดการกระบวนการที่ส่งผลกระทบต่อส่วนหลักๆ ของบริษัทของคุณได้อย่างมีประสิทธิภาพ แต่ความช่วยเหลือจากผู้เชี่ยวชาญด้านบริการไอทีจะมีความสำคัญในการรวบรวมรายการผลิตภัณฑ์ซอฟต์แวร์ การเลือกผู้รับเหมา การประสานงานกิจกรรม การให้อำนาจที่จำเป็นและสิทธิ์ในการเข้าถึงพนักงาน ตลอดจนในการให้คำปรึกษา (ร่วมกับผู้เชี่ยวชาญที่เกี่ยวข้อง) บริษัท พนักงานที่กำลังเชี่ยวชาญระบบใหม่สำหรับพวกเขา

ขั้นตอนที่ 3 จัดตั้งทีมงานโครงการ

ทีมงานควรประกอบด้วยลูกค้า ตัวแทนของทุกแผนกที่ทำงานเกี่ยวกับเอกสาร และพนักงานบริการด้านไอที นอกจากนี้ ทีมงานโครงการควรรวมตัวแทนของบริษัทผู้รับเหมาที่จะพัฒนาและดำเนินการระบบ (หากคุณตัดสินใจที่จะไม่ดำเนินการด้วยตนเอง)

การเข้าร่วมโครงการของอธิบดี

นาเดซดา เมอร์คูรีวาหัวหน้าทิศทางในการส่งเสริม 1C: โซลูชัน Document Flow ที่ 1C มอสโก

จำเป็นต้องเข้าร่วมโครงการของผู้อำนวยการทั่วไป คุณต้องจัดการประชุมที่สำคัญ ตกลงในเอกสารสำคัญ และเป็นผู้นำโดยใช้ระบบเป็นตัวอย่าง - ทั้งหมดนี้จำเป็นต่อการดำเนินการที่ประสบความสำเร็จ หากไม่มีหัวหน้าบริษัทมีส่วนร่วม ความพยายามที่จะแนะนำการรับส่งเอกสารแบบอัตโนมัติจะสูญสิ้นไปอย่างเห็นได้ชัด รับประกันความล้มเหลวหากผู้จัดการระดับกลางชักชวนให้คุณใช้ระบบอัตโนมัติ แต่คุณเองก็ไม่เข้าใจจริงๆ ว่าทำไมจึงจำเป็น และคุณตัดสินใจที่จะดำเนินโครงการตามหลักการ "เราจะลองดู และเราจะ ดู."

บทบาทของผู้นำในการบริหารคณะทำงาน:

1. โอนการควบคุมการปฏิบัติงานให้กับพนักงานคนใดคนหนึ่งที่เกี่ยวข้องกับโครงการ ผู้เชี่ยวชาญที่ผ่านการฝึกอบรมมาอย่างดีหรือหัวหน้าแผนกที่เกี่ยวข้องมักจะได้รับการแต่งตั้งให้จัดการโครงการ

2. มอบอำนาจให้กับผู้จัดการโครงการ นี่จำเป็นอย่างยิ่งหากสมาชิกในทีมมีสถานะสูงกว่าผู้จัดการโครงการที่คุณแต่งตั้ง

• ภาค B2b: วิธีรับคำสั่งซื้อ 11 ล้านรูเบิลต่อเดือน

3. ตามคำสั่งหรือคำสั่งด้วยวาจา ปล่อยสมาชิกในทีมโครงการออกจากหน้าที่ปกติบางส่วนเพื่อที่พวกเขาจะได้อุทิศเวลาให้กับโครงการอย่างเพียงพอ

4. กำหนดเกณฑ์ความสำเร็จของโครงการ

5. จัดการประชุมเป็นประจำเพื่อแก้ไขปัญหาที่ทำให้กระบวนการช้าลงอย่างรวดเร็ว มักเกี่ยวข้องกับการสื่อสารที่ไม่ดีระหว่างแผนกต่างๆ

6. สร้างแรงบันดาลใจให้ทีมในการผลักดันครั้งสุดท้าย มักจะมีการลดลงเสมอในช่วงท้ายของโครงการ - นี่คือระยะ "การทดสอบความแข็งแกร่ง" มีหลายอย่างที่ทำไปแล้ว ทุกคนเหนื่อย เงินกำลังจะหมด ความล้มเหลวกองพะเนิน ฯลฯ ใน 90% ของกรณีนี้ ทีมงานโครงการไม่สามารถผ่านจุดนี้ไปได้ และความพยายามก็มลายหายไป โครงการนี้จะตายอย่างเงียบๆ อีกก้าวหนึ่งก่อนที่จะเสร็จสิ้น หากผู้นำหรือผู้อำนวยการทั่วไปไม่พบความเข้มแข็งที่จะพลิกสถานการณ์

ขั้นตอนที่ 4 ระบุปัญหาที่คุณต้องการแก้ไขและเลือกผลิตภัณฑ์ซอฟต์แวร์

บางครั้งในขั้นตอนนี้งานจะสับสน: งานหลักจะได้รับการพิจารณาเช่นเพื่อเพิ่มความโปร่งใสและการควบคุมกระบวนการขององค์กรแม้ว่าจะสามารถทำได้ผ่านการเปลี่ยนแปลงองค์กรเท่านั้น งานระดับโลกใดๆ จะต้องแบ่งออกเป็นงานระดับท้องถิ่นจำนวนหนึ่ง เห็นได้ชัดว่าไม่มีประโยชน์ที่จะพยายาม "เพิ่มความโปร่งใส" ในทันที แต่คุณสามารถ "ลดเวลาที่ต้องใช้ในการอนุมัติสัญญาเป็นสามวัน" หรือ "รับรายงานต้นทุนค่าแรงของพนักงานสำหรับแต่ละโครงการได้ตลอดเวลา" วัตถุประสงค์เหล่านี้กำหนดทางเลือกของผลิตภัณฑ์ซอฟต์แวร์ นอกจากนี้ต้องคำนึงถึงเกณฑ์ต่อไปนี้:

ความเข้ากันได้กับแพลตฟอร์มที่ผลิตภัณฑ์อื่นของบริษัทได้รับการพัฒนา

ความสามารถในการปรับปรุงระบบโดยใช้บริการไอทีของเราเอง

รองรับการทำงานกับอุปกรณ์พกพา

ขั้นตอนที่ 5 ดำเนินงานอธิบาย พูดคุยเกี่ยวกับความสำเร็จครั้งแรก

โดยปกติในวันถัดไปหลังจากเปิดตัวระบบใหม่ ผู้จัดการจะเริ่มรับข้อร้องเรียนจากพนักงาน: “ระบบใช้งานไม่ได้”, “ไม่สะดวก”, “ฉันไม่มีเวลาสำหรับเรื่องนี้”, “ทำไมต้อง ฉันกดปุ่มพวกนี้” “มีมากพอแล้วที่จะทำ…” ข้อร้องเรียนดังกล่าวหลั่งไหลเข้ามาอย่างไม่สิ้นสุด เนื่องจากพนักงานไม่สนใจว่าคุณเห็นว่าพวกเขาทำอะไรและอย่างไร เพื่อลดโอกาสในการบ่อนทำลายนวัตกรรม จำเป็นต้องแจ้งให้พนักงานทราบถึงการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้น: พูดคุยในรายละเอียดเกี่ยวกับแต่ละขั้นตอนใหม่ของโครงการและการเปลี่ยนแปลงที่วางแผนไว้ทั้งหมด หารือเกี่ยวกับพวกเขา ตอบสนองต่อข้อโต้แย้ง แสดงให้เห็นถึงข้อได้เปรียบส่วนตัว (เร่งกระบวนการให้เร็วขึ้น สำหรับการทบทวนสัญญาทำให้ง่ายต่อการค้นหาเอกสาร ฯลฯ ) ก่อนอื่น คุณควรมุ่งเน้นความพยายามของคุณไปที่กระบวนการที่ระบบอัตโนมัติจะให้ผลลัพธ์ที่มองเห็นได้อย่างรวดเร็ว CEO และผู้จัดการระดับสูงของบริษัทควรดำเนินการอธิบาย และใช้ระบบในกิจกรรมประจำวันของตนด้วย ซึ่งจะเป็นแรงจูงใจที่ดีเยี่ยมสำหรับผู้ใต้บังคับบัญชา แนวทางนี้จะทำให้โครงการมีภาพลักษณ์เชิงบวก และระบบจะดำเนินการเร็วขึ้น

ข้อดี 3 ประการของการจัดการบันทึกบุคลากรทางอิเล็กทรอนิกส์

1. ประหยัดเงินในการจัดเก็บ ตามกฎแล้วเอกสารเกือบทั้งหมดจะถูกเก็บไว้เป็นเวลาอย่างน้อยห้าปี บริษัทจึงต้องวางแผนและจัดสถานที่จัดเก็บเอกสารสำคัญ สิ่งนี้ไม่สามารถทำได้เสมอไปและทำให้เกิดความไม่สะดวกบางประการ

2. ประหยัดเวลา เพื่อกำหนดกรณีหรือร่างเอกสารที่จำเป็นได้อย่างถูกต้อง ผู้จัดการฝ่ายทรัพยากรบุคคลต้องใช้เวลาในการรวบรวมลายเซ็นที่จำเป็นทั้งหมด การใช้เอกสารในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ช่วยให้ขั้นตอนนี้ง่ายขึ้น พนักงานทุกคนที่ต้องลงนามสามารถลงนามด้วยระบบอิเล็กทรอนิกส์ได้อย่างง่ายดาย เจ้าหน้าที่ฝ่ายทรัพยากรบุคคลสามารถตรวจสอบข้อมูลได้เท่านั้น

3. ลดข้อผิดพลาด บุคคลใดสามารถทำผิดพลาดได้ การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ช่วยหลีกเลี่ยงการแก้ไขที่ไม่จำเป็นและการดำเนินการที่ผิดพลาด

ใหม่ในการจัดการบันทึกบุคลากร: การเปลี่ยนแปลงในปี 2559

ตั้งแต่ปี 2558 กฎหมายแรงงานมีการเปลี่ยนแปลงบางอย่างซึ่งยังคงอยู่ในปี 2559 จำนวนค่าปรับสำหรับการไม่ปฏิบัติตามกฎหมายแรงงานเพิ่มขึ้น และขยายรายชื่อประเภทของพนักงานที่สามารถลาได้ตลอดเวลาของปี นอกจากนี้ก็เริ่มมีการออกสมุดงานให้กับพนักงานด้วย ในปี 2559 การแก้ไขเหล่านี้จะทำให้เกิดการเปลี่ยนแปลงอื่นๆ ด้วย เช่น:

LLC และ JSC อาจไม่มีตราประทับ

การจัดการการเดินทางเพื่อธุรกิจนั้นง่ายขึ้น

ผู้ยื่นคำขอจะต้องได้รับแจ้งเป็นหนังสือถึงเหตุผลในการปฏิเสธภายในระยะเวลาที่กำหนด

การแนะนำระบบความรับผิดชอบด้านการบริหารที่แตกต่างกันสำหรับนายจ้าง

การเปลี่ยนแปลงหลักเกณฑ์ในการจัดทำหนังสือรับรองการไม่มีประวัติอาชญากรรมในการสมัครงาน

โครงสร้างอื่นสำหรับกระบวนการรับข้อมูลจากทะเบียนบุคคลที่ขาดคุณสมบัติ

ขั้นตอนการแจ้งการจ้างงานอดีตข้าราชการใหม่

การเพิ่มบทความใหม่ในประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซียซึ่งครอบคลุมประเด็นสำคัญในการจัดให้มีการลาโดยจ่ายเงินประจำปี

การปรับระบบการตรวจสอบของธุรกิจขนาดเล็ก

การเปลี่ยนแปลงสถานการณ์การเลิกจ้างสตรีมีครรภ์ที่ทำงานภายใต้สัญญาจ้างงานระยะยาว

ดังนั้นตั้งแต่วันที่ 7 เมษายน 2558 บริษัทจำกัดและบริษัทร่วมหุ้นจะไม่ใช้ตราประทับกลม แต่ Rostrud เชื่อว่าบริษัทยังคงมีหน้าที่ต้องรับรองรายการในสมุดงานพร้อมประทับตรา Rostrud ระบุสิ่งนี้ในจดหมายลงวันที่ 15 พฤษภาคม 2558 ฉบับที่ 1168-6-1 แผนกได้ส่งเอกสารข้างต้นไปยังหน่วยงานที่จำเป็นในภูมิภาคเพื่อให้พวกเขาสามารถพึ่งพาข้อมูลนี้เมื่อดำเนินการตรวจสอบ

หาก บริษัท ปฏิเสธที่จะใช้ตราประทับแบบกลมในสมุดงานของพนักงาน บริษัท จะต้องได้รับโทษสูงสุดห้าหมื่นรูเบิล (ข้อ 1 ของข้อ 5.27 แห่งประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซีย) เป็นสิ่งสำคัญที่เจ้าของธุรกิจจะต้องรู้ว่าผู้ตรวจสอบมีสิทธิที่จะกำหนดค่าปรับสำหรับการละเมิดแต่ละครั้ง

เอกสารบันทึกบุคลากร - 2559กระบวนการและแบบฟอร์มที่จำเป็นสำหรับการจัดการบันทึกบุคลากรทั้งหมดกำหนดไว้ในประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซียและขั้นตอนการประมวลผลเอกสารระบุไว้ในกฎหมายของรัฐบาลกลาง แน่นอนว่าฝ่ายทรัพยากรบุคคลจำเป็นต้องประมวลผลข้อมูลในปริมาณที่เพียงพอ ในปี 2559 เอกสารหลักสามารถแบ่งออกเป็นส่วนต่าง ๆ ดังต่อไปนี้:

คำสั่งทุกประเภท เช่น การจ้างงาน การเลิกจ้าง การโอน โบนัส

ข้อบังคับท้องถิ่นขององค์กร ได้แก่ ข้อบังคับด้านแรงงานภายในบริษัท ข้อบังคับเกี่ยวกับข้อมูลส่วนบุคคลของสมาชิกในทีม ข้อบังคับเกี่ยวกับระดับรายได้ ฯลฯ

สัญญาจ้างงาน;

ข้อตกลงร่วม (ถ้ามี)

ข้อตกลงเกี่ยวกับความรับผิดทางการเงินทั้งหมด

เอกสารบันทึกบุคลากร ได้แก่ ตารางงาน ตารางวันหยุด

บันทึกการทำงาน

แบบฟอร์มบันทึกเวลาทำงาน

เอกสารสำหรับการลงทะเบียนการเดินทางเพื่อธุรกิจ

ระเบียบการคุ้มครองแรงงาน

แบบฟอร์มรวมในการจัดการบันทึกบุคลากรปี 2559 ก่อนที่กฎหมายของรัฐบาลกลางวันที่ 6 ธันวาคม 2554 หมายเลข 402-FZ “ ในการบัญชี” จะมีผลบังคับใช้ จำเป็นต้องใช้แบบฟอร์มแบบรวม หลังจากการบังคับใช้กฎหมาย สถานการณ์ก็เปลี่ยนไป: บริษัทต่างๆ เริ่มมีทัศนคติที่แตกต่างกันต่อการจดทะเบียนรายละเอียดในครัวเรือน กิจกรรม.

• การฝึกอบรมผู้จัดการฝ่ายขาย: เตรียมมือใหม่ใน 3 ขั้นตอน

จากนี้ไป บริษัท ใด ๆ มีสิทธิ์จัดทำแบบฟอร์มเอกสารทางบัญชีหลักที่เหมาะสมเพิ่มหรือลบองค์ประกอบที่ไม่จำเป็นออก แต่รูปแบบรวมในบันทึกบุคลากรจะยังคงมีผลใช้บังคับ

ดังนั้นในปี 2559 เอกสารต่อไปนี้จะยังคงใช้ในการจัดการบันทึกบุคลากร:

แบบฟอร์มหมายเลข T-1 และ T-1a (คำสั่งจ้างพนักงาน)

แบบฟอร์มหมายเลข T-2 (บัตรพนักงานส่วนบุคคล)

แบบฟอร์มหมายเลข T-3 (โต๊ะพนักงาน)

แบบฟอร์มหมายเลข T-5 และ T-5a (เพื่อโอนพนักงานไปทำงานอื่น)

แบบฟอร์มเลขที่ T-7 (ตารางวันหยุด) และ T-6 (คำสั่งอนุญาตให้ลาพักร้อน)

แบบฟอร์มหมายเลข T-9 ใช้ในการลงทะเบียนการเดินทางเพื่อธุรกิจขอแนะนำให้ชี้แจงโดยการเขียนวัตถุประสงค์ของการเดินทางเพื่อธุรกิจ

มาตรฐานวิชาชีพ - 2559 ตั้งแต่วันที่ 1 กรกฎาคม 2559 มาตรา 195.2 และ 195.3 ของประมวลกฎหมายแรงงานจะมีผลใช้บังคับ มาตรฐานวิชาชีพจะมีความจำเป็นสำหรับการนำไปปฏิบัติโดยนายจ้างหากประมวลกฎหมายแรงงาน กฎหมายของรัฐบาลกลางอื่น ๆ และการดำเนินการทางกฎหมายด้านกฎระเบียบอื่น ๆ ของสหพันธรัฐรัสเซียกำหนดข้อกำหนดสำหรับคุณสมบัติที่จำเป็นสำหรับบุคคลในการดำเนินกิจกรรมการทำงานบางอย่าง

จนถึงขณะนี้ นายจ้างได้รับคำแนะนำให้ใช้มาตรฐานดังกล่าวเท่านั้น แต่ในปัจจุบัน หลายบริษัทกำหนดข้อกำหนดเกี่ยวกับงานระดับมืออาชีพเมื่อร่างคำอธิบายลักษณะงานสำหรับพนักงาน

ข้อมูลเกี่ยวกับผู้เขียนและบริษัท

นาเดซดา เมอร์คูรีวาหัวหน้าทิศทางในการส่งเสริม 1C: โซลูชัน Document Flow ของบริษัท 1C กรุงมอสโก ผู้เชี่ยวชาญในการเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการจัดการเอกสารและการนำระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ไปใช้ในหน่วยงานภาครัฐและองค์กรเชิงพาณิชย์ ผู้เขียนสื่อการสอน หลักสูตรฝึกอบรม และการสัมมนาเกี่ยวกับการสร้างระบบโดยใช้โซลูชัน 1C: การจัดการเอกสาร 8 กลุ่มบริษัท "1C" สาขากิจกรรม: การพัฒนา จำหน่าย และสนับสนุนโปรแกรมคอมพิวเตอร์ อาณาเขต: สำนักงานใหญ่ – ในมอสโก; การทำงานร่วมกับผู้ใช้นั้นดำเนินการผ่านเครือข่ายพันธมิตรที่กว้างขวาง (บริษัท 1C: เครือข่ายแฟรนไชส์มากกว่า 7,000 แห่งใน 750 เมืองใน 23 ประเทศ) จำนวนบุคลากร: 900 จำนวนผู้ใช้ผลิตภัณฑ์ซอฟต์แวร์: พนักงานมากกว่า 4 ล้านคนในมากกว่า 1 ล้านองค์กร

การจัดระเบียบและการรักษาบันทึกบุคลากรเป็นความรับผิดชอบโดยตรงของพนักงานบริการบุคลากร ในสถานการณ์ของการสร้างองค์กรใหม่ การเปลี่ยนองค์กรเก่าหรือทางเลือกในการปรับโครงสร้างองค์กรอื่นๆ ฝ่ายบริหารและฝ่ายบุคคลจำเป็นต้องทราบประเด็นหลักของงาน ได้แก่ การฝึกอบรมและการค้นหาพนักงาน การจ้าง โยกย้าย และเลิกจ้างบุคลากร ตลอดจน กฎสำหรับทั้งการเก็บถาวรและการจัดเก็บเอกสารในการปฏิบัติงาน

การจัดระเบียบบุคลากรที่มีความสามารถเป็นพื้นฐานสำหรับความมั่นคงของบริษัท

องค์กรใด ๆ โดยไม่คำนึงถึงรูปแบบการเป็นเจ้าของจะมีบุคลากร โดยมีขนาดและองค์ประกอบ ฟังก์ชันที่ทำ และระดับคุณสมบัติแตกต่างกัน หน้าที่ของแผนกทรัพยากรบุคคลคือเพื่อให้แน่ใจว่าปัญหาและปัญหาทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับพนักงานขององค์กรได้รับการแก้ไขอย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพมากที่สุด

การดำเนินงานที่มั่นคงขององค์กรขึ้นอยู่กับพนักงานโดยตรง ภารกิจหลักของการบริการบุคลากรคือการคัดเลือกพนักงานที่มีความสามารถและทันเวลาเก็บรักษาบันทึกบุคลากรตามกฎหมายและการส่งเอกสารไปยังที่เก็บถาวรอย่างทันท่วงที นี่คือพื้นฐานสำหรับการดำเนินงานที่มั่นคงขององค์กรใดๆ

การฝึกอบรมบุคลากรให้ทำงานร่วมกับทรัพยากรบุคคล

คำแนะนำสำหรับการจัดการบันทึกบุคลากรระบุอย่างชัดเจนถึงความจำเป็นในการฝึกอบรมทางวิชาชีพสำหรับผู้เชี่ยวชาญด้านบุคลากร อย่างไรก็ตาม ในทางปฏิบัติมักมีปัญหาในการฝึกอบรมพนักงานตามโปรไฟล์ที่ต้องการ

สถาบันการศึกษาเฉพาะทางระดับอุดมศึกษาและมัธยมศึกษาไม่ได้สำเร็จการศึกษาจากผู้เชี่ยวชาญที่มีคุณสมบัติแคบเช่น "การจัดการบันทึกบุคลากร" การฝึกอบรมมักเกิดขึ้นในสถานที่หรือในหลักสูตรเฉพาะทาง นอกจากนี้ยังสามารถฝึกอบรมพนักงานให้ปฏิบัติงานได้โดยตรงผ่านการให้คำปรึกษา

การจัดการบันทึกบุคลากรเกี่ยวข้องกับการฝึกอบรมผู้เชี่ยวชาญด้วยวิธีต่อไปนี้:

• การฝึกอบรมขึ้นใหม่บนพื้นฐานของการศึกษาระดับอุดมศึกษาที่สอง
• ได้รับการศึกษาระดับสูงในสาขาที่เกี่ยวข้อง เช่น “การจัดการเอกสาร” “กฎหมาย” “การบริหารงานบุคคล” “ความมั่นคงปลอดภัยสารสนเทศ”
• การฝึกอบรมในหลักสูตรระยะยาวเฉพาะทาง (อย่างน้อยสามเดือน) ตามด้วยการผ่านการสอบ
• การปฏิบัติงานจริงตามด้วยการพัฒนาวิชาชีพอย่างสม่ำเสมอ

เอกสารกำกับดูแลการควบคุมการทำงานของบริการบุคลากร

กิจกรรมของฝ่ายบุคคลและองค์กรทั่วไปของการจัดการบันทึกบุคลากรนั้นขึ้นอยู่กับกฎหมายปัจจุบันและเอกสารกำกับดูแลภายในเป็นอย่างมาก คุณลักษณะนี้เกี่ยวข้องกับความแตกต่างในการทำงานกับเอกสารส่วนตัวจำนวนมากซึ่งมักเป็นความลับ

การเก็บบันทึกในการให้บริการบุคลากรถูกควบคุมโดยการกระทำดังต่อไปนี้:

• รัฐธรรมนูญ ประมวลกฎหมายแพ่งและแรงงาน ตลอดจนประมวลกฎหมายอาญาและครอบครัวบางส่วน
• การดำเนินการทางกฎหมายเกี่ยวกับประวัติขององค์กรในเรื่องที่เกี่ยวข้องกับการทำงานกับบุคลากร
• ข้อบังคับท้องถิ่น
• ตัวแยกประเภท กฎและคำแนะนำต่าง ๆ ในระดับรัฐบาลกลาง
• เอกสารกำกับดูแลภายใน เช่น คำแนะนำในการจัดการบันทึกบุคลากร
• คำสั่งและคำแนะนำจากฝ่ายบริหาร

พนักงานบริการบุคลากรมีหน้าที่ปฏิบัติตามข้อกำหนดของกฎระเบียบอย่างเคร่งครัด และเหนือสิ่งอื่นใดคือประมวลกฎหมายแรงงาน

การค้นหาและเอกสารของพนักงาน

การดำเนินการบันทึกบุคลากรเริ่มต้นด้วยการค้นหาและลงทะเบียนบุคลากร ก่อนอื่น คุณต้องตัดสินใจเลือกทางเลือกในการหาพนักงานใหม่ ในหมู่พวกเขามีความโดดเด่นดังต่อไปนี้:

• หน่วยงานจัดหางานและสำนักงาน
• การจ้างงาน;
• งานแสดงสินค้า;
• สถานศึกษา
• บอร์ดงานและประวัติย่อในแหล่งข้อมูลต่างๆ
• องค์กรอื่นๆ
• คนรู้จักและเพื่อนฝูง

ตัวเลือกการค้นหาพนักงานทั้งหมดมีข้อดีและข้อเสีย พนักงานฝ่ายทรัพยากรบุคคลจะต้องใช้โอกาสนี้ให้เกิดประโยชน์สูงสุดในการเติมตำแหน่งที่ว่าง

เมื่อพบผู้สมัครแล้ว เขาจะถูกสัมภาษณ์ ขอแนะนำให้บันทึกความคืบหน้าไว้: ทำให้ง่ายต่อการตัดสินใจอย่างรอบรู้เกี่ยวกับการจ้างงานหรือการปฏิเสธ ในกรณีหลังนี้ให้แจ้งเหตุผลเป็นหนังสือภายในห้าวันทำการ หากผู้สมัครมีความเหมาะสมสำหรับตำแหน่งที่ว่างก็ควรลงทะเบียนเรียน นี่คือจุดเริ่มต้นของการลงทะเบียนสำหรับพนักงานคนใดคนหนึ่ง

• การสรุปสัญญาการจ้างงาน
• การออกคำสั่งการรับเข้า;
• พนักงานใหม่หรือสถานประกอบการของเธอ
• การลงทะเบียนบัตรส่วนบุคคล
• หากได้รับการยอมรับในองค์กร - การเปิดไฟล์ส่วนบุคคล
• การทำความคุ้นเคยและการลงนามโดยพนักงานของกฎระเบียบและคำแนะนำภายใน

บันทึกบุคลากร (บัตรส่วนตัว โต๊ะพนักงาน)

การดำเนินการบันทึกบุคลากรจำเป็นต้องมีการจัดทำเอกสารทางบัญชีที่จำเป็น โดยเฉพาะอย่างยิ่ง กำหนดการการรับพนักงานและบัตรส่วนบุคคล เอกสารเหล่านี้จำเป็นสำหรับองค์กรที่เป็นเจ้าของทุกรูปแบบ

การสรรหาบุคลากรและจำนวนต้องเป็นปัจจุบันและตรงตามความต้องการขององค์กร ประกอบด้วยชื่อตำแหน่งงานทั้งหมด จำนวนอัตรา ระบุตำแหน่งงานว่างในช่วงเวลาที่กำหนด

บัตรส่วนบุคคลเป็นเอกสารรวมที่มีข้อมูลโดยย่อเกี่ยวกับกิจกรรมการทำงานของพนักงานและข้อมูลส่วนบุคคล พวกเขาอยู่ภายใต้เงื่อนไขการบัญชีและการจัดเก็บพิเศษที่เข้มงวดในสถานที่ที่ป้องกันความเสียหายและการโจรกรรม

คำสั่งซื้อบุคลากร ความแตกต่าง และคุณสมบัติการออกแบบ

งานสำนักงานทั่วไปในงานบุคคลจะแสดงตามคำสั่งและคำสั่งจากฝ่ายบริหารเป็นหลัก เอกสารเหล่านี้อาจเกี่ยวข้องกับทั้งพนักงานรายบุคคลและบุคลากรทั้งหมดโดยรวม มีคุณสมบัติการออกแบบและการใช้งานแตกต่างกัน

คำสั่งและคำสั่งส่วนใหญ่ที่เกี่ยวข้องกับการดำเนินการเฉพาะกับพนักงานจะมีรูปแบบที่รวมเป็นหนึ่งเดียว พวกเขาอยู่ภายใต้ข้อตกลงบังคับกับผู้มีส่วนได้เสียทั้งหมดและสร้างความคุ้นเคยโดยพนักงานกับการลงนาม สำเนาคำสั่งบุคลากรจะถูกจัดเก็บไว้ในไฟล์ส่วนตัว และต้นฉบับจะอยู่ในโฟลเดอร์ที่แยกจากกัน

วารสารบันทึกบุคลากร กฎเกณฑ์การลงทะเบียนและการจัดเก็บ

ในการบันทึกความเคลื่อนไหวในการให้บริการด้านบุคลากรนั้นเกี่ยวข้องกับการดูแลรักษาวารสารเฉพาะทาง เอกสารเหล่านี้เป็นเอกสารสเปรดชีตที่มีรูปแบบหลายหน้า ซึ่งส่วนใหญ่มักจะรวมเป็นหนึ่งเดียว โดยปกติแล้วจะเก็บไว้ในสมุดบันทึกขนาดใหญ่หรือซื้อสำเร็จรูปในร้านค้าเฉพาะ

ประเภทของวารสารบุคลากร:

• การลงทะเบียนเอกสารขาเข้าและขาออกรวมถึงจดหมาย
• การลงทะเบียนคำสั่งซื้อ
• การลงทะเบียนการมาถึงและออกเดินทางของพนักงานในการเดินทางเพื่อธุรกิจ
• การลงทะเบียนคำชี้แจง การส่ง ประกาศ บันทึกอย่างเป็นทางการและการบริการ
• การลงทะเบียนแบบฟอร์มสมุดงานและส่วนแทรก
• หนังสือบันทึกความเคลื่อนไหวเอกสารบุคลากรต่างๆ เป็นต้น

นิตยสารทุกฉบับต้องเข้าเล่มและปิดผนึก และต้องมีหมายเลขกำกับทุกแผ่น ควรจัดเก็บแยกจากเอกสารทั้งหมด ควรอยู่ในตู้เซฟหรือตู้พิเศษ

คุณสมบัติการดูแลและจัดเก็บไฟล์ส่วนบุคคล

ไม่จำเป็นต้องรักษาไฟล์ส่วนบุคคล อย่างไรก็ตาม องค์กรส่วนใหญ่จะรวบรวมบันทึกของพนักงานในรูปแบบใดรูปแบบหนึ่ง แน่นอนว่าการทำเช่นนี้ในโฟลเดอร์เดียวจะสะดวกกว่า

ไฟล์ส่วนบุคคลคือชุดของข้อมูลส่วนบุคคลที่จัดทำเป็นเอกสารเกี่ยวกับพนักงาน ซึ่งรวบรวมและรวบรวมตามลำดับที่กำหนด อาจรวมถึงเอกสารและสำเนาที่หลากหลาย:

• สำเนาคำสั่งของพนักงาน
• สำเนาแถลงการณ์
• สำเนาเอกสารประจำตัวที่ยืนยันคุณวุฒิ การศึกษา ผลประโยชน์ และสถานภาพการสมรส
• แบบสอบถาม;
• ลักษณะและการวิจารณ์
• ใบรับรอง ฯลฯ

ไฟล์ส่วนบุคคลรวมถึงข้อมูลส่วนบุคคลและควรเก็บไว้ให้ห่างจากเอกสารอื่น อนุญาตให้เข้าถึงได้เฉพาะกับกลุ่มเจ้าหน้าที่ที่จำกัดอย่างเคร่งครัดเท่านั้น เมื่อบุคลากรถูกไล่ออก ไฟล์ส่วนบุคคลจะถูกส่งมอบเพื่อการจัดเก็บถาวร

กฎเกณฑ์สำหรับการลงทะเบียน การจัดเก็บ และการออกสมุดงานตลอดจนส่วนแทรก

ทุกองค์กรจำเป็นต้องดูแลรักษาสมุดงานสำหรับพนักงาน ยกเว้นพนักงานพาร์ทไทม์ ในระหว่างการนัดหมายครั้งแรก นายจ้างจะซื้อแบบฟอร์มเปล่าโดยอิสระและลงรายการแรกจากแบบฟอร์มเหล่านั้น ข้อมูลที่เกี่ยวข้องเกี่ยวกับพนักงานถูกป้อนไว้ในหน้าชื่อเรื่อง ต่อจากนั้นจึงจำเป็นต้องติดตามความเกี่ยวข้องและทำการเปลี่ยนแปลงอย่างทันท่วงที

ในการแพร่กระจายของส่วนหลัก จะมีการสร้างรายการเกี่ยวกับแรงงานและกิจกรรมทางสังคมของพนักงาน การจ้างงานของเขากับพนักงานประจำ รายการทั้งหมดจะมีการกำหนดหมายเลขในลักษณะทั่วไปและจัดทำขึ้นตามคำสั่ง หนังสือแจ้งการเลิกจ้างจะมาพร้อมกับตราประทับขององค์กรและลายเซ็นของผู้จัดการ

ทำด้วยมือด้วยปากกาลูกลื่นสีน้ำเงิน ลายมือชัดเจนและเข้าใจง่าย ตรวจสอบความเกี่ยวข้องและความถูกต้องของข้อมูลที่ป้อนอย่างระมัดระวัง หากจำเป็นต้องแก้ไขข้อมูลจะต้องขีดฆ่าบรรทัดเดียวอย่างระมัดระวังและต้องป้อนข้อมูลที่เกี่ยวข้อง การกระทำนี้จะต้องได้รับการยืนยันโดยลายเซ็นและตราประทับของผู้จัดการ

บันทึกการทำงานจะถูกเก็บแยกจากเอกสารอื่นๆ ในตู้นิรภัย ห้ามส่งมอบให้กับพนักงานหรือบุคคลที่สามโดยไม่ได้รับมติพิเศษจากหน่วยงานที่รับผิดชอบ

คุณสมบัติของการจัดเก็บเอกสารการปฏิบัติงานและเอกสารสำคัญด้านบุคลากร

การจัดเก็บเอกสารบุคลากรถูกกำหนดโดยความสำคัญพิเศษ พวกเขามีข้อมูลส่วนบุคคลและเป็นความลับ ข้อมูลดังกล่าวไม่อยู่ภายใต้การเปิดเผยโดยไม่ได้รับอนุญาต มิฉะนั้นจะมีการเรียกเก็บค่าปรับจากพนักงานบริการบุคลากรและหัวหน้าองค์กร

เพื่อจัดระเบียบการจัดเก็บเอกสารบุคลากรที่เหมาะสมในการให้บริการบุคลากรขอแนะนำให้มีห้องแยกต่างหาก ต้องมีทางเข้าเดียวและต้องติดตั้งประตูโลหะพร้อมสัญญาณเตือน

เอกสารจะต้องเก็บไว้ในตู้โลหะหรือตู้นิรภัย หลีกเลี่ยงการสัมผัสกับแสงแดดและฝุ่น รวมถึงการเปลี่ยนแปลงของอุณหภูมิและความชื้นที่มากเกินไป ขั้นตอนง่ายๆ เหล่านี้จะช่วยให้คุณบันทึกข้อมูลส่วนบุคคลของคุณได้

งานสำนักงานในงานบุคคล

การแนะนำ 1 รากฐานทางทฤษฎีของกระบวนการกรณีในงานทรัพยากรบุคคล 1.1 ระบบเอกสารในการจัดการบันทึกบุคลากร 1.2 เอกสารบุคลากรบังคับที่สร้างขึ้นในการให้บริการบุคลากรขององค์กร 2 การปฏิบัติของกระบวนการกรณีในการทำงานด้านทรัพยากรบุคคลในตัวอย่างของ CJSC "POLYGRAPH" 2.1 ลักษณะทั่วไปของงานสำนักงานในงานบุคคลของ JSC Polygraph 2.2 คำสั่งสำหรับบุคลากรและการลงทะเบียนใน ZAO Polygraph 2.3 มติของผู้จัดการ 2.4 การลงรายการในสมุดงาน กรอกบัตรส่วนบุคคล 3 การเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการกรณีในการบริการทรัพยากรบุคคล บทสรุป รายการอ้างอิงที่ใช้ ภาคผนวก 1 ภาคผนวก 2 ภาคผนวก 3 ภาคผนวก 4 ภาคผนวก 5 ภาคผนวก 6

การแนะนำ

คุณลักษณะของกฎหมายแรงงานสมัยใหม่คือการขยายกฎระเบียบตามสัญญาของความสัมพันธ์ด้านแรงงาน ปัญหาหลายประการที่ได้รับการแก้ไขก่อนหน้านี้จากส่วนกลางอาจเป็นเรื่องของการพิจารณาข้อตกลงร่วม ข้อตกลง หรือสัญญาจ้างงาน ใช่แล้วอาร์ต มาตรา 179 แห่งประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซียกำหนดรายชื่อคนงานโดยเฉพาะที่ได้รับสิทธิพิเศษในการคงอยู่ในที่ทำงานในกรณีที่จำนวนหรือพนักงานลดลงและในขณะเดียวกันก็บ่งชี้ว่าข้อตกลงร่วมอาจ จัดให้มีคนงานประเภทอื่นที่ได้รับสิทธิพิเศษในการคงอยู่ในที่ทำงานโดยมีผลิตภาพและคุณสมบัติแรงงานที่เท่าเทียมกัน

งานบริการบุคลากรได้เพิ่มขึ้นในขณะนี้เนื่องจากประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซียได้จำแนกกฎระเบียบท้องถิ่นเป็นแหล่งที่มาของกฎหมายแรงงาน: คำสั่งและเอกสารอื่น ๆ ที่มีบรรทัดฐานกฎหมายแรงงาน โปรดทราบว่าในกรณีที่กำหนดโดยประมวลกฎหมายรัฐบาลกลางอื่น ๆ และการดำเนินการทางกฎหมายด้านกฎระเบียบอื่น ๆ ของสหพันธรัฐรัสเซีย ข้อตกลงร่วม ข้อตกลง นายจ้างเมื่อนำกฎระเบียบท้องถิ่นมาใช้ จะต้องคำนึงถึงความคิดเห็นของตัวแทน ร่างกายของพนักงาน จากทั้งหมดที่กล่าวมาข้างต้นอธิบายถึงความเกี่ยวข้องของงานนี้

วัตถุประสงค์ของงานคือเพื่อศึกษางานสำนักงานในด้านงานบุคคล

วัตถุประสงค์ของการทำงานคือ

• พิจารณาพื้นฐานทางทฤษฎีของการจัดงานสำนักงานในงานบุคคล
• ศึกษาการจัดองค์กรของงานสำนักงานในงานบุคคลโดยใช้ตัวอย่างของ Polygraph CJSC
• พิจารณาวิธีการเพิ่มประสิทธิภาพการจัดองค์กรงานสำนักงานในงานบุคลากรของ JSC Polygraph

หัวข้อของงานคือการจัดระเบียบงานในสำนักงาน วัตถุประสงค์ของงานคือ JSC Polygraph

1 รากฐานทางทฤษฎีของกระบวนการกรณีในงานทรัพยากรบุคคล

1.1 ระบบเอกสารในการจัดการบันทึกบุคลากร

เมื่อเข้าสู่งาน พลเมืองจะเข้าสู่ความสัมพันธ์ในการจ้างงานกับองค์กรหรือผู้ประกอบการแต่ละราย เนื้อหาของความสัมพันธ์เหล่านี้เป็นสิทธิแรงงานและหน้าที่ร่วมกันของนายจ้างและลูกจ้าง นายจ้างมีหน้าที่จัดหางานให้ลูกจ้างตามสัญญาจ้าง ตรวจสอบสภาพการทำงานและจ่ายค่าจ้างตรงเวลา และลูกจ้างจะต้องปฏิบัติหน้าที่ด้านแรงงานตามที่กำหนดในสัญญาจ้างเป็นการส่วนตัว โดยอยู่ภายใต้ข้อบังคับด้านแรงงานภายใน

กฎหมายแรงงานจัดให้มีเอกสารเกี่ยวกับความสัมพันธ์ระหว่างลูกจ้างกับนายจ้าง ตลอดจนระหว่างผู้หางานกับนายจ้าง (การปฏิเสธการจ้างงานเป็นลายลักษณ์อักษร) การลงทะเบียนการเกิดขึ้น การเปลี่ยนแปลง และการสิ้นสุดความสัมพันธ์ด้านแรงงานอย่างถูกต้องเป็นสิ่งสำคัญสำหรับพนักงานทุกคน ไม่เพียงแต่ในระหว่างระยะเวลาทำงานเท่านั้น แต่ยังรวมถึงหลังจากการเลิกจ้างด้วย

การทำงานกับบุคลากรทำให้นายจ้างต้องแก้ไขปัญหาการบริหารจัดการหลายประการ เช่น การสรรหาบุคลากร การปรับตัวพนักงานใหม่ การประเมินการปฏิบัติงานของพนักงาน การปรับปรุงคุณสมบัติ การสร้างแรงจูงใจในการทำงาน เป็นต้น การบริหารงานบุคคลยังนำไปสู่การสร้างเอกสารจำนวนมาก 1 .

เมื่อคำนึงถึงข้างต้น เอกสารบุคลากรทั้งหมดสามารถแบ่งออกเป็นสองกลุ่ม:

• เอกสารที่เกี่ยวข้องกับแรงงานสัมพันธ์ (เช่น สัญญาจ้างงาน คำสั่งพนักงาน บัตรประจำตัวพนักงาน ใบแจ้งยอดพนักงาน ตารางวันหยุด ตารางกะ ฯลฯ)
• เอกสารที่เกี่ยวข้องกับการบริหารงานบุคคล (แผนและรายงานบุคลากร กฎระเบียบในการคัดเลือกบุคลากร การปรับตัวของคนงาน การประเมินบุคลากร ฯลฯ แบบสอบถาม การทดสอบ เครื่องวัดวิชาชีพ แผนภูมิบุคคล ฯลฯ) 2 .

การจัดการบันทึกบุคลากรโดยทั่วไปประกอบด้วยเอกสารที่เกี่ยวข้องกับแรงงานสัมพันธ์ ซึ่งส่วนใหญ่จำเป็นสำหรับขั้นตอนการประมวลผล เช่น การจ้าง การโอนไปยังงานอื่น การเลิกจ้าง การอนุญาตให้ลา การส่งการเดินทางเพื่อธุรกิจ ฯลฯ

เมื่อบันทึกความสัมพันธ์ด้านแรงงาน จะมีการสร้างเอกสารองค์กร การบริหาร การบัญชี ข้อมูล เอกสารอ้างอิง และเอกสารอื่นๆ ประเภทและประเภทต่างๆ จำนวนมาก ในบรรดาเอกสารเหล่านี้สามารถแยกแยะได้สองกลุ่ม:

• ข้อบังคับท้องถิ่นขององค์กรที่เกี่ยวข้องกับแรงงานสัมพันธ์
• เอกสารที่เกี่ยวข้องกับการบัญชีและการเคลื่อนย้ายบุคลากร

ข้อบังคับท้องถิ่นเป็นเอกสารขององค์กรที่มีบรรทัดฐานกฎหมายแรงงาน (ส่วนที่ 1 ของมาตรา 8 แห่งประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซีย) เช่น ข้อบังคับด้านแรงงานภายใน การจัดทำกฎระเบียบท้องถิ่นบางประเภทกำหนดไว้ในประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซีย เอกสารดังกล่าวจำเป็นต้องใช้ (เช่น ตารางวันหยุด) เอกสารที่ไม่ได้ระบุไว้ในประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซียถือเป็นคำแนะนำและได้รับการพัฒนาตามดุลยพินิจขององค์กร (เช่นกฎระเบียบเกี่ยวกับการแบ่งโครงสร้างขององค์กร)

นายจ้างทุกคนรวมถึงผู้ประกอบการแต่ละรายจะต้องปฏิบัติตามกฎระเบียบท้องถิ่นจำนวนหนึ่งที่กำหนดโดยประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซีย การกระทำดังกล่าวรวมถึง: ตารางการรับพนักงาน, ข้อบังคับด้านแรงงานภายใน, ตารางวันหยุด, ข้อบังคับเกี่ยวกับค่าตอบแทน, ข้อบังคับเกี่ยวกับขั้นตอนการประมวลผลข้อมูลส่วนบุคคลของพนักงาน

ข้อบังคับท้องถิ่นบางประการที่กำหนดโดยประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซียมีผลบังคับใช้เฉพาะนายจ้างที่มีคุณสมบัติที่เหมาะสมขององค์กรแรงงานและทำงานร่วมกับบุคลากรเท่านั้น เช่น ตารางกะ ข้อบังคับเกี่ยวกับการรับรอง ข้อบังคับเกี่ยวกับมาตรฐานแรงงาน ระเบียบการหมุนเวียนงาน ระเบียบการฝึกงาน รายชื่อตำแหน่งที่มีชั่วโมงทำงานไม่ปกติ เป็นต้น

เอกสารที่เกี่ยวข้องกับการบัญชีและการเคลื่อนย้ายบุคลากร ได้แก่ เอกสารที่พนักงานนำเสนอเมื่อสมัครงานและเอกสารที่สร้างขึ้นสำหรับหน้าที่เฉพาะของบุคลากร

เอกสารที่จำเป็นสำหรับการจ้างงาน ได้แก่ :

• เอกสารประจำตัว;
• เอกสารยืนยันประสบการณ์การทำงาน ประสบการณ์การทำงาน
• เอกสารยืนยันระดับการศึกษาและคุณวุฒิ
• เอกสารที่เกี่ยวข้องกับการประกันเงินบำนาญของรัฐ
• เอกสารทะเบียนทหาร
• เอกสาร (ถ้าจำเป็น) ที่จำเป็นโดยคำนึงถึงลักษณะเฉพาะของงานในอนาคต (เช่น ใบรับรองแพทย์ ใบขับขี่ เป็นต้น) 3 .

เอกสารที่สร้างขึ้นสำหรับฟังก์ชัน HR เฉพาะ ได้แก่:

• เอกสารสัญญา: สัญญาการจ้างงาน, ข้อตกลงของคู่สัญญา, ข้อตกลงเพิ่มเติมเกี่ยวกับสัญญาการจ้างงาน, สัญญานักเรียน, ข้อตกลงเกี่ยวกับความรับผิดชอบทางการเงินส่วนบุคคลเต็มรูปแบบ, ข้อตกลงเกี่ยวกับความรับผิดชอบทางการเงินโดยรวม (ทีม)
• เอกสารการบริหาร: คำสั่ง (คำแนะนำ) สำหรับบุคลากร
• ข้อมูลและเอกสารอ้างอิง: คำชี้แจงของพนักงาน รายงาน และคำอธิบาย ระเบียบปฏิบัติ การกระทำ ฯลฯ
• เอกสารทางบัญชีหลัก: บัตรส่วนตัวของพนักงาน ใบบันทึกเวลา บันทึกย่อ การคำนวณการลาพักร้อนและการเลิกจ้าง 4 .

นอกเหนือจากเอกสารหนังสือวารสารการ์ดแล้วยังมีการพิจารณาเอกสารที่รวบรวมในองค์กร (ลงทะเบียน): หนังสือสำหรับบันทึกความเคลื่อนไหวของสมุดงานและส่วนแทรกในนั้นสมุดใบเสร็จรับเงินและค่าใช้จ่ายสำหรับการบันทึก แบบฟอร์มสมุดงานและเอกสารแทรก หนังสือลงทะเบียนสัญญาจ้าง คำสั่ง บัตรประจำตัวพนักงาน ไฟล์ส่วนตัว ฯลฯ

ดังนั้น การจัดการบันทึกบุคลากรจึงเป็นชุดของขั้นตอนในการรวบรวม ดำเนินการ ประมวลผล ดำเนินการ จัดรูปแบบเป็นไฟล์ การจัดเก็บ และการใช้เอกสารด้านบุคลากร

ปัจจุบันหลังจากที่ประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซียมีผลบังคับใช้การเปลี่ยนแปลงหลักต่อไปนี้เกิดขึ้นในการจัดการบันทึกบุคลากร:

• เอกสารบุคลากรแบบดั้งเดิมบางฉบับที่บังคับใช้มานานหลายปี (เช่น การสมัครงาน) เลิกบังคับใช้แล้ว
• เอกสารใหม่ที่จำเป็นสำหรับนายจ้างปรากฏขึ้น (เช่นเอกสารที่กำหนดขั้นตอนการทำงานกับข้อมูลส่วนบุคคลของพนักงาน)
• จำนวนเอกสารทั้งหมดที่ประมวลผลในการให้บริการบุคลากรเพิ่มขึ้น (เช่น เอกสารเมื่อยื่นขอลาแบบจ่ายเงินประจำปี)
• มีการขยายขอบเขตของเอกสารที่ต้องส่งให้กับพนักงานพร้อมลายเซ็น
• เอกสารจำนวนหนึ่งที่นายจ้างนำมาใช้ต้องคำนึงถึงความคิดเห็นของตัวแทนพนักงาน
• เอกสารเกี่ยวกับบุคลากรจะต้องนำเสนอต่อพนักงานตรวจแรงงานของรัฐอย่างเสรีเมื่อดำเนินการตรวจสอบการปฏิบัติตามกฎหมายแรงงานของนายจ้าง 5 .

การเตรียมเอกสารด้านบุคลากรยังคงใช้เวลาส่วนใหญ่ของผู้เชี่ยวชาญด้านการบริการบุคลากร และมักจะทำให้เกิดปัญหาร้ายแรงในระหว่างการตรวจสอบและสถานการณ์ความขัดแย้ง การวิเคราะห์สถานะการทำงานพร้อมเอกสารประกอบบุคลากรในองค์กรสมัยใหม่หลายแห่งแสดงให้เห็นว่าข้อผิดพลาดที่พบบ่อยที่สุดในด้านนี้คือ:

• ขาดเอกสาร (บังคับ) ที่กำหนดโดยกฎหมายปัจจุบัน
• การละเมิดขั้นตอนในการพัฒนาและบังคับใช้เอกสารที่มีบรรทัดฐานกฎหมายแรงงาน
• การใช้เอกสารไม่ถูกต้องความไม่รู้กฎเกณฑ์ในการให้อำนาจทางกฎหมายกับเอกสาร
• เอกสารสถานการณ์การจัดการที่ไม่ถูกต้องแสดงในกรณีที่ไม่มีเอกสารที่จำเป็นหรือขาดความเข้าใจว่าเอกสารประเภทใดควรยืนยันเหตุการณ์ที่เกิดขึ้น
• การจัดจัดเก็บและทำลายเอกสารบุคลากรโดยมีการละเมิดกฎขั้นต้นสำหรับการจัดเก็บถาวรการดำเนินงานขององค์กร

หนึ่งในภารกิจหลักของนายจ้างทุกคนในด้านการทำงานกับบุคลากรคือการดำเนินการบันทึกบุคลากรให้ตรงเวลาและถูกต้อง

1.2 เอกสารบุคลากรบังคับที่สร้างขึ้นในการให้บริการบุคลากรขององค์กร

การบัญชีแรงงานและค่าจ้างในองค์กรดำเนินการตามเอกสารหลักที่สร้างขึ้นในการให้บริการบุคลากร งานที่ทำไม่ดีของฝ่ายทรัพยากรบุคคลย่อมส่งผลกระทบต่องานของทั้งฝ่ายบัญชีและทั้งองค์กรอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้ ผลที่ตามมาคือการจ่ายเงินพนักงานก่อนเวลาอันควร การลาป่วย และการเตรียมเอกสารก่อนเวลาเพื่อส่งไปยังหน่วยงานทางสังคมของรัฐ ส่งผลให้ประสิทธิภาพทางการเงินขององค์กรโดยรวมลดลง

การปฏิบัติตามบรรทัดฐานของประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซียและการดำเนินการด้านเอกสารบุคลากรที่ถูกต้องนั้นถูกควบคุมโดยทั้งหน่วยงานตรวจแรงงานของรัฐบาลกลาง (Rostrudinspektsiya) และหน่วยงานตรวจภาษีของรัฐบาลกลาง ผู้ตรวจสอบของรัฐสามารถมาที่สำนักงานขององค์กรใดก็ได้โดยไม่คำนึงถึงรูปแบบการเป็นเจ้าของและต้องการเอกสารที่เกี่ยวข้องกับบันทึกบุคลากรและข้อบังคับภายในและคำสั่งบังคับอื่น ๆ ที่มีอยู่ในองค์กร (กฎหมายของรัฐบาลกลาง 8 สิงหาคม 2544 ฉบับที่ 134- FZ “ว่าด้วยการคุ้มครองสิทธิของนิติบุคคลและผู้ประกอบการแต่ละรายระหว่างการควบคุมของรัฐ (การกำกับดูแล)”) 6 .

การจัดทำเอกสารกิจกรรมของการบริการทรัพยากรบุคคลครอบคลุมกระบวนการทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับการเตรียมและการประมวลผลเอกสารด้านบุคลากรตามกฎที่กำหนดขึ้น และแก้ไขงานด้านการบริหารงานบุคคลดังต่อไปนี้:

• การจัดองค์กรแรงงาน
• การทำสัญญาจ้างงานและการจ้างงาน
• ย้ายไปทำงานอื่น
• จัดให้มีวันหยุดพักร้อนแก่พนักงาน
• สิ่งจูงใจของพนักงาน
• การลงโทษทางวินัยต่อพนักงาน
• การรับรองพนักงาน
• รักษาพนักงาน;
• บันทึกการใช้เวลาทำงาน
• ดึงดูดพนักงานให้มาทำงานในวันหยุดสุดสัปดาห์และวันหยุดนักขัตฤกษ์
• การลงทะเบียนการเดินทางเพื่อธุรกิจ
• การบอกเลิกสัญญาจ้างและการเลิกจ้างจากการทำงาน 7 .

รายการเอกสารด้านบุคลากรที่องค์กรต้องเก็บรักษาโดยไม่คำนึงถึงรูปแบบการเป็นเจ้าของนั้นมีให้ไว้ในภาคผนวก 1 นอกจากนี้ยังมีเอกสารด้านกฎระเบียบที่ควบคุมภาระผูกพันของนายจ้างในการเก็บรักษาเอกสารด้านบุคลากรบางอย่างและระยะเวลาในการจัดเก็บ (ตามรายการ ของเอกสารการจัดการมาตรฐานที่สร้างขึ้นในกิจกรรมขององค์กร ซึ่งระบุระยะเวลาการจัดเก็บ อนุมัติโดย Rosarkhiv เมื่อวันที่ 10/06/2000 ซึ่งแก้ไขเพิ่มเติมเมื่อวันที่ 27/10/2003)

การจัดองค์กรด้านแรงงานของคนงานนั้นดำเนินการโดยการยอมรับ (การอนุมัติจากหัวหน้าองค์กรหรือเจ้าหน้าที่ที่ได้รับอนุญาตจากเขา) ของกฎระเบียบท้องถิ่น นายจ้างทุกคนจะต้องมีข้อบังคับด้านแรงงานและข้อบังคับภายในเกี่ยวกับการคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล กฎระเบียบท้องถิ่นอื่นๆ เช่น กฎระเบียบเกี่ยวกับค่าจ้าง มาตรฐานแรงงาน โบนัสและสิ่งจูงใจด้านวัสดุ การรับรอง ฯลฯ จะถูกนำมาใช้หากจำเป็น

ข้อตกลงร่วม (ข้อตกลง) เป็นการให้คำปรึกษาในลักษณะที่สรุปโดยข้อตกลงของทั้งสองฝ่าย (บทที่ 7 แห่งประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซีย) แนะนำให้เก็บรักษาไฟล์ส่วนบุคคลของพนักงานสำหรับบริษัทเอกชน ภาระหน้าที่ของนายจ้างในการรักษากิจการส่วนตัวใช้กับพนักงานขององค์กรของรัฐตามกฎหมายของรัฐบาลกลางหมายเลข FZ-79 ลงวันที่ 27 กรกฎาคม 2547 "ว่าด้วยข้าราชการพลเรือนแห่งสหพันธรัฐรัสเซีย" เพื่อความสะดวก เรายังคงแนะนำให้สร้างไฟล์ส่วนตัวหรือโฟลเดอร์ส่วนตัวได้ และขั้นตอนในการสร้างควรได้รับการแก้ไขในกฎหมายท้องถิ่นขององค์กรที่ได้รับอนุมัติจากหัวหน้า

ในไฟล์ส่วนตัวของพนักงาน (โฟลเดอร์ส่วนตัว) คุณสามารถรวมสำเนาเอกสารที่จำเป็นสำหรับการจ้างงาน (หนังสือเดินทาง, บัตรประจำตัวทหาร, ใบรับรองการกำหนด TIN, ใบรับรองประกันบำนาญ, ทะเบียนสมรส, สูติบัตรของเด็ก - เพื่อให้สิทธิประโยชน์ทางภาษีเงินได้; เอกสารเกี่ยวกับการศึกษา ฯลฯ ) และเอกสารหลักทั้งหมดที่สร้างขึ้นในช่วงชีวิตการทำงานของพนักงานซึ่งระบุลักษณะกิจกรรมการทำงานของเขา (การสมัครเพื่อโอนไปทำงานอื่นจดหมายลาออกลักษณะเอกสารเกี่ยวกับการฝึกอบรมขั้นสูง สำเนาคำสั่งการรับเข้าเรียน การโอน , การเลิกจ้าง ฯลฯ )

นอกจากนี้นายจ้างจะต้องมีเอกสารคุ้มครองแรงงานดังต่อไปนี้

• คำแนะนำการคุ้มครองแรงงานตามวิชาชีพ
• บันทึกการบรรยายสรุป (ทำความคุ้นเคยกับคำแนะนำ);
• บันทึกของพนักงานที่เข้ารับการตรวจสุขภาพภาคบังคับและอื่น ๆ 8 .

เอกสารเหล่านี้สามารถเก็บไว้ในบริการบุคลากรขององค์กรได้หากองค์กรไม่มีบริการคุ้มครองแรงงานแยกต่างหากหรือในสำนักงาน

ตามข้อย่อย. ศิลปะ "ก" ตอนที่ 1 มาตรา 356 ของประมวลกฎหมายแรงงานแห่งสหพันธรัฐรัสเซีย สำนักงานตรวจแรงงานของรัฐบาลกลางทำหน้าที่กำกับดูแลและควบคุมการปฏิบัติตามกฎหมายแรงงานของนายจ้างและการดำเนินการทางกฎหมายด้านกฎระเบียบอื่น ๆ

หัวหน้าองค์กรมีความรับผิดชอบส่วนบุคคลต่อกองทุนสารคดีที่สร้างขึ้นในกระบวนการกิจกรรมของตน สำหรับการละเมิดกฎหมายของสหพันธรัฐรัสเซียและการดำเนินการทางกฎหมายอื่น ๆ การบำรุงรักษาเอกสารบุคลากรที่ไม่ถูกต้องหรือการขาดเอกสารดังกล่าวผู้บัญญัติกฎหมายกำหนดให้มีค่าปรับทางปกครอง: สำหรับเจ้าหน้าที่ - ตั้งแต่ 1,000 ถึง 5,000 รูเบิลสำหรับนิติบุคคล - จาก 30,000 ถึง 50,000 รูเบิล หรือการระงับกิจกรรมการบริหารนานถึง 90 วันและอีกครั้ง - ส่งผลให้เจ้าหน้าที่ถูกตัดสิทธิ์ (มาตรา 3.11, 3.12, 5.27, 5.44 และ 14.23 แห่งประมวลกฎหมายปกครอง)

2 การปฏิบัติของกระบวนการกรณีในการทำงานด้านทรัพยากรบุคคลในตัวอย่างของ CJSC "POLYGRAPH"

2.1 ลักษณะทั่วไปของงานสำนักงานในงานบุคคลของ JSC Polygraph

ความสัมพันธ์ด้านแรงงานระหว่างพนักงานและ CJSC Polygraph เกิดขึ้นบนพื้นฐานของสัญญาการจ้างงานที่สรุปไว้ (มาตรา 16 แห่งประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซีย) ในอนาคตความสัมพันธ์ด้านแรงงานที่เกิดขึ้นตลอดจนการเปลี่ยนแปลงและการยุติจะต้องทำให้เป็นทางการอย่างเหมาะสม (มาตรา 68, 73, 80 และรหัสแรงงานอื่น ๆ ของสหพันธรัฐรัสเซีย)

การจดทะเบียนแรงงานสัมพันธ์หมายถึงเอกสารเช่น การสร้างเอกสารที่เหมาะสม

จากผลของเอกสารทำให้มีการสร้างเอกสารองค์กรการบริหารการบัญชีข้อมูลเอกสารอ้างอิงและเอกสารอื่น ๆ ประเภทและหลากหลาย พร้อมกับจัดทำเอกสารหนังสือนิตยสารการ์ดโดยคำนึงถึงเอกสารที่รวบรวมในองค์กร (ลงทะเบียน)

การลงทะเบียนเอกสารบังคับถูกกำหนดโดยตรงจากข้อกำหนดของข้อ 4.1.2 ของคำแนะนำมาตรฐานสำหรับงานสำนักงานในหน่วยงานบริหารของรัฐบาลกลางที่ได้รับอนุมัติ ตามคำสั่งของกระทรวงวัฒนธรรมแห่งรัสเซียลงวันที่ 8 พฤศจิกายน 2548 ฉบับที่ 536: “... เอกสารทั้งหมดที่ต้องบันทึก ดำเนินการ และใช้เพื่อวัตถุประสงค์ในการอ้างอิงจะต้องได้รับการลงทะเบียน”

ต้องเน้นย้ำว่าขั้นตอนการลงทะเบียนเอกสารนั้นไม่ จำกัด เพียงการใส่วันที่และหมายเลขการลงทะเบียนเท่านั้น การลงทะเบียนเอกสารเป็นการบันทึกข้อมูลทางบัญชีเกี่ยวกับเอกสารตามแบบฟอร์มที่กำหนดโดยบันทึกข้อเท็จจริงของการสร้างการส่งหรือการรับ (ข้อ 4.1.1 ของคำแนะนำมาตรฐานสำหรับงานสำนักงานในหน่วยงานบริหารของรัฐบาลกลาง)

การทำงานกับเอกสารด้านบุคลากรไม่ได้จำกัดอยู่เพียงการจัดเตรียม การลงทะเบียน และการดำเนินการของเอกสารเท่านั้น ส่วนที่สำคัญที่สุดของงานนี้คือการสร้างเอกสารที่ดำเนินการเป็นไฟล์เพื่อจัดระเบียบที่เก็บข้อมูลและใช้เพื่อการอ้างอิง

ดังนั้น การจัดการบันทึกบุคลากรจึงเป็นชุดของขั้นตอนในการรวบรวม ดำเนินการ ประมวลผล การจัดเก็บ และการเรียกค้นเอกสารการจัดการบุคลากร สำหรับการดำเนินการตามขั้นตอนเหล่านี้อย่างทันท่วงทีและถูกต้องดูเหมือนว่าเหมาะสมที่สุดในการควบคุมทั้งองค์ประกอบของเอกสารบุคลากรและเทคโนโลยีสำหรับการทำงานร่วมกับพวกเขาให้มากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ผ่านการสร้างชุดข้อบังคับท้องถิ่นสำหรับงานในสำนักงาน: แบบฟอร์มเอกสาร ,อัลบั้มแบบฟอร์มเอกสาร,ตารางการไหลของเอกสาร HR,คำแนะนำในการทำงานสำนักงานบุคลากร .

วัตถุประสงค์หลักประการหนึ่งของการกระทำเหล่านี้คือการสะท้อนถึงลักษณะของกิจกรรมการผลิตขององค์กร และสำหรับพนักงานบริการบุคลากรมือใหม่ กฎระเบียบท้องถิ่นเกี่ยวกับงานในสำนักงานควรเป็นหนังสืออ้างอิงที่ให้คำตอบสำหรับคำถามที่พวกเขามีเกี่ยวกับการจัดทำเอกสารแรงงานสัมพันธ์

พื้นฐานของกรอบการกำกับดูแลสำหรับการจัดการบันทึกบุคลากรคือตารางแบบฟอร์มเอกสาร วัตถุประสงค์ของการเตรียม Timesheet คือการกำหนดชุดประเภทเอกสารที่จำเป็นและเพียงพอสำหรับการลงทะเบียนทางกฎหมายของสถานการณ์ที่เกิดขึ้นในการทำงานกับบุคลากร การใช้ Timesheet ช่วยให้คุณลดเวลาทำงานและค่าแรงของพนักงานขององค์กรเมื่อแก้ไขปัญหาในการจัดทำเอกสารกิจกรรมการจัดการ

รูปแบบของบัตรรายงาน (ภาคผนวก 2) ถูกกำหนดโดยองค์กรเอง พัฒนาโดยฝ่ายบุคคล และได้รับอนุมัติตามคำสั่งของผู้จัดการ

การจัดทำแผ่นแบบฟอร์มเอกสารควรมาพร้อมกับการพัฒนาอัลบั้มแบบฟอร์มและตัวอย่างเอกสารบุคลากรที่รวมอยู่ในแผ่นงาน การมีอยู่ของ Timesheet และ Album ช่วยให้คุณสามารถบันทึกงานกับบุคลากรที่ JSC Polygraph ได้อย่างรวดเร็วและถูกต้อง

ก่อนอื่นแผ่นเวลาและอัลบั้มจะต้องมีเอกสารที่จัดทำโดยประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซียนั่นคือซึ่งจำเป็นเมื่อลงทะเบียนแรงงานสัมพันธ์

2.2 คำสั่งสำหรับบุคลากรและการลงทะเบียนใน ZAO Polygraph

พื้นฐานของการจัดการบันทึกบุคลากรคือคำสั่ง (คำแนะนำ) สำหรับบุคลากรที่ออกหลังจากการสรุปสัญญาการจ้างงานเมื่อมีการเปลี่ยนแปลงและการเลิกจ้าง เนื้อหาของคำสั่งพนักงานจะต้องเป็นไปตามเงื่อนไขของสัญญาการจ้างงานที่สรุปไว้ จากคำสั่งของหัวหน้าองค์กรด้านบุคลากรข้อมูลจะถูกส่งไปยังเอกสารทางบัญชีและสมุดงานของพนักงาน

ตามข้อ 3.5.5 ของกฎพื้นฐานสำหรับการดำเนินงานหอจดหมายเหตุขององค์กรซึ่งได้รับการอนุมัติโดยการตัดสินใจของคณะกรรมการ Rosarkhiv ลงวันที่ 02/06/02 (ต่อไปนี้จะเรียกว่ากฎพื้นฐาน) คำสั่งสำหรับกิจกรรมหลักและสำหรับบุคลากรคือ เก็บรักษาแยกกันและจัดรูปแบบเป็นไฟล์ต่างๆ ขั้นตอนนี้ยังใช้กับองค์กรขนาดเล็กที่มีการสร้างเอกสารด้านการบริหารจำนวนเล็กน้อย และพนักงานคนหนึ่ง (เลขานุการ นักบัญชี นักเศรษฐศาสตร์ ฯลฯ) มีหน้าที่รับผิดชอบในการจัดการบันทึกบุคลากร

เอกสารบางประเภทสำหรับบุคลากรของ Polygraph CJSC มีแบบฟอร์มรวมได้รับการอนุมัติแล้ว มติของคณะกรรมการสถิติแห่งรัฐรัสเซียลงวันที่ 5 มกราคม 2547 ครั้งที่ 1 (ตารางที่ 2.1)

รูปแบบคำสั่งบุคลากรที่ระบุไว้เกี่ยวข้องกับเอกสารทางบัญชีหลักสำหรับการบันทึกแรงงานและการจ่ายเงินดังนั้นเมื่อกรอกคำสั่งคุณควรได้รับคำแนะนำจากขั้นตอนการใช้เอกสารทางบัญชีหลักรูปแบบรวมที่ได้รับอนุมัติ มติของคณะกรรมการสถิติแห่งรัฐรัสเซีย ลงวันที่ 24 มีนาคม 2542 ฉบับที่ 20

ตารางที่ 2.1

ประเภทเอกสารบุคลากรที่มีแบบฟอร์มมาตรฐาน

ตามขั้นตอนดังกล่าว สามารถป้อนรายละเอียดเพิ่มเติมลงในเอกสารการบัญชีหลักรูปแบบรวมได้หากจำเป็น ในกรณีนี้ รายละเอียดทั้งหมดที่อยู่ในแบบฟอร์มไม่ควรเปลี่ยนแปลง (รวมถึงรหัส หมายเลขแบบฟอร์ม ชื่อเอกสาร) ไม่อนุญาตให้ลบรายละเอียดส่วนบุคคลออกจากแบบฟอร์มรวม แนะนำให้ใช้รูปแบบของแบบฟอร์มที่ระบุในอัลบั้มของเอกสารการบัญชีหลักแบบรวมและอาจมีการเปลี่ยนแปลงได้

เมื่อผลิตผลิตภัณฑ์เปล่าตามรูปแบบรวมจะได้รับอนุญาตให้ทำการเปลี่ยนแปลงในแง่ของการขยายหรือลดคอลัมน์และบรรทัดให้แคบลงเพื่อความสะดวกในการจัดวางและการประมวลผลข้อมูล

การเปลี่ยนแปลงรูปแบบรวมของเอกสารการบัญชีหลักทำได้โดยการออกคำสั่ง (คำสั่ง) จากหัวหน้า Polygraph CJSC (ดูภาคผนวก 3)

ในกรณีที่ไม่มีรูปแบบคำสั่งรวมสำหรับบุคลากรที่ได้รับอนุมัติจากคณะกรรมการสถิติแห่งรัฐของรัสเซีย (ตัวอย่างเช่นเมื่อมีการออกคำสั่งให้เปลี่ยนแปลงข้อมูลชีวประวัติของพนักงานเพื่อใช้การลงโทษทางวินัยและในกรณีอื่น ๆ ) จะใช้แบบฟอร์มที่ มีการออกคำสั่งสำหรับกิจกรรมหลัก (ภาคผนวก 4)

ดูเหมือนว่าแนะนำให้รวมไว้ในอัลบั้มเอกสารด้วยจำนวนคำสั่งซื้อตัวอย่างสูงสุดสำหรับบุคลากรรวมทั้งเสริมด้วยตัวอย่างใหม่อย่างเป็นระบบหลังจากบันทึกสถานการณ์ที่เกิดขึ้นในการปฏิบัติงานกับบุคลากร

สำหรับคำสั่งบุคลากร การจัดทำดัชนีและการลงทะเบียนที่ถูกต้องมีความสำคัญอย่างยิ่ง ไม่อนุญาตให้ใช้แบบฟอร์มลงทะเบียนเดียวสำหรับคำสั่งบุคลากรทั้งหมดและรวบรวมเอกสารเหล่านี้เพิ่มเติมเป็นไฟล์เดียว มันเป็นข้อกำหนดสำหรับการสร้างไฟล์ในภายหลังซึ่งกำหนดขั้นตอนการทำงานกับคำสั่งสำหรับบุคลากรในงานสำนักงาน "ปัจจุบัน": คำสั่งสำหรับบุคลากรจะถูกจัดกลุ่มเป็นไฟล์ตามระยะเวลาที่กำหนดสำหรับการจัดเก็บ (ข้อ 3.5.5 ของ กฎพื้นฐาน)

คำสั่งซื้อที่มีระยะเวลาการจัดเก็บต่างกันจะต้องลงทะเบียนในรูปแบบการบัญชีที่แตกต่างกันและมีดัชนีการลงทะเบียน (ตัวเลข) ที่แตกต่างกัน กฎสำหรับการจัดทำดัชนีคำสั่งบุคลากรได้รับการพัฒนาโดย Polygraph CJSC เอง ในการปฏิบัติงานด้านการบริการบุคลากร การจัดทำดัชนีตัวอักษรและตัวเลขแพร่หลายมากที่สุด

หากมีเอกสารจำนวนมาก ขอแนะนำให้จัดกลุ่มคำสั่งบุคลากรที่เกี่ยวข้องกับประเด็นต่าง ๆ ของการทำงานกับบุคลากรแยกกัน (ข้อ 3.5.5 ของกฎพื้นฐาน) โดยใช้การจัดทำดัชนีที่แตกต่างกัน เช่น: กับหมายเลขลำดับของคำสั่งใน การเคลื่อนย้ายบุคลากร (การจ้างงาน การโอนไปทำงานอื่น การเลิกจ้าง) เพิ่มตัวอักษร "k" สำหรับคำสั่งให้คนงานที่สอง "กม." การให้วันหยุด "o" การเลื่อนตำแหน่ง "p" ในการลงโทษทางวินัย "v" ฯลฯ

ระบบการจัดทำดัชนีคำสั่งซื้อที่ Polygraph CJSC นำมาใช้นั้นสะท้อนให้เห็นในสมุดทะเบียน (นิตยสาร) ซึ่งเป็นรูปแบบที่องค์กรกำหนดขึ้นเอง เมื่อพัฒนาแบบฟอร์มการบัญชี คุณสามารถใช้แบบฟอร์มที่ปรึกษาที่มีอยู่ในภาคผนวก 2 ของมาตรฐานเวลารวมระหว่างภาคส่วนสำหรับการบัญชีการจัดหางานและการบัญชีบุคลากร (1991)

ในกรณีของการเก็บรักษาแบบฟอร์มบันทึกที่มีการป้อนข้อมูลเกี่ยวกับคำสั่งบุคลากรที่จัดทำขึ้นในประเด็นต่างๆ เราสามารถแนะนำสมุดรายวัน (วารสาร) ต่อไปนี้สำหรับการบันทึกคำสั่ง (ตาราง 2.2)

ตารางที่ 2.2

แบบฟอร์มหนังสือ (วารสาร) สำหรับขึ้นทะเบียนคำสั่งซื้อ

แบบฟอร์มการบัญชีที่พัฒนาโดย Polygraph CJSC พร้อมตัวเลือกต่างๆ ในการกรอกจะต้องแสดงในส่วนที่เกี่ยวข้องของอัลบั้มแบบฟอร์มเอกสาร

คำสั่งเกี่ยวกับบุคลากรจะออกหากมีเหตุผลเป็นลายลักษณ์อักษรที่เหมาะสม ซึ่งนอกเหนือจากสัญญาการจ้างงานและการแก้ไขแล้ว ยังรวมถึงข้อมูลและเอกสารอ้างอิง: คำชี้แจงของพนักงาน บันทึกช่วยจำ (รายงานและบันทึกคำอธิบาย) การรับรอง ระเบียบปฏิบัติ การกระทำ ฯลฯ

เอกสารเหตุผลสำหรับการสั่งซื้อจะต้องจัดทำและลงทะเบียนอย่างถูกต้อง เอกสารบางอย่าง (คำชี้แจง บันทึกช่วยจำ บันทึกคำอธิบาย การรับรอง การแจ้งเตือน) ถูกจัดทำขึ้นในรูปแบบใด ๆ เอกสารอื่น ๆ (โปรโตคอล การกระทำ) มีรูปแบบที่เป็นเอกภาพหรือแนะนำ

2.3 มติของผู้จัดการ

ข้อความจากพนักงานและบันทึกช่วยจำอ้างอิงถึงการติดต่อภายใน และต้องมีการพิจารณาและตัดสินใจโดยหัวหน้า Polygraph CJSC การตัดสินใจสะท้อนให้เห็นในมติ ซึ่งโดยส่วนใหญ่แล้วเนื้อหาจะมีคำแนะนำสั้น ๆ: "ตามคำสั่ง" "ดำเนินการ" "ถึงแผนกบุคคล" ซึ่งไม่สอดคล้องกับความหมายของรายละเอียดนี้ .

ข้อผิดพลาดร้ายแรงอีกประการหนึ่งเมื่อแก้ไขเอกสารคือความแตกต่างทางความหมายระหว่างการตัดสินใจของผู้จัดการกับเนื้อหาของเอกสารที่กำลังตรวจสอบ ข้อผิดพลาดดังกล่าวมักพบในแนวทางแก้ไขในใบสมัครของพนักงาน

พนักงานขอให้แบ่งการลาโดยได้รับค่าจ้างประจำปีออกเป็นส่วน ๆ ในใบสมัครและจัดให้มีการลาส่วนหนึ่งเป็นเวลา 5 วัน (ตั้งแต่วันจันทร์ถึงวันศุกร์) หัวหน้าองค์กรที่ไม่เห็นด้วยกับคำขอของพนักงานระบุในมติ: "ให้ลา 7 วัน" (ตั้งแต่วันจันทร์ถึงวันอาทิตย์)

มตินี้ไม่สอดคล้องกับเนื้อหาของคำแถลง ดังนั้นจึงไม่ได้พิจารณาถึงสาระสำคัญของประเด็นที่หยิบยกขึ้นมา ในกรณีนี้การลงมติจะต้องมีการปฏิเสธที่จะให้การลาบางส่วน

ด้วยความคิดริเริ่มของเขาเอง พนักงานต้องการยกเลิกสัญญาจ้างงานและเตือนนายจ้างเกี่ยวกับเรื่องนี้เป็นลายลักษณ์อักษร แต่ไม่ใช่ล่วงหน้าสองสัปดาห์ แต่เป็นระยะเวลาที่สั้นลง ไม่ต้องการสนองคำร้องขอของพนักงาน ผู้จัดการจึงออกมติ: “ให้เลิกจ้างภายในสองสัปดาห์” หรือระบุวันที่เลิกจ้างหลังจากแจ้งล่วงหน้าสองสัปดาห์ในมติ เช่น ไม่ตรงกับวันที่ระบุไว้ในใบสมัครของลูกจ้าง

อีกครั้ง แทนที่จะปฏิเสธคำขอที่แสดงโดยพนักงาน เขากลับ "ยื่นข้อเสนอ" ที่ไม่เป็นไปตามความปรารถนาของเขา

เพื่อหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดดังกล่าว อัลบั้มแบบฟอร์มเอกสารควรมีตัวเลือกสำหรับการแก้ปัญหาที่เป็นไปได้เมื่อทำการตัดสินใจในสถานการณ์ปกติและเกิดซ้ำบ่อยที่สุด

คุณลักษณะของโปรโตคอลและการกระทำคือการสร้างเอกสารเหล่านี้ทั้งในกระบวนการอภิปรายและการตัดสินใจในวิทยาลัย (โปรโตคอล) หรือเมื่อบุคคลหลายคนสร้าง (ยืนยัน) ข้อเท็จจริงและเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นต่อหน้าพวกเขา (การกระทำ) ดังนั้น ระเบียบปฏิบัติจึงรวมข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับสมาชิกของคณะวิทยาลัยที่อยู่ด้วย (เช่น การมีอยู่ขององค์ประชุม) และเมื่อร่างพระราชบัญญัติส่วนใหญ่ จำเป็นต้องมีพยานที่ไม่สนใจอยู่ด้วย

ในการบันทึกเอกสารภายในที่สร้างขึ้นที่ Polygraph CJSC คุณสามารถใช้รูปแบบวารสารการลงทะเบียนโดยประมาณต่อไปนี้ ซึ่งจัดเก็บแยกกันตามประเภทและความหลากหลายของเอกสาร (ตาราง 2.3)

ตารางที่ 2.3

แบบฟอร์มบันทึก

2.4 การลงรายการในสมุดงาน กรอกบัตรส่วนบุคคล

ข้อมูลสำคัญอื่นๆ ในอัลบั้มแบบฟอร์มเอกสารควรรวมตัวอย่างการลงรายการในสมุดงานของคนงานด้วย ดังที่คุณทราบ คำแนะนำปัจจุบันสำหรับการกรอกสมุดงานได้รับการอนุมัติแล้ว มติของกระทรวงแรงงานของรัสเซียลงวันที่ 10 ตุลาคม 2546 ฉบับที่ 69 มีบันทึกตัวอย่างหลายรายการ (ตัวอย่างเช่นในการจัดตั้งอาชีพที่สองการเปลี่ยนชื่อองค์กรการเลิกจ้าง ฯลฯ ) แต่สิ่งนี้ไม่ชัดเจน เพียงพอโดยเฉพาะสำหรับเจ้าหน้าที่ฝ่ายบุคคลมือใหม่

รายการตัวอย่างในสมุดงานสามารถวางไว้ในอัลบั้มได้หลังจากตัวอย่างการดำเนินการตามคำสั่งสำหรับบุคลากรหรือในรูปแบบของตารางสรุป (ภาคผนวก 5)

ตามกฎแล้วความยากลำบากในการทำงานกับสมุดงานนั้นเกิดจากช่องว่างหรือข้อกำหนดที่ขัดแย้งกันที่มีอยู่ในการดำเนินการทางกฎหมายด้านกฎระเบียบในปัจจุบันสำหรับการบำรุงรักษา

ตัวอย่างเช่นตามมติที่ได้รับอนุมัติของรัฐบาลสหพันธรัฐรัสเซียลงวันที่ 24 กรกฎาคม 2545 ฉบับที่ 555 กฎสำหรับการคำนวณและยืนยันระยะเวลาการให้บริการในการจัดตั้งเงินบำนาญแรงงานเอกสารหลักยืนยันระยะเวลาการทำงานภายใต้ สัญญาจ้างงานเป็นต้นฉบับสมุดงานไม่ใช่สำเนารับรอง อย่างไรก็ตาม ในส่วนที่ 4 ของกฎสำหรับการบำรุงรักษาและจัดเก็บสมุดงาน จัดทำแบบฟอร์มสมุดงานและมอบให้นายจ้างได้รับการอนุมัติ พระราชกฤษฎีกาของรัฐบาลสหพันธรัฐรัสเซียลงวันที่ 16 เมษายน พ.ศ. 2546 ฉบับที่ 225 ระบุว่าจะมีการออกสมุดงานให้กับพนักงานเมื่อมีการเลิกจ้างเท่านั้น (การบอกเลิกสัญญาจ้างงาน) ดังนั้นจึงเกิดปัญหาในการออกสมุดงานต้นฉบับให้กับพนักงานที่ไม่เกษียณอายุ

ในสถานการณ์นี้และกรณีอื่น ๆ ที่คล้ายคลึงกันเมื่อพนักงานต้องนำเสนอสมุดงานต้นฉบับต่อหน่วยงานเฉพาะขอแนะนำให้แสดงขั้นตอนในการจัดทำเอกสารขั้นตอนการออกสมุดงานในอัลบั้มแบบฟอร์มเอกสาร

ในความเห็นของเรา เอกสารตามสมุดงานที่จะออกควรเป็นใบสมัครจากพนักงานที่ส่งถึง Polygraph CJSC และไม่ใช่ "ใบเสร็จรับเงิน" ที่ใช้กันอย่างแพร่หลายในทางปฏิบัติ หลังจากลงทะเบียนใบสมัครโดยพิจารณาจากหัวหน้าองค์กรและลงมติแล้วพนักงานจะต้องยืนยันเป็นลายลักษณ์อักษร (ในใบสมัครเดียวกัน) ข้อเท็จจริงในการรับสมุดงานเพื่อใช้ชั่วคราวโดยมีหน้าที่ต้องส่งคืนให้ทันเวลา โดยไม่มีความเสียหาย การแก้ไข รอยเปื้อน ฯลฯ

ฝ่ายบริการบุคลากรต้องจัดให้มีการควบคุมการคืนสมุดงานที่ออกเพื่อใช้ชั่วคราวและตรวจสอบเมื่อพนักงานคืนสมุด หากพนักงานไม่มีเหตุผลที่ถูกต้องในการรับสมุดงานต้นฉบับ เขาจะสามารถรับได้เฉพาะสำเนาที่ได้รับการรับรองเท่านั้น

คำแนะนำโดยละเอียดเกี่ยวกับขั้นตอนการกรอกควรอยู่ในอัลบั้มแบบฟอร์มเอกสารโดยแบบฟอร์มการบัญชีเช่นใบบันทึกเวลา (แบบฟอร์ม T-12 และ T-13) และบัตรส่วนตัวของพนักงาน (T-2)

จำเป็นต้องมีการบำรุงรักษาใบบันทึกเวลา เนื่องจาก Polygraph CJSC จำเป็นต้องเก็บบันทึกเวลาทำงานจริงของพนักงานแต่ละคน (มาตรา 91 แห่งประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซีย) เมื่อกรอกใบบันทึกเวลาจะใช้วิธีการต่อไปนี้:

ลงทะเบียนชั่วโมงทำงานรายวันให้สมบูรณ์หรือระบุสาเหตุของการขาดงานของพนักงาน (วันหยุด ความพิการ ฯลฯ )

การลงทะเบียนเฉพาะการขาดงาน การขาดงาน การมาสาย ฯลฯ

เวลาทำงานอาจรวมถึง: เวลากลางวัน งานกลางคืน งานล่วงเวลา การเดินทางเพื่อธุรกิจ และงานในวันหยุดสุดสัปดาห์และวันหยุดนักขัตฤกษ์ เวลาทำงานประเภทต่างๆ จะถูกนำมาพิจารณาและจ่ายแยกต่างหาก

หมายเหตุเกี่ยวกับการขาดงานด้วยเหตุผลที่ถูกต้องต้องได้รับการสนับสนุนจากเอกสารประกอบ ชั่วโมงการทำงานนอกเวลาจะถูกป้อนลงในใบบันทึกเวลาตามเงื่อนไขที่ระบุไว้ในสัญญาจ้างงาน

ใบบันทึกเวลาถูกจัดทำเป็นสำเนาเดียวโดยผู้จับเวลาหรือผู้มีอำนาจลงนามโดยหัวหน้าหน่วยโครงสร้างและพนักงานฝ่ายทรัพยากรบุคคลและโอนไปยังแผนกบัญชี ในองค์กรขนาดใหญ่ ใบบันทึกเวลาจะถูกจัดเก็บโดยแผนกโครงสร้าง

บัตรส่วนบุคคลของพนักงานถูกกรอกสำหรับพนักงานทุกคนที่ได้รับการสรุปสัญญาจ้างงานด้วย รวมถึงพนักงานพาร์ทไทม์ด้วย บัตรส่วนบุคคลจะถูกกรอกในสำเนาเดียวโดยพนักงานบริการบุคลากรตามเอกสารส่วนตัวของพลเมืองที่สมัครงาน สามารถกรอกบัตรด้วยมือหรือใช้เวอร์ชันอิเล็กทรอนิกส์ตามด้วยการพิมพ์ เมื่อกรอกบัตรด้วยตนเอง ไม่อนุญาตให้มีรอยเปื้อนหรือการลบข้อมูล

หากเกิดข้อผิดพลาดหรือจำเป็นต้องเปลี่ยนแปลง (เช่น เมื่อเปลี่ยนนามสกุล เปลี่ยนที่อยู่บ้าน หรือข้อมูลหนังสือเดินทาง) รายการไม่ถูกต้องหรือล้าสมัยจะถูกขีดฆ่าบนบัตร และรายการที่ถูกต้องจะถูกวางไว้ด้านบนหรือด้านข้าง . การแก้ไขที่ทำจะต้องได้รับการยืนยันโดยลายเซ็นของพนักงานฝ่ายทรัพยากรบุคคล

บทบาทที่สำคัญในการกรอกบัตรส่วนบุคคลของพนักงานนั้นมีบทบาทโดยตัวแยกประเภทข้อมูลทางเทคนิคและเศรษฐกิจของรัสเซียทั้งหมด (OKATO, OKIN, OKSO, OKPDTR) การใช้ซึ่งช่วยให้คุณสามารถกรอกบรรทัดที่เกี่ยวข้องของการ์ดได้อย่างถูกต้อง (ตาราง 2.4)

หากจำเป็นต้องเข้ารหัสข้อมูลในบัตรส่วนบุคคลของพนักงานที่ไม่รวมอยู่ในตัวแยกประเภทรัสเซียทั้งหมด จะมีการพัฒนาตัวแยกประเภทท้องถิ่นขององค์กร บัตรที่กรอกเมื่อสมัครงานจะถูกลงทะเบียนในสมุดบัตรส่วนบุคคลซึ่งรูปแบบดังกล่าวได้รับการพัฒนาตามดุลยพินิจของ Polygraph CJSC

ตารางที่ 2.4

ข้อผิดพลาดในการประมวลผลการ์ดส่วนตัวของ JSC Polygraph

ข้อสรุปเชิงตรรกะของการพัฒนาการสนับสนุนด้านกฎระเบียบในด้านการจัดการบันทึกบุคลากรคือการจัดทำและการอนุมัติตารางการไหลของเอกสารสำหรับการบริการบุคลากรของ JSC Polygraph กำหนดการสะท้อนให้เห็นในรูปแบบตารางขั้นตอนในการจัดทำเอกสารแรงงานสัมพันธ์สำหรับรายการต่อไปนี้:

การร่างเอกสาร (พื้นฐานในการร่าง, ความถี่, ผู้รับผิดชอบในการจัดเตรียม, จำนวนสำเนา ฯลฯ );

การเตรียมเอกสาร (การประสานงาน การลงนาม การอนุมัติ)

การประมวลผลเอกสาร (การลงทะเบียน, การโอนเพื่อดำเนินการ, การทำความคุ้นเคยของพนักงาน);

การจัดเก็บการปฏิบัติงานและการเก็บถาวรของเอกสารที่ดำเนินการ (สถานที่และเงื่อนไขในการจัดเก็บความถี่ในการส่งไปยังที่เก็บถาวร)

ขั้นตอนการใช้กฎระเบียบท้องถิ่นที่พิจารณาแล้วเกี่ยวกับการทำงานกับเอกสารด้านบุคลากร รวมถึงความรับผิดชอบในการละเมิดนั้น จะต้องประดิษฐานอยู่ในคำแนะนำสำหรับการจัดการบันทึกบุคลากร ซึ่งได้รับอนุมัติตามคำสั่งของหัวหน้า Polygraph CJSC

3 การเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการกรณีในการบริการทรัพยากรบุคคล

ระบบอัตโนมัติในองค์กรในปัจจุบันไม่ใช่เรื่องแฟชั่น แต่เป็นความจำเป็นเร่งด่วน บริษัทการค้าแห่งหนึ่งจัดการดำเนินโครงการระบบอัตโนมัติตั้งแต่เริ่มต้นอย่างแท้จริง เมื่อถึงเวลาดำเนินการ พนักงานขององค์กรมีจำนวนมากกว่าห้าร้อยคน ในเวลาเดียวกัน ฝ่ายบริการบุคลากรไม่มีผลิตภัณฑ์ซอฟต์แวร์เพียงตัวเดียว

เป็นเรื่องยากที่จะสร้างการสื่อสารระหว่างบริการของบริษัท ความปรารถนาที่จะขจัดปัญหานี้ตลอดจนการแก้ปัญหาเร่งด่วนในการสร้างฐานข้อมูลพนักงานทั่วไปกลายเป็นเหตุผลหลักที่ทำให้กระบวนการทางธุรกิจเป็นแบบอัตโนมัติ โครงการนี้ริเริ่มโดยสองฝ่าย: ฝ่ายการเงินและฝ่ายบริการบุคคล พวกเขาเป็นผู้กำหนดพารามิเตอร์หลักของระบบอัตโนมัติโดยตอบคำถามพื้นฐานสามข้อ:

1. คุณต้องการได้รับอะไรจากผลของโครงการ?
2. บริษัทจะต้องเสียค่าใช้จ่ายทางการเงินอะไรบ้างเกี่ยวกับเรื่องนี้?
3. ต้องใช้เวลานานแค่ไหนในการเตรียมและใช้งานระบบอัตโนมัติ?

ในการทำงานในโครงการนี้ กลุ่มความคิดริเริ่มได้ถูกสร้างขึ้น ซึ่งรวมถึงผู้เชี่ยวชาญจากสามแผนก:

• บริการด้านเทคโนโลยีสารสนเทศ งานของตนรวมถึงการวิเคราะห์โปรแกรมในตลาด ประเมินความเป็นไปได้ของการโต้ตอบกับผลิตภัณฑ์ไอทีที่บริษัทวางแผนที่จะนำไปใช้ในอนาคต รวมถึงการแก้ไขปัญหาที่เกี่ยวข้องกับการบำรุงรักษาโปรแกรมเพิ่มเติม
• การกำหนดแผนกการเงินของงานอัตโนมัติที่เกี่ยวข้องกับการคำนวณเงินเดือน
• การกำหนดวัตถุประสงค์ของโครงการบริการบุคลากรในด้านการบริหารพนักงาน

ประการแรก กลุ่มความคิดริเริ่มได้วิเคราะห์ตลาดบริการข้อมูล ปรากฎว่าจากมุมมองของงานที่บริษัทเผชิญอยู่ ผลิตภัณฑ์ซอฟต์แวร์เกือบทั้งหมดจำเป็นต้องได้รับการปรับปรุง การเลือกอันที่สะดวกที่สุดนั้นต้องใช้การอภิปรายค่อนข้างยาวซึ่งเกิดขึ้นระหว่างโต๊ะกลมหลายโต๊ะ เหตุการณ์เหล่านี้เผยให้เห็นข้อดีข้อเสียของโซลูชันต่างๆ เป็นผลให้มีการเลือกโปรแกรม 1C: เงินเดือนและบุคลากร 7.7 ในเวลานั้น ยังไม่ได้รวมบล็อก "1C: การจัดการบุคลากรและเงินเดือน" ดังนั้นจึงต้องมีการปรับเปลี่ยนบางอย่าง ซึ่งดำเนินการโดยผู้เชี่ยวชาญภายนอก

แผนปฏิบัติการโดยละเอียดได้รับการพัฒนาและอนุมัติสำหรับโครงการ โดยระบุกำหนดเวลาและผู้รับผิดชอบในการดำเนินการแต่ละรายการ โครงการทั้งหมด (การพัฒนา การทดสอบ การนำไปใช้ และการฝึกอบรมบุคลากร) ได้รับการจัดสรร 4 เดือน (ตาราง 3.1) ก่อนอื่น พนักงานของแผนกทรัพยากรบุคคลแต่ละแผนกตัดสินใจว่าต้องการข้อมูลใดบ้างในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ สำหรับโฟลว์เอกสารบุคลากรของผู้ตรวจสอบฝ่ายทรัพยากรบุคคล สำหรับผู้จัดการฝ่ายทรัพยากรบุคคล ฐานข้อมูลผู้สมัคร (ก่อนหน้านี้จะรวบรวมไว้บนกระดาษ) สำหรับรายชื่อผู้เชี่ยวชาญการฝึกอบรมของผู้ที่เข้าร่วมการฝึกอบรม (บุคลากรของบริษัททั้งหมดผ่านการฝึกอบรม) ดังนั้นสำหรับการบริการบุคลากรจึงจำเป็นต้องกำหนดค่าหลายบล็อก:

1. “การสรรหาบุคลากร”. ไดเร็กทอรีพิเศษถูกสร้างขึ้นเพื่อจัดเก็บข้อมูลที่ครบถ้วนที่สุดเกี่ยวกับผู้สมัครทุกคนที่ได้รับเชิญให้เข้ารับการสัมภาษณ์ รวมถึงพนักงานที่มีศักยภาพของบริษัทที่อาจสนใจหากมีตำแหน่งงานว่างบางตำแหน่งเปิดอยู่

2. "การฝึกอบรม". เพื่อบันทึกข้อมูลเกี่ยวกับการสำเร็จการฝึกอบรม ไดเร็กทอรี "พนักงาน" ที่มีอยู่ได้รับการปรับปรุง รวมถึงรายชื่อทุกคนที่ทำงาน (และเคยทำงานก่อนหน้านี้) ให้กับบริษัท พบว่าสะดวกเพราะมีข้อมูลเกี่ยวกับพนักงานแต่ละคน เช่น วันเกิด ที่อยู่ รายละเอียดหนังสือเดินทาง ตำแหน่งและแผนก กำหนดการ เงินเดือน ฯลฯ ดังนั้นจึงเลือกไดเรกทอรีนี้เพื่อแก้ไข ขณะนี้สามารถป้อนข้อมูลเกี่ยวกับวันที่และชื่อของการฝึกอบรม ผลการฝึกอบรม รวมถึงการฝึกอบรมที่จำเป็นสำหรับการพัฒนาพนักงานต่อไป ทั้งใหม่และที่มีอยู่แล้ว

3. “การจัดการบันทึกบุคลากร” บล็อกนี้ยังได้รับการปรับปรุงเพื่อขยายขีดความสามารถ โดยเฉพาะอย่างยิ่งในการป้อนตารางวันหยุด ติดตามการปฏิบัติตามข้อกำหนด และจัดทำสัญญาจ้างงาน

4. “การรายงานและสถิติ” เป็นการเตรียมรายงานและการรวบรวมข้อมูลทางสถิติที่ช่วยให้คุณสามารถวิเคราะห์งานที่ทำและกำหนดแผนสำหรับอนาคตได้ เพื่อวัตถุประสงค์เหล่านี้ รายงานทางอิเล็กทรอนิกส์ต่อไปนี้จึงถูกสร้างขึ้น:

• “Percentik” รวบรวมข้อมูลเป็นเปอร์เซ็นต์ ได้แก่ อัตราการลาออกของพนักงาน อัตราส่วนของจำนวนผู้สมัครที่ถูกสัมภาษณ์ และจำนวนพนักงานที่ได้รับการว่าจ้าง
• “สถิติที่น่าสนใจ” แผนกทรัพยากรบุคคลจะทำให้พนักงานบริษัททุกคนคุ้นเคยกับข้อมูลจากรายงานนี้ทุกเดือน ประกอบด้วยข้อมูลเกี่ยวกับจำนวนชายและหญิงในองค์กร สถิติการศึกษา สถานภาพการสมรส และระยะเวลาการทำงานโดยเฉลี่ยในบริษัท

ตารางที่ 3.1

แผนการดำเนินโครงการ

เลขที่	ขั้นตอนโครงการ	วันกำหนดส่ง	รับผิดชอบ
	การกำหนดความต้องการในการปรับปรุงโปรแกรมการให้บริการทางการเงิน	01.0910.09	ผู้อำนวยการฝ่ายการเงิน
	การกำหนดความจำเป็นในการปรับปรุงโปรแกรมการบริการบุคลากร	01.0910.09
	การตั้งค่าบล็อกโปรแกรมสำหรับบริการทางการเงิน	11.0910.10	บริษัทพัฒนา
	การตั้งค่าบล็อกโปรแกรมสำหรับการบริการบุคลากร	11.1010.11
	จัดให้มีเวอร์ชันทดลองใช้งานการทดสอบแก่บริษัท	11.1116.11
	การสรุปความคิดเห็น	17.1130.11
	ติดตั้งโปรแกรมบริษัท ตั้งค่าสิทธิ์การเข้าถึงให้กับพนักงาน	01.12	นักพัฒนาบริษัท ผู้อำนวยการฝ่ายการเงิน หัวหน้าฝ่ายบริการบุคลากร
	ฝึกอบรมพนักงานให้ใช้โปรแกรม	02.1207.12	บริษัทพัฒนา
	กรอกข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมดลงในโปรแกรม	08.1231.12	หัวหน้าฝ่ายทรัพยากรบุคคล

หลังจากติดตั้งโปรแกรมและทดสอบการตั้งค่าแล้ว ก็ถึงเวลาสำหรับขั้นตอนการใช้งานที่ยากที่สุด เริ่มแรกพนักงานทุกคนได้รับการฝึกอบรมการใช้โปรแกรมใหม่ จัดขึ้นที่ศูนย์ฝึกอบรมของบริษัทพัฒนาในสองขั้นตอน: ขั้นแรกสำหรับการบริการบุคลากร จากนั้นสำหรับแผนกการเงิน (ขณะนี้เจ้าหน้าที่ฝ่ายบุคคลได้ป้อนข้อมูลลงในโปรแกรมแล้ว) ชั้นเรียนจัดขึ้นเป็นเวลาหนึ่งสัปดาห์ทุกเช้าตั้งแต่ 9 ถึง 11 โมง กระบวนการเรียนรู้โปรแกรมในหมู่พนักงานดำเนินไปในขั้นตอนที่ต่างกัน แต่ทุกคนเชื่อมั่นว่าระบบอัตโนมัติช่วยให้พวกเขาทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

หลังจากการฝึกอบรม ข้อมูลทั้งหมดก็เข้าระบบ (รูปที่ 3.1)

ข้าว. 3.1 การป้อนข้อมูลเกี่ยวกับบุคลากร

หลังจากนำระบบอัตโนมัติมาใช้ ผลลัพธ์ก็ถูกสรุป การวิเคราะห์ผลลัพธ์แสดงให้เห็นดังต่อไปนี้:

1. ต้นทุนแรงงานสำหรับขั้นตอนบุคลากรแบบง่ายลดลงอย่างมีนัยสำคัญ (ตาราง 3.2)

2. ปฏิสัมพันธ์ระหว่างฝ่ายบริการบุคลากรและฝ่ายการเงินทำได้ง่ายขึ้น

3. จัดเก็บและใช้ข้อมูลเกี่ยวกับพนักงานได้สะดวกยิ่งขึ้น

ตารางที่ 3.2

การเปลี่ยนแปลงกระบวนการจ้างงานพนักงาน

จุดชำระเงิน	เกิดอะไรขึ้นก่อนหน้านี้		หลังจากระบบอัตโนมัติ
การป้อนข้อมูลพนักงานลงในโปรแกรม	ไม่ได้มี		ระยะเวลาดำเนินการ 10 นาที
จัดทำสัญญาจ้างงาน	การออกแบบใน Excel ภายใน	15 นาที
การออกคำสั่งเข้า			10 นาที	การออกแบบในโปรแกรม 5 นาที
กรอกบัตร T-2 ส่วนตัว			20 นาที	กดปุ่มเข้าโปรแกรม 1 นาที

แผนกทรัพยากรบุคคลควรตระหนักถึงปัญหาต่อไปนี้ในการทำให้กระบวนการทรัพยากรบุคคลเป็นอัตโนมัติ:

• โครงการที่ดีและมีคุณภาพสูงต้องใช้เงินจำนวนมาก (โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากจำเป็นต้องเปลี่ยนแปลงหรือเสริมการกำหนดค่าโปรแกรมอย่างมีนัยสำคัญ)
• ผู้เชี่ยวชาญด้านทรัพยากรบุคคลที่เกี่ยวข้องกับโครงการระบบอัตโนมัติจะต้องสื่อสารกับนักพัฒนาโปรแกรม ในขณะเดียวกัน เจ้าหน้าที่ฝ่ายบุคคลบางคนไม่สามารถพูด "ภาษาเดียวกัน" กับโปรแกรมเมอร์ได้ (และในทางกลับกัน) ดังนั้นพวกเขาจะต้องเรียนรู้สิ่งนี้
• กระบวนการป้อนข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมดจะต้องได้รับความสนใจสูงสุดจากพนักงานฝ่ายทรัพยากรบุคคล

บทสรุป

ปัจจุบันปริมาณงานของแผนกบุคคลของรัฐวิสาหกิจทั่วไปและโดยเฉพาะ JSC Polygraph เพิ่มขึ้นอย่างมาก นี่เป็นเพราะความจำเป็นในการสรุปสัญญาการจ้างงานเป็นลายลักษณ์อักษรและเตรียมคำสั่งในทุกขั้นตอนของความสัมพันธ์ในการจ้างงานตั้งแต่การจ้างงานจนถึงการเลิกจ้าง

ในทางปฏิบัติไม่มีข้อตกลงทั่วไปเกี่ยวกับวิธีการที่ดีที่สุดในการรวมวิชาชีพ (ตำแหน่ง) การเปลี่ยนแปลงสัญญาจ้างงานในรูปแบบของการโอนถาวรหรือชั่วคราวไปยังงานอื่น นอกจากนี้ยังจำเป็นต้องแยกแยะระหว่างบทบัญญัติที่เป็นส่วนหนึ่งของสัญญาจ้างงานและข้อตกลงที่มีความสำคัญอย่างเป็นอิสระ

ในปัจจุบัน ขอบเขตทางกฎหมายในการให้บริการด้านบุคลากรมีความกว้างขวางมาก ซึ่งรวมถึงไม่เพียงแต่ประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซียเท่านั้น แต่ยังรวมถึงกฎหมายของรัฐบาลกลางอื่น ๆ โดยเฉพาะอย่างยิ่งกฎหมายของรัฐบาลกลางของวันที่ 29 ธันวาคม 2549 N 255-FZ "ในการจัดให้มีผลประโยชน์สำหรับความทุพพลภาพชั่วคราว การตั้งครรภ์ และการคลอดบุตรของพลเมืองที่อยู่ภายใต้บังคับ ประกันสังคม", กฎหมายของรัฐบาลกลางวันที่ 20 เมษายน 2550 N 54-FZ “ ในการแก้ไขกฎหมายของรัฐบาลกลาง“ ค่าแรงขั้นต่ำ” และกฎหมายอื่น ๆ ของสหพันธรัฐรัสเซีย” ตามที่ค่าแรงขั้นต่ำตั้งแต่วันที่ 1 กันยายน 2550 คือ ตั้งไว้ที่ 2,300 ถู ต่อเดือน.

พระราชกฤษฎีกาของรัฐบาลสหพันธรัฐรัสเซียมีบทบาทสำคัญในการควบคุมความสัมพันธ์ด้านแรงงานโดยเฉพาะอย่างยิ่งมติหมายเลข 922 ลงวันที่ 24 ธันวาคม 2550“ ในเรื่องเฉพาะของขั้นตอนการคำนวณค่าจ้างเฉลี่ย” และการดำเนินการทางกฎหมายอื่น ๆ ที่มีกฎหมายแรงงาน บรรทัดฐาน

ความรู้เกี่ยวกับเนื้อหาด้านกฎระเบียบที่กว้างขวาง การปฏิบัติด้านตุลาการ และความสามารถในการนำไปใช้เป็นเงื่อนไขที่จำเป็นสำหรับการดำเนินงานบริการบุคลากรทั้งหมดให้ประสบความสำเร็จ

รายการอ้างอิงที่ใช้

1. ประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซีย
2. มติของคณะกรรมการสถิติแห่งรัฐของรัสเซียลงวันที่ 5 มกราคม 2547 ครั้งที่ 1 “ ในการอนุมัติเอกสารทางบัญชีหลักรูปแบบรวมสำหรับการบันทึกแรงงานและการชำระเงิน”
3. GOST ร 6.30-2546
4. Andreeva V.I. งานในสำนักงาน: ข้อกำหนดสำหรับการไหลของเอกสารของ บริษัท (ตามมาตรฐานแห่งรัฐของสหพันธรัฐรัสเซีย) - M.: Bizn.-shk การสังเคราะห์ของ Intel, 2004
5. Andreeva V.I. ว่าด้วยประเด็นที่ซับซ้อนของการจัดทำเอกสารแรงงานสัมพันธ์//สารบบทรัพยากรบุคคล พ.ศ. 2549 ฉบับที่ 10
6. บาริคิน เอ.บี. งานในสำนักงาน: หนังสือเรียน. ม., 2549
7. Belushchenko S. สั่งซื้ออัตโนมัติในบุคลากร //คู่มือการบริหารงานบุคคล พ.ศ. 2550 ฉบับที่ 4
8. บอริสคิน วี.วี. เอกสารราชการ. ม., 2550
9. บายโควา ที.เอ. งานสำนักงาน. ม., 2551
10. เวียโลวา วี.เอ็ม. การจัดการบันทึกบุคลากรในองค์กรที่มีแผนกแยก // Personal Directory, 2008, No. 8
11. กาลาคอฟ วี.วี. งานสำนักงานในด้านการบริการบุคลากร ม., 2549
12. โดโรนินา แอล.เอ. พื้นฐานการทำงานในสำนักงาน ม., 2550
13. นิตยสาร "การจัดการสำนักงาน", 2550, N 4
14. อิริติโควา VS. งานสำนักงาน//งานเลขานุการ. 2550. - ครั้งที่ 1 น. 20-27
15. เคอร์ซาโนวา เอ็ม.วี. หลักสูตรการจัดการสำนักงาน ม., 2549
16. โคเรียคินา ยู.เอส. งานสำนักงาน. ม., 2550
17. คุดรีเยฟ วี.เอ. "การจัดระเบียบงานพร้อมเอกสาร" V.A. Kudryaev และคณะ M.:INFRA-M, 2549
18. คุซเนตซอฟ ดี.แอล. การจัดการบันทึกบุคลากร ม., 2550
19. Kuznetsova T. งานสำนักงาน ม., 2551
20. เคอร์นอสกินา แอล.วี. งานสำนักงานสมัยใหม่ ม., 2550
21. เลนเควิช แอล.เอ. งานในสำนักงาน: หนังสือเรียน. ม., 2550
22. มาคาโรวา เอ็น.เอ. งานสำนักงานในองค์กร ม., 2551
23. สภาพอากาศเลวร้าย A.V. การจัดการบันทึกองค์กร ม., 2550
24. โนวิโควา อี.เอ. งานสำนักงานในด้านการบริการบุคลากร ม., 2549
25. Pustozerova V.M. , Solovyov A.A. การจ้างและเลิกจ้างพนักงาน อ.: ก่อน, 2549.
26. Pshenko A.V. พื้นฐานการทำงานในสำนักงาน ม., 2549
27. สมีร์โนวา อี.พี. งานในสำนักงาน: หนังสือเรียน. ม., 2549
28. โซโคลอฟ เอ.วี. การสนับสนุนเอกสารสำหรับการจัดการ ม., 2549.
29. สเตนยูคอฟ เอ็ม.วี. งานเอกสารและงานสำนักงาน. ม., 2550
30. สเตนยูคอฟ เอ็ม.วี. เอกสารประกอบ งานสำนักงาน: ใช้งานได้จริง คู่มือเอกสารประกอบกิจกรรมวิสาหกิจ อ.: ก่อน, 2549.
31. Stolyarov Yu.N. การจำแนกเอกสาร: วิธีแก้ไขและปัญหา // หนังสือ: งานวิจัยและวัสดุ. นั่ง. 70. ม. 2548 หน้า 24-40

ภาคผนวก 1

รายการเอกสารบุคลากรที่จำเป็นสำหรับองค์กร

เลขที่	เอกสาร	เอกสารอะไรควบคุม	บันทึก	อายุการเก็บรักษา
	กฎระเบียบด้านแรงงานภายใน (ILR)	มาตรา 189 แห่งประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซีย	เมื่อจ้างงาน (ก่อนลงนามในสัญญาจ้าง) นายจ้างจำเป็นต้องทำความคุ้นเคยกับพนักงานด้วย PVTR โดยไม่ต้องลงนาม ใช้ได้จนกว่าจะมีการเปลี่ยนอันใหม่	อย่างสม่ำเสมอ
	กฎระเบียบเกี่ยวกับการคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคลของพนักงาน	มาตรา 86 แห่งประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซีย	เมื่อจ้างงาน (ก่อนลงนามในสัญญาจ้าง) นายจ้างจำเป็นต้องทำความคุ้นเคยกับพนักงานด้วยข้อบังคับว่าด้วยการคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคลของพนักงานจากการลงนาม ใช้ได้จนกว่าจะเปลี่ยนอันใหม่	อย่างสม่ำเสมอ
	โต๊ะพนักงาน (แบบฟอร์ม T-3) (การจัดพนักงาน)		จะมีการคอมไพล์ทุกครั้งที่มีการเปลี่ยนแปลงบางอย่าง	อย่างสม่ำเสมอ
	สมุดบัญชีความเคลื่อนไหวของสมุดงานและเอกสารแทรกสำหรับพวกเขา		เก็บไว้ในแผนกทรัพยากรบุคคลและบำรุงรักษาอย่างต่อเนื่อง
	สมุดใบเสร็จรับเงินและค่าใช้จ่ายสำหรับบันทึกแบบฟอร์มสมุดงานและเอกสารแทรกสำหรับพวกเขา	คำแนะนำเกี่ยวกับขั้นตอนการกรอกสมุดงานและส่วนแทรกสำหรับพวกเขา (อนุมัติโดยมติกระทรวงแรงงานของรัสเซียลงวันที่ 10 ตุลาคม 2546 ฉบับที่ 69)	เก็บไว้ในแผนกบัญชีพร้อมกับแบบฟอร์มสมุดงานและส่วนแทรกสำหรับพวกเขา แผนกทรัพยากรบุคคลจะได้รับแบบฟอร์มตามคำขอของพนักงานฝ่ายทรัพยากรบุคคล	50 ปี (แต่เมื่อเลิกบริษัทแล้วจะส่งมอบให้กับหอจดหมายเหตุของเมืองพร้อมกับเอกสารอื่น ๆ ซึ่งมีอายุการเก็บรักษา 75 ปี)
	หลักเกณฑ์เกี่ยวกับค่าตอบแทน โบนัส และวัสดุสิ่งจูงใจ	มาตรา 6 แห่งประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซีย บทที่ 21 แห่งประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซีย	ในที่ที่มีการจ่ายเงินที่ซับซ้อนและระบบแรงงานและระบบโบนัส ใช้ได้จนกว่าจะเปลี่ยนอันใหม่	อย่างสม่ำเสมอ
	กฎระเบียบเกี่ยวกับระบบการฝึกอบรม	มาตรา 196, 197 แห่งประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซีย	หากมีระบบการฝึกอบรมในองค์กร	อย่างสม่ำเสมอ
	หลักเกณฑ์การรับรองพนักงาน	มาตรา 81 แห่งประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซีย	เมื่อดำเนินการรับรองโดยการตัดสินใจของนายจ้าง	อย่างสม่ำเสมอ
	ตารางวันหยุด		ได้รับการอนุมัติจากนายจ้างไม่ช้ากว่าสองสัปดาห์ก่อนวันเริ่มต้นปีปฏิทิน	1 ปี
	สัญญาจ้าง	มาตรา 16, 56, 57, 67 แห่งประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซีย	สรุปเป็นลายลักษณ์อักษรกับพนักงานแต่ละคน	อายุ 75 ปี
	รายละเอียดงานของแต่ละตำแหน่งตามตารางการรับพนักงาน คำแนะนำการทำงานสำหรับวิชาชีพ		ยอมรับตามดุลยพินิจของนายจ้าง	อย่างสม่ำเสมอ
	คำสั่งจ้างงาน	มาตรา 68 แห่งประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซีย	เผยแพร่บนพื้นฐานของสัญญาจ้างงาน จะประกาศให้พนักงานทราบพร้อมลายเซ็นภายในสามวันนับจากวันที่เริ่มงานจริง	อายุ 75 ปี
	คำสั่งให้ย้ายไปทำงานอื่น	มาตรา 72.1 แห่งประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซีย	ออกตามข้อตกลงในการโอนไปยังงานอื่น (ข้อตกลงเพิ่มเติมในสัญญาการจ้างงาน)	อายุ 75 ปี
	คำสั่งเลิกจ้าง	มาตรา 84.1 แห่งประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซีย		อายุ 75 ปี
	คำสั่งกิจกรรมหลัก		เผยแพร่ได้ตามความจำเป็น คำสั่งสำหรับกิจกรรมหลักที่จัดทำโดยฝ่ายบริการบุคลากรจะถูกลงทะเบียนและเก็บไว้ในสำนักงาน ฝ่ายบริการบุคลากรเก็บรักษาไฟล์ "สำเนาคำสั่งสำหรับกิจกรรมหลัก"	1 ปี (สำเนาคำสั่งเก็บไว้ในแผนกบุคคล)
	คำสั่งอนุญาตให้มีวันหยุดพักร้อน		ออกให้ตามตารางวันหยุดหรือใบสมัครของพนักงาน	5 ปี
	การขอลางานโดยไม่ได้รับค่าจ้าง	มาตรา 128 แห่งประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซีย	การลาโดยไม่ต้องจ่ายเงินมีให้ตามคำขอ (ใบสมัคร) ของพนักงานตามส่วนที่ 1 ของศิลปะ มาตรา 128 แห่งประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซียหรือตามที่กฎหมายกำหนดบนพื้นฐานของการสมัครของพนักงาน (ส่วนที่ 2 ของมาตรา 128 แห่งประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซีย)	5 ปี
	บัตรประจำตัวพนักงาน (แบบ T-2)		ดำเนินการสำหรับพนักงานแต่ละคน	อายุ 75 ปี
	ประวัติความเป็นมาการจ้างงาน	มาตรา 66 แห่งประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซียพระราชกฤษฎีกาของรัฐบาลสหพันธรัฐรัสเซียลงวันที่ 16 เมษายน 2546 ฉบับที่ 225 "ในสมุดงาน" คำแนะนำเกี่ยวกับขั้นตอนการกรอกสมุดงานและส่วนแทรกสำหรับพวกเขา (อนุมัติโดยพระราชกฤษฎีกา ของกระทรวงแรงงานของรัสเซีย ลงวันที่ 10 ตุลาคม 2546 ฉบับที่ 69)	นายจ้างเก็บสมุดงานสำหรับลูกจ้างแต่ละคนที่ทำงานให้เขาเกินห้าวัน	เมื่อถูกเลิกจ้าง พนักงานจะได้รับสมุดงานอยู่ในมือ หนังสืองานที่ไม่มีการอ้างสิทธิ์จะถูกเก็บไว้ในองค์กรเป็นเวลา 50 ปี เมื่อเลิกกิจการขององค์กรแล้ว พวกเขาจะถูกเก็บถาวร
	ข้อตกลงเกี่ยวกับความรับผิดเต็มจำนวน		ปิดท้ายด้วยพนักงานที่ให้บริการสินทรัพย์วัสดุโดยตรง	5 ปี
	สมุดบัญชี (สมุดบันทึก) คำสั่งกิจกรรมหลัก	คำแนะนำสำหรับงานสำนักงานในบริการ HR ของ VNIIDAD “ คำแนะนำโดยประมาณสำหรับงานสำนักงานในบริการ HR ขององค์กร” (แนะนำ)	ต้องมีหมายเลขและผูก ปิดผนึกและลงนามโดยนายจ้าง	5 ปี
	สมุดบัญชี (สมุดบันทึก) คำสั่งจ้างงาน			เดียวกัน	อายุ 75 ปี
	สมุดบัญชี (สมุดบันทึก) คำสั่งเลิกจ้าง			เดียวกัน	อายุ 75 ปี
	สมุดบัญชี (สมุดบันทึก) คำสั่งให้ลา			เดียวกัน	50 ปี
	วารสารการจดทะเบียนใบรับรองการเดินทาง			เดียวกัน	5 ปี
	ใบบันทึกเวลา	ส่วนที่ 3 ของมาตรา 91 แห่งประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซีย	นายจ้างจะต้องเก็บบันทึกเวลาทำงานจริงของลูกจ้างแต่ละคน	อายุ 75 ปี
	กำหนดการกะ	มาตรา 103 แห่งประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซีย	โดยจะต้องแจ้งให้พนักงานทราบภายในหนึ่งเดือนก่อนที่จะมีผลบังคับใช้	1 ปี
	สมุดจดรายการต่างสำหรับการตรวจสอบหน่วยงานตรวจสอบ	กฎหมายของรัฐบาลกลางวันที่ 8 สิงหาคม 2544 เลขที่ 134-FZ “ เกี่ยวกับการคุ้มครองสิทธิของนิติบุคคลและผู้ประกอบการแต่ละรายในระหว่างการควบคุมของรัฐ (การกำกับดูแล)”	ดำเนินการโดยนิติบุคคลและผู้ประกอบการทั้งหมดโดยไม่ต้องจัดตั้งนิติบุคคล	อย่างสม่ำเสมอ
	รายงานการประชุมมติคณะกรรมการรับรองคุณสมบัติ	หลักเกณฑ์การรับรองพนักงานสถานประกอบการ	ออกโดยคณะกรรมการรับรอง	15 ปี
	รายงานบัตรและคำสั่งสำหรับคนงานในวิชาชีพที่เป็นอันตราย	ส่วนที่ 3 ของมาตรา 91 แห่งประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซีย	เรียบเรียงเป็นรายเดือน	อายุ 75 ปี
	รายชื่อคนงานในการผลิตที่มีสภาพการทำงานที่เป็นอันตราย	มติคณะรัฐมนตรีของสหภาพโซเวียตเมื่อวันที่ 26 มกราคม 2534 ครั้งที่ 10 “ ในการอนุมัติรายการการผลิตงานอาชีพตำแหน่งตัวบ่งชี้ที่ให้สิทธิในการได้รับเงินบำนาญพิเศษ”	หากการผลิตมีสภาพการทำงานที่เป็นอันตราย กำลังดำเนินการอยู่	อายุ 75 ปี
	รายชื่อพนักงานที่เกษียณอายุด้วยบำนาญพิเศษ					50 ปี
	จดหมายโต้ตอบเกี่ยวกับการแต่งตั้ง - เงินบำนาญและผลประโยชน์ของรัฐ เงินบำนาญพิเศษ	เดียวกัน.		5 ปี 10 ปี
	คำแนะนำด้านความปลอดภัยในการทำงานตามวิชาชีพ	มาตรา 10 แห่งประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซีย		อย่างสม่ำเสมอ
	บันทึกการบรรยายสรุป (ทำความคุ้นเคยกับคำแนะนำ)	มาตรา 10 แห่งประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซีย		10 ปี
	บันทึกของพนักงานที่อยู่ระหว่างการตรวจสุขภาพภาคบังคับ	มาตรา 69 แห่งประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซียคำสั่งของกระทรวงสาธารณสุขและอุตสาหกรรมการแพทย์ของสหพันธรัฐรัสเซียลงวันที่ 14 มีนาคม พ.ศ. 2539 ฉบับที่ 90 “ ในขั้นตอนการดำเนินการตรวจสุขภาพเบื้องต้นและเป็นระยะของคนงานและกฎระเบียบทางการแพทย์สำหรับการเข้าศึกษา สู่วิชาชีพ” (แก้ไขเพิ่มเติมเมื่อ 02/06/2544)		5 ปี
	รายงานอุบัติเหตุ	มติกระทรวงแรงงานแห่งสหพันธรัฐรัสเซียเมื่อวันที่ 24 ตุลาคม 2545 ฉบับที่ 73 “ ในการอนุมัติแบบฟอร์มเอกสารที่จำเป็นสำหรับการสอบสวนและบันทึกอุบัติเหตุทางอุตสาหกรรมและข้อกำหนดเกี่ยวกับคุณสมบัติของการสอบสวนอุบัติเหตุทางอุตสาหกรรมในบางอุตสาหกรรม และองค์กร”		45 ปี
	การดำเนินการสอบสวนพิษและโรคจากการทำงาน				45 ปี

ภาคผนวก 2

ตัวอย่างแบบฟอร์มเอกสารต่างๆ

ภาคผนวก 3

ตัวอย่างคำสั่งแก้ไขแบบฟอร์มเอกสารทางบัญชีหลัก

ภาคผนวก 4

ตัวอย่างการสั่งซื้อบุคลากรในแบบฟอร์มการสั่งซื้อกิจกรรมหลัก

ภาคผนวก 5

ตัวอย่างการขอออกสมุดงาน

ภาคผนวก 6

ตัวอย่างตารางเดือย

1 บาซาคอฟ M.I. งานสำนักงาน. ม., 2550

2 ออร์ลอฟสกี้ ยู.พี. งานสำนักงานในองค์กร ม., 2550

3 Rogozhin M.Y. งานสำนักงานในด้านการบริการบุคลากร ม., 2550

4 สเตนยูคอฟ เอ็ม.วี. เอกสารประกอบ งานสำนักงาน: ใช้งานได้จริง คู่มือเอกสารประกอบกิจกรรมวิสาหกิจ อ.: ก่อน, 2549

5 ทรูคาโนวิช แอล.วี. งานสำนักงาน. ม., 2551

6 มัลโควา อี.เอ็น. เอกสารบุคลากรบังคับที่เกิดขึ้นในการให้บริการบุคลากรขององค์กร // การตัดสินใจด้านบุคลากร, 2551, ลำดับที่ 7

7 มัลโควา อี.เอ็น. เอกสารบุคลากรบังคับที่เกิดขึ้นในการให้บริการบุคลากรขององค์กร // การตัดสินใจด้านบุคลากร, 2551, ลำดับที่ 7

8 มัลโควา อี.เอ็น. เอกสารบุคลากรบังคับที่เกิดขึ้นในการให้บริการบุคลากรขององค์กร // การตัดสินใจด้านบุคลากร, 2551, ลำดับที่ 7

พนักงานทุกคนคาดหวังให้นายจ้างเคารพสิทธิของตน จ่ายค่าจ้างตรงเวลา และสมควรได้รับวันหยุดพักผ่อนที่สมควรได้รับ ผู้จัดการก็คาดหวังว่าพนักงานจะปฏิบัติหน้าที่ของตนอย่างเคร่งครัด นอกจากนี้เจ้าของธุรกิจใด ๆ จะต้องได้รับการคุ้มครองตามกฎหมาย ประเด็นทั้งหมดเหล่านี้ควบคุมโดยบันทึกบุคลากร การทำบันทึกด้านทรัพยากรบุคคลใน LLC จะช่วยคุณจัดการความสัมพันธ์ทั้งหมดกับพนักงานของคุณ

การดำเนินการบันทึกบุคลากรใน LLC เป็นวิธีการจัดการบุคลากรและการทำงานกับกระแสเอกสารขององค์กรที่เกี่ยวข้องกับบุคลากร ซึ่งอาจรวมถึงการเคลื่อนย้ายบุคลากร การตั้งถิ่นฐานกับลูกจ้าง และเวลาทำงาน

วิธีเก็บรักษาบันทึกบุคลากร

ซึ่งแตกต่างจากผู้ประกอบการรายบุคคล การผลิตบุคลากรใน LLC เป็นองค์ประกอบบังคับ แม้ว่าจะมีผู้เข้าร่วมเพียงคนเดียวเท่านั้นที่ลงทะเบียนใน LLC โดยปฏิบัติหน้าที่ของนักบัญชีและผู้อำนวยการทั่วไป สิ่งนี้อธิบายได้จากข้อเท็จจริงที่ว่าผู้ก่อตั้งและ LLC เป็นหน่วยงานที่แตกต่างกันสองแห่ง ด้วยเหตุนี้ LLC จึงมีบทบาทเป็นนายจ้าง และผู้ก่อตั้งก็มีบทบาทเป็นพนักงาน

การดำเนินการบันทึกบุคลากรใน LLC เป็นวิธีการจัดการบุคลากรและการทำงานกับกระแสเอกสารขององค์กรที่เกี่ยวข้องกับบุคลากร

บันทึกบุคลากรสามารถเก็บรักษาได้ 3 วิธีหลัก:

1. รับหน้าที่เป็นเจ้าหน้าที่ฝ่ายทรัพยากรบุคคล

หากคุณไม่กลัวที่จะ “เริ่ม” กระบวนการ ก็ขอให้มีเวลาและองค์กรของคุณไม่ใหญ่มากนัก

2.จ้างเจ้าหน้าที่ฝ่ายบุคคล

ผู้เชี่ยวชาญด้านทรัพยากรบุคคลสมัยใหม่จะต้องคิดอย่างสร้างสรรค์ เชี่ยวชาญด้านกฎหมาย และเป็นคนอวดดี

3. ไว้วางใจบริษัทเอาท์ซอร์สที่เชี่ยวชาญด้านการจัดการบันทึกบุคลากร

มีหลายโปรแกรมที่ออกแบบมาสำหรับบันทึกบุคลากร ได้แก่ระบบบริหารจัดการบุคลากรอัตโนมัติ (APS) ระบบ ERP (การวางแผนทรัพยากรองค์กร) และบันทึกบุคลากรในระบบคลาวด์ (SaaS) ถ้าเราพูดถึงซอฟต์แวร์นี่คือ 1C

การบำรุงรักษาบันทึกบุคลากรที่เป็นอิสระ

คำแนะนำทีละขั้นตอนสำหรับการรักษาการไหลของเอกสารบุคลากร:

1. มีความจำเป็นต้องกำหนดฐานข้อมูลและข้อบังคับที่จำเป็นในการดำเนินงานด้านบุคลากร

เอกสารส่วนใหญ่ที่จำเป็นสำหรับการดำเนินการบันทึกบุคลากรนั้นได้มาตรฐานโดยคำสั่งของคณะกรรมการสถิติแห่งรัฐของสหพันธรัฐรัสเซีย "ในการอนุมัติเอกสารทางบัญชีหลักรูปแบบรวมสำหรับการบันทึกแรงงานและการจ่ายเงิน" ลงวันที่ 5 มกราคม 2547 เอกสารที่ไม่มีศีลมาตรฐานนั้นจัดทำขึ้นตาม GOST R 6.30-2003

• กฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซีย (อัปเดตทุก ๆ หกเดือน)
• คำแนะนำในการดูแลรักษาบันทึกการทำงาน (อนุมัติโดยพระราชกฤษฎีกากระทรวงแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซียหมายเลข 69 ลงวันที่ 10 ตุลาคม 2546)
• คำสั่งของรัฐบาลสหพันธรัฐรัสเซีย "ในการรักษาบันทึกแรงงาน" (ลงวันที่ 16 เมษายน 2546)

เอกสารที่จำเป็นในการลงทะเบียนพนักงานเป็นพนักงาน:

• หนังสือเดินทาง (การลงทะเบียนและการลงทะเบียน)
• SNILS (ใบรับรองการประกันบำนาญ)
• บัตรประจำตัวทหาร
• TIN (หมายเลขภาษีบุคคลธรรมดา)
• นโยบายทางการแพทย์
• ประกาศนียบัตรผู้เชี่ยวชาญ

ความสำคัญของเอกสารด้านบุคลากรอยู่ที่ข้อเท็จจริงที่ว่ามันช่วยให้คุณสามารถรวบรวมข้อเท็จจริงที่สำคัญทางกฎหมายและควบคุมสิทธิและความรับผิดชอบของพนักงานและผู้จัดการได้อย่างชัดเจน

สามารถขยายชุดเอกสารสำหรับเก็บรักษาบันทึกบุคลากรได้ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับคุณลักษณะขององค์กร เมื่อตัดสินใจเกี่ยวกับปัญหาด้านบุคลากร ผู้จัดการสามารถนำกฎระเบียบท้องถิ่นมาใช้อย่างอิสระภายในขอบเขตอำนาจของตน หากไม่ขัดแย้งกับกฎหมาย

สามารถขยายชุดเอกสารสำหรับเก็บรักษาบันทึกบุคลากรได้ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับคุณลักษณะขององค์กร

2. ควรจัดทำเอกสารตามกฎหมายขององค์กร

กฎบัตรต้องระบุเงื่อนไขการจ้างกรรมการ เงื่อนไขการทำงานของกรรมการ จำนวนเงินเดือน ตลอดจนขั้นตอนการอนุมัติตารางงานให้ชัดเจน

3. คุณต้องลงทะเบียนผู้จัดการ

การลงทะเบียนของผู้จัดการเป็นคำสั่งบุคลากรชุดแรกที่สร้างขึ้นในองค์กร ระบุวันที่ผู้จัดการเริ่มปฏิบัติหน้าที่

4. จำเป็นต้องรวบรวมรายการเอกสารบุคลากรที่เกี่ยวข้องกับการผลิตบุคลากรขององค์กร

ซึ่งรวมถึง:

• กฎระเบียบด้านแรงงานภายในขององค์กร
• โครงสร้างบุคลากร
• กำหนดการรับพนักงาน.
• กำหนดการวันหยุดของพนักงาน
• เอกสารที่กำหนดการคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคลของพนักงาน

นอกจากนี้ รายการเอกสารบังคับยังประกอบด้วยข้อตกลงด้านแรงงาน สมุดงาน และหนังสือสำหรับบันทึกความเคลื่อนไหว ตารางเวลาทำงาน บัตรพนักงานส่วนบุคคล คำสั่งพนักงาน และเหตุผลในการออก (ใบสมัคร รายงาน การกระทำ บันทึก ฯลฯ) ,ทะเบียนคงค้างและการจ่ายค่าจ้าง,สลิปเงินเดือน,รายละเอียดงาน

5. การจ้างพนักงาน

พนักงานในอนาคตแต่ละคนจะต้องมีชุดเอกสาร สิ่งที่เหลืออยู่คือการกรอกสมุดงาน บัตรส่วนตัว และจัดทำเอกสารบุคลากรอื่น ๆ (ในบัญชีเงินเดือน การบัญชีสำหรับวันหยุดพักผ่อน การลาป่วย การเดินทางเพื่อธุรกิจ ลงนามข้อตกลงเกี่ยวกับการไม่เปิดเผยข้อมูลส่วนบุคคลของพนักงาน)

ตามศิลปะ มาตรา 419 แห่งประมวลกฎหมายแรงงานแห่งสหพันธรัฐรัสเซีย การไม่ปฏิบัติตามกฎหมายแรงงาน จะต้องเสียค่าปรับ 200,000 รูเบิล

การดำเนินการบันทึกบุคลากรใน LLC เป็นเรื่องที่ละเอียดอ่อนและมีความรับผิดชอบมาก ลักษณะทางกฎหมายหลายประการที่ส่งผลต่อการปฏิบัติตามสิทธิของคุณและสิทธิของพนักงานขึ้นอยู่กับการไหลของเอกสารที่ถูกต้องและโปรแกรมบันทึกบุคลากรที่เลือก เอกสารบุคลากรทั้งหมดมีผลผูกพันตามกฎหมายและสามารถนำไปใช้ในศาลได้

ในบทความนี้ เราจะไม่ยกตัวอย่างการกรอกแบบฟอร์ม การจัดทำเอกสารอื่นๆ หรือข้อความของเอกสารกำกับดูแลที่องค์กรต้องมี ให้เราอาศัยเฉพาะลำดับของงานในการจัดการบันทึกบุคลากรในบริษัทตั้งแต่เริ่มต้น

ฐานบรรทัดฐาน

เมื่อจัดระเบียบบันทึกทรัพยากรบุคคลตั้งแต่เริ่มต้น คุณจะต้องมีเอกสารกำกับดูแลดังต่อไปนี้:

GOST R 6.30-2003 “ ระบบเอกสารแบบครบวงจร ระบบเอกสารองค์กรและการบริหารแบบครบวงจร ข้อกำหนดด้านเอกสาร”

ประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซีย (เพื่อไม่ให้สับสนในการเปลี่ยนแปลงและการเพิ่มเติม สมควรซื้อข้อความใหม่ของประมวลกฎหมายแรงงานพร้อมการแก้ไขทุก ๆ หกเดือนโดยประมาณ - เว้นแต่แน่นอนว่าองค์กรของคุณได้ติดตั้งระบบอ้างอิงทางกฎหมาย ที่มีการปรับปรุงอย่างสม่ำเสมอ)

คำแนะนำในการกรอกสมุดงานที่ได้รับอนุมัติโดยมติกระทรวงแรงงานของรัสเซียลงวันที่ 10 ตุลาคม 2546 ฉบับที่ 69

กฎสำหรับการบำรุงรักษาและจัดเก็บสมุดงานจัดทำแบบฟอร์มสมุดงานและมอบให้นายจ้างได้รับการอนุมัติโดยพระราชกฤษฎีกาของรัฐบาลสหพันธรัฐรัสเซียลงวันที่ 16 เมษายน 2546 ฉบับที่ 225 (แก้ไขเพิ่มเติมเมื่อวันที่ 19 พฤษภาคม 2551)

มติของคณะกรรมการสถิติแห่งรัฐของรัสเซียลงวันที่ 5 มกราคม 2547 ครั้งที่ 1 “ ในการอนุมัติเอกสารทางบัญชีหลักรูปแบบรวมสำหรับการบันทึกแรงงานและการชำระเงิน”

รายการเอกสารการจัดการมาตรฐานที่สร้างขึ้นในกิจกรรมขององค์กร ซึ่งระบุระยะเวลาการจัดเก็บ อนุมัติโดย Rosarkhiv เมื่อวันที่ 10/06/2000 (แก้ไขเพิ่มเติมเมื่อ 27/10/2003)

นอกจากนี้หนังสือของ Ya.E. ก็จะมีประโยชน์เช่นกัน Varlamova และ E.A. Kosheleva “ การจัดการบันทึกทรัพยากรบุคคลตั้งแต่เริ่มต้น” (M.: สำนักพิมพ์มืออาชีพ, 2551)

บันทึก

เอกสารหลายรูปแบบในการจัดการบันทึกบุคลากรได้รับการรวมเป็นหนึ่งเดียวโดยพระราชกฤษฎีกาของคณะกรรมการสถิติแห่งรัฐของรัสเซียลงวันที่ 5 มกราคม 2547 ฉบับที่ 1 "เมื่อได้รับอนุมัติรูปแบบรวมของเอกสารทางบัญชีหลักสำหรับการบันทึกแรงงานและการชำระเงิน" คุณสามารถค้นหาได้ในระบบอ้างอิงทางกฎหมาย (Consultant Plus, Guarantor, Code) หรือบนอินเทอร์เน็ต นอกจากนี้ยังมีแบบฟอร์มสำเร็จรูปจากมตินี้ที่คุณต้องคัดลอกไปยังฮาร์ดไดรฟ์ของคุณ เอกสารที่ไม่มีแบบฟอร์มรวมจะต้องจัดทำขึ้นตาม GOST R 6.30-2003 “ ระบบเอกสารแบบครบวงจร ระบบเอกสารองค์กรและการบริหารแบบครบวงจร ข้อกำหนดด้านเอกสาร”

ขั้นตอนที่ 1: เราพัฒนาเอกสารที่บริษัทต้องมี

บ่อยครั้งที่การจัดองค์กรการผลิตบุคลากรเริ่มต้นด้วยการพัฒนากฎระเบียบและคำแนะนำทุกประเภทและถูกต้อง เอกสารข้อบังคับที่บริษัทต้องมีได้แก่:

กฎระเบียบด้านแรงงานภายใน

กฎระเบียบเกี่ยวกับการคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคลของพนักงาน

กฎระเบียบเกี่ยวกับการคุ้มครองแรงงานและความปลอดภัยจากอัคคีภัย

อย่างอื่นรอได้: คุณสามารถพัฒนาเอกสารที่มีลักษณะเป็นทางเลือกได้เฉพาะเมื่อมีการร่างเอกสารบังคับเท่านั้น

ขั้นตอนที่ 2: การปรับตารางการรับพนักงาน

เป็นไปได้มากว่า บริษัท ได้พัฒนาตารางการรับพนักงานแล้ว มีพนักงานของพนักงานที่ปฏิบัติงานที่ได้รับมอบหมายได้สำเร็จ โดยสรุปสัญญาจ้างงาน ออกคำสั่งจ้างงาน และจัดทำรายการลงในสมุดงาน แต่ดังที่แสดงให้เห็นในทางปฏิบัติ เอกสารเหล่านี้ไม่ได้วาดขึ้นอย่างถูกต้องเสมอไป

ขอข้อมูลจากแผนกบัญชีเกี่ยวกับเงินเดือนของพนักงานและชื่อตำแหน่ง - จากข้อมูลนี้คุณต้องตรวจสอบตารางการรับพนักงาน

ควรสังเกตว่าตำแหน่งงานในตารางการรับพนักงานไม่ตรงกับตำแหน่งที่แท้จริงของพนักงานเสมอไป การบัญชีไม่จำเป็นต้องใช้ข้อมูลนี้ในการโอนเงินและภาษี แต่โปรแกรมเช่น 1C จำเป็นต้องกรอกส่วนที่มีข้อมูลดังกล่าวและบางครั้งมีการป้อนตำแหน่งที่ไม่ตรงกับตำแหน่งจริง ดังนั้นก่อนที่จะอนุมัติตารางการรับพนักงานจึงจำเป็นต้องชี้แจงชื่อตำแหน่งพนักงานกับหัวหน้าแผนก ผู้บริหารบริษัท หรือตัวพนักงานเองก่อน

คุณสามารถขอหมายเลขบุคลากรพนักงานจากนักบัญชีได้ หากการบัญชีเป็นแบบอัตโนมัติ โปรแกรมจะกำหนดหมายเลขบุคลากร ถ้าไม่เช่นนั้น คุณจะต้องกำหนดด้วยตนเอง โดยเริ่มจากพนักงานที่ทำงานมายาวนานที่สุดและลงท้ายด้วยคนที่มาทำงานในองค์กรช้ากว่าคนอื่นๆ หลังจากการเลิกจ้างของพนักงาน จะเป็นการดีกว่าที่จะไม่เปิดเผยหมายเลขบุคลากรของเขากับใครเลย: ปล่อยให้หมายเลขทั้งหมดไม่ซ้ำกันและมอบหมายให้กับบุคคลเพียงคนเดียวที่เคยทำงานในบริษัท

ในขณะที่นักบัญชีกำลังเตรียมสรุปของพนักงาน คุณต้องตรวจสอบสถานะของไฟล์ส่วนตัวของพนักงานและไฟล์ส่วนตัวของพวกเขาว่าถูกเก็บไว้หรือไม่ และยังค้นหาด้วยว่าเอกสารใดบ้างที่หายไปในไฟล์ส่วนตัวของพนักงานแต่ละคน พนักงานแต่ละคนจะต้องเขียนบันทึกเกี่ยวกับสำเนาเอกสารที่ต้องจัดส่ง

ขั้นตอนที่ 3: เราตรวจสอบการปฏิบัติตามข้อมูลในตารางการรับพนักงานและสัญญาการจ้างงาน

หลังจากจัดทำตารางการรับพนักงานแล้วจำเป็นต้องตรวจสอบข้อมูลในตารางพร้อมกับข้อมูลในสัญญาจ้างงาน หากข้อมูลไม่สอดคล้องกัน (โดยปกติแล้วเงินเดือนจะระบุไม่ถูกต้องหรือระบุเพียง "เงินเดือนตามตารางการรับพนักงาน" ซึ่งเป็นการละเมิดประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซียและอาจนำมาซึ่งการลงโทษ วันที่ลงนามสัญญาตรงกับหนึ่งวัน ปิด; ลายเซ็นของตัวแทนนายจ้างไม่ตรงกับบุคคลที่ประกาศให้เป็นตัวแทน - เช่นรองของเขาลงนามแทนผู้อำนวยการทั่วไป) จากนั้นสัญญาจะต้องทำใหม่ ในกรณีนี้ ควรดำเนินการจากข้อเท็จจริงที่ว่าข้อตกลงที่ลงนามโดยบุคคลที่ไม่ได้รับอนุญาตนั้นแท้จริงแล้วไม่ใช่ข้อตกลง กล่าวอีกนัยหนึ่งคือไม่มีสัญญาจ้างงานเป็นลายลักษณ์อักษร จึงต้องออกตามวันที่ปัจจุบัน (ของแท้) แน่นอน ในกรณีอื่น ๆ ทั้งหมด จะมีการทำข้อตกลงเพิ่มเติมกับสัญญาการจ้างงาน โดยสัญญาการจ้างงานจะเสริมด้วยเงื่อนไขใหม่หรือเงื่อนไขที่ระบุไม่ถูกต้องได้รับการชี้แจง (เปลี่ยนแปลง)

หากมีการร่างสัญญาอย่างถูกต้อง แต่มีการเปลี่ยนแปลงในภายหลัง (การขึ้นเงินเดือน, การโอนพนักงานไปทำงานอื่น) จะต้องจัดทำข้อตกลงเพิ่มเติมสำหรับแต่ละกรณีสำหรับพนักงานแต่ละคน สัญญาการจ้างงานและข้อตกลงเพิ่มเติมจัดทำขึ้นเป็นสองชุด โดยชุดหนึ่งยังคงอยู่ในบริษัท และชุดที่สองมอบให้กับพนักงาน

ขั้นตอนที่ 4: ตรวจสอบความถูกต้องของคำสั่งบุคลากร

ถัดไป คุณต้องตรวจสอบความมีอยู่และการดำเนินการตามคำสั่งการจ้างงาน การโอนพนักงาน (ถ้ามี) ฯลฯ (วันที่ ลายเซ็น ข้อมูลที่อยู่ในนั้น) คำสั่งจะต้องสอดคล้องกับเนื้อหาของสัญญาการจ้างงานที่สรุปกับพนักงานและตารางการรับพนักงาน พวกเขาจะต้องลงนามไม่เพียงแต่โดยหัวหน้าบริษัทเท่านั้น แต่ยังต้องลงนามโดยพนักงานด้วย หากไม่มีคำสั่งให้จ้างหรือโอนพนักงานที่ทำงานหรือมีการละเมิดจะต้องเรียกคืนทำใหม่หรือ "ลงนามใหม่" ตามกฎหมายแล้ว คุณจะไม่รับผิดชอบต่อสิ่งที่เกิดขึ้นต่อหน้าคุณ แต่พนักงานมีสิทธิ์ที่จะขอสำเนาคำสั่งดังกล่าว และเขาจะต้องได้รับสำเนาคำสั่งดังกล่าวด้วย

ขั้นตอนที่ 5: ตรวจสอบความถูกต้องของบันทึกการทำงาน

ขั้นต่อไปของงานคือการตรวจสอบความพร้อมใช้งานของบันทึกงาน บันทึกของพนักงานที่ลงทะเบียนทั้งหมดจะต้องถูกเก็บไว้ในบริษัท หากคุณพบหนังสือของพนักงานที่เกษียณอายุแล้วคุณจะต้องส่งจดหมายลงทะเบียนพร้อมใบเสร็จรับเงินที่ร้องขอไปยังเจ้าของหนังสือพร้อมกับขอสมุดงานหรือระบุที่อยู่ที่สามารถส่งได้ หลังจากได้รับการตอบกลับแล้วจะต้องส่งสมุดงานทางพัสดุลงทะเบียนพร้อมรับทราบการรับ หากไม่มีคำตอบ เพียงรวมการแจ้งการส่งจดหมายไว้ในสมุดงานของคุณ สมุดงานของพนักงานที่ไม่ทำงานจะต้องเก็บแยกต่างหากจากผู้อื่นจนกว่าจะจำเป็น แต่เป็นเวลาอย่างน้อย 50 ปี

หากไม่มีรายการในสมุดงานเกี่ยวกับการจ้างหรือโอนก็ไม่ต้องรีบจัดทำ ขั้นแรก ให้อ่านเอกสารทั้งสองอย่างอย่างละเอียดเกี่ยวกับการกรอกสมุดงาน: คำแนะนำในการกรอกสมุดงานและกฎสำหรับการบำรุงรักษาและจัดเก็บสมุดงาน จัดทำแบบฟอร์มสมุดงาน และมอบให้นายจ้าง และเมื่อคุณมั่นใจในความรู้ของคุณแล้ว คุณก็สามารถเริ่มเขียนรายการลงในสมุดงานได้ ข้อควรจำ: การป้อนข้อมูลที่ไม่ถูกต้องอาจส่งผลให้พนักงานไม่ได้รับเครดิตตามระยะเวลาการทำงานในบริษัทที่ป้อนข้อมูลไม่ถูกต้อง

ขั้นตอนที่ 6: จัดทำไฟล์ส่วนตัวหรือโฟลเดอร์ส่วนตัวของพนักงาน (หากคุณไม่เคยเก็บไว้มาก่อน)

จำเป็นต้องออกบัตรส่วนตัวให้กับพนักงานในแบบฟอร์ม T-2 ในปัจจุบัน หลายโปรแกรมอนุญาตให้คุณกรอกแบบฟอร์มหมายเลข T-2 บนคอมพิวเตอร์และพิมพ์ลงบนกระดาษธรรมดา ซึ่งเป็นสิ่งที่เจ้าหน้าที่ฝ่ายบุคคลบางคนใช้ อย่างไรก็ตาม หอจดหมายเหตุของรัฐยอมรับเฉพาะบัตรส่วนบุคคลที่เป็นกระดาษ "ครึ่งกระดาษแข็ง" แบบหนาเท่านั้น ดังนั้นหากองค์กรของคุณเป็นแหล่งที่มาของการได้มาซึ่งเอกสารสำคัญของรัฐให้ซื้อแบบฟอร์มหมายเลข T-2 ที่ร้านจำหน่ายอุปกรณ์สำนักงานในปริมาณที่ต้องการหรือซื้อกระดาษที่เหมาะสมสำหรับการพิมพ์

เจ้าหน้าที่บุคลากรกรอกบัตรส่วนบุคคล - คำแนะนำดังกล่าวมีอยู่ในคำแนะนำสำหรับการใช้แบบฟอร์มรวม (มติของคณะกรรมการสถิติแห่งรัฐของรัสเซียลงวันที่ 5 มกราคม 2547 ฉบับที่ 1)

จะต้องวางสำเนาเอกสารที่ได้รับจากพนักงาน (หนังสือเดินทาง หนังสือรับรองการประกันภัย ฯลฯ) ไว้ในโฟลเดอร์ "ไฟล์" หลังจากนั้นจึงจัดทำรายการสินค้าของแต่ละกรณี และสร้างโฟลเดอร์ส่วนตัวของคุณ คุณยังสามารถรวมสำเนาคำสั่งซื้อและสัญญาเพื่อให้ข้อมูลทั้งหมดเกี่ยวกับพนักงานรวมอยู่ในที่เดียว แต่ไม่จำเป็น คุณสามารถแนบรูปถ่ายของพนักงานลงในบัตรส่วนตัวได้

ไฟล์ส่วนบุคคลมักจะอยู่ในแบบฟอร์มหมายเลข T-2 ซึ่งไม่ถูกต้อง: บัตรส่วนบุคคลควรจัดเก็บแยกต่างหากจากเอกสารอื่นๆ ทั้งหมด

เอกสารและสำเนาใหม่จะถูกเพิ่มลงในโฟลเดอร์ส่วนตัวของคุณเมื่อพร้อมใช้งาน

ขั้นตอนที่ 7: เตรียมสมุดบัญชีหรือวารสารที่จำเป็น

สมุดบัญชีสำหรับการเคลื่อนย้ายสมุดงานและส่วนแทรกในนั้นและสมุดรายรับและรายจ่ายสำหรับการบัญชีสำหรับรูปแบบของสมุดงานและส่วนแทรกในนั้นสามารถเก็บไว้ในรูปแบบกระดาษเท่านั้น เนื่องจากเป็นสมุดบันทึกที่มีแบบฟอร์มการรายงานที่เข้มงวด แต่ละหน้าของหนังสือจึงมีหมายเลขกำกับ และเย็บและปิดผนึกด้วยตราประทับขององค์กร

ขั้นตอนที่ 8: สร้างตารางวันหยุด

สองสัปดาห์ก่อนเริ่มปีใหม่ องค์กรต้องอนุมัติตารางวันหยุด การทำงานควรเริ่มในเดือนพฤศจิกายน หากบริษัทมีขนาดเล็ก คุณสามารถสำรวจพนักงานว่าพวกเขาต้องการไปเที่ยวพักผ่อนเมื่อใด หากเป็นบริษัทขนาดใหญ่ ให้ส่งจดหมายถึงหัวหน้าแผนกเพื่อขอให้พวกเขาให้ข้อมูลดังกล่าวเกี่ยวกับแผนกของตน

เมื่อจัดทำตารางวันหยุด ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเมื่อพนักงานของแผนกเล็กๆ ไปพักร้อน ทิศทางจะไม่เปิดอยู่ ตัวอย่างเช่น หากบริษัทมีผู้จัดการฝ่ายขายเพียงสองคน วันหยุดของพวกเขาไม่ควรตรงเวลาแม้แต่บางส่วน นอกจากนี้ ระหว่างวันหยุดพักผ่อนเหล่านี้ ควรมีช่วงเวลาของการทำงานร่วมกัน - เพื่อโอนกรณีต่างๆ จากผู้จัดการคนหนึ่งไปยังอีกคนหนึ่ง

หากคุณถามพนักงานเกี่ยวกับเวลาลาพักร้อนและเกิดข้อขัดแย้งว่าใครจะไปและเมื่อไหร่ อย่าพยายามแก้ไขด้วยตนเอง - นำข้อมูลไปให้ฝ่ายบริหารสนใจและจัดตารางเวลาตามการตัดสินใจของฝ่ายบริหาร หากคุณขอข้อมูลผ่านหัวหน้าแผนก โปรดไว้วางใจให้พวกเขาแก้ไขปัญหาข้อขัดแย้ง การรวบรวมข้อมูลเพื่อสร้างตารางวันหยุดมักใช้เวลาประมาณหนึ่งถึงสามสัปดาห์

หลังจากลงทะเบียนแล้ว จะต้องส่งตารางวันหยุดให้ผู้จัดการอนุมัติ

สองสัปดาห์ก่อนเริ่มวันหยุดมีความจำเป็นต้องแจ้งให้พนักงานทราบถึงเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นและออกคำสั่งให้ลาพักร้อน เวลาเริ่มต้นของวันหยุดสามารถเปลี่ยนแปลงได้ตามข้อตกลงระหว่างพนักงานและผู้จัดการ หากในช่วงเริ่มต้นวันหยุดพนักงานล้มป่วยและลาป่วยจำเป็นต้องโอนวันหยุดไปเป็นเวลาอื่นที่สะดวกสำหรับเขาตามคำขอของเขา การเปลี่ยนแปลงทั้งหมดนี้เกิดขึ้นในคอลัมน์ที่เกี่ยวข้องของตารางวันหยุด และอย่าลืมว่าพนักงานไม่สามารถพลาดการลาพักร้อนเป็นเวลาสองปีติดต่อกันและการลาโดยได้รับค่าจ้างสามารถแทนที่ด้วยค่าตอบแทนที่เป็นตัวเงินได้ก็ต่อเมื่อพนักงานถูกไล่ออก

ขั้นตอนที่ 9: การสร้างไฟล์บุคลากร

กรณีต่างๆ สามารถดำเนินการให้เสร็จสิ้นได้ในหัวข้อต่อไปนี้:

“ คำสั่งสำหรับบุคลากร (การจ้าง การเลิกจ้าง การโอน โบนัส การเลื่อนตำแหน่ง การลาโดยไม่ได้รับค่าจ้าง การมอบหมายให้เดินทางไปทำธุรกิจระยะยาวและการเดินทางไปทำธุรกิจในต่างประเทศ)” (อายุการเก็บรักษา - 75 ปี)

“ คำสั่งสำหรับบุคลากร (การลาปกติและการศึกษา, หน้าที่, บทลงโทษ, การเดินทางเพื่อธุรกิจภายในรัสเซียระยะสั้น)” (อายุการเก็บรักษา - 5 ปี)

"สัญญาการจ้างงาน";

"สิ่งของส่วนตัว";

"บัตรส่วนตัว";

“เอกสารกำกับดูแลของบริษัท (ข้อบังคับ คำแนะนำ)”;

“การโต้ตอบประเด็นด้านบุคลากรกับหน่วยงานราชการและองค์กรการค้า” เป็นต้น

จะสะดวกกว่าถ้าแยกตารางวันหยุด ตารางปฏิบัติหน้าที่ ตารางพนักงานออกเป็นกล่องๆ แล้วจัดเก็บไว้ในโฟลเดอร์แบบบาง

สะดวกกว่าในการจัดเก็บไฟล์ส่วนตัวและบัตรส่วนตัวตามลำดับตัวอักษรตามนามสกุลพนักงานเอกสารอื่น ๆ ทั้งหมดตามลำดับเวลาที่ได้รับเอกสาร

คำสั่งซื้อส่วนบุคคลมีระยะเวลาการจัดเก็บสองช่วง: 5 และ 75 ปี ดังนั้นจึงแบ่งออกเป็นอย่างน้อยสองกรณี (คำสั่งซื้อทั้งหมดที่ไม่อยู่ในรายการที่มีระยะเวลาจัดเก็บ 5 ปีจะมีระยะเวลาการจัดเก็บ 75 ปี)

หากบริษัทมีขนาดใหญ่เพียงพอและไฟล์มีมากกว่า 250 แผ่นงานภายในหนึ่งปี จะต้องแบ่งออกเป็นหลายไฟล์หรือเป็นวอลุ่ม (เช่น: “สัญญาจ้างงาน (A-K)”, “สัญญาจ้างงาน (L-Z)”; “ คำสั่งสำหรับบุคลากร (ลาปกติและลาเพื่อการศึกษา)", "คำสั่งสำหรับบุคลากร (หน้าที่, บทลงโทษ, การเดินทางเพื่อธุรกิจในประเทศระยะสั้น)")

เมื่อสร้างกรณีจำเป็นต้องใช้ส่วนที่ 7 และ 8 ของรายการเอกสารการจัดการมาตรฐานที่สร้างขึ้นในกิจกรรมขององค์กรซึ่งระบุระยะเวลาการจัดเก็บ

ขั้นตอนที่ 10: จัดทำรายการกรณีและปัญหา

ระบบการตั้งชื่อกิจการสามารถจัดทำแยกกันตามเอกสารบุคลากรหรือรวมอยู่ในระบบการตั้งชื่อทั่วไปของกิจการขององค์กร

โดยทั่วไป กระบวนการจัดทำเคสและรวบรวมระบบการตั้งชื่อในการจัดการบันทึกบุคลากรไม่แตกต่างจากการขึ้นรูปเคสและการรวบรวมระบบการตั้งชื่อในงานสำนักงานทั่วไป

และหลังจากทุกขั้นตอนเท่านั้นที่สามารถเริ่มพัฒนารายละเอียดงานข้อบังคับด้านบุคลากรและข้อบังคับท้องถิ่นอื่น ๆ (ไม่บังคับจากมุมมองของประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซีย)

ยู.วี. เอเรเมวา,
หัวหน้าสำนักงาน สมาชิกชมรมเลขานุการวิชาชีพ