Variazioni nelle transazioni in contanti. Emissione di contanti a persone responsabili. Mantenere la disciplina del contante: spendere i proventi in contanti

24.09.2019

Le organizzazioni (IE) determinano in modo indipendente le misure per garantire la sicurezza del contante durante le transazioni in contanti, la conservazione, il trasporto, nonché la procedura e i tempi per l'esecuzione dei controlli interni del contante (clausola 7 della Direttiva della Banca di Russia n. 3210-U dell'11 marzo , 2014). La procedura per effettuare transazioni in contanti in generale nella Federazione Russa è stabilita dalla Banca Centrale Russa.

È importante che le organizzazioni e i singoli imprenditori seguano la procedura per effettuare transazioni in contanti. Dopotutto, la violazione di questo ordine comporterà una multa significativa (parte 1 dell'articolo 15.1 del Codice degli illeciti amministrativi della Federazione Russa):

per un'organizzazione - da 40 mila rubli. fino a 50 mila rubli;
per i suoi funzionari e singoli imprenditori - da 4 mila rubli. fino a 5 mila rubli

La procedura per effettuare transazioni in contanti nel 2019: limite di contante

L'organizzazione deve avere un limite di contanti.

Il limite di cassa è la quantità consentita di contanti che può rimanere nel registratore di cassa dell'organizzazione alla fine della giornata lavorativa. Gli importi eccedenti il limite devono essere depositati presso la banca.

L'organizzazione determina questo limite in modo indipendente in base alla natura delle sue attività, nonché tenendo conto del volume delle entrate e delle uscite di cassa.

Le formule per il calcolo del limite di cassa possono essere trovate nel nostro.

È importante notare che le organizzazioni legate alle piccole imprese (PMI), così come i singoli imprenditori, hanno il diritto di non fissare un limite al registratore di cassa e di immagazzinare nel registratore di cassa la quantità di contante necessaria (clausola 2 della Direttiva).

Puoi verificare se la tua azienda appartiene all'SMP sul sito web del Servizio fiscale federale.

Operazioni di cassa nel 2019: limite di cassa per divisioni separate

Nelle filiali separate (OP) che depositano contanti in banca deve essere stabilito anche un limite di contante. Inoltre, l'organizzazione madre, se dispone di un PO, è obbligata a fissare il proprio limite tenendo conto dei limiti di tali PO (clausola 2 della Direttiva).

Il documento che fissa il limite di cassa per un particolare PO deve essere trasferito dall'organizzazione madre a questa divisione.

Effettuare operazioni in contanti nel 2019: superamento del limite di contante

Gli importi eccedenti il limite stabilito dovranno essere depositati presso la banca.

È vero, la franchigia è consentita nei giorni in cui vengono pagati gli stipendi/altri pagamenti, incluso il giorno in cui si riceve denaro dalla banca per questi scopi, nonché nei fine settimana/festivi non lavorativi (se l'azienda effettua transazioni in contanti in questi giorni). In questo caso, la società e i suoi funzionari non dovranno affrontare alcuna sanzione.

Operazioni in contanti: limite di pagamento in contanti

Oltre al limite in contanti, esiste anche un limite ai pagamenti in contanti tra organizzazioni/singoli imprenditori. Questo limite è di 100 mila rubli. nell'ambito di un contratto (). Cioè, ad esempio, se un'organizzazione acquista beni per un valore di 150 mila rubli da un'altra persona giuridica in base a un contratto. e prevede di effettuare pagamenti a rate, l'importo di tutti i pagamenti in contanti non deve superare un totale di 100 mila rubli, l'importo rimanente deve essere trasferito al venditore tramite bonifico bancario.

Le organizzazioni/singoli imprenditori possono scambiare contanti con i fisici (ricevuta/emissione) senza alcuna restrizione (clausola 6 della Direttiva della Banca di Russia n. 3073-U del 7 ottobre 2013).

Regole sui contanti

Naturalmente anche la documentazione di ogni transazione in contanti è di notevole importanza. Dopotutto, una transazione non registrata può portare al fatto che il denaro “sulla carta” non coinciderà con il suo importo effettivo. E questo, ancora una volta, è irto di una multa.

Regole per l'esecuzione di transazioni in contanti: chi effettua transazioni in contanti

Le transazioni in contanti devono essere condotte da un cassiere o da un altro dipendente nominato dal capo dell'organizzazione/singolo imprenditore.

Il cassiere deve conoscere i suoi obblighi contro la firma (clausola 4 della direttiva).

Se un'organizzazione/un singolo imprenditore ha diversi cassieri, a uno di essi dovrebbero essere assegnate le funzioni di cassiere senior.

A proposito, lo stesso manager/imprenditore individuale può assumersi la gestione delle transazioni in contanti.

Documentazione delle transazioni in contanti

I documenti di cassa (PKO, RKO) vengono redatti dal capo contabile o da un'altra persona le cui responsabilità, per ordine del manager/singolo imprenditore, comprendono l'esecuzione di questi documenti. Inoltre, i documenti in contanti possono essere redatti da un funzionario della società o da un individuo con il quale sono stati conclusi contratti per la fornitura di servizi contabili (clausola 4.3 delle Istruzioni).

I singoli imprenditori, indipendentemente dal regime fiscale applicato, non possono redigere documenti in contanti, ma a condizione che conservino un registro delle entrate e delle spese/indicatori fisici (clausola 4.1 della Direttiva, clausola 2 della Lettera del Servizio fiscale federale russo datata 07/09/2014 N ED-4-2 /13338).

Transazioni in contanti: chi firma i documenti

Allo stesso tempo, quando si registrano documenti in contanti su carta, al cassiere viene fornito un sigillo o un timbro (ad esempio, un sigillo con il nome della società, il suo codice fiscale e la parola "Ricevuto"). Apponendo un sigillo/timbro sui documenti in contanti, il cassiere conferma la transazione in contanti.

Se il gestore stesso è coinvolto nella conduzione di transazioni in contanti e nella preparazione di documenti in contanti, quindi, solo lui dovrebbe firmare documenti in contanti.

Accettazione contanti

Come accennato in precedenza, secondo PKO i contanti vengono accettati alla cassa.

Al ricevimento dell'ordine di incasso, gli assegni circolari (comma 5.1 delle Istruzioni):

presenza della firma del capo contabile o del contabile (in caso di assenza, la firma del direttore) e verifica tale firma con il campione disponibile;
corrispondenza dell'importo in contanti indicato in cifre con l'importo indicato in lettere;
disponibilità dei documenti giustificativi indicati nel PKO.

Il cassiere accetta contanti per foglio, pezzo per pezzo. In questo caso, la persona che deposita contanti nel registratore di cassa deve avere l'opportunità di osservare le azioni del cassiere.

Contati i soldi, il cassiere verifica l'importo nel PKO con l'importo effettivamente ricevuto e, se gli importi coincidono, il cassiere firma il PKO, mette un sigillo/timbro sullo scontrino del PKO e consegna questo scontrino a chi ha effettuato il pagamento. depositato il contante.

Quando si effettuano pagamenti tramite registratore di cassa o sistema di registratore di cassa, è possibile emettere un ordine di ricevuta di cassa per l'importo totale del denaro ricevuto al completamento della transazione in contanti. Tale PQR viene compilato sulla base del nastro di controllo del registratore di cassa, delle matrici dei moduli di segnalazione rigorosi (SSR), equivalenti a una ricevuta di cassa, ecc.

L'ulteriore spostamento del PKO all'interno dell'organizzazione e il suo stoccaggio dipendono dalle regole stabilite dal capo dell'azienda. I PKO devono essere conservati per 5 anni (clausola 362 dell'Elenco, approvata con Ordinanza del Ministero della Cultura russo del 25 agosto 2010 N 558).

Ritiro contanti

Quando si prelevano contanti dal registratore di cassa, è necessario registrare un registratore di cassa. Dopo averlo ricevuto, l'assegno circolare (clausola 6.1 Istruzioni):

presenza della firma del capo contabile/ragioniere (se assente, firma del dirigente) e sua conformità al campione;
corrispondenza degli importi indicati in cifre con gli importi indicati in lettere.

Al momento dell'emissione di contanti, il cassiere deve verificare la disponibilità dei documenti giustificativi elencati nel registratore di cassa.

Prima di emettere denaro, il cassiere deve identificare il destinatario utilizzando il passaporto (altro documento di identificazione). È vietata l'emissione di contanti a una persona non specificata nella RKO.

Dopo aver preparato l'importo richiesto, il cassiere consegna il registratore di cassa al destinatario per la firma. Il cassiere deve quindi contare l'importo preparato in modo tale che il destinatario possa osservare questo processo. L'emissione di contanti viene effettuata per foglio, pezzo per pezzo per l'importo indicato nel registratore di cassa. Dopo aver emesso il denaro, il cassiere firma il registratore di cassa.

Proprio come i PKO, gli RKO vengono conservati per 5 anni secondo le regole stabilite dal capo dell'organizzazione.

Prelievo di contanti per il pagamento dello stipendio

Il pagamento dei salari viene effettuato secondo gli estratti conto (modulo n. T-49, approvato con risoluzione del Comitato statistico statale della Federazione Russa del 01/05/2004 N 1) / estratti conto (modulo n. T-53, approvato con Risoluzione del Comitato statale di statistica della Federazione Russa del 01/05/2004 N 1) con la stesura di un unico regolamento in contanti (per l'importo effettivamente pagato) l'ultimo giorno di pagamento dello stipendio o prima se tutti i dipendenti hanno ricevuto il loro stipendio prima della scadenza. Inoltre, in tale RKO non è necessario indicare il tuo nome completo. destinatario o gli estremi di un documento di identità.

Il termine per l'emissione dello stipendio in contanti è determinato dal dirigente e deve essere indicato nella dichiarazione. Tieni però presente che questo periodo non può superare i 5 giorni lavorativi, compreso il giorno in cui ricevi denaro dalla banca (clausola 6.5 delle Istruzioni).

Il lavoratore deve firmare la dichiarazione.

Se l'ultimo giorno del pagamento dello stipendio uno dei dipendenti non lo ha ricevuto, il cassiere appone un sigillo (timbro) accanto al suo cognome e alle iniziali nella busta paga/foglio paga o effettua la registrazione “depositata”. Poi il cassiere:

calcola l'importo effettivamente dato ai dipendenti e l'importo da depositare;
registra tali importi nelle apposite righe del rendiconto;
riconcilia tali importi con l'importo totale indicato nel rendiconto;
appone la propria firma e consegna la dichiarazione per la firma al capo contabile/ragioniere (in sua assenza al dirigente).

Se stiamo parlando di una sorta di pagamento una tantum (ad esempio, il pagamento dello stipendio a un dipendente in dimissione), non ha senso compilare una dichiarazione: puoi emettere il denaro immediatamente tramite regolamento in contanti nel solito modo.

Emissione di contanti a un contabile

In questo caso la RKO viene redatta sulla base di un documento redatto in forma libera o di un documento amministrativo dell'organizzazione/singolo imprenditore (clausola 6.3 della Direttiva). Questa domanda deve contenere informazioni sull'importo del denaro, il periodo per il quale viene emesso il denaro, la firma del gestore e la data.

Il fatto che il contabile abbia un debito sugli importi precedentemente ricevuti in acconto non costituisce un ostacolo al successivo rilascio di fondi nei suoi confronti.

Ricevere contanti dall'OP ed emettere contanti a un'unità separata

Quando l'organizzazione madre riceve denaro dal suo OP, viene emesso anche un ordine di cassa in entrata e, una volta emesso, viene emesso un ordine di cassa in uscita. Inoltre, ciascuna organizzazione determina autonomamente la procedura per l'emissione di contanti al proprio PO (clausola 6.4 delle Direttive).

Esecuzione di transazioni in contanti: emissione di contanti per procura

Il denaro destinato a un destinatario può essere consegnato a un'altra persona per procura (ad esempio, ricevendo uno stipendio per un parente malato). In questo caso il cassiere dovrà verificare (clausola 6.1 Istruzioni):

corrispondenza del nome completo del destinatario indicato nella RKO con il nome completo del mandante indicato nella procura;
conformità del nome completo della persona autorizzata indicata nella RKO e della procura con i dati del documento di identità presentato.

Nella busta paga/estratto conto, prima della firma del soggetto a cui viene emesso il denaro, viene inserita una voce “per delega”.

La procura è allegata al regolamento del contante/alla polizza di versamento/alla busta paga.

Se i contanti vengono emessi nell'ambito di una procura emessa per più pagamenti o per ricevere denaro da diverse persone giuridiche/singoli imprenditori, viene redatta una copia di tale procura. Questa copia è certificata secondo le modalità stabilite dall'organizzazione/singolo imprenditore ed è allegata alla RKO.

In una situazione in cui il destinatario ha diritto a più pagamenti da parte di una persona giuridica/imprenditore individuale, la procura originale viene conservata dal cassiere; ad ogni pagamento, una copia della procura è allegata alla liquidazione in contanti/libro paga/ foglio paga e, con l'ultimo pagamento, l'originale.

Libro contabile del contante accettato ed emesso

Se una società o un singolo imprenditore dispone di più registratori di cassa, le transazioni che comportano il trasferimento di contanti durante la giornata lavorativa tra il cassiere senior e i cassieri vengono registrate dal cassiere senior nel libro dei fondi accettato ed emesso dal cassiere (modulo n. KO -5, approvato con Delibera del Comitato Statale di Statistica della Federazione Russa del 18.08.1998 N 88).

Libro di cassa

L'OP invia una copia del foglio del libretto di cassa all'organizzazione madre. La modalità di tale rinvio è stabilita dall'organizzazione stessa, tenendo conto del termine per la redazione del rendiconto contabile/finanziario.

Modalità di registrazione dei documenti e dei libri contabili

Possono essere redatti su supporto cartaceo o informatico (punto 4.7 delle Istruzioni).

I documenti cartacei vengono redatti a mano o utilizzando mezzi tecnici, come un computer, e firmati con firme autografe.

Possono essere apportate correzioni ai documenti redatti su supporto cartaceo (eccetto PKO e RKO). Coloro che hanno apportato correzioni dovranno indicare la data della rettifica stessa, nonché indicare il proprio cognome, le iniziali e la firma.

I documenti rilasciati elettronicamente devono essere protetti da accessi non autorizzati, distorsioni e perdita di informazioni.

I documenti elettronici vengono firmati con firme elettroniche.

È vietato apportare correzioni a documenti emessi in formato elettronico.

La disciplina del contante è il rispetto da parte delle organizzazioni e dei singoli imprenditori delle regole per lo svolgimento di transazioni in contanti, delle regole per la spesa dei proventi in contanti, delle regole per la conservazione del contante e delle regole per lavorare con i registratori di cassa.

Precisiamo subito che la disciplina di cassa è uguale per tutti (ad eccezione di alcuni punti), ovvero la disciplina di cassa nel 2019 per una LLC è la stessa, ad esempio, per una società per azioni.

Disciplina di cassa nel 2019

Abbiamo già discusso le regole per la conduzione e l'elaborazione delle transazioni in contanti. Pertanto, ora ci soffermeremo sulle regole per spendere i proventi in contanti, conservare contanti e lavorare con i registratori di cassa.

Mantenere la disciplina del contante: spendere i proventi in contanti

Alle organizzazioni e ai singoli imprenditori è vietato spendere proventi in contanti (clausola 2 della Direttiva della Banca di Russia n. 3073-U del 7 ottobre 2013). Ma ad ogni regola esiste un'eccezione, quindi gli importi sopra indicati possono essere utilizzati, ad esempio, per:

pagamenti ai dipendenti (vari pagamenti salariali e benefici sociali);
emettere denaro ai contabili;
pagamento di beni/lavori/servizi (ad eccezione dei titoli);
rimborsi ad acquirenti/clienti per beni pagati in contanti ma restituiti (lavori non completati, servizi non resi).

Un singolo imprenditore che ha ricevuto proventi in contanti dal registratore di cassa può spenderli per esigenze personali.

Deposito contanti

Non esistono requisiti legali per i locali del registratore di cassa: sono stati aboliti nel 2012. Pertanto, il capo dell'azienda/singolo imprenditore decide lui stesso come depositare il contante alla cassa (clausola 7 della Direttiva della Banca di Russia n. 3210-U dell'11 marzo 2014). Ad esempio, il capo di un'organizzazione può emettere un ordine in base al quale i contanti devono essere conservati in una cassaforte situata nel reparto contabilità.

Lavorare con il PCC

Il lavoro con l'uso delle apparecchiature del registratore di cassa è regolato dalla legge federale del 22 maggio 2003 n. 54-FZ (di seguito denominata Legge).

Quando si vendono beni (lavoro, servizi) in contanti, nonché quando si utilizzano carte bancarie, le organizzazioni e i singoli imprenditori devono utilizzare sistemi di registratori di cassa (clausola 1, articolo 1.2 della legge).

Convenzionalmente, esistono diverse regole di base per lavorare con il PCC:

Il registratore di cassa deve soddisfare determinati requisiti (articolo 4 della Legge). Tali requisiti, in particolare, includono la presenza di una custodia, numero di serie, orologio in tempo reale, funzionalità del dispositivo;

Il registratore di cassa deve essere registrato presso l'ufficio delle imposte e in alcuni casi è necessario registrarlo nuovamente o cancellarlo (articolo 4.2 della legge). Vale la pena notare che la legislazione non stabilisce un termine per presentare una domanda al Servizio fiscale federale per la registrazione di un registratore di cassa, ma è logico presumere che il dispositivo debba essere registrato prima di utilizzarlo;

Un'organizzazione/singolo imprenditore, quando vende beni (lavori, servizi) in contanti, è obbligato a rilasciare all'acquirente una ricevuta di cassa e, nel caso in cui non sia possibile utilizzare i registratori di cassa, un rigoroso modulo di rendicontazione. Allo stesso tempo, vengono imposti determinati requisiti a questi documenti (articolo 4.7 della legge).

Responsabilità per violazione della disciplina di cassa

La violazione della disciplina di cassa è passibile di sanzione amministrativa. Inoltre, la sanzione dipende dal tipo di violazione commessa dall'organizzazione/singolo imprenditore.

Ad esempio, un'organizzazione rischia una multa di 40mila rubli. fino a 50 mila rubli. nel caso (parte 1 dell'articolo 15.1 del Codice dei reati amministrativi della Federazione Russa):

liquidazioni di contante con altre società eccedenti il massimale stabilito;
tenere denaro nel registratore di cassa in eccesso rispetto al limite stabilito.

Per quanto riguarda il mancato rispetto delle regole per lavorare con i sistemi di registratori di cassa, le sanzioni sono le seguenti (articolo 14.5 del Codice degli illeciti amministrativi della Federazione Russa):

Tipo di violazione	Importo della multa
Tipo di violazione	Per l'organizzazione	Per i funzionari di una persona giuridica/imprenditore individuale
Mancato utilizzo del PCC	Dal 75% al 100% dell'importo della liquidazione effettuato senza l'utilizzo del registratore di cassa, ma non inferiore a 30 mila rubli.	Dal 25% al 50% dell'importo della liquidazione effettuato senza l'utilizzo del registratore di cassa, ma non inferiore a 10 mila rubli.
Utilizzo di registratori di cassa non conformi ai requisiti di legge	Da 5 mila rubli. fino a 10 mila rubli	Da 1,5 mila rubli. fino a 3 mila rubli
Utilizzo della CCT in violazione di: — la procedura per la sua registrazione; — la procedura, i termini e le condizioni per la sua nuova registrazione; - procedura e condizioni di utilizzo
Mancata fornitura alle autorità fiscali di documenti e informazioni CCP su loro richieste o loro presentazione in violazione del termine
Mancata emissione di un assegno (BSO) all'acquirente/mancato inoltro di un assegno (BSO) in formato elettronico nei casi previsti dalla legge	10mila rubli.	2mila rubli.

Il termine di prescrizione per la responsabilità è di un anno e si calcola (parti 1, 2 dell'articolo 4.5 del Codice degli illeciti amministrativi della Federazione Russa):

ovvero dal momento in cui è stata commessa la violazione;
ovvero dal momento in cui viene rilevata una violazione continuata (ad esempio, l'assenza di un registratore di cassa presso un'azienda obbligata al suo utilizzo).

Approvate le modifiche alla Procedura per l'effettuazione di operazioni in contanti nel 2019. La Direttiva della Banca Centrale della Federazione Russa dell'11 marzo 2014 n. 3210-U è entrata in vigore il 19 agosto 2017. Queste modifiche sono state apportate dalla Direttiva della Banca Centrale della Federazione Russa del 19 giugno 2017 n. 4416-U, che ha modificato la procedura per la compilazione dei registratori di cassa PKO e RKO sulla base degli assegni del registratore di cassa, ha introdotto una nuova regola per l'esecuzione dei documenti in contanti in formato elettronico e ha inoltre modificato la struttura e la procedura per l'emissione degli importi degli anticipi. Per chiarezza, presentiamo queste modifiche nella gestione della liquidità sotto forma di tabella:

Direttiva della Banca Centrale della Federazione Russa dell'11 marzo 2014 n. 3210-U
Annullato/modificato	L'essenza dei cambiamenti nelle regole per lo svolgimento di transazioni in contanti
La clausola 5.2 non è più valida	Sezione 4.1. I documenti di contante (PKO e RKO) possono essere emessi al termine delle operazioni di contante sulla base dei documenti fiscali previsti al paragrafo. 27art. 1.1 Fed. Legge del 22 maggio 2003 n. 54
La clausola 5.1 è stata modificata	Sezione 5.1. Quando si emette un PQS in formato elettronico, una ricevuta del PQS può essere inviata al depositante in contanti su sua richiesta all'indirizzo e-mail da lui fornito
La clausola 6.1 è stata modificata	Sezione 6.1. La presenza delle firme delle persone responsabili viene verificata quando i documenti vengono preparati su carta.
La clausola 6.2 è stata modificata	Sezione 6.2. In caso di registrazione dei regolamenti in contanti in formato elettronico, il destinatario del contante può apporre una firma elettronica
La clausola 6.3 è stata modificata	Sezione 6.3. Dal 19 agosto non è possibile redigere un'istanza di segnalazione separata se esiste un ordine per la persona segnalante (cioè è tornata la procedura che era in vigore prima del 1 giugno 2014)
La clausola 6.3 è stata modificata: il paragrafo tre non è più valido

Come possiamo vedere, la disciplina del contante è cambiata significativamente nel 2017.

La procedura per l'organizzazione e l'esecuzione di transazioni in contanti

Affinché un'istituzione eviti problemi con le autorità di regolamentazione, è necessario rispettare diversi requisiti chiave per la registrazione del flusso di cassa. Consideriamo le condizioni chiave per l'organizzazione delle transazioni in contanti nel 2019.

Osservare la seguente procedura per effettuare transazioni in contanti:

Assegna un cassiere. Inserisci una nuova posizione di personale "contabile-cassiere" o assegna la responsabilità di effettuare pagamenti in contanti a un altro specialista. Si prega di notare che solo un dipendente a tempo pieno dell'istituzione può essere un cassiere. Non è possibile affidare tali responsabilità a un libero professionista o a un lavoratore a contratto. Familiarizzare il cassiere con la procedura attuale per la tenuta di un registratore di cassa contro firma.
Approva il tuo limite di contanti. Il limite del saldo di cassa è la quantità massima di contanti che può essere depositata ogni giorno in un locale specializzato, cioè nel registratore di cassa. Fanno eccezione i giorni di pagamento di stipendi, benefici e borse di studio. Negli altri giorni la somma eccedente il limite consentito per le operazioni in contanti dovrà essere depositata su un conto corrente.
Registra ogni transazione in contanti. Qualsiasi movimento di denaro, ricevuta o spesa alla cassa dovrà risultare da apposito documento. E non solo primario, ma anche registrato nel giornale contabile.
Riflettere le transazioni nella contabilità. Per ogni operazione di cassa effettuata in contanti deve essere effettuata apposita registrazione contabile. Riflettere il movimento di denaro nei conti appropriati in conformità con le istruzioni per la tenuta dei registri contabili.
Garantire il controllo totale delle operazioni. Organizzare controlli sistematici. Solo controlli e ispezioni professionali ti consentiranno di evitare multe per violazione della disciplina del contante.

Moduli unificati per le transazioni in contanti

Come in precedenza, le transazioni in contanti nel 2019 sono formalizzate utilizzando moduli unificati obbligatori di documenti contabili primari. Questi sono i moduli approvati con Delibera del Comitato Statale di Statistica della Federazione Russa del 18 agosto 1998 n. 88: ordine di contanti in entrata (abbr. PKO, codice OKUD 0310001), ordine di contanti in uscita (abbr. RKO, codice OKUD 0310002) , libretto cassa (codice OKUD 0310004). Quando si emettono salari dal registratore di cassa, una busta paga (codice OKUD 0301011) o una busta paga (codice OKUD 0301009), approvata. .

ATTENZIONE! Con lettera del 21 luglio 2017 n. 03-01-15/46715, il Ministero delle Finanze della Federazione Russa ha confermato che attualmente è necessario utilizzare moduli unificati relativi alla manutenzione dei registratori di cassa, approvati. Veloce. Goskomstat della Russia del 25 dicembre 1998 n. 132 in conformità con le "Regole standard per il funzionamento delle macchine per registratori di cassa...", approvate. Ministero delle Finanze della Federazione Russa del 30 agosto 1993 n. 104, facoltativo!

Sono diventati facoltativi i seguenti moduli:

giornale del cassiere;
certificato di pagamento del cassiere-operatore;
un registro di registrazione delle letture dei contatori sommatori e di controllo delle macchine del registratore di cassa che funzionano senza un cassiere;
informazioni sulle letture dei contatori dei registratori di cassa e sulle entrate dell'organizzazione;
agire sul trasferimento della somma dei contatori di cassa a zero e sulla registrazione dei contatori di controllo del registratore di cassa;
un atto di lettura delle letture dal controllo e di somma dei contatori di cassa quando si consegna (invia) un registratore di cassa per la riparazione e quando lo restituisce all'organizzazione;
un atto di restituzione del denaro agli acquirenti (clienti) per ricevute di contanti non utilizzate (comprese ricevute di contanti erroneamente perforate);
registro delle chiamate a specialisti tecnici e registrazione del lavoro svolto;
agire sul controllo del contante nel registratore di cassa.

Tuttavia, alcuni moduli sono rimasti elementi obbligatori della contabilità dei flussi di cassa. Tali norme contengono le regole per lo svolgimento di transazioni in contanti nel 2019. Considereremo di seguito quali documenti ciascuna istituzione è tenuta a produrre. I moduli sono disponibili per il download.

Forme attuali ed esempi

Pertanto, con l’introduzione dei registratori di cassa online, non tutti i documenti utilizzati per documentare le transazioni in contanti sono stati aboliti. Quindi, ad esempio, quando si effettuano pagamenti in contanti all'interno di un istituto, sarà necessario generare moduli speciali.

Lo scopo principale dei regolamenti in contanti in un istituto è l'emissione di moneta contabile. Ad esempio, dal registratore di cassa viene emesso denaro per l'acquisto di materiali, le spese di viaggio dei dipendenti e altri pagamenti. La registrazione di tali transazioni presso la cassa dell'istituto viene effettuata in modo speciale.

Tutte le operazioni di spesa, ovvero i prelievi di contanti dal registratore di cassa, vengono documentate con un ordine di cassa spese.

Quindi, ad esempio, l'emissione di denaro a un dipendente di un'istituzione dovrebbe essere formalizzata come un conto spese.

Esempio di compilazione RKO

Le operazioni di incasso del contante alla cassa vengono formalizzate mediante un ordine di incasso.

Inoltre, le ricevute possono provenire non solo dai dipendenti, ma anche dal conto corrente della banca alla cassa dell'organizzazione. Ad esempio, un'istituzione emette salari e benefici in contanti.

Esempio di compilazione del PQS

Tutte le transazioni di spesa e di entrata devono essere registrate in un documento speciale - un libro di cassa, tenendo conto dell'ordine cronologico di registrazione e mantenimento dei dati contabili.

Esempio di riempimento

Utilizzo dei registratori di cassa online nel 2019

L'introduzione dei registratori di cassa online per gli enti economici avviene per tappe. Quindi, ai sensi del comma 4 dell'art. 7 della Legge Federale del 03/07/2016 n. 290, dal 01/02/2017 le nuove apparecchiature di cassa possono essere utilizzate solo tramite un operatore di dati fiscali.

Dal 01/07/2017 è iniziato l'obbligo di utilizzare solo il nuovo registratore di cassa, ovvero da questa data è stata interrotta la registrazione delle apparecchiature del registratore di cassa secondo le modalità stabilite dalla vecchia versione della legge del 22/05/2003 n. 54-FZ (come modificato il 03/08/2015). Dal 1° luglio, quindi, sarà necessario timbrare assegni solo utilizzando i registratori di cassa on-line.

Queste modifiche non hanno ancora interessato (clausole da 7 a 11 dell'articolo 7 della legge n. 290-FZ) i seguenti ES:

organizzazioni e singoli imprenditori che non utilizzavano il registratore di cassa sulla base della vecchia versione di 54-FZ (modificata l'8 marzo 2015), compresi quelli che svolgono lavori, forniscono servizi al pubblico e (o) sono contribuenti nel brevetto sistema (per singoli imprenditori);
organizzazioni e singoli imprenditori che sono contribuenti dell'UTII per determinati tipi di attività;
organizzazioni e singoli imprenditori impegnati nel commercio utilizzando i distributori automatici.

Tutti i soggetti sopra elencati hanno diritto di non utilizzare il registratore di cassa fino al 07/01/2018.

Per chiarezza, presenteremo passo dopo passo la procedura per l'attuazione della nuova edizione della Legge n. 54 sotto forma di diagramma a blocchi.

Oggi esistono già più di 40 modelli di registratori di cassa online e gli OFD esistenti assicurano il trasferimento dei dati dai registratori di cassa all'OFD, al Servizio fiscale federale e al Sistema informativo automatizzato dello Stato unificato.

Secondo la Legge 54, il gestore dei dati fiscali è tenuto a:

conservare, elaborare e proteggere i dati fiscali da modifiche, garantendone la riservatezza;
trasferire i dati fiscali dal registratore di cassa al Servizio fiscale federale;
inviare all'acquirente un assegno in formato elettronico e fornire la possibilità di controllare l'assegno online.

Per ogni registratore di cassa online, l'OFS raccoglie e aggiorna moltissimi parametri: orari di apertura e chiusura del turno, importo del contante, scontrino medio, ecc. Ciò significa che ogni punto vendita può ora essere controllato via Internet in un attimo di minuti. Inoltre, i servizi integrati di alcuni OFD consentono non solo di archiviare i dati ricevuti, ma anche di generare vari report.

La novità per tutti i possessori di registratori di cassa online è l'obbligo, in vigore dal 19 agosto, di eseguire le seguenti azioni solo attraverso il conto personale delle apparecchiature del registratore di cassa (Ordinanza del Servizio fiscale federale della Federazione Russa del 29 maggio 2017 n. ММВ-7-20/):

rispondere entro tre giorni alle richieste del Servizio fiscale federale ricevute tramite il tuo account personale;
segnalare il mancato utilizzo delle macchine CC o entro tre giorni dalla data di eliminazione delle violazioni riscontrate durante il suo utilizzo;
segnala il tuo accordo o disaccordo con i dati ricevuti dal Servizio fiscale federale sulle violazioni rilevate entro un giorno lavorativo.

Le informazioni trasmesse devono essere firmate con firma digitale elettronica qualificata avanzata (EDS). Dopo aver ricevuto tale messaggio, il Servizio fiscale federale deve confermare il fatto della ricezione inserendo una ricevuta nell'ufficio del registratore di cassa.

Cosa fare se il registratore di cassa online non funziona correttamente

Molti utenti dei registratori di cassa online hanno riscontrato una grave interruzione il 20 dicembre 2017. A causa dell’incertezza su come operare in una situazione del genere e del timore di sanzioni, molti punti vendita in tutto il paese sono stati costretti a chiudere. Di conseguenza, il Servizio fiscale federale ha emesso urgentemente un chiarimento in cui spiegava la procedura da seguire in caso di grave guasto tecnico nel funzionamento del registratore di cassa (lettera n. ED-4-20/25867 del 20 dicembre 2017). La conclusione è che in questo caso le istituzioni possono continuare a funzionare senza l'uso dei registratori di cassa; in questo caso non ci saranno sanzioni. Dopo aver ripristinato la funzionalità del sistema, l'utente deve generare una ricevuta di cassa di correzione, che dovrebbe riflettere l'importo totale delle entrate non contabilizzate dal registratore di cassa.

Cosa fare se si rompe l'unico registratore di cassa che l'azienda utilizza nella propria attività? Se il registratore di cassa è rotto, l'organizzazione può condurre affari senza utilizzarlo. In questo caso è necessario consegnare all'acquirente un documento cartaceo che confermi l'avvenuto pagamento (ad esempio una ricevuta di vendita). Immediatamente dopo aver riparato il guasto, per evitare una multa, è necessario ():

generare un controllo di correzione per ogni operazione;
segnalare la situazione per iscritto, indicando informazioni su ciascun controllo correttivo creato.

È molto importante seguire questa procedura prima che il Servizio fiscale federale scopra un guasto a seguito di un'ispezione. Solo in questo caso non verranno applicate sanzioni. Per non ritrovarsi nella situazione in cui è impossibile lavorare se il registratore di cassa è rotto, le autorità fiscali suggeriscono di acquistare un registratore di cassa di riserva (Lettera n. ED-4-20/24899).

Controlli del servizio fiscale federale

Se in precedenza, prima della modifica della procedura per le transazioni in contanti nel 2012, il controllo sulle transazioni in contanti era affidato alle banche, ora la sua attuazione è affidata al Servizio fiscale federale. Quando si effettua una verifica fiscale in loco, la commissione può verificare non solo l'esistenza di documenti di cassa primari e la procedura di contabilizzazione dei fondi nel registratore di cassa, ma anche:

se sono stati effettuati pagamenti in contanti superiori al limite stabilito;
come vengono contabilizzate le entrate in contanti (compreso il controllo della memoria fiscale dei sistemi di registratori di cassa);
Viene seguita la procedura per immagazzinare il contante disponibile nel registratore di cassa?
l'importo del saldo in contanti corrisponde al limite di cassa stabilito;
se sono soddisfatti i requisiti per l'emissione di assegni di cassa (o BSO) su richiesta dell'acquirente, stabiliti dall'attuale versione della legge federale n. 54-FZ del 22 maggio 2003.

Responsabilità per violazione disciplina di cassa 2019

La violazione della procedura per lavorare con contanti e della procedura per effettuare transazioni in contanti nel 2019 è punibile, come negli anni precedenti. Per tale reato è prevista una sanzione amministrativa.

Pertanto, se la disciplina monetaria nel 2019 non soddisfa i requisiti dichiarati, i trasgressori verranno multati:

per i funzionari: da 4.000 a 5.000 rubli;
per le persone giuridiche - da 40.000 a 50.000 rubli.

Documenti in contanti

La procedura per effettuare transazioni in contanti nella Federazione Russa è stabilita dalle Istruzioni della Banca di Russia dell'11 marzo 2014 n. 3210-U. Secondo questo documento, le transazioni in contanti sono formalizzate tramite ordini di cassa in entrata (PKO) e ordini di cassa in uscita (RKO). Per ogni PKO e ogni RKO le registrazioni vengono effettuate nel libro cassa. Questa procedura proseguirà dopo il passaggio ai nuovi sistemi di registratori di cassa con la funzione di trasmissione dei dati alle autorità fiscali.

Le forme unificate dei documenti in contanti sono fornite nella Risoluzione del Comitato statistico statale della Federazione Russa del 18 agosto 1998 n. 88, che continua ad essere in vigore attualmente e dovrebbe essere applicata in futuro - dopo il passaggio alla modalità online registratori di cassa.

Mantenimento di un libro cassa

Qualsiasi organizzazione, indipendentemente dal sistema fiscale, è tenuta a mantenere un libro di cassa (modulo n. KO-4) se riceve o spende contanti (clausole 1, 4, 4.6 della Procedura per l'esecuzione di transazioni in contanti). Anche la consegna quotidiana dei proventi alla banca, anche tramite esattori, non esenta dal tenere un libretto di cassa.

Se una divisione separata di un'organizzazione riceve o spende contanti, è inoltre tenuta a mantenere un libro cassa. In questo caso, la presenza o l'assenza di un conto corrente presso una divisione separata non ha alcun ruolo (lettera della Banca di Russia del 4 maggio 2012 n. 29-1-1-6/3255).

La divisione separata (SU), entro il termine stabilito dal responsabile dell'organizzazione, trasferisce alla divisione principale:

o copie strappate dei fogli del libretto di cassa - quando il libretto di cassa OP viene compilato a mano;
o seconde copie dei fogli del libretto di cassa stampati su carta - se il libretto di cassa del PO è compilato su un computer.

Nell'organizzazione madre, gli indicatori del libro cassa del PO non vengono inseriti nel libro cassa dell'organizzazione. I fogli del libretto di cassa OP vengono contabilizzati separatamente almeno una volta all'anno.

Limite del saldo di cassa nel registratore di cassa

Il saldo del contante nel registratore di cassa alla fine della giornata non deve superare il limite stabilito dall'organizzazione (clausola 2 della Procedura per lo svolgimento di transazioni in contanti). Questa regola non si applica ai singoli imprenditori e alle piccole imprese che possono conservare qualsiasi importo di denaro nel registratore di cassa.

Le formule per il calcolo del limite del saldo di cassa alla cassa sono riportate nell'appendice alle Istruzioni della Banca di Russia n. 3210-U.

Emissione e consegna di monete di piccolo valore

L'attuale normativa che regola l'uso dei registratori di cassa non prevede la presenza di un saldo di fondi (resto monete e banconote) nel cassetto cassa del registratore di cassa né all'inizio della giornata lavorativa né alla fine della giornata lavorativa. Pertanto, prima dell'inizio del turno di lavoro, il cassiere consegna al cassiere-operatore del resto. Per fare ciò, il cassiere scrive un registratore di cassa per l'importo dello scambio, in cui nella riga “Emissione” indica il nome completo del cassiere-operatore, e nella riga “Base” scrive “Per cambio”.

Se in un'organizzazione commerciale sono presenti cassieri senior e ordinari, il cassiere senior consegna la moneta di resto agli operatori di cassa. L'importo del resto indicato nel registratore di cassa viene registrato dal cassiere senior nel libro cassa (modulo KO-4) e nel libro contabile dei fondi ricevuti ed emessi dal cassiere (modulo KO-5). Questa procedura è stabilita nella clausola 4.5 della Procedura per l'esecuzione di transazioni in contanti e continuerà ad applicarsi quando si utilizza il registratore di cassa online.

Quindi, come prima, in assenza di un cassiere senior, è sufficiente un ordine di cassa per emettere una moneta di resto, e in presenza di un cassiere senior è necessario, oltre alla registrazione dei registratori di cassa, tenere un libro in la forma KO-5.

Documenti fiscali invece di moduli standardizzati per CCP

Moduli unificati per apparecchiature di registratori di cassa

Per registrare i pagamenti in contanti con la popolazione durante lo svolgimento di operazioni commerciali utilizzando sistemi di registratori di cassa, le organizzazioni hanno utilizzato forme unificate di documentazione contabile primaria KM-1-KM-9, approvate con Risoluzione del Comitato statistico statale della Federazione Russa del 25 dicembre 1998 N. 132:

KM-1 "Agire sul trasferimento delle letture della somma dei contatori di denaro a zero e della registrazione dei contatori di controllo dei registratori di cassa";
KM-2 "Agire prendendo le letture di controllo e sommando i contatori di cassa quando si consegna (invia) il registratore di cassa per la riparazione e quando lo si restituisce all'organizzazione";
KM-3 "Atto sulla restituzione dei fondi agli acquirenti (clienti) per le ricevute di cassa non utilizzate";
KM-4 “Giornale del cassiere-operatore”;
KM-5 "Registro di registrazione delle letture dei contatori di cassa e di controllo dei registratori di cassa che operano senza cassiere-operatore";
KM-6 “Rapporto di certificato del cassiere-operatore”;
KM-7 "Informazioni sulle letture dei contatori KKM e sulle entrate dell'organizzazione", ecc.

Poiché questa risoluzione non è un atto giuridico normativo adottato ai sensi della legge n. 54-FZ, ora, secondo i funzionari, non è soggetta ad applicazione obbligatoria (lettera del Ministero delle Finanze della Federazione Russa del 12 maggio 2017 n. 03-01-15/28914 del 4 aprile 2017 N. 03-01-15/19821 del 25/01/2017 N. 03-01-15/3482 del 16/09/2016 N. 03- 01-15/54413).

Di conseguenza, le organizzazioni che utilizzano nuovi registratori di cassa online non sono tenute a rilasciare certificati di cassiere-operatore (modulo KM-6) e a tenere un registro di cassiere-operatore (modulo KM-4) per ciascun registratore di cassa (lettera del Ministero delle Finanze Federazione Russa del 12 maggio 2017 n. 03-01-15/28914).

In concomitanza con l'entrata in vigore della nuova edizione della 54-FZ, la Banca di Russia prevede di apportare modifiche alla Direttiva n. 3210-U. In particolare, nella nuova edizione dei commi 5.2 e 6.6 delle Regole per l'effettuazione delle operazioni di contante, verrà stabilito che gli ordini di cassa in entrata (PKO) e gli ordini di cassa in uscita (RKO) devono essere emessi sulla base di documenti fiscali (a partire da il progetto al 01/03/2017).

Documenti fiscali

I documenti fiscali sono dati fiscali (informazioni sui calcoli), che vengono presentati nei formati stabiliti su supporto cartaceo o elettronico (articolo 1.1 della legge n. 54-FZ).

I documenti fiscali includono (clausola 4 dell'articolo 4.1 della legge n. 54-FZ):

rapporto di registrazione;
riferire sulle modifiche dei parametri di registrazione;
report di apertura turno;
ricevuta di cassa (modulo di segnalazione rigoroso);
ricevuta di cassa di correzione (modulo di segnalazione rigoroso della correzione);
report di chiusura turno;
relazione sulla chiusura della manovra fiscale;
riferire sullo stato attuale degli insediamenti;
conferma dell'operatore.

I formati dei documenti fiscali obbligatori per l'uso, nonché i dettagli aggiuntivi dei documenti fiscali, sono approvati dall'Ordine del Servizio fiscale federale della Federazione Russa del 21 marzo 2017 n. ММВ-7-20/229@.

Durata del turno

In conformità con i requisiti legali, il lavoro con le apparecchiature fiscali è suddiviso in turni di cassa. Prima dell'inizio dei regolamenti utilizzando i sistemi di registratore di cassa, viene generato un rapporto sull'apertura del turno e, al termine dei regolamenti, viene generato un rapporto sulla chiusura del turno. In questo caso, l'assegno di cassa non può essere generato oltre 24 ore dal momento in cui viene generato il rapporto sull'apertura del turno (clausola 2, articolo 4.3 della legge n. 54-FZ).

Cioè, il turno di lavoro presso un registratore di cassa online non può durare più di 24 ore. Questo requisito per la durata del turno è spiegato dalle capacità della spinta fiscale. Nel caso in cui il turno superi le 24 ore, il segno fiscale del documento non viene generato sullo scontrino del registratore di cassa (paragrafo 9, comma 1, articolo 4.1 della legge n. 54-FZ).

Il turno alla cassa può essere aperto un giorno e chiuso il giorno successivo per una durata complessiva non superiore a 24 ore. La legge n. 54-FZ non contiene altre restrizioni relative alla durata del turno, né i requisiti per la chiusura del turno all'ora esatta specificata (lettera del Ministero delle finanze della Federazione Russa del 5 maggio 2017 n. 03-01-15/28066).

Report di chiusura turno

Alla chiusura del turno sui vecchi registratori di cassa, è stato generato un rapporto Z, che costituiva la base per effettuare l'iscrizione nel modulo KM-4 ("Giornale dell'operatore di cassa") (allegato alla lettera del Servizio fiscale federale della Russia del 10 giugno 2011 n. AS-4-2/9303@, lettere del Servizio fiscale federale della Russia per Mosca del 20 gennaio 2011 n. 17-15/4707, del 20 aprile 2011 n. 17- 15/38757). Sulla base del rapporto Z, è stato redatto un rapporto di certificazione del cassiere-operatore (KM-6) e i dati sono stati inseriti nel giornale del cassiere-operatore (KM-4).

Poiché quando si utilizzano nuovi registratori di cassa non è necessario mantenere i moduli KM-4 e KM-6, a fine turno viene generato un report di chiusura turno, sulla base del quale viene redatto un PKO e un la registrazione avviene nel libro cassa.

I dati sugli importi di contanti ricevuti dal registratore di cassa per un turno sono riportati nel report di chiusura del turno: l'indicatore “Importo totale in assegni (TSR) in contanti” nell'attributo “Contatori di transazioni incassi” del registratore di cassa Variabile “Contatori totali turno”.

Si tenga presente che a partire da un report di chiusura turno possono essere generati più PKO a seconda del tipo di transazione e delle registrazioni che verranno effettuate in contabilità al momento dell'immissione del contante alla cassa dell'organizzazione:

pagamento completo per la vendita di beni, opere, servizi (debito 50, credito 90-1);
pagamento parziale per la vendita di beni, opere, servizi (debito 50, credito 62-1);
pagamento anticipato a fronte di future vendite di beni, lavori, servizi (debito 50, credito 62-2).

Documentazione dei resi

Restituzione della merce il giorno dell'acquisto

Quando si restituiscono i fondi all'acquirente il giorno dell'acquisto, è obbligatorio il registratore di cassa (lettera del Ministero delle Finanze della Federazione Russa del 12 maggio 2017 n. 03-01-15/28914). I fondi vengono emessi all'acquirente dal cassetto del registratore di cassa sulla base di una ricevuta emessa al momento dell'acquisto della merce.

All'atto dell'emissione di contanti l'acquirente dovrà eseguire una ricevuta di cassa indicando l'attributo di pagamento “RESTITUZIONE RICEVUTA”. Non è necessario emettere un certificato di restituzione dei fondi agli acquirenti (KM-3).

L'assegno di ritorno del registratore di cassa viene trasferito alle autorità fiscali tramite l'operatore dei dati fiscali allo stesso modo di tutti gli altri controlli del registratore di cassa (lettera del Ministero delle Finanze della Federazione Russa del 4 aprile 2017 n. 03- 15/01/19821).

I dati sugli importi restituiti si riflettono nel report sulla chiusura del turno: l'indicatore “Importo totale in assegni (TSR) in contanti” nell'attributo “Contatori di transazioni “Restituzione di ricevute”” dell'attributo “Contatori di turno totali”.

Quando si registrano gli importi in contanti ricevuti presso il registratore di cassa per un turno, la differenza tra l'importo dello scontrino e l'importo della restituzione dello scontrino deve riflettersi nel PKO. In altre parole, i ricavi derivanti dalla vendita di beni, lavori e servizi nel PKO si riflettono meno gli importi restituiti.

Restituzione della merce non il giorno dell'acquisto

Oggi, anche gli specialisti del Ministero delle Finanze della Federazione Russa non sanno come elaborare correttamente un rimborso per la merce restituita in una data diversa da quella dell'acquisto. Pertanto, i funzionari raccomandano di contattare la Banca di Russia su questo tema (lettere del Ministero delle Finanze della Federazione Russa del 12 maggio 2017 n. 03-01-15/28914, del 1 marzo 2017 n. 03-01-15 /11622). In nessuna delle loro lettere i funzionari hanno affermato che la ricevuta di ritorno deve essere elaborata per qualsiasi rimborso, indipendentemente dalla data di restituzione della merce.

Poiché ad oggi non è stata approvata alcuna nuova procedura per la gestione della restituzione della merce, a nostro avviso, i rimborsi per la merce restituita in una data diversa da quella dell'acquisto dovrebbero essere restituiti con le stesse modalità.

Passaggio 1. Sulla base della richiesta dell'acquirente per la restituzione della merce, è necessario emettere una ricevuta del registratore di cassa, sulla quale l'acquirente apporrà la sua firma, e darà all'acquirente i soldi dal registratore di cassa principale (e non dal registratore di cassa registratore di cassa).

Passaggio 2. In base al regolamento in contanti, è necessario effettuare una registrazione nel libro cassa.

Pertanto, il giorno in cui il denaro per la merce restituita viene restituito dal registratore di cassa principale, il cassiere emette un PKO per l'intero importo delle entrate ricevute dal cassiere-operatore e un PKO per l'importo del denaro restituito all'acquirente. .

A nostro avviso, quando si restituisce un pagamento anticipato effettuato in precedenza, le organizzazioni dovrebbero eseguire una ricevuta del registratore di cassa, indipendentemente dalla data del pagamento. I fondi devono essere restituiti dal cassetto del registratore di cassa.

Nuova procedura per l'utilizzo di CCT e OFD

Oksana Kurbangaleeva, Direttore di Successful Business Consulting LLC

Questa frase è un esempio lampante di “consuetudini commerciali”, poiché non è in alcun modo sancita dalla legge, ma è comunemente usata.

Questa disciplina implica l'attuazione rigorosa e precisa di una serie di regole per effettuare pagamenti in contanti e conservarli, che sono obbligatorie per tutte le entità economiche del Paese.

Gli obiettivi principali di questa disciplina sono:

esecuzione tempestiva e corretta delle operazioni di cash flow e dei relativi regolamenti;
controllo operativo quotidiano sulla sicurezza del contante e dei titoli nel registratore di cassa di un'entità economica;
rispetto delle norme per l'emissione di fondi a persone responsabili e monitoraggio dell'utilizzo di tali fondi per lo scopo previsto;
controllo sul rispetto del limite di contante;
controllo sul rispetto dei limiti di regolamento stabiliti per le transazioni con acquirenti, fornitori e altre controparti;
controllo sull'esecuzione dei calcoli e relative scadenze per il pagamento delle retribuzioni.

Disciplina di cassa dal 1 luglio 2017

I moduli unificati utilizzati come documenti contabili primari rimangono obbligatori. Questi sono i moduli approvati con la Risoluzione del Comitato statale di statistica della Federazione Russa del 18 agosto 1998 n. 88:

ordine di ricevuta di cassa (abbr. PKO, codice OKUD 0310001);
vaglia spese (abbr. RKO, codice OKUD 0310002);
(codice OKUD 0310004).

Quando si emettono salari dal registratore di cassa, viene utilizzata una busta paga (codice OKUD 0301011) o una busta paga (codice OKUD 0301009) approvata con risoluzione del Comitato statistico statale della Federazione Russa del 5 gennaio 2004 n. 1.

Con lettera del 21 luglio 2017 n. 03-01-15/46715, il Ministero delle Finanze della Federazione Russa ha confermato che al momento non è necessario utilizzare moduli standardizzati relativi all'uso dei registratori di cassa, approvati con Risoluzione del Comitato statistico statale della Russia del 25 dicembre 1998 n. 132 e Ministero delle finanze della Federazione Russa del 30 agosto 1993 n. 104.

I moduli facoltativi includono:

un atto sul trasferimento della somma dei contatori di cassa a zero e sulla registrazione dei contatori di controllo di un registratore di cassa (KKM);
un atto di lettura delle letture dal controllo e di somma dei contatori di cassa al momento della consegna (invio) del registratore di cassa per la riparazione e della restituzione all'organizzazione;
giornale del cassiere;
certificato di pagamento del cassiere-operatore;
registro delle letture dei contatori di cassa e di controllo dei registratori di cassa che operano senza cassiere-operatore;
un atto di restituzione di denaro agli acquirenti (clienti) per assegni non utilizzati (compresi assegni erroneamente perforati);
registro delle chiamate a specialisti tecnici e registrazione del lavoro svolto;
informazioni sulle letture dei contatori del registratore di cassa e sulle entrate dell'organizzazione;
agire sul controllo del contante nel registratore di cassa.

Cambiamenti nella disciplina del contante dal 2017

Il 19 agosto sono state approvate le modifiche alla “Procedura per l'esecuzione di operazioni in contanti...”. Direttiva della Banca Centrale della Federazione Russa dell'11 marzo 2014 n. 3210-U. Queste modifiche sono state apportate dalla Direttiva della Banca Centrale della Federazione Russa del 19 giugno 2017 n. 4416-U, che ha modificato le regole per l'emissione di PKO e RKO sulla base degli assegni del registratore di cassa, la procedura per l'elaborazione dei documenti in formato elettronico, come nonché la procedura per l'emissione delle relazioni. Per chiarezza riportiamo tali variazioni in tabella.

Annullato o modificato	L'essenza dei cambiamenti
clausola 5.2. non più valido	clausola 4.1. I documenti (PKO e RKO) possono essere redatti al termine delle operazioni sulla base dei documenti fiscali previsti al paragrafo. 27art. 1.1. alimentato. Legge del 22 maggio 2003 n. 54-FZ.
clausola 5.1. cambiato	clausola 5.1. Quando si registra un PQS in formato elettronico, una ricevuta del PQS può essere inviata al depositante in contanti su sua richiesta all'indirizzo e-mail da lui fornito.
clausola 6.1. cambiato	clausola 6.1. La presenza delle firme delle persone responsabili viene verificata quando i documenti vengono preparati su carta.
clausola 6.2. cambiato	clausola 6.2. Se il regolamento del contante viene emesso elettronicamente, il destinatario del contante può apporre una firma elettronica.
clausola 6.3. cambiato	clausola 6.3. Dal 19 agosto non è possibile redigere una domanda di segnalazione separata se esiste un ordine per la persona segnalante (cioè è tornato l'ordine che era in vigore prima del 1 giugno 2014).
clausola 6.3. modificato: il paragrafo tre non è più valido	clausola 6.3. Dal 19 agosto è possibile emettere un anticipo se il debito precedente è insoluto.

Disciplina del contante alle casse online

Dal 2017 la registrazione dei registratori di cassa è stata interrotta secondo le modalità stabilite dalla vecchia versione della legge n. 54-FZ. Pertanto, è necessario forare assegni solo utilizzando registratori di cassa online o noleggiando un registratore di cassa online (legge n. 290-FZ del 3 luglio 2016).

Oltre a modificare la procedura per la registrazione di PKO e RKO sulla base dei documenti fiscali (vedi tabella sopra), è ora necessario eseguire le seguenti azioni solo attraverso il conto personale del registratore di cassa (ordine del Servizio fiscale federale del Federazione Russa del 29 maggio 2017 N ММВ-7-20/483@):

entro tre giorni, rispondere alle richieste del Servizio fiscale federale ricevute tramite questo ufficio;
al fine di evitare sanzioni amministrative, denunciare il mancato utilizzo del registratore di cassa o violazioni durante l'utilizzo dello stesso entro tre giorni dalla data di eliminazione di tali violazioni;
entro un giorno lavorativo dal momento in cui l'Ispettorato del servizio fiscale federale ha pubblicato i dati sulle violazioni identificate nell'ufficio del registratore di cassa, segnala il tuo consenso o disaccordo.

Le informazioni trasmesse devono essere firmate con firma digitale qualificata avanzata (firma digitale elettronica). L'Ispettorato federale del servizio fiscale conferma la ricezione dei messaggi affiggendo una ricevuta nell'ufficio del registratore di cassa.

Controllo da parte delle autorità fiscali

In precedenza, il controllo sul rispetto della disciplina era affidato alle banche. Ora questo è affidato ai dipendenti del Servizio fiscale federale. Vediamo cosa viene controllato durante una verifica in loco della disciplina di cassa da parte dell'Agenzia delle Entrate nel 2019:

effettuare transazioni in contanti con altre organizzazioni - per identificare pagamenti superiori al limite;
la procedura per la registrazione del contante alla cassa, compreso il controllo della memoria fiscale dei registratori di cassa - al fine di rilevare fatti di mancata ricezione (ricevuta incompleta) di contanti alla cassa;
la procedura per immagazzinare i fondi disponibili nel registratore di cassa e l'importo del saldo - per verificarne il rispetto del limite del registratore di cassa;
la procedura per l’emissione di assegni di cassa (o BSO) su richiesta dell’acquirente in conformità con le normative federali. Legge del 22 maggio 2003 n. 54-FZ.

Sanzioni per violazione della disciplina di cassa nel 2019

Per violazione della procedura per lavorare con contanti, procedura per effettuare transazioni e altre violazioni della disciplina del contante nel 2019, una multa ai sensi dell'articolo 15.1. Il Codice degli illeciti amministrativi della Federazione Russa sarà:

per i funzionari: da 4.000 a 5.000 rubli;
per le persone giuridiche - da 40.000 a 50.000 rubli.