محتوا و شکل نامه شما تا حد زیادی به ماهیت، هدف نامه و مخاطب آن بستگی دارد. مکاتبات تجاری و مکاتبات شخصی به وضوح متمایز می شوند. ساختار این نامه ها تقریباً یکسان است، اما الزامات واضحی برای نامه های تجاری وجود دارد که نمی توان آنها را نقض کرد. بنابراین، قوانین مربوط به نوشتن نامه های تجاری رسمی به زبان انگلیسی را که سخت ترین آنها برای فرستنده است، به تفصیل در نظر خواهیم گرفت.
برای مدت طولانی، نامه تجاری مهم ترین ابزار در فعالیت های کارآفرینی و تجاری بوده است. امروزه نامه تجاری وسیله ای برای تبادل اطلاعات در قالب یک سند رسمی است که ممکن است حاوی پیشنهاد، تأیید، دستورالعمل، ادعا، تبریک ... و بر این اساس، پاسخ به آنها باشد. آموزش نوشتن نامه به زبان انگلیسی هنگام نوشتن نامه های رسمی، باید این واقعیت را در نظر بگیرید که مکاتبات تجاری با مکاتبات شخصی بسیار متفاوت است. برای نوشتن نامه های تجاری قوانین مشخص و تغییرناپذیری وجود دارد که رعایت آنها الزامی است. نامه های تجاری باید به تمام معنا بی عیب و نقص باشند. حتی کوچکترین بی توجهی به قوانین می تواند آن را باطل کند.
یک نامه تجاری دارای ساختار واضح و همچنین مجموعه خاصی از جزئیات است. با ویژگی هایی مانند وضوح، مختصر، سازگاری منطقی، رسمی بودن، بی طرفی، کامل بودن، استاندارد بودن، عدم رنگ آمیزی احساسی مشخص می شود. هیچ عبارات محاوره ای، عامیانه، افعال وجهی، الفاظ، نام هایی با پسوند ارزیابی ذهنی وجود ندارد. زبان رسمی تجاری نگرش عینی به حقایق بیان شده ارائه می دهد ، احساسات و ذهنیت را سلب می کند و همچنین دنباله منطقی متن را منعکس می کند. دقت معنایی نیز یکی از مهم ترین شرایط در نوشتن نامه تجاری است.
در مکاتبات تجاری رسمی، از کلیشه های گفتاری مختلف استفاده می شود که از ابهام در متن جلوگیری می کند. مجموعه ای از عبارات کلیشه ای استاندارد در نتیجه چندین سال تمرین مکاتبات تجاری ایجاد شد. آنها به بیان دقیق تر و مختصر افکار کمک می کنند. چنین ساختارهایی ترکیب نامه را تا حد زیادی تسهیل و سرعت می بخشد ، زیرا نیازی به اتلاف وقت برای انتخاب عبارت مناسب مناسب با موقعیت ندارید. با در اختیار داشتن مجموعه ای از عبارات آماده - کلیشه ها، می توانید به راحتی یک نامه تجاری را با قیاس بدون مشکل زیاد بنویسید.
ساختار نامه به زبان انگلیسی
بنابراین، بیایید مستقیماً به مطالعه ساختار یک نامه تجاری و لیستی از عبارات استاندارد - کلیشه ها بپردازیم. کل متن یک نامه تجاری به وضوح به پاراگراف های معنایی تقسیم می شود. از خط قرمز استفاده نمی شود. معمولاً برای نوشتن چنین نامه ای از سربرگ استفاده می شود که شامل کلیه مشخصات لازم شرکت فرستنده (آرم شرکت، نام، آدرس پستی و تلگرافی، تلفن، فکس، مشخصات بانکی) می باشد.
یک نمونه ساختار ایمیل ممکن است به شکل زیر باشد:
- آدرس فرستنده (آدرس فرستنده)؛
- تاریخ (تاریخ)؛
- آدرس گیرنده (آدرس داخلی)؛
- سلام؛
- مقدمه (جمله آغازین);
- متن اصلی (متن نامه)؛
- جمله پایانی
- عبارت مودبانه پایانی (تعویض بستن) ;
- امضای فرستنده (امضا);
- کاربرد (محفظه).
نمونه ای از نامه تجاری به زبان انگلیسی بیایید هر نقطه را با جزئیات بیشتری تجزیه و تحلیل کنیم.
1. آدرس فرستنده (آدرس فرستنده)معمولا در گوشه سمت راست بالا نوشته می شود. امکان نوشتن آدرس در گوشه سمت چپ بالا وجود دارد. ترتیب نوشتن آدرس مهم است. ابتدا باید شماره خانه را با نام خیابان که با کاما از هم جدا شده است، شماره آپارتمان را مشخص کنید. خط بعدی شهر با کد پستی است، خط بعدی کشور است.
17 Hillside Road, Apt. 12
لندن W13HR
انگلستان
5 خیابان نلسون، آپارتمان. 5
شیکاگو 19 200
ایالات متحده آمریکا
2. تاریخ (تاریخ)در زیر، بلافاصله پس از آدرس نشان داده شده است. بعد از آدرس نقطه نگذارید. چندین گزینه طراحی وجود دارد:
3. آدرس گیرنده (آدرس داخلی)به همان ترتیب آدرس فرستنده نوشته می شود، اما در سمت چپ پایین تر است.
4. فرم استیناف (سلام)بستگی به میزان آشنایی شما با فردی که خطاب به آن دارید و البته جنسیت دارد.
عبارات به کار رفته در مورد غریبه ها:
(عزیز) آقا، - (عزیز) آقا / آقا،
(عزیز) خانم، - (عزیز) خانم / خانم،
آقایان، - پروردگارا،
به غریبه ها:
جناب آقای. زمستان، آقای/آقای زمستان عزیز،
خانم زمستان عزیز، - خانم عزیز / خانم زمستان، (در رابطه با یک زن مجرد)
خانم عزیز. زمستان، - خانم عزیز / خانم زمستان، (در رابطه با زن متاهل)
در مکاتبات نیمه رسمی، می توانید فرم هایی مانند موارد زیر را بیابید:
همکار عزیز، - همکار عزیز،
سردبیر محترم، سردبیر محترم،
خواننده عزیز، خواننده عزیز،
درخواست تجدیدنظر در سمت چپ زیر آدرس گیرنده نوشته می شود و بعد از آن کاما قرار می گیرد.
5. مقدمه (جمله آغازین)این یک نوع جمله مقدماتی است:
ما برای پرس و جو در مورد - (ما بدینوسیله از شما می خواهیم در مورد ... / ما به اطلاعات در مورد ... علاقه مندیم) می نویسیم.
ما در ... جالب هستیم و دوست داریم بدانیم ... - (ما به ... علاقه مندیم و دوست داریم بدانیم ...).
ما دریافت نامه شما را به تاریخ (تاریخ) تأیید می کنیم - (دریافت نامه شما را از ... تأیید می کنیم).
6. متن اصلی (متن نامه)باید در یک دنباله منطقی باشد. به عنوان یک قاعده، متن اصلی به چند پاراگراف تقسیم می شود. پاراگراف اول باید هدف یا دلایل نامه شما را بیان کند.
متذکر می شویم که…- توجه شما را به…
می نویسم تا بدانی…
ما می توانیم به شما تایید کنیم…- می توانیم تایید کنیم…
خوشحالم که به شما بگویم که…
با کمال تاسف به اطلاع می رسانیم که… -متاسفانه باید به اطلاع شما برسانیم که…
در پاراگراف دوم، می توانید جزئیات و حقایقی را که با وضعیت مورد بحث مطابقت دارد، نشان دهید. می‌توانید سؤالاتی بپرسید که مورد علاقه شما هستند یا ارزیابی خود را از موضوع مورد بحث ارائه دهید.
من کمی در مورد…
من کامل متوجه نشدم چی…
ممکن است توضیح دهید ... - می توانید توضیح دهید ...
من می ترسم که ...
همچنین به اطلاع شما می رسانیم...
با توجه به سوال شما در مورد ... - با توجه به سوال شما در مورد ...
در پاسخ به سوال شما (پرسش) در مورد ... - در پاسخ به سوال شما در مورد ...
همچنین تعجب می کنم که آیا…
در پاراگراف سوم می توانید خواسته ها، پیشنهادات، اقدامات پیشنهادی برای همکاری در آینده را بنویسید.
آیا ممکن است ... - آیا می توانید ...
اگه بتونی ممنون میشم... -ممنون میشم اگه...
من می خواهم دریافت کنم ... - می خواهم دریافت کنم ...
لطفا می توانید برای من بفرستید ... - می توانید برای من بفرستید ...
در پاراگراف چهارم باید یک جمله اوج بنویسید.
من خوشحال خواهم شد که ...
من خوشحال می شوم ... - خوشحال می شوم ...
من خوشحال می شوم که ... - خوشحال می شوم که ...
7. جمله پایانیباید حاوی قدردانی از توجه به شما و قصد ادامه مکاتبات باشد.
من مشتاقانه منتظر ... - من مشتاقانه منتظرم
به زودی از تو می شنوم - وقتی دوباره بتوانم صدایت را بشنوم
ملاقات با شما سه شنبه آینده - ملاقات با شما سه شنبه آینده
پنجشنبه آینده شما را می بینم - پنجشنبه با شما ملاقات می کنم
لطفاً رسید را تأیید کنید - (لطفاً رسید را تأیید کنید)
لطفا دریغ نکنید\ در صورت نیاز به اطلاعات بیشتر با ما تماس بگیرید
8. آخرین عبارت مؤدبانه (تعویض بسته)و همچنین درخواست تجدیدنظر به شخصی که نامه را برای او می نویسید بستگی دارد.
برای شخصی که می شناسید، از این عبارت استفاده می شود: با احترام،
برای یک غریبه: با وفاداری شما،
9. امضای فرستنده (امضا)در زیر آخرین عبارت مؤدبانه قرار داده شده است. در زیر امضا باید نام خود و در صورت لزوم سمتی را که دارید مشخص کنید.
10. برنامه های کاربردی (ضمیمه)در انتهای نامه پیوست شده است. این در متن اصلی با استفاده از نام "Enc" نشان داده شده است.
برای اینکه بتوانید تصوری تقریبی از اینکه یک نامه تجاری به طور کلی چگونه باید باشد، به شما یک مثال می زنیم.
نمونه نامه به زبان انگلیسی:
17 Hillside Road, Apt. 12
لندن W13HR
انگلستان
تلفن 0186 546 633
فکس 018656556
ولادیمیر گروس
5 خیابان نلسون، آپارتمان. 5
شیکاگو 19 200
ایالات متحده آمریکا
آگهی شما برای یک روزنامه نگار تجاری را در روزنامه گاردین امروز دیدم. من به این کار علاقه زیادی دارم و فکر می کنم بسیاری از مهارت های لازم را دارم.
بیایید در مورد تفاوت های ظریف مکاتبات تجاری و عبارات معمولی صحبت کنیم که به مودب و طبیعی شدن نامه کمک می کند.
https://d2xzmw6cctk25h.cloudfront.net/post/1584/og_cover_image/4e70fb28078af2c268495216fe6ca712
مکاتبات تجاری اساس ارتباطات در هر کسب و کاری است. حتی امروزه که ارتباطات از طریق ایمیل انجام می شود، قوانین مکاتبات تجاری بدون تغییر باقی می مانند.
هنگام نوشتن نامه تجاری، رعایت تعدادی از تشریفات مهم است. مکاتبات بین افراد ناآشنا یا کاملاً ناآشنا انجام می شود. قوانین نوشتن را مؤدبانه و مؤثر می کنند.
سبک نوشتن عمومی تجاری
مکاتبات تجاری بسیار رسمی است، بنابراین مهم است که لحن نامه را محترمانه نگه دارید. حتی در موردی که شما یک شکایت گزنده می نویسید.
برای اینکه نامه مودبانه به نظر برسد، اغلب از افعال مدال استفاده می شود. به عنوان مثال، به جای عبارت "لطفاً برای من پاسخ بنویسید" (لطفا برای من پاسخ ارسال کنید) می توانید از "ممنون می شوم اگر پاسخی برای من بنویسید" استفاده کنید (خوشحال می شوم اگر پاسخی برای من ارسال کنید) .
در سبک تجاری نمی توان از عبارات عامیانه و عبارات عامیانه استفاده کرد. همچنین، از کلماتی با زمینه احساسی قوی استفاده نکنید - وحشتناک (وحشتناک)، شگفت انگیز (شگفت انگیز)، آشغال (چرند) و مانند آن.
اختصارات نیز مجاز نیستند - همه عبارات باید فقط به طور کامل استفاده شوند.
- نمی خواست - نمی کرد
- من هستم - هستم
- من می خواهم - من می خواهم
از افعال عبارتی نیز استفاده نکنید. بهتر است آنها را با مترادف جایگزین کنید. به عنوان مثال، به جای "تسلیم شدن" - "تسلیم شدن"، به جای "کنار هم گذاشتن" - "انشا". افعال عبارتی در انحصار سبک مکالمه هستند، در تجارت بی جا هستند.
متخصصان مدرسه انگلیسی EnglishDom توصیه می کنند فقط از آن ساختارها و عبارات در مکاتبات تجاری استفاده کنید که معنای آنها 100٪ مطمئن هستید. شما نباید با برنامه های کامپوزیت چند سطحی نیز غافل شوید - اشتباه کردن در آنها آسان است که بر تصویر شما تأثیر منفی می گذارد.
با این حال، همه چیز آنقدرها هم که در نگاه اول به نظر می رسد دشوار نیست. بیایید نگاهی به هر بخش از یک نامه تجاری بیاندازیم.
آدرس در نامه تجاری
سلام - قسمت اول نامه که بر اساس آن مخاطب برداشت خود را از شما خواهد کرد. فقط یک اشتباه در احوالپرسی لازم است و اثربخشی نامه تقریباً به صفر می رسد.
آقا یا خانم عزیز
وقتی نام گیرنده را نمی دانید از این املا استفاده کنید. چنین درخواست تجدیدنظری قابل قبول است، به عنوان مثال، اگر ایمیلی را به نامه شرکتی ارسال کنید، که توسط چندین کارمند استفاده می شود.
آقای بلک عزیز (خانم بلک، خانم بلک)
آدرس استاندارد به مخاطب. مورد استفاده در اکثر نامه های تجاری:
- آقای - توسل به یک مرد؛
- خانم - به یک زن متاهل؛
- خانم - به زن بدون وضعیت تأهل؛
- خانم - به یک زن مجرد.
درخواست تجدید نظر فقط باید به صورت مختصر استفاده شود. مستر یا میسترس را کامل ننویسید.
هنگام خطاب به نام خانوادگی، ذکر نام مجاز است: آقای جان بلک. اما در مکاتبات بین شرکای تجاری ناآشنا یا ناآشنا، کاملاً ممکن است که خود را به یک نام خانوادگی محدود کنید.
اگر مخاطب دارای مدرک تحصیلی است، توصیه می کنیم در درخواست تجدیدنظر به جای آقا و خانم، آن را ذکر کنید:
دکتر عزیز مشکی
پروفسور عزیز سیاه
جان عزیز
آدرس اسمی فقط هنگام برقراری ارتباط با شرکای تجاری نزدیک یا کاری قابل استفاده است. و فقط پس از توافق متقابل یکدیگر را به نام صدا کنید.
به یاد داشته باشید که آدرس دادن با نام شما را از تشریفات مکاتبات تجاری خلاص نمی کند - این فقط یک راه برای نشان دادن احترام و نشان دادن اعتماد است.
مشتری گرامی
آدرس ناشناس اغلب در نامه های استاندارد شده ای استفاده می شود که برای ارسال به گروهی از افراد طراحی شده اند.
همچنین استفاده از آن زمانی که می خواهید بر موقعیت خاصی از یک شخص تأکید کنید قابل قبول است: آقای سردبیر.
با وجود این واقعیت که چنین درخواستی صحیح تلقی می شود، توصیه می کنیم در صورت امکان از یک درخواست شخصی استفاده کنید - بهتر عمل می کند.
نشانه گذاری و املا در گردش
انگلیسی بریتانیایی و آمریکایی قوانین کمی متفاوت برای علامت گذاری تجاری دارند.
در نسخه بریتانیایی، علائم نگارشی بعد از آقا یا خانم قرار نمی‌گیرد، اما در پایان درخواست تجدیدنظر، کاما لازم است:
اقای سیاه پوش،
انگلیسی آمریکایی بعد از آقای، خانم، و خانم باید نقطه نقطه و در آخر علامت دو نقطه باشد.
آقای. مشکی:
با این حال، استفاده نکردن از علائم نگارشی در یک آدرس قابل قبول است. این گزینه در مکاتبات آنلاین بسیار محبوب است.
اقای سیاه پوش
حتما چک کنید که نام گیرنده به درستی نوشته شده باشد. این امر به ویژه در مورد نام خانوادگی پیچیده و طولانی صادق است. از این گذشته ، یک اشتباه در نام می تواند تا حد زیادی تصور مکاتبات را خراب کند.
بدن نامه
پیشنهاد اول
در همان جمله اول شایان ذکر است که دلیل نوشتن نامه چیست. برای این کار توصیه می کنیم از عبارات زیر استفاده کنید:
- من برای پرس و جو می نویسم ... (برای اطلاع از ... برای شما می نویسم)
- در پاسخ به درخواست شما ... (در پاسخ به درخواست شما ...)
- در ادامه گفتگوی ما… (در ادامه گفتگو)
- سپاسگزار خواهم بود اگر ... (خیلی خوشحال خواهم شد اگر)
- من آدرس شما را از… دریافت کردم و می خواهم…
- با تشکر از ایمیل شما از 14 مه…
پیش از این، در مکاتبات تجاری، شروع فوری به تجارت، رفتار بدی در نظر گرفته می شد، بنابراین اغلب از عبارات مقدماتی "درباره هیچ" استفاده می شد. در آنها مرسوم بود که به ملاقات ها یا گفتگوهای قبلی با مخاطب اشاره می کردند، عبارات خنثی در مورد آب و هوا یا سؤالاتی در مورد خانواده می نوشتند.
امروزه چنین عباراتی به خوبی درک نمی شوند، زیرا بار معنایی ندارند. توصیه می کنیم نامه به یک عبارت کوچک مقدماتی محدود شود و بلافاصله بدون خراش دادن بی مورد به اصل موضوع بپردازید.
جمله بعد از عبارت مقدمه باید موضوع و اصل حرف را آشکار کند. باید کوتاه و مختصر باشد تا مخاطب را از ایده اصلی پیام منحرف نکند.
بخش اصلی
هدف نامه را با استفاده از پاراگراف های کوچک بیان کنید. جملات کوتاه خوش آمدید، اما لازم نیست از آنها استفاده کنید.
سعی نکنید چندین موضوع مختلف را در یک نامه به طور همزمان حل کنید. از قانون پیروی کنید: "یک حرف - یک درخواست". با این حال، می توانید چندین سوال مرتبط بپرسید که به یک موضوع مربوط می شود.
اگر ایده اصلی در یک پاراگراف قرار می گیرد - سعی نکنید بدون نیاز خاص آن را گسترش دهید.
در یک نامه تجاری، باید همه چیز را فقط روی پرونده بنویسید. جناس چنین است.
فکر نهایی
آخرین عبارت در متن نامه نقش یک حرکت مودبانه را بازی می کند و به فکر پایان می دهد. در مکاتبات تجاری، توصیه می کنیم از یکی از عبارات استاندارد استفاده کنید:
- در انتظار پاسخ شما. (منتظر پاسخ شما هستم)
- من مشتاقانه منتظر پاسخ شما هستم. (منتظر جواب شما هستم.)
- اگر به اطلاعات بیشتری نیاز دارید، لطفا با من تماس بگیرید. (در صورت نیاز به اطلاعات بیشتر، در مورد آن برای من بنویسید.)
- لطفا در اولین فرصت پاسخ دهید. (لطفا در اسرع وقت پاسخ دهید.)
- با خیال راحت از طریق ایمیل با من تماس بگیرید. (شما می توانید از طریق ایمیل با من تماس بگیرید.)
- از اینکه آن را در نظر گرفتید متشکرم (از اینکه این موضوع را در نظر گرفتید متشکرم.)
- از توجه فوری شما به این موضوع سپاسگزارم. (از پاسخ سریع شما سپاسگزارم).
عبارت پایانی باید بیانگر احترام باشد. با این حال، جمله بندی آن می تواند دلخواه باشد. شما می توانید از گزینه های مختلف برای یک عبارت برای گیرندگان مختلف استفاده کنید، یا یک استاندارد را برای همه انواع حروف انتخاب کنید.
در عبارت پایانی، می توانید پیوندی به مطالب اضافی که به نامه پیوست شده است نیز بسازید.
- در ضمیمه خواهید یافت… (پیوست نامه...)
- ضمیمه نامه ... (پیوست نامه دارای ...)
- لطقا به ضمیمه مراجعه کنید…
پایان نامه
برای پایان دادن به نامه تجاری، از چندین عبارت استاندارد استفاده می شود. در زبان روسی، عبارت "با احترام" در همه جا استفاده می شود، اما در انگلیسی همه چیز کمی پیچیده تر است.
ارادتمند شما(با احترام) - اگر با مخاطب آشنا نیستید از این عبارت استفاده کنید. همچنین اگر در درخواست تجدید نظر نوشته اید «آقا یا خانم عزیز» این پایان باید نوشته شود.
ارادتمند شما(با احترام) - اگر مخاطب شما را می شناسد و شما را می شناسد از عبارت استفاده کنید.
اگر به خوبی با مخاطب آشنا هستید یا برای مدت طولانی در مکاتبه با هم ارتباط برقرار کرده اید، می توانید کمی از درجه رسمیت کاسته و از پایان های گرم تر استفاده کنید:
بهترین آرزوها
با احترام
با صمیمانه ترین احترامات
هر 3 عبارت به عنوان "با احترام" ترجمه می شوند.
باقی مانده است که فقط نام کامل خود را بنویسید - و نامه تکمیل می شود.
نمونه ای از نامه تجاری خوب نوشته شده:
هنگام انجام مکاتبات تجاری از این قوانین و نکات استفاده کنید و نامه های شما تا حد امکان مؤثر خواهد بود.
جوایز برای خوانندگان
روز بخیر دوستان
زمانی که در مکاتبه با شریک آینده خود از ایرلند، یکی از آشنایان من از کلمات و عباراتی مانند بدین وسیلهو تایید دریافتدر پیام هایشان وقتی آنها در روسیه ملاقات کردند، او نسبتاً خجالت کشید و جان (این نام شریک زندگی او بود) با رسمیت بیش از حد او شوخی کرد (بسیار ظریف). ارتباط بیشتر آنها به این واقعیت منجر شد که سبک تجاری دوست من طبیعی تر شد و جان با کمک او شروع به درک سایه های معنایی مختلف زبان زشت روسی کرد ... :)
امروز خوشحال خواهم شد که به شما بگویم چگونه یک نامه تجاری به زبان انگلیسی بنویسید. شما هم با اصول و قواعد اولیه مکاتبات تجاری و هم با برخی از تفاوت های ظریف آن آشنا خواهید شد. بیایید انواع اصلی حروف، ساختار مشترک برای همه، و همچنین عبارات معمولی که اغلب در آنها استفاده می شود را تجزیه و تحلیل کنیم. شاید پس از خواندن این مقاله، در جمع آوری پیام های تجاری تبدیل به یک خس نشوید، اما قطعا سطح خود را افزایش خواهید داد.
محتوا:
در زمان ما، طراحی صحیح، ساخت شایسته و سبک انتخاب شده یک نامه تجاری بسیار مهم است. با نحوه انجام مکاتبات تجاری، شریک شما اولین مورد را ایجاد می کند احساس؛ عقیده؛ گماندر مورد حرفه ای بودن شما و استحکام شرکتی که نماینده آن هستید.
بیایید با برخی از ویژگی های تهیه چنین پیام هایی آشنا شویم.
انواع اصلی نامه های تجاری
- تبریک می گویم -
- جمله -- با شرایط و پیشنهادات همکاری برای شریک تجاری احتمالی شما ارسال می شود.
- درباره استخدام -- به شما اطلاع می دهد که شما استخدام شده اید.
- بیانیه -- شامل رزومه شما و پیشنهادی از خودتان به عنوان یک کارمند است.
- امتناع -- یک چرخش تجاری به بیانیه یا پیشنهاد شما.
- یک شکایت -- حاوی شکایت یا ادعاهایی در مورد کیفیت کالا یا خدمات ارائه شده خریداری شده است.
- نامه عذرخواهیاین پاسخ به نامه شکایت است.
- یک پرس و جو -- ارسال در مواقعی که برای کسب اطلاعات در مورد یک سرویس یا محصول ضروری است.
- پاسخ نامه به درخواست- در واقع حاوی اطلاعات درخواستی است.
- نامه تشکر -- به نظر می رسد همه چیز اینجا روشن است.
هنوز تعداد زیادی از انواع و زیرگونه های پیام های تجاری وجود دارد ( سفارش، پاسخ به سفارش، فاکتور، بیانیهو غیره)، و توجه به اکثریت بیش از یک مقاله طول می کشد.
با احترام - راهنمای عالی و جدی از یک نویسنده خارجی، متخصص ارتباطات، که در این کتاب تجربیات خود و دیگران را در مکاتبات تجاری به زبان انگلیسی جمع آوری کرده است. در آنجا نمونه ها و نکات زنده زیادی را خواهید یافت.
مکاتبات تجاری به زبان انگلیسی کتاب محبوبی هم هست نمونه های زیادی وجود دارد، حتی کلیشه های رایج تر، و همچنین توصیه ها و توصیه های بسیاری از نویسندگان. همانطور که می گویند مطالعه و درخواست!
شیب تند دوره آنلاین کسب و کار انگلیسی از Lingualeo - پس از عبور از آن، می توانید هم در مکاتبات و هم در مکالمه در مورد موضوعات تجاری اعتماد به نفس کسب کنید. به هر حال، شما می توانید قبل از خرید آن را به صورت رایگان امتحان کنید.
اصول کلی
طراحی گرافیکی باید با موارد زیر مطابقت داشته باشد:
- همه جملات از یک خط عمودی شروع می شوند.
- متن به پاراگراف هایی بدون خطوط قرمز تقسیم شده است.
- برای ساده سازی ادراک، متن نوشته شده به بلوک های معنایی تقریباً مساوی تقسیم می شود.
- فضای سفید باید به طور یکنواخت متن را احاطه کند. اگر حرف کوچک است، یک یا دو خط متن را در بالای برگه قرار ندهید. در صورت پرمخاطب بودن پیام، از چاپ به پایین برگه خودداری کنید و حاشیه ها را باریک نکنید - بهتر است از صفحه دوم استفاده کنید.
بر اساس سبک:
- از اختصارات محاوره ای در مکاتبات استفاده نکنید - ما به جای You می نویسیم "re و غیره".
- دو مسئله را همزمان در یک حرف حل نکنید - ترجیحاً دو حرف بنویسید.
- تصمیم بگیرید که کدام لحن مناسب تر است - رسمی یا آرام.
- لازم است آن قواعدی را که ما نداریم، اما برای آنها معنای خاصی، ویژگی های ملی و سرزمینی داریم، در نظر بگیریم.
اجزاء
و اکنون ما به اصطلاح اسکلت نامه تجاری، ساختار و ترتیب عناصر آن را تجزیه و تحلیل خواهیم کرد:
- سرتیتر(کلاه):
ولی)آدرس فرستنده در گوشه سمت چپ بالا است. اگر فرم شرکت است، آدرس قبلاً اضافه شده است.
ب)آدرس گیرنده در سمت چپ، زیر آدرس فرستنده است. قالب: از کوچکترین به بزرگترین (نام، شماره خانه، خیابان، شهر، کد پستی، کشور).
AT)تاریخ - سه خط زیر آدرس گیرنده یا در گوشه سمت راست بالا. فرمت: روز/ماه/سال کاما استفاده نمی شود. - با درود(آدرس)، یا نحوه شروع نامه.
- ایده اصلی(متن اصلی پیام) - در قسمت مرکزی نامه.
- عبارت پایانی(اظهار سپاس و نیات بعدی).
- فرمول نهایی ادب؛ امضا؛ نام، نام خانوادگی و موقعیت فرستنده.
- پیوست- نشان می دهد که مطالب اضافی (دفترچه یا بروشور تبلیغاتی) به نامه پیوست شده است.
- ممکن است حاوی P.S.، حروف اول هنرمند.
در اینجا یک نمونه نامه استعلام تجاری با ترجمه به روسی آمده است:
جان استوارت
1304 خیابان شرمن.
مدیسون، ویسکانسینلمان و پسران
3597 خیابان 43
نیویورک، نیویورک 12008لطفاً با اشاره به آگهی خود در مجله بیزینس ویکلی، توضیحات دقیق تری از مانیتورهای خود را برای من ارسال کنید.
همچنین می خواهم در مورد تخفیف هایی که ارائه می دهید بدانم.ارادتمند شما،
ترجمه:
از: جان استوارت، 1304 خیابان شرمن، مدیسون، ویسکانسین
به: Lehmann & Sons, 3597 43rd Street, New York, NY 12008
24 مه 2015
آقایان عزیز،
با پیوند به آگهی شما در هفته نامه تجاری
می توانید توضیحات دقیق تری از مانیتورهای خود را برای من ارسال کنید.
همچنین می خواهم در مورد تخفیف هایی که ارائه می دهید بدانم.
خالصانه،
جان استوارت
مدیر فروش
حالا بیایید نگاهی دقیق تر به عناصر بیاندازیم.
آدرس یا پیام تبریک باید به شکل زیر باشد:
آقایان عزیز، آقا یا خانم عزیز- اگر نام گیرنده را نمی دانید
آقا/خانم/خانم/خانم[نام خانوادگی] - اگر نام گیرنده را می دانید
فرانک عزیز- اگر آن شخص برای شما آشنا باشد
مدیر فروش محترم- اگر فقط موقعیت شغلی مشخص باشد (در این مورد، مدیر فروش)
فرمول حسن نیت قبل از امضا به این صورت است:
با احترام، - خالصانه…
ارادتمند شما، - با احترام (اگر نام مخاطب را نمی دانید)
ارادتمند شما، - ارادتمند شما (اگر نام را می دانید)
اکنون شما یک ایده کلی از نحوه ارسال پیام به شرکای تجاری و شرکت های مختلف دارید.
عبارات استاندارد
در اینجا چند عبارت معمولی به عنوان مثال آورده شده است:
این خیلی لطف شماست- از شما خیلی مهربان است
ما عذرخواهی می کنیم- ما عذرخواهی می کنیم
لطفا مرا در جریان قرار بدهید- لطفا به من بگو
مطابق با- مطابق با
در صورت- چه زمانی
همونطور که شما درخواست کرده بودید- در درخواست شما
تا به حال- هنوز
با اشاره به شما...- در مورد شما...
متاسفانه- متاسفانه
محصور می کنیم- ما درخواست می کنیم
متاسفیم- پشیمونیم
چگونه یک نامه تجاری را پایان دهیم؟ چند عبارت ادبی دیگر:
ممنون از اینکه به پیشنهاد من پاسخ دادیداز اینکه پیشنهاد من را پذیرفتید متشکرم
ما مشتاقانه منتظر شنیدن نظرات شما هستیمامیدواریم در آینده نزدیک پاسخ شما را دریافت کنیم
و در پایان قبل از امضا:
با احترام- بهترین آرزوها
با احترام- خالصانه
با تشکر از همکاری شما- با تشکر از همکاری شما
با بهترین آرزوها- بهترین آرزوها
هنوز از تئوری خسته نشده اید؟ سپس کمی تمرین!
این بار یک نامه رد (چنین نامه ای باید به سبک صحیح و ظریف باشد):
آقای رابرت براون
مدیر کل
شرکت KLM با مسئولیت محدود
32 وود لین
لندن
بریتانیای کبیر WC37TPجان استوارت
1304 خیابان شرمن.
مدیسون، ویسکانسیناز اینکه رزومه خود را برای ما ارسال کردید سپاسگزاریم.
با عرض پوزش به شما اطلاع می دهیم که نامزدی شما مناسب ما نیست.
با احترام،
ترجمه(آدرس و تاریخ را خودتان ترجمه کنید):
آقای استوارت عزیز
از اینکه رزومه خود را برای ما ارسال کردید سپاسگزاریم.
با کمال تاسف به اطلاع شما میرسانیم که نامزدی شما برای ما مناسب نیست.
خالصانه،
رابرت براون
مدیر عامل
که با آن آشنا نیست انگلیسی Dom, من به شدت توصیه می کنم برای یک کلاس آزمایشی رایگان ثبت نام کنید! در آنجا معلم ایده آلی برای خود خواهید یافت - معلمی که با ترجیحات شخصی، اهداف یادگیری زبان و سبک زندگی شما مطابقت دارد.
شما شروع به درک انگلیسی تجاری خواهید کرد، با آن صحبت می کنید و نامه های تجاری عالی می نویسید که ذهن همه شرکا و همکاران شما را متحیر می کند.
شما در مورد آن خواب می بینید، نه؟
و برای مهمانان و خوانندگان من یک پیشنهاد ویژه وجود دارد - 2 درس به عنوان هدیه با پرداخت 10 درس . برای دریافت هدیه باید کد تبلیغاتی ویژه را وارد کنید شریک 2پس از پرداخت
ایمیل ها
پیام های ایمیل مورد علاقه همه حدود 80 درصد از گردش مالی کسب و کار را تشکیل می دهند. از نظر خصوصیت و اختصار بیشتر با مکاتبات معمولی متفاوت است. عبارات طولانی غیر ضروری در آنجا تلاش می کنند اجتناب کردن، علاوه بر این، آنها از کلمات اختصاری (عباراتی که با حروف اول عبارت تشکیل می شوند) به عنوان IMHO استفاده می کنند. مکاتبات ایمیل نه تنها با پیام های شخصی، بلکه با لیست های پستی نیز مشخص می شود (در صورت نیاز به محرمانه بودن از فیلد BCC استفاده می کنند). خوب، تفاوت اصلی این است که اکثریت ترجیح می دهند از انتقال اطلاعات محرمانه از طریق ایمیل خودداری کنند.
البته در عصر «OK, Google!» شما نمی توانید به دنبال راه های دشوار باشید و فقط متن تایپ شده را در مترجم آنلاین قرار دهید. شما احتمالا درک خواهید شد، اما بعید است که به یک برداشت مطلوب دست پیدا کنید. به یاد داشته باشید، کیفیت مکاتبات تجاری شما نشانگر کیفیت شرکت شما است.
ممنون که مقاله من را تا آخر خواندید. دوستان خود را به خواندن آن در شبکه های اجتماعی تشویق کنید! چه کسی می داند، شاید کسی اینجا و اکنون به این اطلاعات نیاز داشته باشد!
در بخش های جدید انگلیسی مشترک شوید.
خداحافظ همه! مراقب خودت باش!
حتی برای افرادی که انگلیسی را خوب می دانند، نوشتن نامه های رسمی یا ایمیل برای اولین بار دشوار است. در مورد مبتدیان با واژگان بسیار محدود چه می توانیم بگوییم. مطالب امروز به نوشتن متنی مناسب برای همه کسانی که می خواهند تجارت یا مکاتبات کمتر رسمی با خارجی ها را شروع کنند کمک می کند. ما تمام ظرافت های نحوه شروع نامه را به زبان انگلیسی تجزیه و تحلیل خواهیم کرد: کلیشه های استاندارد را مطالعه می کنیم، تفاوت موقعیت ها و آدرس های اجتماعی را در نظر می گیریم و همچنین تمام هنجارهای نقطه گذاری لازم را در نظر می گیریم.
طبق قوانین، ساختار نامه به زبان انگلیسی با آدرس گیرنده / فرستنده و تاریخ شروع می شود. پس بیایید ابتدا نگاهی به آن نکات بیندازیم.
فرستنده
علاوه بر پاکت نامه، آدرس فرستنده را می توان در گوشه سمت راست بالای نامه قرار داد. برای انتقال نام‌های روسی، آنها از ترجمه کلمات استفاده نمی‌کنند، زیرا برای نوشتن آدرس به انگلیسی باید از نویسه‌گردانی استفاده شود. یعنی کلمات روسی با حروف لاتین نوشته می شوند. فقط برای نام کشور و شهرهای معروف استثنا قائل شده است.
همچنین ذکر تاریخ به صورت کامل مجاز است. اما، در عین حال، مهم است که به یاد داشته باشید که در آمریکا در چنین رکوردهایی ابتدا ماه ذکر شده است.
- 07.10.2017 – 7 اکتبر 2017(ادراک انگلیسی)
- 07.10.2017 – 10 جولای 2017(تصور آمریکایی)
گیرنده
آدرس گیرنده نامه در سمت چپ، بلافاصله قبل از شروع متن اصلی نوشته شده است.
اگر نامه ای از روسیه به انگلستان بنویسیم، رکورد آدرس طبق اصل زیر ساخته می شود:
- نام و نام خانوادگی یا نام موسسه؛
- شماره خانه، نام خیابان، شماره آپارتمان یا دفتر.
- شهر و کد پستی؛
- نشان کشور
برای مکاتبات شخصی یا مکاتبات تجاری با یک مؤسسه، نمونه‌هایی از نحوه ظاهر یک آدرس در انگلیسی را در نظر بگیرید.
| جک ادینگتون 7 Abby road, apt. 3 |
موزه بریتانیا، خیابان بزرگ راسل، لندن WC1B 3DG، |
در نامه تجاری به یک شخص خاص، اطلاعات شخصی قبل از درخواست تجدید نظر مناسب است: آقا، خانم و غیره.
نحوه شروع یک نامه به زبان انگلیسی - کلیشه های خوش آمد گویی
| آدرس های مودبانه | ||
| № | درخواست های شخصی | مخاطبان زیاد |
| 1. | اگر ایده ای در مورد مخاطب داریم، می توانیم با استفاده از تعیین وضعیت در انگلیسی در ترکیب با نام خانوادگی، او را خطاب کنیم. عزیز آقای *. رنگ قهوه ای , … آقای براون عزیز... عزیز خانم . پترسون **, … خانم پیترسون عزیز... این قالب برای نامه تجاری به زبان انگلیسی قابل قبول است. |
برای احوالپرسی چند نفر از شکل مودب با اسم جمع استفاده می شود: همکاران محترم… عزیزشرکا، … روسای محترم ادارات… روسای محترم بخش... عزیز همکاران , … همکاران عزیز، … |
| 2. | اگر اطلاعات شخصی گیرنده برای ما شناخته نشده باشد، می توان از داده های خنثی استفاده کرد: آقای محترم، … عزیزآقا،… خانم محترم، … خانم عزیز،... هنگام مراجعه به شرکت ها و شرکت ها از ساختارهای مشابه استفاده می شود: گروه دخانیات امپریال عزیز، … گروه امپریال عزیزتنباکو, … |
هنگام خطاب به عموم مردم، ابتدای نامه ممکن است به این صورت باشد: عزیز آقاجان و خانم ها , … خانم ها و آقایان، … خانم ها و آقایان، … خانموآقایان... |
| 3. | اگر جنسیت صورت مشخص نیست، باید از ترکیب ترکیبی استفاده کرد: عزیز آقا یا خانم , … آقا یا خانم عزیز… اگر اطلاعات شخصی شناخته شده است، اما جنسیت مخاطب مشخص نیست، توصیه می شود از فرم مودبانه استفاده کنید و درخواست تجدید نظر اختصاری را حذف کنید: K.L عزیز گرید،… K.L عزیز گرید، ... |
اگر نامه تجاری شما به زبان انگلیسی برای ارسال انبوه در نظر گرفته شده است، متن را با این عبارت شروع می کنید: به افراد و مسوولین مربوطه***: خطاب به همه علاقمندان: ترجمه لوازم التحریر: به افراد و مسوولین مربوطه: در زبان روسی خیلی خوب به نظر نمی رسد، اما برای انگلیسی تجاری این یک عبارت استاندارد و رایج است. |
| 4. | از فرم های فوق به عنوان احوالپرسی در ارتباطات رسمی استفاده می شود. برای یک دایره غیررسمی از دوستان و آشنایان نزدیک، کلمات پیوند استاندارد با نام رایج تر است: لوسی عزیز… گرانلوسی... سلام جان… سلام جان... سلام پاملا , … هی پاملا... |
اگر نامه برای دو نفر در نظر گرفته شده است، باید مودبانه به هر دو نفر خطاب کنید: جناب آقای. اعتماد و خانم رابرسون، … جناب تراست و خانم رابرسون عزیز... اگر ارتباطات غیررسمی قابل قبول باشد، عبارات می توانند ساده تر باشند: عزیز بریدگی کوچک و جسیکا , … نیک و جسیکای عزیز... سلام باب و مریم , … سلام باب و مریم... |
*لازم به ذکر است که درخواست تجدیدنظر همیشه به صورت اختصاری نوشته می شود، استفاده از سازه ها غیر قابل قبول است. آقا، معشوقه + نام خانوادگیو غیره.
** از این کلمات می توان برای خطاب به یک زن نیز استفاده کرد. خانمو از دست دادنبا تاکید بر وضعیت تأهل او: خانم- متاهلاز دست دادن - مجرد. با این حال، Ms خنثی بیشتر استفاده می شود.
*** به علائم نگارشی توجه کنید. در همه مراجع، اینها کاما هستند، اما در این ساختار همیشه از دو نقطه استفاده می شود. علاوه بر این، جمله ادامه نمی یابد، اما نویسنده متن اصلی نامه را از یک خط جدید آغاز می کند.
بنابراین، ما راه های زیادی برای شروع نامه به زبان انگلیسی برای کسب و کار یا شخصی یاد گرفته ایم. ترکیب هایی را در نظر بگیرید که به شما امکان می دهد به طور خلاصه ماهیت را به زبان انگلیسی بیان کنید و مودبانه پیام را کامل کنید.
دلایل نوشتن و خداحافظی مودبانه
ما در مورد نامه های شخصی صحبت نخواهیم کرد، زیرا آنها می توانند شرایط مختلفی را بیان کنند. اما یک نامه تجاری به زبان انگلیسی دارای عبارات استاندارد است که می تواند برای موقعیت های مختلف استفاده شود.
افراد تجاری برای وقت خود ارزش قائل هستند، بنابراین بلافاصله پس از درخواست تجدید نظر، باید اصل نامه خود را فاش کنید. بسته به زمینه، می توان از یکی از عبارات زیر برای بیان هدف پیام استفاده کرد.
| مثال | ترجمه |
| عذرخواهی می کنیم بابت… | عذرخواهی می کنیم بابت… |
| این نامه برای تایید… | این نامه گواه این است که ... |
| ما برای شما می نویسیم تا پیشنهاد… | ما برای شما می نویسیم تا پیشنهاد… |
| این برای درخواست از شما برای دادن… | این یک درخواست/درخواست برای ارائه… |
| ما می نویسیم تا در مورد…. | می نویسیم تا یاد بگیریم... |
| به اطلاع شما می رسانیم که… | به اطلاع شما میرسانیم که… |
| ما با اشاره به …. | ما می نویسیم در مورد ... |
| ما در رابطه با …. | ما می نویسیم چون… |
پس از اینکه پیام مودبانه خود را بیان کردید، باید پیام را نیز با یک یادداشت مناسب پایان دهید. در اینجا چند نمونه از نحوه نوشتن پایان نامه به زبان انگلیسی آورده شده است.
و البته طبق قواعد خوش اخلاقی حتما باید پیام خود را امضا کنید. امضای نهایی در نامه انگلیسی ممکن است به شکل زیر باشد:
- مال شما خالصانه – خالصانه(به یک همکار آشنا)؛
- مال شما صادقانه – خالصانه(به مخاطب ناآشنا)؛
- بهترین آرزوها – بهترین آرزوها(بیانات خنثی)؛
- نوع با احترام – با آرزوهای خوب(سایه رسمی کمتر)؛
- گرم ترین با احترام – با گرم ترین آرزوها(ارتباطات غیررسمی).
با توجه به مثال‌های ارائه شده، می‌توانید به راحتی یک نمونه نامه کامل تهیه کنید و مکاتبات رسمی را با شرکای تجاری یا مقامات در موسسات به اندازه کافی انجام دهید. در بهبود زبان و ایجاد روابط تجاری موفق باشید!
ویدئو
بازدید: 1 225