Quanto tempo dura una due diligence. Come presentare i risultati di un'indagine ufficiale. Scadenze per un audit interno

L'obiettivo principale dell'implementazione di un'indagine interna interna in un'organizzazione è la necessità di imporre a un dipendente quando dimostra la sua colpevolezza. Inoltre, l'indagine proteggerà l'azienda da eventuali contenziosi.

Come risultato della procedura, tutte le azioni devono essere documentate.

Quando si tiene?

È necessario eseguire un'indagine interna quando vengono riscossi danni materiali dal dipendente punito. Il suo compito principale è quello di determinazione delle cause di tale danno. Il concetto di causa consentirà al datore di lavoro di organizzare misure preventive in alcuni ambiti, per impedire il ripetersi di situazioni simili in futuro.

L'indagine è una procedura seria che non viene eseguita per dimostrare violazioni minori.

Spesso è sufficiente avere un colloquio preventivo con l'autore del reato. Se vi è il sospetto che un dipendente abbia causato gravi danni materiali o abbia fatto uso mercenario dei pubblici poteri, devono essere adottate misure rigorose.

Inoltre, una commissione speciale controlla le violazioni disciplinari legate all'elusione di una visita medica (da parte di specialisti in alcune professioni), al superamento di esami sulla tutela e sicurezza del lavoro, al superamento di una formazione speciale durante l'orario di lavoro, al rifiuto di firmare (se questo è il principale dovere lavorativo di un specialista).

Gli autori e i testimoni oculari dell'evento possono essere convocati per un interrogatorio. La procedura è volontaria, pertanto i dipendenti non possono parteciparvi. Non possono essere costretti a sottoporsi al test del poligrafo o, senza il loro consenso, a fare un esame o una perquisizione.

Regolamento ai sensi del Codice del lavoro della Federazione Russa

Rispetto all'indagine su un incidente stradale, chiaramente definita nella disposizione corrispondente, il Codice del lavoro non prevede un'indagine interna. Ma l'imposizione della responsabilità disciplinare a un dipendente può essere paragonata alla procedura per condurre un'indagine in un'organizzazione. Sulla base dell'art. 189 del Codice del lavoro russo, questa procedura è regolata dalle norme sul lavoro dell'azienda, nonché da istruzioni o regolamenti specializzati.

Il tempo di esecuzione dell'assegno è regolato dall'art. 193 TK. Sulla base della parte 3 dell'art. 247 del Codice del lavoro, uno specialista o il suo rappresentante ha il diritto di studiare tutti i materiali dell'indagine e di ricorrere in appello se non sono d'accordo con la conclusione finale.

Chi partecipa?

Di norma viene effettuato un controllo interno servizio di sicurezza, E dipartimento di audit interno. Nelle aziende con un numero ridotto di dipendenti, questi problemi possono essere risolti servizio del personale. Altri specialisti potrebbero essere coinvolti nelle indagini (compreso commercialisti, avvocati).

Assicurati di prendere parte al lavoro del capo del dipendente rispetto al quale viene effettuato l'audit. Ma per ottenere risultati oggettivi non può far parte di una commissione speciale. Di conseguenza, la commissione può includere specialisti del servizio del personale e della sicurezza, compreso il comitato sindacale. Dovrebbe includere almeno 3 persone. Il capo del servizio di sicurezza dovrebbe essere a capo.

Procedura e tempistica

Legislativamente, per l'indagine sulle violazioni del programma di lavoro, 30 giorni. Questo periodo viene conteggiato dal momento della decisione o della questione.

Se l'indagine viene eseguita secondo il dipendente, deve essere completata entro un mese dalla data di consegna del documento. Questa volta non include la durata delle ferie del dipendente o della sua malattia, il periodo per la registrazione delle informazioni da parte della struttura rappresentativa dei dipendenti (questa volta in totale non deve superare i 6 mesi). Trascorsi 6 mesi dalla data della mancanza, la sanzione disciplinare perde la sua efficacia.

Allo specialista viene richiesta una spiegazione scritta, che dovrà redigere entro 2 giorni dal ricevimento della notifica. In assenza di riscontro viene redatto atto di rifiuto a collaborare alla verifica.

Dopo che è stata identificata una condotta scorretta, entro 24 ore viene emesso un ordine di indagine interna con la firma del responsabile. Allo stesso tempo, viene nominata una commissione, che dovrebbe includere almeno 3 dipendenti professionisti non interessati dell'azienda. Redigeranno un rapporto di prova.

Nella fase finale del lavoro di verifica, al responsabile viene fornita una relazione che indica i risultati ottenuti:

• i responsabili e la natura del danno causato;
• condizioni e fattori che hanno portato alla violazione;
• tipologie di punizioni raccomandate e consigli per evitare casi simili in futuro.

Puoi saperne di più sulla procedura per questa procedura dal seguente video:

Documenti compilati

Un'indagine interna inizia con il fatto che il capo o qualsiasi dipendente dell'azienda rivela il fatto di cattiva condotta, che è registrato nei documenti (promemoria, atto sul capo dell'azienda). In conformità con questo documento, questa procedura viene assegnata. Il fatto di condurre e il periodo di tempo per ottenere tali informazioni sono importanti, altrimenti l'esecuzione dell'ispezione può essere impugnata in tribunale.

La cambiale deve essere accettata per l'esecuzione e registrata. Dal momento in cui vengono inseriti la data ed il numero registrati nel registro del flusso di lavoro, viene conteggiato il periodo di verifica.

Inoltre, la base dell'indagine può essere una nota esplicativa, una dichiarazione di uno specialista, un reclamo o un reclamo del consumatore, un atto di inventario, un rapporto di audit, il trattamento della cattiva condotta da parte dei cittadini, ecc.

La commissione può richiedere originali o fotocopie di altra documentazione, che confermeranno la correttezza o la colpevolezza del dipendente.

Risultati del test

Nella compilazione in conformità con i materiali raccolti, dovrebbero essere presenti diverse parti:

• la parte introduttiva contiene il fatto della cattiva condotta, l'ora della sua commissione, il termine per la verifica e l'elenco dei membri della commissione;
• descrizione: include prove;
• riepilogo: riflette gli autori del reato, il fatto che hanno commesso un incidente, la presenza di sanzioni precedentemente non recuperate.

All'atto sono allegati anche tutti i documenti necessari utilizzati nelle indagini. Viene firmato da tutta la commissione; in sede di lavoro all'atto viene attribuito un numero progressivo con la data di completamento della verifica. La conclusione è firmata dalla testa e timbrata.

Tutto il materiale dell'audit effettuato viene archiviato nella cartella “Casi”, viene effettuato un inventario della documentazione.

Successivamente, il datore di lavoro deve decidere in merito all'irrogazione di una sanzione disciplinare al dipendente. Secondo il Codice del lavoro, rimprovero, commento o licenziamento con relativi motivi. Consentito e avvertimento o rimprovero.

B riflette la decisione di imporre una sanzione, indicando gli autori, i motivi e il tipo di punizione. Per ogni violazione disciplinare viene irrogata una sanzione.

In qualsiasi organizzazione, possono verificarsi situazioni in cui i dipendenti violano la disciplina del lavoro e il datore di lavoro è costretto ad applicare loro sanzioni, di norma sanzioni disciplinari.

Come segue dal Codice del lavoro, le sanzioni disciplinari sono imposte solo ai dipendenti che hanno commesso atti colpevoli. Ma a volte non è così facile stabilire la colpevolezza di un dipendente. La soluzione alla situazione è condurre un audit interno.

In generale, la verifica interna è un termine applicato al servizio pubblico. In relazione ad esso, la procedura di verifica è determinata dalle leggi. Come condurre un audit interno in un'organizzazione commerciale non è stabilito dalla legge. Tuttavia, è possibile effettuare tale controllo in un'organizzazione commerciale. Innanzitutto per confermare l'oggettività della sanzione inflitta (soprattutto se si tratta di licenziamento) e affinché il lavoratore non possa impugnare la sanzione.

Quando controllare

Elenchiamo alcuni casi in cui è consigliabile effettuare un audit interno.

1. Il dipendente ha commesso un illecito disciplinare, ovvero non ha svolto o non ha svolto correttamente le proprie mansioni lavorative. Prima di nominare un audit interno, è necessario valutare la natura della cattiva condotta e le conseguenze che si sono verificate. E anche che tipo di sanzione verrà inflitta. Se la cattiva condotta è piccola e comporta solo un'osservazione o un rimprovero, non ha molto senso controllare. Ma se il dipendente è minacciato di licenziamento, ovviamente vale la pena controllarlo.
2. Il dipendente è ritenuto responsabile. Tuttavia, nei casi in cui il furto è stato scoperto dalla commissione d'inventario, non ha senso condurre un audit: questa commissione stabilirà comunque i fatti necessari.
3. Il dipendente ha commesso azioni che comportano la possibilità del suo licenziamento per determinati motivi (previsto dall'articolo 81 del Codice del lavoro della Federazione Russa). Ad esempio, un dipendente che serve beni e materiali ha commesso atti colpevoli che portano alla perdita di fiducia da parte del datore di lavoro. Oppure un dipendente che svolge funzioni educative ha commesso un atto immorale, in relazione al quale è impossibile continuare il suo lavoro.

Compiti di audit interno

Naturalmente, il controllo del servizio ha i suoi compiti. Questa è l'impostazione:

1. Il fatto che siano state intraprese determinate azioni.
2. Luogo, tempo, circostanze in cui sono state commesse queste azioni.
3. Le conseguenze delle azioni intraprese.
4. Un dipendente che ha commesso determinate azioni;
5. La colpa di questo dipendente nelle azioni commesse;
6. Motivi delle azioni, obiettivi e altre circostanze (ad esempio, una valutazione della personalità di un dipendente, delle sue qualità aziendali).

Come iniziare a controllare

Prima di tutto, vale la pena notare i tempi dell'audit. Sta di fatto che lo svolgimento dell'audit non sospende in alcun modo il decorso del termine di imputazione alla responsabilità disciplinare. Pertanto, è necessario agire solo entro questo periodo. Si deve ricordare che, in primo luogo, la sanzione disciplinare è irrogata entro e non oltre un mese dalla data della scoperta della condotta scorretta. In secondo luogo, viene imposto solo entro sei mesi dalla commissione del reato.

Negli altri casi, quando il controllo non viene effettuato in relazione ad un illecito disciplinare, è consigliabile avviare il controllo il più presto possibile dal momento in cui si ricevono le informazioni necessarie.

La verifica deve essere effettuata su ordine del datore di lavoro. Lì devi correggere:

1. il motivo dell'ispezione;
2. persone responsabili dell'ispezione (di norma si tratta di una commissione), il presidente della commissione;
3. poteri delle persone responsabili;
4. il termine per lo svolgimento di un audit interno e la procedura per l'elaborazione dei suoi risultati.

Il datore di lavoro costituisce la commissione a sua discrezione. Ma di solito include rappresentanti del servizio del personale, dell'ufficio legale, del dipartimento di sicurezza e del dipartimento finanziario. La commissione non dovrebbe includere il dipendente che ha eseguito le azioni che hanno avviato l'audit. Così come i suoi parenti e subordinati.

L'intera ispezione deve essere effettuata a norma di legge, nel rispetto dei diritti dell'uomo e del cittadino. Non è consentito obbligare questo o quel dipendente a fornire spiegazioni, ecc.

La Commissione ha il diritto:

1. chiamare diversi dipendenti e chiedere loro spiegazioni, anche per iscritto;
2. prendere conoscenza di tutti i documenti dell'organizzazione relativi all'audit, nonché allegarli ai materiali dell'audit;
3. chiedere ai dipendenti di fornire informazioni e documenti rilevanti per l'audit;
4. con il permesso del datore di lavoro, utilizzare specialisti per consultazioni, richiedere i documenti e le informazioni necessari a enti statali, persone fisiche e giuridiche;
5. presentare i risultati del test.

Formulazione dei risultati dei test

Sulla base dei risultati dell'audit, la commissione elabora un atto o una conclusione sui risultati dell'audit. La Commissione ha il diritto di formulare le sue proposte per consegnare i responsabili alla giustizia.

Vale la pena notare che anche il dipendente per il quale viene effettuato il controllo ha determinati diritti. Quindi, ha il diritto di fornire spiegazioni, allegare documenti, chiedere la rimozione di un membro della commissione, prendere visione dei materiali dell'audit (al termine).

La familiarità con i risultati del controllo da parte del dipendente è una fase importante. La conoscenza dovrebbe avvenire sotto la firma. Se il dipendente rifiuta di firmare, viene redatto un atto appropriato al riguardo.

La conclusione sui risultati dell'audit deve essere firmata da tutti i membri della commissione e approvata dal capo dell'organizzazione. Tutto il materiale della verifica deve essere allegato alla conclusione.

I documenti relativi alla verifica possono essere considerati informazioni riservate. È meglio conservarli nel dipartimento del personale, inserire una copia della conclusione nella cartella personale del dipendente.

Se, a seguito dell'ispezione, vengono rilevati segni di reato o violazione amministrativa, è necessario segnalarli alle forze dell'ordine.

Un'indagine interna è una procedura seria che non si applica agli illeciti disciplinari minori. Se un dipendente ha commesso qualcosa di grave, diventa necessario chiarire tutte le circostanze dei fatti. Il datore di lavoro deve comprendere le ragioni e le motivazioni delle azioni del dipendente colpevole al fine di prendere l'unica decisione corretta nei suoi confronti.

Quando è necessaria un'indagine?

Nel codice del lavoro russo non esiste un concetto esatto del termine "indagine ufficiale", ma è prescritta una procedura chiara per l'applicazione delle sanzioni disciplinari. Non può essere imposto irragionevolmente a un dipendente.

Cioè, il fatto stesso della colpa deve essere dimostrato. Per fare ciò è necessario raccogliere le spiegazioni dei dipendenti, valutare l'entità del danno causato e capire se vi sia stato dolo nelle azioni del dipendente. L'insieme di tutte queste attività si chiama “indagine ufficiale” o “controllo ufficiale” se l'autore del reato è un dipendente pubblico.

Rientrano negli illeciti disciplinari gravi soggetti a verifica da parte del datore di lavoro i seguenti atti:

1. Assenza dal lavoro.
2. Causando danni materiali.
3. Abuso d'ufficio.

Per un reato commesso contro un dipendente può essere soggetto ad azioni disciplinari fino al licenziamento ovvero ha emesso un'ordinanza di risarcimento del danno cagionato. Affinché queste azioni da parte del datore di lavoro siano giustificate, è necessario condurre un'indagine interna.

Procedura generale

Il datore di lavoro ha il diritto di punire il dipendente solo dopo aver seguito una determinata procedura precisamente descritta nell'articolo 193 del Codice del lavoro della Federazione Russa. Se viene violato almeno un punto del protocollo, il dipendente accusato potrà ricorrere in tribunale contro la sanzione e ritenere responsabile l'amministrazione aziendale.

Tutte le persone coinvolte nel procedimento devono attenersi ad alcuni principi:

• i fatti devono essere valutati oggettivamente. è impossibile che antipatie o affetti personali influenzino l'andamento dell'assegno;
• fino a prova contraria il dipendente è presunto innocente. e la colpevolezza può essere dimostrata solo dopo la presentazione di prove inconfutabili;
• tutte le azioni della commissione nominata devono essere eseguite nel rigoroso rispetto degli ordini, ordini o istruzioni interni.

Il capo dell'impresa è obbligato ad agire rigorosamente nel rispetto della legge, utilizzando le seguenti istruzioni passo passo:

• emettere un ordine per avviare un'indagine interna. L'ordine non può essere emesso irragionevolmente. Per emettere un ordine di condurre un'indagine interna, è necessario prima ottenere informazioni sull'esistenza di una condotta illecita. Viene estratto dalle seguenti fonti:
• dichiarazione scritta del dipendente colpevole;
• nota del supervisore immediato;
• reclami da parte di clienti o subagenti dell'organizzazione;
• promemoria dei dipendenti dell'organizzazione;
• un atto di inventario che indicava la presenza di una carenza;
• un atto redatto da una società di revisione.
• nomina dei membri della commissione responsabili dello svolgimento dell'audit;
• ottenere una spiegazione scritta dal dipendente inadempiente. Il trasgressore fornisce spiegazioni sulla base della denuncia ricevuta, che può essergli trasmessa tramite raccomandata o consegnata di persona. Il testo del documento solitamente stabilisce le domande a cui deve rispondere un dipendente che ha violato la disciplina. Ha 2 giorni per una risposta scritta. In caso di rifiuto di fornire spiegazioni è necessario redigere un atto.

Tutte le ulteriori misure dipendono dal fatto che il colpevole fornisca o meno una spiegazione e da come i membri della commissione le interpreteranno.

Se si decide che la violazione della disciplina del lavoro è avvenuta per validi motivi, l'indagine finirà lì, come evidenziato dalla legge pertinente.

Quando non ti presenti al lavoro

Per contare l'assenza di un dipendente dal posto di lavoro per 4 o più ore di assenteismo devono esserci determinati motivi. Fino a quando non saranno chiariti, si ritiene che il lavoratore sia stato assente per circostanze inspiegabili. Se non ci sono fatti validi e la mancata comparizione ha causato gravi conseguenze, interrotto il normale funzionamento dell'impresa, il dipendente può essere rimproverato o licenziato dal lavoro. E per questo ci devono essere fondati motivi che possono essere ottenuti solo nel corso delle indagini.

Innanzitutto è necessario registrare l'assenza del dipendente sul posto di lavoro. Un promemoria può essere scritto sia dal supervisore immediato che da qualsiasi dipendente dell'organizzazione. Dopo l'apparizione, il dipendente può fornire una spiegazione per la sua cattiva condotta. Sono riconosciute valide le seguenti ragioni:

1. Malattia del dipendente o dei suoi familiari. Questa circostanza deve essere confermata da un documento appropriato: un certificato di un istituto medico o un congedo per malattia.
2. Ritardi per mancanza di trasporti. Ad esempio, gli spostamenti sulla strada hanno causato un temporaneo arresto del traffico degli autobus.
3. La presenza di circostanze impreviste che sfuggono al controllo del dipendente. Ad esempio, mentre andava al lavoro, il trasporto personale del dipendente ha avuto un incidente.

In base all'articolo 81 del Codice del lavoro della Federazione Russa, se un dipendente non è stato presente sul posto di lavoro per un'intera giornata, ciò può essere considerato assenteismo. Per registrare questo fatto è necessario redigere un apposito atto il giorno dell'assenza.

Il documento è redatto in forma libera. Il suo scopo è registrare e confermare l'assenza di un dipendente. È possibile creare diversi documenti durante la giornata lavorativa. Quando si redige un atto, è importante registrare non solo la sua data, ma anche l'ora della compilazione. Il documento è firmato dai membri del team per un numero di almeno tre persone.

Se il giorno successivo il dipendente non si è presentato, è necessario risolverlo nell'atto successivo.

In caso di danni materiali

Danni materiali all'azienda possono essere causati da negligenza o dolo. Da parte del dipendente, il danno all’impresa è causato come segue:

In questa situazione, prima è necessario determinare l'entità del danno. In caso di furto è possibile redigere un atto di inventario. Danni o danni alle apparecchiature richiederanno ulteriore esperienza. La stessa esigenza si presenta quando il danno è causato dal mancato rispetto delle norme di sicurezza. Ad esempio, un dipendente è uscito dal lavoro e ha dimenticato di spegnere il riscaldamento, provocando un incendio. L'entità della perdita può essere determinata solo da una commissione di esperti.

Molto è importante comprendere la motivazione delle azioni. Poiché è importante capire se la condotta scorretta è di ordinaria irresponsabilità o è di natura dolosa.

In caso di abuso di potere

L'abuso di potere si riferisce all'uso della propria posizione per ottenere vantaggi aggiuntivi. In cui gli interessi dell’impresa e dei suoi dipendenti potrebbero risentirne. Un esempio lampante di tale abuso è la conclusione di un contratto di fornitura a prezzi gonfiati con il ricevimento di un certo importo di “bonus” dalla controparte.

Tali violazioni non sempre facile da trovare. Molto spesso è necessaria l'assistenza di revisori contabili o revisori dei conti professionisti. Senza l'aiuto di esperti indipendenti sarà difficile scoprire il sottoprezzo dei beni venduti o l'affitto dei locali a un costo ridotto.

Termini massimi

Legislazione è assegnato esattamente un mese per le indagini. Il periodo decorre dalla data di emissione dell'ordinanza. Ciò è stabilito dall'articolo 192 del Codice del lavoro della Federazione Russa.

La durata del procedimento può essere prolungata se durante il periodo del suo svolgimento il dipendente “imputato” era in ferie o era assente per malattia.

Il termine non può essere prorogato oltre i 6 mesi.

Se la commissione non è giunta alle sue conclusioni entro la scadenza del termine, il dipendente non può essere disciplinato, anche se poi la conclusione finale non è a suo favore.

Se la commissione ha accertato un numero sufficiente di fatti comprovanti la colpevolezza del lavoratore, la punizione può essere applicata nei suoi confronti entro 6 mesi dalla data di esecuzione dell'atto finale.

Chi è coinvolto nella revisione

Un'indagine ufficiale condotta da una commissione nominata dal capo dell’impresa. Nelle grandi aziende, questo è affidato al personale di sicurezza o di audit interno. Se nello stato dell'impresa non è presente tale personale, qualsiasi membro responsabile del team può affidare lo studio della situazione.

È importante che questi dipendenti non erano personalmente interessati all’esito del procedimento e potrebbe fornire una valutazione obiettiva dei fatti raccolti. Pertanto, non possono essere coinvolti nella commissione gli amici intimi o i parenti del dipendente incriminato, nonché coloro che nutrono ostilità personale nei suoi confronti.

Un'altra regola fondamentale è i membri della commissione non devono essere collegati in alcun modo ad un illecito disciplinare. La composizione del gruppo è determinata dal rispettivo ordine, di cui tutti i membri vengono a conoscenza sotto la firma.

Non è necessario completare un gruppo di dipendenti categoricamente contrari alla partecipazione al procedimento. In caso contrario, l'analisi della situazione non verrà effettuata in modo approfondito. Al gruppo è assegnato un segretario che vigilerà con chiarezza sulla corretta predisposizione di tutta la documentazione necessaria.

Registrazione dei risultati dell'indagine

Dopo aver ricevuto ed elaborato tutte le informazioni sull'incidente, ha luogo una riunione della commissione. I membri devono rispondere chiaramente alle seguenti domande:

1. C'è stata una violazione della disciplina del lavoro e di come questa si è espressa.
2. Cosa ha causato il reato.
3. Qual era la natura delle azioni dell'autore del reato?
4. Quali sono le conseguenze della cattiva condotta per l’organizzazione nel suo complesso.
5. La presenza di circostanze che rimuovono o alleviano la colpa.
6. La presenza di fatti che aggravano la cattiva condotta.

Questi punti vengono chiariti attraverso la discussione. Tutte le tesi e gli argomenti vengono trascritti a verbale. Dopo la conclusione del dibattito, la commissione procede alla stesura dell'atto finale, che si compone di tre parti:

1. Parte introduttiva. È descrittivo. Descrive il reato stesso, il momento della sua commissione. Assicurati di includere informazioni sui membri della commissione e sulle loro posizioni. Sono indicate le motivazioni per l'avvio di un'indagine interna e i tempi del suo svolgimento.
2. La seconda parte descrive le azioni intraprese dai membri della commissione per ottenere fatti che confermassero o confutassero la colpevolezza del dipendente.
3. Conclusione. Alla fine, la commissione dovrà trarre conclusioni motivate.

Tutti i documenti raccolti devono essere allegati all'atto. Può essere:

• ufficiali o promemoria;
• ordini;
• conclusione di una commissione di esperti o di audit;
• atti d'inventario;
• e altri documenti che confermano la colpevolezza del dipendente.

Non solo l'atto, ma anche tutti i suoi allegati devono essere firmati dai membri della commissione. Il documento deve essere registrato sulla rivista, dove gli viene assegnato un numero di serie e una data di pubblicazione. Quindi l'atto è certificato dalla firma del direttore dell'organizzazione e dal sigillo.

Solo sulla base di un atto di “accusa” il datore di lavoro può decidere di licenziare un dipendente che abbia commesso una grave illecito disciplinare. Con altri circostanze, il licenziamento può essere considerato illegale.

Se il dipendente colpevole non ritiene giuste le accuse mosse contro di lui e non si fida dei risultati delle indagini ufficiali, può sempre difendere i suoi diritti in tribunale. Per un datore di lavoro, un atto investigativo ufficiale, redatto in conformità con tutte le regole, è un argomento importante per la legittimità delle proprie azioni.

In questo video si raccontano i principali errori commessi dal datore di lavoro nell'applicazione delle sanzioni disciplinari.

Non colpevole fino a prova contraria. Se la posizione del datore di lavoro nell'atto finale dell'audit interno risulta insufficientemente motivata, successivamente il tribunale può schierarsi dalla parte del dipendente. Una documentazione giuridicamente accurata e competente nelle diverse fasi dell'indagine ti aiuterà a prendere una decisione informata e a difendere con calma gli interessi dell'azienda in futuro.

L'indagine ufficiale (controllo ufficiale) è una procedura seria. Per dimostrare violazioni minori, non viene avviato. Spesso è sufficiente avere un colloquio preventivo con chi viola la pace aziendale. Se si sospetta che il dipendente abbia causato danni materiali significativi all'organizzazione o abbia utilizzato i suoi poteri ufficiali per guadagno personale, vale la pena passare a misure rigorose. Il fatto dell'assenteismo è confermato anche dai risultati di un'indagine interna.

Inoltre, le violazioni disciplinari, che saranno esaminate da una commissione speciale, includono l'elusione di una visita medica (per i dipendenti di determinate professioni) e il superamento di corsi di formazione speciali e il superamento di esami sulla protezione del lavoro, precauzioni di sicurezza e regole operative durante l'orario di lavoro, nonché rifiutarsi di concludere accordi sulla piena responsabilità, se questa è la principale funzione lavorativa del dipendente.

Nella legislazione russa non esiste il concetto di indagine ufficiale in quanto tale. Può essere considerato parte del procedimento disciplinare, che descrive in dettaglio la procedura per portare a rispondere di un illecito disciplinare. Un'indagine interna in un'unica organizzazione è regolata dalle norme interne sul lavoro e dai regolamenti interni (istruzioni, regolamenti).

È importante sapere che condurre un'indagine ufficiale è un evento interno. Il datore di lavoro può chiedere un “interrogatorio” all’autore del reato, ai testimoni oculari dell’incidente e ad altri dipendenti, ma solo nell’ambito della propria organizzazione, dipartimento, istituzione, ecc. Poiché la procedura è volontaria, i dipendenti hanno il diritto di rifiutarsi di partecipare. I lavoratori non devono essere costretti a sottoporsi al test del poligrafo o, senza il loro consenso, a condurre perquisizioni e perquisizioni corporali. Se per una questione ufficiale è necessario un parere ufficiale, è consentito coinvolgere terzi (revisori, periti, operatori sanitari, ingegneri, ecc.) su base contrattuale. La legge consente inoltre di inviare le richieste necessarie per le indagini agli enti statali e ad altre organizzazioni.

Da dove inizia un'indagine?

Il compito principale del datore di lavoro durante un'indagine interna è provare il fatto di aver commesso un illecito disciplinare, stabilire la colpa del dipendente e la sua gravità, la natura e l'entità del danno causato. Inoltre, vengono determinati i motivi e i motivi per commettere un illecito disciplinare, le circostanze attenuanti e/o aggravanti, la capacità del datore di lavoro di eliminare e prevenire tali violazioni della disciplina del lavoro e le misure per ritenere le persone responsabili.

Prima di avviare la procedura ufficiale, è necessario assicurarsi che il fatto di cattiva condotta sia documentato. È questo documento che funge da base per la successiva verifica. Può trattarsi di una nota del capo dell'unità, del dipartimento e/o del supervisore immediato. Di norma è redatto in forma cartacea (vedi Esempio 1), ma può essere rilasciato anche sotto forma di documento informatico.

La nota di servizio deve essere accettata per l'esecuzione e registrata. Dal momento in cui viene inserito il numero in entrata secondo il giornale del flusso di documenti interni e la data di accettazione, inizia il conto alla rovescia per l'indagine. Oltre ad un promemoria, la base per la verifica può essere:

• la dichiarazione del dipendente stesso;
• reclamo della controparte o reclamo del consumatore;
• un atto sulla scoperta di una carenza di beni;
• relazione di revisione, atto di inventario;
• ricorsi scritti e orali di cittadini, rappresentanti di organizzazioni contenenti informazioni sulla cattiva condotta commessa da un dipendente, ecc.

Uno di questi documenti è sufficiente per avviare la procedura di indagine interna. Il punto di partenza per lui è l'ordine del capo di condurre un audit o di un'altra persona autorizzata responsabile delle decisioni sul personale.

Chi è coinvolto nelle indagini

Solitamente l'audit interno viene effettuato dal servizio di sicurezza e/o dall'unità di audit interno. Nelle piccole imprese, queste funzioni sono spesso assunte dal dipartimento del personale. Come accennato in precedenza, in un’indagine interna possono essere coinvolti anche specialisti terzi (avvocati, commercialisti, ecc.). All'indagine deve partecipare il diretto superiore del dipendente nei confronti del quale viene condotta. Allo stesso tempo, è importante sapere che, ai fini dell'obiettività dell'audit, il supervisore immediato non può essere membro della commissione speciale. Tale obbligo si applica anche ai vertici dell'organizzazione che prendono le decisioni in merito all'irrogazione di una sanzione disciplinare. Pertanto, la commissione può includere membri dei servizi di sicurezza e del personale, nonché dell'organizzazione sindacale. Di norma, è composto da almeno tre persone guidate dal capo del servizio di sicurezza.

Tempi dell'indagine

Un mese: così tanto tempo è concesso dalla legge per indagare sul fatto delle violazioni della disciplina del lavoro. Viene considerato a partire dalla data della decisione (emissione dell'ordine) sull'ispezione. Nel caso in cui l'indagine venga effettuata sulla base della nota del dipendente, la verifica deve essere completata entro e non oltre un mese dalla data di presentazione del documento (articolo 193 del Codice del lavoro della Federazione Russa). Questo periodo non comprende il periodo di malattia del dipendente, il suo soggiorno in ferie, nonché il tempo necessario per tenere conto del parere dell'organo rappresentativo dei dipendenti, che complessivamente non può superare i sei mesi. Una sanzione disciplinare non può essere applicata dopo sei mesi dal giorno in cui è stata commessa la colpa, e sulla base delle risultanze di un controllo, di un controllo sulle attività finanziarie ed economiche o di un audit, dopo due anni dal giorno in cui è stata commessa. Questi termini non includono il tempo del procedimento penale.

Condurre un'indagine interna

Dopo che la commissione è stata costituita per ordine del capo, inizia il chiarimento delle circostanze della violazione. Al dipendente viene richiesta una spiegazione scritta. Nel luogo di residenza del dipendente si consiglia di inviare una notifica - tramite posta raccomandata con la descrizione dell'allegato o tramite telegramma (vedere Esempio 2).

Dalla data di ricevimento della comunicazione vengono conteggiati due giorni durante i quali il dipendente deve fornire giustificazioni scritte. La mancata risposta oltre tale termine è considerata rifiuto di collaborare alle indagini. Viene redatto un atto appropriato sul fatto del rifiuto (vedi Esempio 3).

La forma di questi documenti non è stabilita, ma è auspicabile che siano firmati da tutti i membri della commissione. Un dipendente può redigere una nota esplicativa in forma libera nel rispetto dei requisiti generali del lavoro d'ufficio. Nella nota esplicativa, il dipendente espone la sua versione di quanto accaduto, spiega le circostanze e indica le ragioni della cattiva condotta (vedi Esempio 4).

Una nota esplicativa è un documento obbligatorio, ma non sempre l'unico, di un'indagine. La commissione può richiedere copie o originali di altri documenti che confermino la colpevolezza o l'innocenza del dipendente. Tutti i documenti ricevuti vengono numerati e archiviati nel fascicolo. Nel documento finale del controllo vengono redatti come allegati.

Assenza dal lavoro

Se il dipendente non è venuto al lavoro, per ogni giorno di assenza viene redatto un atto sull'assenza di una persona sul posto di lavoro. All'atto possono essere allegate prove indirette, come ad esempio la mancanza della firma del dipendente nel registro degli arrivi e delle partenze dei dipendenti, informazioni nel sistema elettronico di controllo degli accessi per il personale, promemoria dei colleghi e del diretto superiore, ecc. L'obbligo di venire al lavoro e fornire una spiegazione per l'assenteismo viene inviato tramite posta raccomandata con un inventario dell'allegato o un telegramma al luogo di residenza del dipendente, se non si è presentato sul posto di lavoro per due giorni consecutivi. Si consiglia di conteggiare il periodo di attesa per una risposta a partire dalla data di ricevimento della lettera o del telegramma. Il dipendente può inviare le sue spiegazioni per iscritto. Se c'è conferma che la corrispondenza non è stata ricevuta dal destinatario, il datore di lavoro ha il diritto di contattare la polizia o inviare richieste agli ospedali. È importante ricordare che se i motivi per cui non si presenta al lavoro in tribunale vengono riconosciuti validi, il dipendente verrà reintegrato e il datore di lavoro subirà perdite sotto forma di risarcimento monetario al dipendente per tutto il tempo della sua assenza dal lavoro .

Causando danni materiali

Secondo la legge federale del 6 dicembre 2011 n. 402-FZ "Sulla contabilità", un inventario è obbligatorio quando vengono rivelati fatti di furto, abuso o danni alla proprietà. L'inventario viene effettuato dalla commissione sulla base dell'ordine del capo dell'organizzazione. Stabilire le cause e l'entità del danno materiale è obbligatorio prima di prendere una decisione sul risarcimento del danno da parte di determinati dipendenti. In questo caso, l'importo del danno è determinato dalle perdite effettive sulla base dei prezzi di mercato in vigore nella zona il giorno in cui è stato inflitto (articolo 246 del Codice del lavoro della Federazione Russa). Ma non può essere inferiore al valore dell'immobile secondo i dati contabili meno gli ammortamenti. Di norma, per determinare la dimensione, i datori di lavoro invitano periti indipendenti o raccolgono dati sul valore contabile della proprietà.

Abuso di potere

Per accertare il fatto di abuso di potere viene effettuato un audit o vengono coinvolti revisori indipendenti. I loro servizi possono essere necessari per verificare, ad esempio, la validità del rilascio di beni, della locazione di beni a prezzo ridotto, ecc. Per una società per azioni e una società a responsabilità limitata, la decisione di verificare spetta all'organo generale riunione dei partecipanti (azionisti) della persona giuridica al fine di confermare la correttezza della documentazione contabile, dei rendiconti finanziari e dello stato degli affari correnti dell'organizzazione.

Come archiviare i risultati di un'indagine interna

Il risultato di un'indagine interna è una conclusione o un atto scritto (vedi Esempio 5), redatto sulla base dei materiali raccolti. La conclusione si compone di tre parti: introduttiva, descrittiva e risolutiva:

• introduzione contiene il fatto della violazione della disciplina del lavoro, la data della violazione, il periodo dell'indagine e la composizione della commissione.
• Parte descrittiva dettaglia le prove dell'indagine.
• Parte operativa- questo è un riepilogo: chi esattamente e cosa è esattamente colpevole, se questo dipendente ha sanzioni pendenti simili.

Alla fine c'è l'elenco degli allegati all'atto finale della commissione:

• note di servizio sulla scoperta del fatto di un illecito disciplinare, atti sull'assenza di un dipendente, altri documenti che costituiscono la base per un'indagine;
• indirizzo obbligo di fornire spiegazioni, documenti che confermano la direzione (consegna) di tale obbligo, una nota esplicativa del dipendente (o un atto di rifiuto di presentarlo);
• rapporti, note ufficiali ed esplicative di funzionari e testimoni oculari dell'incidente;
• atto di inventario;
• relazione del revisore; conclusioni di esperti indipendenti, nonché indicazioni di mezzi tecnici speciali, ecc.

Il documento unitamente agli allegati dovranno essere sottoscritti da tutti i componenti della commissione. Nel lavoro d'ufficio, all'atto finale viene assegnato un numero di serie, viene indicata la data della sua compilazione. È la data di fine delle indagini. Il documento è approvato dal capo dell'organizzazione e certificato da un sigillo.

Responsabilità per illecito disciplinare

La decisione di sottoporre un dipendente a responsabilità disciplinare è presa a discrezione del datore di lavoro. Deve essere accettato dal responsabile dell'organizzazione entro tre giorni dalla fine delle indagini. Alcuni datori di lavoro si limitano a blande misure di influenza: tenere conversazioni, esprimere rimproveri, ecc. Il Codice del lavoro della Federazione Russa prevede tre tipi di punizione: commento, rimprovero e licenziamento per motivi appropriati. Altre sanzioni non possono essere applicate a un dipendente, ad eccezione dei dipendenti soggetti a carte e regolamenti speciali sulla disciplina del lavoro (parte 5 dell'articolo 189 del Codice del lavoro della Federazione Russa).

I capi di un'organizzazione o la sua suddivisione strutturale o i loro delegati sono soggetti a responsabilità disciplinare obbligatoria per violazione della legislazione sul lavoro e di altri atti contenenti norme di diritto del lavoro, termini di un contratto collettivo, accordo. Se il fatto della violazione è stato confermato durante l'audit, il funzionario deve essere ritenuto responsabile disciplinare fino al licenziamento (articolo 195 del Codice del lavoro della Federazione Russa).

La decisione su una sanzione disciplinare è redatta mediante un'ordinanza (vedi campione 6), che individua i funzionari colpevoli, le sanzioni imposte e le motivazioni della decisione.

Per ogni illecito disciplinare può essere applicata una sola sanzione disciplinare. Per registrare le indagini ufficiali e i loro risultati in formato cartaceo o elettronico, viene mantenuto un registro delle indagini ufficiali (vedere campione 7). È opportuno conservare tutto il materiale investigativo archiviato in fascicoli separati o in un unico fascicolo e disporli in ordine cronologico.

In conformità con l'art. 193 del Codice del lavoro della Federazione Russa, il dipendente deve essere informato dell'ordine di applicare una sanzione disciplinare entro tre giorni lavorativi dal giorno della sua pubblicazione, senza contare il tempo della sua assenza dal lavoro. In caso di rifiuto del dipendente viene redatto apposito atto. Arte. 248 del Codice del lavoro della Federazione Russa, è stabilito che l'ordine di recuperare da una persona finanziariamente responsabile l'importo del danno causato viene emesso entro e non oltre un mese dal momento in cui il datore di lavoro ne stabilisce definitivamente le dimensioni.

ATTENZIONE!È auspicabile che il dipendente familiarizzi con l'intero pacchetto di documenti contro la firma. In futuro, ciò potrebbe impedire al dipendente di presentare un reclamo, poiché conosceva in anticipo la posizione motivata del datore di lavoro.

Se durante l'indagine interna sono stati rilevati segni di un crimine (ad esempio, il dipendente ha utilizzato i suoi poteri ufficiali per guadagno personale), è necessario nominarli e presentare proposte al capo dell'organizzazione per considerare la questione dell'avvio di un procedimento penale .

TV. Voitsekhovich

1. L'audit interno viene effettuato su decisione del rappresentante del datore di lavoro o su richiesta scritta di un funzionario pubblico.

2. Quando si effettua un audit interno, è necessario stabilire in modo completo, obiettivo e completo:

1) il fatto di aver commesso un illecito disciplinare da parte di un pubblico dipendente;

2) colpa di un funzionario pubblico;

3) i motivi e le condizioni che hanno concorso alla commissione di un illecito disciplinare da parte di un pubblico dipendente;

4) la natura e l'entità del danno causato ai dipendenti pubblici a seguito di un illecito disciplinare;

5) le circostanze che sono servite da base per una domanda scritta di un funzionario pubblico per condurre un audit interno.

3. Il rappresentante del datore di lavoro, che ha nominato un controllo interno, è tenuto a controllare l'attualità e la correttezza del suo comportamento.

4. L'esecuzione dell'audit interno è affidata a una suddivisione dell'ente statale per il servizio pubblico e il personale con la partecipazione della suddivisione legale (legale) e dell'organo sindacale eletto di questo ente statale.

5. Un funzionario pubblico che sia direttamente o indirettamente interessato ai suoi risultati non può partecipare ad un audit interno. In questi casi è obbligato a rivolgersi con una domanda scritta al rappresentante del datore di lavoro che ha nominato l'audit interno per essere esonerato dalla partecipazione a tale audit. Se questo requisito non viene soddisfatto, i risultati dell'audit interno sono considerati non validi.

6. Un audit interno deve essere completato entro e non oltre un mese dalla data della decisione di effettuarlo. I risultati dell'audit interno vengono comunicati sotto forma di parere scritto al rappresentante del datore di lavoro che ha incaricato l'audit interno.

7. Il pubblico dipendente, nei confronti del quale è in corso un audit interno, può essere sospeso temporaneamente dall'incarico di pubblico impiego per essere sostituito per la durata dell'audit interno, con il mantenimento dell'indennità economica per l'incarico di pubblico impiego. da sostituire per questo periodo. La sospensione temporanea di un dipendente pubblico da un posto di servizio pubblico per sostituzione viene effettuata da un rappresentante del datore di lavoro che ha nominato un audit interno.

8. Un funzionario pubblico, nei confronti del quale viene effettuato un audit interno, ha il diritto:

1) fornire spiegazioni orali o scritte, presentare istanze, istanze ed altri documenti;

2) ricorso contro le decisioni e le azioni (inerzia) dei dipendenti pubblici che effettuano un audit interno al rappresentante del datore di lavoro che ha nominato l'audit interno;

3) al termine dell'audit interno, familiarizzare con la conclusione scritta e altri materiali basati sui risultati dell'audit interno, se ciò non contraddice i requisiti di non divulgazione delle informazioni che costituiscono la protezione statale e federale