Sporządź budżet na utworzenie tabeli personelu. Jak sporządzić tabelę personelu dla przedsiębiorstwa

20.10.2019

Nasi redaktorzy często otrzymują pytania dotyczące prowadzenia tak ważnego dokumentu personalnego jak lista pracowników. Odpowiedzi na najważniejsze z nich przedstawiliśmy w tym artykule.

Dlaczego potrzebujesz personelu?

Zgodnie z Instrukcją stosowania i wypełniania formularzy podstawowej dokumentacji księgowej dotyczącej rozliczania pracy i jej płatności, zatwierdzoną dekretem Państwowego Komitetu Statystycznego Rosji z dnia 01.05.2004 nr 1 „W sprawie zatwierdzenia ujednoliconych formularzy podstawowej dokumentacji księgowej dotyczącej rozliczania pracy i jej płatności” (zwanej dalej uchwałą nr 1), tabela personelu służy do sformalizowania struktury, personelu i personelu organizacji zgodnie z jej Statutem. Zawiera wykaz jednostek strukturalnych, nazwy stanowisk, specjalności, zawodów, wskazanie kwalifikacji, informację o liczbie jednostek kadrowych.

Po raz pierwszy ujednoliconą formę zatrudnienia zatwierdzono dekretem Państwowego Komitetu Statystycznego Rosji z dnia 6 kwietnia 2001 r. Nr 26 (w ramach ujednoliconych form podstawowej dokumentacji księgowej). W 2004 roku forma ta uległa pewnym zmianom.

Dla pracodawcy tabela personelu jest bardzo wygodnym „narzędziem”, które spełnia kilka funkcji jednocześnie. W szczególności:

pozwala w przejrzysty sposób prześledzić strukturę organizacyjną firmy (jej podziały strukturalne);
ustala obsadę jednostek strukturalnych oraz liczbę jednostek kadrowych dla każdego stanowiska (zawodu);
pozwala prześledzić system wynagradzania pracowników pionów strukturalnych;
ustala i ustala wielkość uprawnień;
ułatwia śledzenie wolnych stanowisk pracy i selekcję personelu na te wolne stanowiska.

Czy tabela personelu jest konieczna?

W chwili obecnej istnieją dwa punkty widzenia dotyczące obowiązku pracodawcy utrzymywania tabeli personelu.

Według pierwszego obecność tego lokalnego aktu prawnego jest obowiązkowa, ponieważ wpływa bezpośrednio na funkcję pracy pracownika i jego wynagrodzenie. Tak więc w Kodeksie pracy Federacji Rosyjskiej o personelu mowa w art. 15, zawierający definicję stosunku pracy oraz w art. 57, zgodnie z którym istotnym warunkiem umowy o pracę jest funkcja pracy, a mianowicie: praca na stanowisku zgodnie z art. z personelem, zawody, specjalności wskazujące kwalifikacje, konkretny rodzaj pracy przypisany pracownikowi.

Według innego punktu widzenia pracodawca samodzielnie decyduje o konieczności prowadzenia tabeli personelu. Uzasadnieniem takiego stanowiska są poniższe argumenty. Najpierw zatwierdzono dekret nr 1 zalecane do stosowania ujednolicona forma zatrudnienia (nr T-3). Tabela personelu jest również wymieniona w Instrukcji wypełniania zeszytów ćwiczeń, zatwierdzonej dekretem Ministerstwa Pracy Rosji z dnia 10 października 2003 r. Nr 69 (zwanej dalej - instrukcją nr 69). W szczególności w punkcie 3.1 Instrukcji zauważono, że wpisy dotyczące nazwy stanowiska (pracy), specjalności, zawodu, wskazujące kwalifikacje dokonywane są z reguły zgodnie z tabelą personelu organizacji.

Jak widać, żaden z wymienionych aktów normatywnych nie został zapisany obowiązek pracodawcę w sprawie personelu. Jednocześnie zalecamy, aby nie zaniedbywać utrzymania tego dokumentu personalnego, ponieważ organy kontrolne przestrzegają pierwszego punktu widzenia.

Zatem Fundusz Ubezpieczeń Społecznych Federacji Rosyjskiej zwraca uwagę ubezpieczających (pracodawców) na potrzebę sporządzenia tabeli personelu jako dokumentu służącego do potwierdzenia poprawności. Fundusz Emerytalny Federacji Rosyjskiej, zbierając informacje o stażu pracy ubezpieczonych pracowników, również wielokrotnie zwracał uwagę na tę potrzebę.

Często organy podatkowe podczas kontroli na miejscu żądają tabeli personelu organizacji. Na przykład w orzeczeniu Sądu Arbitrażowego w Moskwie z dnia 28 kwietnia 2007 r. w sprawie nr A40-4332 / 07-117-33 zauważono, że „Kodeks podatkowy Federacji Rosyjskiej nakłada na podatnika obowiązek przedłożyć na żądanie organu podatkowego dokumenty i informacje niezbędne do kontroli podatkowej. Fakt, że umowy o pracę, wykazy pracowników, karty imienne i indywidualne nie są dokumentami rozliczeń podatkowych, sam w sobie nie podważa obowiązku posiadania przez organizację takich dokumentów i przedkładania ich do kontroli podatkowej na miejscu, gdyż zawarte w nich informacje mogą mieć znaczenie podatkowe.

Często brak tabeli personelu jest uważany przez organy kontrolne za naruszenie przepisów prawa pracy i ochrony pracy, za które urzędnik może zostać ukarany grzywną od 500 do 5000 rubli, a organizacja - od 30 000 do 50 000 rubli. (Artykuł 5.27 Kodeksu wykroczeń administracyjnych Federacji Rosyjskiej). Jednak ze względu na fakt, że pracodawca nie ma wyraźnego obowiązku utrzymywania tego dokumentu w przepisach, sankcje te można zaskarżyć w sądzie.

Kto powinien opracować i zatwierdzić tabelę personelu?

Po podjęciu decyzji o konieczności sporządzenia tabeli personelu (chyba że oczywiście nie ma jej jeszcze w organizacji), pojawia się kolejne pytanie - kto powinien opracować ten dokument akt osobowych?

Ustawodawstwo nie definiuje kręgu osób odpowiedzialnych, dlatego wychodzimy z założenia, że tą sprawą powinien zająć się szef przedsiębiorstwa. Można wydać odrębne zarządzenie nakładające obowiązek sporządzenia tabeli personelu na konkretnego pracownika albo obowiązek ten można zapisać w umowie o pracę lub opisie stanowiska pracy pracownika.

Z reguły w małych organizacjach personel i (lub) księgowy są zaangażowani w personel, rzadziej - pracownicy obsługi prawnej. W dużych firmach - dział planowania i ekonomii lub dział organizacji pracy i płac. Jeśli mówimy o indywidualnym przedsiębiorcy, może to zrobić urzędnik ds. Personalnych, księgowy (jeśli istnieje w państwie) lub sam przedsiębiorca.

Tabela personelu jest zatwierdzana na podstawie zamówienia (instrukcji) podpisanego przez kierownika organizacji lub osobę przez niego upoważnioną (patrz przykład 1). Szczegóły tego dokumentu podano w polu „Zatwierdzone zarządzeniem organizacji z dnia „____” _____________ 200__ nr __” ujednoliconego formularza nr T-3.

Należy pamiętać, że daty sporządzenia, zatwierdzenia i wejścia w życie tabeli personelu mogą się nie pokrywać. Tak więc tabelę personelu można zatwierdzić później niż jej sporządzenie, a data jej wprowadzenia (wejścia w życie prawne) może być późniejsza niż daty zatwierdzenia i sporządzenia.

Biorąc pod uwagę fakt, że wynagrodzenia są naliczane pracownikom co miesiąc, logiczne jest wprowadzenie tabeli personelu od pierwszego dnia miesiąca.

Ujednolicony formularz nr T-3 wskazuje również okres, na który zatwierdzona jest tabela personelu. W związku z tym pojawia się następujące pytanie:

Jak często sporządzać tabelę personelu?

W przepisach nie ma jednoznacznej odpowiedzi. Biorąc jednak pod uwagę, że tabela personelu jest dokumentem planistycznym, zaleca się sporządzenie jej na rok. Tabela personelu może jednak zostać zatwierdzona jednorazowo i obowiązywać przez kilka lat.

Jak poprawnie wypełnić ujednolicony formularz nr T-3?

Przejdźmy więc bezpośrednio do przygotowania tabeli personelu. Najczęstszym sposobem jego wystawienia jest wypełnienie ujednoliconego formularza nr T-3. W takim przypadku należy kierować się Instrukcją stosowania i wypełniania formularzy podstawowej dokumentacji księgowej, zatwierdzoną uchwałą nr 1.

Robimy „czapkę”. Przede wszystkim w polu „Nazwa organizacji” należy podać nazwę organizacji zgodną z dowodem rejestracyjnym. Jeśli certyfikat zawiera zarówno pełne, jak i krótkie nazwiska, dowolne z nich można wskazać w tabeli personelu.

Następnie wskazany jest kod według OKPO (Ogólnorosyjski klasyfikator przedsiębiorstw i organizacji), numer dokumentu i data jego sporządzenia. Dla wygody rejestracji numer personelu może zawierać indeks literowy (na przykład ШР).

Ujednolicony formularz nr T-Z zawiera następujące sformułowanie: „Personel na okres ______ od” ___ „______ 20__”. Wydawać by się mogło, że wyznaczenie okresu ważności dokumentu polega na wskazaniu daty nie tylko początku, ale i końca tego okresu. Czy konieczne jest wskazanie końca tabeli personelu, czy wystarczy wskazanie, że tabela personelu obowiązuje od określonej daty? Oczywiste jest, że ujednolicona forma implikuje właśnie drugą opcję. Wyjaśnia to fakt, że w procesie prowadzenia działań w organizacji może zaistnieć potrzeba zmiany tabeli personelu, dlatego bardzo trudno jest dokładnie przewidzieć datę wygaśnięcia jej ważności.

W kolumna 1 („nazwa”) wskazuje nazwę odpowiedniej jednostki strukturalnej. Mogą to być zarówno oddziały, przedstawicielstwa, jak i wydziały, warsztaty, sekcje itp. (Klauzula 16 Dekretu Plenum Sądu Najwyższego Federacji Rosyjskiej z dnia 17 marca 2004 r. Nr 2 „W sprawie stosowania przez sądy Federacji Rosyjskiej Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej”).

Dla wygody pracy z tabelą personelu lepiej jest rozmieścić jednostki strukturalne w grupach zgodnie z ich hierarchią, od jednostek administracyjnych po jednostki usługowe. Na przykład najpierw zostaną wskazane działy zajmujące się ogólnym zarządzaniem (dyrekcja, księgowość, dział personalny itp.), Następnie zostaną wskazane działy produkcyjne lub działy, które wykonują główne funkcje organizacji, a na końcu - pomocnicze oraz działy usługowe (obsługa administracyjno-gospodarcza, dział zaopatrzenia, magazyn itp.).

W kolumna 2 („kod”) umieszczane są kody podziałów konstrukcyjnych nadane im przez pracodawcę. Z reguły kody są oznaczone liczbami, których liczba różni się w zależności od złożoności struktury organizacji. Pozwala to określić miejsce każdego działu (pododdziału, grupy itp.) w ogólnej strukturze organizacyjnej. Na przykład dział finansowy ma przypisany kod 02. W związku z tym dział finansów i planowania oraz dział księgowości wchodzące w skład działu będą miały kody 02.01 i 02.02.

W przypadku, gdy organizacja korzysta ze scentralizowanego systemu przepływu pracy, można pominąć kod jednostki strukturalnej.

W kolumnie 3 wskazane jest stanowisko (specjalność, zawód), kategoria, klasa (kategoria) kwalifikacji pracownika. Lepiej jest, jeśli dane te zostaną podane zgodnie z:

Ogólnorosyjski klasyfikator zawodów pracowników, stanowisk pracowników i kategorii płac OK 016-94 (wprowadzony dekretem o państwowym standardzie Rosji z dnia 26 grudnia 1994 r. nr 367);
Katalog kwalifikacji stanowisk menedżerskich, specjalistów i innych pracowników (zatwierdzony dekretem Ministerstwa Pracy Federacji Rosyjskiej z dnia 21 sierpnia 1998 r. nr 37).

Oczywiście te katalogi są już nieaktualne i wiele stanowisk, które pojawiły się w ostatnich latach, nie jest w nich uwzględnionych (np. stanowisko kierownika biura). Dlatego dopuszczalne są różnice w nazwach stanowisk, zawodów, specjalizacji w księgach kwalifikacyjnych i dokumentach personalnych organizacji. Jeśli jednak przy wykonywaniu pracy na określonych stanowiskach, zawodach, specjalnościach związane z zapewnieniem odszkodowań i świadczeń lub występowaniem ograniczeń, wówczas nazwy tych stanowisk, zawodów lub specjalności oraz wymagania kwalifikacyjne dla nich muszą być zgodne z nazwami i wymaganiami określonymi w podręcznikach kwalifikacji zatwierdzonych w sposób ustalony przez Rząd Federacji Rosyjskiej (art. 57 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej, pkt 3.1 Instrukcji nr 69). W przeciwnym razie pracownik nie będzie uprawniony do świadczeń.

Przykład 2

Zwiń pokaz

W zeszycie pracy pracownika muzycznego, który przez 17 lat prowadził pracownię chóru dziecięcego w internacie, jego stanowisko wskazano jako „organizatora koła”. Ponieważ tej pozycji nie ma w ogólnorosyjskim klasyfikatorze zawodów pracowników, stanowisk pracowników i kategorii płac, ani na liście zawodów, zawodów, stanowisk, specjalności i instytucji, biorąc pod uwagę, że emerytura pracownicza jest wcześniejsza przydzielony zgodnie z art. 28 ustawy federalnej „O emeryturach pracowniczych w Federacji Rosyjskiej, zatwierdzonej dekretem rządu Federacji Rosyjskiej z dnia 29 października 2002 r. nr 781, ten staż pracy nie był wliczany do ubezpieczenia na wcześniej przypisanie emerytury pracownikowi.

Zgodnie z art. 57 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej stanowisko zatrudnianego pracownika musi odpowiadać stanowisku wskazanemu na liście pracowników. Zdarzają się przypadki, gdy nazwa stanowiska zastosowana w umowie o pracę nie odpowiada wykazowi personelu lub w ogóle nie przewiduje takiego stanowiska na liście pracowników. W takim przypadku sprzeczność istniejąca między umową o pracę a tabelą personelu musi zostać rozwiązana na korzyść umowy o pracę (art. 8 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej). Pracownik będzie wykonywał funkcję pracy przewidzianą w umowie o pracę (tj. Pracę na stanowisku, specjalizacji lub zawodzie określonym w umowie), a oficer personalny będzie musiał dokonać odpowiednich zmian w tabeli personelu. Jak to zrobić, rozważymy nieco później. Na razie kontynuujmy wypełnianie formularza.

Podczas napełniania kolumny 4 („Liczba jednostek kadrowych”) wskazuje liczbę jednostek kadrowych dla odpowiednich stanowisk (zawodów). W przypadku, gdy przewidziana jest zawartość niepełnej jednostki personelu, biorąc pod uwagę specyfikę pracy w niepełnym wymiarze godzin, liczbę jednostek personelu podaje się w odpowiednich udziałach, na przykład 0,25; 0,5; 2,75 itd.

Biorąc pod uwagę, że nowych pracowników można zatrudniać tylko na wolne stanowiska, w tabeli personelu można wskazać nie tylko istniejące jednostki kadrowe, ale także wolne. Innymi słowy, jeśli organizacja zatrudnia 10 osób, a jednocześnie w tabeli personelu wskazanych jest również 10 stanowisk personelu, wówczas przy powiększaniu personelu konieczne będzie wprowadzenie zmian w tabeli personelu. I możesz od razu położyć większą liczbę jednostek personelu (na przykład 12). Dlatego w tabeli personelu możesz zachować rezerwę personelu na przyszłość.

Jedno z zagadnień sprawiających trudności w praktyce wiąże się z projektowaniem pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy. Na przykład kilka osób może pracować na tym samym stanowisku w niepełnym lub niepełnym wymiarze godzin. W takim przypadku lista personelu wskazuje całkowitą liczbę jednostek personelu dla odpowiedniego stanowiska.

Załóżmy, że jest dwóch spedytorów na pełen etat i jeden na pół etatu. W takim przypadku kolumna 4 powinna wskazywać 2,5 jednostek personelu.

W kolumna 5 („Stawka taryfowa (wynagrodzenie) itp.”), W zależności od systemu wynagrodzeń przyjętego w organizacji, miesięczne wynagrodzenie jest wskazane według stawki taryfowej (wynagrodzenia), skali wynagrodzeń, procentu przychodów, udziału lub procentu zysku, pracy wskaźnik uczestnictwa (KTU), współczynnik podziału itp. W tym przypadku płace ustalane są w rublach.

Przypominamy, że zgodnie z art. 133 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej wysokość oficjalnego wynagrodzenia (stawki taryfowej) nie może być niższa niż prawnie ustalona płaca minimalna (obecnie - 4330 rubli). Jednocześnie system wynagrodzeń musi zostać określony przez lokalny akt prawny (na przykład Regulamin wynagradzania).

Przykład 3

Zwiń pokaz

Lista pracowników przewiduje jedną jednostkę pracowniczą na stanowisko „sekretarza” z wynagrodzeniem w wysokości 15 000 rubli. Mając jednak na uwadze interes firmy, sekretarka została zatrudniona na warunkach zewnętrznej pracy w niepełnym wymiarze godzin za 0,5 stawki. Zgodnie z art. 285 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej, pracownikom zatrudnionym w niepełnym wymiarze godzin wynagrodzenie przysługuje proporcjonalnie do przepracowanych godzin, w zależności od wydajności lub innych warunków określonych w umowie o pracę. W związku z tym umowa o pracę musi wskazywać kwotę proporcjonalną do czasu przepracowanego przez pracownika zatrudnionego w niepełnym wymiarze godzin (w tym przypadku 7500 rubli).

Jak widać z powyższego przykładu, tabela personelu określa wynagrodzenie na odpowiednim stanowisku, ale nie wynagrodzenie konkretnego pracownika.

W kolumny 6-8 („Dopłaty”) oznacza świadczenia motywacyjne i kompensacyjne dla pracowników (premie, dodatki, dopłaty, płatności motywacyjne) ustalone przez obowiązujące ustawodawstwo Federacji Rosyjskiej (na przykład dodatki północne, dodatki za stopień naukowy itp.) lub wprowadzone według uznania organizacji (na przykład związane z reżimem lub warunkami pracy).

kwota stała (w przypadku zmiany wynagrodzenia wysokość dodatku można pozostawić w tej samej wysokości lub też zmienić);
w formie dodatku procentowego (w tym przypadku wysokość dodatku zmienia się wraz z wynagrodzeniem).

Uwaga: jeżeli system wynagradzania przewiduje możliwość ustalenia indywidualnych dodatków dla każdego stanowiska, to w kolumnie 3 każde stanowisko należy przypisać w osobnym wierszu, a w kolumnie 4 przy każdym stanowisku wpisać jednostkę.

Kolejnym częstym pytaniem, które niepokoi m.in. urzędników ds. kadr: czy pracownicy zajmujący te same stanowiska mogą ustalać różne wynagrodzenia, na przykład poprzez podanie przedziału wynagrodzeń w tabeli personelu? Zarówno w literaturze prawniczej, jak i w praktyce można spotkać dwa przeciwstawne podejścia do rozwiązania tego zagadnienia. Dlatego niektórzy eksperci uważają, że jest to całkiem do przyjęcia. Na poparcie tego stanowiska art. 132 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej, zgodnie z którym wynagrodzenie każdego pracownika zależy od jego kwalifikacji, złożoności wykonywanej pracy, ilości i jakości wydanej pracy i nie jest ograniczone do kwoty maksymalnej. Mając to na uwadze, wynagrodzenia powinny być ustalane różnicowo i zależeć przede wszystkim od kwalifikacji pracownika, na podstawie których pracownikom zajmującym to samo stanowisko, ale posiadającym różne kategorie kwalifikacji, można ustalać różne wynagrodzenia.

Według innych ekspertów każde stanowisko odpowiada jednej pensji. W przypadku konieczności ustalenia różnych wynagrodzeń dla pracowników zajmujących te same stanowiska, wskazane jest uregulowanie wysokości wynagrodzeń za pomocą różnych dodatków (na przykład za intensywność pracy).

Przykład 4

Zwiń pokaz

Firma zatrudnia dwóch księgowych. Jednocześnie tabela personelu zapewnia księgowemu wynagrodzenie w wysokości 10 000 rubli, a także dodatki za nieregularne godziny pracy w wysokości 10% wynagrodzenia (1000 rubli) i intensywność pracy - 20% (2000 ruble). Biorąc pod uwagę kwalifikacje i doświadczenie zawodowe jednego z pracowników zajmujących to stanowisko, ustalono wszystkie dodatki i odpowiednio jego wynagrodzenie wyniosło 13 000 rubli. (10 000 rubli + 1000 rubli + 2000 rubli). Drugi księgowy otrzymał tylko jeden dodatek za nieregularny dzień pracy, po czym jego pensja wyniosła 11 000 rubli. (10 000 rubli + 1000 rubli).

W kolumna 9 odnotowuje się całkowitą kwotę utworzoną przez dodanie kolumn 5-8, czyli sumę wynagrodzeń dla wszystkich jednostek pracowniczych na danym stanowisku, z uwzględnieniem ustalonych dodatków. Jeżeli kolumn 5-9 nie można wypełnić w ekwiwalencie rubla (na przykład ze względu na zastosowanie bezcłowego, mieszanego i innego systemu płac), kolumny te wypełnia się odpowiednimi jednostkami miary (w procentach, współczynnikach itp.). ). Jednocześnie obliczenie kwoty całkowitej (ogółem) w kolumnach 5-9 jest możliwe, jeżeli stawki taryfowe i uprawnienia są ustalone w tych samych jednostkach na ten sam okres.

Kolumna 10 , jak sama nazwa wskazuje, jest przeznaczony do różnych notatek. W przypadku ich braku pole pozostaje puste.

Po wprowadzeniu danych we wszystkich kolumnach należy wypełnić wiersz „Razem” znajduje się na dole tabeli. W tym celu w kolumnach pionowych obliczana jest liczba stanowisk pracowniczych, wysokość wynagrodzeń, dodatków oraz wysokość miesięcznego funduszu płac.

Wypełnioną listę pracowników podpisuje kierownik służby personalnej lub osoba, której powierzono odpowiedzialność za prowadzenie dokumentacji kadrowej, a także główny księgowy organizacji.

W ujednoliconej formie tabeli personelu stemplowanie nie jest zapewnione. W związku z tym drukowanie jest możliwe, ale nie wymagane.

Przykładową tabelę personelu przedstawiono w przykładzie 5.

Jak dokonać zmian w tabeli personelu?

Wcześniej czy później każdy oficer personalny staje w obliczu zmiany informacji zawartych w tabeli personelu. Przykładowo istnieje potrzeba wprowadzenia nowej jednostki kadrowej lub całego działu, bądź redukcji istniejącej, zmiany wynagrodzeń, stawek taryfowych, zmiany nazwy jednostki lub stanowiska itp.

Istnieją dwa sposoby wprowadzania zmian w zatwierdzonej tabeli personelu:

Opcja 1. Zmień sam personel, czyli zatwierdź nową tabelę personelu z nowym (kolejnym w kolejności) numerem rejestracyjnym

Opcja 2. Wprowadź zmiany w aktualnej tabeli personelu.

W tym przypadku obsada pozostaje taka sama, zmienia się jedynie liczba jej stanowisk (treść kolumny). Zmiany wprowadzane są na zamówienie, po czym dostosowywana jest tabela personelu. Jako nagłówki odpowiedniego zamówienia można użyć: „W sprawie zmiany tabeli personelu”, „W przypadku częściowej zmiany w tabeli personelu”, „W sprawie wprowadzenia zmian w tabeli personelu” itp. Zamówienie powinno wskazywać przyczynę za wprowadzenie zmian w tabeli personelu (na przykład reorganizacja firmy, optymalizacja pracy menedżerskiej, usprawnienie struktury organizacji itp.).

Jeśli organizacja ma złożoną strukturę, zalecamy, aby wprowadzając zmiany w aktualnej tabeli personelu, wskazać w zamówieniu nie tylko odpowiednie stanowisko, ale także jednostkę strukturalną, na której personel wpływają wprowadzane zmiany. Wynika to z faktu, że w różnych działach mogą znajdować się stanowiska o tym samym tytule.

Nie ma przepisów określających, jak często należy aktualizować tabelę personelu. Dlatego możesz to zrobić w razie potrzeby.

Nie zapominaj, że zmiany i uzupełnienia wprowadzone w ustalony sposób w tabeli personelu organizacji są zwracane uwagi pracownikom, po czym wprowadzane są odpowiednie zmiany i uzupełnienia w ich zeszytach pracy na podstawie zamówienia (instrukcji) lub innego decyzja pracodawcy. Jest to określone w punkcie 3.1 Instrukcji nr 69.

Należy pamiętać, że trwała lub tymczasowa zmiana funkcji pracy pracownika i (lub) jednostki strukturalnej, w której pracownik pracuje (jeśli jednostka strukturalna została wskazana w umowie o pracę), jest niczym innym jak przeniesieniem na inną pracę (część 1 art. 72 ust. 1 Kodeksu pracy RF). Zmiana stanowiska pracy, ustalona przez strony i zapisana w umowie o pracę, jest również uważana za zmianę funkcji pracy pracownika, niezależnie od przyczyn takiej zmiany (na przykład ze względu na zmianę tabeli personelu ).

Kiedy wprowadzać zmiany przy redukcji personelu?

Zmniejszenie liczby lub personelu pracowników jest jednym z powodów wprowadzenia zmian w tabeli personelu. Redukcja liczebności organizacji polega na wyłączeniu ze spisu personalnego poszczególnych komórek kadrowych, natomiast redukcja kadrowa – poszczególnych stanowisk. Pracownicy zwolnieni z tego czy innego powodu podlegają zwolnieniu zgodnie z ust. 2 art. 81 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej.

Biorąc pod uwagę, że zgodnie z art. 180 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej pracowników należy ostrzec o zbliżającym się zwolnieniu w celu zmniejszenia liczby lub personelu co najmniej na dwa miesiące przed zwolnieniem, nową tabelę personelu można wprowadzić w życie nie wcześniej niż dwa miesiące po jego sporządzeniu. Obecność tabeli personelu może potwierdzić, że zwolnienie pracowników było uzasadnione (to znaczy pracodawca będzie miał możliwość wyraźnego wykazania braku miejsc pracy).

W przypadku wyeliminowania okoliczności, które doprowadziły do zmiany tabeli personelu w kierunku redukcji jednostek pracowniczych, pracodawca może przywrócić zmniejszone stanowiska poprzez zmianę tabeli personelu lub zatwierdzenie nowej.

Czy istnieje możliwość zmiany jednolitego formularza?

Dekret Goskomstatu Rosji z dnia 24 marca 1999 r. nr 20 „W sprawie zatwierdzenia procedury stosowania ujednoliconych form podstawowej dokumentacji księgowej” stwierdza, że w razie potrzeby organizacja może wprowadzić dodatkowe szczegóły. Jednocześnie niedopuszczalne jest usuwanie tych danych, które już znajdują się w tym formularzu (m.in. kod, numer formularza, nazwa dokumentu).

Wszystkie zmiany wprowadzone w ujednoliconym formularzu muszą zostać sformalizowane w dokumentach administracyjnych organizacji. Ponadto same formaty formularzy wskazane w albumach ujednoliconych formularzy podstawowej dokumentacji księgowej są zalecane i mogą ulec zmianie. Tak więc, przygotowując formularze w oparciu o formularze ujednolicone, można wprowadzać zmiany w zakresie rozszerzania i zwężania kolumn i wierszy, dodawać przekładki - dla ułatwienia umieszczenia i przetwarzania niezbędnych informacji.

Co to jest układ kadrowy?

W wielu organizacjach praktykuje się utrzymywanie „roboczej” formy zatrudnienia – układu kadrowego, zwanego inaczej ogłoszeniem o pracę lub listą personelu. Główna różnica między tym dokumentem a tabelą personelu polega na jego dynamice, ponieważ może się szybko zmieniać w zależności od bieżących (liczbowych i jakościowych) zmian w personelu przedsiębiorstwa i nie wymaga zlecenia jego zatwierdzenia i zmiany.

Ponieważ tabela personelu, pokazująca całkowitą liczbę jednostek pracowniczych (stanowisk) w przedsiębiorstwie, nie pozwala określić, czy stanowisko jest wolne, czy zajęte i który z pracowników je zajmuje, personel z reguły wskazuje dokładnie informacja ta - nazwiska i inicjały pracowników przedsiębiorstwa zajmujących stanowiska przewidziane w tabeli personelu oraz status stanowiska - zamknięte lub wolne.

W dokumencie tym mogą znajdować się także inne dane, takie jak numer personalny pracownika, jego doświadczenie zawodowe w firmie, kategoria szczególna (małoletni, osoba niepełnosprawna, rencista z dziećmi do lat trzech itp.). Jako podstawę listy pracowników możesz wziąć zatwierdzoną tabelę personelu organizacji i dodać niezbędne kolumny zgodnie z potrzebami konkretnej organizacji. Dotychczasowe przepisy nie określiły obowiązku utrzymywania układu kadrowego ani jego jednolitej formy. Regulowane jest jedynie okres przechowywania dokumentów, które utraciły ważność. Zgodnie z Listą standardowych dokumentów zarządczych generowanych w działalności organizacji, ze wskazaniem okresów przechowywania, zatwierdzoną przez Archiwum Federalne w dniu 6 października 2000 r., ustalenia kadrowe podlegają przechowywaniu przez 75 lat po skompilowaniu nowych te. Jednocześnie tabele personelu należy przechowywać przez 3 lata, począwszy od roku następującego po roku, w którym utraciły ważność.

Przypisy

Zwiń pokaz

Personel to plan kadrowy. Niektóre firmy zaniedbują przygotowanie tabeli personelu, gdyż nie jest to dokument podstawowy, a Formularz nr T-3, który służy do jej przygotowania, ma charakter doradczy. Jednak w praktyce personel jest niezbędny i pomaga pracodawcy zarówno w zakresie kontroli wewnętrznej i zarządzania, jak i komunikacji z organami kontrolnymi. Dziś rozumiemy wszystkie aspekty jego przygotowania i konserwacji.

Co grozi brakom kadrowym?

Lista pracowników jest zwykle proszona o przedłożenie inspekcji pracy i skarbowej w trakcie kontroli. Jego brak interpretowany jest jako naruszenie prawa pracy i ochrony pracy. Za takie naruszenie urzędnik zostaje ukarany grzywną w wysokości 1–5 tysięcy rubli, organizacja – w wysokości 30–50 tysięcy rubli (art. 5.27 Kodeksu wykroczeń administracyjnych Federacji Rosyjskiej).

Tabela personelu pomaga uzasadnić zwolnienie pracowników w celu zmniejszenia personelu w sprawie sądowej. Bez tabeli zatrudnienia pracodawcy trudno będzie udowodnić zasadność zwolnienia. Nie będzie również możliwe udowodnienie, że w chwili zwolnienia nie było w organizacji wolnych stanowisk pracy, które można by zaoferować zwalnianym pracownikom (pracodawca jest zobowiązany do zaoferowania innej pracy po redukcji na podstawie art. 179 Kodeksu pracy rosyjskiego Federacja).

Kto i jak powinien sporządzić i prowadzić tabelę personelu?

Ogólnie rzecz biorąc, przygotowanie tabeli personelu jest świętym obowiązkiem ekonomisty pracy z wydziału organizacji i wynagrodzeń pracy (Katalog kwalifikacji stanowisk menedżerów, specjalistów i innych pracowników, uchwała Ministerstwa Pracy Rosji nr 37 z 21 sierpnia 1998). Jednak w rzeczywistości listę pracowników przygotowują księgowi, kadrowi i prawnicy. Szef firmy i główny księgowy są oficjalnie odpowiedzialni za tabelę personelu, ponieważ ją podpisują.

Tabelę personelu można sporządzić na dowolny okres, ale zwykle robi się to na rok. Aby zabieg ten za każdym razem przebiegał jak w zegarku, warto opisać go w Instrukcji Pracy Biura:

wskazać warunki i zasady opracowywania i wprowadzania zmian;
formularz zamówienia w sprawie zatwierdzenia tabeli personelu;
osoby odpowiedzialne za utworzenie i podpisanie listy personelu i zamówień osób;
skład przepisów prawnych i lokalnych pracodawcy, na podstawie których tworzona jest tabela personelu;
pracownicy, z którymi konieczne jest uzgodnienie projektu tabeli personelu i zmian w nim.

Jaki jest format personelu?

Tabela personelu jest lokalnym aktem normatywnym opisującym strukturę organizacyjną firmy i jej personel. Harmonogram sporządzono zgodnie z formularzem nr T-3 (uchwała nr 1 Państwowego Komitetu Statystycznego Federacji Rosyjskiej „W sprawie zatwierdzenia ujednoliconych form podstawowej dokumentacji księgowej w zakresie rozliczania pracy i jej płatności” z dnia 5 stycznia 2004 r. ), co ma charakter doradczy. Można go dostosować do potrzeb firmy. Naszym zdaniem jednak lepiej skorzystać z formularza nr T-3, gdyż zawiera on wszystkie niezbędne dane.

Jak wypełnić formularz nr T-3?

Szczegóły formularza są sformatowane w następujący sposób:

Nazwa firmy musi w pełni odpowiadać temu, co jest zapisane w dokumentach założycielskich, w tym nazwie skróconej i nazwie w języku obcym. Jeżeli występuje nazwa skrócona, podaje się ją w nawiasie po pełnej nazwie.

Kod organizacji- osiem znaków kodu według Ogólnorosyjskiego Klasyfikatora Przedsiębiorstw i Organizacji (OKPO).

Data przygotowania format GG.MM.RRRR

Ważność. Wskazano, jak długo personel będzie ważny i od kiedy wejdzie w życie.

Wypełniamy kolumny, w sumie jest ich 10.

Nazwa jednostki konstrukcyjnej wskazane bez skrótu, zgodnie z zatwierdzonym przez pracodawcę klasyfikatorem jednostek. Jeżeli nie ma klasyfikatora, to w kolejności alfabetycznej lub malejącej według liczby pracowników jednostki.

Jeżeli udzielanie świadczeń pracownikom zależy od nazwy jednostki, nazwę jednostki należy podać zgodnie z branżowymi klasyfikatorami branż niebezpiecznych i innymi odpowiednimi dokumentami.

Kod podziału strukturalnego. Wskazane jest również zgodnie z klasyfikatorem, w którym się znajdują, według znaczenia funkcjonalnego. Jeżeli nie ma klasyfikatora, kody można przypisać do podpodziałów w kolejności alfabetycznej lub innej.

Stanowisko (specjalność, zawód), kategoria, klasa (kategoria), kwalifikacja. Wskazano bez skrótów w składzie jednostki konstrukcyjnej, zaczynając od głowy, a kończąc na wykonawcy technicznym. Uwaga: dla pracowników - zawody, dla pracowników - stanowiska (ust. 7 art. 144 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej).

Liczba jednostek sztabowych wskazane dla każdego stanowiska lub zawodu. Jeżeli przewiduje się pracę w niepełnym wymiarze godzin, jest to wskazane w odpowiednich udziałach (na przykład 0,5; 2,75 itd.).

Stawka wynagrodzenia, wynagrodzenie jest wskazany w wysokości miesięcznego wynagrodzenia, w zależności od systemu wynagrodzeń (taryfa, wynagrodzenie, procent zysku, wskaźnik aktywności zawodowej itp.) Wynagrodzenie należy podać w rublach lub jako procent, współczynniki itp. Lepiej porzucić praktykę podawania wynagrodzeń w dolarach. Formalnie nie jest to zabronione, Kodeks pracy Federacji Rosyjskiej mówi jedynie o obowiązku pracodawcy wypłaty wynagrodzenia w rublach. Oznacza to, że wynagrodzenie jest po prostu przeliczane na ruble według aktualnej stawki. Orzecznictwo wskazuje jednak, że doszło tu do naruszenia.

Kodeks pracy Federacji Rosyjskiej nie zawiera norm bezpośrednio zabraniających pracodawcy ustalania wynagrodzeń w walucie obcej (jednostkach konwencjonalnych), ponieważ w części 1 art. 131 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej dotyczy wyłącznie wypłaty wynagrodzeń w gotówce w walucie Federacji Rosyjskiej (w rublach). Ale zgodnie z częścią 3 art. 129 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej stawka taryfowa i wynagrodzenie mają stałą kwotę, która musi pozostać niezmieniona przez cały okres obowiązywania umowy. A ponieważ wysokość wynagrodzenia jest zawsze obliczana według aktualnej stawki, zdaniem sądu spadek dolara może prowadzić do pogorszenia warunków wynagradzania pracownika.

Dodatki. Kolumny 6-8 wskazują wypłaty motywacyjne i kompensacyjne ustanowione przez prawo lub z inicjatywy pracodawcy.

Na wykresie Całkowity wskazana jest całkowita kwota kolumn 5–8 (wynagrodzenie i dodatki) pomnożona przez liczbę jednostek pracowniczych.

Notatka wypełnia się, jeżeli informacje w kolumnach formularza są niejednoznaczne i wymagają doprecyzowania.

Podpisy pod projektem tabeli personelu składają główny i główny księgowy.

Nie zapomnij wpisać numeru dokumentu w odpowiedniej kolumnie formularza.

Plan kadrowy gotowy, co dalej?

Tabela personelu jest zatwierdzana odpowiednim zamówieniem dotyczącym głównej działalności. Tekst zamówienia wskazuje fakt zatwierdzenia tabeli personelu, całkowitą liczbę jednostek personelu i datę wejścia w życie dokumentu. Zamówienie podpisuje kierownik firmy lub inna upoważniona osoba, a następnie zostaje zarejestrowane w Rejestrze zamówień dla działalności głównej. Numer rejestracyjny jest dołączony do zamówienia. Następnie zamówienie wraz ze spisem personelu kierowane jest do przechowania na czas nieokreślony, z reguły wraz z innymi zamówieniami dotyczącymi działalności głównej.

Jak dokonać zmian?

Ponieważ tabela personelu jest zatwierdzana na podstawie zamówienia, zmiany wprowadza się w niej również na podstawie zamówienia. Data wydania zlecenia zmiany i data wejścia w życie zmiany zwykle nie są takie same. Jeżeli zmiany są drobne, wydawane są poprawki do harmonogramu, a jeśli są duże, sporządzana jest nowa tabela kadrowa z nowym zarządzeniem do jej zatwierdzenia.

Zmiany w tabeli personelu zwykle dotyczą pracowników, dlatego wiąże się to ze zmianą umów o pracę. W większości przypadków ich stosowanie wymaga zgody pracowników, dotrzymania terminów powiadamiania personelu itp.

Uwaga: zapoznanie pracownika z poleceniem zmiany tabeli personelu nie stanowi potwierdzenia jego zgody na zmianę warunków umowy o pracę.

Zobaczmy, jak odzwierciedlić zmianę wynagrodzeń pracowników. Pracodawca ma obowiązek powiadomić o tym pracowników z dwumiesięcznym wyprzedzeniem, a następnie wydać polecenie wprowadzenia zmian w tabeli zatrudnienia. W kolejności wskazane są stanowiska, nowe wynagrodzenia oraz data wejścia zmian w życie. Pracownicy działu personalnego, którzy dokonają zmian w umowach o pracę, zapoznają się z zleceniem znajdującym się pod podpisem.

Następnie zawierane są dodatkowe umowy z pracownikami. W nich nie wystarczy ograniczyć się do faktu podwyższenia lub obniżenia wynagrodzenia - należy wskazać przyczyny (zgodnie z art. 22 i 132 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej wynagrodzenie pracownika zależy od kwalifikacje, złożoność wykonywanej pracy, ilość i jakość włożonej pracy). W przeciwnym razie pracownik będzie mógł np. żądać dopłaty za poprzednie okresy, w których robił to samo, ale za niższą kwotę.

Uwaga: jednostronne obniżenie wysokości wynagrodzeń na podstawie art. 74 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej jest możliwe tylko w przypadku zmiany organizacyjnych lub technologicznych warunków pracy. Na przykład przy przyjęciu nowej polityki zarządzania personelem, modernizacji produkcji, zmniejszaniu wielkości produkcji, reorganizacji produkcji.

Aby jednak dokonać takiego manewru, stanowisko i kwalifikacje pracownika nie powinny ulec zmianie, pracodawca musi udowodnić, że nie da się dotrzymać warunków określonych w umowie o pracę, a brak decyzji o obniżeniu wynagrodzeń skutkować będzie masowymi redukcjami personelu . Argumenty w postaci spadku popytu na usługi lub produkty czy spadku zysków nie wystarczą.

Jednym z rodzajów lokalnych dokumentów regulacyjnych jest tabela personelu. Ten rodzaj dokumentu służy do kontroli ilości i składu dowolnego majątku.

W tym celu istnieją pewne zasady tworzenia tabeli personelu.

Nawigacja po artykułach

Potrzeba dokumentu

Personel to personel organizacji. Nie znajduje się na liście dokumentów podstawowych, dlatego niektóre przedsiębiorstwa nie praktykują jego kompilacji i konserwacji. Mimo to jego obecność stanowi znaczącą pomoc dla kadry zarządzającej w zapewnieniu kontroli nad spółką. Ponadto dokument pomaga w komunikacji z inspektorami.

Podczas sprawdzania pracy przedsiębiorstwa przez przedstawicieli inspekcji podatkowej lub pracy obecność tabeli personelu nie jest konieczna, ale pożądana. Brak takiego dokumentu można interpretować jako jeden z rodzajów naruszenia przepisów prawa pracy lub ochrony pracy. Może to zostać ukarane karą w wysokości od 1 do 2 tysięcy rubli dla osoby odpowiedzialnej lub do 30 tysięcy rubli dla osoby odpowiedzialnej.

Główną funkcją tabeli personelu jest uzasadnienie przyczyn zwolnienia lub redukcji pracowników przedsiębiorstwa. Jej brak znacznie utrudnia kierownictwu udowodnienie zasadności tych procesów.

Za kompilację i utrzymanie HR odpowiada dział IT lub dział kadr. W większości przypadków zadanie to powierza się księgowym. Ponieważ szef i główny księgowy firmy złożyli podpis pod dokumentem, to oni odpowiadają za jego autentyczność. Przy sporządzaniu tabeli personelu termin nie ma znaczenia. W tym celu instrukcja prowadzenia dokumentacji powinna zawierać następujące elementy:

Dokument musi jasno wskazywać warunki jego sporządzenia i redakcji.
Kierownik przedsiębiorstwa jest zobowiązany sporządzić i podpisać polecenie rozpoczęcia działalności SR. Musi koniecznie zawierać klauzulę zawierającą listę osób odpowiedzialnych za sporządzanie i utrzymywanie tabeli personelu.
Ponadto należy zidentyfikować pracowników, których należy powiadomić o wszelkich zmianach w harmonogramie.

Nie musisz mieć listy aktów prawnych i regulacyjnych, na podstawie których tworzony jest dokument, wprowadzane są w nim zmiany i inne niuanse dotyczące pracy z tym dokumentem.

Funkcje kompilacji

Konieczne jest wprowadzenie do niego następujących danych:

Nazwa firmy. Musi odpowiadać temu wskazanemu w dokumentacji założycielskiej (z uwzględnieniem skrótów i nazwy w języku obcym).
Kod OKPO. Składa się z 8 cyfr.
Dokładna data napisania. Jest formatowany jako dzień, miesiąc, rok.
Ważność. Okres obowiązywania tabeli personelu jest precyzyjnie wskazany.
Nazwa jednostki strukturalnej organizacji. Dane te wprowadzane są zgodnie z klasyfikatorem. Jeżeli go brakuje, informacje wprowadza się w kolejności alfabetycznej.
Kod działu. Wykorzystywane są dane wprowadzone do klasyfikatora lub zebrane przez kierownictwo firmy. W drugim przypadku można zastosować dowolną zasadę.
Stanowisko, ranga, kategoria. Dane wprowadzane są począwszy od najwyższego kierownictwa i w kolejności malejącej. Należy zauważyć, że jeśli pracownik należy do pracowników, zajmuje określone stanowisko, jeśli jest pracownikiem, wskazany jest jego zawód.
Liczba Ona. Informacje przekazywane są oddzielnie dla wszystkich stanowisk i zawodów. Jeśli dana osoba pracuje w niepełnym wymiarze godzin, należy wskazać udział, na przykład 2, 75; 0, 5 itd.
Stawka taryfowa lub wynagrodzenie. Przy wprowadzaniu danych brana jest pod uwagę średnia za miesiąc, która zależy od systemu OT. Należy zauważyć, że stawka musi być podana w walucie naszego kraju - rublach. W niektórych przypadkach stosuje się stopę procentową lub współczynnik. Nie zaleca się używania dolarów ani innych walut. Nie jest to zabronione przez prawo, ale zgodnie z kodeksem pracy danego kraju stawka w walucie obcej jest automatycznie przeliczana na ruble według aktualnego kursu wymiany. Ponadto w toku postępowania sądowego praktyka taka będzie kwalifikowana jako naruszenie. Dzieje się tak dlatego, że kurs ma tendencję do zmiany kierunku spadkowego. Sytuację taką sędzia może uznać za stworzenie nieakceptowalnych warunków płacowych dla pracowników przedsiębiorstwa.
Wysokość świadczeń. Kolumny te wskazują płatności o charakterze wyrównawczym lub motywacyjnym. Ich wielkość jest określona przez prawo i zalecana przez kierownika przedsiębiorstwa.
Ostatnia kolumna podsumowuje dane wskazane w kolumnach 5, 6, 7, 8. Liczbę tę mnoży się przez liczbę pracowników, zgodnie z tabelą personelu.
Możliwe, że niektóre dane użyte podczas wypełniania formularza wymagają niewielkiego wyjaśnienia. Informacje te są rejestrowane w kolumnie Notatki.
Dokument musi zostać podpisany przez kierownika organizacji i głównego księgowego. Ponadto dokument ma swój własny numer.

Po sporządzeniu tabeli personelu przez kierownika przedsiębiorstwa sporządzane jest zarządzenie, w którym zwraca się uwagę na fakt, że sporządzono SHR, podaje się informacje o całkowitej liczbie pracowników firmy, jak oraz okres ważności dokumentu. Zamówienie, poświadczone przez kierownika i inne odpowiedzialne osoby, zostaje zarejestrowane. Dane rejestrowe wprowadzane są do specjalnego dziennika. Tabela personelu i zawarte na niej zamówienie przechowywane są wraz z innymi dokumentami firmy.

Dokonywanie zmian w SR

Możliwe, że w tabeli personelu, jak w każdym innym dokumencie, konieczne będzie wprowadzenie jakichkolwiek zmian. Jaki dokument zmienia tabelę personelu? Ponieważ dokument wchodzi w życie dopiero po podpisaniu zamówienia, można go również zmienić zgodnie z zamówieniem dla przedsiębiorstwa.

Co do zasady data podpisania zamówienia i data wejścia w życie zmian nie są tożsame. W przypadku, gdy zmiany nie są duże, zmiany wprowadzane są w tabeli personelu. W przeciwnym razie konieczne będzie sporządzenie nowej tabeli personelu. To jest nowe zamówienie.

Dokonywanie zmian w grafiku wpływa przede wszystkim na interesy pracowników firmy. To z kolei wymaga wprowadzenia zmian w umowach o pracę. Zgodnie z prawem, aby przeprowadzić tę procedurę, muszą zostać spełnione następujące warunki:

Uzyskaj zgodę każdego pracownika, którego umowa o pracę wymaga zmian.
Przedstawiciel kierownictwa lub działu kadr ma obowiązek poinformować każdego pracownika o konieczności sporządzenia nowej tabeli personelu. Zgodnie z przepisami istnieją określone ramy czasowe, w których powiadomienie musi zostać przekazane pracownikom.
W wielu przypadkach szefowie przedsiębiorstwa uważają, że obecność nakazu zmiany umowy o pracę i zgoda pracownika na te zmiany to jedno i to samo. To jest źle. Jako przykład rozważ wprowadzenie zmian w liczbie pracowników firmy. Obowiązkiem szefa firmy jest powiadomienie pracowników z co najmniej 60-dniowym wyprzedzeniem o zmianie ich wynagrodzenia. Natychmiast po tym sporządzane i podpisywane jest odpowiednie zamówienie, które wskazuje również na potrzebę zmiany tabeli personelu. Pamiętaj, aby w zamówieniu podać informację, na jakich dokładnie stanowiskach zostaną dokonane zmiany, a także datę wejścia w życie przyszłych zmian. Oprócz podpisu głównego księgowego, zlecenie podpisuje także pracownik działu personalnego, który będzie bezpośrednio zaangażowany w zmianę umów o pracę.
Następnie konieczne jest sporządzenie dodatkowej umowy z każdym z powyższych pracowników, w której szczegółowo zostanie określony nie tylko fakt, ale także przyczyna zmiany wynagrodzenia. Jeżeli to nie satysfakcjonuje danej osoby lub w ogóle nie jest wskazane, ma ona prawo żądać zapłaty odszkodowania materialnego za okres, w którym wykonując tę samą pracę, otrzymywał niższe wynagrodzenie. W praktyce mamy do czynienia głównie ze wzrostem wynagrodzeń. Ale możliwość jego obniżenia nie jest wykluczona. Powodem takiego posunięcia mogą być zmiany w organizacji warunków pracy lub warunków technologicznych organizacji procesu pracy, przyjęcie przez kierownictwo firmy nowej polityki zarządzania, unowocześnienie procesu, obniżenie poziomu rentowność firmy lub jej reorganizacja. Jednocześnie stanowisko i obowiązki pracowników nie ulegają zmianie. Jeżeli nie da się tego uniknąć, kierownictwo ma obowiązek przedstawić mocne dowody, poparte ramami prawnymi, że utrzymanie stanowisk jest niemożliwe.
Wraz z redukcją personelu zmiany wprowadzane są również w tabeli personelu. Wynika to z usunięcia z dokumentu niektórych jednostek państwowych. Biorąc pod uwagę, że pracownicy są powiadamiani o zbliżających się zwolnieniach z 60-dniowym wyprzedzeniem, zmiany wprowadzone w dziale HR również wchodzą w życie w tym momencie. Jeżeli w przedsiębiorstwie znajduje się tabela personelu, jego kierownik będzie miał dokument prawny potwierdzający, że stanowiska te zostały usunięte z listy jednostek pracowniczych firmy. W przeciwnym razie działania lidera mogą zostać odebrane jako nielegalne.

Każdy krok szefa przedsiębiorstwa musi zostać potwierdzony przez TC.

To może być ważne

Podczas opracowywania personelu przedsiębiorstwa może pojawić się kilka ważnych pytań, które musisz znać.

Do najważniejszych i najczęściej spotykanych należą:

Jeśli firma ma jeden lub więcej oddziałów, nie jest konieczne sporządzanie osobnej tabeli personelu dla każdego z nich. Zgodnie z ustawodawstwem danego kraju oddziały nie są pracodawcami.
Jeżeli zaistnieje konieczność wskazania w tabeli personelu firmy pracowników wykonujących pracę sezonową, można dodać do dokumentu kolumnę Okres pracy, w której można określić ten typ pracownika. Warto również zwrócić uwagę na to, że konieczne jest wskazanie okresu, w którym ludzie będą pracować.
Stanowiska pracowników określone w SR muszą odpowiadać tym, które widnieją w umowach o pracę tych osób.
Jeśli dana osoba zostanie zatrudniona na stanowisko, którego nie ma w harmonogramie, menedżer musi dostosować lokalne dokumenty firmy.
W przypadku, gdy na jednym stanowisku pracuje kilka osób, których umowy o pracę wskazują, że pracują w niepełnym wymiarze czasu pracy, przy obliczaniu łącznej liczby jednostek według stanu należy podać dokładną liczbę. Przykładowo, jeżeli na jednym stanowisku pracują 3 osoby, z czego dwie pracują za 0,5 stawki, a trzecie za 1 stawkę, to suma powinna wskazywać 2,0 jednostki pracownicze.
Jeżeli przedsiębiorstwo stosuje bezcłowy lub mieszany system płatności, w celu dokładnego wskazania jednostek miary można zastosować współczynnik lub procent.
W przypadku braku aktywnych wynagrodzeń na liście pracowników nie ma to mocy prawnej. Jest to sprzeczne z prawem.
Lista pracowników nie ma związku z pracownikami firmy. W związku z tym przy sporządzaniu wyciągu nie wskazuje danych pracownika.
W przypadku konieczności sporządzenia wyciągu z SHR przez oddział spółki lub jej przedstawicielstwo, kwestię tę należy określić w statucie spółki. Ponadto mogą działać przez pełnomocnika. Jeśli nie ma, żądany jest wyciąg z działu księgowości głównego przedsiębiorstwa.
Jeżeli w wyciągu jest błąd lub najmniejsza korekta, dokument jest nieważny.
Jeżeli urzędnik sporządzi sfałszowany dokument, zostanie na niego nałożona kara grzywny.
Tą samą karą grozi urzędnikowi, który odmówił wydania pracownikowi wypisu z listy pracowniczej. Osoba nie ma prawa żądać wydania dokumentu, kopii dokumentacji ani określonej opłaty. Wyciąg wydawany jest bezpłatnie.

Często indywidualni przedsiębiorcy mają pytanie dotyczące celowości tworzenia i utrzymywania tabeli personelu. Z jednej strony przepisy stanowią, że tabelę zatrudnienia sporządza się dla przedsiębiorstwa, a nie dla pracownika, z drugiej strony w przypadku kontroli federalnej inspekcji pracy prywatny przedsiębiorca może mieć duże problemy, polegające na nałożeniu kary pieniężnej lub zamknięciu przedsiębiorstwa.

Tworząc tabelę personelu, należy wziąć pod uwagę, że wynagrodzenia pracowników zajmujących to samo stanowisko nie powinny mieć widelca. Może wystąpić różnica w wysokości dopłat (dodatków, premii itp.). Na różnicę wpływają kwalifikacje pracownika, długość jego pracy w tym przedsiębiorstwie, złożoność wykonywanej pracy. W żadnym wypadku nie powinniśmy zapominać, że po sporządzeniu nowej tabeli personelu należy zachować starą. Projekt starego SHR jest przechowywany przez 5 lat, cała lista korespondencji związanej z przygotowaniem dokumentu jest przechowywana przez 3 lata, personel (dodatek do tabeli personelu) jest przechowywany do 75 lat.

Aby uniknąć trudności z samodzielnym opracowaniem formularza kadrowego firmy, eksperci zalecają skorzystanie z gotowego formularza T-3 lub pobranie innego rodzaju formularzy, z których można wybrać najbardziej odpowiedni dla konkretnego przedsiębiorstwa.

Nie ignoruj konieczności sporządzenia i prowadzenia tabeli personelu firmy. Musisz być bardzo ostrożny z tym procesem. Będzie to znacząca pomoc w przypadku, gdy komuś zostanie zapewniona rejestracja na konkretne stanowisko, przy redukcji personelu lub obniżeniu stawki.

Personel od „A” do „Z” - na wideo:

Zadaj swoje pytanie w formularzu poniżej

Więcej na ten temat:

Kto jest odpowiedzialny za personel przedsiębiorstwa

Tabela personelu (ShR) jest jednym z głównych dokumentów służących do płacenia rekrutowanemu personelowi i prowadzenia dokumentacji księgowej w przedsiębiorstwie. Ponadto SHR jest niezastąpiony w pracy biura personalnego. Dlatego odpowiedź na pytanie, kto sporządza tabelę personelu w przedsiębiorstwie, zależy od skali i struktury organizacyjnej przedsiębiorstwa.

Napełnianie i konserwacja SHR może być powierzona:

inspektorowi działu personalnego, jeśli taki funkcjonuje, lub pracownikowi, któremu powierzono prowadzenie dokumentacji kadrowej (ten ostatni może być prawnikiem, sekretarzem, kierownikiem biura itp.);
główny księgowy lub księgowy, w przypadku utworzenia takiej jednostki;
Dyrektor Generalny przedsiębiorstwa, gdy główny księgowy w sztabie przedsiębiorstwa jest nieobecny.

W pierwszym przypadku wszystkie 3 ogniwa biorą udział w przyjęciu harmonogramu (urzędnik ds. kadr go sporządza, główny księgowy sprawdza i zatwierdza, kierownik zatwierdza wydając odpowiednie zamówienie). W tym drugim przypadku wszystkie czynności wykonuje bezpośrednio kierownik osoby prawnej.

Jak często musisz uzupełniać tabelę personelu

Na pytanie, jak często konieczne jest sporządzanie tabeli personelu, należy odpowiedzieć, że harmonogram jest sporządzany jednorazowo i w razie potrzeby jest dodatkowo dostosowywany. Początkowy SHR sporządzany jest w momencie utworzenia przedsiębiorstwa i ustalany jest zarząd z liczbą pracowników na różnych stanowiskach i specjalnościach niezbędnych do jego funkcjonowania. Dla wygody starają się skorelować ten moment z początkiem roku kalendarzowego lub pierwszym dniem miesiąca, aby uniknąć problemów kadrowo-płacowych.

Zmieniając dane SR, należy je dostosować do nich, wprowadzając zmiany. Aby dowiedzieć się, jak zrobić to poprawnie, przeczytaj nasz artykuł Jak dokonać zmian w obsadzie kadrowej? .

Jak zrobić tabelę personelu: robimy przykład na lata 2018–2019

Często szefowie małych podmiotów prawnych zadają sobie pytanie: jak wypełnić tabelę personelu i gdzie mogę zobaczyć próbkę jej projektu? W tej sekcji dowiesz się, jak prawidłowo sporządzić tabelę personelu.

Istnieje ujednolicony formularz SHR (formularz T-3, zatwierdzony dekretem Państwowego Komitetu Statystycznego z dnia 01.05.2004 nr 1), jednak od 01.01.2013 r., dnia wejścia w życie ustawy „O rachunkowości” z dnia 12.06.2011 wchodzi w życie nr 402-FZ, stosowanie tego formularza nie jest konieczne. Możesz zaprojektować własny szablon.

Przeanalizujmy próbkę wypełnienia tabeli personelu na przykładzie zatwierdzonego formularza. Zaleca się w nim napisać:

Wspólne dane:
- Nazwa firmy;
- numer i data rejestracji, okres ważności tabeli personelu;
- szczegóły kolejności zatwierdzania dokumentu.
Sam harmonogram ma formę tabelaryczną z następującymi kolumnami:
- nazwa jednostki strukturalnej i jej kod (jeśli istnieje);
- nazwa wymaganych specjalności i stanowisk personelu;
- liczba jednostek personelu, a liczba ta może być liczbą całkowitą (1, 2) lub ułamkową (0,5 lub 0,25), gdy obecność jednego lub drugiego pracownika nie jest wymagana przez cały dzień roboczy;
- oficjalne wynagrodzenie;
- dodatki (jeśli występują);
- wysokość wynagrodzeń na każde stanowisko i całe przedsiębiorstwo (ustalona poprzez dodanie wynagrodzeń i dodatków na każde stanowisko i pomnożenie przez liczbę stanowisk pracowniczych).
Podpisy:
- inspektor działu personalnego (jeśli taki istnieje, kierownik działu);
- główny księgowy lub osoba wykonująca jego obowiązki w przedsiębiorstwie.

Przykład wypełnienia tabeli personelu można pobrać pod linkiem: Próbka wypełnienia tabeli personelu na lata 2018–2019.

Przyjrzeliśmy się, jak sporządzić tabelę personelu. Aby sporządzić ten dokument, możesz skorzystać z zatwierdzonego formularza lub sporządzić go w dowolnej formie. Z SHR można dowiedzieć się o strukturze przedsiębiorstwa, liczbie pracowników i miesięcznej kwocie wymaganej do zapłaty za pracę personelu.

Tabela personelu to dokument ustalający liczbę pracowników organizacji z podziałem jednostek według stanowisk i podziałów strukturalnych. Standardowa treść tego dokumentu obejmuje również informacje na temat oficjalnych wynagrodzeń, dodatków i miesięcznego funduszu wynagrodzeń w przedsiębiorstwie.

Harmonogram usprawnia strukturę kadrową firmy, pomaga planować koszty pracy, organizować pracę obsługi personalnej. W razie potrzeby służy jako dowód zasadności odmowy zatrudnienia (przyczyną jest brak bezpłatnych stawek). Częściej jednak służy uzasadnieniu zasadności zwolnień w związku ze zmniejszeniem liczby lub jednostek kadrowych. W przypadku roszczeń ze strony zmniejszonej organizacji, organizacja może chronić swoje interesy, przedstawiając przed sądem, inspekcją pracy, listę kadrową pracowników. Na podstawie tego dokumentu pracodawca potwierdza brak możliwości zapewnienia zwolnionemu pracownikowi innego stanowiska.

Procedura tworzenia personelu

Federalna Państwowa Służba Statystyczna Federacji Rosyjskiej instruuje przedsiębiorstwa wszystkich form własności, aby opracowały i zaakceptowały tabelę personelu do zarządzania dokumentacją kadrową (dekret nr 1 z 15 stycznia 2004 r.) Pracownikiem, który ma ten obowiązek w opisie stanowiska, jest rozwój i aktualizacja struktury kadrowej. W razie potrzeby dyrektor może powierzyć taki obowiązek urzędnikowi ds. Personalnych lub księgowemu, a także przyjąć tę pracę na siebie (na polecenie).

Zwykle tabelę personelu sporządza się z rocznym wyprzedzeniem i od momentu zatwierdzenia na polecenie dyrektora staje się lokalnym aktem normatywnym, na podstawie którego budowane jest zarządzanie dokumentacją kadrową w przedsiębiorstwie. Rejestracja nowych pracowników, przeniesienia wewnętrzne powinny być przeprowadzane zgodnie z jednostkami dostępnymi w kadrze. Tak więc nazwy stanowisk i podziały strukturalne w umowie o pracę, kolejność zatrudnienia należy wpisać tak, jak są zapisane w tabeli personelu.

W razie potrzeby korekty są dozwolone w magazynie. Jeżeli są one znaczące, kierownictwo może podjąć decyzję o utworzeniu nowego harmonogramu. Przy drobnych zmianach, a także w przypadku ich braku, nie ma konieczności ponownego zatwierdzania dokumentu od początku kolejnego roku kalendarzowego.

Jak sporządzić tabelę personelu

Do zaprojektowania struktury personelu zapewniony jest ujednolicony formularz T-3, zatwierdzony przez Roskomstat (można pobrać formularz personelu). Firma ma prawo opracować własny formularz, jednak musi on zawierać wymagane pola:

nazwa podziałów strukturalnych;
lista stanowisk w każdym dziale;
liczba jednostek otwartych w państwie dla każdej specjalności;
oficjalne pensje;
dodatki do wynagrodzeń;
łączna liczba jednostek personelu;
wysokość wynagrodzenia miesięcznie.

Dokument datowany jest dwukrotnie: datą sporządzenia i zatwierdzenia (mogą być takie same). Wskazany jest również okres ważności tabeli personelu, na przykład od 1 stycznia 2015 r. do 31 grudnia 2015 r., chociaż nie jest konieczne ustalanie daty końcowej.

Rozważ procedurę sporządzania tabeli personelu:

Nazwa firmy zgodna z dokumentami rejestracyjnymi.
Tytuł dokumentu, daty utworzenia i podpisania.
Kolumna nr 1 – nazwy jednostek. Firmy prywatne mogą wpisać listę i nazwy działów strukturalnych według własnego uznania. Spółki państwowe i przedsiębiorstwa o specjalnych warunkach pracy powinny kierować się branżowymi i ogólnorosyjskimi dokumentami regulacyjnymi - klasyfikatorami i podręcznikami. Wymóg ten wynika z dostępności świadczeń i gwarancji dla niektórych kategorii pracowników. Imiona w formie T-3 zapisuje się w mianowniku.
Kolumna nr 2 to kod podziału, który jest przypisany do każdego z działów dla wygody budowania hierarchii i stosowania oznaczeń cyfrowych w dokumentach.
Kolumna nr 3 – stanowisko (zawód, stopień) – na podstawie klasyfikacji państwowej OKPDTR. Pozycje są wymienione w kolejności malejącej (od najwyższej do najniższej).
Kolumna nr 4 – liczbę jednostek kadrowych przewidzianą na każde stanowisko ustala się na podstawie potrzeb organizacji. Można wskazać stawki częściowe (0,5; 0,75).
Kolumna nr 5 - wynagrodzenie lub stawka taryfowa ustalona dla konkretnego stanowiska, w rublach. Dopuszczalne jest wskazanie nie konkretnej wartości, ale przedziału wynagrodzeń w celu różnicowania wynagrodzeń pracowników zajmujących to samo stanowisko, ale posiadających różne kwalifikacje.
Kolumny 6–8 służą do wskazania podwyżek wynagrodzeń w rublach.
Kolumna nr 9 – łączna kwota miesięcznej opłaty za stanowisko.
W kolumnie nr 10 w formie notatki wpisuje się informację o dostępności wolnych stanowisk.

Jeśli firma nie stosuje schematów płac opartych na wynagrodzeniu, wówczas jednostki używane do obliczania płatności, na przykład odsetki, mieszczą się w kolumnach „pieniężnych”.

Do formularza personelu można wprowadzać dodatki (dodatkowe pola), ale nie można zmniejszyć wymaganych kolumn w ujednoliconej formie: nieodebrane kolumny po prostu nie są wypełnione.

„Personel” może składać się z kilku arkuszy. W tym przypadku dokument jest zszywany, kartki ponumerowane, a na odwrotnej stronie zszywki wydawane jest poświadczenie z podpisem i pieczęcią dyrektora. Na samym formularzu pieczęć organizacji nie jest wymagana, a podpisy kierownika, głównego księgowego, kierowników działów umieszcza się na ostatnim arkuszu w przewidzianym do tego polu. W razie potrzeby na każdej stronie mogą się podpisać osoby odpowiedzialne, wówczas każdą z nich należy uzupełnić odpowiednią linijką.

Możesz sporządzić tabelę personelu na podstawie próbki przedstawionej na naszej stronie internetowej.

Wprowadzanie zmian w tabeli personelu

W razie potrzeby można dokonać różnych zmian w strukturze firmy: otwierane i likwidowane są oddziały, wprowadzane są nowe stanowiska, podwyższane są wynagrodzenia itp. Wszystkie te zmiany muszą zostać zapisane w tabeli personelu organizacji. Możesz to zrobić na dwa sposoby:

Utworzenie i zatwierdzenie nowego „personelu”.
Utworzenie zlecenia zmiany dokumentu.

W drugim przypadku zamówienie musi zawierać powód korekty:

reorganizacja firmy;
optymalizacja struktury personalnej;
rozszerzenie lub zmniejszenie produkcji;
zmiany w prawie itp.

Wraz ze zmianą tabeli personelu wprowadzane są nowe wpisy w dokumentacji kadrowej: książeczki pracy pracowników, karty osobowe (za pisemną zgodą personelu).

W niektórych przypadkach wymagane jest podpisanie dodatkowej umowy do umowy o pracę, np. przy zmianie części wynagrodzenia. O takich zdarzeniach pracownicy są powiadamiani z 2-miesięcznym wyprzedzeniem, a o innych zmianach na liście pracowników po ich zatwierdzeniu.

Regularny układ

Do operacyjnego zarządzania personelem w wielu, szczególnie dużych przedsiębiorstwach, w obiegu znajduje się dokument zwany „personelem”. Jest to ta sama tabela personelu, ale sporządzona w dowolnej formie i zawierająca dane niezbędne pracodawcy dla wygody pracy personelu, na przykład:

nazwiska pracowników zajmujących określone stanowiska;
wynagrodzenia i dodatki dla każdego pracownika („wtyczka” wynagrodzeń może zostać wpisana do tabeli personelu i jest to określone w porozumieniu);
liczba personelu;
doświadczenie zawodowe;
ważne informacje o pracownikach;
dostępność bezpłatnych stawek i wszelkich innych informacji wymaganych przez obsługę personelu.

Lista pracowników różni się od harmonogramu dynamiką treści: zmiany wprowadzane są w niej w trybie bieżącym, bez zamówienia i zgody kierownika.