بودجه ای برای تشکیل جدول کارکنان تهیه کنید. نحوه تهیه جدول کارکنان برای یک شرکت

سردبیران ما اغلب سوالاتی در مورد نگهداری از چنین سند پرسنلی مهمی مانند لیست کارکنان دریافت می کنند. ما در این مقاله به مرتبط ترین آنها پاسخ داده ایم.

چرا به نیروی انسانی نیاز دارید؟

مطابق با دستورالعمل درخواست و پر کردن فرم های اسناد حسابداری اولیه برای حسابداری کار و پرداخت آن، مصوب مصوبه کمیته آمار دولتی روسیه مورخ 01/05/2004 شماره 1 "در مورد تایید فرم های یکپارچه" از اسناد حسابداری اولیه برای حسابداری کار و پرداخت آن" (از این پس به عنوان قطعنامه شماره 1 نامیده می شود)، جدول کارکنان برای رسمی کردن ساختار، کارکنان و کارکنان سازمان مطابق با منشور آن استفاده می شود. این شامل فهرستی از واحدهای ساختاری، نام موقعیت ها، تخصص ها، حرفه ها، نشان دهنده صلاحیت ها، اطلاعات مربوط به تعداد واحدهای کارکنان است.

برای اولین بار، یک فرم یکپارچه از کارکنان توسط فرمان کمیته آمار دولتی روسیه مورخ 6 آوریل 2001 شماره 26 (به عنوان بخشی از اشکال یکپارچه اسناد حسابداری اولیه) تصویب شد. در سال 2004، این فرم دستخوش تغییراتی شده است.

برای کارفرما، میز کارکنان یک "ابزار" بسیار مناسب است که چندین عملکرد را به طور همزمان انجام می دهد. به طور خاص، آن:

• به شما امکان می دهد ساختار سازمانی شرکت (بخش های ساختاری آن) را به وضوح ردیابی کنید.
• تعداد کارکنان واحدهای ساختاری و تعداد واحدهای کارکنان را برای هر موقعیت (حرفه) تعیین می کند.
• به شما امکان می دهد سیستم حقوق و دستمزد کارکنان بخش های ساختاری را ردیابی کنید.
• تعیین و تعیین اندازه کمک هزینه ها؛
• ردیابی مشاغل خالی و انتخاب پرسنل برای این مشاغل را تسهیل می کند.

آیا داشتن میز پرسنل ضروری است؟

در حال حاضر دو دیدگاه در خصوص الزام کارفرما به حفظ جدول پرسنل وجود دارد.

طبق اولی، حضور این قانون نظارتی محلی اجباری است، زیرا مستقیماً بر عملکرد کار کارمند و پاداش وی تأثیر می گذارد. بنابراین، در قانون کار فدراسیون روسیه، کارکنان در هنر ذکر شده است. 15، شامل تعریف روابط کار، و در هنر. 57، که طبق آن شرط اساسی قرارداد کار، کارکرد کارگری است، یعنی: کار بر اساس موقعیت مطابق با با پرسنل، حرفه ها، تخصص های نشان دهنده صلاحیت ها، نوع خاصی از کار اختصاص داده شده به کارمند.

بر اساس دیدگاه دیگری، کارفرما به طور مستقل در مورد نیاز به حفظ جدول کارکنان تصمیم می گیرد. استدلال های زیر به عنوان توجیهی برای این موضع عمل می کنند. ابتدا مصوبه شماره 1 تصویب شد برای استفاده توصیه می شودشکل یکپارچه کارکنان (شماره T-3). جدول پرسنل نیز در دستورالعمل پر کردن دفترهای کار، مصوب 10 اکتبر 2003 شماره 69 وزارت کار روسیه (از این پس - دستورالعمل شماره 69) ذکر شده است. به طور خاص، در بند 3.1 دستورالعمل خاطرنشان می شود که ورودی های مربوط به نام موقعیت (شغل)، تخصص، حرفه، نشان دهنده صلاحیت ها، به عنوان یک قاعده، مطابق با جدول کارکنان سازمان انجام می شود.

همانطور که می بینید، هیچ یک از اقدامات هنجاری برشمرده شده را تضمین نمی کند وظیفه کارفرما برای پرسنل در عین حال، توصیه می کنیم از نگهداری این سند پرسنلی غافل نشوید، زیرا سازمان های بازرسی به دیدگاه اول پایبند هستند.

بنابراین، صندوق بیمه اجتماعی فدراسیون روسیه توجه بیمه گذاران (کارفرمایان) را به نیاز به تهیه جدول کارکنان به عنوان سندی که برای تأیید صحت کار می کند، جلب می کند. صندوق بازنشستگی فدراسیون روسیه هنگام جمع آوری اطلاعات در مورد طول خدمت کارگران بیمه شده نیز مکرراً به این نیاز توجه کرد.

غالباً مقامات مالیاتی هنگام انجام بازرسی در محل درخواست جدول کارکنان سازمان را دارند. به عنوان مثال، در تصمیم دادگاه داوری مسکو مورخ 28 آوریل 2007 در پرونده شماره A40-4332 / 07-117-33، اشاره شده است که "کد مالیات فدراسیون روسیه بر مالیات دهندگان این تعهد را تحمیل می کند. به درخواست سازمان مالیاتی، اسناد و اطلاعات لازم برای کنترل مالیاتی را ارائه دهد. این واقعیت که قراردادهای کار، لیست کارکنان، کارت های شخصی و فردی جزو اسناد حسابداری مالیاتی نیستند، به خودی خود تعهد سازمان به داشتن چنین اسنادی و ارائه آنها برای ممیزی مالیاتی در محل را رد نمی کند، زیرا اطلاعات موجود در آنها ممکن است برای مالیات قابل توجه باشد.

اغلب، عدم وجود میز کارکنان توسط سازمان های بازرسی به عنوان نقض قانون کار و حمایت از کار تلقی می شود، که برای آن یک مقام می تواند از 500 تا 5000 روبل جریمه شود و یک سازمان - از 30،000 تا 50،000 روبل. (ماده 5.27 قانون تخلفات اداری فدراسیون روسیه). اما با توجه به اینکه در قانون تکلیف مشخصی برای حفظ این سند برای کارفرما وجود ندارد، این تحریم ها در دادگاه قابل اعتراض است.

چه کسی باید جدول کارکنان را تدوین و تصویب کند؟

پس از تصمیم گیری در مورد نیاز به تهیه جدول پرسنل (مگر اینکه البته قبلاً در سازمان نباشد) سؤال بعدی مطرح می شود - چه کسی باید این سند سوابق پرسنل را تهیه کند؟

قانون دایره افراد مسئول را تعریف نمی کند، بنابراین ما فرض می کنیم که رئیس شرکت باید با این موضوع برخورد کند. ممکن است دستور جداگانه ای تنظیم شود که تعهد تهیه جدول کارکنان را بر یک کارمند خاص تحمیل کند یا این تعهد ممکن است در قرارداد کار یا شرح شغل کارمند گنجانده شود.

به عنوان یک قاعده ، در سازمان های کوچک ، پرسنل و (یا) افسران حسابداری درگیر پرسنل هستند ، کمتر - کارمندان خدمات حقوقی. در شرکت های بزرگ - بخش برنامه ریزی و اقتصاد یا بخش سازمان کار و دستمزد. اگر در مورد یک کارآفرین فردی صحبت می کنیم، این کار را می توان توسط یک افسر پرسنل، یک حسابدار (در صورت وجود در ایالت) یا خود کارآفرین انجام داد.

جدول کارکنان با دستور (دستورالعمل) امضا شده توسط رئیس سازمان یا شخص مجاز توسط وی تأیید می شود (به مثال 1 مراجعه کنید). مشخصات این سند در قسمت "مصوب به دستور سازمان مورخ "____" _____________ 200__ شماره __" فرم واحد شماره T-3 درج شده است.

لطفا توجه داشته باشید که تاریخ های تدوین، تصویب و لازم الاجرا شدن جدول کارکنان ممکن است با هم مطابقت نداشته باشد. پس جدول کارکنان می تواند دیرتر از تدوین آن و تاریخ معرفی آن (ورود به مرحله اجرا در آمدن) دیرتر از تاریخ های تصویب و تدوین باشد.

با در نظر گرفتن اینکه دستمزد به صورت ماهانه به کارمندان تعلق می گیرد، منطقی است که جدول پرسنل از روز اول ماه اجرایی شود.

فرم یکپارچه شماره T-3 نیز نشان دهنده دوره ای است که جدول کارکنان برای آن تایید شده است. در این رابطه سوال زیر مطرح می شود:

جدول پرسنل هر چند وقت یکبار باید تنظیم شود؟

هیچ پاسخ روشنی در قانون وجود ندارد. با این حال، با توجه به اینکه جدول کارکنان یک سند برنامه ریزی است، توصیه می شود آن را برای یک سال تنظیم کنید. اما جدول پرسنل می تواند یک بار تایید شود و چند سال اعتبار داشته باشد.

چگونه فرم یکپارچه شماره T-3 را به درستی پر کنیم؟

بنابراین، بیایید مستقیماً به تهیه جدول کارکنان ادامه دهیم. رایج ترین راه برای صدور آن پر کردن فرم یکپارچه شماره T-3 است. در این مورد، باید دستورالعمل استفاده و تکمیل فرم های اسناد حسابداری اولیه، مصوب قطعنامه شماره 1 را هدایت کرد.

ما یک "کلاه" می سازیم. ابتدا در قسمت «نام سازمان» باید نام سازمان را مطابق با گواهی ثبت نام مشخص کنید. اگر گواهینامه شامل نام کامل و کوتاه باشد، هر یک از آنها را می توان در جدول کارکنان نشان داد.

سپس کد مطابق با OKPO (طبقه بندی کننده همه روسی شرکت ها و سازمان ها)، شماره سند و تاریخ تدوین آن مشخص می شود. برای راحتی ثبت نام، شماره پرسنل ممکن است حاوی یک فهرست نامه (به عنوان مثال، ШР) باشد.

فرم یکپارچه شماره T-Z شامل عبارت زیر است: "کارکنان برای دوره ______ از" ___ "______ 20__". به نظر می رسد تعیین مدت اعتبار سند شامل نشان دادن تاریخ نه تنها آغاز، بلکه پایان این دوره نیز می شود. آیا ذکر پایان جدول پرسنل الزامی است یا کافی است جدول کارکنان از تاریخ خاصی لازم الاجرا شود؟ بدیهی است که شکل یکپارچه دقیقاً بر گزینه دوم دلالت دارد. این امر با این واقعیت توضیح داده می شود که در فرآیند انجام فعالیت ها در سازمان، ممکن است نیاز به تغییر جدول کارکنان وجود داشته باشد، بنابراین پیش بینی دقیق تاریخ انقضا برای اعتبار آن بسیار دشوار است.

که در ستون 1 ("نام") نشان دهنده نام واحد سازه ای مربوطه است. این می تواند هر دو شعبه، دفاتر نمایندگی، و همچنین بخش ها، کارگاه ها، بخش ها و غیره باشد. (بند 16 فرمان پلنوم دادگاه عالی فدراسیون روسیه در 17 مارس 2004 شماره 2 "در مورد درخواست دادگاه های فدراسیون روسیه از قانون کار فدراسیون روسیه").

برای راحتی کار با میز کارمندان، بهتر است واحدهای ساختاری را به صورت گروهی با توجه به سلسله مراتب آنها از واحدهای اداری تا خدماتی مرتب کنید. به عنوان مثال، اول از همه، بخش هایی که مدیریت کلی را انجام می دهند (اداره، حسابداری، بخش پرسنل و غیره) نشان داده می شود، سپس بخش های تولیدی یا بخش هایی که وظایف اصلی سازمان را انجام می دهند و در پایان - کمکی. و بخش های خدماتی (خدمات اداری و اقتصادی، بخش تامین، انبار و غیره).

که در ستون 2 ("کد") کدهای بخش های ساختاری که توسط کارفرما به آنها اختصاص داده شده است. به عنوان یک قاعده، کدها با اعداد نشان داده می شوند که تعداد آنها بسته به پیچیدگی ساختار سازمان متفاوت است. این به شما این امکان را می دهد که مکان هر بخش (بخش فرعی، گروه و غیره) را در ساختار کلی سازمان تعیین کنید. به عنوان مثال به واحد مالی کد 02 اختصاص داده شده است. بر این اساس واحد مالی و برنامه ریزی و واحد حسابداری که بخشی از این اداره هستند دارای کدهای 02.01 و 02.02 خواهند بود.

در صورتی که سازمان از سیستم گردش کار متمرکز استفاده کند، کد واحد ساختاری را می توان حذف کرد.

در ستون 3 موقعیت (تخصص، حرفه)، دسته، طبقه (رده) صلاحیت های کارمند نشان داده شده است. بهتر است این داده ها مطابق با زیر ارائه شوند:

• طبقه بندی کننده همه روسی حرفه های کارگران، موقعیت های کارمندان و دسته های دستمزد OK 016-94 (معرفی شده توسط فرمان استاندارد دولتی روسیه مورخ 26 دسامبر 1994 شماره 367).
• فهرست صلاحیت موقعیت های مدیران، متخصصان و سایر کارمندان (مصوب با فرمان وزارت کار فدراسیون روسیه در 21 اوت 1998 شماره 37).

البته این دایرکتوری ها در حال منسوخ شدن هستند و بسیاری از موقعیت هایی که در سال های اخیر ظاهر شده اند در آنها گنجانده نشده است (مثلاً سمت مدیر دفتر). بنابراین تفاوت نام سمت ها، مشاغل، تخصص ها در دفاتر مرجع صلاحیت و در مدارک پرسنلی سازمان قابل قبول است. با این حال، اگر با انجام کار در موقعیت ها، حرفه ها، تخصص های خاص مربوط به ارائه غرامت و مزایا یا وجود محدودیت، سپس نام این موقعیت ها، حرفه ها یا تخصص ها و شرایط صلاحیت برای آنها باید با نام ها و الزامات مشخص شده در کتاب های مرجع صلاحیت که به روشی که توسط دولت فدراسیون روسیه تعیین شده است مطابقت داشته باشد (ماده 57 قانون کار فدراسیون روسیه، بند 3.1 دستورالعمل شماره 69). در غیر این صورت کارمند مستحق مزایایی نخواهد بود.

مثال 2

کوچک کردن نمایش

در کتاب کار یک کارگر موسیقی که به مدت 17 سال استودیو گروه کر کودکان را در یک مدرسه شبانه روزی رهبری می کرد، موقعیت او به عنوان "سازمان دهنده حلقه" ذکر شده است. از آنجا که این موقعیت در طبقه بندی همه روسی مشاغل کارگران، موقعیت های کارمندان و دسته های دستمزد، و همچنین در فهرست مشاغل، حرفه ها، موقعیت ها، تخصص ها و موسسات نیست، با در نظر گرفتن اینکه مستمری کار پیری زودرس است. طبق ماده 28 قانون فدرال "درباره بازنشستگی کار در فدراسیون روسیه" مصوب 29 اکتبر 2002 شماره 781 دولت فدراسیون روسیه، این مدت خدمت در بیمه زودرس محاسبه نشده است. تعیین مستمری به کارمند.

با توجه به هنر. 57 قانون کار فدراسیون روسیه، موقعیت کارمندی که استخدام می شود باید مطابق با جدول کارکنان باشد. مواردی وجود دارد که نام موقعیت مورد استفاده در قرارداد کار با لیست کارکنان مطابقت ندارد یا اصلاً چنین موقعیتی در لیست کارکنان پیش بینی نشده است. در این مورد، تناقضی که بین قرارداد کار و جدول کارکنان وجود دارد باید به نفع قرارداد کار حل شود (ماده 8 قانون کار فدراسیون روسیه). کارمند وظیفه کار پیش بینی شده توسط قرارداد کار را انجام می دهد (یعنی کار در موقعیت ، تخصص یا حرفه ای که در قرارداد تعیین شده است) و افسر پرسنل باید تغییرات مناسبی را در جدول کارکنان ایجاد کند. نحوه انجام این کار را کمی بعد در نظر خواهیم گرفت. فعلا بیایید به تکمیل فرم ادامه دهیم.

هنگام پر کردن ستون 4 («تعداد واحدهای کارکنان») نشان دهنده تعداد واحدهای کارکنان برای سمت (حرفه) مربوطه است. در صورتی که محتوای یک واحد کارکنان ناقص پیش بینی شده باشد، با در نظر گرفتن ویژگی های کار پاره وقت، تعداد واحدهای کارکنان در سهام مناسب ذکر شده است، به عنوان مثال، 0.25. 0.5; 2.75 و غیره

با توجه به اینکه امکان استخدام کارمندان جدید فقط برای پست های خالی وجود دارد، می توان نه تنها واحدهای کارکنان موجود، بلکه واحدهای خالی را نیز در جدول استخدامی درج کرد. به عبارت دیگر، اگر سازمان 10 نفر را استخدام کند و در عین حال 10 پست پرسنلی نیز در جدول کارکنان درج شود، در هنگام گسترش کارکنان باید تغییراتی در جدول کارکنان ایجاد شود. و می توانید بلافاصله تعداد بیشتری از واحدهای کارکنان (به عنوان مثال، 12) را بگذارید. بنابراین، در جدول کارکنان، می توانید یک ذخیره پرسنل برای آینده نگه دارید.

یکی از مسائلی که در عمل مشکل ایجاد می کند، مربوط به طراحی کارگران پاره وقت است. به عنوان مثال، ممکن است چند نفر در یک موقعیت به صورت پاره وقت یا نیمه وقت کار کنند. در این مورد، لیست کارکنان تعداد کل واحدهای کارکنان را برای موقعیت مربوطه نشان می دهد.

فرض کنید دو فورواردر تمام وقت و یک فورواردر پاره وقت وجود دارد. در این مورد، ستون 4 باید 2.5 واحد کارکنان را نشان دهد.

که در ستون 5 ("نرخ تعرفه (حقوق و غیره")، بسته به سیستم پاداش اتخاذ شده در سازمان، حقوق ماهانه با نرخ تعرفه (حقوق)، مقیاس پرداخت، درصد درآمد، سهم یا درصد سود، نیروی کار مشخص می شود. نرخ مشارکت (KTU)، ضریب توزیع، و غیره. در این مورد، دستمزد بر حسب روبل تعیین می شود.

ما به یاد می آوریم که، مطابق با هنر. 133 قانون کار فدراسیون روسیه، میزان حقوق رسمی (نرخ تعرفه) نمی تواند کمتر از حداقل دستمزد تعیین شده قانونی (در حال حاضر - 4330 روبل) باشد. در عین حال، سیستم پاداش باید توسط یک قانون نظارتی محلی (به عنوان مثال، مقررات مربوط به پاداش) ایجاد شود.

مثال 3

کوچک کردن نمایش

لیست کارکنان یک واحد کارمند را برای موقعیت "منشی" با حقوق 15000 روبل در نظر گرفته است. با این حال، با در نظر گرفتن منافع شرکت، منشی با شرایط یک کار پاره وقت خارجی با 0.5 نرخ استخدام شد. مطابق با هنر. طبق ماده 285 قانون کار فدراسیون روسیه، کارگران پاره وقت متناسب با ساعات کار، بسته به محصول یا سایر شرایط تعیین شده توسط قرارداد کار، پرداخت می شوند. در این رابطه، قرارداد کار باید مبلغی متناسب با زمان کار توسط کارگر پاره وقت (در این مورد، 7500 روبل) نشان دهد.

همانطور که از مثال بالا مشاهده می شود، جدول پرسنل حقوق و دستمزد را برای موقعیت مربوطه تعیین می کند، اما نه پاداش یک کارمند خاص.

که در ستون 6-8 ("اضافی") نشان دهنده پرداخت های تشویقی و غرامت به کارمندان (پاداش ها، کمک هزینه ها، پرداخت های اضافی، پرداخت های تشویقی) است که توسط قانون فعلی فدراسیون روسیه (به عنوان مثال، کمک هزینه شمالی، کمک هزینه تحصیلی و غیره) ایجاد شده است یا معرفی شده است. به صلاحدید سازمان (به عنوان مثال، مربوط به رژیم یا شرایط کاری).

• مبلغ ثابت (هنگام تغییر حقوق، میزان کمک هزینه می تواند در همان مقدار باقی بماند یا همچنین تغییر کند).
• به صورت درصدی کمک هزینه (در این صورت مبلغ کمک هزینه همراه با حقوق تغییر می کند).

لطفاً توجه داشته باشید: اگر سیستم پاداش امکان ایجاد کمک هزینه فردی را برای هر موقعیت فراهم می کند ، در ستون 3 هر موقعیت باید در یک خط جداگانه اختصاص داده شود و در ستون 4 مقابل هر موقعیت یک واحد قرار دهید.

سوال رایج دیگری که از جمله باعث نگرانی افسران پرسنل می‌شود: آیا برای کارمندانی که در سمت‌های یکسانی قرار دارند می‌توانند حقوق‌های متفاوتی را تعیین کنند، مثلاً با ارائه محدوده حقوقی در جدول کارکنان؟ هم در ادبیات حقوقی و هم در عمل، دو رویکرد متضاد برای حل این موضوع وجود دارد. بنابراین، برخی از کارشناسان معتقدند که این کاملا قابل قبول است. در تأیید این دیدگاه، هنر. 132 قانون کار فدراسیون روسیه که بر اساس آن حقوق هر کارمند بستگی به صلاحیت وی، پیچیدگی کار انجام شده، کمیت و کیفیت کار صرف شده دارد و به حداکثر مقدار محدود نمی شود. با در نظر گرفتن این موضوع، دستمزدها باید به طور متفاوت تعیین شود و در درجه اول به صلاحیت کارمند بستگی دارد، که بر اساس آن، کارکنانی که دارای یک سمت هستند، اما دارای رده های صلاحیت متفاوت هستند، می توانند حقوق متفاوتی تعیین کنند.

به گفته سایر کارشناسان، هر سمت معادل یک حقوق است. در صورت لزوم تعیین دستمزدهای متفاوت برای کارمندانی که مشاغل مشابهی دارند، توصیه می شود میزان دستمزد را با کمک کمک هزینه های مختلف (مثلاً برای شدت کار) تنظیم کنید.

مثال 4

کوچک کردن نمایش

این شرکت دو حسابدار دارد. در همان زمان، جدول کارکنان حقوق 10000 روبل و همچنین کمک هزینه ساعات کار نامنظم به میزان 10٪ حقوق (1000 روبل) و برای شدت کار - 20٪ (2000 روبل) در اختیار حسابدار قرار می دهد. روبل). با در نظر گرفتن صلاحیت و تجربه کاری یکی از کارمندانی که این موقعیت را دارند، تمام کمک هزینه ها ایجاد شد و بر این اساس، حقوق وی به 13000 روبل رسید. (10000 روبل + 1000 روبل + 2000 روبل). به حسابدار دوم فقط یک کمک هزینه برای یک روز کاری نامنظم داده شد و پس از آن حقوق وی به 11000 روبل رسید. (10000 روبل + 1000 روبل).

که در ستون 9 کل مبلغ تشکیل شده با اضافه کردن ستون های 5-8 ذکر شده است، یعنی مجموع حقوق برای تمام واحدهای کارکنان یک موقعیت خاص، با در نظر گرفتن کمک هزینه های تعیین شده. اگر ستون های 5-9 را نمی توان در معادل روبل پر کرد (به عنوان مثال، به دلیل استفاده از سیستم های دستمزدی بدون تعرفه، مختلط و سایر سیستم های دستمزد)، این ستون ها در واحدهای اندازه گیری مناسب (در درصد، ضرایب و غیره) پر می شوند. ). در عین حال، محاسبه مبلغ کل (کل) در ستون های 5-9 در صورتی امکان پذیر است که نرخ های تعرفه و کمک هزینه در همان واحدها برای مدت زمان مشابه تعیین شده باشد.

ستون 10 همانطور که از نامش پیداست برای نت های مختلف در نظر گرفته شده است. در غیاب آنها، خالی می ماند.

پس از وارد کردن داده ها در تمام ستون ها، آن را پر کنید خط "کل" در انتهای جدول قرار دارد. برای این کار تعداد پست های کارکنان، میزان حقوق، کمک هزینه و مبلغ صندوق حقوق ماهیانه در ستون های عمودی محاسبه می شود.

لیست پرسنل تکمیل شده توسط رئیس خدمات پرسنلی یا شخصی که مسئولیت مدیریت سوابق پرسنل به او سپرده شده و همچنین حسابدار ارشد سازمان امضا می شود.

در شکل یکپارچه جدول کارکنان، مهر زنی ارائه نمی شود. در این راستا چاپ امکان پذیر است اما الزامی نیست.

نمونه جدول پرسنل در مثال 5 ارائه شده است.

چگونه می توان تغییراتی در جدول کارکنان ایجاد کرد؟

دیر یا زود، هر افسر پرسنلی با تغییر در اطلاعات مندرج در جدول کارکنان مواجه می شود. به عنوان مثال، نیاز به معرفی یک واحد جدید یا کل واحد، یا کاهش واحد موجود، تغییر حقوق، نرخ تعرفه، تغییر نام واحد یا سمت و غیره وجود دارد.

دو راه برای ایجاد تغییرات در جدول کارکنان تایید شده وجود دارد:

انتخاب 1.خود پرسنل را تغییر دهید، یعنی جدول پرسنل جدید را با شماره ثبت جدید (به ترتیب بعدی) تأیید کنید.

گزینه 2.تغییراتی در جدول کارکنان فعلی ایجاد کنید.

در این مورد، کارکنان یکسان باقی می مانند، تنها تعدادی از موقعیت های آن تغییر می کند (محتوای ستون). تغییرات طبق سفارش انجام می شود و پس از آن جدول پرسنل تنظیم می شود. موارد زیر را می توان به عنوان سرفصل دستور مربوطه استفاده کرد: "در مورد تغییر جدول پرسنل"، "در مورد تغییر جزئی در جدول کارکنان"، "در مورد ایجاد تغییرات در جدول کارکنان" و غیره. ترتیب باید دلیل را ذکر کند. برای ایجاد تغییرات در جدول کارکنان (به عنوان مثال، سازماندهی مجدد شرکت، بهینه سازی کارهای مدیریتی، بهبود ساختار سازمان و غیره).

اگر سازمان دارای ساختار پیچیده ای است، توصیه می کنیم هنگام ایجاد تغییرات در جدول کارکنان فعلی، به ترتیب نه تنها موقعیت مربوطه، بلکه واحد ساختاری را نیز مشخص کنید که کارکنان آن تحت تأثیر تغییرات ایجاد شده قرار می گیرند. این به این دلیل است که در بخش های مختلف ممکن است سمت هایی با عنوان یکسان وجود داشته باشد.

هیچ مقرراتی در مورد اینکه هر چند وقت یکبار باید جدول پرسنل به روز شود وجود ندارد. بنابراین در صورت نیاز می توانید این کار را انجام دهید.

فراموش نکنید که تغییرات و اضافات ایجاد شده به روش تعیین شده در جدول کارکنان سازمان به اطلاع کارکنان می رسد و پس از آن بر اساس دستور (دستورالعمل) یا موارد دیگر تغییرات و اضافات مناسب در دفترچه کار آنها ایجاد می شود. تصمیم کارفرما این در بند 3.1 دستورالعمل شماره 69 آمده است.

لطفاً توجه داشته باشید که تغییر دائمی یا موقت در عملکرد کار یک کارمند و (یا) واحد ساختاری که کارمند در آن کار می کند (در صورتی که واحد ساختاری در قرارداد کار ذکر شده باشد) چیزی جز انتقال به شغل دیگری نیست (بخشی). 1 ماده 72.1 قانون کار RF). به عنوان تغییر در کارکرد کارگری، تغییر نام موقعیت که توسط طرفین تعیین شده و در قرارداد کار درج شده است نیز بدون توجه به دلایل چنین تغییری در نظر گرفته می شود (مثلاً به دلیل تغییر در میز پرسنل).

هنگام کاهش کارکنان چه زمانی تغییرات ایجاد کنیم؟

کاهش تعداد یا پرسنل کارکنان یکی از دلایل ایجاد تغییرات در جدول پرسنل است. کاهش اندازه سازمان شامل حذف از لیست کارکنان واحدهای کارکنان فردی است، در حالی که کاهش کارکنان - موقعیت های فردی. کارمندانی که به دلایلی اخراج می شوند طبق بند 2 هنر مشمول اخراج می شوند. 81 قانون کار فدراسیون روسیه.

با توجه به اینکه طبق ماده 180 قانون کار فدراسیون روسیه، به کارمندان باید در مورد اخراج آتی هشدار داده شود تا تعداد یا کارکنان حداقل دو ماه قبل از اخراج کاهش یابد، جدول جدید کارکنان را نمی توان زودتر اجرا کرد. بیش از دو ماه پس از تدوین وجود یک جدول کارکنان می تواند تأیید کند که اخراج کارمندان موجه بوده است (یعنی کارفرما این فرصت را خواهد داشت که کمبود شغل را به وضوح نشان دهد).

در صورت رفع شرایطی که منجر به تغییر جدول پرسنلی در جهت کاهش واحدهای پرسنلی شده است، کارفرما می تواند با اصلاح جدول پرسنلی یا تصویب جدول جدید، پست های کاهش یافته را بازگرداند.

آیا امکان تغییر فرم یکنواخت وجود دارد؟

فرمان Goskomstat روسیه مورخ 24 مارس 1999 شماره 20 "در مورد تصویب رویه استفاده از فرم های یکپارچه اسناد حسابداری اولیه" خاطرنشان می کند که در صورت لزوم، سازمان می تواند جزئیات بیشتری را ارائه دهد. در عین حال، حذف جزئیاتی که قبلاً در این فرم وجود دارد (از جمله کد، شماره فرم، نام سند) مجاز نیست.

کلیه تغییرات ایجاد شده در فرم یکپارچه باید توسط اسناد اداری سازمان رسمیت یابد. علاوه بر این، فرمت های فرم های ذکر شده در آلبوم های فرم های یکپارچه اسناد حسابداری اولیه توصیه می شود و ممکن است تغییر کند. بنابراین، هنگام تهیه فرم‌های مبتنی بر فرم‌های یکپارچه، مجاز به ایجاد تغییراتی از نظر گسترش و باریک کردن ستون‌ها و خطوط، اضافه کردن برگه‌های لغزشی - برای سهولت در قرار دادن و پردازش اطلاعات لازم است.

ترتیب کارمندان چیست؟

در بسیاری از سازمان ها، حفظ یک شکل "کار" از کارکنان - یک ترتیب کارکنان، که در غیر این صورت یک پست شغلی یا لیست کارکنان نامیده می شود، تمرین می شود. تفاوت اصلی بین این سند و جدول کارکنان در پویایی آن است، زیرا بسته به تغییرات مداوم (عددی و کیفی) در پرسنل شرکت می تواند به سرعت تغییر کند و نیازی به دستور برای تأیید و تغییر آن نیست.

از آنجایی که جدول کارکنان، تعداد کل واحدهای کارکنان (موقعیت) را در شرکت نشان می دهد، تعیین اینکه آیا این موقعیت خالی است یا اشغال شده است و کدام یک از کارکنان آن را اشغال می کند، در کارکنان، به طور معمول، این امکان پذیر نیست. اطلاعات نشان داده شده است - نام و حروف اول کارمندان شرکتی که موقعیت هایی را اشغال می کنند که توسط جدول کارکنان تعیین شده است و وضعیت موقعیت - بسته یا خالی.

این سند همچنین ممکن است شامل داده های دیگری مانند شماره پرسنل کارمند، تجربه کاری او در شرکت، یک دسته خاص (صغیر، فرد معلول، مستمری بگیر با فرزندان زیر سه سال و غیره) باشد. به عنوان مبنایی برای لیست کارکنان، می توانید جدول کارکنان مورد تایید سازمان را گرفته و ستون های لازم را مطابق با نیاز یک سازمان خاص اضافه کنید. نه الزام به حفظ ترتیبات کارکنان و نه شکل یکپارچه آن توسط مقررات تا به امروز ایجاد نشده است. تنها چیزی که تنظیم می شود مدت نگهداری اسناد منقضی شده است. مطابق با فهرست اسناد مدیریت استاندارد تولید شده در فعالیت های سازمان ها، با ذکر دوره های ذخیره سازی، مصوب بایگانی فدرال در 06 اکتبر 2000، ترتیبات کارکنان منوط به ذخیره سازی برای 75 سال پس از تدوین اسناد جدید است. آنهایی که در عین حال، جداول پرسنل باید به مدت 3 سال نگهداری شود، از سال بعد از سالی که در آن باطل شده است.

پانویسها و منابع

کوچک کردن نمایش

استخدام یک طرح کارمندی است. برخی از شرکت ها از تهیه جدول پرسنل غفلت می کنند، زیرا این یک سند اولیه نیست و فرم شماره T-3 که برای تهیه آن استفاده می شود، ماهیت مشاوره ای دارد. با این حال، در عمل، نیروی انسانی ضروری است و هم برای کنترل داخلی و مدیریت و هم در هنگام ارتباط با سازمان های بازرسی به کارفرما کمک می کند. امروز ما تمام جنبه های آماده سازی و نگهداری آن را درک می کنیم.

چه چیزی کمبود نیروی انسانی را تهدید می کند؟

معمولاً از لیست کارکنان خواسته می شود که در بازرسی ها به بازرسی های کار و مالیات ارائه شود. عدم وجود آن به عنوان نقض قانون کار و حمایت از کار تفسیر می شود. برای چنین تخلفی، یک مقام 1-5 هزار روبل جریمه می شود، یک سازمان - به مبلغ 30-50 هزار روبل (ماده 5.27 قانون تخلفات اداری فدراسیون روسیه).

جدول کارکنان به توجیه اخراج کارمندان برای کاهش کارکنان در پرونده قضایی کمک می کند. بدون جدول کارمندان، اثبات موجه بودن اخراج توسط کارفرما دشوار است. همچنین اثبات اینکه در زمان اخراج هیچ جای خالی در سازمان وجود نداشت که بتوان به کارکنان اخراج شده پیشنهاد داد (کارفرما موظف است در صورت کاهش طبق ماده 179 قانون کار روسیه مشاغل دیگری را ارائه دهد. فدراسیون).

چه کسی و چگونه باید جدول کارکنان را تنظیم و نگهداری کند؟

به طور کلی، تهیه جدول کارکنان وظیفه مقدس اقتصاددان کار از بخش سازماندهی و پاداش کار است (دایرکتوری صلاحیت موقعیت های مدیران، متخصصان و سایر کارمندان، قطعنامه شماره 37 وزارت کار روسیه از 21 اوت 1998). با این حال، در واقع، لیست کارکنان توسط حسابداران، افسران پرسنل و وکلا تهیه می شود. رئیس شرکت و حسابدار ارشد رسماً مسئول جدول کارکنان هستند زیرا آنها آن را امضا می کنند.

جدول کارکنان را می توان برای هر دوره ای تهیه کرد، اما معمولاً برای یک سال انجام می شود. برای اینکه این روش هر بار مانند ساعت پیش برود، ارزش آن را دارد که آن را در دستورالعمل های کاری آفیس توضیح دهید:

• شرایط و قوانین توسعه و معرفی تغییرات را مشخص کنید.
• فرم دستور تأیید جدول کارکنان؛
• کسانی که مسئول تشکیل و امضای لیست کارکنان و دستورات افراد هستند.
• ترکیب مقررات قانونی و محلی کارفرما که بر اساس آن جدول کارکنان ایجاد می شود.
• کارمندانی که لازم است پیش نویس جدول کارکنان و تغییرات در آن را با آنها هماهنگ کنید.

فرمت پرسنل چگونه است؟

جدول کارکنان یک قانون هنجاری محلی است که ساختار سازمانی شرکت و پرسنل آن را توصیف می کند. برنامه طبق فرم شماره T-3 (قطعنامه شماره 1 کمیته آمار دولتی فدراسیون روسیه "در مورد تایید فرم های یکپارچه اسناد حسابداری اولیه برای حسابداری کار و پرداخت آن" مورخ 5 ژانویه 2004 تهیه شده است. ) که مشاوره ای است. می توان آن را با نیازهای شرکت تطبیق داد. با این حال، به نظر ما، بهتر است از فرم شماره T-3 استفاده کنید، زیرا حاوی تمام داده های لازم است.

چگونه فرم شماره T-3 را پر کنیم؟

جزئیات فرم به شرح زیر است:

نام شرکتباید کاملاً مطابق با آنچه در اسناد تشکیل دهنده ذکر شده است ، از جمله نام اختصاری و نام به زبان خارجی باشد. اگر نام اختصاری وجود داشته باشد، در داخل پرانتز به دنبال نام کامل نشان داده می شود.

کد سازمانی- هشت کاراکتر کد طبق طبقه بندی کننده همه روسی شرکت ها و سازمان ها (OKPO).

تاریخ تهیهفرمت HH.MM.YYYY

اعتبار.مشخص شده است که کارکنان چه مدت اعتبار خواهند داشت و از چه تاریخی لازم الاجرا می شوند.

ما ستون ها را پر می کنیم، در کل 10 عدد وجود دارد.

نام واحد سازهمطابق با طبقه بندی واحدهای تایید شده توسط کارفرما بدون علامت اختصاری نشان داده شده است. اگر طبقه بندی وجود نداشته باشد، به ترتیب حروف الفبا یا به ترتیب نزولی تعداد کارکنان واحد.

در صورتی که اعطای مزایا به کارکنان بستگی به نام واحد داشته باشد، نام واحد باید مطابق با طبقه‌بندی‌های صنعتی صنایع خطرناک و سایر اسناد مربوطه قید شود.

کد زیربخش سازه.همچنین مطابق با طبقه بندی کننده ای که آنها در آن قرار دارند با اهمیت عملکردی نشان داده شده است. اگر طبقه‌بندی‌کننده وجود نداشته باشد، می‌توان کدها را به ترتیب حروف الفبا یا موارد دیگر به زیربخش‌ها اختصاص داد.

سمت (تخصص، حرفه)، رده، طبقه (رده)، صلاحیت.بدون اختصارات در ترکیب واحد ساختاری، از سر شروع، به مجری فنی ختم می شود. توجه: برای کارگران - حرفه ها، برای کارمندان - موقعیت ها (بند 7 ماده 144 قانون کار فدراسیون روسیه).

تعداد واحدهای کارکنانبرای هر موقعیت یا حرفه مشخص شده است. اگر کار پاره وقت در نظر گرفته شده است، در سهام مناسب نشان داده شده است (به عنوان مثال، 0.5؛ 2.75، و غیره).

نرخ حقوق، حقوقبسته به سیستم دستمزد (تعرفه، حقوق، درصد سود، نرخ مشارکت نیروی کار و غیره) به میزان حقوق ماهانه نشان داده شده است. حقوق باید به روبل یا به صورت درصد، ضرایب و غیره نشان داده شود. بهتر است از نشان دادن حقوق به دلار صرف نظر کنید. به طور رسمی، این ممنوع نیست؛ قانون کار فدراسیون روسیه فقط از تعهد کارفرما به پرداخت دستمزد به روبل صحبت می کند. یعنی حقوق به سادگی به روبل با نرخ فعلی تبدیل می شود. اما فقه حاکی از آن است که در اینجا تخلف صورت گرفته است.

قانون کار فدراسیون روسیه شامل هنجارهایی نیست که مستقیماً کارفرما را از تعیین دستمزد به ارز خارجی (واحدهای متعارف) منع کند ، زیرا در قسمت 1 هنر. 131 قانون کار فدراسیون روسیه فقط به پرداخت دستمزد به صورت نقدی به ارز فدراسیون روسیه (به روبل) اشاره دارد. اما طبق قسمت 3 هنر. 129 قانون کار فدراسیون روسیه، نرخ تعرفه و حقوق دارای مقدار ثابتی است که باید در طول مدت قرارداد بدون تغییر باشد. و از آنجایی که اندازه حقوق همیشه با نرخ فعلی محاسبه می شود، کاهش دلار، طبق گفته دادگاه، می تواند منجر به وخامت شرایط حقوق کارمندان شود.

کمک هزینه هاستون 6-8 نشان دهنده پرداخت های تشویقی و غرامت است که توسط قانون یا به ابتکار کارفرما تعیین شده است.

در نمودار جمعمقدار کل ستون های 5-8 (حقوق و دستمزد) ضرب در تعداد واحدهای کارکنان نشان داده شده است.

توجه داشته باشیددر صورتی پر می شود که اطلاعات ستون های فرم مبهم بوده و نیاز به توضیح دارد.

امضاهای زیر جدول پرسنل پیش نویس توسط رئیس و حسابدار ارشد قرار می گیرد.

فراموش نکنید که شماره سند را در ستون مربوطه فرم قرار دهید.

طرح پرسنل آماده است، بعد چه می شود؟

جدول پرسنل با دستور مربوط برای فعالیت اصلی تایید می شود. متن دستور بیانگر واقعیت تأیید جدول کارکنان، تعداد کل واحدهای کارکنان و تاریخ اجرای سند است. سفارش توسط رئیس شرکت یا سایر افراد مجاز امضا می شود و سپس در ثبت سفارشات فعالیت اصلی ثبت می شود. شماره ثبت بر روی سفارش درج شده است. سپس سفارش و لیست کارکنان به عنوان یک قاعده همراه با سایر سفارشات برای فعالیت اصلی برای ذخیره سازی نامحدود ارسال می شود.

چگونه تغییرات ایجاد کنیم؟

از آنجایی که جدول پرسنل به صورت سفارشی تایید می شود، تغییراتی نیز در آن انجام می شود. تاریخ انتشار دستور تغییر و تاریخ اجرایی تغییر معمولاً یکسان نیستند. در صورت جزئی بودن تغییرات، اصلاحاتی در جدول صادر می شود و اگر در مقیاس بزرگ باشد، جدول کارکنان جدید با دستور جدید برای تصویب آن تنظیم می شود.

تغییرات در جدول پرسنل معمولاً کارمندان را تحت تأثیر قرار می دهد، بنابراین تغییر در قراردادهای کاری را به دنبال دارد. در اغلب موارد، درخواست آنها مستلزم رضایت کارکنان، رعایت مهلت های ابلاغی به پرسنل و غیره است.

توجه: آشنایی کارمند با دستور اصلاح جدول کارکنان تاییدی بر رضایت وی برای تغییر شرایط قرارداد کار نیست.

بیایید ببینیم چگونه تغییر در حقوق کارمندان را منعکس کنیم. کارفرما موظف است از دو ماه قبل این موضوع را به کارکنان اطلاع دهد و سپس دستور اصلاح جدول پرسنل را صادر کند. این دستور موقعیت ها، حقوق جدید و تاریخ لازم الاجرا شدن تغییرات را نشان می دهد. کارمندان بخش پرسنل که تغییراتی در قراردادهای کاری ایجاد می کنند، با دستور زیر امضا آشنا می شوند.

سپس قراردادهای اضافی با کارمندان منعقد می شود. در آنها کافی نیست که خود را به واقعیت افزایش یا کاهش حقوق محدود کنیم - باید دلایل را ذکر کنید (طبق مواد 22 و 132 قانون کار فدراسیون روسیه، حقوق کارمند بستگی به صلاحیت ها، پیچیدگی کار انجام شده، کمیت و کیفیت کار صرف شده). در غیر این صورت، به عنوان مثال، کارمند می تواند برای دوره های قبلی که در آن ها همین کار را انجام داده است، پرداخت اضافی را مطالبه کند، اما با پول کمتر.

توجه: برای کاهش میزان دستمزد به صورت یک طرفه طبق ماده. 74 قانون کار فدراسیون روسیه فقط در صورت تغییر شرایط کار سازمانی یا تکنولوژیکی امکان پذیر است. به عنوان مثال، هنگام اتخاذ یک سیاست جدید مدیریت پرسنل، هنگام نوسازی تولید، کاهش حجم تولید، سازماندهی مجدد تولید.

با این حال، برای چنین مانوری، موقعیت و صلاحیت کارمند نباید تغییر کند، کارفرما باید ثابت کند که شرایط مندرج در قرارداد کار نمی تواند حفظ شود و عدم تصمیم گیری برای کاهش حقوق منجر به کاهش گسترده کارکنان می شود. . بحث هایی در قالب کاهش تقاضا برای خدمات یا محصولات یا کاهش سود کافی نیست.

یکی از انواع اسناد تنظیمی محلی، جدول کارکنان است. از این نوع سند برای کنترل کمیت و ترکیب هر ملک استفاده می شود.

برای این، قوانین خاصی برای تهیه جدول کارکنان وجود دارد.

ناوبری مقاله

نیاز به سند

نیروی انسانی، نیروی انسانی سازمان است. در لیست اسناد اولیه گنجانده نشده است، بنابراین برخی از شرکت ها تدوین و نگهداری آن را انجام نمی دهند. با وجود این، حضور آن کمک قابل توجهی به مدیریت در تضمین کنترل شرکت می کند. علاوه بر این، این سند به برقراری ارتباط با بازرسان کمک می کند.

هنگام بررسی کار یک شرکت توسط نمایندگان بازرسی مالیاتی یا کار، وجود میز کارکنان ضروری نیست، بلکه مطلوب است. اگر چنین سندی وجود نداشته باشد، این می تواند به عنوان یکی از انواع نقض قانون کار یا حمایت از کار تعبیر شود. این ممکن است با اعمال مجازات در مبلغ 1 تا 2 هزار روبل برای شخص مسئول یا حداکثر 30 هزار روبل مجازات شود.

وظیفه اصلی جدول کارکنان توجیه دلایل اخراج یا کاهش کارکنان شرکت است. عدم وجود آن، اثبات مشروعیت این فرآیندها را برای مدیریت بسیار دشوارتر می کند.

تدوین و نگهداری منابع انسانی بر عهده بخش فناوری اطلاعات یا منابع انسانی است. در بیشتر موارد این وظیفه به حسابداران محول می شود. از آنجایی که رئیس و حسابدار ارشد شرکت امضاء را زیر سند می گذارند، مسئول صحت آن هستند. هنگام تهیه جدول کارکنان، اصطلاح مهم نیست. برای انجام این کار، دستورالعمل نگهداری اسناد باید شامل موارد زیر باشد:

• سند باید به وضوح شرایط تنظیم و ویرایش آن را مشخص کند.
• رئیس شرکت موظف است دستور شروع عملیات SR را تنظیم و امضا کند. این الزاماً باید شامل بندی باشد که شامل فهرستی از افراد مسئول تنظیم و نگهداری جدول کارکنان باشد.
• علاوه بر این، کارکنان باید شناسایی شوند که باید از هرگونه تغییر در برنامه مطلع شوند.

برای کار با این سند، نیازی به فهرستی از اقدامات قانونی و نظارتی ندارید که بر اساس آن سند تنظیم شده است، تغییراتی در آن ایجاد می شود و سایر تفاوت های ظریف.

ویژگی های تالیف

لازم است داده های زیر را در آن وارد کنید:

• نام شرکت. باید مطابق با موردی باشد که در اسناد تشکیل دهنده (تا اختصارات و نام به زبان خارجی) ذکر شده است.
• کد OKPO از 8 رقم تشکیل شده است.
• تاریخ دقیق نگارش به صورت روز، ماه، سال فرمت شده است.
• اعتبار. دوره زمانی که در طی آن جدول کارکنان به طور دقیق مشخص شده است.
• نام واحد ساختاری سازمان. این داده ها مطابق با طبقه بندی کننده وارد می شوند. در صورت عدم وجود، اطلاعات به ترتیب حروف الفبا وارد می شود.
• کد دپارتمان داده های وارد شده به طبقه بندی کننده یا گردآوری شده توسط مدیریت شرکت استفاده می شود. در حالت دوم می توان از هر اصل استفاده کرد.
• موقعیت، رتبه، دسته. داده ها از مدیریت ارشد و به ترتیب نزولی وارد می شوند. لازم به ذکر است که اگر کارمندی متعلق به کارمندان باشد، موقعیت خاصی را اشغال می کند، اگر کارگر باشد، حرفه او مشخص شده است.
• تعداد او. اطلاعات برای همه موقعیت ها و مشاغل به طور جداگانه انجام می شود. اگر شخصی به صورت پاره وقت کار می کند، باید سهم را مشخص کنید، به عنوان مثال، 2، 75؛ 0، 5 و غیره
• نرخ تعرفه یا حقوق. هنگام وارد کردن داده ها، میانگین ماه در نظر گرفته می شود که به سیستم OT بستگی دارد. لازم به ذکر است که نرخ باید به واحد پول کشور ما - روبل - نشان داده شود. در برخی موارد از نرخ یا نسبت بهره استفاده می شود. استفاده از دلار یا سایر ارزها توصیه نمی شود. این توسط قانون منع نشده است، اما، طبق قانون کار کشور، نرخ ارز خارجی به طور خودکار به روبل با نرخ ارز فعلی تبدیل می شود. علاوه بر این، در طول رسیدگی در دادگاه، چنین عملی به عنوان تخلف تلقی می شود. این به دلیل این واقعیت است که نرخ تمایل به تغییر در جهت کاهش دارد. چنین وضعیتی می تواند توسط یک قاضی به عنوان ایجاد شرایط دستمزد غیرقابل قبول برای کارکنان شرکت در نظر گرفته شود.
• مقدار کمک هزینه. این ستون ها پرداخت هایی با ماهیت جبرانی یا تشویقی را نشان می دهد. اندازه آنها توسط قانون تعیین شده و توسط رئیس شرکت تشویق می شود.
• آخرین ستون داده های نشان داده شده در ستون های 5، 6، 7، 8 را خلاصه می کند. این رقم بر اساس جدول کارکنان در تعداد کارکنان ضرب می شود.
• ممکن است برخی از داده های مورد استفاده در هنگام پر کردن فرم نیاز به توضیح کمی داشته باشد. این اطلاعات در ستون یادداشت ها ثبت می شود.
• سند باید به امضای رئیس سازمان و حسابدار ارشد برسد. علاوه بر این، سند شماره خاص خود را دارد.

پس از تهیه جدول پرسنل توسط رئیس شرکت ، دستوری تنظیم می شود که در آن اطلاعاتی که SHR تهیه شده است به اطلاع می رسد ، اطلاعات مربوط به تعداد کل کارکنان شرکت نشان داده می شود. و همچنین مدت اعتبار سند. سفارش با تایید رئیس و سایر افراد مسئول ثبت می شود. داده های ثبت نام در یک مجله ویژه وارد می شود. میز پرسنل و سفارش روی آن به همراه سایر اسناد شرکت ذخیره می شود.

ایجاد تغییرات در SR

این امکان وجود دارد که در جدول پرسنل نیز مانند هر سند دیگری، تغییراتی لازم باشد. چه سندی جدول کارکنان را اصلاح می کند؟ از آنجایی که سند فقط پس از امضای دستور لازم الاجرا می شود، می توان آن را مطابق با دستور شرکت نیز اصلاح کرد.

به عنوان یک قاعده، تاریخ امضای دستور و تاریخ اعمال تغییرات یکسان نیست. در صورتی که تغییرات در مقیاس بزرگ نباشد، تغییراتی در جدول کارکنان ایجاد می شود. در غیر این صورت، تهیه جدول کارکنان جدید ضروری می شود. این یک دستور جدید است.

ایجاد تغییرات در برنامه در درجه اول بر منافع کارکنان شرکت تأثیر می گذارد. این به نوبه خود مستلزم اعمال تغییرات در قراردادهای کاری است. طبق قانون برای انجام این روش باید شرایط زیر رعایت شود:

• رضایت هر یک از کارکنانی که قرارداد کاری آنها مستلزم تغییر است را دریافت کنید.
• نماینده بخش مدیریت یا پرسنل موظف است به هر کارگر هشدار دهد که نیاز به تهیه جدول جدید پرسنل وجود دارد. طبق قانون، بازه‌های زمانی مشخصی وجود دارد که طی آن اطلاعیه باید به اطلاع کارکنان برسد.
• موارد زیادی وجود دارد که روسای بنگاه معتقدند وجود دستور اصلاح قرارداد کار و رضایت کارمند با این اصلاحات یکی است. این اشتباه است. به عنوان مثال، تغییراتی را در اندازه کارکنان شرکت در نظر بگیرید. مسئولیت تغییر حقوق کارکنان حداقل 60 روز قبل بر عهده رئیس شرکت است. بلافاصله پس از این، یک دستور مناسب تنظیم و امضا می شود که همچنین نشان دهنده نیاز به تغییر جدول کارکنان است. حتماً اطلاعات مربوط به موقعیت‌هایی که دقیقاً در چه موقعیت‌هایی تغییرات ایجاد می‌شوند و همچنین تاریخ اعمال اصلاحات بعدی را در سفارش مشخص کنید. علاوه بر امضای رئیس و حسابدار ارشد، این حکم توسط یکی از کارکنان بخش پرسنل نیز امضا می شود که مستقیماً در تغییر قراردادهای کاری مشارکت خواهد داشت.
• پس از آن، لازم است با هر یک از کارمندان فوق یک توافق نامه اضافی تنظیم شود، که در آن نه تنها واقعیت، بلکه دلیل تغییر حقوق نیز به طور دقیق مشخص شده است. اگر این شخص را راضی نمی کند یا به هیچ وجه نشان داده نمی شود، او حق دارد برای مدتی که در طی آن با انجام همان کار، حقوق کمتری دریافت کرده است، درخواست پرداخت غرامت مادی کند. در عمل، عمدتاً افزایش دستمزد وجود دارد. اما احتمال کاهش آن نیز منتفی نیست. دلیل چنین حرکتی ممکن است تغییرات در سازماندهی شرایط کار یا شرایط فنی برای سازماندهی فرآیند کار، اتخاذ یک سیاست مدیریت جدید توسط مدیریت شرکت، نوسازی فرآیند، افت سطح سودآوری شرکت یا سازماندهی مجدد آن. در عین حال موقعیت و وظایف کارکنان تغییر نمی کند. اگر نمی توان از این امر اجتناب کرد، مدیریت ملزم به ارائه شواهد قوی با حمایت چارچوب قانونی مبنی بر غیرممکن بودن حفظ موقعیت است.
• با کاهش پرسنل، تغییراتی در جدول پرسنل نیز ایجاد می شود. این به دلیل حذف برخی از واحدهای دولتی از سند است. با توجه به اینکه کارکنان از اخراج های آتی 60 روز قبل مطلع می شوند، تغییرات ایجاد شده در HR نیز در این زمان اعمال می شود. در صورت وجود میز پرسنلی در شرکت، مدیر آن دارای مدارک و مستندات قانونی مبنی بر حذف این پست ها از لیست واحدهای کارکنان شرکت خواهد بود. در غیر این صورت، اقدامات رهبر ممکن است غیرقانونی تلقی شود.

هر مرحله از رئیس شرکت باید توسط TC تایید شود.

شاید مهم باشد

هنگام توسعه کارکنان یک شرکت، ممکن است برخی از سوالات مهم مطرح شود که باید بدانید.

از جمله مهم ترین و رایج ترین موارد زیر است:

• در صورتی که شرکت دارای یک یا چند شعبه باشد، لازم نیست برای هر یک از آنها جدول پرسنلی جداگانه تهیه شود. طبق قوانین کشور، شعب کارفرما نیستند.
• اگر لازم است در جدول پرسنل کارکنان شرکت درگیر کار فصلی ذکر شود، می توانید ستون Period of Work را به سند اضافه کنید که در آن می توانید این نوع کارمند را مشخص کنید. همچنین ارزش توجه به این واقعیت را دارد که نشان دادن دوره ای که در طی آن افراد کار می کنند ضروری است.
• موقعیت های کارمندان مشخص شده در SR باید مطابق با مواردی باشد که در قراردادهای کاری این افراد آمده است.
• اگر فردی برای موقعیتی استخدام شود که در برنامه نیست، مدیر باید اسناد محلی شرکت را تنظیم کند.
• در صورتی که یک موقعیت توسط چندین نفر اشغال شود که قراردادهای کاری آنها نشان می دهد که آنها به صورت پاره وقت کار می کنند ، هنگام محاسبه تعداد کل واحدها بر اساس ایالت ، باید رقم دقیق ذکر شود. به عنوان مثال، اگر یک موقعیت توسط 3 نفر اشغال شود که دو نفر از آنها با نرخ 0.5 و سومی برای 1 نرخ کار می کنند، کل باید 2.0 واحد کارمند را نشان دهد.
• اگر شرکت از یک سیستم پرداخت بدون تعرفه یا مختلط استفاده کند، می توان از یک ضریب یا درصد برای نشان دادن دقیق واحدهای اندازه گیری استفاده کرد.
• در صورت عدم وجود حقوق فعال در لیست کارکنان وجه قانونی ندارد. این خلاف قانون است.
• لیست کارکنان هیچ ارتباطی با کارمندان شرکت ندارد. در این راستا هنگام جمع آوری عصاره، داده های کارگر را نشان نمی دهد.
• در صورت نیاز به تهیه عصاره از SHR توسط شعبه شرکت یا نمایندگی آن، این موضوع باید در اساسنامه شرکت قید شود. علاوه بر این، آنها می توانند توسط پروکسی عمل کنند. در صورت عدم وجود، عصاره ای از بخش حسابداری شرکت اصلی درخواست می شود.
• در صورت وجود هرگونه خطایی در عصاره یا کوچکترین اصلاحی، سند معتبر نیست.
• در صورت تنظیم سند مجعول توسط مقامی جریمه نقدی در نظر گرفته می شود.
• همین مجازات مسئولی را تهدید می کند که از صدور عصاره فهرست کارکنان برای کارمند خودداری کرده است. شخص حق مطالبه صدور سند، کپی اسناد و یا هزینه معینی را ندارد. عصاره به صورت رایگان صادر می شود.

اغلب، کارآفرینان فردی در مورد توصیه به جمع آوری و نگهداری جدول کارکنان سؤال دارند. از یک طرف ، قانون بیان می کند که جدول کارکنان برای شرکت تهیه می شود و نه برای کارمند ، از سوی دیگر ، در صورت بازرسی توسط بازرسی کار فدرال ، یک کارآفرین خصوصی ممکن است مشکلات بزرگی داشته باشد. که شامل اعمال جریمه یا تعطیلی شرکت است.

هنگام تنظیم جدول پرسنل باید در نظر گرفت که حقوق کارمندانی که در همان سمت مشغول به کار هستند نباید چنگال داشته باشد. ممکن است در میزان پرداخت های اضافی (کمک هزینه، پاداش و غیره) تفاوت وجود داشته باشد. این تفاوت تحت تأثیر صلاحیت کارمند، طول کار او در این شرکت، پیچیدگی کار انجام شده است. به هیچ وجه نباید فراموش کنیم که پس از تهیه میز کارمندی جدید، میز قدیمی باید حفظ شود. پیش نویس SHR قدیمی به مدت 5 سال ذخیره می شود ، کل لیست مکاتبات مربوط به تهیه سند به مدت 3 سال ذخیره می شود ، پرسنل (اضافه به جدول کارکنان) تا 75 سال ذخیره می شود.

برای جلوگیری از مشکلات در توسعه مستقل فرم کارکنان شرکت، کارشناسان توصیه می کنند از فرم آماده T-3 استفاده کنید یا انواع دیگری از فرم ها را بارگیری کنید که از بین آنها می توانید مناسب ترین را برای یک شرکت خاص انتخاب کنید.

نیاز به تنظیم و نگهداری جدول کارکنان یک شرکت را نادیده نگیرید. شما باید در این فرآیند بسیار مراقب باشید. در صورتی که برای یک موقعیت خاص ثبت نام شود، با کاهش کارکنان یا کاهش نرخ، این کمک قابل توجهی خواهد بود.

کارمندان از "A" تا "Z" - در ویدیو:

سوال خود را در فرم زیر بپرسید

بیشتر در مورد این موضوع:

چه کسی مسئول پرسنل شرکت است

جدول کارکنان (ShR) یکی از اسناد اولیه است که برای پرداخت حقوق پرسنل استخدام شده و نگهداری سوابق حسابداری در شرکت استفاده می شود. علاوه بر این، SHR در کارهای اداری پرسنل ضروری است. بنابراین، پاسخ به این سوال که چه کسی جدول کارکنان را در شرکت تنظیم می کند به مقیاس و ساختار سازمانی شرکت بستگی دارد.

پر کردن و نگهداری SHR ممکن است به موارد زیر اختصاص یابد:

• به بازرس بخش پرسنل، در صورت کارکرد، یا به کارمندی که نگهداری سوابق پرسنل به او سپرده شده است (این دومی ممکن است وکیل، منشی، مدیر دفتر و غیره باشد).
• حسابدار ارشد یا مدیر حسابداری، زمانی که چنین واحدی ایجاد می شود.
• مدیر کل شرکت، زمانی که حسابدار ارشد در کارکنان شرکت غایب است.

در حالت اول ، هر 3 پیوند در تصویب برنامه شرکت می کنند (افسر پرسنل آن را تنظیم می کند ، حسابدار ارشد آن را بررسی و تأیید می کند ، مدیر با صدور دستور مناسب تأیید می کند). در مورد اخیر، کلیه اقدامات مستقیماً توسط رئیس شخص حقوقی انجام می شود.

هر چند وقت یکبار باید جدول پرسنل را تکمیل کنید

هنگامی که از شما پرسیده می شود که هر چند وقت یکبار نیاز به تهیه جدول کارکنان است، باید پاسخ داد که برنامه یک بار تنظیم شده و در صورت لزوم بیشتر تنظیم می شود. SHR اولیه هنگامی که شرکت ایجاد می شود و مدیریت با تعداد کارمندان پست ها و تخصص های مختلف لازم برای عملکرد آن تعیین می شود ، جمع آوری می شود. برای راحتی، آنها سعی می کنند این لحظه را با آغاز سال تقویم یا اولین روز ماه مرتبط کنند تا از مشکلات حقوق و دستمزد جلوگیری کنند.

هنگام تغییر داده های SR، لازم است با ایجاد تغییرات، آنها را با آنها هماهنگ کنید. برای اینکه یاد بگیرید چگونه این کار را به درستی انجام دهید، مقاله ما را بخوانید: چگونه تغییراتی در کارکنان ایجاد کنیم؟ .

نحوه درست کردن میز پرسنل: ما یک نمونه برای سال 2018 - 2019 می سازیم

اغلب، روسای اشخاص حقوقی کوچک این سوال را از خود می پرسند: چگونه می توان جدول پرسنل را پر کرد و نمونه طراحی آن را کجا می توانم ببینم؟ در این قسمت به شما خواهیم گفت که چگونه میز پرسنل را به درستی بسازید.

یک فرم یکپارچه SHR (فرم T-3، تصویب شده توسط کمیته آمار دولتی مورخ 01/05/2004 شماره 1) وجود دارد، اما از 01/01/2013، روز قانون "در مورد حسابداری" مورخ 12/06/2011 شماره 402-FZ لازم الاجرا می شود، این فرم ضروری نیست. شما می توانید قالب خود را طراحی کنید.

بیایید نمونه ای از پر کردن جدول پرسنل را با استفاده از مثال یک فرم تایید شده تجزیه و تحلیل کنیم. توصیه می شود در آن بنویسید:

1. داده های رایج:
   • نام شرکت؛
   • تعداد و تاریخ ثبت نام، مدت اعتبار جدول کارکنان؛
   • جزئیات ترتیبی که سند بر اساس آن تأیید می شود.
2. خود برنامه به صورت جدولی با ستون های زیر است:
   • نام واحد سازه و کد آن (در صورت وجود)؛
   • نام تخصص ها و پست های کارکنان مورد نیاز؛
   • تعداد واحدهای کارکنان و تعداد می تواند یک عدد صحیح (1، 2) یا کسری (0.5 یا 0.25) باشد، زمانی که حضور یک یا کارمند دیگری برای یک روز کاری کامل لازم نباشد.
   • حقوق رسمی؛
   • کمک هزینه (در صورت وجود)؛
   • مبلغ پرداختی برای هر موقعیت و کل شرکت (با اضافه کردن حقوق و کمک هزینه برای هر موقعیت و ضرب در تعداد پست های کارکنان تعیین می شود).
3. امضاها:
   • بازرس بخش پرسنل (رئیس بخش در صورت وجود)؛
   • حسابدار ارشد یا شخصی که وظایف خود را در شرکت انجام می دهد.

نمونه ای از پر کردن جدول پرسنل را می توانید از لینک دانلود کنید: نمونه ای از پر کردن جدول پرسنل 2018 - 2019.

ما به نحوه تهیه جدول پرسنل نگاه کردیم. برای تنظیم این سند می توانید از فرم تایید شده استفاده کنید یا آن را به هر شکلی تنظیم کنید. از SHR می توانید در مورد ساختار شرکت، تعداد کارمندان و مقدار پول ماهانه مورد نیاز برای پرداخت کار کارکنان اطلاعات کسب کنید.

جدول کارکنان سندی است که تعداد کارکنان یک سازمان را با توزیع واحدها بر اساس پست ها و بخش های ساختاری مشخص می کند. محتوای استاندارد این سند همچنین شامل اطلاعات حقوق رسمی، کمک هزینه و صندوق دستمزد ماهانه در شرکت است.

این برنامه ساختار پرسنل شرکت را ساده می کند، به برنامه ریزی هزینه های نیروی کار، سازماندهی کار خدمات پرسنلی کمک می کند. در صورت لزوم، به عنوان شاهدی بر مشروعیت امتناع از استخدام (دلیل آن عدم وجود نرخ رایگان است). اما بیشتر اوقات از آن برای توجیه مشروعیت اخراج در ارتباط با کاهش تعداد یا واحدهای کارکنان استفاده می شود. در صورت ادعاهای کوچک شده، سازمان می تواند با ارائه در دادگاه، بازرسی کار، لیست کارکنان کارکنان، از منافع خود محافظت کند. بر اساس این سند، کارفرما عدم امکان ارائه موقعیت دیگری به کارمند اخراج شده را تأیید می کند.

روش تشکیل کارکنان

سرویس آمار ایالتی فدرال فدراسیون روسیه به شرکت های دارای انواع مالکیت دستور می دهد تا جدول کارکنان را برای مدیریت سوابق پرسنل ایجاد و بپذیرند (فرمان شماره 1 15 ژانویه 2004). کارمندی که این وظیفه را در شرح وظایف دارد. توسعه و به روز رسانی ساختار کارکنان. در صورت لزوم، مدیر می تواند چنین وظیفه ای را به یک افسر پرسنل یا حسابدار محول کند و همچنین این کار را (به دستور) به عهده بگیرد.

معمولاً جدول پرسنل یک سال قبل تهیه می شود و از لحظه ای که به دستور مدیر تأیید می شود به یک قانون هنجاری محلی تبدیل می شود که بر اساس آن مدیریت سوابق پرسنل در شرکت ساخته می شود. ثبت نام کارکنان جدید، نقل و انتقالات داخلی باید مطابق با واحدهای موجود در کارکنان انجام شود. بنابراین اسامی سمت ها و تقسیمات ساختاری در قرارداد کار، دستور استخدام باید همانطور که در جدول کارکنان ثبت شده است درج شود.

در صورت نیاز، تنظیمات در انبار مجاز است. اگر آنها قابل توجه باشند، مدیریت ممکن است تصمیم بگیرد که یک برنامه زمانی جدید تشکیل دهد. با تغییرات جزئی و همچنین در صورت عدم وجود آنها، نیازی به تایید مجدد سند از ابتدای سال آینده نیست.

نحوه تهیه جدول پرسنل

برای طراحی ساختار پرسنل، فرم یکپارچه T-3 ارائه شده است که توسط Roskomstat تأیید شده است (می توانید فرم پرسنل را دانلود کنید). شرکت حق دارد فرم خود را توسعه دهد، اما باید دارای فیلدهای مورد نیاز باشد:

• نام بخش های ساختاری؛
• لیست موقعیت ها در هر بخش؛
• تعداد واحدهای باز شده در ایالت برای هر تخصص؛
• حقوق رسمی؛
• مکمل حقوق؛
• تعداد کل واحدهای کارکنان؛
• مبلغ حقوق و دستمزد در ماه

تاریخ سند دو بار است: تاریخ تدوین و تصویب (ممکن است یکسان باشند). مدت اعتبار جدول پرسنل نیز نشان داده شده است، به عنوان مثال، از 1 ژانویه 2015 تا 31 دسامبر 2015، اگرچه تعیین تاریخ پایان ضروری نیست.

روش تهیه جدول کارکنان را در نظر بگیرید:

1. نام شرکت مطابق با مدارک ثبتی.
2. عنوان سند، تاریخ ایجاد و امضا.
3. ستون شماره 1 - نام واحدها. شرکت های خصوصی می توانند لیست و اسامی بخش های ساختاری را بنا به صلاحدید خود وارد کنند. شرکت ها و شرکت های دولتی با شرایط کاری خاص باید توسط صنعت و اسناد نظارتی تمام روسیه - طبقه بندی کننده ها و کتاب های مرجع هدایت شوند. این الزام به دلیل در دسترس بودن مزایا و ضمانت‌ها برای دسته‌های خاصی از کارگران است. اسامی در فرم T-3 به صورت اسمی نوشته می شوند.
4. ستون شماره 2 یک کد زیربخشی است که برای سهولت در ایجاد سلسله مراتب و استفاده از نامگذاری دیجیتال در اسناد به هر یک از بخش ها اختصاص داده شده است.
5. ستون شماره 3 - موقعیت (حرفه، رتبه) - بر اساس طبقه بندی ایالتی OKPDTR. موقعیت ها به ترتیب نزولی (از بالاترین به پایین ترین) فهرست شده اند.
6. ستون شماره 4 - تعداد واحدهای ستادی ارائه شده برای هر پست بر اساس نیاز سازمان تعیین می شود. نرخ های جزئی ممکن است نشان داده شود (0.5؛ 0.75).
7. ستون شماره 5 - نرخ حقوق یا تعرفه تعیین شده برای یک موقعیت خاص، به روبل. برای متمایز کردن دستمزد کارگرانی که دارای موقعیت مشابه هستند، اما دارای شرایط متفاوت هستند، می توان نه یک مقدار خاص، بلکه یک محدوده حقوقی را نشان داد.
8. ستون 6 - 8 برای نشان دادن افزایش حقوق، به روبل استفاده می شود.
9. ستون شماره 9 - کل مبلغ پرداختی ماهانه برای موقعیت.
10. در ستون شماره 10 اطلاعات موجود بودن پست های خالی به عنوان یادداشت درج شده است.

اگر شرکت از طرح های حقوق و دستمزد بر اساس حقوق استفاده نمی کند، واحدهای مورد استفاده برای محاسبه پرداخت ها، به عنوان مثال، بهره، در ستون های "پولی" قرار می گیرند.

اضافات (فیلدهای اضافی) را می توان به فرم کارکنان اضافه کرد، اما کاهش ستون های مورد نیاز در فرم یکپارچه غیرممکن است: ستون های ادعا نشده به سادگی پر نمی شوند.

"کارکنان" ممکن است از چندین ورق تشکیل شده باشد. در این صورت سند منگنه می شود و برگه ها شماره گذاری می شود و در پشت منگنه گواهی نامه با امضای مدیر و مهر صادر می شود. روی خود فرم نیازی به مهر سازمان نیست و امضای رئیس، حسابدار ارشد، روسای ادارات در آخرین برگه در زمینه ای که برای این کار در نظر گرفته شده است، چسبانده شده است. در صورت لزوم، افراد مسئول می توانند در هر صفحه امضا کنند، سپس هر یک از آنها باید با خط مناسب تکمیل شود.

شما می توانید جدول کارکنان را بر اساس نمونه ارائه شده در وب سایت ما تهیه کنید.

ایجاد تغییرات در جدول پرسنل

در صورت لزوم، می توان تغییرات مختلفی در ساختار شرکت ایجاد کرد: بخش ها افتتاح و لغو می شوند، موقعیت های جدید معرفی می شوند، حقوق ها افزایش می یابد و غیره. تمامی این تغییرات باید در جدول کارکنان سازمان ثبت شود. شما می توانید این کار را به دو صورت انجام دهید:

1. تشکیل و تصویب «کارکن» جدید.
2. ایجاد دستور اصلاح سند.

در مورد دوم، دستور باید حاوی دلیل تعدیل باشد:

• سازماندهی مجدد شرکت؛
• بهینه سازی ساختار پرسنل؛
• گسترش یا کاهش تولید؛
• تغییرات در قوانین و غیره

تغییر در جدول پرسنل با معرفی ورودی های جدید در اسناد پرسنلی دنبال می شود: دفترچه کار کارکنان، کارت های شخصی (با رضایت کتبی کارکنان).

در برخی موارد، به عنوان مثال، هنگام تغییر بخشی از حقوق و دستمزد، لازم است یک توافق نامه اضافی برای قرارداد کار امضا شود. کارکنان از 2 ماه قبل از وقوع چنین رویدادهایی مطلع می شوند و سایر تغییرات در لیست کارکنان پس از تایید آنها به اطلاع کارکنان می رسد.

چیدمان منظم

برای مدیریت عملیاتی پرسنل در بسیاری از شرکت ها، به خصوص بزرگ، سندی به نام "کارکنان" در گردش وجود دارد. این همان جدول پرسنل است ، اما به صورت رایگان تهیه شده و حاوی داده های لازم برای کارفرما برای راحتی کار پرسنل است ، به عنوان مثال:

• اسامی کارکنان دارای موقعیت های خاص؛
• حقوق و کمک هزینه برای هر کارمند (یک "پرش" حقوق را می توان در جدول کارکنان نوشت و این در ترتیب مشخص شده است).
• شماره پرسنل؛
• تجربه کاری؛
• اطلاعات مهم در مورد کارکنان؛
• در دسترس بودن نرخ های رایگان و هر گونه اطلاعات دیگری که توسط خدمات پرسنل مورد نیاز است.

لیست کارکنان در پویایی محتوای آن با برنامه متفاوت است: تغییرات در حالت فعلی بدون دستور و تأیید رئیس در آن انجام می شود.