Trzymaj nóż w prawej ręce, a widelec w lewej, otwórz drzwi i podaj kobietom rękę… Zasady etykiety są mocno zakorzenione w naszym życiu, jeśli ktoś je przestrzega, wówczas stosunek do niego znacznie się poprawia. Jednak biznes ma również swoje własne zasady, od których zależy sukces negocjacji, uzyskanie zyskownego partnerstwa lub zdobycie cennych kontaktów. Zasady etykiety biznesowej pozwalają osiągnąć duże wyżyny. Niestety nie wszyscy zdają sobie sprawę z wagi tych zasad. Jeśli chcesz coś osiągnąć w życiu, musisz się odpowiednio zachowywać. Nie ma zbyt wielu zasad, ale są w stanie otworzyć przed tobą wszystkie drzwi.
Etykieta biznesowa i kryteria sukcesu
Biznes to dość złożone środowisko, w którym przetrwają najsilniejsi. Musisz mieć wiele zalet - być dobrym mówcą, doświadczony specjalista, potrafi obronić swój punkt widzenia. Dobry biznesmen to połączenie pozytywnych cech, które składają się na reputację. Reputacji nie da się zbudować z dnia na dzień, jest ona wynikiem ciężkiej pracy. Ważnym krokiem do zdobycia dobrej reputacji jest etykieta biznesowa.
Oszczędzaj czas
Jak mówi przysłowie, dokładność jest cechą królów. W biznesie trzeba stale być królem - przychodzić na wszystkie spotkania i spotkania na czas, a nie każ innym czekać. Zaufanie do stale spóźniającej się osoby stopniowo maleje. W oczach partnerów i współpracowników wygląda na nierzetelnego, niezdolnego do pracy we współczesnym rytmie życia. Podstawy zarządzania czasem polegają nie tylko na punktualności, ale także na dokładności. Nie obciążaj innych niepotrzebnymi informacjami, głupimi rozmowami. Umiejętność cenienia czasu innych ludzi jest integralną częścią etykiety biznesowej. Jeśli potrafisz odpowiednio zaplanować swój dzień, zwracać należytą uwagę na ważne sprawy, jeśli szanujesz swoje otoczenie, zyskasz niezastąpionego pomocnika w postaci reputacji. Zawsze pamiętaj, że czas to pieniądz.
Zorganizuj przestrzeń roboczą
Komputer stacjonarny może wiele powiedzieć o człowieku. Stosy papierów, kurz, śmieci i brudny kubek – to miejsce pracy dalekie jest od idealnego. Jeśli dana osoba utrzymuje porządek na stole, jego myśli są w porządku. Co więcej, bardzo pomaga w pracy. Znalezienie ważnego dokumentu będzie łatwe. I jest mało prawdopodobne, że na opłacalnym kontrakcie rozprzestrzeniła się lepka plama po kawie. Uporządkowanie rzeczy na stole nie jest takie trudne, nawet podczas odpowiedzialnej pracy. Pomoc nadejdzie Japoński system 5S.
Uprzejmość i szacunek
Nikt nie będzie komunikował się z chamem, który w swojej mowie używa tylko mocnych wyrażeń i przy każdej okazji wybucha płaczem. W biznesie, jak i w życiu, jeśli potrafisz szanować rozmówcę, nie próbuj go obrażać i poniżać, wtedy łatwiej będzie Ci nawiązać kontakt. Musisz szanować punkt widzenia drugiej osoby, nawet jeśli nie jest on zgodny z Twoim. Nie należy działać wyłącznie we własnym interesie. Szacunek do partnerów to ważna cecha dobrego biznesmena. Ale nie zaleca się również nadmiernego altruizmu, w przeciwnym razie możesz zyskać reputację osoby zbyt miękkiej i zostać zmiażdżonym przez konkurencję.
Pracowniczy nastrój
Wielu pracowników wkłada minimum wysiłku w wykonywanie swoich obowiązków zawodowych - stale piją herbatę, rozmawiają przez telefon, komunikują się w sieciach społecznościowych. Wpływa to negatywnie nie tylko na produktywność, ale także na reputację pracowników. Jeśli wiesz, jak pracować w pracy, Twoja kariera szybko pójdzie w górę. Aktywnym specjalistą z pewnością zainteresują szefowie, bardziej prestiżowe firmy mogą zwrócić na Ciebie uwagę. A jeśli Twoja reputacja jako pracownika nie jest wiarygodna, nie można oczekiwać rozwoju kariery.
Odpowiednio się ubierać
Prawdopodobnie wiele osób o nowoczesnych poglądach poświęca temu punktowi minimalną uwagę. Statystyki pokazują jednak, że najlepsze oferty robią biznesmeni w eleganckich garniturach, z drogimi dodatkami i o reprezentacyjnym wyglądzie. Możliwie, że wygląd osoby– nie jest to wcale najważniejsza rzecz w biznesie, ale warto pamiętać, że witają ich ubrania. Większe zaufanie będzie mieć do kogoś, kto przestrzega biurowego dress code’u, a nie do kogoś, kto przychodzi na spotkanie w starych dżinsach i swetrze. Kobiety nie powinny wyglądać zbyt wulgarnie i wyzywająco. Niniejsze normy etykiety biznesowej należy traktować jako oczywiste i przestrzegać ich. Nawet jeśli nie pokrywa się to z Twoimi poglądami.
Uwaga na gesty
Język migowy może powiedzieć o człowieku znacznie więcej, niż się wydaje. Zasady etykiety biznesowej wymagają minimum kontaktów dotykowych - jedynym wyjątkiem jest uścisk dłoni. Nie należy przytulać i całować kolegów, dotykać ich w trakcie rozmowy. Szanuj granice przestrzeni osobistej. Nie każdy lubi dotyk nieznajomego. Śledzenie gestów podczas mówienia nie jest łatwe. Wiele osób potrafi rozpoznać kłamstwo lub niedopowiedzenie za pomocą samych ruchów rąk lub wyrazu twarzy. Warto panować nad sobą, zachować powściągliwość i pewność siebie. Nie musisz się martwić - proste plecy, wyraźne ruchy i mocny wygląd wyróżniają Cię na tle innych.
Jedność zasad
Zasady etykiety biznesowej obowiązują nie tylko mężczyzn, ale także kobiety. Nie myl ich ze świecką etykietą, gdzie kobiecie wolno więcej niż mężczyźnie. Kobieta biznesu powinna podawać ręce partnerom na równych prawach, zachowywać się powściągliwie, unikać kokieterii, flirtu i afektacji. Nawet romantycy mogą stać się rekinami biznesu, jeśli będą się odpowiednio zachowywać. Nie ujawniaj publicznie swoich cech osobowości. Jeśli w domu kochasz różowe misie, w pracy powinieneś przestrzegać surowości i powściągliwości. W przeciwnym razie koledzy mogą nie chcieć z Tobą współpracować. Dla kobiet w pracy nie powinno być problemów typu choroba dziecka, konflikt z mężem czy banalny zakup nowej torebki. Wszystkie te zmartwienia należy zostawić w domu, to jedyny sposób, aby dostać się na szczyt biznesu.
Relacje w zespole
Komunikacja ze współpracownikami i przełożonymi znacząco wpływa na wydajność zespołu, wynik. Szef nie powinien publicznie oskarżać swoich podwładnych o niekompetencję, nawet jeśli popełnili błąd. Nagana musi mieć charakter osobisty, odbywać się bez wścibskich oczu. Publiczną naganę należy przyjąć tylko wtedy, gdy błąd się powtórzy, jeśli podwładny nie zastosuje się do Twoich poleceń. Nie ma potrzeby wyróżniać zwierząt domowych i kozłów ofiarnych. Etykieta przedsiębiorcy zakłada, że szef traktuje każdego członka zespołu jednakowo, jednakowo zachęca lub karze swoich podwładnych.
Relacje między współpracownikami również powinny być równe. Nie należy rozpoczynać powieści w pracy, w przeciwnym razie doprowadzi to do pogorszenia ogólnego wyniku. Konieczne jest rozróżnienie pomiędzy pracą a życiem osobistym. Często w grupach tworzą się swoiste „kręgi zainteresowań”, pojawiają się ofiary zatrute (to się nazywa mobbing), zwierzęta, którym zazdrości. Coś takiego nie powinno mieć miejsca w normalnym zespole. Takie zachowanie nie tylko zmniejsza ogólną wydajność, ale także negatywnie wpływa na reputację poszczególnych członków zespołu. Trudno ci odnieść sukces, jeśli masz reputację plotkarza. W normalnym zespole błędnych obliczeń i błędów nie wyśmiewa się, ale oferuje pomoc.
Hierarchia usług
Etyka biznesowa i etykieta biznesowa sugerują, że status danej osoby zależy od hierarchii stanowisk, a nie od wieku czy płci. Możliwe, że mężczyzna będzie musiał współpracować z szefową-kobietą, a dorosły będzie podporządkowany młodemu liderowi. W każdym razie konieczne jest przestrzeganie podporządkowania.
Etykieta mowy biznesowej
Etykieta mowy w komunikacji biznesowej jest niezbędna nie tylko podczas negocjacji ustnych, ale także pisemnych. Dokumenty biznesowe muszą być dobrze napisane. Unikaj suchych sformułowań, klerykalizmu, który sprawia, że Twoje listy stają się nudne i monotonne. Ale nie musisz też używać stylu konwersacyjnego.
Ważne jest, aby nauczyć się rozmawiać przez telefon. Puste rozmowy trwające kilkadziesiąt minut zdradzają nieprofesjonalizm w człowieku. Jeśli prowadzisz ważną rozmowę przez telefon, przygotuj się do niej wcześniej - napisz listę pytań, zrób plan rozmowy, wskaż pożądany rezultat. Dzięki temu możesz szybko dojść do porozumienia, nie marnując czasu swojego ani rozmówcy. Jeśli dzwonisz, pamiętaj, aby najpierw się przedstawić.
Etykieta komunikacji biznesowej obejmuje także netykietę – sztukę komunikowania się w Internecie. Wraz z rozwojem technologii wiele problemów rozwiązuje się za pośrednictwem poczty elektronicznej. Często jesteśmy zmuszeni odpowiadać na komentarze w sieciach społecznościowych. Regulamin zaleca, aby zawsze zostawiać swoje kontakty – e-mail, Skype czy inne środki komunikacji, aby rozmówca wiedział, z kim się skontaktować. Ponadto w Internecie należy zachować się kulturalnie. Nie wszyscy użytkownicy zostawiają miłe komentarze, ale niewłaściwie jest odpowiadać niegrzecznie na niegrzeczność. Jeśli widzisz skierowane do Ciebie negatywne recenzje, powinieneś wyjaśnić użytkownikowi, dlaczego popełniono błąd i, jeśli to możliwe, spróbować go poprawić.
Zasady przyjmowania delegacji i negocjacji
Korzystne umowy i porozumienia zawierane są w drodze negocjacji. Często partnerzy pochodzą z innych miast i krajów. Zasady etykiety biznesowej wskazują, jak przyjmować delegatów, jak prawidłowo ich sadzać, jak planować spotkanie i tak dalej. Biznesmen odnoszący sukcesy musi przemyśleć wszystko w najdrobniejszych szczegółach - spotkanie z partnerami na lotnisku lub dworcu kolejowym, transfer do hotelu, wybór sali konferencyjnej, program wycieczek. Delegacje zagraniczne sprawiają szczególne trudności. Kultura krajów europejskich różni się znacząco od kultury państw azjatyckich czy muzułmańskich. Często do przyjmowania zagranicznych delegatów zatrudniane są zewnętrzne firmy, które znają wszystkie zawiłości dotyczące ubioru, jedzenia i komunikacji z zagranicznymi kolegami. Na przykład na spotkanie z muzułmańskimi partnerami należy ubrać się dyskretnie, szczególnie w przypadku kobiet. Wolą lekki makijaż, długie spódnice, brak dekoltu. Jedzenie dla obcokrajowców również podlega zasadom – bez wieprzowiny i alkoholu, należy zostawić czas na modlitwę. Istnieje wiele trudności i osobliwości w przyjmowaniu delegatów, jeśli nie jesteś pewien swoich umiejętności, warto zaprosić specjalistów do organizacji. Każdy drobny drobiazg może znacząco zaszkodzić reputacji i niekorzystnie wpłynąć na wynik negocjacji.
Cechy etykiety biznesowej obejmują także umiejętność negocjacji. Czas dyskusji nie powinien przekraczać 2 godzin, w przeciwnym razie partnerzy się zmęczą i dyskusja spadnie. Wybór strategii zależy od relacji z partnerami, pożądanego rezultatu. Przed negocjacjami przygotuj plan dyskusji, uzasadnij logicznie swój punkt widzenia, aby później móc podać niezbędne argumenty. Częściej używaj zaimka „my”, aby wskazać wspólne zainteresowania. Jeśli Twoi partnerzy zrozumieją, że kojarzysz swój własny sukces z ich korzyścią, łatwiej będzie im zaakceptować Twoje warunki. Pod koniec negocjacji pamiętaj o podsumowaniu i zarejestrowaniu wszystkiego, co udało się osiągnąć. Warto też w trakcie rozmowy robić wyniki pośrednie.
Przestrzeganie zasad etykiety biznesowej pozwala odnieść sukces w biznesie. Nie jest to główna cecha, jaką powinien posiadać przedsiębiorca, jednak to właśnie znajomość tych cech może odegrać istotną rolę przy podpisywaniu umów czy zawieraniu umów. Warto pamiętać, że w Rosji około 68% transakcji kończy się niepowodzeniem wyłącznie z powodu nieznajomości zasad etykiety. Jeśli znasz i obserwujesz wszystkie subtelności, będziesz o kilka kroków przed konkurencją. Etykieta biznesowa otwiera wszystkie drzwi w świecie biznesu.
P.S. Nauczanie etykiety w najlepszych szkołach międzynarodowych
Jeśli znajdziesz błąd, zaznacz fragment tekstu i kliknij Ctrl+Enter.
Żadna firma nie może istnieć bez niezbędnego porządku. Komunikacyjną stronę tej sfery zawsze wyznaczają Etykieta biznesowa. Jego głównym zadaniem jest organizowanie i porządkowanie działań zaangażowanych specjalistów, partnerów i kierownictwa.
Jakie są cechy i ogólne zasady etyki biznesowej i etykiety biznesowej
Etyka to system norm moralnych akceptowanych w społeczeństwie.
Etykieta to zbiór ogólnie przyjętych szczegółowych zasad i praw zachowania.
Etykieta biznesowa jest jednym ze składników etyki. Bez wiedzy w tym obszarze prawdopodobieństwo sukcesu w wybranej dziedzinie działalności jest minimalne.
Właściwy dobór odpowiednich i odpowiednich wyrażeń, zwrotów, gestów świadczy o doskonałym wychowaniu i edukacji każdej osoby, tworząc jedynie najlepsze jej wrażenia w środowisku pracy wśród współpracowników i przełożonych.
Konieczność przestrzegania zasad etykiety biznesowej wynika przede wszystkim z tego, że:
- tworzyć korzystny pozytywny wizerunek;
- towarzyszyć pozytywnemu prowadzeniu wszelkich dialogów biznesowych;
- zapewniać możliwości radzenia sobie w niewygodnych lub awaryjnych sytuacjach;
- otworzyć więcej możliwości osiągnięcia swoich celów.
W większości przypadków etykieta biznesowa w działalności zawodowej eliminuje prawdopodobieństwo nieprzewidzianych sytuacji lub zwrotów w rozmowie biznesowej. Z reguły obliguje to do prowadzenia wszelkich procedur i rozmów w mniej lub bardziej ustandaryzowanym porządku, dlatego rzadko można spodziewać się czegoś niespodziewanego.
Jakie zasady dyktują etykietę korespondencji biznesowej
Zasady etykiety korespondencji biznesowej dotyczą nie tylko relacji między osobą a organizacją, ale także sytuacji w samej firmie. Konieczne jest zaangażowanie się w przekazywanie informacji współpracownikom i sprawdzanie, czy otrzymano informację zwrotną.
Dzięki pięknemu i poprawnemu stylowi pisania można zrozumieć nie tylko cechy biznesowe, ale także osobowość danej osoby. Ponadto można ją uznać za doskonałą dyscyplinę.
Pamiętaj: list biznesowy to często pierwszy kontakt, na podstawie którego zostanie oceniona osoba, która go napisała, a zwłaszcza cała firma jako całość. A to świetny sposób, aby od samego początku ugruntować swoją pozycję profesjonalisty i specjalisty.
Istnieją elementarne zasady, tzw. etykieta pisania biznesowego, których przestrzeganie ułatwi życie zarówno piszącemu, jak i czytelnikowi.
Zasada 1. List dla jednego adresata
Zasada 2. Jeśli otrzymasz list - po prostu MUSISZ odpowiedzieć
Ważne jest, aby podczas pisania nie stracić myśli o przesłaniu. Powinien być utrzymany w stylu suchym i klerykalnym, aby ukazać tylko esencję. Etykieta listu biznesowego obliguje do ułożenia odpowiedzi w taki sposób, aby była ona odbierana wyłącznie w sensie dosłownym i trafnym. Nie zapominaj, że każda litera wymaga tylko jednej odpowiedzi. To kończy cykl.
Zasada 3. Jeśli chcesz, aby znaczenie Twojego listu zostało zrozumiane przez kilku rozmówców, po prostu dodaj ich adresy w wierszu „Kopiuj”
Jeśli potrzebujesz odpowiedzi tylko od jednej konkretnej osoby, a resztę wystarczy się z nią zapoznać, to kieruj list do niej, a dla reszty zrób etykietę „kopia”. Zgodnie z zasadami etykiety korespondencji służbowej, główny adresat ma obowiązek przesłać Ci odpowiedź, nawet jeśli będzie ona krótka i niegrzeczna. Pozostali w takiej sytuacji nie mają obowiązku udzielania odpowiedzi, tylko jeśli osobiście nie chcą tego robić. Ogólnie rzecz biorąc, kopie pisma są potrzebne tylko w jednym celu - w celu poinformowania.
Dotyczy to cen wysyłek dla klientów lub wyjaśnień dotyczących pracy dla pracowników. Ogólnie rzecz biorąc, powodów do takiego listu jest bardzo niewiele, dlatego nie należy wystarczająco często uciekać się do masowej wysyłki.
Zasada 5. W piśmie należy zawsze wskazać temat. Do takich celów warto wykorzystać pole o nazwie „Motyw”
Etykieta biznesowa nakazuje umieć oszczędzić cudzy czas. Jeśli podałeś temat listu, łatwiej będzie go znaleźć, w razie potrzeby wyszukując. Twojemu rozmówcy łatwiej będzie poruszać się po jego skrzynce pocztowej, dzięki czemu szybciej odpowie.
Zasada 6. W liście - najpierw pozdrowienie, potem apel do adresata
Nie ma znaczenia, do kogo napiszesz list. Jeśli nazwiesz osobę po imieniu i nazwisku, automatycznie założy, że traktujesz ją z szacunkiem. Pomoże Ci to w nawiązaniu kontaktu.
Zasada 7. Umiejętność pisania – przede wszystkim!
Wiadomość zawierająca błędy zawsze powoduje podświadomą niechęć do rozmówcy. Dlatego nigdy nie powinieneś być leniwy i powinieneś ponownie przeczytać tekst i sprawdzić go pod kątem ortografii i interpunkcji.
5 okropnych zwrotów, od których nie powinieneś zaczynać listu
Redakcja magazynu General Director dowiedziała się, które pierwsze zdania nie inspirują czytelnika, a wręcz przeciwnie, zmuszają go do usunięcia listu.
6 zasad etykiety negocjacji biznesowych
Celem i logicznym zakończeniem negocjacji (w porównaniu ze spotkaniem biznesowym) jest podpisana umowa lub protokół intencyjny. W związku z tym należy bardzo dokładnie przygotować się do negocjacji, skupić się nie tylko na samym spotkaniu, ale także na przygotowaniach do niego. Twoje wystąpienie na wydarzeniu uwzględnia oczywiście Twoje zainteresowania, ale samo spotkanie jest zorganizowane tutaj – pomoże tu etykieta negocjacji biznesowych. I w żadnym wypadku nie należy zapominać o tych zasadach:
Zasada 1. Przyjazd
Naturalnie, nigdy nie powinieneś się spóźniać. Z oficjalnego stanowiska takie zachowanie stanowi naruszenie protokołu, z moralnego punktu widzenia może zostać odebrane jako brak szacunku, a nawet osobista zniewaga. W przypadku kilkuminutowego spóźnienia lub w przypadku nieprzewidzianych okoliczności, etykieta biznesowa zobowiązuje Cię do przeproszenia gospodarza. Jeśli opóźnienie trwa dłużej niż kwadrans, to zgodnie z etykietą biznesową dyrektor generalny gospodarza ma prawo odwołać spotkanie lub przekazać je podwładnemu.
Zasada 2. Miejsce spotkania
Jeśli mówimy o ważnych negocjacjach biznesowych, miejscem powinno być biuro lub neutralne otoczenie. W przeciwieństwie do programów telewizyjnych i filmów, etykieta biznesowa nakazuje, aby restauracja czy sauna nie były miejscem podejmowania decyzji biznesowych. Restaurację można wybrać na lunch biznesowy. Celem tym jest utrzymanie partnerstwa lub omówienie interesów, świętowanie pomyślnego wyniku negocjacji, ale nie w innych przypadkach.
Jako miejsce negocjacji możesz wyznaczyć swoje biuro lub terytorium partnerów. Czasami najlepszym wyjściem jest wybranie neutralnego terytorium. W wielu centrach biznesowych i hotelach istnieje możliwość wynajęcia biura (sali konferencyjnej) na potrzeby negocjacji. Jednocześnie instytucja jest w pełni zaangażowana w usługę. Dotyczy to również niuansów technicznych i przygotowania lokalu.
Zasada 3. Spotkanie z gośćmi
W przypadku, gdy stroną goszczącą jest firma, na sali konferencyjnej musi niezwłocznie pojawić się pełny skład członków delegacji. Przyjęciem gości i doprowadzeniem ich na miejsce zajmuje się partner, który sam nie bierze udziału w negocjacjach. Jak mówi etykieta biznesowa głowy, pierwsze powitanie do rozmówców powinien wygłosić dyrektor generalny gospodarza, a następnie główny gość. Po wymianie pozdrowień należy otrzymać zaproszenie od głowy państwa przyjmującego, aby wszyscy zajęli miejsca.
Zasada 4. Rozpoczęcie negocjacji
Etykieta komunikacji biznesowej mówi, że rozpoczęcie negocjacji i dbałość o to, aby nie było w nich długich przerw, leży wyłącznie po stronie dyrektora generalnego gospodarza. Jeśli cisza będzie trwała zbyt długo, goście mogą odebrać to jako znak, że spotkanie dobiegło końca. Ponadto nie należy nagle dotykać głównego tematu negocjacji. W dobrym tonie jest najpierw porozmawiać o rzeczach neutralnych, takich jak pogoda czy dobra współpraca w przeszłości. Nie można poruszać tematów kontrowersyjnych, co do których uczestnicy spotkania mogą mieć odmienne zdanie (kwestie religijne, narodowościowe, polityczne, sportowe itp.). Następnie do głowy państwa przyjmującego należy rozpoczęcie dyskusji na temat głównego tematu negocjacji. Może tego dokonać wspólnie z innymi członkami swojej delegacji, doradcami i ekspertami. Nie możesz przerywać rozmówcy.
Zasada 5. Czas trwania negocjacji i spotkań
Jeśli mówimy o Rosji, zachodnie standardy i normy etykiety komunikacji biznesowej nie do końca działają: czas trwania negocjacji między przywódcami może trwać kilka godzin, ale ostateczna decyzja nie zostanie podjęta. Zgodnie z normami etykiety biznesowej wstępny program powinien uwzględniać szacunkowy czas trwania wydarzenia, średnio wynosi on 30-40 minut. Negocjacje mogą trwać maksymalnie półtorej godziny, jednak w tym przypadku warto uwzględnić przerwę i określić jej dokładny czas. Zegar na imprezie powinien być widoczny dla wszystkich. Dzięki temu mówca nie dotrzyma wyznaczonego czasu i nie wystąpią w tym zakresie żadne nieprzewidziane sytuacje.
Zasada 6. Zakończenie negocjacji
Miło jest dokończyć imprezę, żeby rozładować atmosferę. Na przykład dyrektor generalny kraju goszczącego może zaproponować kontynuację negocjacji bez marynarek. Etykieta stosunków biznesowych swobodnie pozwala na podjęcie takiego środka po zakończeniu części protokolarnej spotkania i zakończeniu strzelaniny. Przewodniczący delegacji gościnnej ma prawo zakończyć negocjacje po podjęciu i udokumentowaniu decyzji. Upoważnione osoby każdej ze stron podpisują ten dokument, a obie strony otrzymują swój egzemplarz tego dokumentu. Nieco później wyniki spotkania są zapisywane w protokole i przesyłane obu stronom, aby się zgodziły. Należy przestrzegać ustaleń negocjacyjnych, niezależnie od ich formy (pisemnej lub ustnej). W przeciwnym razie jest to naruszenie głównej zasady dyktującej etykietę biznesową.
- Etykieta negocjacyjna: zasady, które łatwo zapamiętać
Jak etykieta rozmów telefonicznych w biznesie może wpłynąć na wizerunek przedsiębiorstwa
Często, aby relacje biznesowe stały się długotrwałe, dużą rolę odgrywa rozmowa telefoniczna. Nie należy porównywać tego ze spotkaniem osobistym, podczas którego szczególną uwagę zwraca się na gesty, uśmiechy na służbie, wystrój pokoju i surowy garnitur.
Ogólnie rzecz biorąc, reputacja firmy często zależy od tego, jak dobrze prowadzone są rozmowy telefoniczne. Dlatego bardzo ważna jest etykieta biznesowej rozmowy telefonicznej.
Podstawowe zasady etykiety telefonicznej
- Jeśli ktoś do ciebie dzwoni, zawsze powinieneś go przywitać. Jeśli zadzwonisz, nie zapomnij o tym.
- Zwróć uwagę na swoją intonację.
- Dzwoniąc do firmy, nigdy nie wypowiadaj wyrażeń zawierających wyrażenia „przeszkadza”, „przeszkadza”.
- Prezentacja jest ważną częścią etykiety.
- Rozmawiając z konkretnym rozmówcą, koniecznie dowiedz się, czy ma teraz czas na dialog.
- Jeśli ktoś zadzwoni do Twojej firmy, odbierz najpóźniej po trzech sygnałach.
- Jeśli rozmówca chce porozmawiać z kimś innym w organizacji niż Ty, nie rozłączaj się. Należy je przekazać żądanemu pracownikowi, korzystając z funkcji zawieszenia połączenia.
- Rozmawiając z nowym rozmówcą, skup się na jego mowie i staraj się dostosować do jej tempa.
- Nie pal, nie żuj ani nie pij podczas rozmowy przez telefon.
- Na koniec rozmowy zapytaj rozmówcę, czy ma do Ciebie pytania, a dopiero potem pożegnaj się.
Błędem byłoby nie wspomnieć o telefonach komórkowych, biorąc pod uwagę, jak ważną częścią współczesnego życia są. Stosują także własną etykietę rozmów biznesowych. Teraz ten środek komunikacji jest po prostu niezbędny, a jego zalety można wymieniać niemal bez końca. Dlatego powstały ogólne zasady etykiety podczas korzystania z telefonu komórkowego:
Zdecydowanie powinieneś zapoznać się z instrukcją urządzenia mobilnego, zwracając szczególną uwagę na funkcje i cechy urządzenia. Nie zapominaj, że zdarzają się sytuacje, w których telefon należy przełączyć w tryb wibracji lub nawet całkowicie wyłączyć. To drugie jest ważne w sytuacjach, gdy w żadnym wypadku nie będziesz mógł odebrać połączenia przychodzącego. Jeśli jesteś otoczony ludźmi, etykieta biznesowa nie pozwala ci podnosić głosu podczas rozmowy przez telefon komórkowy. Wręcz przeciwnie, warto rozmawiać trochę ciszej niż w normalnych warunkach.
Nie rozmawiaj w miejscach publicznych. Jeśli mimo to zajdzie taka potrzeba, poproś rozmówcę, aby odczekał kilka minut i podszedł do automatu telefonicznego. Nie zapominaj, że w żadnej sytuacji nie należy instalować głośnego dzwonka. Jeśli jednak nie zrozumiałeś tej funkcji i zadzwonił telefon, przeproś, ale nie zaczynaj szukać wymówek. To po prostu brzmi strasznie.
Poczta głosowa to funkcja, o której nie należy zapominać. Dodatkowo przed wejściem do miejsc, gdzie komunikacja może zostać zakłócona (winda, piwnica) warto ostrzec o tym rozmówcę i zakończyć rozmowę. Jeśli dzwoni Twój telefon, gdy nie jesteś sam, etykieta biznesowa pozwala na rozmowę trwającą maksymalnie pół minuty. Jeśli trwa prywatne spotkanie, Twój telefon nie powinien w jego trakcie dzwonić. Jeśli spodziewasz się bardzo ważnego telefonu, daj znać wcześniej i przeproś ich.
Etykieta biznesowa nie implikuje pewnych norm dla wszystkich sytuacji i warunków. Niektóre elementy niniejszego regulaminu mogą ulec zmianie. Dotyczy to na przykład nieformalnych spotkań. Chociaż dozwolone jest tu wiele zaniedbań i odpustów, to jednak nie dotyczy to wszystkiego. Ubiór nadal ma być schludny i dobry, a mowa – kulturalna i czysta. Ogólnie rzecz biorąc, zachowanie i maniery powinny być nadal odpowiednie. Dopuszczalne są jednak pewne ustępstwa i można poczuć się swobodniej. Dotyczy to również innych sytuacji, w których trzeba się ściśle kierować i umieć rozróżnić, kiedy i jak zmienić swoje przestrzeganie etykiety biznesowej.
Przewidywalność
Niezwykle ważna jest umiejętność okazywania szacunku innym w pracy – to podstawa, na której buduje się etykietę relacji biznesowych. Dotyczy to absolutnie każdego aspektu. Podczas przemówień czy debat należy wysłuchać wystąpienia do samego końca, nie przerywając i nie przeszkadzając w wypowiadaniu się. Po pierwsze, poprawia wizerunek i wrażenie siebie wśród innych, a po drugie, zachęca wszystkich do jednakowego traktowania ich podczas własnych wypowiedzi. Ważne jest, aby umieć rozpoznać słuszność drugiego człowieka. Nawet jeśli jeden z partnerów swoimi poglądami udowodni błędność opinii drugiego, drugi musi go przynajmniej wysłuchać i, jeśli argumenty rzeczywiście przemawiają na korzyść pierwszego, zaakceptować to. Racjonalizm i chęć dotarcia do prawdy – to właśnie sprawdza się w rękach biznesu. Należy także pamiętać o podziękowaniu przeciwnikowi po debacie, wyrażając w ten sposób szacunek.
Rozważenie sytuacji i jej znaczenia
Każdy pracownik musi zabrać ze sobą pozytywne nastawienie. Nawet w trudnych czasach i w trudnych warunkach niezwykle ważne jest, aby samemu starać się być pozytywnym i zarażać tym współpracowników i partnerów, przełożonych i menedżerów. Takie podejście sprawi, że atmosfera w firmie będzie pozytywna, co z pewnością wpłynie na wyniki. Nawet trudne czasy są łatwiejsze do przejścia, jeśli wszyscy współpracownicy zjednoczą się i zaczną traktować pracę z radością. Jeśli nie możesz uciec od rozmowy, należy unikać negatywnych tematów rozmów lub rozmawiać o nich powierzchownie.
Szacunek dla opinii innych ludzi
Pracownicy muszą być wtajemniczeni w hierarchię organizacji i odpowiednio ją traktować. Podwładny nie powinien być niegrzeczny wobec przełożonych, ma obowiązek uważnie słuchać, nie przeszkadzać itp. Sposób komunikowania się pracowników na wszystkich poziomach drabiny hierarchicznej musi być wyraźnie oznaczony i ściśle przestrzegany. Ale jednocześnie nie może to być poniżające ani obraźliwe dla osób o niższej randze. Należy pamiętać, że etykieta biznesowa lidera musi być obecna.
Pozytywne wrażenie
Biorąc pod uwagę wszystkie cechy etykiety biznesowej, możesz liczyć na pomyślny wynik wszelkich negocjacji, rozwój kariery i inne zwycięstwa różnej wielkości.
- Etykieta mobilna: jak nie zniszczyć swojego wizerunku pięcioma nieudanymi
Jaka jest rola etykiety w komunikacji biznesowej?
Zachowania społeczne ludzi (pracowników, kierownictwa, partnerów, klientów) zdeterminowane są przez szereg różnych czynników – prawnych, regulacyjnych, ustawowych, administracyjnych. Nawet ekonomia i poziom wyposażenia technicznego przedsiębiorstwa mogą mieć wpływ. Wszystko to bezpośrednio wpływa na stopień interakcji pracowników z przedstawicielami innych grup - dostawcami, klientami i tak dalej.
Zazwyczaj dwa rodzaje norm społecznych wpływają na pracowników i kierownictwo, a także powiązane z nimi poszczególne jednostki.
Formalny- normy urzędowe określone w regulaminach i zasadach przedsiębiorstwa, które są opisane w specjalnych dokumentach. Takie normy opierają się na preferencjach firmy, cechach prawnych państwa i regionu i tak dalej.
nieformalny- stopniowe rozwijanie pozaustawowych form współdziałania, które determinowane są nastrojem i charakterem wewnętrznego zespołu, działającymi na niego czynnikami zewnętrznymi oraz warunkami pracy.
Jednocześnie należy zwrócić uwagę na obiektywną podstawę panujących norm nieformalnych, tzw. etykietę biznesową. Takie normy społeczne zostaną uregulowane i ulegną zmianom tylko wtedy, gdy będą odzwierciedlać rzeczywiste procesy i aspekty, które powstają w trakcie realizacji określonego zadania powierzonego zespołowi.
Normy etykiety biznesowej są uwzględnione w systemie kontroli relacji nieformalnych w przedsiębiorstwie.
Przestrzeganiu tych norm koniecznie towarzyszy ocena środowiska społecznego (współpracowników, przełożonych) pod kątem zgodności z ustalonymi normami, zachowaniami i prawami organizacji. Na tej podstawie kształtuje się zbiorowe podejście do konkretnej jednostki.
Będąc integralną częścią systemu społecznych norm relacji, zasady etykiety biznesowej spełniają następujące funkcje:
- Zapewniają stabilność i porządek, pełniąc rolę regulatora stosunków społecznych na różnych poziomach.
- Zwiększ efektywność relacji roboczych i przedsiębiorczych zarówno w zespole, jak i z przedstawicielami zewnętrznymi.
- Pozwalają na poprawę jakości komunikacji z klientami i partnerami, podnosząc poziom wzajemnego zaufania i atrakcyjności.
- Pełnią funkcję dyscyplinującą poprzez tworzenie struktur hierarchicznych, pomagają identyfikować różnice statusowe w zespole i poza nim.
- Jednoczą normy i wymagania członków grupy społecznej zarówno wobec nowych członków, jak i między sobą. Inaczej mówiąc, pełnią rolę organizatorów i czynników spajających, jednoczących grupę.
- Pomagają jednostce w procesie integracji z nowym zespołem, którego jest częścią.
- Pomagają jednostce poruszać się w różnych sytuacjach komunikacyjnych i innych, znajdując właściwe wyjścia i rozwiązania.
Główne zasady etykiety biznesowej, które powinien znać każdy lider
Zasada 1: Bądź punktualny
Cenienie czasu w biznesie jest zadaniem nadrzędnym i wyznacznikiem dobrego smaku. Punktualność pozwala skutecznie osiągać dowolne cele. Nieumiejętność zorganizowania się w czasie, błędne obliczenie swoich sił i szybkości wykonania zadania, prowadzi nie tylko do kreowania złego wizerunku. W biznesie wszyscy pracownicy są ze sobą powiązani, więc opóźnienie jednego nieuchronnie pociąga za sobą opóźnienia i komplikacje w pracy drugiego. Zgodnie z zasadą domina spada efektywność całej jednostki, a może i organizacji. Dlatego etykieta przedsiębiorcy zmusza go do obliczenia swojej siły i czasu, będąc w stanie jasno zrozumieć, jak rozwiązać problemy na czas. Jednocześnie nie możemy zapominać o przeznaczeniu dodatkowego czasu na każdy cel, aby uwzględnić wszystkie możliwe komplikacje i problemy.
Historia praktycznie nie zna przykładów odnoszących sukcesy i legendarnych biznesmenów, którzy w pojedynkę zdobyliby sławę i fortunę. Za każdym z nich stoi zespół, pracuj z innymi ludźmi. Wszystko to miało decydujący wpływ na rozwój młodych firm. Dlatego ważne jest, aby zawsze być uczciwym wobec osób, z którymi współpracujesz i pracujesz. Zapewni to jednostce wsparcie zespołu, a nawet władz. Ci, którzy są gotowi „przekroczyć głowę” w stronę celu, kończą z niczym. W końcu bardzo trudno jest odnieść sukces, ustawiając ludzi przeciwko sobie. Ważne jest, aby brać pod uwagę interesy i motywy zarówno współpracowników, jak i partnerów, a nawet konkurentów, zawsze starając się szukać rozwiązań korzystnych dla obu stron. Nie zapominaj o etykiecie biznesowej w działaniach zawodowych.
Zasada 3. Mów i pisz dobrze
Kompetentna mowa, zarówno ustna, jak i pisemna, zawsze była kluczem do sukcesu ludzi. Żadna poważna osoba nie będzie miała do czynienia z kimś, kto w swojej mowie używa nieprzyzwoitych lub po prostu slangowych słów i wyrażeń, źle konstruuje swoją mowę, a także pisze niepiśmiennie. Ważne jest nie tylko, aby móc pięknie i wyraźnie mówić – aby osiągnąć maksymalny sukces w każdym biznesie, konieczna jest umiejętność wystąpień publicznych i pełna znajomość etykiety komunikacji biznesowej. Mówimy zarówno o awansie zawodowym, jak i umowach z partnerami.
Zasada 4. Ubieraj się stosownie do wystroju biura
Biznes nie jest miejscem, w którym stara się pokazywać swoją indywidualność. Etykieta biznesowa będzie wyraźnie sprzeczna z decyzją najwyższego menedżera o pojawieniu się na ważnej rozmowie kwalifikacyjnej w jasnożółtym garniturze z błyszczącego materiału syntetycznego. Ważne jest, aby przestrzegać ogólnego tonu ubioru w biurze, nawet jeśli nie jest to oficjalnie wymagane. Zawsze musisz być schludny, stylowy i swoim wyglądem potrafić pokazać, że należysz do tego zespołu.
Zasada 5. Nie mów za dużo!
Nawet jeśli pracownik nie podlega żadnym przepisom dotyczącym tajemnicy handlowej, musi być w stanie określić, co można, a czego nie można powiedzieć o pracy osobom z zewnątrz. Nadmierna gadatliwość nie tylko nie buduje najlepszego wizerunku, ale może też zaszkodzić biznesowi firmy. I za to na pewno nikt nie będzie pogłaskał po głowie.
Zasady etykiety biznesowej
Zasada 1. Zdrowy rozsądek. W kwestii tworzenia norm etykiety w przedsiębiorstwie należy przede wszystkim kierować się zdrowym rozsądkiem. Jeśli zasady są mu sprzeczne i sprzeczne, nie będzie w tym logiki. Standardy korporacyjnej etykiety biznesowej zawsze mają na celu utrzymanie porządku, organizację i optymalizację procesu, a także oszczędność czasu. Jeśli normy nie spełniają tych zadań, to nie ma potrzeby ich stosowania, ponieważ mogą być szkodliwe.
zasada 2. Wolność. Przy całym porządku, jaki tworzą zasady etykiety komunikacji biznesowej, ważne jest pozostawienie miejsca na swobodę zarówno pracownikom, jak i partnerom. Całkowita kontrola nigdy nie przyciągnie ludzi, nawet kosztem perspektywy dobrego zysku. Jednocześnie umiarkowane możliwości samorealizacji, indywidualizacji i dostępność wyboru sprawiają, że firma jest nie tylko atrakcyjna dla każdego, ale także otwiera nowe możliwości rozwoju. Oczywiście wolności muszą być również stosunkowo ograniczone, w oparciu o normy dnia pracy, profil firmy, aspekty polityczne i rządowe, preferencje kulturowe i narodowe itd.
Zasada 3. Etyka. Jedną z głównych funkcji etykiety biznesowej jest skupienie się na utrzymaniu nie tylko porządku wewnątrz firmy. Ważne jest przestrzeganie norm etykiety komunikacji biznesowej i kierowanie pracowników do właściwych i dobrych intencji. Konieczne jest stworzenie atmosfery pozytywnej dla każdego pracownika, biorąc pod uwagę cechy narodowe, polityczne i osobiste każdego pracownika. Trudno jest idealnie stworzyć kierunek firmy, ponieważ pojęcia „dobra” i „zła” same w sobie są bardzo złożone. Pracownikom będzie jednak łatwiej i ciekawiej pracować, jeśli będą pracować na rzecz jakiegoś dobrego celu.
Zasada 4. Wygoda. Ważne jest, aby punkty etyki biznesowej były wygodne dla pracowników. Jeśli standardy będą ich spętać, sprawić, że poczują się niekomfortowo, zmuszą do zniesienia stanu rzeczy, to głupotą jest oczekiwać od pracownika pełnego zwrotu z jego działań. Jeśli każdy z nich będzie odczuwał pełną atrakcyjność swojej pracy, radość dzielenia się sukcesami i momentami w procesie pracy, wówczas ogólna efektywność przedsiębiorstwa będzie znacznie wyższa. Te wymagania etykiety biznesowej obowiązywały od zawsze – jeśli pracownikom czy partnerom będzie wygodnie, a miłość do firmy zapewnią im nie tylko np. dobre zarobki i pakiet socjalny, to ich zaangażowanie w sprawę będzie bezwarunkowe, jak i kalkulacja.
Zasada 5. Celowość. Wszelkie zalecenia dotyczące etykiety biznesowej powinny mieć jakiś cel. Biznes to nie miejsce, gdzie coś może ot tak istnieć. Dlatego każda norma musi mieć funkcję i istotę dzieła, w przeciwnym razie takie podejście będzie nieskuteczne i po prostu niepotrzebne.
Zasada 6. Rentowność. Kultura etykiety biznesowej, nawet przy całej jej atrakcyjności, nie powinna rujnować firmy. Koszt przestrzegania standardów etycznych firmy powinien być rozsądny i możliwie najniższy. Żadna firma nie będzie rentowna, jeśli będzie dużo wydawać na wewnętrzne elementy statutowe, które nie wpływają bezpośrednio na podstawową działalność firmy. Doprowadzi to albo do zmniejszenia zysków samej organizacji, albo do zmniejszenia dobrobytu poszczególnych pracowników. W każdym razie wartości moralne nie są tego warte.
Zasada 7. Konserwatyzm. Nie zawsze pójście do przodu prowadzi do lepszego wyniku. Jeśli chodzi o standardy etyczne, lepiej skupić się na tradycjach, które rozwijały się na przestrzeni wieków. Wyznacza je nie tylko ogólny kierunek działalności organizacji, ale także historia państwa, przebieg rządów, nastroje społeczne i tak dalej. Pogoń za najnowocześniejszymi trendami, a także tworzenie niezależnych nowych motywów, może spowodować odrzucenie wśród innych przedsiębiorstw lub firm wyznających konserwatywne poglądy. To, co łączy i co sprawdza się od wielu lat, to wierność tradycjom i kulturze etykiety biznesowej.
Zasada 8.Łatwość. Etykieta relacji biznesowych musi być prosta do wykonania, aby niezależnie rozwijać automatyzm wśród pracowników w jej wykonywaniu bez przymusu. Normy takie powinny być łatwe, interesujące dla samych pracowników, dające się wbudować w wyjściowy model ludzkiego zachowania. Jeśli powodują odrzucenie psychologiczne, wydają się niepotrzebną rutyną i nieprzyjemnie wpływają na osobowość, to on nie będzie ich przestrzegał i też nie będzie działał skutecznie.
Zasada 9. Uniwersalizm. Wszelkie normy powinny być wieloaspektowe i mieć na celu wpływanie na kilka ważnych aspektów planowania, produkcji lub innych procesów ważnych dla przedsiębiorstwa.
Zasada 10. Efektywność. Wdrożenie standardów etycznych powinno przynieść rezultaty. To powinno zjednoczyć zespół, dodać mu otuchy, przyspieszyć podpisywanie umów i pomóc w budowaniu relacji z partnerami. Jeżeli normy nie przynoszą wymiernych korzyści, należy je porzucić jako zbędny mechanizm wewnątrz organizacji.
Istnieje ciągły proces komunikacji między ludźmi, w środowisku publicznym i biznesowym. Znajomość zasad i norm etykiety biznesowej pomaga nawiązać niezbędne kontakty, zwiększyć poziom lojalności klienta lub współpracownika wobec siebie. Jednym z istotnych elementów kultury komunikacji biznesowej jest przyzwoite zachowanie ludzi, ich wartości moralne, przejawy sumienia, moralność. Sukces przedsiębiorstwa w dużej mierze zależy od mikroklimatu w zespole. Jeśli pracownicy kompetentnie i jasno, a co najważniejsze, harmonijnie wykonują swoje obowiązki, firma rozwija się i rośnie.
Etykieta to normy (prawa) dotyczące manier, cech prawidłowego zachowania ludzi w społeczeństwie.
Etykieta biznesowa to system zasad i reguł profesjonalnej, oficjalnej komunikacji/zachowania ludzi w sferze biznesowej.
Przestrzeganie zasad etykiety jest konieczne dla wszystkich szanujących się ludzi, ale jest szczególnie przydatne dla tych, którzy chcą budować karierę (biznes). W kontaktach biznesowych ogromne znaczenie mają takie czynniki, jak reputacja, informacje i powiązania. Im więcej informacji, tym lepszą komunikację można zbudować.
Do podstawowych zasad etykiety biznesowej należą:
- Terminowe wykonywanie obowiązków, punktualność. Spóźnienia nie są dozwolone w środowisku biznesowym. Nieetyczne jest także zmuszanie przeciwnika do czekania podczas negocjacji.
- Nieujawnianie informacji poufnych, przestrzeganie tajemnicy korporacyjnej.
- Szacunek i umiejętność słuchania. Przyjazna i pełna szacunku postawa, umiejętność słuchania rozmówcy bez przerywania, pomagają nawiązać kontakt i rozwiązać wiele problemów biznesowych.
- godności i uwagi. a ich wiedza/mocne strony nie powinny przeradzać się w nadmierną pewność siebie. Krytykę i rady z zewnątrz należy przyjmować ze spokojem. Należy zwrócić uwagę na klientów, współpracowników, kierownictwo i podwładnych. W razie potrzeby zapewnij pomoc i wsparcie.
- Prawidłowy wygląd.
- Umiejętność poprawnego mówienia i pisania.
Ważnym wyznacznikiem kultury biznesowej jest porządek w miejscu pracy. Wskazuje na dokładność i pracowitość pracownika, umiejętność organizacji miejsca pracy i dnia pracy.
W kulturze komunikacji biznesowej należy zwrócić uwagę na niewerbalne (bez słów) przejawy etykiety. Nie odwracaj się od rozmówcy. Wyjaśniając, nie musisz mocno gestykulować ani robić grymasów.
Zgodnie z zasadami etykiety biznesowej do pracowni wchodzi najpierw osoba zajmująca pozycję dominującą, a potem cała reszta, zgodnie ze szczeblem hierarchii biznesowej. Zamówienie biznesowe odpowiada następującemu podziałowi:
- Status.
- Wiek.
- Różnice płci.
Mężczyzna musi towarzyszyć kobiecie po jej lewej stronie. Zasada ta wynika z faktu, że w dawnych czasach pan, znajdujący się na lewo od kobiety, poruszając się po drodze, zajmował bardziej niebezpieczne miejsce. Wozy z końmi poruszały się jednocześnie z przechodniami, gdyż w tamtych czasach nie było chodników.
W relacjach biznesowych pomiędzy podwładnym i podwładnym należy przestrzegać podporządkowania. Zwyczajowo wskazuje się błędy pracowników osobiście, a nie w obecności zespołu.
Korespondencja biznesowa
Korespondencja biznesowa to system wymagań (standardów), których należy przestrzegać, aby poprawnie i kompetentnie sporządzić dokument. Przede wszystkim musisz zdecydować o rodzaju i pilności doręczenia listu. A także ze stopniem dostępności dokumentu dla odbiorcy, będzie to jeden lub kilka listów, z objaśnieniami/listami/sugestiami. List musi być napisany poprawnie pod względem ortograficznym i stylistycznym.
Projekt dokumentu musi być zgodny z istniejącymi wzorami, w zależności od rodzaju pisma (na przykład list motywacyjny). Kompilując dokument, należy kierować się standardami dotyczącymi wymagań dotyczących wykonywania dokumentów [GOST R 6.30-2003].
List biznesowy musi zawierać nazwę firmy, która jest nadawcą; datę wysyłki i adres odbiorcy. Konieczne jest także wskazanie inicjałów, stanowiska adresata czy działu, do którego pismo zostało wysłane. Treść listu składa się ze wstępu/adresu, tematu i krótkiego opisu celu dokumentu, po czym następuje treść i zakończenie. Na końcu dokumentu umieszczany jest podpis nadawcy oraz wskazane załączniki lub kopie, jeśli występują.
- typ dokumentu;
Jest to konieczne, aby uniknąć sytuacji, w której przychodząca wiadomość ląduje w folderze ze spamem, a odbiorca może usunąć list bez jego przeczytania.
List powinien być prosty i zrozumiały, bez nadmiernej ilości terminów zawodowych. W korespondencji biznesowej niedozwolone jest używanie wyrażeń slangowych i zwrotów o podwójnym znaczeniu.
Jeżeli list ma charakter międzynarodowy, musi być napisany w języku adresata lub w języku angielskim. W odpowiedzi na pismo należy podać:
- pocztą - nie później niż dziesięć dni;
– przy negocjacjach przez Internet – od 24 do 48 godzin.
Korespondencja biznesowa powinna być przygotowana wysokiej jakości i wielokrotnie sprawdzana przed wysłaniem. Nieprawidłowo napisany list z błędami ortograficznymi może zaszkodzić reputacji firmy, ponieważ dokument biznesowy jest wizytówką firmy.
retoryka biznesowa
Retoryka w świecie biznesu to sztuka elokwencji, umiejętności skutecznego i przekonującego przekazania myśli odbiorcy. Ważna jest tutaj dykcja, poprawna mowa, intonacja. Istotnym aspektem jest umiejętność przedstawienia nie tylko informacji, ale także siebie. W retoryce biznesowej stosuje się zasady wpływu mowy:
- dostępność;
- skojarzenie;
- ekspresja;
- intensywność.
Zasady komunikacji biznesowej
Istotnym warunkiem komunikacji biznesowej jest kultura mowy, która przejawia się w umiejętności czytania i pisania, prawidłowo dobranej intonacji, słownictwie i sposobie mówienia.
Warunkiem koniecznym komunikacji w kręgach biznesowych jest szacunek, dobra wola i umiejętność usłyszenia rozmówcy. Aby wykazać się poważnym podejściem do słów mówiącego, można zastosować technikę „aktywnego słuchania”, selektywnie powtarzając wypowiadane wypowiedzi lub trochę je parafrazując.
Etapy komunikacji biznesowej można podzielić na:
- Przygotowanie do omówienia zagadnień (spotkanie biznesowe). Należy opracować plan negocjacji, koncepcję prowadzenia rozmowy, argumenty i kontrargumenty, poznać punkt widzenia przeciwnika na różne kwestie i przygotować propozycje rozwiązania problemu.
- Część wprowadzająca (powitanie, apel), nawiązanie komunikacji pomiędzy partnerami rozmowy biznesowej. Ważne jest prawidłowe, pełne szacunku rozpoczęcie komunikacji, stworzenie atmosfery zaufania, konieczne jest także zainteresowanie rozmówcy, wzbudzenie zainteresowania problemem i dyskusji w ogóle.
- Stwierdzenie istoty zagadnienia, argumentacja, argumentacja i kontrargumentacja. Omówienie problemu, poszukiwanie sposobów rozwiązania kontrowersyjnych kwestii.
- Ustalenie optymalnego rozwiązania i sformalizowanie umowy.
- Część końcowa (apel, słowa pożegnania/słowa rozstania).
Zasady prowadzenia działalności telefonicznej
W przypadku komunikacji telefonicznej w sferze biznesowej obowiązują zasady określone w ogólnych zasadach komunikacji biznesowej i retoryki. Mowa powinna być czytelna, intonacja przyjazna, informacje przekazane na temat, bez słów wprowadzających i długich pauz.
Sygnał połączenia przychodzącego należy odebrać najpóźniej po trzecim dzwonku aparatu telefonicznego. Kolejnym krokiem jest powitanie (niedopuszczalne są zwroty „cześć”, „słucham”). Należy się przywitać, następnie ogłosić nazwę organizacji i przedstawić się. Następnie wyjaśnij powód rozmowy, wyjaśnij pytania przeciwnika i grzecznie się pożegnaj. W przypadku konieczności wykonania połączenia wychodzącego zasady prowadzenia rozmowy telefonicznej są takie same jak w pierwszym przypadku. Jedynym wyjątkiem jest konieczność zapytania wywoływanego abonenta, czy wygodnie jest mu rozmawiać i czy może poświęcić Ci swój czas. Powinieneś być zainteresowany natychmiast po przemowie powitalnej.
Jeżeli dzwoniący prosi o pracownika, który jest aktualnie nieobecny w miejscu pracy, osoba odbierająca telefon powinna zaoferować swoją pomoc, w przypadku odmowy należy zapytać, co należy przekazać nieobecnemu pracownikowi.
Odzież w stylu biznesowym
Przestrzeganie ogólnie przyjętych norm i zasad w organizacji swojego wyglądu jest obowiązkowym aspektem zasad etykiety biznesowej. Niektóre duże firmy mają korporacyjny dress code. Musisz wybierać ubrania w stylu klasycznym, zbyt szczere, jasne rzeczy z elementami podartego materiału nie są dozwolone. Wygląd musi być schludny i schludny. Należy zwrócić uwagę nie tylko na właściwy dobór ubrań, ale także na wygląd w ogóle (stan paznokci, fryzurę, buty, makijaż dla kobiet).
Etykieta biznesowa to rzecz, bez której prawdziwy profesjonalista nie może się obejść. W końcu nawet jeśli jesteś doskonałym specjalistą w swojej dziedzinie, ale jednocześnie regularnie narażasz się na złe światło, komunikując się ze współpracownikami, szefami lub klientami, prawdopodobnie nie będziesz w stanie osiągnąć wielkiego sukcesu w swojej karierze. Zwracamy uwagę na zasady etykiety biznesowej, których należy przestrzegać.
Wstań, gdy ktoś cię przedstawia
Wstanie z miejsca wzmocni efekt Twojej obecności. Jeśli podczas znajomości pozostaniesz na miejscu, łatwiej będzie Cię zignorować. Jeśli zostaniesz zaskoczony i nie możesz od razu wstać, po prostu pochyl się lekko i pochyl do przodu, co oznacza, że na pewno wstałbyś, gdybyś mógł.
Zawsze podawaj swoje pełne imię i nazwisko
W środowisku biznesowym należy zawsze używać pełnego imienia i nazwiska. Należy jednak zwrócić także uwagę na to, czy jest ono łatwe do zapamiętania i wymówienia. Jeśli więc Twoje imię i nazwisko jest zbyt długie i skomplikowane, nie zapomnij przekazać rozmówcy i wizytówki, aby mógł je odczytać w formie pisemnej. 
Inicjatorem uścisku dłoni musi być zawsze przedstawiciel lub gospodarz wyższego szczebla
W dzisiejszym świecie biznesu uścisk dłoni jest oficjalnym powitaniem, niezależnie od płci. Pierwszą osobą, która zgodnie z etykietą podaje rękę, powinna być osoba zajmująca wyższe stanowisko lub przedstawiciel gospodarza. Jeśli z jakiegoś powodu się zawahał, nie marnując czasu, wyciągnij rękę na powitanie. W końcu tak czy inaczej, uścisk dłoni powinien nastąpić.
Ubierz się odpowiednio
Odzież jest ważną formą komunikacji niewerbalnej. Może zarówno poprawić Twoją reputację zawodową, jak i ją pogorszyć. Dlatego wybierając się na spotkanie lub wydarzenie, koniecznie dowiedz się, jaki ma tam obowiązywać dress code i ubierz się zgodnie z nim. 
Powiedz „dziękuję” nie więcej niż raz lub dwa razy w trakcie rozmowy
Nie nadużywaj wdzięczności w rozmowie biznesowej. W przeciwnym razie Twój rozmówca może zacząć postrzegać Cię jako osobę bezbronną, potrzebującą stałego wsparcia.
Wyślij indywidualne podziękowania do wszystkich negocjatorów
Pamiętaj, że po negocjacjach lub rozmowie kwalifikacyjnej musisz w ciągu 24 godzin wysłać wiadomość do wszystkich osób, którym chciałbyś podziękować. W dzisiejszym świecie najczęściej odbywa się to za pośrednictwem poczty elektronicznej.
Nie wyjmuj telefonu
Wszyscy nosimy ze sobą telefony komórkowe, wszędzie. Nie wyjmuj jednak telefonu z kieszeni lub torby podczas spotkania biznesowego. Oczywiście możesz pomyśleć, że będziesz mógł dyskretnie odpowiedzieć na list lub napisać wiadomość, ale z zewnątrz będzie to wyglądało niegrzecznie. Nie kładź też telefonu na stole podczas spotkania. Przecież w ten sposób pokażesz rozmówcy, że w każdej chwili jesteś gotowy przenieść swoją uwagę z niego na telefon komórkowy. 
Użyj profesjonalnych zdjęć
Na stronach firmowych zawsze publikuj wyłącznie wysokiej jakości, profesjonalnie wykonane zdjęcia. W końcu powinieneś wyglądać jak rzetelny i godny zaufania biznesmen, a nie jak beztroska osoba, która właśnie wróciła z plaży lub imprezy. 
Użyj profesjonalnego adresu e-mail
Jeśli pracujesz dla firmy, użyj adresu firmy. Jeśli jednak musisz podać osobisty adres e-mail, upewnij się, że wygląda on poprawnie. Musi więc zawierać Twoje imię i nazwisko. Nigdy nie używaj pseudonimów. 
Wysyłając e-mail zawsze sprawdzaj poprawność wybranego adresata.
Ta prosta czynność nigdy nie będzie zbędna. W końcu nie jest trudno zmylić adresata, ale konsekwencje błędu mogą być bardzo poważne.
Wysyłając e-maile, przestrzegaj zasad korespondencji biznesowej
Nie używaj wyrażeń potocznych, takich jak „Hej, chłopaki!” lub „Hej, ludzie!” Nawet jeśli dobrze znasz adresata, pamiętaj, że Twoją korespondencję mogą zobaczyć inne osoby. Dlatego też musi być utrzymany w biznesowym tonie. 
Jeśli zapomniałeś czyjegoś imienia, przyznaj się
Każda osoba może zapomnieć imię swojego rozmówcy. Jeśli przydarzy Ci się coś takiego, po prostu grzecznie się do tego przyznaj.
Pozdrawiam ludzi w pracy
Przychodząc do biura, zawsze przywitaj się zarówno z tymi, których znasz, jak i z tymi, których nie znasz. W końcu za kilka minut może się okazać, że na spotkaniu lub spotkaniu obok Ciebie będzie siedział nieznajomy. 
Trzymaj palce razem, gdy na coś wskazujesz
Nie należy wskazywać na kogoś lub coś palcem wskazującym. Najlepiej robić to otwartą dłonią, trzymając palce razem.
Nie spóźnij się
Na spotkania zawsze przychodź punktualnie. Nie chcesz marnować czasu innych ludzi. Ponadto brak punktualności jest postrzegany jako przejaw nieprofesjonalizmu. Może się jednak zdarzyć, że sytuacja wymknie się spod Twojej kontroli i nadal nie będziesz mógł stawić się na czas. W takiej sytuacji należy natychmiast powiadomić zainteresowane osoby o planowanej godzinie przyjazdu, przeprosić i krótko wyjaśnić sytuację. 
Nie podsuwaj krzesła partnerom i współpracownikom
Przytrzymanie komuś drzwi jest w porządku. Niezależnie jednak od płci nie należy pchać krzesła swoim współpracownikom, partnerom czy klientom.
Zawsze łam chleb rękami
Podczas biznesowego lunchu lub kolacji nigdy nie używaj noża do krojenia chleba. Należy go rozbić ręcznie. 
Nie zamawiaj zbyt dużo
Podczas lunchu biznesowego nie należy zamawiać na przykład drogiego steku czy homara. W tym przypadku może się wydawać, że po prostu próbujesz wykorzystać sytuację, gdy osoba, która zaprosiła Cię do restauracji, będzie musiała za Ciebie zapłacić.
Nie zapomnij o zasadach dotyczących stołu
Jeśli nie musisz często odwiedzać restauracji, jeść lunchu z partnerami biznesowymi, zapytaj wcześniej o zasady etykiety przy stole. Dzięki temu zrobisz dobre wrażenie na rozmówcy. 
Zamów tyle jedzenia, ile Twój rozmówca
Jeśli Twój partner zamawia przystawkę i deser, powinieneś pójść jego śladem. W przeciwnym razie może odczuwać dyskomfort w oczekiwaniu, aż zjesz także np. pierwsze i drugie danie.
Nigdy nie proś kelnera, aby spakował resztki lunchu
Przychodzisz do restauracji na negocjacje biznesowe. Dlatego w żadnym wypadku nie proś o spakowanie tego, co zostało do zabrania ze sobą. 
Zapraszający musi zawsze zapłacić rachunek
Jeśli zaprosisz kogoś na kolację, zawsze powinieneś zapłacić rachunek. I dotyczy to zarówno kobiet, jak i mężczyzn. Jeśli Twój rozmówca upiera się, że może sam zapłacić za obiad, możesz mu powiedzieć, żeby się nie martwił, bo firma pokrywa za Ciebie wydatki lub coś w tym rodzaju.
pozostań trzeźwy
Wiele umów zostało zerwanych, a wiele karier zostało zrujnowanych przez to, że ludzie podczas negocjacji biznesowych nadużywali alkoholu i w rezultacie zachowywali się niewłaściwie. Dlatego zawsze zachowuj trzeźwość podczas wydarzeń biznesowych i nieformalnej komunikacji z partnerami. 
Przygotuj uprzejmą opiekę
Wychodząc z pokoju, zawsze powiedz jakieś odpowiednie zdanie. Dzięki temu będziesz mieć kontrolę nad sytuacją i zachowasz uprzejmość. Możesz więc na przykład powiedzieć „Miło cię poznać” lub „Do zobaczenia na spotkaniu w poniedziałek” itp.
Przestrzeganie zasad etyki komunikacji biznesowej jest podstawą udanego zespołu. Relacje budowane w oparciu o zasady etyki zawodowej i wzajemnego szacunku tworzą komfortową atmosferę pracy i wspierają motywację w zespole.
W artykule przedstawiono podstawowe zasady etyki komunikacji biznesowej, wskazówki i zasady, które przydadzą się zarówno pracownikom, jak i menedżerom.
Opanować siebie, aby szanować innych jak siebie i tak ich traktować
jak chcemy być traktowani – to można nazwać filantropią.
Konfucjusz
Co to jest?
Komunikacja biznesowa, jak każda inna, wymaga regulacji. Etykieta komunikacji biznesowej to zbiór otwartych i niewypowiedzianych zasad obowiązujących tych, którzy muszą ze sobą współpracować każdego dnia.Bez regulowanych norm komunikacja biznesowa zamienia się w chaotyczną wymianę informacji. Każdy człowiek na swój sposób postrzega otaczający go świat, swoich współpracowników, przywódców i podwładnych.
Aby inny światopogląd nie przeszkadzał w pracy i nie zmuszał wszystkich do mówienia różnymi językami, ważne jest przestrzeganie etykiety i kultury komunikacji biznesowej. Dotyczy to zarówno relacji w ramach tego samego zespołu, jak i kontaktów zewnętrznych (pomiędzy pracownikami różnych działów czy oddziałów, pomiędzy pracownikiem a klientem).
Zasady i podstawowe zasady etyki komunikacji biznesowej
Etyka komunikacji biznesowej jest przede wszystkim cel praktyczny. Jej przestrzeganie znacznie ułatwia pracę całego zespołu jako całości, a każdego pracownika w szczególności, gdyż łatwiej i szybciej jest działać według ogólnie przyjętych schematów. Jednocześnie pracownicy będą wiedzieć, czego się od siebie spodziewać. Taki krok pomaga zwiększyć ogólną produktywność, oszczędzając pracownikom myślenia typu „Co on miał na myśli?”. Drugie zadanie etyki biznesu- stworzyć w zespole atmosferę pracy, w której cały czas poświęca się sprawie, a wydzieloną godzinę na zabawę. Komfort moralny odgrywa w życiu większą rolę niż komfort fizyczny, a dzięki przestrzeganiu etyki biznesowej pracownicy zawsze będą czuli się komfortowo pod względem satysfakcji z pracy.
Co więcej, moralna strona działania etyki biznesu wpływa również na produktywność: pracownik, który czuje się komfortowo w miejscu pracy, będzie bardziej zaangażowany w firmę, będzie starał się lepiej wykonywać swoją pracę. Przyjemna atmosfera, osiągana poprzez przestrzeganie zasad etycznych komunikacji biznesowej, sprawia, że pracownicy dążą do doskonałości w swojej pracy.
Oferujemy do obejrzenia wideorecenzję 5 podstawowych zasad etykiety w komunikacji biznesowej według D. Carnegie:
Główne rodzaje komunikacji biznesowej
Istnieją trzy główne typy komunikacji biznesowej, opierają się one na ogólnie przyjętej hierarchii w zespole.
Zatem komunikacja biznesowa może odbywać się:
- „Z góry na dół”;
- „w dół”;
- „Poziomo”.
Ważne jest, aby zachowywać się poprawnie w stosunku do pracowników, współpracowników z innych firm i klientów, z którymi współpracujesz. Oznacza to na przykład, że nieetyczne byłoby pytać rozmówcę o jego sprawy osobiste, zwłaszcza o problemy, tylko dlatego, że jesteś zainteresowany.
Obowiązują ogólne zasady dla wszystkich etykieta biznesowa przez telefon. „Witam” lub „tak” nie jest odpowiednim powitaniem dla przedsiębiorcy. Należy grzecznie się przedstawić, podać stanowisko, nazwę firmy, działu.
Rozmawiając przez telefon, musisz zachować ostrożność, jeśli rozmawiasz z osobą po raz pierwszy, pamiętaj o jej imieniu i patronimii i skontaktuj się z nią. Twoje myśli powinny być zawsze wyrażane jasno i zwięźle. Jeśli z ważnych powodów nie możesz kontynuować rozmowy, musisz przeprosić rozmówcę i zaproponować, że skontaktujesz się z nim później.
Komunikacja „szef-podwładny”
Szef jest „ponad” podwładnym
Lub od góry do dołu. Każdy dobry lider powinien starać się stworzyć komfortową atmosferę w zespole. To samodyscyplina lidera jest najsilniejszym motywatorem i przykładem dla podwładnych.
Dlatego ważne jest, aby osoby zajmujące stanowiska kierownicze w pierwszej kolejności przestrzegały zasad etycznych komunikacji biznesowej.
Wskazówka: Efektywna praca całej firmy zaczyna się od samodyscypliny lidera. Tylko ucząc się zarządzać sobą, możesz zarządzać innymi ludźmi. Obyczajowość, spóźnianie się, odkładanie decyzji „na później” powinny zniknąć z nawyków. Wszystko to pomoże wzmocnić Twój autorytet, zdobyć przychylność pracowników – każdy chce zabiegać o lepszą przyszłość dla idealnego lidera.
Lider to ten, który zarządza procesem pracy i wydaje polecenia.
Można to zrobić na kilka sposobów, m.in.:
- Zamówienie;
- Wniosek;
- Pytanie lub prośba;
- Wezwanie wolontariusza.
Prośba jest najczęstszą formą polecenia. zwłaszcza jeśli w zespole istnieją już relacje robocze oparte na dość pełnym zaufaniu. W odpowiedzi na żądanie pracownik, jeśli zajdzie taka potrzeba, może zgłosić swoją uwagę. Lider może także przedstawić prośbę w taki sposób, aby była równoznaczna z rozkazem, zachowując przy tym przyjazny ton.
Pytanie zwykle przyznawane tym pracownikom, którzy wykazali się kompetentnymi i proaktywnymi ludźmi, to samo dotyczy powołania wolontariusza.
Rada dla lidera: całkiem przydatne byłoby przestudiowanie swoich podwładnych, aby dowiedzieć się, który z nich odpowiednio postrzega pytania. Na przykład wykwalifikowany podwładny, który podchodzi do swojej pracy z entuzjazmem i zdobył zaufanie przełożonego, może udzielić dobrej rady, jak rozwiązać konkretny problem. Pracownik, który nie jest proaktywny i pozbawiony skrupułów, częściej dostrzeże w pytaniu słabość lidera i powód do uchylania się od pracy.
Poza tym podwładni zawsze doceniają sprawiedliwość. Zatem nagroda musi być zawsze adekwatna do zasług, tak samo jak kara adekwatna do niepowodzenia. Jednocześnie nie należy pozostawiać błędów pracowników całkowicie bez uwagi – takie zachowanie może świadczyć o nieuwadze menedżera lub sugerować pracownikowi, że może pracować nieostrożnie, uchylać się i pozostać bezkarnym.
Szef musi między innymi pokazać swoim podwładnym, że szanuje i docenia ich zdanie i wkład we wspólną sprawę, a w tym przypadku osiągnie wzajemną lojalność.
Komunikacja „podwładny-szef”
Oczywiście wszyscy podwładni muszą przestrzegać zasad komunikacji biznesowej. Dobry pracownik, podobnie jak lider, jest zainteresowany tworzeniem i utrzymaniem komfortowej atmosfery w zespole, dlatego w ramach etyki komunikacji biznesowej jednym z zadań podwładnego jest pomoc liderowi w jej utrzymaniu.
W żadnym wypadku podwładny nie powinien próbować zarządzać swoim przywódcą, jest to przejaw braku szacunku, nieprzestrzegania hierarchii i, w związku z tym, naruszenie etyki komunikacji biznesowej. Podporządkowanie powinno zawsze mieć miejsce: możesz wyrazić swoją opinię w odpowiedniej formie, ale nie możesz powiedzieć o tym szefowi. Nawiasem mówiąc, w tym przypadku etyka komunikacji sieciowej nie jest wyjątkiem. Wydawać by się mogło, że w korespondencji internetowej można pominąć niektóre zasady etyki, jednak tak nie jest. Po drugiej stronie ekranu nadal przebywa boss i musisz się z nim odpowiednio zachować.
Nie zaleca się kategorycznego traktowania szefa. Nie trzeba zawsze się z nim zgadzać, w przeciwnym razie możesz wydawać się pochlebcą. Ale nie warto cały czas kłócić się z kierownictwem. Tutaj ważne jest, aby znaleźć cienką linię i pokazać, że podwładny szanuje lidera, ma wewnętrzny rdzeń i silny charakter. Tacy pracownicy są cenieni, cieszą się zaufaniem jako ludzie lojalni i rzetelni.
Zawsze proszę pomagających, aby dzielili się swoimi trudnościami; Zawsze staram się ich wspierać
oczywiście, jeśli chcą przyznać, że mają problemy.
J. Sorosa
Jeśli w firmie jest wyższa kadra kierownicza, nie warto się z nim kontaktować, pomijając bezpośredniego przełożonego. Jest to bezpośredni przejaw braku szacunku wobec lidera, można więc podważyć kompetencje lidera, co może negatywnie wpłynąć na relacje w całym zespole.
Nierozważnym byłoby nie wspomnieć główną bronią niektórych pracowników jest kłamstwo. Jeśli pracownik pozwoli sobie na leżenie w miejscu pracy, obiecuje wykonanie wszystkich zadań (z następczą porażką), opowiada o tym, jak zrobił coś, czego w rzeczywistości nie zrobił, rzadki menedżer odmówi sobie przyjemności pozbycia się takiego pracownika asystent. Uczciwość i zaufanie są podstawą komunikacji biznesowej. Trzymając się tych zasad, pracownik może zajść jeszcze dalej, niż planował, ale jeśli spróbujesz wykazać się przebiegłością, to możesz winić tylko siebie.
Komunikacja „pracownik-pracownik”
W tym przypadku przede wszystkim należy zwrócić uwagę na to, co tak naprawdę determinuje relacje między pracownikami: ich prawa i obowiązki. Muszą być wyraźnie rozdzielone między kolegów, w przeciwnym razie nieuchronnie powstanie konflikt. Każdy powinien zająć się swoimi sprawami, nawet jeśli styka się z resztą pracowników w pracy.
Często dochodzi do rywalizacji biznesowej lub rywalizacji pomiędzy pracownikami, podczas której starają się oni zdobyć np. awans. Tutaj należy zrozumieć, że przejście do jednostki jest niedopuszczalne. Szacunek należy cenić ponad wszystko. W szczególności etykieta komunikacji biznesowej podczas prezentacji sugeruje, że nie należy przerywać ani przerywać koledze. Wszelkie pytania i zastrzeżenia można wyrazić w odpowiedniej formie po prezentacji lub w specjalnie wyznaczonym do tego celu miejscu na pytania.
Nie należy także brać na siebie więcej, niż można spełnić, nie należy składać obietnic, których nie można dotrzymać. Trzeba odpowiednio ocenić siebie, swoje możliwości, a także możliwości pracowników.