Кадровое делопроизводство – один из ключевых моментов для руководителей всех организаций, требующий серьёзных знаний трудового законодательства, основ ведения и оформления документации. Недооценивать его нельзя.

В этой статье вы прочитаете:

• Что такое кадровое делопроизводство
• Какие документы важны в кадровом делопроизводстве
• Что является основой кадрового делопроизводства
• Как организовать в своей компании кадровое делопроизводство
• Какие ошибки чаще всего допускают специалисты по кадровому делопроизводству
• Какие плюсы у автоматизации кадрового делопроизводства
• Какие изменения коснулись кадрового делопроизводства в 2016 году

Что такое кадровое делопроизводство

Кадровое делопроизводство включает в себя управление кадрами, которое позволяет своевременно регулировать документооборот организации. Он может быть связан как с сотрудниками, их передвижением внутри фирмы, так и с учётом рабочего времени и расчётами с работниками.

Лучшая статья месяца

Если вы будете делать все самостоятельно, сотрудники не научатся работать. Подчиненные не сразу справятся с задачами, которые вы делегируете, но без делегирования вы обречены на цейтнот.

Мы опубликовали в статье алгоритм делегирования, который поможет освободиться от рутины и перестать работать круглосуточно. Вы узнаете, кому можно и нельзя поручить работу, как правильно дать задание, чтобы его выполнили, и как контролировать персонал.

Не так давно любая компания обладала собственным отделом кадров, и процесс делопроизводства был вполне систематизирован и не требовал от работников отдела каких-то особых знаний. Сейчас почти всё поменялось: работникам отдела кадров просто необходимо подключать творческое мышление при приёме на работу потенциальных сотрудников. Так, у HR-менеджера важны образованность и юридическая грамотность, аккуратность и тщательность при ведении дел бухгалтера, изучение обучающих программ.

Как правило, бухгалтер-юрист-HR-менеджер в комплексе соответствуют званию мастера по кадровому делопроизводству.

Что входит в обязанности специалиста по кадровому делопроизводству

Основные документы, с которыми приходится сталкиваться специалисту отдела кадров:

1. Ведение документооборота, продиктованного Трудовым Кодексом РФ:

Заведение личных дел сотрудников предприятия;

Написание справок, больничных листов и заявлений;

Оформление кадровых приказов;

Создание табеля и контроль рабочего времени;

Подготовка ежеквартальной отчётности по единому социальному налогу;

Начисление и расчёт зарплаты работникам и прочее.

2. Грамотное составление трудовых договоров, должностных инструкций и правил внутреннего распорядка.

3. Ведение документов, связанных с приёмом новых сотрудников:

Изучение анкет и резюме кандидатов;

Наблюдение за рынком по заработной плате;

Обработка списка вакансий организации;

4. Учёт документов по аттестации и оценке персонала:

Написание оценочных бланков и положений;

Оформление аттестационной характеристики сотрудников.

Важно то, что специалист по кадровому делопроизводству подписывает документ о нераспространении персональных данных работников.

Основы кадрового делопроизводства

Различные документы, например, законы, постановления, инструкции, в которых излагаются нормы трудового права, имеют первостепенное значение в работе сотрудника отдела кадров. Существуют две основные группы официальных бумаг:

1) Законодательные и подзаконные акты, в которых описаны нормы трудового права и нормы охраны труда. Данные нормы обязаны соблюдать все сотрудники предприятия. Сюда входят:

1. Трудовой кодекс РФ. Является базовым законом. Ему следует сотрудник отдела кадров каждого предприятия. Согласно нормам трудового кодекса, происходит приём на работу и увольнение сотрудников организации, регулируется время работы и отдыха, порядок выдачи заработной платы, оформление разнообразных льгот и компенсаций.

2. Закон РФ от 17 июля 1999 г. № 181-ФЗ "Об основах охраны труда в Российской Федерации". Этот закон позволяет организовать систему охраны труда на предприятии. Руководитель берёт на контроль предоставление безвредных условий работы и несёт за это административную ответственность.

3. Федеральный закон РФ от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и защите информации". Обработка личной информации основывается именно на этом законе. К примеру, определяют каким способом будут обработаны все данные о принимаемом на работу человеке, а также где будет храниться информация.

4. Закон РФ от 8 августа 2001 г. № 134-ФЗ "О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при проведении государственного контроля (надзора)». Этот закон рассказывает о правах и обязанностях работодателя во время текущих инспекционных проверок. В частности, в законе прописываются документы, которые руководитель вправе потребовать от лица, пришедшего с проверкой на предприятие, упоминается о праве исполняющего обязанности принимать участие в проведении самой проверки, а также о том, что делать при её неудовлетворительном исходе.

5. Закон РФ от 29 июля 2004 г. № 98-ФЗ "О коммерческой тайне". Включает в себя список данных, засекреченных в этом предприятии, а также перечень работников, обладающих тайной информацией и несущих ответственность за её разглашение.

2) Документы методического характера по управленческому труду и кадровому делопроизводству. Эти документы являются не обязательными к исполнению и включают в себя информацию о наиболее рациональной работе с бумагами отдела кадров.

1. ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". Они определяют правила ведения документации, список реквизитов, которые в обязательном порядке присутствуют в документе. Этот государственный стандарт определяет перечень реквизитов, которые должны присутствовать на документе, порядок их расположения, требования к фирменным бланкам. К примеру, местонахождение на документах государственного герба, эмблемы организации или ее товарного знака предусматриваются этими стандартами. Рассказывают, когда нужно написать сокращенное название предприятия, а когда-полное, а также составные элементы регистрационного номера приказа. Такие правила действуют на все организационно-распорядительные документы организации: постановления, распоряжения, приказы, протоколы, акты, письма. Кадровое делопроизводство занимается всеми этими официальными бумагами.

2. Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 "О трудовых книжках" и постановление Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69 "Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек". Кадровый работник обращается к ним для грамотного заполнения и дальнейшего ведения трудовых книжек своих работников.

3. Перечень типовых управленческих документов, утвержденный Росархивом 6 октября 2000 г. Данный нормативный акт включает в себя полный список внутренних документов, устанавливает порядок и сроки их хранения. Таким образом, если кадровому работнику необходимо узнать, как долго следует хранить, например, штатное расписание, он поднимает именно этот ведомственный документ.

4. Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по комплектованию и учету кадров и межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления, утвержденные Постановлением Минтруда РФ от 25 ноября 1994 г.№72. С их помощью рассчитывается численность работников кадровой службы, определяется количество времени, необходимого каждому из них для выполнения должностных обязанностей.

5. Унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты. Образцы приказов о трудоустройстве, о прекращении трудовой деятельности, о переводе, о направлении в служебную командировку, о премировании, а также некоторые другие документы входят в состав документа, согласно Постановлению Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1.

Как нужно вести кадровое делопроизводство в компании

Кадровую деятельность можно вести следующими способами:

1) Собственными силами, приняв на работу сотрудника именно для этой цели.

2) Прибегнув к помощи сторонних организаций, специализирующихся на аутсорсинге кадрового делопроизводства.

3) Автоматизированное кадровое делопроизводство.

Оба первых способа допустимы и каждый имеет свои преимущества.

Согласно первому, учредив в организации отдел кадров, его персонал сможет совмещать ведение бухгалтерии, юриспруденции и обязанности HR-менеджера, а также хорошо владеть всей необходимой информацией изнутри компании.

Если штат маленький, то обычно руководитель выполняет сам эти обязанности, тем самым экономя на оплате труда специализированных в этой сфере сотрудников.

Второй вариант набирает сейчас большую популярность, так как обходится такая услуга компании значительно дешевле, нежели нанимать сотрудника на постоянной основе. Особенно это актуально перед проверками, при смене руководителя или во время увольнения опытного сотрудника в этой сфере. Высококвалифицированные специалисты приходят в организацию временно и приводят всю внутреннюю документацию в порядок.

Как организовать кадровое делопроизводство с нуля

Этап 1. Разработка документов, которые обязательно должны быть в компании

Сначала разрабатывают различные руководства для работы кадрового делопроизводства. Для этого в организации должны быть следующие необходимые документы:

Инструкции внутреннего трудового распорядка;

Закон о защите персональных данных работника;

Закон об охране труда и противопожарной безопасности.

Эти документы являются обязательными и оформляются в первую очередь.

Этап 2. Корректировка штатного расписания

Перед тем, как составить график работы, с работниками организации заключают трудовые договора, оформляют всю необходимую документацию по трудоустройству, заводят трудовые книжки. Однако, довольно часто встречаются погрешности в ведении этой документации.

Штатное расписание выверяется согласно данным о заработной плате работников и наименованию их должностей. Эта информация находится в бухгалтерии.

Обращайте внимание на соответствие должностей в штатном расписании и реальных должностей сотрудников. Эта информация, в основном, нужна для внесения в программу 1С, а на деле очень часто встречаются грубые искажения в базе данных. Соответственно при составлении штатного расписания вся информация о работниках должна быть достоверной и проверенной.

• Методы стимулирования персонала: материальные и нематериальные

В бухгалтерии каждому работнику присваивается свой уникальный табельный номер. Как правило, этот процесс автоматизирован. В противном случае их присваивают вручную. Поскольку каждый табельный номер закрепляется за отдельным человеком, то даже после увольнения он никому не передаётся.

Тщательно проверьте состояние личных дел сотрудников и их личных карточек. При отсутствии какой-либо документации напишите напоминание сотруднику организации, что именно он должен ещё предъявить в отдел кадров.

Этап 3. Проверка соответствия информации в трудовых договорах и штатном расписании

Обязательно сверяйте данные штатного расписания с информацией в трудовых договорах. Возможно, что информация окажется не достоверной. Например, указывается зарплата, не соответствующая действительности, или указанная дата подписания договора приходится на выходной день и прочие нестыковки. В таких случаях договоры в срочном порядке нужно переделать. Договор должен быть оформлен по всем правилам и подписан уполномоченным лицом. При появлении каких-либо изменений в процессе деятельности работника достаточно составить дополнительное соглашение и таким образом вносить коррективы в трудовой договор.

Подобное соглашение оформляется отдельно для каждого конкретного сотрудника организации.

Вся документация делается в двух экземплярах: один – для компании, другой – для кадрового отдела.

Этап 4. Проверка правильности оформления кадровых приказов

Вся документация проверяется на правильность и достоверность внесённых данных. Все нюансы, такие, как даты, подписи и все сведения, касающиеся поступающего на работу, должны соответствовать действительности. Все документы должны соответствовать друг другу. Всегда обращайте внимание на наличие не только подписи руководителя предприятия, но и самого работника. При обнаружении неточностей в документах, их следует переделать или, возможно, отправить на подпись.

Этап 5. Проверка правильности ведения трудовых книжек

Далее удостоверьтесь в существовании трудовых книжек. Все они находятся в организации. Возможно, вам встретится трудовая книжка сотрудника, который уже давно не сотрудничает с вашей организацией. Тогда вам полагается отправить заказное письмо с уведомлением о вручении с просьбой явиться за трудовой книжкой или дать адрес, по которому ее можно отправить. В зависимости от ответа, её или отправляют почтой по указанному адресу с уведомлением о вручении, или вкладывают уведомление о вручении письма в трудовую книжку. Срок хранения трудовой книжки неработающих сотрудников – до востребования, но не менее 50 лет.

Приступая к заполнению трудовой книжки, изучите сначала документы, регламентирующие ведение трудовых книжек. К ним относятся:

Инструкция по заполнению трудовых книжек;

Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей.

Этап 6. Оформление личных дел или личных папок сотрудников (если до вас их не вели)

При приёме на работу на каждого сотрудника заводится личная карточка по форме № Т-2. Как правило, в настоящее время этот процесс автоматизирован - существуют специальные программы для заполнения этих карточек с последующим выводом на печать. Следует отметить, что государственные архивы принимают личные карточки только на «полукартонной» бумаге.

Ведутся личные карточки сотрудником отдела кадров – такое предписание содержится в указаниях по применению унифицированных форм (постановление Госкомстата России от 05.01.2004 № 1).

Все копии документов: паспорта, страхового свидетельства, помещаются в папки-«файлы» и делается опись каждого дела. Так формируются личные папки. Туда же вкладывают копии приказов и договоров, касающиеся этого работника. Это делается для удобства. К личным карточкам желательно приклеить фотографии работников.

Помните, что крайне нежелательно хранить личные дела вместе с формой № Т-2.

Этап 7. Оформление необходимых учетных книг или журналов

Такие документы, как Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них и Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладышей в нее, ведутся исключительно от руки. Каждая страница должна быть пронумерована, а книга прошита, поскольку это журнал учета бланков строгой отчетности.

Этап 8. Составление графика отпусков

В предновогодний период составляется и утверждается график отпусков.

В небольшом предприятии можно провести опрос на предмет выхода в отпуск сотрудников, в крупном же – эта задача делегируется начальникам отделов организации.

Для того, чтобы процесс работы предприятия не пострадал, периоды отпусков не должны совпадать у сотрудников одного отдела.

При возникновении спорных вопросов у сотрудников, касающиеся отпускного периода, решение принимает руководитель либо начальник отдела. Получение всей необходимой информации для составления графика отпусков занимает от одной до трех недель.

Как только график отпусков составлен, его утверждает руководитель организации.

Предварительно за две недели до начала отпуска вы обязаны уведомить работника о его наступлении и издать приказ о предоставлении отпуска. Однако время выхода в отпуск может корректироваться по согласованию работника с начальством.

При предъявлении больничного листа на начало запланированного отпуска его переносят на другой период времени, указав его в заявлении. Изменённые данные вносятся в определённые графы графика отпусков.

Всегда помните, что сотрудник обязан минимум 1 раз в два года выходить в отпуск. А при увольнении сотрудника ежегодный оплачиваемый отпуск компенсируют материально.

Этап 9. Формирование кадровых дел

Дела структурируют подобным образом:

- «Приказы по личному составу (прием, увольнение, перевод, премирование, поощрение, отпуска без сохранения заработной платы, направления в длительные командировки и командировки за рубеж)» - срок хранения – 75 лет;

- «Приказы по личному составу (очередные и учебные отпуска, дежурства, взыскания, краткосрочные командировки внутри страны)» - срок хранения – 5 лет;

- «Трудовые договоры»;

- «Личные дела»;

- «Личные карточки»;

- «Нормативные документы компании (положения, инструкции)»;

- «Кадровые вопросы, связанные с государственными службами и торговыми организациями» и др.

Список отпусков, очередность дежурств и расписания обычно относят к отдельным делам.

Учитывая, что приказы по личному ставу могут храниться пять или семьдесят пять лет, то их рекомендуется рассортировать на разные дела. Учитывайте, что все документы, не учтенные в списке дел с 5-тилетним сроком хранения, автоматически имеют 75-летний срок хранения.

Если фирма достаточно крупная, а в течение 12 месяцев появляется более 250 листов, то требуется рассортировать на отдельные папки. К примеру, «Трудовые договоры (А–Л)», «Трудовые договоры (М–Я)»; «Приказы по личному составу (запланированные и учебные отпуска)», «Приказы по личному составу (дежурства, выговоры, командировки)»).

Этап 10. Оформление номенклатуры дел

Систематизированный список названий дел компании, где также указываются сколько хранится тот или иной документ, можно оформить отдельно по делам, относящихся к персоналу компании, или можно включить в общий список документов компании.

Процесс заполнения документов, касающихся персонала, такой же как оформление дел и составление перечня в общем делопроизводстве.

Правильное ведение кадрового делопроизводства: типичные ошибки

1. Ошибки при издании приказов:

Нарушаются правила составления текстовой составляющей приказов, особенно приказов о приёме, перемещении или увольнения человека.

Ошибочно указываются условия приёма на работу, описание работы, не вписывают данные об испытательном сроке.

Возможно неправильное написание различных данных при оформлении приказа. Часто допускают ошибки в имени человека, в названии отдела компании или места работы, в наименовании должности.

Неправильное использование бланков установленного образца в оформлении документов. Возникают проблемы и в указании состава реквизитов.

2. Ошибки при заключении трудовых соглашений:

Заключение договора на основе неправильно заполненных документов или при отсутствии одного из обязательных.

Заключение трудового договора с работником, который не достиг или уже превысил допустимый возрастной рубеж.

Принятие гражданина, который не может выполнять данную работу по состоянию здоровья.

3. Ошибки при ведении трудовых книжек:

Часто организации забывают внести в книгу учёта движения трудовых книг данные трудовой книжки нового сотрудника.

Недопустимы исправления во вкладыше трудовой, если данные были внесены неправильно.

Нельзя вписывать информацию о работе в раздел «сведения о наградах» или оформлять вкладыш другим, не соответствующим законодательству образом.

Автоматизация кадрового делопроизводства: алгоритм внедрения

Владельцы крупных фирм часто сталкиваются с проблемами:

Сотрудники медленно оформляют документы;

Договоры долго согласовываются, контрактные обязательства исполняются с задержками;

Работник утверждает, что конкретный документ был, и даже помнит, что в нем было написано, но не может его найти;

При увольнении сотрудников пропадают важные документы, с которыми они работали.

В результате компания вовремя не реагирует на запросы клиентов или поставщиков, снижается скорость принятия решений. Именно на этом этапе следует всерьез задуматься о внедрении единой системы электронного документооборота (СЭД). Такая система позволит справиться с перечисленными проблемами, а кроме того, поможет Вам контролировать исполнительскую дисциплину и быстро получать необходимые данные для анализа ситуации.

При подготовке и осуществлении проекта по автоматизации документооборота стоит придерживаться определенного алгоритма:

Шаг 1. Опишите систему документооборота

Поручить описание можно секретарю (если компания небольшая) или специально назначенному сотруднику. Вот что ему нужно сделать:

Подготовить документ (положение), в котором будут перечислены бизнес-процессы и определен порядок оформления документов;

Составить инструкцию по делопроизводству (или ее аналог) с описанием порядка действий применительно к каждому процессу (процедуры, роли и функции сотрудников; пример процесса – работа с договорами и сопроводительными документами);

Написать (или обновить) должностные инструкции сотрудников; в них должны быть четко указаны функции каждого работника и определено, кто будет исполнять его обязанности в случае временного отсутствия.

Шаг 2. Определите заказчика (владельца) системы и руководителя проекта

Заказчик – это сотрудник или подразделение компании (в лице его начальника), который больше всех остальных будут работать с системой (делопроизводитель, руководитель юридического или кадрового отдела). Обязанности заказчика – предоставлять команде внедрения информацию о бизнес-процессах, отчетных формах, бланках, консультировать членов команды, организовывать работу по адаптации программы, тестировать готовые блоки.

• Составление коммерческого предложения: 5 важных советов

Также нужно назначить руководителя проекта (в небольших компаниях заказчик и руководитель проекта могут быть одним лицом). Иногда руководителем становится кто-то из IT-службы. Это неверно. Во-первых, работник этого отдела не знает области, в которой внедряется система, во-вторых, вряд ли сможет результативно руководить процессом, затрагивающим многие ключевые направления вашей компании. А вот в чем помощь специалистов IT-службы будет существенной, так это в составлении списка программных продуктов, выборе подрядчика, координации его деятельности, предоставлении необходимых полномочий и прав доступа сотрудникам, а также в консультировании (совместно с профильными специалистами) работников компании, осваивающих новую для них систему.

Шаг 3. Сформируйте проектную команду

В команду надо включить заказчика, представителей всех отделов, работающих с документацией, и сотрудников IT-службы. Кроме того, в проектную группу должны войти представители компании-подрядчика, которая будет разрабатывать и внедрять систему (если вы решили не делать это собственными силами).

Участие в проекте генерального директора

Надежда Меркурьева, руководитель направления по продвижению решения «1С:Документооборот» фирмы «1С», Москва

Участие в проекте генерального директора обязательно. Вы должны проводить ключевые совещания, согласовывать основные документы, подавать личный пример, используя систему, – все это существенные условия успешного внедрения. Если деятельного участия главы компании нет, попытки внедрить автоматизированный документооборот заведомо обречены. Провал гарантирован и в том случае, если руководители среднего звена уговорили вас внедрить автоматизированную систему, но вы сами не очень понимаете, зачем она нужна, и решаетесь на проект, исходя из принципа «попробуем, а там видно будет».

Роль руководителя в управлении рабочей группой:

1. Передайте оперативное управление одному из сотрудников, участвующих в проекте. Руководить проектами обычно назначают хорошо подготовленных специалистов или начальников соответствующих подразделений.

2. Наделите руководителя проекта полномочиями. Особенно это необходимо, если входящие в группу сотрудники имеют более высокий статус, чем назначенный вами руководитель проекта.

• Сектор b2b: как получить заказы на 11 миллионов рублей в месяц

3. Приказом или устным распоряжением освободите участников проектной группы от части их обычных обязанностей, чтобы они могли уделять достаточно времени проекту.

4. Определите критерии успешности проекта.

5. Проводите регулярные совещания, чтобы оперативно устранять проблемы, тормозящие процесс. Часто они связаны с плохо отлаженным взаимодействием между отделами.

6. Вдохновите команду на последний рывок. Ближе к концу проекта всегда наблюдается спад – это фаза «испытания на прочность». Уже многое сделано, все устали, деньги кончаются, накапливаются неудачи и т. д. В 90% случаев проектные группы не могут преодолеть эту точку, и начинания сходят на нет. Проект тихо умрет в шаге от своего завершения, если его руководитель или генеральный директор не найдут в себе силы переломить ситуацию.

Шаг 4. Определите задачи, которые вы хотите решить, и выберите программный продукт

Иногда на этом этапе путают задачи: основной считают, к примеру, повышение прозрачности и управляемости организационных процессов, хотя этого можно достичь лишь с помощью организационных изменений. Любая глобальная задача должна быть разделена на ряд локальных. Явно бесполезно сразу пытаться «повысить прозрачность», но можно «сократить срок согласования договоров до трех дней» или «в любой момент получать отчет о трудозатратах работника на каждый проект». Эти задачи диктуют выбор программного продукта. Кроме того, надо учитывать следующие критерии:

Совместимость с платформой, на которой разработаны другие продукты компании;

Возможность совершенствования системы силами собственной IT-службы;

Поддержка работы с мобильными устройствами.

Шаг 5. Проводите разъяснительную работу, говорите о первых успехах

Обычно на следующий день после запуска новой системы руководитель начинает получать претензии от сотрудников: «система не работает», «она неудобна», «у меня нет на это времени», «почему я должна нажимать на эти кнопки», «у меня и так дел хватает…». Поток таких жалоб неиссякаем, ведь сотрудники не заинтересованы в том, чтобы вы видели, что и как они делают. Для минимизации возможностей саботировать нововведения надо держать сотрудников в курсе происходящих изменений: подробно рассказывать о каждом новом этапе проекта и всех планируемых переменах, обсуждать их, реагировать на возражения, демонстрируя частные преимущества (ускорение процедуры рассмотрения договоров, облегчение поиска документов и пр.). В первую очередь стоит сосредоточить усилия на процессах, автоматизация которых позволит быстро получить видимый результат. Генеральный директор и все топ-менеджеры компании должны вести разъяснительную работу, а кроме того, использовать систему в своей повседневной деятельности: это будет отличным стимулом для подчиненных. Такой подход обеспечит проекту позитивный имидж, и система будет внедрена быстрее.

3 преимущества электронного кадрового делопроизводства

1. Экономия средств на хранении. Почти все документы, согласно правилам, хранятся минимум пять лет. Таким образом, компании приходится планировать и организовывать место, где будут храниться архивные материалы. Это не всегда возможно и вызывает определенные неудобства.

2. Экономия времени. Чтобы правильно сформировать дело или оформить нужный документ, менеджеру по персоналу приходится тратить время, чтобы собрать все необходимые подписи. Используя же документы в электронном виде упрощает эту процедуру. Все сотрудники, кому нужно расписаться, могут просто поставить электронные подписи. Кадровику остается только сверить информацию.

3. Уменьшение ошибок. Любой человек способен допускать ошибки. Электронный документооборот помогает избежать ненужных исправлений и ошибочное заполнение.

Новое в кадровом делопроизводстве: изменения 2016 года

С 2015 года трудовые законы претерпели некоторые изменения, которые сохранились и в 2016 году. Были увеличены суммы штрафов за несоблюдение трудового законодательства, расширен список категорий сотрудников, которые могут взять отпуск в любой период года. Также трудовые книжки стали выдаваться на руки сотрудникам. В 2016 году эти поправки также вызовут другие изменения, такие, как:

ООО и АО могут не иметь печати;

Оформление командировки упрощается;

Соискателя требуется уведомить в письменной форме о причине отказа в установленный срок;

Внедрение другой системы административной ответственности работодателей;

Изменение правил предоставления справки об отсутствии судимости при приеме на работу;

Другая структура процесса получения сведений из реестра дисквалифицированных лиц;

Новый порядок уведомления о приеме на работу бывших государственных служащих;

Добавление в Трудовой кодекс РФ новой статьи, которая освещает вопросы очередности предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков;

Корректировка системы проверок субъектов малого предпринимательства;

Изменения по ситуации увольнения беременных женщин, работающих по срочному трудовому договору.

Итак, с 7 апреля 2015 года общества с ограниченной ответственностью и акционерные общества могут не использовать круглую печать. Но Роструд считает, что фирма все равно обязана заверять печатью записи в трудовой книжке. Об этом Роструд заявил в письме от 15 мая 2015 г. № 1168-6-1. Выше указанный документ ведомство отправило в нужные инстанции по регионам, чтобы те опирались на эту информацию при проведении проверок.

В случае отказа фирмы использовать круглую печать в трудовых книжках работников, на нее будет наложено взыскание в размере до пятидесяти тысяч рублей (п.1 ст.5.27 ТК РФ). Владельцам предприятий важно знать, что проверяющий имеет право наложить штраф за каждое отдельное нарушение.

Документы кадрового делопроизводства - 2016. Все процессы и необходимые формуляры кадрового делопроизводства прописаны в ТК РФ, а порядок оформления документов указан в федеральных законах. Конечно, от отдела кадров требуется обрабатывать достаточное количество информации. В 2016 году основную документацию можно разбить на следующие разделы:

Всевозможные приказы, например, о приеме на работу, увольнении, переводе, премировании;

Местные нормативные акты организации, то есть правила внутреннего трудового распорядка в фирме, положение о личной информации членов коллектива, положение об уровне дохода и др.;

Трудовые контракты;

Коллективный договор, если присутствует;

Договоры о полной материальной ответственности;

Документы по учету кадров, то есть график работы, расписание отпусков;

Трудовые книжки;

Формуляры по учету рабочего времени;

Документы по оформлению командировки;

Положения по охране труда.

Унифицированные формы в кадровом делопроизводстве 2016. До вступления в силу федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» необходимо было в обязательном порядке использовать унифицированные формы. После принятия закона ситуация изменилась: фирмы стали по-другому относиться к регистрированию деталей хоз. деятельности.

• Обучение менеджеров по продажам: готовим новичка в 3 шага

С данного момента любая компания в праве сама оформлять подходящий ей бланк первичного учетного документа, внося дополнения или убирая ненужные элементы. Но унифицированные формы в кадровом делопроизводстве все равно останутся в силе.

Итак, в 2016 году в кадровом делопроизводстве будут продолжать использоваться следующие документы:

Формы № Т-1 и Т-1а (приказ о приеме работников на работу),

Форма № Т-2 (личная карточка работника),

Форма № Т-3 (штатное расписание),

Формы № Т-5 и Т-5а (приказ о переводе работника на другую работу),

Формы № Т-7 (график отпусков) и Т-6 (приказ о предоставлении отпуска),

Форма № Т-9 используется при оформлении командировки, ее желательно уточнять, записывая цель командировки.

Профессиональные стандарты - 2016. С 1 июля 2016 года вступят в действие статьи 195.2 и 195.3 Трудового кодекса. Профессиональные стандарты станут необходимыми для внедрения работодателями, если Трудовым кодексом, другими федеральными законами, иными нормативными правовыми актами РФ пропишут требования к квалификации, необходимой человеку для выполнения определенной трудовой деятельности.

До этого времени работодателям было только рекомендовано использовать такие стандарты. Но уже сегодня многие компании прописывают профессиональный требования к работе при составлении должностных инструкций сотрудников.

Информация об авторе и компании

Надежда Меркурьева, руководитель направления по продвижению решения «1С:Документооборот» фирмы «1С», Москва. Специалист по оптимизации процессов документооборота и внедрению систем электронного документооборота в государственных учреждениях и на коммерческих предприятиях. Автор методических пособий, учебных курсов и семинаров по созданию систем на основе решения «1С:Документооборот 8». Группа компаний «1C». Сфера деятельности: разработка, дистрибуция и поддержка компьютерных программ. Территория: головной офис – в Москве; работа с пользователями ведется через разветвленную партнерскую сеть (более 7000 компаний сети «1С:Франчайзинг» в 750 городах 23 стран). Численность персонала: 900. Количество пользователей программных продуктов: свыше 4 млн сотрудников более чем в 1 млн организаций.

Организация и ведение кадрового делопроизводства - прямая обязанность работников службы персонала. В ситуациях создания новой организации, преобразования старой или иных вариантов реорганизации, руководству и отделу кадров надо знать основные моменты работы: обучение и поиск сотрудников, прием, перевод и увольнение персонала, а также правила как архивного, так и оперативного хранения документов.

Грамотная организация кадрового делопроизводства как основа стабильности фирмы

В любой организации, независимо от формы собственности, есть персонал. Он отличается по численности и составу, по выполняемым функциям и уровню квалификации. Задача отдела кадров - сделать так, чтобы все вопросы и проблемы, связанные с сотрудниками предприятия, решались максимально оперативно и грамотно.

Стабильная работа организации напрямую зависит от ее сотрудников. Первейшая задача службы персонала - грамотный и своевременный подбор работников, ведение кадрового делопроизводства в соответствии с законом и своевременная сдача документов в архив. Это основа стабильной работы любого предприятия.

Подготовка персонала для работы с кадрами

Инструкция по кадровому делопроизводству четко указывает на необходимость иметь профессиональную подготовку специалистам по персоналу. Однако на практике часто возникает проблема с подготовкой работников нужного профиля.

Высшие и средне-специальные учебные заведения не выпускают специалистов столь узкой квалификации, как «кадровое делопроизводство». Обучение обычно происходит уже на месте либо на профильных курсах. Также возможна подготовка сотрудника непосредственно на рабочем месте методом наставничества.

Кадровое делопроизводство обучение специалистов предполагает следующими способами:

• переобучение на базе второго высшего образования;
• получение высшего образования смежного профиля, например, «документоведение», «юриспруденция», «управление персоналом», «защита информации»;
• обучение на специализированных долгосрочных курсах (не менее трех месяцев), с последующей сдачей экзамена;
• практическая работа с последующим регулярным повышением квалификации.

Нормативные документы, регламентирующие работу кадровых служб

Деятельность отдела персонала и общая организация кадрового делопроизводства очень сильно зависит от действующего законодательства и внутренних регламентирующих документов. Эта особенность связана с нюансами работы с большим количеством персональных документов, которые часто являются конфиденциальными.

Делопроизводство в кадровой службе регламентируется следующими актами:

• Конституция, Гражданский и Трудовой кодексы, а также частично Уголовный и Семейный;
• законодательные акты по профилю организации в вопросах, касающихся работы с персоналом;
• нормативные акты местного значения;
• различные классификаторы, правила и инструкции федерального уровня;
• внутренние нормативные документы, например, инструкция по кадровому делопроизводству;
• приказы и распоряжения руководства.

Работники службы персонала обязаны неукоснительно соблюдать предписания нормативных актов и прежде всего Трудового кодекса.

Поиск и документальное оформление сотрудников

Ведение кадрового делопроизводства начинается с поиска и оформления персонала. Прежде всего, необходимо определиться с вариантами нахождения новых сотрудников. Среди них особо выделяются следующие:

• агентства и бюро по трудоустройству;
• занятости;
• ярмарки вакансий;
• учебные заведения;
• доски объявлений о должностях и резюме на различных ресурсах;
• другие организации;
• знакомые и друзья.

Все варианты поиска сотрудников имеют свои достоинства и недостатки, работник отдела персонала должен максимально использовать все возможности, чтобы закрыть вакансию.

Когда претендент найден, с ним проводится собеседование. Желательно, чтобы его ход фиксировался документально: так легче принять взвешенное решение о найме либо отказе. В последнем случае человека письменно извещают о причине в течение пяти рабочих дней. Если претендент подходит на вакантную должность, то его следует зачислить. С этого начинается оформление на конкретного сотрудника.

• заключение трудового контракта;
• издание приказа о приеме;
• нового сотрудника либо ее заведение;
• оформление личной карточки;
• если в организации принято - заведение личного дела;
• ознакомление и подписание работником внутренних нормативных документов и инструкций.

Учетная документация по персоналу (личные карточки, штатное расписание)

Ведение кадрового делопроизводства предполагает обязательное оформление учетной документации, в частности, штатного расписания и личных карточек. Эти документы являются обязательными для организаций всех форм собственности.

Штатное расписание и численность должно быть актуальным и отвечать потребностям организации. В него вносят наименования всех должностей, количество ставок с указанием вакансий на данный период.

Личные карточки - это унифицированные документы, содержащие в себе краткие данные о трудовой деятельности работника и персональную информацию. Они подлежат строгому учету и специальным условиям хранения, в местах, предотвращающих их порчу и хищение.

Приказы по личному составу, отличия и особенности оформления

Общее делопроизводство в кадровой работе в основном выражается в приказах и распоряжениях руководства. Эти документы могут касаться как отдельных сотрудников, так и всего персонала в целом. Они отличаются по оформлению и особенностям введения в действие.

Большинство приказов и распоряжений, касающихся конкретных действий с сотрудником, имеют унифицированную форму. Они подлежат обязательному согласованию со всеми заинтересованными лицами и ознакомлению сотрудником под расписку. Копии кадровых распоряжений хранятся в личном деле, а оригиналы в отдельных папках.

Журналы по кадровому делопроизводству, правила оформления и хранения

Для учета движения в кадровой службе предполагает ведение специализированных журналов. Это табличные документы многостраничного формата, чаще всего унифицированные. Обычно их заводят либо в больших тетрадях, либо приобретают готовые в специализированных магазинах.

Виды кадровых журналов:

• регистрации входящей и исходящей документации, в том числе писем;
• регистрации приказов;
• регистрации прибытия и убытия сотрудников в служебных командировках;
• регистрации заявлений, представлений, уведомлений, должностных и служебных записок;
• регистрации бланков трудовых книжек, их вкладышей;
• книги учета движений различных кадровых документов и т. д.

Все журналы должны быть в обязательном порядке прошиты и опечатаны, а листы пронумерованы. Хранить их следует отдельно от всех документов. Желательно в сейфе или специальном шкафу.

Особенности ведения и хранения личных дел

Ведение личных дел не является обязательным. Однако большинство организаций в той или иной форме собирают документы сотрудника. Конечно, в одной папке делать это удобнее.

Личное дело - это комплекс документированных персональных сведений о работнике, собранных и сформированных в определенном порядке. В него могут входить самые разные документы и копии:

• копии приказов о работнике;
• копии заявлений;
• копии документов, удостоверяющих личность, подтверждающих квалификацию, образование, льготы и семейное положение;
• анкета;
• характеристики и отзывы;
• справки и т. д.

Личные дела включают в себя персональную информацию, они должны храниться в стороне от других документов. Доступ к ним разрешен только строго ограниченному кругу должностных лиц. При увольнении персонала, личные дела сдаются на архивное хранение.

Правила оформления, хранения и выдачи трудовых книжек, а также вкладышей

Все организации обязаны вести трудовые книжки на свой персонал, исключение - сотрудники, принятые по совместительству. При первичном приеме работодатель самостоятельно приобретает чистые бланки и делает в них первую запись. На титульный лист вносят соответствующие данные о работнике. Впоследствии необходимо следить за их актуальностью и вовремя вносить изменения.

На разворот основной части вносят записи о трудовой и общественной деятельности работника, его приеме постоянных Все записи нумеруются в общем порядке и вносятся на основании приказа. Запись об увольнении сопровождается оттиском печати организации и подписью руководителя.

Делаются от руки, синей шариковой ручкой, четким и понятным почерком. Внимательно следите за актуальностью и достоверностью вносимых данных. Если необходимо исправить сведения, то их надо аккуратно зачеркнуть одной чертой и внести актуальную информацию. Данное действие обязательно подтверждается подписью руководителя и печатью.

Хранят трудовые книжки отдельно от других документов, в сейфе. Запрещено выдавать их на руки работникам или третьим лицам без специального постановления ответственных органов.

Особенности оперативного и архивного хранения кадровых документов

Хранение кадровых документов определяется их особой значимостью. Они содержат персональные сведения и являются конфиденциальными. Такие данные не подлежат несанкционированному разглашению. В противном случае на работников кадровой службы и руководителя организации налагается штраф.

Для организации правильного хранения кадровых документов в службе кадров желательно иметь отдельное помещение. Вход в него должен быть один и обязательно оборудоваться металлической дверью с сигнализацией.

Сами документы должны храниться в металлических шкафах или сейфах. Следует избегать доступа солнечного света и пыли, а также перепада температур и слишком большой влажности. Эти простые действия помогут сохранить персональные данные.

Делопроизводство в кадровой работе

ВВЕДЕНИЕ 1 ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В КАДРОВОЙ РАБОТЕ 1.1 Система документации в кадровом делопроизводстве 1.2 Обязательные кадровые документы, формируемые в кадровой службе предприятия 2 ПРАКТИКА ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В КАДРОВОЙ РАБОТЕ НА ПРИМЕРЕ ЗАО «ПОЛИГРАФ» 2.1 Общая характеристика делопроизводства в кадровой работе ЗАО «Полиграф» 2.2 Приказы по личному составу и их регистрация в ЗАО «Полиграф» 2.3 Резолюция руководителя 2.4 Внесение записей в трудовые книжки. Заполнение личной карточки 3 ОПТИМИЗАЦИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В КАДРОВОЙ СЛУЖБЕ ЗАКЛЮЧЕНИЕ СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ ПРИЛОЖЕНИЕ 1 ПРИЛОЖЕНИЕ 2 ПРИЛОЖЕНИЕ 3 ПРИЛОЖЕНИЕ 4 ПРИЛОЖЕНИЕ 5 ПРИЛОЖЕНИЕ 6

ВВЕДЕНИЕ

Особенностью современного трудового права является расширение договорного регулирования трудового отношения. Многие из вопросов, которые раньше решались в централизованном порядке, могут быть предметом рассмотрения коллективного договора, соглашения, трудового договора. Так, ст. 179 ТК РФ определяет конкретный перечень работников, которым предоставляется преимущественное право на оставление на работе при сокращении численности или штата работников, и в то же время указывает, что коллективным договором могут предусматриваться другие категории работников, пользующиеся преимущественным правом на оставление на работе при равной производительности труда и квалификации.

Задачи кадровой службы в настоящее время возросли и в связи с тем, что Трудовой кодекс РФ отнес к источникам трудового права локальные нормативные акты: приказы и иные документы, содержащие нормы трудового права. Следует иметь в виду, что в случаях, предусмотренных Кодексом, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, коллективным договором, соглашениями, работодатель при принятии локальных нормативных актов должен учитывать мнение представительного органа работников. Всем вышеизложенным объясняется актуальность данной работы.

Целью работы является изучение делопроизводства в кадровой работе.

Задачами работы является

• рассмотреть теоретические основы организации делопроизводства в кадровой работы;
• изучить организацию делопроизводства в кадровой работе на примере ЗАО «Полиграф;
• рассмотреть методы оптимизации организации делопроизводства в кадровой работе ЗАО «Полиграф».

Предметом работы является организация делопроизводства. Объектом работы выступает ЗАО «Полиграф».

1 ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В КАДРОВОЙ РАБОТЕ

1.1 Система документации в кадровом делопроизводстве

Поступая на работу, гражданин вступает в трудовые отношения с организацией или индивидуальным предпринимателем. Содержанием этих отношений являются взаимные трудовые права и обязанности работодателей и работников. Работодатель обязан предоставить работнику работу, обусловленную трудовым договором, обеспечить условия труда и своевременно выплачивать заработную плату, а работник должен лично выполнять трудовую функцию, определенную трудовым договором, подчиняясь правилам внутреннего трудового распорядка.

Трудовым законодательством предусмотрено документирование отношений между работником и работодателем, а также между лицом, ищущим работу, и работодателем (письменный отказ в приеме на работу). Правильное оформление возникновения, изменения и прекращения трудовых правоотношений важно для каждого работника не только в период работы, но и после увольнения.

Работа с кадрами требует от работодателя решения многих управленческих проблем: подбор персонала, адаптация новых работников, оценка деятельности работников, повышение их квалификации, мотивация труда и др. Управление персоналом также приводит к созданию многочисленных документов 1 .

С учетом сказанного всю кадровую документацию можно разделить на две группы:

• документы, связанные с трудовыми отношениями (например, трудовые договоры, приказы по личному составу, личные карточки работников, заявления работников, график отпусков, графики сменности и др.);
• документы, связанные с управлением персоналом (планы и отчеты по кадрам; положения о подборе кадров, об адаптации работников, об оценке персонала и др.; анкеты, тесты, профессиограммы, персонограммы и т. п.) 2 .

К кадровому делопроизводству традиционно относятся документы, связанные с трудовыми отношениями, большая часть которых необходима для оформления таких процедур, как прием на работу, перевод на другую работу, увольнение, предоставление отпуска, направление в командировку и др.

При документировании трудовых отношений создаются многочисленные организационные, распорядительные, учетные, информационно-справочные и другие документы различных видов и разновидностей. Среди этих документов можно выделить две группы:

• локальные нормативные акты организации, связанные с трудовыми отношениями;
• документы, связанные с учетом и движением кадров.

Локальные нормативные акты – это документы организации, содержащие нормы трудового права (ч. 1 ст. 8 ТК РФ), например правила внутреннего трудового распорядка. Подготовка определенных видов локальных нормативных актов предусмотрена ТК РФ. Такие документы являются обязательными для применения (например, график отпусков). Не предусмотренные ТК РФ документы имеют рекомендательный характер и разрабатываются по усмотрению организации (например, положение о структурном подразделении организации).

Ряд предусмотренных ТК РФ локальных нормативных актов должен применяться всеми работодателями, включая индивидуальных предпринимателей. К таким актам относятся: штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка, график отпусков, положение об оплате труда, положение о порядке обработки персональных данных работников.

Некоторые предусмотренные ТК РФ локальные нормативные акты обязательны для применения только у тех работодателей, которые имеют соответствующие особенности организации труда и работы с персоналом, например график сменности, положение об аттестации, положение о нормировании труда, положение о вахтовом методе работы, положение об ученичестве, перечень должностей с ненормированным рабочим днем и др.

Документы, связанные с учетом и движением кадров, включают: документы, которые предъявляет работник при приеме на работу, и документы, создаваемые по конкретным кадровым функциям.

Документы, предъявляемые при приеме на работу, включают:

• документы, удостоверяющие личность;
• документы, подтверждающие трудовой стаж, опыт работы;
• документы, подтверждающие уровень образования и квалификацию;
• документы, связанные с государственным пенсионным страхованием;
• документы воинского учета;
• документы (при необходимости), требующиеся с учетом особенностей будущей работы (например, справка о состоянии здоровья, водительские права и т. п.) 3 .

Документы, создаваемые по конкретным кадровым функциям, включают:

• договорные документы: трудовые договоры, соглашения сторон, дополнительные соглашения к трудовым договорам, ученические договоры, договоры о полной индивидуальной материальной ответственности, договоры о полной коллективной (бригадной) материальной ответственности;
• распорядительные документы: приказы (распоряжения) по личному составу;
• информационно­справочные документы: заявления работников, докладные и объяснительные записки, протоколы, акты и др.;
• первичные учетные документы: личные карточки работников, табели учета рабочего времени, записки­расчеты при предоставлении отпусков и увольнении 4 .

Одновременно с документами оформляются книги, журналы, карточки, в которых учитываются (регистрируются) составленные в организации документы: книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей в них, книги регистрации трудовых договоров, приказов, личных карточек работников, личных дел и др.

Таким образом, кадровое делопроизводство – это совокупность процедур по составлению, оформлению, обработке, исполнению, формированию в дела, хранению и использованию кадровой документации.

В настоящее время, после вступления в силу ТК РФ, в кадровом делопроизводстве произошли следующие основные изменения:

• перестали быть обязательными некоторые традиционные кадровые документы, долгие годы оформлявшиеся в обязательном порядке (например, заявление о приеме на работу);
• появились новые обязательные для работодателя документы (например, документы, закрепляющие порядок работы с персональными данными работников);
• увеличилось общее количество обрабатываемых в кадровой службе документов (например, документы при оформлении ежегодного оплачиваемого отпуска);
• расширился круг документов, которые должны быть доведены до работника под роспись;
• ряд документов, принимаемых работодателем, требует учета мнения представительного органа работников;
• кадровая документация должна беспрепятственно предъявляться государственным инспекторам труда при осуществлении ими проверок соблюдения работодателями трудового законодательства 5 .

Оформление кадровой документации продолжает занимать большую часть рабочего времени специалистов служб персонала и нередко доставляет серьезные неприятности при проверках и конфликтных ситуациях. Анализ состояния работы с кадровой документацией в многочисленных современных организациях показывает, что наиболее распространенными ошибками в этой области являются:

• отсутствие предусмотренных действующим законодательством (обязательных) документов;
• нарушение порядка разработки и ввода в действие документов, содержащих нормы трудового права;
• неверное оформление документов, незнание правил придания документам юридической силы;
• неправильное документирование управленческих ситуаций, выражающееся в отсутствии необходимых документов или в непонимании, какой вид документа должен подтверждать происходящие события;
• организация хранения и уничтожения кадровой документации с грубыми нарушениями правил работы архивов организаций.

Одной из основных задач каждого работодателя в области работы с персоналом является своевременное и правильное ведение кадрового делопроизводства.

1.2 Обязательные кадровые документы, формируемые в кадровой службе предприятия

Учет труда и заработной платы в организации ведется на основании первичных документов, формируемых в кадровой службе. Плохо поставленная работа кадровой службы неминуемо отражается на работе, как бухгалтерии, так и всей организации. Следствием этого является несвоевременность оплаты труда сотрудников, больничных листов, несвоевременная подготовка документов для представления в государственные социальные органы. В результате происходит снижение финансовых показателей предприятия в целом.

Соблюдение норм Трудового кодекса Российской Федерации, правильность оформления кадровой документации контролируют как органы Федеральной инспекции труда (Рострудинспекции), так и органы Федеральной налоговой инспекции. Государственный инспектор может прийти в офис любой организации независимо от формы собственности и потребовать документы, касающиеся кадрового учета, и иные обязательные и имеющиеся в организации внутрифирменные положения и приказы (Федеральный закон от 8 августа 2001 г. № 134-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при проведении государственного контроля (надзора)») 6 .

Документирование деятельности службы кадров охватывает все процессы, относящиеся к оформлению и обработке кадровой документации по установленным правилам, и решает следующие кадровые управленческие задачи:

• организация труда работников;
• заключение трудового договора и прием на работу;
• перевод на другую работу;
• предоставление работникам отпусков;
• поощрение работников;
• наложение на работников дисциплинарных взысканий;
• аттестация работников;
• ведение штатного расписания;
• учет использования рабочего времени;
• привлечение работников к работе в выходные и нерабочие праздничные дни;
• оформление служебных командировок;
• прекращение трудового договора и увольнение с работы 7 .

Перечень кадровых документов, которые должны вести организации независимо от формы собственности, приведен в приложении 1. В нем также указаны нормативные документы, регламентирующие обязанность работодателя вести те или иные кадровые документы, и сроки их хранения (в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения, утвержденным Росархивом 06.10.2000, в ред. от 27.10.2003).

Организация труда работников осуществляется путем принятия (утверждения руководителем организации либо уполномоченным им должностным лицом) локальных нормативных актов. У каждого работодателя в обязательном порядке должны иметься правила внутреннего трудового распорядка и положение о защите персональных данных. Другие локальные нормативные акты, такие как положение об оплате труда, нормировании труда, премировании и материальном стимулировании, аттестации и пр., принимаются при необходимости.

Коллективный договор (соглашение) носит рекомендательный характер, так как заключается по соглашению сторон (гл. 7 ТК РФ). Ведение личных дел работников носит рекомендательный характер для частных компаний. Обязанность работодателя вести личные дела распространяется на служащих государственных организаций в соответствии с Федеральным законом от 27 июля 2004 г. № ФЗ-79 «О государственной гражданской службе Российской Федерации». Для удобства можно порекомендовать все же формировать личные дела либо личные папки, а порядок их формирования закрепить в локальном нормативном акте организации, утвержденном руководителем.

В личное дело (личную папку) работника можно включить копии документов, которые требуются при приеме на работу (паспорт, военный билет, свидетельство о присвоении ИНН, пенсионное страховое свидетельство, свидетельство о браке, свидетельство о рождении детей - для предоставления льгот по подоходному налогу; документы об образовании и т.п.) и впоследствии все основные документы, создаваемые в период трудовой деятельности работника, которые характеризуют его трудовую деятельность (заявления о переводе на другую работу, заявление об увольнении, характеристики, документы о повышении квалификации, копии приказов о приеме, переводе, увольнении и др.).

Кроме того, у работодателя должны быть следующие документы по охране труда:

• инструкции по охране труда по профессиям;
• журнал проведения инструктажа (ознакомления с инструкциями);
• журнал прохождения работниками обязательного медицинского освидетельствования и другие 8 .

Данные документы могут храниться в кадровой службе предприятия, если в организации нет отдельной службы по охране труда, или в канцелярии.

В соответствии с подп. «а» ч. 1 ст. 356 ТК РФ федеральная инспекция труда осуществляет государственный надзор и контроль за соблюдением работодателями трудового законодательства и иных нормативных правовых актов.

Руководители организаций несут персональную ответственность за документальный фонд, образующийся в процессе их деятельности. За нарушение законодательства Российской Федерации и иных нормативных правовых актов, неправильное ведение кадровой документации или отсутствие таковой законодателем предусмотрено наложение административного штрафа: на должностных лиц – от 1000 до 5000 руб., на юридических лиц – от 30000 до 50000 руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток, а повторно - влечет дисквалификацию должностного лица (ст. 3.11, 3.12, 5.27, 5.44 и 14.23 КоАП).

2 ПРАКТИКА ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В КАДРОВОЙ РАБОТЕ НА ПРИМЕРЕ ЗАО «ПОЛИГРАФ»

2.1 Общая характеристика делопроизводства в кадровой работе ЗАО «Полиграф»

Трудовые отношения между работником и ЗАО «Полиграф» возникают на основании заключенного трудового договора (ст. 16 ТК РФ). В дальнейшем возникшие трудовые отношения, а также их изменение и прекращение должны быть надлежащим образом оформлены (ст. 68, 73, 80 и другие ТК РФ).

Под оформлением трудовых отношений понимается их документирование, т. е. создание соответствующих документов.

В результате документирования создаются организационные, распорядительные, учетные, информационно-справочные и другие документы различных видов и разновидностей. Одновременно с документами оформляются книги, журналы, карточки, в которых учитываются (регистрируются) составленные в организации документы.

Обязательность регистрации документов прямо обусловлена требованием п. 4.1.2 Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. приказом Минкультуры России от 08.11.05 № 536: «…регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях».

Необходимо подчеркнуть, что сама процедура регистрации документов не сводится только к простановке в них регистрационных дат и номеров. Регистрация документов – это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения (п. 4.1.1 Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти).

Работа с кадровой документацией не ограничивается только составлением, регистрацией и исполнением документов. Важнейшей составной частью этой работы является формирование исполненных документов в дела для организации их хранения и использования в справочных целях.

Таким образом, кадровое делопроизводство – это совокупность процедур по составлению, оформлению, обработке, хранению и поиску документов по управлению персоналом. Для своевременного и правильного выполнения этих процедур представляется наиболее целесообразным максимально регламентировать как состав кадровых документов, так и технологию работы с ними за счет создания комплекса локальных нормативных актов по делопроизводству: Табеля форм документов, Альбома форм документов, Графика документооборота кадровой службы, Инструкции по кадровому делопроизводству.

Одной из главных задач названных актов является отражение особенностей производственной деятельности организации, а для начинающих работников кадровой службы локальные нормативные акты по делопроизводству должны стать справочником, дающим ответы на возникающие у них вопросы по документированию трудовых отношений.

Основу нормативной базы по кадровому делопроизводству составляет Табель форм документов. Целью подготовки Табеля является определение необходимого и достаточного набора видов документов для юридического оформления ситуаций, возникающих в работе с персоналом. Использование Табеля позволяет сократить рабочее время и трудозатраты работников организации при решении задач документирования управленческой деятельности.

Форма Табеля (приложение 2) определяется самой организацией, разрабатывается кадровой службой и утверждается приказом руководителя.

Подготовка Табеля форм документов должна сопровождаться разработкой Альбома форм и образцов кадровых документов, включенных в Табель. Наличие Табеля и Альбома позволяет быстро и правильно документировать работу с кадрами на ЗАО «Полиграф».

В Табель и Альбом должны быть прежде всего включены документы, предусмотренные ТК РФ, т. е. являющиеся обязательными при оформлении трудовых отношений.

2.2 Приказы по личному составу и их регистрация в ЗАО «Полиграф»

Основой кадрового делопроизводства являются приказы (распоряжения) по личному составу, издаваемые после заключения трудовых договоров, при их изменениях и прекращениях. Содержание кадрового приказа должно соответствовать условиям заключенного трудового договора. Из приказов руководителя организации по личному составу информация переносится в учетные документы и трудовые книжки работников.

Согласно п. 3.5.5 Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.02 (далее – Основные правила), приказы по основной деятельности и по личному составу ведутся отдельно и формируются в разные дела. Этот порядок распространяется и на небольшие организации, где создается незначительное количество распорядительной документации, а за кадровое делопроизводство отвечает один из работников (секретарь, бухгалтер, экономист и т. п.).

Отдельные виды документов по личному составу ЗАО «Полиграф» имеют унифицированные формы, утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.04 № 1 (табл. 2.1).

Перечисленные формы кадровых приказов относятся к первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, поэтому при их заполнении следует руководствоваться Порядком применения унифицированных форм первичной учетной документации, утв. постановлением Госкомстата России от 24.03.99 № 20.

Таблица 2.1

Виды документов по личному составу, которые имеют унифицированные формы

В соответствии с названным Порядком в унифицированные формы первичной учетной документации при необходимости можно вносить дополнительные реквизиты. При этом все реквизиты, имеющиеся в формах, не должны меняться (включая код, номер формы, наименование документа). Удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается. Форматы бланков, указанных в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, являются рекомендуемыми и могут изменяться.

При изготовлении бланочной продукции на основе унифицированных форм допускается вносить изменения в части расширения или сужения граф и строк для удобства размещения и обработки информации.

Изменения в унифицированные формы первичной учетной документации вносятся посредством издания приказа (распоряжения) руководителя ЗАО «Полиграф» (см. приложение 3).

При отсутствии утвержденной Госкомстатом России унифицированной формы приказа по личному составу (например, при издании приказов об изменении биографических данных работников, о применении дисциплинарных взысканий и в других случаях) используются бланки, на которых оформляются приказы по основной деятельности (приложение 4).

Представляется целесообразным включить в Альбом форм документов максимальное количество образцов приказов по личному составу, а также систематически дополнять его новыми примерами после документирования ситуаций, возникающих в практике работы с кадрами.

Для приказов по личному составу большое значение имеет правильная индексация и регистрация. Недопустимо использование одной регистрационной формы для всех кадровых приказов и дальнейшее формирование этих документов в одно дело. Именно требования к последующему формированию дел определяют порядок работы с приказами по личному составу в «текущем» делопроизводстве: приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения (п. 3.5.5 Основных правил).

Приказы с разными сроками хранения должны регистрироваться в разных учетных формах и иметь различные регистрационные индексы (номера). Правила индексации кадровых приказов разрабатываются самой ЗАО «Полиграф». В практике работы кадровых служб наибольшее распространение получила буквенно-цифровая индексация.

При больших объемах документов приказы по личному составу, касающиеся различных вопросов работы с кадрами, целесообразно группировать отдельно (п. 3.5.5 Основных правил), применяя разную индексацию, например: к порядковым номерам приказов о движении кадров (прием на работу, перевод на другую работу, увольнение) добавляется буква «к», для приказов о командировании работников – «км», о предоставлении отпусков – «о», о поощрении – «п», о дисциплинарных взысканиях – «в» и т. д.

Принятая в ЗАО «Полиграф» система индексации приказов отражается в регистрационных книгах (журналах), формы которых устанавливаются самой организацией. При разработке учетных форм можно использовать рекомендательные формы, содержащиеся в приложении 2 к Межотраслевым укрупненным нормативам времени на работы по комплектованию и учету кадров (1991 г.).

В случае ведения учетной формы, в которую вносятся сведения о кадровых приказах, составленных по разным вопросам, можно порекомендовать следующую книгу (журнал) регистрации приказов (табл. 2.2).

Таблица 2.2

Форма книги (журнала) регистрации приказов

Разработанные в ЗАО «Полиграф» учетные формы с различными вариантами их заполнения должны быть представлены в соответствующих разделах Альбома форм документов.

Приказы по личному составу издаются при наличии соответствующих письменных оснований, к которым, помимо трудовых договоров и изменений к ним, относятся информационно-справочные документы: заявления работников, служебные записки (докладные и объяснительные), представления, протоколы, акты и т. п.

Документы – основания к приказам должны быть правильно оформлены и зарегистрированы. Некоторые документы (заявления, докладные записки, объяснительные записки, представления, уведомления) составляются в произвольной форме, другие (протоколы, акты) имеют унифицированные или рекомендательные формы.

2.3 Резолюция руководителя

Заявления работников и служебные записки относятся к внутренней переписке и требуют рассмотрения и принятия решения руководителем ЗАО «Полиграф». Принятое решение отражается в резолюции, содержание которой в большинстве случаев сводится к очень кратким указаниям: «В приказ», «Исполнить», «В отдел кадров», не соответствующим смыслу данного реквизита.

Другой серьезной ошибкой при простановке на документах резолюций является смысловое несоответствие принятого руководителем решения содержанию рассмотренного документа. Наиболее часто такие ошибки встречаются в резолюциях на заявлениях работников.

Работник просит в заявлении разделить ежегодный оплачиваемый отпуск на части и предоставить ему часть отпуска продолжительностью 5 дней (с понедельника по пятницу). Руководитель организации, не соглашаясь с просьбой работника, указывает в резолюции: «Предоставить отпуск продолжительностью 7 дней» (с понедельника по воскресенье).

Данная резолюция не соответствует содержанию заявления, а значит, не является рассмотрением его по существу поставленного вопроса. В данном случае в резолюции должен содержаться отказ в предоставлении части отпуска.

Работник по собственной инициативе хочет расторгнуть трудовой договор и предупреждает об этом работодателя в письменной форме, но не за две недели, а за меньший срок. Не желая удовлетворять просьбу работника, руководитель выносит резолюцию: «Уволить с отработкой в течение двух недель» или указывает в резолюции дату увольнения по истечении предупреждения за две недели, т.е. не совпадающую с датой, содержащейся в заявлении работника.

Вновь вместо отказа в просьбе, высказанной работником, ему «делается предложение», не отвечающее его желанию.

Во избежание подобных ошибок в Альбоме форм документов следует привести варианты возможных резолюций при принятии решений по наиболее типичным, часто повторяющимся ситуациям.

Особенностью протоколов и актов является создание этих документов или в процессе коллегиального обсуждения и принятия решений (протоколы), или при установлении (подтверждении) несколькими лицами фактов и событий, происходивших в их присутствии (акты). Поэтому в протоколы дополнительно включается информация о присутствовавших членах коллегиального органа (т. е. о наличии кворума), а при составлении большинства актов требуется присутствие незаинтересованных свидетелей.

Для учета создаваемых в ЗАО «Полиграф» внутренних документов может быть использована следующая примерная форма регистрационных журналов, которые ведутся отдельно по видам и разновидностям документов (табл. 2.3).

Таблица 2.3

Форма регистрационного журнала

2.4 Внесение записей в трудовые книжки. Заполнение личной карточки

Другой важной информацией в Альбоме форм документов должны стать примеры внесения записей в трудовые книжки работников. Как известно, действующая Инструкция по заполнению трудовых книжек, утв. постановлением Минтруда России от 10.10.03 № 69, содержит несколько образцов записей (например, об установлении второй профессии, о переименовании организации, об увольнении и др.), однако этого явно недостаточно, особенно для начинающих кадровиков.

Образцы записей в трудовых книжках можно поместить в Альбоме после примеров оформления приказов по личному составу или в виде сводной таблицы (приложение 5).

Сложности в работе с трудовыми книжками, как правило, обусловлены пробелами или противоречивыми требованиями, содержащимися в действующих нормативных правовых актах по их ведению.

Например, в соответствии с утвержденными постановлением Правительства РФ от 24.07.02 № 555 Правилами подсчета и подтверждения страхового стажа для установления трудовых пенсий основным документом, подтверждающим периоды работы по трудовому договору, является трудовая книжка – подлинник, а не заверенная копия. Однако в IV разделе Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.03 № 225, говорится о выдаче трудовой книжки работнику только при увольнении (прекращении трудового договора). Таким образом, возникает проблема с выдачей подлинника трудовой книжки не увольняющемуся работнику.

В данной ситуации и других аналогичных случаях, когда работник должен предъявлять в том или ином органе подлинник трудовой книжки, целесообразно показать в Альбоме форм документов порядок документирования процедуры выдачи трудовой книжки.

Документом, на основании которого будет выдаваться трудовая книжка, на наш взгляд, должно быть заявление работника, адресованное ЗАО «Полиграф», а не широко распространенная в практике «расписка». После регистрации заявления, рассмотрения его руководителем организации и простановки резолюции работник должен в письменном виде (на том же заявлении) подтвердить факт получения трудовой книжки во временное пользование с обязательством ее своевременного возврата без каких-либо повреждений, исправлений, помарок и т. п.

Кадровая служба должна организовать контроль за возвратом выданной во временное пользование трудовой книжки и провести ее проверку при возвращении книжки работником. При отсутствии у работника обоснованной причины для получения подлинника трудовой книжки ему может быть выдана только заверенная копия.

Подробными указаниями о порядке заполнения должны сопровождаться в Альбоме форм документов такие учетные формы, как табель учета рабочего времени (формы Т-12 и Т-13) и личная карточка работника (Т-2).

Ведение табеля учета рабочего времени обязательно, т. к. ЗАО «Полиграф» обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником (ст. 91 ТК РФ). При заполнении табеля используются следующие способы:

– сплошная ежедневная регистрация отработанного времени или указание причин отсутствия работника (отпуск, нетрудоспособность и т. д.);

– регистрация только неявок, прогулов, опозданий и т. п.

Отработанное время может включать: дневные часы, работу в ночное время, сверхурочную работу, нахождение в служебной командировке, а также работу в выходные и праздничные дни. Разные виды рабочего времени учитываются и оплачиваются отдельно.

Отметки о неявках на работу по уважительным причинам должны подтверждаться оправдательными документами. Часы, отработанные в режиме неполного рабочего времени, вносятся в табель в соответствии с условиями, включенными в трудовой договор.

Табель составляется в одном экземпляре табельщиком или уполномоченным лицом, подписывается руководителем структурного подразделения и работником кадровой службы и передается в бухгалтерию. В крупных организациях табель ведется по структурным подразделениям.

Личная карточка работника заполняется на всех работников, с которыми заключен трудовой договор, включая совместителей. Личные карточки заполняются в одном экземпляре работником кадровой службы на основании личных документов гражданина, поступающего на работу. Карточки заполняются от руки или с использованием электронной версии с последующей распечаткой. При ручном заполнении в карточке не допускается помарок и подчисток.

При возникновении ошибок или необходимости внесения изменений (например, при смене фамилии, изменении домашнего адреса или паспортных данных) в карточке зачеркивается неправильная или устаревшая запись, а выше или рядом проставляется правильная запись. Внесенные исправления должны быть подтверждены подписью работника кадровой службы.

Важную роль при заполнении личных карточек работников играют общероссийские классификаторы технико-экономической информации (ОКАТО, ОКИН, ОКСО, ОКПДТР), использование которых позволяет правильно заполнять соответствующие строки карточки (табл. 2.4).

При необходимости кодирования в личной карточке работника информации, не вошедшей в общероссийские классификаторы, разрабатываются локальные классификаторы организации. Заполненные при оформлении приема на работу карточки регистрируются в книге учета личных карточек, форма которой разрабатывается по усмотрению ЗАО «Полиграф».

Таблица 2.4

Ошибки оформления личных карточек ЗАО «Полиграф»

Логическим завершением разработки нормативного обеспечения в области кадрового делопроизводства является составление и утверждение Графика документооборота кадровой службы ЗАо «Полиграф». В Графике в табличной форме отражаются процедуры документирования трудовых отношений по следующим позициям:

– составление проектов документов (основание для составления, периодичность, ответственный за подготовку, количество экземпляров и т. д.);

– оформление документов (согласование, подписание, утверждение);

– обработка документов (регистрация, передача на исполнение, ознакомление работников);

– оперативное и архивное хранение исполненных документов (место и сроки хранения, периодичность сдачи в архив).

Порядок применения рассмотренных локальных нормативных актов по работе с кадровой документацией, а также ответственность за его нарушение должны быть закреплены в Инструкции по кадровому делопроизводству, утвержденной приказом руководителя ЗАО «Полиграф».

3 ОПТИМИЗАЦИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В КАДРОВОЙ СЛУЖБЕ

Автоматизированная система на предприятии сегодня не дань моде, а насущная необходимость. Одной из торговых компаний удалось реализовать проект автоматизации, причем буквально с нуля. К моменту внедрения штат организации составлял более пятисот человек. При этом в службе персонала не было ни одного программного продукта.

Между службами компании было трудно наладить коммуникации. Желание устранить эту проблему, а также решение актуальной задачи создания общей базы данных сотрудников, и стали основными причинами автоматизации бизнес-процессов. Инициаторами проекта выступили два подразделения: финансовый отдел и служба персонала. Именно они и сформулировали главные параметры автоматизации, ответив на три принципиальных вопроса:

1. Что хотелось бы получить в результате реализации проекта?
2. Какие финансовые затраты понесет в связи с этим компания?
3. Сколько времени займет подготовка и внедрение автоматизации?

Для работы над проектом была создана инициативная группа, в которую вошли специалисты трех подразделений:

• службы информационных технологий – в ее задачи входил анализ программ, представленных на рынке, оценка возможности их взаимодействия с IT-продуктами, которые компания планировала внедрять в перспективе, а также решение вопросов, связанных с дальнейшим обслуживанием программы;
• финансового отдела – определение круга задач автоматизации, связанных с расчетом заработной платы;
• службы персонала – формулирование задач проекта в части управления сотрудниками.

Первым делом инициативная группа проанализировала рынок информационных услуг. Оказалось, что с точки зрения задач, стоящих перед компанией, практически все программные продукты нуждаются в доработке. Выбор наиболее удобного из них потребовал довольно продолжительного обсуждения, которое проходило в ходе нескольких «круглых столов». На этих мероприятиях выяснились плюсы и минусы различных решений. В результате был сделан выбор в пользу программы «1С: Зарплата и Кадры 7.7». В то время она еще не включала блока «1С: Управление персоналом и Зарплата», поэтому пришлось сделать некоторые доработки, которые осуществили внешние специалисты.

Для проекта был разработан и утвержден подробный план действий с указанием сроков и ответственных за выполнение каждого пункта. На весь проект (разработку, тестирование, внедрение и обучение персонала) было отведено 4 месяца (табл. 3.1). Прежде всего, сотрудники каждого подразделения службы персонала определились с тем, какие данные им необходимы в электронном виде. Для инспектора по кадрам – кадровый документооборот, для менеджера по персоналу – база кандидатов (ранее она собиралась на бумажных носителях), для специалиста по обучению – списки тех, кто был на тренингах (весь персонал компании проходит обучение). Таким образом, для кадровой службы необходимо было настроить несколько блоков:

1.«Подбор персонала». Был создан специальный справочник для хранения максимально полной информации обо всех кандидатах, приглашенных на собеседования, а также потенциальных сотрудниках компании, которые могли бы оказаться интересными ей в случае открытия некоторых вакансий.

2.«Обучение». Для фиксации сведений о прохождении тренингов был усовершенствован уже имевшийся справочник «Сотрудники». Он включал список всех, кто работает (и работал ранее) в компании. Он оказался удобным, т. к. содержал информацию о каждом сотруднике – дату рождения, адрес, паспортные данные, название должности и подразделения, график, оклад и др. Поэтому именно данный справочник и был выбран для доработки. Появилась возможность внесения сведений о дате и названии тренинга, его результатах, а также о том, какое обучение необходимо для дальнейшего развития сотрудника – как нового, так и уже работающего.

3.«Кадровое делопроизводство». Этот блок также дорабатывался с целью расширения его возможностей, в частности, для ввода графика отпусков, контроля его соблюдения, составления трудовых договоров.

4.«Отчетность и статистика». Именно составление отчетов и сбор статистических данных позволяет анализировать проделанную работу и формировать планы на будущее. Для этих целей были созданы следующие электронные отчеты:

• «Процентик» – в нем информация собирается в процентах: коэффициент текучести кадров, соотношение количества кандидатов, прошедших собеседование, и числа сотрудников, принятых на работу;
• «Интересная статистика» – с данными этого отчета служба персонала каждый месяц знакомит всех сотрудников компании. В нем содержатся сведения о том, сколько в организации мужчин и женщин, статистика по образованию, семейному положению, среднему стажу работы в компании.

Таблица 3.1

План выполнения проекта

№ п / п	Этап проекта	Срок выполнения	Ответственный
	Выяснение потребностей в доработке программы для финансовой службы	01.09–10.09	Финансовый директор
	Выяснение потребностей в доработке программы для службы персонала	01.09–10.09
	Настройка блоков программы для финансовой службы	11.09–10.10	Компания-разработчик
	Настройка блоков программы для службы персонала	11.10–10.11
	Предоставление компании пробного варианта, тестирование	11.11–16.11
	Доработка замечаний	17.11–30.11
	Установка программы компании, настройка прав доступа для сотрудников	01.12	Компания разработчик, финансовый директор, руководитель службы персонала
	Обучение персонала пользованию программой	02.12–07.12	Компания-разработчик
	Внесение всей необходимой информации в программу	08.12–31.12	Руководитель службы персонала

После установки программы и тестирования настроек пришла очередь самого сложного этапа – внедрения. Для начала все сотрудники прошли обучение пользованию новой программой. Оно проходило в учебном центре компании-разработчика в два этапа: прежде всего – для службы персонала, далее – для финансового отдела (в это время кадровики уже вносили информацию в программу). Занятия проводились в течение недели каждое утро с 9 до 11 часов. Процесс освоения программы у сотрудников проходил разными темпами, но все были убеждены в том, что автоматизация позволяет работать эффективнее.

После обучения в систему была внесена вся информация (рис. 3.1).

Рис. 3.1 Внесение информации о кадрах

После внедрения автоматизации были подведены итоги. Анализ полученных результатов показал следующее:

1.Существенно снизились трудозатраты на простейшие кадровые процедуры (табл. 3.2).

2.Упростилось взаимодействие между службой персонала и финансовым отделом.

3.Стало удобнее хранить и использовать информацию о сотрудниках.

Таблица 3.2

Изменения в оформлении приема сотрудника на работу

Пункт оформления	Что было раньше		После автоматизации
Внесение данных о сотруднике в программу	Не было		Продолжительность процесса – 10 минут
Составление трудового договора	Оформление в Excel в течение	15 минут
Оформление приказа о приеме			10 минут	Оформление в программе – 5 минут
Заполнение личной карточки Т-2			20 минут	Нажатие клавиши в программе – 1 минута

Службе персонала следует помнить о следующих трудностях автоматизации кадровых процессов:

• хороший и качественный проект требует больших денежных средств (особенно если необходимо существенно менять или дополнять конфигурацию программы);
• специалистам службы персонала, занимающимся проектом автоматизации, предстоит общаться с разработчиками программ. Между тем далеко не все кадровики могут разговаривать с программистами «на одном языке» (как и наоборот), следовательно, придется этому учиться;
• процесс ввода всей необходимой информации потребует от сотрудников службы персонала максимальной концентрации внимания.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В настоящее время объем работы кадровой службы предприятий вообще и ЗАО «Полиграф», в частности, значительно возрос. Это связано с необходимостью заключения трудового договора в письменной форме, подготовкой приказов на всех стадиях трудового отношения, начиная с приема на работу и заканчивая увольнением.

На практике нет общего мнения, как лучше оформлять совмещение профессий (должностей), изменения трудового договора в форме постоянного и временного перевода на другую работу. Следует также различать положения, которые являются неотъемлемой частью трудового договора, и соглашения, имеющие самостоятельное значение.

Сегодня правовое поле, на котором работает кадровая служба, весьма обширно. Оно включает в себя не только Трудовой кодекс Российской Федерации, но и иные федеральные законы, в частности Федеральный закон от 29.12.2006 N 255-ФЗ "Об обеспечении пособиями по временной нетрудоспособности, по беременности и родам граждан, подлежащих обязательному социальному страхованию", Федеральный закон от 20.04.2007 N 54-ФЗ "О внесении изменений в Федеральный закон "О минимальном размере оплаты труда" и другие законодательные акты Российской Федерации", в соответствии с которым минимальный размер оплаты труда с 1 сентября 2007 г. был установлен в размере 2300 руб. в месяц.

Важную роль в регулировании трудовых отношений играют постановления Правительства Российской Федерации, в частности Постановление от 24.12.2007 N 922 "Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы" и другие нормативные правовые акты, содержащие нормы трудового права.

Знание обширного нормативного материала, судебной практики и умение их применять - необходимое условие успешной работы всех кадровых служб.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1. Трудовой кодекс Российской Федерации.
2. Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 “Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты”.
3. ГОСТ Р 6.30-2003
4. Андреева В.И. Делопроизводство: требования к документообороту фирмы (На основе Гостов РФ).- М.: Бизн.-шк. Интел Синтез, 2004.
5. Андреева В.И. О сложных вопросах документирования трудовых отношений//Справочник кадровика, 2006, №10.
6. Барихин А.Б. Делопроизводство: учебник. М., 2006
7. Белущенко С. Автопорядок в кадрах// Справочник по управлению персоналом, 2007, №4.
8. Борискин В.В. Официальное делопроизводство. М., 2007
9. Быкова Т.А. Делопроизводство. М., 2008
10. Вялова В.М. Кадровое делопроизводство в организациях с обособленным подразделением//Справочник кадровика, 2008, №8.
11. Галахов В.В. Делопроизводство в кадровой службе. М., 2006
12. Доронина Л.А. Основы делопроизводства. М., 2007
13. Журнал "Делопроизводство", 2007, N 4
14. Иритикова В.С. Делопроизводство//Секретарское дело. – 2007. - № 1 – с. 20-27
15. Кирсанова М.В. Курс делопроизводства. М., 2006
16. Корякина Ю.С. Делопроизводство. М., 2007
17. Кудряев В.А. "Организация работы с документами" В.А. Кудряев и др. М.:ИНФРА-М, 2006
18. Кузнецов Д.Л. Кадровое делопроизводство. М., 2007
19. Кузнецова Т. Делопроизводство. М., 2008
20. Курноскина Л.В. Современное делопроизводство. М., 2007
21. Ленкевич Л.А. Делопроизводство: учебное пособие. М., 2007
22. Макарова Н.А. Делопроизводство на предприятии. М., 2008
23. Непогода А.В. Делопроизводство организации. М., 2007
24. Новикова Е.А. Делопроизводство в кадровой службе. М., 2006
25. Пустозерова В.М., Соловьев А.А. Прием и увольнение работников. – М.: Приор, 2006.
26. Пшенко А.В. Основы делопроизводства. М., 2006
27. Смирнова Е.П. Делопроизводство: учебник. М., 2006
28. Соколов А.В. Документационное обеспечение управления. М., 2006.
29. Стенюков М.В. Документоведение и делопроизводство. М., 2007
30. Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство: Практич. Пособие по документационному обеспечению деятельности предприятия. М.: Приор, 2006.
31. Столяров Ю.Н. Классификация документа: решения и проблемы. // Книга: исследования и материалы. Сб. 70. М., 2005. С. 24-40.

ПРИЛОЖЕНИЕ 1

Перечень кадровых документов, обязательных для организации

№ п/п	Документ	Каким документом регламентируется	Примечание	Срок хранения
	Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР)	Статья 189 ТК РФ	При приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника с ПВТР под роспись. Действуют до замены новыми.	Постоянно
	Положение о защите персональных данных работников	Статья 86 ТК РФ	При приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника с Положением о защите персональных данных работников под роспись. Действует до замены новым.	Постоянно
	Штатное расписание (ф. Т-3) (штатная расстановка)		Составляется каждый раз, когда в него вносятся те или иные изменения.	Постоянно
	Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним		Хранится в отделе кадров и ведется постоянно.
	Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним	Инструкция о порядке заполнения трудовых книжек и вкладышей к ним (утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69)	Хранится в бухгалтерии вместе с бланками трудовых книжек и вкладышей к ним; в отдел кадров бланки поступают по заявке кадрового работника.	50 лет (но при ликвидации компании в архив города сдается вместе с другими документами, срок хранения которых составляет 75 лет)
	Положение об оплате труда, премировании и материальном стимулировании	Раздел 6 ТК РФ, глава 21 ТК РФ	При наличии сложных систем оплаты и труда и системы премирования. Действует до замены новым.	Постоянно
	Положение о системе обучения	Статьи 196, 197 ТК РФ	При наличии системы обучения в организации.	Постоянно
	Положение об аттестации работников	Статья 81 ТК РФ	При проведении аттестации по решению работодателя.	Постоянно
	График отпусков		Утверждается работодателем не позднее чем за две недели до наступления календарного года.	1 год
	Трудовой договор	Статьи 16, 56, 57, 67 ТК РФ	Заключается в письменной форме с каждым работником.	75 лет
	Должностные инструкции по каждой должности в соответствии со штатным расписанием, рабочие инструкции по профессиям		Принимаются по решению работодателя.	Постоянно
	Приказы о приеме на работу	Статья 68 ТК РФ	Издаются на основании трудового договора. Объявляются работнику под роспись в трехдневный срок со дня фактического начала работы.	75 лет
	Приказы о переводе на другую работу	Статья 72.1 ТК РФ	Издаются на основании соглашения о переводе на другую работу (дополнительного соглашения к трудовому договору).	75 лет
	Приказы об увольнении	Статья 84.1 ТК РФ		75 лет
	Приказы по основной деятельности		Издаются по мере необходимости. Приказы по основной деятельности, подготовленные кадровой службой, регистрируются и хранятся в канцелярии. В кадровой службе ведется дело «Копии приказов по основной деятельности».	1 год (копии приказов, хранящиеся в кадровой службе)
	Приказы о предоставлении отпусков		Издаются на основании графика отпусков или заявления работника	5 лет
	Заявления работника о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы	Статья 128 ТК РФ	Отпуска без сохранения заработной платы предоставляются по просьбе (по заявлению) работника в соответствии с ч. 1 ст. 128 ТК РФ либо по требованию закона на основании заявления работника (ч. 2 ст. 128 ТК РФ).	5 лет
	Личная карточка работника (форма Т-2)		Ведется на каждого работника.	75 лет
	Трудовая книжка	Статья 66 ТК РФ, постановление правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках», Инструкция о порядке заполнения трудовых книжек и вкладышей к ним (утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69)	Работодатель ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней.	При увольнении работник получает трудовую книжку на руки. Невостребованные трудовые книжки хранятся в организации 50 лет, при ликвидации предприятия сдаются в архив
	Договоры о полной материальной ответственности		Заключаются с работниками, которые непосредственно обслуживают материальные ценности.	5 лет
	Книга учета (журнал регистрации) приказов по основной деятельности	Инструкция по делопроизводству в службе кадров ВНИИДАД «Примерная инструкция по делопроизводству в службе кадров организации» (рекомендательно)	Должна быть пронумерована и прошнурована, скреплена печатью и подписью работодателя	5 лет
	Книга учета (журнал регистрации) приказов о приеме на работу			То же	75 лет
	Книга учета (журнал регистрации) приказов об увольнении			То же	75 лет
	Книга учета (журнал регистрации) приказов о предоставлении отпусков			То же	50 лет
	Журнал регистрации командировочных удостоверений			То же	5 лет
	Табель учета рабочего времени	Часть 3 статьи 91 ТК РФ	Работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником	75 лет
	График сменности	Статья 103 ТК РФ	Доводится до сведения работников не позднее чем за один месяц до введения его в действие.	1 год
	Журнал учета проверок инспектирующих органов	Федеральный закон от 8 августа 2001 г. № 134-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при проведении государственного контроля (надзора)»	Ведут все юридические лица и предприниматели без образования юридического лица	Постоянно
	Протоколы заседаний, постановления аттестационных квалификационных комиссий	Положение об аттестации работников предприятия	Оформляются аттестационной комиссией	15 лет
	Табели и наряды работников вредных профессий	Часть 3 статьи 91 ТК РФ	Составляются ежемесячно.	75 лет
	Списки работающих на производстве с вредными условиями труда	Постановление Совета Министров СССР от 26 января 1991 г. № 10 «Об утверждении списков производств, работ, профессий, должностей, показателей, дающих право на льготное пенсионное обеспечение»	Если производство с вредными условиями труда; ведется постоянно.	75 лет
	Списки работников, уходящих на льготную пенсию					50 лет
	Переписка о назначении - государственных пенсий и пособий; Льготной пенсии	То же.		5 лет 10 лет
	Инструкции по охране труда по профессиям	Раздел 10 ТК РФ		Постоянно
	Журнал инструктажа (ознакомления с инструкциями)	Раздел 10 ТК РФ		10 лет
	Журнал прохождения работниками обязательного медицинского освидетельствования	Статья 69 ТК РФ, приказ Минздравмедпрома РФ от 14 марта 1996 г. № 90 «О порядке проведения предварительных и периодических медицинских осмотров работников и медицинских регламентов допуска к профессии» (в ред. от 06.02.2001)		5 лет
	Акты о несчастных случаях	Постановление Минтруда РФ от 24 октября 2002 г. № 73 «Об утверждении форм документов, необходимых для расследования и учета несчастных случаев на производстве, и положения об особенностях расследования несчастных случаев на производстве в отдельных отраслях и организациях»		45 лет
	Акты расследования профессиональных отравлений и заболеваний				45 лет

ПРИЛОЖЕНИЕ 2

Пример табеля форм документов

ПРИЛОЖЕНИЕ 3

Пример приказа о внесении изменений в формы первичной учетной документации

ПРИЛОЖЕНИЕ 4

Пример приказа по личному составу на бланке приказа по основной деятельности

ПРИЛОЖЕНИЕ 5

Пример заявления о выдаче трудовой книжки

ПРИЛОЖЕНИЕ 6

Пример сводной таблицы

1 Басаков М.И. Делопроизводство. М., 2007

2 Орловский Ю.П. Делопроизводство в организации. М., 2007

3 Рогожин М.Ю. Делопроизводство в кадровой службе. М., 2007

4 Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство: Практич. Пособие по документационному обеспечению деятельности предприятия. М.: Приор, 2006

5 Труханович Л.В. Делопроизводство. М., 2008

6 Малькова Е.Н. Обязательные кадровые документы, формируемые в кадровой службе предприятия//Кадровые решения,2008, № 7.

7 Малькова Е.Н. Обязательные кадровые документы, формируемые в кадровой службе предприятия//Кадровые решения,2008, № 7.

8 Малькова Е.Н. Обязательные кадровые документы, формируемые в кадровой службе предприятия//Кадровые решения,2008, № 7.

Каждый сотрудник ждет от работодателя уважения его прав, вовремя выплаченной заработной платы и заслуженного отпуска. Руководитель, в свою очередь, ожидает от работника четкого выполнения обязанностей. Кроме того, любой владелец бизнеса должен быть юридически защищен. Все эти моменты регулирует кадровый учет. Ведение кадрового делопроизводства в ООО поможет вам разложить по полочкам все отношения со своими сотрудниками.

Ведение кадрового делопроизводства в ООО – это способ управления кадрами и работы с документооборотом организации, связанным с персоналом. Это может быть перемещение персонала, расчет с сотрудниками и график рабочего времени.

Способы ведения кадрового учета

В отличие от ИП, кадровое производство в ООО – обязательная составляющая, даже если в ООО зарегистрирован только один участник, выполняющий функции бухгалтера и генерального директора. Объясняется это тем, что учредитель и ООО являются двумя разными субъектами. Следовательно, ООО выполняет роль работодателя, а учредитель – работника.

Ведение кадрового делопроизводства в ООО – это способ управления кадрами и работы с документооборотом организации, связанным с персоналом.

Учет кадров можно вести 3 основными способами:

1. Взять на себя роль кадровика.

Если вы не боитесь «запустить» процесс, имеете время и ваша организация не столь велика.

2. Принять на службу работника-кадровика.

Современный специалист по кадровому делопроизводству должен креативно мыслить, быть юридически подкован и педантичен.

3. Довериться аутсорсинговой компании, специализирующейся в кадровом делопроизводстве.

Существует несколько программ, предназначенных для кадрового учета. Это АСУП (автоматизированная система управления персоналом), система ERP (планирование ресурсов предприятия), ведение кадрового учета в облаке (SaaS). Если говорить о программном обеспечении, то это 1С.

Самостоятельное ведение кадрового учета

Пошаговая инструкция по ведению кадрового документооборота:

1. Необходимо определиться с нормативно-правовой и информационной базами, которые потребуются для ведения кадровой работы.

Большинство документов, требуемых для ведения кадрового делопроизводства, стандартизированы указом Госкомстата РФ «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» от 05.01.2004. Документация, не имеющая стандартизированных канонов, оформляется в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 .

• Трудовое законодательство РФ (обновляется каждые полгода).
• Инструкция по ведению трудовых книжек (утверждена постановлением Минтруда РФ № 69 от 10.10.2003).
• Указ Правительства РФ «О ведении трудовых книжек» (от 16.04.2003).

Документы, необходимые для зачисления работника в штат:

• Паспорт (прописка и регистрация).
• СНИЛС (пенсионное страховое свидетельство).
• Военный билет.
• ИНН (индивидуальный налоговый номер).
• Медицинский полис.
• Диплом специалиста.

Важность кадровой документации заключается в том, что она позволяет закреплять юридически весомые факты, четко регламентирует права и обязанности работника и руководителя.

В зависимости от особенностей организации пакет документов для ведения учета кадров может быть расширен. Руководитель, решая кадровые вопросы, может самостоятельно принимать нормативные акты местного характера в пределах своих полномочий, если они не противоречат закону.

В зависимости от особенностей организации пакет документов для ведения учета кадров может быть расширен.

2. Следует оформить уставную документацию организации.

В уставе должны быть четко прописаны условия зачисления на работу директора, сроки работы руководителя, размер его оклада, а также порядок утверждения расписания рабочего процесса.

3. Нужно оформить руководителя.

Оформление руководителя является первым приказом по кадрам, созданным в организации. В нем указывается дата, с которой руководитель приступает к исполнению своих обязанностей.

4. Необходимо составить список кадровой документации, участвующей в кадровом производстве организации.

К ней относятся:

• Регламент внутреннего трудового распорядка организации.
• Структура кадров.
• Штатное расписание.
• График оформления отпусков работников.
• Документация, определяющая протекцию личных данных сотрудников.

Также список обязательных документов содержит трудовые соглашения, трудовые книжки и книгу по учету их движения, график учета рабочего времени, персональные карточки сотрудников, кадровые распоряжения и основания на их выдачу (заявления, докладные, акты, записки и т.д.), реестр начисления и выплат заработной платы, листки расчета, должностные инструкции.

5. Прием сотрудников на работу.

На каждого будущего сотрудника должен быть заведен пакет документов. Остается лишь заполнить трудовые книжки, персональные карточки, оформить остальные кадровые документы (о начислении заработной платы, учете отпусков, больничных, командировок; подписать согласие о неразглашении личных данных сотрудника).

Согласно ст. 419 ТК РФ, несоблюдение трудового законодательства грозит штрафом в размере 200000 рублей.

Ведение кадрового делопроизводства в ООО – очень тонкое и ответственное дело. От правильного документооборота и выбранной программы кадрового учета зависят многие юридические особенности, влияющие на соблюдение ваших прав и прав работников. Все кадровые документы обладают законной силой и могут быть использованы в суде.

В этой статье мы не будем приводить образцы заполнения форм, оформления других документов или тексты нормативных документов, которые должны быть в организации. Остановимся только на последовательности выполнения работы по организации кадрового делопроизводства в компании с нуля.

Нормативная база

При организации кадрового делопроизводства с нуля вам понадобятся следующие нормативные документы:

ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Трудовой кодекс Российской Федерации (чтобы не запутаться в изменениях и дополнениях, имеет смысл примерно раз в полгода приобретать новый текст Трудового кодекса с изменениями – если, конечно, у вас в организации не установлена справочная правовая система, которая регулярно обновляется).

Инструкция по заполнению трудовых книжек, утвержденная постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69.

Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденные постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (в ред. от 19.05.2008).

Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

Перечень типовых управленческих документов, образующийся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Росархивом 06.10.2000 (в ред. от 27.10.2003).

Кроме того, полезной окажется книга Я.Е. Варламовой и Е.А. Кошелевой «Кадровое делопроизводство с нуля» (М.: Профессиональное издательство, 2008).

Обратите внимание

Многие формы документов в кадровом делопроизводстве унифицированы постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». Найти его можно в любой справочной правовой системе (Консультант Плюс, Гарант, Кодекс) или в интернете, там же есть уже готовые формы из этого постановления, которые нужно просто скопировать на жесткий диск. Документы, для которых нет унифицированных форм, необходимо оформлять в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Шаг 1: разрабатываем документы, которые в обязательном порядке должны быть в компании

Чаще всего организация кадрового дело производства начинается с разработки всевозможных положений и инструкций, и это правильно. К нормативным документам, которые в обязательном порядке должны быть в компании, относятся:

правила внутреннего трудового распорядка;

положение о защите персональных данных работника;

положение об охране труда и противопожарной безопасности.

Все остальное подождет: браться за разработку документов, которые носят факультативный характер, можно только тогда, когда оформлены обязательные документы.

Шаг 2: корректируем штатное расписание

Скорее всего, в компании уже разработано штатное расписание, есть штат сотрудников, успешно выполняющих поставленные задачи, с которыми заключены трудовые договоры, оформлены приказы о приеме на работу и внесены записи в трудовые книжки. Но, как показывает практика, не всегда эти документы оформлены правильно.

Запросите в бухгалтерии информацию о заработной плате сотрудников и наименовании их должностей – на основании этих данных нужно выверить штатное расписание.

Следует учесть, что названия должностей в штатном расписании не всегда совпадают с реальными должностями сотрудников. Бухгалтерии эта информация для перечисления платежей и налогов не очень нужна, но программы типа 1С требуют заполнение раздела с такой информацией, и иногда бывает введена должность, не соответствующая действительной. Поэтому до утверждения штатного расписания необходимо уточнить наименования должностей сотрудников у начальников отделов, руководства компании или самих сотрудников.

У бухгалтеров можно запросить также табельные номера сотрудников. Если бухгалтерский учет автоматизирован, то табельные номера присваиваются программой, если нет, то вам придется их присваивать самостоятельно, начиная с того сотрудника, которые работает дольше всех, и заканчивая тем, кто пришел в организацию позже всех. После увольнения сотрудника его табельный номер лучше никому не передавать: пусть все номера будут уникальны и закреплены только за одним человеком, когда-либо работавшим в компании.

Пока бухгалтеры готовят вам сводку по работникам нужно проверить состояние личных дел работников и их личных карточек, если они велись, а также выяснить, каких документов не хватает в личном деле каждого работника. Каждому работнику нужно написать памятку о том, копии каких документов необходимо донести.

Шаг 3: проверяем соответствие информации в штатном расписании и трудовых договорах

После того как штатное расписание составлено, необходимо сверить информацию в нем с данными в трудовых договорах. Если информация расходится (обычно неверно указывается заработная плата или указывается просто «Заработная плата согласно штатному расписанию», что является нарушением Трудового кодекса Российской Федерации и может повлечь за собой штрафные санкции; даты подписания договора приходятся на выходной день; подпись представителя Работодателя не соответствует лицу, заявленному как представитель – например, вместо генерального директора расписался его заместитель), то договоры необходимо переделать. При этом следует исходить из того, что договор, подписанный неполномочным лицом, по сути, не является договором; другими словами, трудовой договор в письменной форме отсутствует. Поэтому он должен быть оформлен, разумеется, текущей (подлинной) датой. Во всех остальных случаях делаются дополнительные соглашения к трудовому договору, которыми трудовой договор дополняется новыми условиями либо уточняются (изменяются) те условия, которые были указаны неверно.

Если договор оформлен правильно, но позже были внесены изменения (повышение оклада, перевод сотрудника на другую работы), то необходимо оформить дополнительные соглашения для каждого случая по каждому работнику. Трудовые договоры и дополнительные соглашения готовятся в двух экземплярах, один из которых остается в компании, а второй выдается на руки сотруднику.

Шаг 4: проверяем правильность оформления кадровых приказов

Далее необходимо проверить наличие и правильность оформления приказов о приеме на работу, перемещении сотрудников (если они были) и др. (даты, подписи, информация, содержащаяся в них). Приказы должны соответствовать содержанию трудового договора, заключенного с работниками, и штатному расписанию. В них должна стоять подпись не только руководителя компании, но и самого сотрудника. Если отсутствуют какие-либо приказы о приеме на работу или переводе работающих сотрудников или они оформлены с нарушениями, их необходимо восстановить, переделать или «доподписать». По закону вы не несете ответственности за то, что было до вас, однако сотрудник имеет право потребовать копию такого приказа, и ему необходимо ее предоставить.

Шаг 5: проверяем правильность ведения трудовых книжек

Следующим этапом работы является проверка наличия трудовых книжек. Книжки всех оформленных на работу сотрудников должны храниться в компании. Если вы найдете книжки уволившихся сотрудников, то нужно в адрес владельцев книжек направить заказное письмо с уведомлением о вручении с просьбой явиться за трудовой книжкой или дать адрес, по которому ее можно отправить. После получения ответа трудовую книжку необходимо отправлять заказной бандеролью с уведомлением о вручении. Если ответа нет, просто вложите уведомление о вручении письма в трудовую книжку. Трудовые книжки неработающих сотрудников нужно хранить отдельно от остальных до востребования, но не менее 50 лет.

Если в трудовой книжке нет записи о приеме на работу или переводе – не спешите ее делать. Сначала внимательно ознакомьтесь с обоими документами, регламентирующими заполнение трудовых книжек: Инструкцией по заполнению трудовых книжек и Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей. И только когда вы будете уверены в своих знаниях, можно приступать к внесению записей в трудовую книжку. Помните: неверно оформленная запись может привести к тому, что работнику могут не засчитать стаж работы в компании, в которой была сделана неправильная запись.

Шаг 6: оформляем личные дела или личные папки сотрудников (если до вас их не вели)

Обязательно следует оформить на работников личные карточки по форме № Т-2. Сегодня многие программы позволяю заполнять форму № Т-2 на компьютере и распечатывать на обычной бумаге, чем и пользуются некоторые кадровики. Однако государственные архивы пока принимают личные карточки только на плотной, «полукартонной» бумаге. Поэтому если ваша организация является источником комплектования государственного архива, купите формы № Т-2 в магазине канцтоваров в необходимом количестве либо приобретите соответствующую бумагу для их распечатки.

Заполняются личные карточки кадровиком – такое предписание содержится в указаниях по применению унифицированных форм (постановление Госкомстата России от 05.01.2004 № 1).

Полученные от сотрудников копии документов (паспорта, страхового свидетельства и др.) необходимо поместить в папки-«файлы», после чего делается опись каждого дела, – и личные папки у вас сформированы. В них же можно вложить и копии приказов и договоров, чтобы вся информация о работнике была в одном месте, но это не обязательно. К личным карточкам можно приклеить фотографии работников.

Часто личные дела вкладывают внутрь формы № Т-2, что неверно: личные карточки должны храниться отдельно от всех других документов.

Новые документы и копии добавляются в личную папку по мере поступления.

Шаг 7: оформляем необходимые учетные книги или журналы

Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них и Приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладышей в нее можно вести только в бумажном виде. Так как это журналы учета бланков строгой отчетности, каждая страница книги нумеруется, а сама она прошивается и скрепляется печатью организации.

Шаг 8: составляем график отпусков

За две недели до наступления нового года в организации должен быть утвержден график отпусков. Работу над ним нужно начинать уже в ноябре. Если компания небольшая, можно опросить сотрудников на предмет того, когда бы они хотели уйти в отпуск, если крупная – направьте начальникам отделов письмо с просьбой предоставить такую информацию по их отделу.

При составлении графика отпусков следите за тем, чтобы во время ухода в отпуск сотрудников небольшого отдела направление не оставалось бы незакрытым. Например, если в компании всего два менеджера по продажам, то их отпуска не должны совпадать по времени даже частично, более того, между этими отпусками должен быть период совместной работы – для передачи дел от одного менеджера к другому.

Если вы сами опрашиваете сотрудников о времени ухода в отпуск и возникает конфликт из-за того, кто и когда идет, не пробуйте его решить сами – доведите информацию до сведения руководства и оформите график в соответствии с решением руководства. Если вы запрашиваете информацию через начальников отделов, доверьте решение спорных вопросов им. На сбор информации для составления графика отпусков обычно уходит от одной до трех недель.

После оформления график отпусков необходимо отдать на утверждение руководителю.

За две недели до начала отпуска необходимо уведомить сотрудника о его наступлении и издать приказ о предоставлении отпуска. Время начала отпуска может быть изменено по согласованию сотрудника с руководителем. Если на время начала отпуска сотрудник заболел и предоставил больничный лист, необходимо по его заявлению перенести отпуск на другое, удобное для него, время. Все эти изменения вносятся в соответствующие графы графика отпусков. И не забывайте о том, что работник не может не ходить в отпуск два года подряд и обязательный оплачиваемый отпуск может быть заменен денежной компенсацией только в случае увольнения сотрудника.

Шаг 9: формируем кадровые дела

Дела можно комплектовать по следующим темам:

«Приказы по личному составу (прием, увольнение, перевод, премирование, поощрение, отпуска без сохранения заработной платы, направления в длительные командировки и командировки за рубеж)» (срок хранения – 75 лет);

«Приказы по личному составу (очередные и учебные отпуска, дежурства, взыскания, краткосрочные внутри российские командировки)» (срок хранения – 5 лет);

«Трудовые договоры»;

«Личные дела»;

«Личные карточки»;

«Нормативные документы компании (положения, инструкции)»;

«Переписка по кадровым вопросам с государственными органами и коммерческими организациями» и др.

График отпусков, график дежурств, штатные расписания удобнее выделить в отдельные дела и хранить в тонких папках.

Личные дела и личные карточки удобнее хранить в алфавитном порядке в соответствии с фамилиями работников, все остальные документы – в хронологическом порядке по мере поступления документа.

Приказы по личному ставу имеют два срока хранения: 5 и 75 лет, поэтому разделяются как минимум на два дела (все приказы, которые не перечислены в перечне с 5-летним сроком хранения, имеют срок хранения 75 лет).

Если компания достаточно большая и в деле в течение одного года образуется более 250 листов, то его нужно разбить на несколько дел или на тома (например: «Трудовые договоры (А–К)», «Трудовые договоры (Л–Я)»; «Приказы по личному составу (очередные и учебные отпуска)», «Приказы по личному составу (дежурства, взыскания, краткосрочные внутри российские командировки)»).

При формировании дел необходимо пользоваться разделами 7 и 8 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения.

Шаг 10: оформляем номенклатуру дел

Номенклатура дел может быть оформлена отдельно по кадровым документам или включена в общую номенклатуру дел организации.

В целом процесс формирования дел и составления номенклатуры в кадровом делопроизводстве ничем не отличается от формирования дел и составления номенклатуры в общем делопроизводстве.

И только после всех этапов можно приступать к разработке должностных инструкций, положения о персонале и прочих факультативных (не обязательных с точки зрения Трудового кодекса Российской Федерации) локальных нормативных актов.

Ю.В. Еремеева,
руководитель канцелярии, член Клуба профессиональных секретарей