Vođenje kadrovske dokumentacije jedna je od ključnih tačaka za rukovodioce svih organizacija, koja zahtijeva ozbiljno poznavanje radnog zakonodavstva, osnova vođenja i pripreme dokumentacije. On se ne može potcijeniti.

U ovom članku ćete pročitati:

• Šta je upravljanje kadrovskom evidencijom
• Koji dokumenti su važni u vođenju kadrovskih evidencija?
• Šta je osnova upravljanja kadrovskom evidencijom?
• Kako organizirati HR evidenciju u vašoj kompaniji
• Koje greške HR profesionalci najčešće prave?
• Koje su prednosti HR automatizacije?
• Koje promjene su uticale na upravljanje kadrovskom evidencijom u 2016. godini?

Šta je upravljanje kadrovskom evidencijom

Upravljanje kadrovskim zapisima uključuje upravljanje osobljem, što vam omogućava da na vrijeme regulirate tok dokumenata organizacije. To se može odnositi kako na zaposlene, njihovo kretanje unutar kompanije, tako i na evidentiranje radnog vremena i obračuna sa zaposlenima.

Najbolji članak mjeseca

Ako sve radite sami, zaposleni neće naučiti kako da rade. Podređeni se neće odmah nositi sa zadacima koje delegirate, ali bez delegiranja ste osuđeni na vremenske probleme.

U ovom članku smo objavili algoritam delegiranja koji će vam pomoći da se oslobodite rutine i prestanete raditi 24 sata dnevno. Naučićete kome se može, a kome ne može poveriti posao, kako pravilno dodeliti zadatak da bude završen i kako nadzirati osoblje.

Ne tako davno, bilo koja kompanija je imala svoju kadrovsku službu, a proces kancelarijskog rada bio je potpuno sistematizovan i nije zahtevao posebna znanja zaposlenih u odeljenju. Sada se gotovo sve promijenilo: HR zaposlenici jednostavno moraju koristiti kreativno razmišljanje prilikom zapošljavanja potencijalnih zaposlenika. Dakle, za HR menadžera je važna edukacija i pravna pismenost, tačnost i temeljnost u vođenju računovodstvenih poslova, te proučavanje programa obuke.

Računovođa-advokat-HR menadžer po pravilu odgovara zvanju HR mastera.

Koje su odgovornosti stručnjaka za ljudske resurse?

Glavni dokumenti sa kojima stručnjak za ljudske resurse treba da se bavi su:

1. Održavanje toka dokumenata koji diktira Zakon o radu Ruske Federacije:

Uspostavljanje ličnih dosijea zaposlenih u kompaniji;

Pisanje potvrda, bolovanja i izjava;

Priprema personalnih naloga;

Izrada rasporeda i kontrola radnog vremena;

Izrada tromjesečnih izvještaja o jedinstvenom socijalnom porezu;

Obračun i obračun plata zaposlenih i sl.

2. Kompetentna izrada ugovora o radu, opisa poslova i internih propisa.

3. Vođenje dokumentacije vezane za prijem novih radnika:

Proučavanje profila kandidata i životopisa;

Praćenje tržišta plaća;

Obrada liste slobodnih radnih mjesta organizacije;

4. Računovodstvo dokumenata o sertifikaciji i ocjeni osoblja:

Pisanje obrazaca i propisa za evaluaciju;

Izrada sertifikacionih karakteristika zaposlenih.

Važno je da stručnjak za ljudske resurse potpiše dokument o nedistribuciji ličnih podataka zaposlenih.

Osnove upravljanja ljudskim resursima

Različiti dokumenti, na primjer, zakoni, propisi, instrukcije, koji postavljaju standarde radnog prava, od najveće su važnosti u radu kadrovskog radnika. Postoje dvije glavne grupe službenih papira:

1) Zakonski i podzakonski akti koji opisuju standarde radnog prava i standarde zaštite na radu. Svi zaposleni u kompaniji moraju se pridržavati ovih standarda. Ovo uključuje:

1. Zakon o radu Ruske Federacije. To je osnovni zakon. Prati ga zaposleni u kadrovskoj službi svakog preduzeća. Prema normama zakona o radu, zaposleni u organizaciji se zapošljavaju i otpuštaju, uređuju se vrijeme rada i odmora, postupak izdavanja plata i registracija raznih beneficija i naknada.

2. Zakon Ruske Federacije od 17. jula 1999. br. 181-FZ „O osnovama zaštite rada u Ruskoj Federaciji“. Ovaj zakon vam omogućava da organizujete sistem zaštite rada u preduzeću. Rukovodilac preuzima kontrolu nad obezbjeđivanjem bezopasnih uslova rada i za to snosi administrativnu odgovornost.

3. Federalni zakon Ruske Federacije od 27. jula 2006. br. 149-FZ „O informacijama, informacionim tehnologijama i zaštiti informacija“. Obrada ličnih podataka zasniva se upravo na ovom zakonu. Na primjer, oni određuju kako će se obrađivati ​​svi podaci o osobi koja se zapošljava, kao i gdje će se te informacije čuvati.

4. Zakon Ruske Federacije od 8. avgusta 2001. br. 134-FZ „O zaštiti prava pravnih lica i individualnih preduzetnika tokom državne kontrole (nadzora).“ Ovaj zakon govori o pravima i obavezama poslodavca tokom Konkretno, u Zakonu su propisana dokumenta koja rukovodilac ima pravo da zahteva od lica koje je došlo da izvrši inspekcijski nadzor u preduzeću, pominje se pravo lica koje vrši dužnost da učestvuje u samoj inspekciji. , kao i šta učiniti ako je njegov ishod nezadovoljavajući.

5. Zakon Ruske Federacije od 29. jula 2004. br. 98-FZ „O poslovnim tajnama“. Sadrži spisak podataka klasifikovanih u ovom preduzeću, kao i spisak zaposlenih koji imaju tajne podatke i odgovorni su za njihovo odavanje.

2) Dokumenti metodološke prirode o rukovodećem radu i vođenju kadrovske evidencije. Ovi dokumenti nisu obavezni i sadrže informacije o najefikasnijem radu sa papirima HR odjela.

1. GOST R 6.30-2003 "Jedinstveni sistemi dokumentacije. Jedinstveni sistem organizacione i administrativne dokumentacije. Zahtjevi za pripremu dokumenata." Oni određuju pravila za vođenje dokumentacije, spisak detalja koji moraju biti prisutni u dokumentu. Ovaj državni standard definiše listu detalja koji moraju biti prisutni na dokumentu, redosled njihovog rasporeda i zahteve za memorandum. Na primjer, ovim standardima je predviđena lokacija na dokumentima državnog grba, grba organizacije ili njenog žiga. Oni vam govore kada treba napisati skraćeni naziv preduzeća, a kada puni naziv, kao i komponente matičnog broja naloga. Ovakva pravila važe za sve organizacione i administrativne dokumente organizacije: rezolucije, uputstva, naredbe, protokole, akte, pisma. Uprava kadrovske dokumentacije vodi sve ove službene papire.

2. Uredba Vlade Ruske Federacije od 16. aprila 2003. br. 225 „O radnim knjižicama“ i Uredba Ministarstva rada Rusije od 10. oktobra 2003. br. 69 „O odobravanju Uputstava za popunjavanje posla knjige”. Kadrovski radnik im se obraća za pravilno popunjavanje i dalje vođenje radnih knjižica svojih zaposlenih.

3. Spisak standardnih dokumenata upravljanja koje je Rosarhiv odobrio 6. oktobra 2000. Ovaj regulatorni akt uključuje kompletnu listu internih dokumenata, utvrđuje proceduru i uslove njihovog skladištenja. Dakle, ako kadrovski zaposlenik treba da sazna koliko dugo, na primjer, treba čuvati kadrovsku tabelu, on pokreće ovaj konkretni dokument odjela.

4. Međusektorski integrisani vremenski standardi za rad na popunjavanju osoblja i računovodstvo osoblja i međusektorski integrisani vremenski standardi za rad na dokumentacionoj podršci za upravljanje, odobreni Rezolucijom Ministarstva rada Ruske Federacije od 25. novembra 1994. br. 72. Uz njihovu pomoć izračunava se broj zaposlenih u kadrovskoj službi i utvrđuje koliko je vremena potrebno da svaki od njih obavlja svoje poslove.

5. Jedinstveni obrasci primarne knjigovodstvene dokumentacije za evidentiranje rada i njegovog plaćanja. Uzorci naloga o zapošljavanju, prestanku radnog odnosa, premještaju, slanju na službeno putovanje, bonusima, kao i neki drugi dokumenti uključeni su u dokument, prema Rezoluciji Državnog odbora za statistiku Ruske Federacije od januara 5, 2004. br. 1.

Kako voditi kadrovsku evidenciju u preduzeću

HR aktivnosti se mogu provoditi na sljedeće načine:

1) Na svoju ruku, angažovanjem radnika posebno za ovu svrhu.

2) Pribjegavanjem pomoći trećih organizacija specijaliziranih za HR outsourcing.

3) Automatsko vođenje kadrovske evidencije.

Obje prve metode su prihvatljive i svaka ima svoje prednosti.

Prema prvom, uspostavljanjem odjela za ljudske resurse u organizaciji, njeno osoblje će moći da kombinuje računovodstvo, jurisprudenciju i odgovornosti HR menadžera, kao i da dobro razumije sve potrebne informacije iz kompanije.

Ako je osoblje malo, tada obično menadžer sam obavlja te dužnosti, čime se štedi na platama za zaposlene specijalizovane za ovu oblast.

Druga opcija sada dobiva veliku popularnost, jer takva usluga košta kompaniju mnogo manje od zapošljavanja zaposlenika na stalnoj osnovi. To se posebno odnosi na inspekcije, prilikom promjene rukovodstva ili prilikom otpuštanja iskusnog djelatnika u ovoj oblasti. U organizaciju privremeno dolaze visokokvalifikovani stručnjaci i dovode u red svu internu dokumentaciju.

Kako organizirati HR evidenciju od nule

Faza 1. Izrada dokumenata koji moraju biti u kompaniji

Prvo se izrađuju različiti priručnici za rad kadrovske evidencije. Da bi to učinila, organizacija mora imati sljedeće potrebne dokumente:

Interni propisi o radu;

Zakon o zaštiti ličnih podataka zaposlenih;

Zakon o zaštiti na radu i zaštiti od požara.

Ovi dokumenti su obavezni i prvo se obrađuju.

Faza 2. Prilagođavanje osoblja

Prije sastavljanja rasporeda rada zaključuju se ugovori o radu sa zaposlenima u organizaciji, sastavlja se sva potrebna dokumentacija o zapošljavanju i izrađuju radne knjižice. Međutim, greške u održavanju ove dokumentacije su prilično česte.

Kadrovska tabela se ovjerava prema podacima o platama zaposlenih i nazivima njihovih radnih mjesta. Ove informacije se nalaze u računovodstvu.

Obratite pažnju na korespondenciju između pozicija u kadrovskoj tabeli i stvarnih pozicija zaposlenih. Ove informacije su uglavnom potrebne za ulazak u 1C program, ali u stvarnosti su velika izobličenja u bazi podataka vrlo česta. Shodno tome, prilikom sastavljanja kadrovske tabele, sve informacije o zaposlenima moraju biti pouzdane i provjerene.

• Metode stimulacije osoblja: materijalne i nematerijalne

U računovodstvu, svakom zaposlenom se dodjeljuje svoj jedinstveni personalni broj. Po pravilu, ovaj proces je automatizovan. Inače se dodjeljuju ručno. Pošto se svaki kadrovski broj dodjeljuje pojedinoj osobi, ni nakon otpuštanja se ne prenosi nikome.

Pažljivo provjerite status ličnih dosijea zaposlenih i njihovih ličnih kartica. Ako nedostaje neka dokumentacija, napišite podsjetnik zaposleniku organizacije šta tačno još mora predočiti HR odjelu.

Faza 3. Provjera usklađenosti informacija u ugovorima o radu i rasporedu zaposlenih

Obavezno provjerite podatke u tabeli osoblja s podacima u ugovorima o radu. Moguće je da informacije neće biti pouzdane. Na primjer, navedena je plata koja ne odgovara stvarnosti, ili naznačeni datum potpisivanja ugovora pada na slobodan dan i druge nedosljednosti. U takvim slučajevima, hitno je potrebno ponovo sklopiti ugovore. Ugovor mora biti sastavljen u skladu sa svim pravilima i potpisan od strane ovlaštene osobe. Ukoliko dođe do bilo kakvih promjena u aktivnostima zaposlenika, dovoljno je sastaviti dodatni ugovor i time izvršiti prilagodbe ugovora o radu.

Takav sporazum sastavlja se posebno za svakog konkretnog zaposlenog u organizaciji.

Sva dokumentacija se radi u dva primjerka: jedan za kompaniju, drugi za kadrovsku službu.

Faza 4. Provjera ispravnosti izvršenja personalnih naloga

Sva dokumentacija se provjerava na ispravnost i pouzdanost unesenih podataka. Sve nijanse, kao što su datumi, potpisi i sve informacije koje se odnose na osobu koja se prijavljuje za posao, moraju biti istinite. Svi dokumenti moraju odgovarati jedan drugom. Uvek obratite pažnju na prisustvo ne samo potpisa rukovodioca preduzeća, već i samog zaposlenog. Ukoliko se nađu bilo kakve netačnosti u dokumentima, treba ih preraditi ili eventualno poslati na potpis.

Faza 5. Provjera ispravnosti radne evidencije

Zatim provjerite postoji li vaša radna evidencija. Svi su u organizaciji. Možda ćete naići na radnu evidenciju zaposlenog koji već duže vrijeme ne radi u vašoj organizaciji. Zatim treba da pošaljete preporučeno pismo sa potvrdom o uručenju sa zahtjevom da se pojavite za radnu knjižicu ili da date adresu na koju se može poslati. U zavisnosti od odgovora, ili se šalje poštom na navedenu adresu sa potvrdom o prijemu, ili se u radnu knjižicu upisuje obaveštenje o uručenju pisma. Rok trajanja radne knjižice neradnih radnika je do zahteva, ali ne kraći od 50 godina.

Kada počinjete da popunjavate radnu knjižicu, prvo proučite dokumente koji regulišu vođenje radnih knjižica. To uključuje:

Upute za popunjavanje radnih knjižica;

Pravila za vođenje i čuvanje radnih knjižica, izradu obrazaca radnih knjižica i njihovo dostavljanje poslodavcima.

Faza 6. Registracija ličnih dosijea ili ličnih fascikli zaposlenih (ako nisu vođeni kod vas)

Prilikom prijema, za svakog zaposlenog se kreira lična karta na obrascu br. T-2. U pravilu je ovaj proces trenutno automatiziran - postoje posebni programi za popunjavanje ovih kartica i njihovo štampanje. Treba napomenuti da državni arhivi primaju lične karte samo na „polukartonskom” papiru.

Lične kartice održava zaposlenik odjela za ljudske resurse - takva instrukcija je sadržana u uputama za korištenje jedinstvenih obrazaca (Rezolucija Državnog komiteta za statistiku Rusije od 5. januara 2004. br. 1).

Sve kopije dokumenata: pasoš, potvrda o osiguranju, stavljaju se u fascikle „fasije“ i vrši se popis svakog slučaja. Tako se formiraju lični folderi. Tu se nalaze i kopije naloga i ugovora koji se odnose na ovog radnika. Ovo je urađeno radi pogodnosti. Preporučljivo je priložiti fotografije zaposlenih uz lične kartice.

Imajte na umu da je krajnje nepoželjno čuvati lične dosijee zajedno sa Obrascem br. T-2.

Faza 7. Priprema potrebnih računovodstvenih knjiga ili dnevnika

Dokumenti kao što su Knjiga za evidentiranje kretanja radnih knjižica i uložaka u njima i Knjiga prijema i rashoda za obračun obrazaca radnih knjižica i uložaka u njima vode se isključivo ručno. Svaka stranica mora biti numerisana, a knjiga ukoričena, jer je ovo časopis strogih obrazaca za izvještavanje.

Faza 8. Izrada rasporeda odmora

U prednovogodišnjem periodu sastavlja se i odobrava raspored godišnjih odmora.

U malom preduzeću možete sprovesti anketu o zaposlenima koji idu na odmor, u velikom preduzeću ovaj zadatak delegiranišefovi odjeljenja organizacije.

Kako bi se osiguralo da se ne utiče na radni proces preduzeća, periodi odmora ne bi trebalo da se poklapaju za zaposlene u istom odeljenju.

Ako se među zaposlenima pojave sporna pitanja u vezi sa periodom godišnjeg odmora, odluku donosi rukovodilac ili šef odjela. Dobijanje svih potrebnih informacija za kreiranje rasporeda odmora traje od jedne do tri sedmice.

Nakon što se sačini raspored odmora, odobrava ga šef organizacije.

Dvije sedmice prije početka godišnjeg odmora dužni ste obavijestiti radnika o njegovom nastupu i izdati nalog za odobravanje godišnjeg odmora. Međutim, vrijeme odlaska na godišnji odmor može se prilagoditi dogovorom između zaposlenika i njegovih nadređenih.

Kada se na početku planiranog godišnjeg odmora predoči potvrda o bolovanju, ona se prebacuje na drugi vremenski period, navodeći to u prijavi. Promijenjeni podaci se unose u određene kolone rasporeda godišnjih odmora.

Uvijek imajte na umu da je zaposlenik dužan otići na godišnji odmor najmanje jednom u dvije godine. A po otpuštanju zaposlenog, godišnji plaćeni odmor se novčano nadoknađuje.

Faza 9. Formiranje personalnih dosijea

Slučajevi su strukturirani ovako:

- “Nalozi za kadrove (zapošljavanje, otpuštanje, premeštanje, bonusi, unapređenja, odsustva bez plaće, rasporedi na dugoročnim službenim putovanjima i službenim putovanjima u inostranstvo)” - rok čuvanja - 75 godina;

- “Nalozi za osoblje (redovna i obrazovna odsustva, dežurstva, kazne, kratkoročna službena putovanja u zemlji)” - rok trajanja - 5 godina;

- “Ugovori o radu”;

- "Lične stvari";

- “Lične karte”;

- “Regulatorni dokumenti kompanije (pravilnici, uputstva)”;

- “Kadrovska pitanja vezana za državne službe i trgovinske organizacije” itd.

Liste napuštanja, redosled dužnosti i rasporedi obično se klasifikuju kao posebna pitanja.

S obzirom da se lični nalozi mogu čuvati pet ili sedamdeset pet godina, preporučuje se njihovo razvrstavanje u različite slučajeve. Imajte na umu da svi dokumenti koji nisu uključeni u spisak predmeta sa rokom čuvanja od 5 godina automatski imaju period čuvanja od 75 godina.

Ako je kompanija dovoljno velika, a u roku od 12 mjeseci pojavi se više od 250 listova, onda je potrebno razvrstati u posebne fascikle. Na primjer, „Ugovori o radu (A–L)“, „Ugovori o radu (M–Z)“; „Nalozi za osoblje (planska i vaspitna odsustva)“, „Nalozi za osoblje (dužnosti, opomene, službena putovanja)“).

Faza 10. Registracija spiska predmeta

Sistematizovana lista naziva predmeta preduzeća, koja takođe pokazuje koliko dugo se određeni dokument čuva, može se pripremiti posebno za predmete koji se odnose na osoblje kompanije, ili može biti uključena u opštu listu dokumenata kompanije.

Proces popunjavanja dokumenata koji se odnose na osoblje je isti kao i arhiviranje dosijea i sastavljanje liste u opštem kancelarijskom radu.

Ispravno vođenje kadrovske evidencije: tipične greške

1. Greške prilikom izdavanja naloga:

Krše se pravila za sastavljanje tekstualne komponente naloga, posebno naredbi za prijem, premještanje ili otpuštanje lica.

Uslovi zapošljavanja i opis posla su netačno navedeni, a podaci o probnom radu nisu uključeni.

Moguće je da su različiti podaci pogrešno upisani prilikom naručivanja. Greške se često prave u ime osobe, u ime odjela kompanije ili mjesta rada ili u nazivu radnog mjesta.

Nepravilna upotreba standardnih obrazaca u pripremi dokumenata. Problemi se javljaju i kod preciziranja sastava detalja.

2. Greške pri sklapanju ugovora o radu:

Sklapanje ugovora na osnovu neispravno popunjenih dokumenata ili u nedostatku jednog od potrebnih.

Zaključivanje ugovora o radu sa zaposlenim koji nije navršio ili je već prekoračio dozvoljenu starosnu granicu.

Prihvatanje građanina koji iz zdravstvenih razloga ne može obavljati ovaj posao.

3. Greške pri vođenju radne evidencije:

Organizacije često zaborave da u radnu knjižicu unesu podatke o radnoj knjižici novozaposlenog.

Ispravke u radnom ulošku su neprihvatljive ako su podaci pogrešno uneseni.

Ne možete unositi podatke o svom radu u odeljku „Informacije o nagradama“ niti formatirati umetak na bilo koji drugi način koji nije u skladu sa zakonom.

Automatizacija upravljanja kadrovskom evidencijom: implementacijski algoritam

Vlasnici velikih kompanija često se suočavaju sa problemima:

Zaposleni sporo završavaju papirologiju;

Dogovaranje sporazuma traje dugo, ugovorne obaveze se ispunjavaju sa zakašnjenjem;

Zaposlenik tvrdi da je postojao konkretan dokument, čak se sjeća šta je u njemu pisalo, ali ga ne može pronaći;

Kada zaposleni odu, važni dokumenti sa kojima su radili nestaju.

Kao rezultat toga, kompanija ne odgovara na zahtjeve kupaca ili dobavljača na vrijeme, a brzina donošenja odluka se smanjuje. Upravo u ovoj fazi treba ozbiljno razmišljati o implementaciji jedinstvenog elektronskog sistema za upravljanje dokumentima (EDMS). Takav sistem će vam omogućiti da se nosite sa navedenim problemima, a uz to će vam pomoći da kontrolišete disciplinu performansi i brzo dobijete potrebne podatke za analizu situacije.

Prilikom pripreme i implementacije projekta za automatizaciju toka dokumenata, trebali biste se pridržavati određenog algoritma:

Korak 1. Opišite sistem upravljanja dokumentima

Opis možete povjeriti sekretarici (ako je kompanija mala) ili posebno imenovanom zaposleniku. Evo šta treba da uradi:

Pripremiti dokument (propis) koji navodi poslovne procese i definiše proceduru izvršenja dokumenta;

Izraditi uputstvo za kancelarijski rad (ili njegov ekvivalent) sa opisom procedure za svaki proces (procedure, uloge i funkcije zaposlenih; primer procesa je rad sa ugovorima i pratećim dokumentima);

Napišite (ili ažurirajte) opise poslova za zaposlene; moraju jasno naznačiti funkcije svakog zaposlenog i odrediti ko će obavljati njegove dužnosti u slučaju privremene odsutnosti.

Korak 2. Odredite kupca (vlasnika) sistema i menadžera projekta

Kupac je zaposlenik ili odjel kompanije (koje zastupa njegov šef) koji će raditi sa sistemom više od bilo koga drugog (službenik, šef pravnog ili kadrovskog odjela). Odgovornosti korisnika su da timu za implementaciju pruži informacije o poslovnim procesima, obrascima za izvještavanje, obrascima, savjetuje članove tima, organizira rad na prilagođavanju programa i testira gotove blokove.

• Pisanje komercijalne ponude: 5 važnih savjeta

Takođe morate imenovati menadžera projekta (u malim kompanijama kupac i menadžer projekta mogu biti ista osoba). Ponekad neko iz IT službe postaje menadžer. Ovo nije istina. Prvo, zaposlenik ovog odjela ne poznaje oblast u kojoj se sistem implementira, a drugo, malo je vjerovatno da će moći efikasno upravljati procesom koji utiče na mnoge ključne oblasti vaše kompanije. No, gdje će pomoć stručnjaka IT usluga biti značajna je u sastavljanju liste softverskih proizvoda, odabiru izvođača, koordinaciji njegovih aktivnosti, obezbjeđivanju potrebnih ovlaštenja i prava pristupa zaposlenima, kao i u savjetovanju (zajedno sa relevantnim stručnjacima) kompanije. zaposlenima koji za njih savladavaju novi sistem.

Korak 3. Formirajte projektni tim

Tim bi trebao uključivati ​​kupca, predstavnike svih odjela koji rade sa dokumentacijom i zaposlenike IT službe. Osim toga, projektni tim bi trebao uključivati ​​predstavnike kompanije izvođača koja će razviti i implementirati sistem (ako odlučite da to ne radite sami).

Učešće u projektu generalnog direktora

Nadezhda Merkuryeva,Šef smjera za promociju rješenja 1C: Document Flow u 1C, Moskva

Učešće u projektu generalnog direktora je obavezno. Morate održavati ključne sastanke, dogovoriti ključne dokumente i voditi primjerom koristeći sistem - sve je to neophodno za uspješnu implementaciju. Ukoliko nema aktivnog učešća čelnika kompanije, pokušaji uvođenja automatizovanog toka dokumenata očigledno su osuđeni na propast. Neuspeh je zagarantovan i ako su vas srednji menadžeri nagovorili da implementirate automatizovani sistem, ali sami ne razumete zašto je to potrebno i odlučite da preuzmete projekat po principu „mi ćemo probati, a mi ćemo vidi.”

Uloga lidera u upravljanju radnom grupom:

1. Prenesite operativnu kontrolu na jednog od zaposlenih uključenih u projekat. Za upravljanje projektima obično se imenuju dobro obučeni stručnjaci ili šefovi relevantnih odjela.

2. Osnažite projekt menadžera. Ovo je posebno potrebno ako članovi tima imaju viši status od menadžera projekta kojeg ste postavili.

• B2b sektor: kako dobiti narudžbe za 11 miliona rubalja mjesečno

3. Po nalogu ili usmenom uputstvu oslobodite članove projektnog tima nekih od njihovih uobičajenih dužnosti kako bi mogli posvetiti dovoljno vremena projektu.

4. Definirajte kriterije za uspjeh projekta.

5. Održavajte redovne sastanke kako biste brzo riješili probleme koji usporavaju proces. Često su povezani sa lošom komunikacijom između odjela.

6. Inspirirajte tim za posljednji pokušaj. Uvek postoji pad pred kraj projekta - ovo je faza „test snage“. Mnogo je već urađeno, svi su umorni, novac ponestaje, neuspesi se gomilaju itd. U 90% slučajeva projektni timovi ne mogu da pređu ovu tačku, a napori propadaju. Projekat će tiho umrijeti na korak od svog završetka ako njegov vođa ili generalni direktor ne nađe snage da preokrene situaciju.

Korak 4. Identifikujte probleme koje želite da rešite i izaberite softverski proizvod

Ponekad se u ovoj fazi zadaci zbunjuju: glavnim se smatra, na primjer, povećanje transparentnosti i kontrole organizacionih procesa, iako se to može postići samo kroz organizacijske promjene. Svaki globalni zadatak mora biti podijeljen na nekoliko lokalnih. Očigledno je beskorisno odmah pokušavati "povećati transparentnost", ali možete "smanjiti vrijeme potrebno za odobravanje ugovora na tri dana" ili "u bilo kojem trenutku primiti izvještaj o troškovima rada zaposlenika za svaki projekat". Ovi ciljevi diktiraju izbor softverskog proizvoda. Osim toga, potrebno je uzeti u obzir sljedeće kriterije:

Kompatibilnost sa platformom na kojoj se razvijaju drugi proizvodi kompanije;

Mogućnost poboljšanja sistema korištenjem vlastite IT usluge;

Podrška za rad sa mobilnim uređajima.

Korak 5. Obavite rad na objašnjavanju, razgovarajte o prvim uspjesima

Obično, sljedeći dan nakon pokretanja novog sistema, menadžer počinje da prima žalbe od zaposlenih: „sistem ne radi“, „nezgodno je“, „nemam vremena za ovo“, „zašto bi Pritiskam ova dugmad”, „Već imam dovoljno da uradim...” Tok ovakvih pritužbi je beskrajan, jer zaposlenima ne zanima da vidite šta i kako rade. Da bi se mogućnosti sabotiranja inovacija svele na najmanju moguću mjeru, potrebno je zaposlenike informirati o promjenama koje se dešavaju: detaljno razgovarati o svakoj novoj fazi projekta i svim planiranim promjenama, razgovarati o njima, odgovarati na prigovore, demonstrirati privatne prednosti (ubrzati proceduru). za pregled ugovora, olakšavanje pretraživanja dokumenata itd.). Prije svega, svoje napore treba usmjeriti na procese čija će automatizacija brzo dati vidljive rezultate. Izvršni direktor i svi top menadžeri kompanije treba da sprovode rad na objašnjavanju, a pored toga da koriste sistem u svojim svakodnevnim aktivnostima: to će biti odličan podsticaj za podređene. Ovakav pristup će projektu dati pozitivan imidž, a sistem će se brže implementirati.

3 prednosti elektronskog upravljanja kadrovskom evidencijom

1. Ušteda novca na skladištenju. Gotovo svi dokumenti, prema pravilima, čuvaju se najmanje pet godina. Dakle, preduzeće mora da planira i organizuje mesto gde će se čuvati arhivska građa. To nije uvijek moguće i uzrokuje određene neugodnosti.

2. Uštedite vrijeme. Da bi pravilno formulisao slučaj ili sačinio neophodan dokument, HR menadžer mora potrošiti vrijeme na prikupljanje svih potrebnih potpisa. Korišćenje dokumenata u elektronskom obliku pojednostavljuje ovu proceduru. Svi zaposleni koji se trebaju potpisati mogu jednostavno potpisati elektronski. Službenik za ljudske resurse može samo provjeriti informacije.

3. Smanjite greške. Svaka osoba je sposobna pogriješiti. Elektronsko upravljanje dokumentima pomaže da se izbjegnu nepotrebne ispravke i pogrešno popunjavanje.

Novo u vođenju kadrovske evidencije: promjene u 2016

Od 2015. godine zakoni o radu su doživjeli određene izmjene, koje su ostale iu 2016. godini. Povećan je iznos novčanih kazni za nepoštovanje zakona o radu, a proširena je i lista kategorija zaposlenih koji mogu da koriste odsustvo u bilo koje doba godine. Takođe, počele su da se izdaju i radne knjižice zaposlenima. Ove izmjene će u 2016. godini uzrokovati i druge promjene, kao što su:

DOO i AD možda nemaju pečat;

Aranžmani za službena putovanja su pojednostavljeni;

Podnosilac prijave mora biti pismeno obavješten o razlogu odbijanja u propisanom roku;

Uvođenje drugačijeg sistema administrativne odgovornosti poslodavaca;

Promjena pravila za davanje uvjerenja o nekažnjavanju prilikom konkurisanja za posao;

Druga struktura za proces dobijanja podataka iz registra diskvalifikovanih lica;

Nova procedura za prijavu prijema u radni odnos bivših državnih službenika;

Dodavanje novog člana Zakonu o radu Ruske Federacije, koji pokriva pitanja prioriteta za pružanje godišnjeg plaćenog odmora;

Prilagođavanje sistema inspekcija malih preduzeća;

Promjene u situaciji otpuštanja trudnica koje rade po ugovoru o radu na određeno vrijeme.

Dakle, od 7. aprila 2015. društva sa ograničenom odgovornošću i akcionarska društva ne smiju koristiti okrugli pečat. No, Rostrud smatra da je kompanija i dalje dužna da pečatom ovjeri upise u radnu knjižicu. Rostrud je to naveo u pismu od 15. maja 2015. godine broj 1168-6-1. Odjeljenje je gore navedeni dokument uputilo nadležnim organima u regionima kako bi se na ove informacije mogli osloniti prilikom vršenja inspekcijskih nadzora.

Ako kompanija odbije koristiti okrugli pečat u radnim knjižicama zaposlenih, podliježe kazni do pedeset hiljada rubalja (član 1. člana 5.27 Zakona o radu Ruske Federacije). Za vlasnike preduzeća je važno da znaju da inspektor ima pravo da izrekne novčanu kaznu za svaki pojedinačni prekršaj.

Dokumentacija kadrovske evidencije - 2016. Svi procesi i potrebni obrasci za vođenje kadrovske evidencije propisani su Zakonom o radu Ruske Federacije, a postupak obrade dokumenata preciziran je saveznim zakonima. Naravno, od HR odjela se traži da obradi dovoljnu količinu informacija. U 2016. godini, glavna dokumentacija se može podijeliti u sljedeće dijelove:

Sve vrste naloga, na primjer, o zapošljavanju, otpuštanju, premještaju, bonusima;

Lokalni propisi organizacije, odnosno interni pravilnik o radu u kompaniji, propisi o ličnim podacima članova tima, propisi o visini primanja i dr.;

Ugovori o radu;

Kolektivni ugovor, ako postoji;

Ugovori o punoj finansijskoj odgovornosti;

Dokumentacija kadrovske evidencije, odnosno raspored rada, raspored odmora;

Radna evidencija;

Obrasci za evidentiranje radnog vremena;

Dokumenti za prijavu službenog putovanja;

Propisi o zaštiti na radu.

Jedinstveni obrasci u upravljanju kadrovskim evidencijama 2016. Prije stupanja na snagu saveznog zakona od 6. decembra 2011. br. 402-FZ „O računovodstvu“, bilo je obavezno korištenje jedinstvenih obrazaca. Nakon usvajanja zakona situacija se promijenila: kompanije su počele da imaju drugačiji odnos prema registraciji podataka o domaćinstvu. aktivnosti.

• Obuka za menadžere prodaje: priprema novajlija u 3 koraka

Od sada svako preduzeće ima pravo da sačini obrazac primarne računovodstvene isprave koji joj odgovara, dodajući ili uklanjajući nepotrebne elemente. Ali jedinstveni obrasci u kadrovskoj evidenciji i dalje će ostati na snazi.

Dakle, u 2016. godini će se u vođenju kadrovske evidencije nastaviti koristiti sljedeća dokumenta:

Obrasci br. T-1 i T-1a (naredba o prijemu radnika u radni odnos),

Obrazac br. T-2 (lična službena karta),

Obrazac br. T-3 (štabna tabela),

Obrasci br. T-5 i T-5a (nalog o premještaju radnika na drugo radno mjesto),

Obrasci br. T-7 (raspored godišnjih odmora) i T-6 (nalog za odobravanje godišnjeg odmora),

Obrazac broj T-9 koristi se prilikom prijave službenog putovanja, preporučljivo je razjasniti upisivanjem svrhe službenog putovanja.

Profesionalni standardi - 2016. Od 1. jula 2016. godine stupaju na snagu članovi 195.2 i 195.3 Zakona o radu. Profesionalni standardi će postati neophodni za implementaciju od strane poslodavaca ako Zakon o radu, drugi savezni zakoni i drugi regulatorni pravni akti Ruske Federacije propisuju uslove za kvalifikacije potrebne osobi za obavljanje određenih radnih aktivnosti.

Do tada je poslodavcima samo savjetovano da koriste takve standarde. Ali danas mnoge kompanije propisuju profesionalne zahtjeve za posao prilikom izrade opisa poslova za zaposlene.

Podaci o autoru i kompaniji

Nadezhda Merkuryeva,Šef direkcije za promociju rješenja 1C: Document Flow kompanije 1C, Moskva. Specijalista za optimizaciju procesa upravljanja dokumentima i implementaciju sistema elektronskog upravljanja dokumentima u državnim agencijama i komercijalnim preduzećima. Autor nastavnih sredstava, kurseva i seminara o kreiranju sistema zasnovanih na rješenju 1C: Upravljanje dokumentima 8. Grupa kompanija "1C". Oblast delatnosti: razvoj, distribucija i podrška računarskih programa. Teritorija: sjedište – u Moskvi; rad sa korisnicima odvija se kroz razgranatu partnersku mrežu (više od 7.000 kompanija 1C:Franchising mreže u 750 gradova u 23 zemlje). Broj zaposlenih: 900. Broj korisnika softverskih proizvoda: preko 4 miliona zaposlenih u više od milion organizacija.

Organiziranje i vođenje kadrovske evidencije je direktna odgovornost zaposlenih u kadrovskoj službi. U situacijama stvaranja nove organizacije, transformacije stare ili drugih opcija reorganizacije, menadžment i kadrovska služba moraju poznavati glavne aspekte rada: obuku i traženje zaposlenih, zapošljavanje, premeštanje i otpuštanje kadrova, kao i pravila za arhivsko i operativno skladištenje dokumenata.

Kompetentna organizacija kadrovske evidencije kao osnova stabilnosti kompanije

Svaka organizacija, bez obzira na oblik vlasništva, ima osoblje. Razlikuje se po veličini i sastavu, funkcijama koje se obavljaju i nivou kvalifikacija. Zadatak Odeljenja za ljudske resurse je da obezbedi da se sva pitanja i problemi u vezi sa zaposlenima preduzeća rešavaju što je brže i kompetentnije.

Stabilno poslovanje organizacije direktno zavisi od njenih zaposlenih. Primarni zadatak kadrovske službe je kompetentan i blagovremen odabir zaposlenih, vođenje kadrovske evidencije u skladu sa zakonom i blagovremeno dostavljanje dokumentacije u arhiv. Ovo je osnova za stabilan rad svakog preduzeća.

Osposobljavanje kadrova za rad sa ljudskim resursima

Uputstvo za vođenje kadrovske evidencije jasno ukazuje na potrebu stručnog usavršavanja kadrovskih specijalista. Međutim, u praksi se često javlja problem sa obukom radnika potrebnog profila.

Visoke i srednje specijalizovane obrazovne ustanove ne diplomiraju specijaliste sa tako uskom kvalifikacijom kao što je „upravljanje kadrovskom evidencijom“. Obuka se obično odvija na licu mjesta ili na specijalizovanim kursevima. Takođe je moguće obučiti zaposlenog direktno na poslu kroz mentorstvo.

Upravljanje kadrovskom evidencijom uključuje obuku stručnjaka na sljedeće načine:

• prekvalifikacija na osnovu drugog visokog obrazovanja;
• sticanje visokog obrazovanja u srodnoj oblasti, na primjer, “upravljanje dokumentima”, “pravo”, “upravljanje kadrovima”, “informaciona sigurnost”;
• obuka na specijalizovanim dugoročnim kursevima (najmanje tri mjeseca), nakon čega slijedi polaganje ispita;
• praktičan rad praćen redovnim stručnim usavršavanjem.

Regulatorni dokumenti koji regulišu rad kadrovskih službi

Aktivnosti kadrovske službe i opšta organizacija vođenja kadrovskih evidencija u velikoj mjeri zavise od važećeg zakonodavstva i internih regulatornih dokumenata. Ova karakteristika je povezana s nijansama rada s velikim brojem ličnih dokumenata, koji su često povjerljivi.

Vođenje evidencije u kadrovskoj službi uređeno je sljedećim aktima:

• Ustav, Građanski zakonik i Zakon o radu, kao i djelimično Krivični i Porodični zakoni;
• zakonodavni akti o profilu organizacije u pitanjima vezanim za rad sa kadrovima;
• lokalni propisi;
• razni klasifikatori, pravila i uputstva na saveznom nivou;
• interni regulatorni dokumenti, na primjer, uputstva o vođenju kadrovske evidencije;
• naredbe i uputstva rukovodstva.

Zaposleni u kadrovskoj službi dužni su da se striktno pridržavaju zahtjeva propisa i prije svega Zakona o radu.

Pretraga i dokumentacija zaposlenih

Vođenje kadrovske evidencije počinje pretragom i registracijom kadrova. Prije svega, morate odlučiti o opcijama za pronalaženje novih zaposlenika. Među njima se ističu:

• agencije i biroi za zapošljavanje;
• zapošljavanje;
• sajmovi poslova;
• obrazovne ustanove;
• oglasne ploče i biografije na raznim izvorima;
• druge organizacije;
• poznanicima i prijateljima.

Sve opcije traženja zaposlenika imaju svoje prednosti i mane; zaposlenik u ljudskim resursima mora maksimalno iskoristiti sve mogućnosti za popunjavanje upražnjenog radnog mjesta.

Kada se pronađe aplikant, on se intervjuiše. Preporučljivo je da se njegov napredak dokumentuje: to olakšava donošenje informisane odluke o zapošljavanju ili odbijanju. U potonjem slučaju, lice se pismeno obavještava o razlogu u roku od pet radnih dana. Ukoliko je kandidat pogodan za upražnjeno radno mjesto, treba ga upisati. Ovdje počinje registracija za određenog zaposlenika.

• zaključivanje ugovora o radu;
• izdavanje naloga za prijem;
• novi zaposlenik ili njeno osnivanje;
• registracija lične karte;
• ako je prihvaćeno u organizaciji - otvaranje ličnog dosijea;
• upoznavanje i potpisivanje od strane službenika internih pravilnika i uputstava.

Kadrovska evidencija (lične karte, tabela osoblja)

Vođenje kadrovske evidencije zahtijeva obaveznu pripremu računovodstvene dokumentacije, posebno rasporeda osoblja i ličnih kartica. Ovi dokumenti su obavezni za organizacije svih oblika svojine.

Osoblje i broj moraju biti aktuelni i zadovoljavati potrebe organizacije. Sadrži nazive svih pozicija, broj stopa koje ukazuju na slobodna radna mjesta za određeni period.

Lične karte su objedinjeni dokumenti koji sadrže kratke podatke o radnim aktivnostima zaposlenog i lične podatke. Podležu strogim računovodstvenim i posebnim uslovima skladištenja, na mestima koja sprečavaju njihovo oštećenje i krađu.

Narudžbe za osoblje, razlike i karakteristike dizajna

Opšti kancelarijski rad u kadrovskom radu uglavnom se izražava u naredbama i uputstvima rukovodstva. Ovi dokumenti se mogu odnositi i na pojedinačne zaposlene i na cijelo osoblje u cjelini. Razlikuju se po karakteristikama dizajna i implementacije.

Većina naredbi i uputstava koja se odnose na konkretne radnje sa zaposlenim imaju jedinstvenu formu. Oni su podložni obaveznom dogovoru sa svim zainteresovanim licima i upoznavanju od strane zaposlenog uz potpis. Kopije personalnih naredbi čuvaju se u ličnom dosijeu, a originali u posebnim fasciklama.

Dnevnici kadrovske evidencije, pravila za registraciju i čuvanje

Za evidentiranje kretanja u kadrovskoj službi potrebno je vođenje specijalizovanih dnevnika. To su tabelarni dokumenti višestranog formata, najčešće objedinjeni. Obično se čuvaju ili u velikim bilježnicama ili kupuju gotove u specijaliziranim trgovinama.

Vrste kadrovskih dnevnika:

• registracija ulazne i odlazne dokumentacije, uključujući pisma;
• registracija naloga;
• prijava dolaska i odlaska zaposlenih na službena putovanja;
• registracija izjava, podnesaka, obavještenja, službenih i službenih zabilješki;
• registracija obrazaca radnih knjižica i njihovih priloga;
• knjige za evidentiranje kretanja raznih kadrovskih dokumenata itd.

Svi časopisi moraju biti uvezani i zapečaćeni, a listovi moraju biti numerisani. Treba ih čuvati odvojeno od svih dokumenata. Po mogućnosti u sefu ili posebnom ormariću.

Karakteristike održavanja i čuvanja ličnih fajlova

Čuvanje ličnih dosijea nije obavezno. Međutim, većina organizacija prikuplja evidenciju zaposlenih u ovom ili onom obliku. Naravno, zgodnije je to učiniti u jednom folderu.

Lični dosije je skup dokumentovanih ličnih podataka o zaposlenom, koji se prikupljaju i sastavljaju određenim redosledom. Može uključivati ​​različite dokumente i kopije:

• kopije naloga zaposlenih;
• kopije izjava;
• kopije ličnih dokumenata koji potvrđuju kvalifikacije, obrazovanje, beneficije i bračno stanje;
• upitnik;
• karakteristike i recenzije;
• sertifikati itd.

Lični fajlovi uključuju lične podatke i treba ih držati podalje od drugih dokumenata. Pristup im je dozvoljen samo strogo ograničenom krugu službenika. Kada se osoblje otpusti, lični dosijei se predaju u arhivu.

Pravila za upis, čuvanje i izdavanje radnih knjižica, kao i uložaka

Sve organizacije su obavezne da vode radne knjižice za svoje osoblje, sa izuzetkom zaposlenih sa skraćenim radnim vremenom. Prilikom prvog zakazivanja, poslodavac samostalno kupuje prazne formulare i na njima vrši prvi upis. Na naslovnoj strani se upisuju relevantni podaci o zaposlenom. Nakon toga, potrebno je pratiti njihovu relevantnost i pravovremeno izvršiti izmjene.

Na širenju glavnog dijela vrše se upisi o radnim i društvenim djelatnostima zaposlenika, njegovom radnom odnosu kod zaposlenih na neodređeno vrijeme.Svi upisi se numerišu na opći način i vrše se na osnovu naloga. Uz obavještenje o otkazu prilaže se otisak pečata organizacije i potpis rukovodioca.

Urađeno ručno, plavom hemijskom olovkom, jasnim i razumljivim rukopisom. Pažljivo pratite relevantnost i tačnost unesenih podataka. Ako je potrebno ispraviti podatke, onda se moraju pažljivo precrtati jednom linijom i unijeti relevantne informacije. Ova radnja mora biti potvrđena potpisom i pečatom menadžera.

Evidencija o radu se čuva odvojeno od ostalih dokumenata, u sefu. Zabranjeno ih je predati zaposlenima ili trećim licima bez posebnog rješenja nadležnih organa.

Karakteristike operativnog i arhivskog skladištenja kadrovskih dokumenata

Čuvanje kadrovskih dokumenata određuje njihov poseban značaj. Sadrže lične podatke i povjerljivi su. Takvi podaci ne podliježu neovlaštenom otkrivanju. U suprotnom, novčana kazna će biti izrečena zaposlenima kadrovske službe i šefu organizacije.

Za pravilno skladištenje kadrovske dokumentacije u kadrovskoj službi, preporučljivo je imati zasebnu prostoriju. Mora postojati jedan ulaz i mora biti opremljen metalnim vratima sa alarmom.

Sami dokumenti moraju biti pohranjeni u metalnim ormarićima ili sefovima. Izbjegavajte izlaganje sunčevoj svjetlosti i prašini, kao i promjene temperature i prekomjernu vlažnost. Ovi jednostavni koraci će vam pomoći da sačuvate svoje lične podatke.

Kancelarijski rad u kadrovskom radu

UVOD 1 TEORIJSKE OSNOVE PROCESA SLUČAJA U RADU HR-a 1.1 Sistem dokumentacije u vođenju kadrovskih evidencija 1.2 Obavezni kadrovski dokumenti generisani u kadrovskoj službi preduzeća 2 PRAKSA PROCESA SLUČAJA U RADU HR-a NA PRIMJERU ZD "POLIGRAF" 2.1 Opšte karakteristike kancelarijskog rada u kadrovskom radu JSC Poligraf 2.2 Nalozi za osoblje i njihova registracija u ZAO Poligraf 2.3 Rezolucija menadžera 2.4 Upis u radne knjižice. Popunjavanje lične kartice 3 OPTIMIZACIJA PROCESA PREDMETA U HR SLUŽBI ZAKLJUČAK LISTA KORIŠTENE REFERENCE DODATAK 1 DODATAK 2 DODATAK 3 DODATAK 4 DODATAK 5 DODATAK 6

UVOD

Karakteristika savremenog radnog prava je proširenje ugovornog uređenja radnog odnosa. Mnoga pitanja koja su se ranije rješavala centralno mogu biti predmet razmatranja kolektivnog ugovora, ugovora ili ugovora o radu. Da, čl. 179 Zakona o radu Ruske Federacije definiše konkretan spisak radnika kojima je dato povlašćeno pravo da ostanu na poslu u slučaju smanjenja broja ili osoblja radnika, a istovremeno ukazuje da se kolektivnim ugovorom može predvidjeti druge kategorije radnika koji uživaju povlašteno pravo da ostanu na poslu sa jednakom produktivnošću i kvalifikacijama.

Zadaci kadrovske službe sada su povećani zbog činjenice da je Zakon o radu Ruske Federacije klasificirao lokalne propise kao izvore radnog prava: naredbe i drugi dokumenti koji sadrže norme radnog prava. Treba imati na umu da u slučajevima predviđenim Kodeksom, drugim saveznim zakonima i drugim regulatornim pravnim aktima Ruske Federacije, kolektivnim ugovorima, ugovorima, poslodavac, prilikom donošenja lokalnih propisa, mora uzeti u obzir mišljenje predstavnika tijelo zaposlenih. Sve navedeno objašnjava relevantnost ovog rada.

Svrha rada je proučavanje kancelarijskog rada u kadrovskom radu.

Ciljevi rada su

• razmotriti teorijske osnove organizovanja kancelarijskog rada u kadrovskom radu;
• proučavati organizaciju kancelarijskog rada u kadrovskom radu na primjeru Poligraf CJSC;
• razmotriti metode za optimizaciju organizacije kancelarijskog rada u kadrovskom radu JSC Poligraf.

Predmet rada je organizacija kancelarijskog rada. Predmet rada je dd Poligraf.

1 TEORIJSKE OSNOVE PROCESA SLUČAJA U RADU HR-a

1.1 Sistem dokumentacije u vođenju kadrovskih evidencija

Prilikom stupanja na posao, građanin stupa u radni odnos sa organizacijom ili individualnim preduzetnikom. Sadržaj ovih odnosa su međusobna radna prava i obaveze poslodavaca i zaposlenih. Poslodavac je dužan da zaposlenom obezbijedi rad predviđen ugovorom o radu, obezbijedi uslove za rad i isplatu zarada na vrijeme, a zaposleni mora lično obavljati radnu funkciju definisanu ugovorom o radu, u skladu sa internim propisima o radu.

Radno zakonodavstvo predviđa dokumentaciju odnosa između zaposlenog i poslodavca, kao i između lica koje traži posao i poslodavca (pismeno odbijanje zapošljavanja). Ispravna registracija nastanka, promjene i prestanka radnog odnosa važna je za svakog zaposlenog ne samo u toku rada, već i nakon otpuštanja.

Rad sa kadrovima zahtijeva od poslodavca rješavanje mnogih upravljačkih problema: regrutacije kadrova, prilagođavanja novih zaposlenih, procjenjivanja učinka zaposlenih, usavršavanja njihovih kvalifikacija, motiviranja za rad, itd. Upravljanje kadrovima dovodi i do kreiranja brojnih dokumenata 1 .

Uzimajući u obzir navedeno, svu kadrovsku dokumentaciju možemo podijeliti u dvije grupe:

• dokumenti koji se odnose na radne odnose (na primjer, ugovori o radu, kadrovski nalozi, lične karte zaposlenih, izjave zaposlenih, raspored odmora, raspored smjena itd.);
• dokumenti koji se odnose na upravljanje kadrovima (kadrovski planovi i izvještaji; propisi o odabiru kadrova, o adaptaciji radnika, o ocjenjivanju kadrova i dr.; upitnici, testovi, profesiogrami, personalogrami i dr.) 2 .

Vođenje kadrovske evidencije tradicionalno uključuje dokumente koji se odnose na radne odnose, od kojih je većina neophodna za obradu procedura kao što su prijem u radni odnos, premještanje na drugo radno mjesto, otpuštanje, odobravanje odsustva, slanje na službeni put itd.

Prilikom dokumentovanja radnih odnosa stvaraju se brojni organizacioni, administrativni, računovodstveni, informacioni, referentni i drugi dokumenti raznih vrsta i varijanti. Među ovim dokumentima mogu se izdvojiti dvije grupe:

• lokalni propisi organizacije koji se odnose na radne odnose;
• dokumenti koji se odnose na računovodstvo i kretanje osoblja.

Lokalni propisi su dokumenti organizacije koji sadrže norme radnog prava (1. dio člana 8. Zakona o radu Ruske Federacije), na primjer, interni propisi o radu. Priprema određenih vrsta lokalnih propisa predviđena je Zakonom o radu Ruske Federacije. Takvi dokumenti su obavezni za korištenje (na primjer, raspored odmora). Dokumenti koji nisu predviđeni Zakonom o radu Ruske Federacije su savjetodavne prirode i izrađuju se prema nahođenju organizacije (na primjer, propisi o strukturnoj podjeli organizacije).

Određeni broj lokalnih propisa predviđenih Zakonom o radu Ruske Federacije moraju primjenjivati ​​svi poslodavci, uključujući i individualne poduzetnike. Ti akti obuhvataju: kadrovski raspored, pravilnik o radu, raspored godišnjih odmora, pravilnik o naknadama, pravilnik o postupku obrade ličnih podataka zaposlenih.

Neki lokalni propisi predviđeni Zakonom o radu Ruske Federacije obavezni su za korištenje samo od onih poslodavaca koji imaju odgovarajuće karakteristike organizacije rada i rada s osobljem, na primjer, raspored smjena, propisi o certifikaciji, propisi o standardima rada, pravilnik o rotacionom radu, pravilnik o pripravništvu, spisak radnih mesta sa neredovnim radnim vremenom itd.

Dokumenti koji se odnose na računovodstvo i kretanje osoblja uključuju: dokumente koje zaposlenik predočava prilikom konkurisanja za posao i dokumente kreirane za određene kadrovske funkcije.

Dokumenti potrebni za zapošljavanje uključuju:

• identifikacioni dokumenti;
• dokumenti koji potvrđuju radno iskustvo, radno iskustvo;
• dokumente koji potvrđuju nivo obrazovanja i kvalifikacije;
• dokumenti koji se odnose na državno penzijsko osiguranje;
• dokumenti o vojnoj registraciji;
• dokumente (ako je potrebno) koji su potrebni uzimajući u obzir specifičnosti budućeg posla (na primjer, zdravstvena isprava, vozačka dozvola itd.) 3 .

Dokumenti kreirani za određene HR funkcije uključuju:

• ugovorna dokumentacija: ugovori o radu, ugovori strana, dodatni ugovori uz ugovore o radu, studentski ugovori, ugovori o punoj individualnoj finansijskoj odgovornosti, ugovori o punoj kolektivnoj (timskoj) finansijskoj odgovornosti;
• administrativni dokumenti: naredbe (uputstva) za osoblje;
• informacije i referentni dokumenti: izjave zaposlenih, izvještaji i objašnjenja, protokoli, akti itd.;
• primarni knjigovodstveni dokumenti: lične karte zaposlenih, evidencije radnog vremena, bilješke, obračuni za odobravanje godišnjih odmora i otkaza 4 .

Uz dokumente se sastavljaju knjige, časopisi, kartice u koje se uzimaju u obzir (registruju) dokumenti sastavljeni u organizaciji: knjiga za evidentiranje kretanja radnih knjižica i umetaka u njima, knjiga prijema i izdataka za evidentiranje obrasci radnih knjižica i ulošci u njima, knjige za upis ugovora o radu, nalozi, lične karte zaposlenih, lični dosijei i dr.

Dakle, vođenje kadrovske dokumentacije je skup postupaka za sastavljanje, izvršenje, obradu, izvršenje, formiranje u dosijee, čuvanje i korištenje kadrovske dokumentacije.

Trenutno, nakon što je Zakon o radu Ruske Federacije stupio na snagu, dogodile su se sljedeće glavne promjene u vođenju kadrovskih evidencija:

• Neka tradicionalna kadrovska dokumenta koja su bila obavezna dugi niz godina (na primjer, prijava za posao) prestala su biti obavezna;
• pojavili su se novi dokumenti obavezni za poslodavca (npr. dokumenti kojima se utvrđuje postupak rada sa ličnim podacima zaposlenih);
• povećan je ukupan broj dokumenata koji se obrađuju u kadrovskoj službi (npr. dokumenti prilikom prijave za godišnji plaćeni odmor);
• proširen je spektar dokumenata koji se zaposleniku dostavljaju uz potpis;
• niz dokumenata koje je usvojio poslodavac zahtijevaju uzimanje u obzir mišljenja predstavničkog tijela zaposlenih;
• kadrovska dokumentacija mora se slobodno predočiti državnim inspektorima rada kada vrše inspekcijske preglede poštivanja radnog zakonodavstva od strane poslodavaca 5 .

Priprema kadrovske dokumentacije i dalje oduzima većinu radnog vremena stručnjaka kadrovske službe i često izaziva ozbiljne probleme prilikom inspekcija i konfliktnih situacija. Analiza stanja rada sa kadrovskom dokumentacijom u brojnim savremenim organizacijama pokazuje da su najčešće greške u ovoj oblasti:

• nedostatak (obaveznih) dokumenata predviđenih važećim zakonodavstvom;
• kršenje procedure za izradu i stavljanje na snagu dokumenata koji sadrže norme radnog prava;
• neispravno izvršenje dokumenata, nepoznavanje pravila za davanje pravne snage dokumentima;
• netačna dokumentacija upravljačkih situacija, izražena u nedostatku potrebnih dokumenata ili nerazumijevanju koja vrsta dokumenta treba da potvrdi događaje koji se dešavaju;
• organizacija čuvanja i uništavanja kadrovske dokumentacije uz grubo kršenje pravila za rad arhiva organizacija.

Jedan od osnovnih zadataka svakog poslodavca u oblasti rada sa kadrovima je blagovremeno i pravilno vođenje kadrovske evidencije.

1.2 Obavezni kadrovski dokumenti generisani u kadrovskoj službi preduzeća

Računovodstvo rada i plata u organizaciji vrši se na osnovu primarnih dokumenata generiranih u kadrovskoj službi. Loše obavljen posao HR odjela neminovno utiče na rad kako računovodstva tako i cijele organizacije. Posljedica toga su neblagovremene isplate zaposlenih, bolovanje, neblagovremena priprema dokumentacije za podnošenje državnim organima socijalnog staranja. Kao rezultat, finansijski učinak preduzeća u cjelini se smanjuje.

Usklađenost sa normama Zakona o radu Ruske Federacije i pravilno izvođenje kadrovske dokumentacije kontroliraju i tijela Federalnog inspektorata rada (Rostrudinspektsiya) i tijela Federalnog poreznog inspektorata. Državni inspektor može doći u kancelariju bilo koje organizacije, bez obzira na njen oblik svojine, i tražiti dokumente koji se odnose na kadrovsku evidenciju i druge obavezne interne propise i naredbe dostupne u organizaciji (Savezni zakon od 8. avgusta 2001. br. 134- FZ „O zaštiti prava pravnih lica i individualnih preduzetnika tokom državne kontrole (nadzora)“) 6 .

Dokumentovanje aktivnosti HR službe obuhvata sve procese koji se odnose na pripremu i obradu kadrovske dokumentacije prema utvrđenim pravilima, te rješava sljedeće zadatke upravljanja kadrovima:

• organizacija rada radnika;
• zaključivanje ugovora o radu i zapošljavanje;
• prelazak na drugi posao;
• obezbjeđivanje odmora zaposlenima;
• stimulacije zaposlenih;
• izricanje disciplinskih sankcija zaposlenima;
• certifikacija zaposlenih;
• održavanje osoblja;
• evidentiranje korištenja radnog vremena;
• privlačenje zaposlenih na rad vikendom i neradnim praznicima;
• registracija službenih putovanja;
• otkaz ugovora o radu i otpuštanje sa posla 7 .

Spisak kadrovske dokumentacije koju organizacije moraju voditi, bez obzira na oblik vlasništva, dat je u Dodatku 1. Sadrži i regulatorna dokumenta koja regulišu obavezu poslodavca da čuva određene kadrovske dokumente, kao i rokove za njihovo čuvanje (u skladu sa Listom). standardnih dokumenata upravljanja generisanih u aktivnostima organizacije, sa naznakom perioda skladištenja, odobrenih od strane Rosarhiva 10.06.2000, sa izmenama i dopunama 27.10.2003.).

Organizacija rada radnika vrši se donošenjem (odobrenjem od strane rukovodioca organizacije ili službenog lica koje on ovlasti) lokalnih propisa. Svaki poslodavac mora imati interne pravilnike o radu i propise o zaštiti ličnih podataka. Po potrebi se donose i drugi lokalni propisi, kao što su propisi o platama, standardima rada, bonusima i materijalnim stimulacijama, sertifikaciji itd.

Kolektivni ugovor (ugovor) je savjetodavne prirode, jer se zaključuje sporazumom strana (poglavlje 7 Zakona o radu Ruske Federacije). Privatnim kompanijama preporučuje se vođenje ličnih dosijea zaposlenih. Obaveza poslodavca da vodi lične poslove odnosi se na zaposlene u državnim organizacijama u skladu sa Federalnim zakonom br. FZ-79 od 27. jula 2004. „O državnoj državnoj službi Ruske Federacije“. Radi praktičnosti, još uvijek možemo preporučiti kreiranje ličnih datoteka ili ličnih fascikli, a postupak za njihovo formiranje trebao bi biti fiksiran u lokalnom regulatornom aktu organizacije, koji je odobrio šef.

U lični dosije zaposlenog (lični folder) možete uključiti kopije dokumenata koji su potrebni pri prijemu u radni odnos (pasoš, vojna knjižica, potvrda o dodjeli PIB-a, potvrda o penzionom osiguranju, izvod iz matične knjige vjenčanih, izvod iz matične knjige rođenih djece - radi ostvarivanja olakšica za porez na dohodak; dokumenti o stručnoj spremi i sl.), a potom i svi glavni dokumenti nastali tokom radnog vijeka zaposlenog, a koji karakterišu njegovu radnu aktivnost (molbe za premještaj na drugo radno mjesto, pismo o otkazu, karakteristike, dokumenti o usavršavanju, kopije naloga za prijem, premještaj , otpuštanje itd.).

Osim toga, poslodavac mora imati sljedeća dokumenta o zaštiti na radu:

• uputstva o zaštiti rada po zanimanju;
• dnevnik brifinga (upoznavanje sa uputstvima);
• evidencija zaposlenih na obaveznom lekarskom pregledu i drugo 8 .

Ovi dokumenti se mogu čuvati u kadrovskoj službi preduzeća, ako organizacija nema posebnu službu za zaštitu rada, ili u kancelariji.

U skladu sa pod. "a" dio 1 čl. 356 Zakona o radu Ruske Federacije, Federalni inspektorat rada vrši državni nadzor i kontrolu nad poštovanjem zakona o radu i drugih regulatornih pravnih akata od strane poslodavaca.

Rukovodioci organizacija snose ličnu odgovornost za dokumentarni fond nastao u procesu njihovog rada. Za kršenje zakonodavstva Ruske Federacije i drugih regulatornih pravnih akata, nepravilno vođenje kadrovske dokumentacije ili nedostatak iste, zakonodavac predviđa izricanje administrativne kazne: za službenike - od 1000 do 5000 rubalja, za pravna lica - od Od 30.000 do 50.000 rubalja. ili administrativna obustava aktivnosti do 90 dana, i opet - povlači diskvalifikaciju službenog lica (članovi 3.11, 3.12, 5.27, 5.44 i 14.23 Zakona o upravnom postupku).

2 PRAKSA PROCESA SLUČAJA U RADU HR-a NA PRIMJERU ZD "POLIGRAF"

2.1 Opšte karakteristike kancelarijskog rada u kadrovskom radu JSC Poligraf

Radni odnosi između zaposlenog i CJSC Poligraf nastaju na osnovu zaključenog ugovora o radu (član 16. Zakona o radu Ruske Federacije). U budućnosti, nastali radni odnosi, kao i njihove promjene i prestanak, moraju biti pravilno formalizirani (članovi 68, 73, 80 i drugi zakoni o radu Ruske Federacije).

Registracija radnih odnosa podrazumijeva njihovu dokumentaciju, odnosno izradu odgovarajućih dokumenata.

Kao rezultat dokumentacije nastaju organizacioni, administrativni, računovodstveni, informacioni, referentni i drugi dokumenti raznih vrsta i varijanti. Istovremeno sa dokumentima sastavljaju se knjige, časopisi, kartice u kojima se uzimaju u obzir (registruju) dokumenti sastavljeni u organizaciji.

Obavezna registracija dokumenata direktno je određena zahtjevom iz tačke 4.1.2 Standardnog uputstva za kancelarijski rad u saveznim izvršnim tijelima, koji je odobren. naredbom Ministarstva kulture Rusije od 8. novembra 2005. br. 536: „...sva dokumenta koja zahtevaju snimanje, izvršenje i korišćenje u referentne svrhe podležu registraciji.“

Mora se naglasiti da sama procedura registracije dokumenata nije ograničena na stavljanje datuma registracije i brojeva na njih. Evidentiranje dokumenata je evidencija knjigovodstvenih podataka o dokumentu u propisanom obliku, u kojoj se evidentira činjenica njegovog nastanka, slanja ili prijema (tačka 4.1.1 Standardnog uputstva za kancelarijski rad u saveznim organima izvršne vlasti).

Rad sa kadrovskom dokumentacijom nije ograničen samo na pripremu, registraciju i izvršenje dokumenata. Najvažniji dio ovog posla je formiranje izvršenih dokumenata u fajlove za organizaciju njihovog skladištenja i korištenje u referentne svrhe.

Dakle, upravljanje kadrovskom evidencijom je skup procedura za sastavljanje, izvršenje, obradu, čuvanje i pronalaženje dokumenata upravljanja kadrovima. Za pravovremenu i ispravnu implementaciju ovih procedura, čini se najprikladnijim da se što više reguliše sastav kadrovskih dokumenata i tehnologija rada sa njima kroz kreiranje seta lokalnih propisa za kancelarijski rad: List obrazaca dokumenata , Album obrazaca dokumenata, raspored toka kadrovskih dokumenata, Uputstvo za rad kadrovske kancelarije.

Jedan od glavnih ciljeva ovih akata je da odražavaju karakteristike proizvodnih aktivnosti organizacije, a za početnike kadrovske službenike lokalni propisi o kancelarijskom radu trebaju postati priručnik koji daje odgovore na pitanja koja imaju o dokumentovanju radnih odnosa.

Osnova regulatornog okvira za vođenje kadrovske evidencije je Tabela obrazaca dokumenata. Svrha izrade radnog lista je utvrđivanje potrebnog i dovoljnog skupa vrsta dokumenata za pravnu registraciju situacija koje nastaju u radu sa osobljem. Korištenje Timesheet-a vam omogućava da smanjite radno vrijeme i troškove rada zaposlenih u organizaciji prilikom rješavanja problema dokumentiranja aktivnosti upravljanja.

Obrazac izvještaja (Dodatak 2) utvrđuje sama organizacija, razvija ga odjel za kadrove i odobrava ga naredbom menadžera.

Izradu Obrasca dokumenata treba pratiti izrada Albuma obrazaca i uzoraka kadrovskih dokumenata uključenih u List. Prisustvo radnog lista i albuma omogućava vam da brzo i pravilno dokumentujete rad sa osobljem u JSC Poligraf.

Raspored i album prije svega moraju sadržavati dokumente predviđene Zakonom o radu Ruske Federacije, odnosno koji su obavezni prilikom registracije radnog odnosa.

2.2 Nalozi za osoblje i njihova registracija u ZAO Poligraf

Osnovu vođenja kadrovske evidencije čine nalozi (uputstva) osoblju, izdati nakon zaključenja ugovora o radu, po njihovim promjenama i raskidu. Sadržaj kadrovskog naloga mora biti u skladu sa uslovima zaključenog ugovora o radu. Iz naloga šefa organizacije o osoblju, informacije se prenose u računovodstvene dokumente i radne knjige zaposlenih.

Prema klauzuli 3.5.5 Osnovnih pravila za rad arhiva organizacija, odobrenih odlukom Odbora Rosarhiva od 02.06.2002. (u daljem tekstu Osnovna pravila), nalozi za osnovne aktivnosti i osoblje su održavaju se odvojeno i formiraju u različite datoteke. Ova procedura se odnosi i na male organizacije u kojima se kreira mala administrativna dokumentacija, a za vođenje kadrovske evidencije odgovoran je jedan od zaposlenih (sekretar, računovođa, ekonomista itd.).

Određene vrste dokumenata za osoblje Poligraf CJSC imaju jedinstvene obrasce, odobrene. Rezolucija Državnog komiteta za statistiku Rusije od 5. januara 2004. br. 1 (Tabela 2.1).

Navedeni obrasci kadrovskih naloga odnose se na primarnu knjigovodstvenu dokumentaciju za evidentiranje rada i njegovu naplatu, stoga se prilikom njihovog popunjavanja treba rukovoditi Procedurom za korištenje jedinstvenih obrazaca primarne računovodstvene dokumentacije, koja je odobrena. Rezolucija Državnog komiteta za statistiku Rusije od 24. marta 1999. br. 20.

Tabela 2.1

Vrste kadrovskih dokumenata koji imaju standardizovane obrasce

U skladu sa navedenim Postupkom, u jedinstvene obrasce primarne računovodstvene dokumentacije mogu se po potrebi unijeti i dodatni podaci. U tom slučaju, svi detalji sadržani u obrascima ne bi se trebali mijenjati (uključujući šifru, broj obrasca, naziv dokumenta). Uklanjanje pojedinačnih detalja iz objedinjenih obrazaca nije dozvoljeno. Formati obrazaca naznačeni u albumima objedinjenih obrazaca primarne računovodstvene dokumentacije su preporučeni i podložni su promjenama.

Prilikom proizvodnje praznih proizvoda na osnovu unificiranih obrazaca, dozvoljene su izmjene u smislu proširenja ili sužavanja kolona i linija radi lakšeg postavljanja i obrade informacija.

Izmjene jedinstvenih obrazaca primarne računovodstvene dokumentacije vrše se izdavanjem naloga (uputstva) od strane rukovodioca Poligrafa CJSC (vidi Dodatak 3).

U nedostatku jedinstvenog obrasca naloga za osoblje koje je odobrio Državni komitet za statistiku Rusije (na primjer, prilikom izdavanja naloga za promjenu biografskih podataka zaposlenih, primjenu disciplinskih sankcija iu drugim slučajevima), koriste se obrasci na kojima se izdaju se nalozi za osnovne aktivnosti (Prilog 4).

Čini se preporučljivim da se u Album obrazaca dokumenata uvrsti maksimalan broj uzoraka naloga za osoblje, kao i da ga sistematski dopuni novim primjerima nakon dokumentovanja situacija koje nastaju u praksi rada sa kadrovima.

Za kadrovske naloge, pravilno indeksiranje i registracija su od velike važnosti. Neprihvatljivo je koristiti jedan obrazac za registraciju za sve kadrovske naloge i dalje sabirati ove dokumente u jedan fajl. Zahtjevi za naknadno formiranje dosijea određuju proceduru za rad sa nalozima za osoblje u „tekućem“ kancelarijskom radu: nalozi za osoblje se grupišu u dosijee u skladu sa utvrđenim periodima za njihovo skladištenje (tačka 3.5.5. Osnovna pravila).

Nalozi sa različitim rokovima skladištenja moraju se registrovati u različitim računovodstvenim oblicima i imati različite registracijske indekse (brojeve). Pravila za indeksiranje kadrovskih naloga razvija sam Polygraph CJSC. U praksi kadrovskih službi najviše je rasprostranjeno alfanumeričko indeksiranje.

Ako postoje velike količine dokumenata, preporučljivo je da se kadrovske naredbe koje se odnose na razna pitanja rada sa osobljem grupiraju odvojeno (tačka 3.5.5. Osnovnih pravila), primjenjujući različito indeksiranje, na primjer: na serijske brojeve naloga na kretanje osoblja (zapošljavanje, premeštanje na drugi posao, otpuštanje) dodaje se slovo “k”, za naloge o upućivanju radnika “km”, o davanju godišnjih odmora “o”, o napredovanju “p”, o disciplinskim kaznama “v” , itd.

Sistem indeksiranja naloga koji je usvojio Poligraf CJSC se ogleda u upisnim knjigama (časopisima), čije oblike utvrđuje sama organizacija. Prilikom izrade računovodstvenih obrazaca, možete koristiti savjetodavne obrasce sadržane u Dodatku 2 Međusektorskim integriranim vremenskim standardima za rad na zapošljavanju i računovodstvu osoblja (1991).

U slučaju vođenja obrasca evidencije u koji se unose podaci o kadrovskim nalozima koji su sastavljeni o različitim pitanjima, možemo preporučiti sljedeću knjigu (dnevnik) za evidentiranje naloga (tabela 2.2).

Tabela 2.2

Obrazac knjige (časopisa) za evidentiranje naloga

Knjigovodstveni obrasci koje je razvilo Polygraph CJSC sa različitim opcijama za njihovo popunjavanje moraju biti predstavljeni u odgovarajućim odjeljcima Albuma obrazaca dokumenata.

Nalozi koji se odnose na osoblje izdaju se ako postoje odgovarajući pismeni razlozi, koji pored ugovora o radu i izmjena istih sadrže podatke i referentnu dokumentaciju: izjave radnika, dopise (izvještaja i objašnjenja), izjave, protokole, akte i dr.

Dokumenti osnova za narudžbu moraju biti pravilno sastavljeni i registrovani. Neki dokumenti (izjave, dopisi, objašnjenja, izjave, obavještenja) su sastavljeni u bilo kojem obliku, drugi (protokoli, akti) imaju jedinstvene ili preporučljive forme.

2.3 Rezolucija menadžera

Izjave zaposlenih i dopisi se odnose na internu korespondenciju i zahtevaju razmatranje i donošenje odluka od strane rukovodioca Poligraf CJSC. Donesena odluka ogleda se u rezoluciji, čiji se sadržaj u većini slučajeva svodi na vrlo kratka uputstva: „Na naredbu“, „Izvršiti“, „Kadrovskoj službi“, koja ne odgovaraju značenju ovog detalja. .

Još jedna ozbiljna greška pri postavljanju rezolucija na dokumente je semantička nesklad između odluke koju je donio menadžer i sadržaja dokumenta koji se pregleda. Najčešće se takve greške nalaze u rezolucijama o prijavama zaposlenih.

Zaposleni u prijavi traži da se godišnji plaćeni odmor podijeli na dijelove i da mu se omogući dio odsustva u trajanju od 5 dana (od ponedjeljka do petka). Šef organizacije, ne slažući se sa zahtjevom zaposlenika, u rezoluciji navodi: „Odsustvo od 7 dana“ (od ponedjeljka do nedjelje).

Ova rezolucija ne odgovara sadržaju izjave, pa stoga ne razmatra suštinu postavljenog pitanja. U tom slučaju rješenje mora sadržavati odbijanje odobravanja dijela odsustva.

Zaposleni samoinicijativno želi da otkaže ugovor o radu i o tome pismeno upozorava poslodavca, ali ne dvije sedmice unaprijed, već u kraćem roku. Ne želeći da udovolji zahtjevu zaposlenog, rukovodilac donosi rješenje: „Otpuštanje s radom u roku od dvije sedmice“ ili u rješenju naznačuje datum otkaza nakon dvije sedmice unaprijed, tj. ne poklapa se sa datumom navedenim u prijavi zaposlenog.

Opet, umjesto da odbije zahtjev zaposlenog, njemu se „daje ponuda“ koja ne odgovara njegovim željama.

Kako bi se izbjegle takve greške, Album obrazaca dokumenata treba da sadrži opcije za moguća rješenja pri donošenju odluka o najtipičnijim situacijama koje se često ponavljaju.

Odlika protokola i akata je izrada ovih dokumenata ili u procesu kolegijalne rasprave i odlučivanja (protokoli), ili kada više lica utvrdi (potvrđuje) činjenice i događaje koji su se desili u njihovom prisustvu (akata). Dakle, protokoli dodatno uključuju podatke o prisutnim članovima kolegijalnog tijela (tj. prisutnost kvoruma), a prilikom sastavljanja većine akata potrebno je prisustvo nezainteresovanih svjedoka.

Za evidentiranje internih dokumenata kreiranih u Poligrafu CJSC, može se koristiti sljedeća približna forma registracionih dnevnika, koji se vode odvojeno prema vrsti i vrsti dokumenata (Tabela 2.3).

Tabela 2.3

Dnevnik

2.4 Upis u radne knjižice. Popunjavanje lične kartice

Ostale važne informacije u Albumu obrazaca dokumenata trebale bi uključivati ​​primjere upisa u radne knjižice radnika. Kao što znate, odobreno je važeće Uputstvo za popunjavanje radnih knjižica. Rezolucija Ministarstva rada Rusije od 10. oktobra 2003. br. 69 sadrži nekoliko uzoraka zapisa (na primjer, o osnivanju druge profesije, o preimenovanju organizacije, o otpuštanju, itd.), ali to očigledno nije dovoljno, posebno za kadrove početnike.

Uzorci upisa u radne knjižice mogu se staviti u Album nakon primjera izvršenja naloga za osoblje ili u obliku zbirne tabele (Prilog 5).

Poteškoće u radu sa radnim knjižicama, po pravilu, nastaju zbog praznina ili konfliktnih zahtjeva sadržanih u važećim regulatornim pravnim aktima za njihovo vođenje.

Na primjer, u skladu sa odobrenom Rezolucijom Vlade Ruske Federacije od 24. jula 2002. br. ugovor o radu je original radne knjižice, a ne ovjerena kopija. Međutim, u Odjeljku IV Pravilnika o vođenju i čuvanju radnih knjižica, izrada obrazaca radnih knjižica i njihovo dostavljanje poslodavcima, odobrena. Uredba Vlade Ruske Federacije od 16. aprila 2003. godine broj 225 navodi da se radna knjižica izdaje zaposleniku samo nakon otpuštanja (prekid ugovora o radu). Tako nastaje problem sa izdavanjem originalne radne knjižice zaposlenom koji nije u penziji.

U ovoj situaciji i drugim sličnim slučajevima, kada zaposleni mora da predoči originalnu radnu knjižicu određenom organu, preporučljivo je u Albumu obrazaca isprava prikazati postupak dokumentovanja procedure za izdavanje radne knjižice.

Dokument na osnovu kojeg će se izdati radna knjižica, po našem mišljenju, treba da bude prijava zaposlenog upućena Poligrafu CJSC, a ne „priznanica“ koja se široko koristi u praksi. Nakon registracije prijave, razmatranja od strane čelnika organizacije i donošenja rješenja, zaposlenik mora pismeno (na istoj prijavi) potvrditi činjenicu prijema radne knjižice na privremeno korištenje uz obavezu da je blagovremeno vrati. na način bez ikakvih oštećenja, ispravki, mrlja itd.

Kadrovska služba mora organizovati kontrolu vraćanja radne knjižice izdate na privremeno korištenje i provjeriti je kada zaposlenik vrati knjižicu. Ako zaposleni nema valjan razlog za dobijanje originalne radne knjižice, može mu se dati samo ovjerena kopija.

Uz detaljna uputstva o postupku popunjavanja u Albumu obrazaca dokumenata treba priložiti i računovodstvene obrasce kao što su evidencija radnog vremena (obrasci T-12 i T-13) i lična karta zaposlenog (T-2).

Održavanje radnog lista je obavezno, jer je Polygraph CJSC u obavezi da vodi evidenciju o stvarno odrađenom vremenu svakog zaposlenog (član 91. Zakona o radu Ruske Federacije). Prilikom popunjavanja radnog lista koriste se sljedeće metode:

potpuna dnevna evidencija odrađenih sati ili navođenje razloga odsutnosti zaposlenog (godišnji odmor, invalidnost i sl.);

evidentiranje samo izostanaka, izostanaka, kašnjenja itd.

Radno vrijeme može uključivati: dnevne sate, noćni rad, prekovremeni rad, poslovna putovanja i rad vikendom i praznicima. Različite vrste radnog vremena se uzimaju u obzir i posebno plaćaju.

Napomene o odsustvu s posla iz valjanih razloga moraju biti potkrijepljene pratećim dokumentima. Sati odrađeni sa nepunim radnim vremenom upisuju se u radni list u skladu sa uslovima sadržanim u ugovoru o radu.

Dnevni list sastavlja u jednom primjerku mjerač vremena ili ovlaštena osoba, potpisuje ga rukovodilac strukturne jedinice i zaposlenik kadrovskih poslova i prenosi u računovodstvenu službu. U velikim organizacijama, evidencije radnog vremena vode strukturne jedinice.

Lična karta zaposlenog popunjava se za sve zaposlene sa kojima je zaključen ugovor o radu, uključujući i radnike sa nepunim radnim vremenom. Lične karte u jednom primjerku popunjava službenik kadrovske službe na osnovu ličnih dokumenata građanina koji se prijavljuje za posao. Kartice se mogu popunjavati ručno ili u elektronskoj verziji nakon čega slijedi štampanje. Prilikom ručnog popunjavanja kartice nije dozvoljeno brisanje ili brisanje.

Ako dođe do grešaka ili je potrebno izvršiti promjene (na primjer, prilikom promjene prezimena, promjene kućne adrese ili podataka o pasošu), netačan ili zastarjeli unos se precrtava na kartici, a ispravan unos se stavlja iznad ili pored nje. . Učinjene ispravke moraju biti potvrđene potpisom službenika za ljudske resurse.

Važnu ulogu pri popunjavanju ličnih kartica zaposlenih imaju sveruski klasifikatori tehničkih i ekonomskih informacija (OKATO, OKIN, OKSO, OKPDTR), čija upotreba vam omogućava da pravilno popunite odgovarajuće redove kartice (tabela 2.4).

Ako je potrebno kodirati podatke u osobnu karticu zaposlenika koji nisu uključeni u sve-ruske klasifikatore, razvijaju se lokalni klasifikatori organizacije. Kartice popunjene prilikom prijavljivanja za posao upisuju se u knjigu ličnih karata, čiji se obrazac izrađuje prema diskreciji Poligraf CJSC.

Tabela 2.4

Greške u obradi ličnih kartica JSC Poligraf

Logičan zaključak razvoja regulatorne podrške u oblasti vođenja kadrovske evidencije je izrada i odobrenje Plana toka dokumenata za kadrovsku službu AD Poligraf. Raspored prikazuje u tabelarnom obliku procedure za dokumentovanje radnih odnosa za sledeće stavke:

dokumentacija za izradu (osnova za izradu, učestalost, osoba odgovorna za pripremu, broj primjeraka i sl.);

priprema dokumenata (koordinacija, potpisivanje, odobrenje);

obrada dokumenata (registracija, predaja na izvršenje, upoznavanje zaposlenih);

operativno i arhivsko skladištenje izvršenih dokumenata (mesto i rokovi čuvanja, učestalost dostavljanja u arhiv).

Procedura za primjenu razmatranih lokalnih propisa o radu sa kadrovskom dokumentacijom, kao i odgovornost za njeno kršenje, mora biti sadržana u Uputstvu za vođenje kadrovske evidencije, odobrenom naredbom rukovodioca Poligrafa CJSC.

3 OPTIMIZACIJA PROCESA PREDMETA U HR SLUŽBI

Automatizovani sistem u preduzeću danas nije hir, već hitna potreba. Jedna od trgovačkih kompanija uspjela je implementirati projekat automatizacije, doslovno od nule. Do trenutka implementacije, osoblje organizacije brojalo je više od pet stotina ljudi. Istovremeno, kadrovska služba nije imala niti jedan softverski proizvod.

Bilo je teško uspostaviti komunikaciju između službi kompanije. Želja za otklanjanjem ovog problema, kao i rješavanje urgentnog problema stvaranja zajedničke baze podataka o zaposlenima, postali su glavni razlozi za automatizaciju poslovnih procesa. Projekat su pokrenula dva odjela: finansijska služba i kadrovska služba. Upravo su oni formulirali glavne parametre automatizacije, odgovarajući na tri osnovna pitanja:

1. Šta biste željeli dobiti kao rezultat projekta?
2. Koje finansijske troškove će kompanija imati u vezi s tim?
3. Koliko će vremena trebati za pripremu i implementaciju automatizacije?

Za rad na projektu stvorena je inicijativna grupa koja je uključivala stručnjake iz tri odjela:

• usluge informacionih tehnologija njeni zadaci obuhvatali su analizu programa na tržištu, procenu mogućnosti njihove interakcije sa IT proizvodima koje je kompanija planirala da implementira u budućnosti, kao i rešavanje pitanja vezanih za dalje održavanje programa;
• Određivanje opsega zadataka automatizacije u vezi sa obračunom platnog spiska;
• kadrovske službe formulisanje projektnih ciljeva u smislu upravljanja zaposlenima.

Prije svega, inicijativna grupa je analizirala tržište informacionih usluga. Pokazalo se da sa stanovišta zadataka koji stoje pred kompanijom, gotovo svi softverski proizvodi trebaju poboljšanja. Izbor najpogodnije zahtevao je prilično dugu diskusiju, koja se odvijala tokom nekoliko okruglih stolova. Ovi događaji su otkrili prednosti i nedostatke različitih rješenja. Kao rezultat toga, izbor je napravljen u korist programa 1C: Plaća i osoblje 7.7. U to vrijeme još nije uključivao blok "1C: Upravljanje osobljem i plata", pa su se morale napraviti neke izmjene koje su izvršili vanjski stručnjaci.

Za projekat je izrađen i odobren detaljan akcioni plan u kojem su naznačeni rokovi i odgovorni za implementaciju svake stavke. Cjelokupnom projektu (razvoj, testiranje, implementacija i obuka osoblja) izdvojeno je 4 mjeseca (Tabela 3.1). Prije svega, zaposlenici svakog odjela za ljudske resurse su odlučili koji su im podaci potrebni u elektronskom obliku. Za tok dokumentacije kadrovskih inspektora, za menadžera ljudskih resursa baza kandidata (ranije se prikupljala na papiru), za obuku specijalista liste onih koji su pohađali obuku (svo osoblje kompanije prolazi obuku). Dakle, za kadrovsku službu bilo je potrebno konfigurirati nekoliko blokova:

1. “Zapošljavanje”. Napravljen je poseban imenik u kojem se pohranjuju najpotpuniji podaci o svim kandidatima pozvanim na razgovor, kao i potencijalnim zaposlenicima kompanije koji bi mogli biti zainteresirani za nju ukoliko se otvori neka slobodna radna mjesta.

2. "Obuka". Da bi se evidentirale informacije o završetku obuke, poboljšan je postojeći imenik „Zaposleni“. Sadržao je spisak svih koji rade (i ranije su radili) za kompaniju. Pokazalo se zgodnim jer je sadržavao podatke o svakom zaposlenom: datum rođenja, adresu, podatke o pasošu, naziv pozicije i odjela, raspored, plata, itd. Stoga je upravo ovaj imenik odabran za reviziju. Sada je moguće uneti podatke o datumu i nazivu obuke, njenim rezultatima, kao io tome koja obuka je neophodna za dalji razvoj zaposlenog, kako nova tako i postojeća.

3. “Upravljanje kadrovskom evidencijom.” Ovaj blok je takođe dorađen kako bi se proširile njegove mogućnosti, posebno za unos rasporeda godišnjih odmora, praćenje njegove usklađenosti i sastavljanje ugovora o radu.

4. “Izvještavanje i statistika.” Upravo priprema izvještaja i prikupljanje statističkih podataka vam omogućava da analizirate obavljeni posao i formulirate planove za budućnost. U te svrhe kreirani su sljedeći elektronski izvještaji:

• “Percentik” prikuplja podatke u procentima: stopu fluktuacije osoblja, odnos broja kandidata koji su intervjuisani i broja zaposlenih;
• “Zanimljiva statistika” Odeljenje za ljudske resurse svakog meseca upoznaje sve zaposlene u kompaniji sa podacima iz ovog izveštaja. Sadrži podatke o tome koliko muškaraca i žena ima u organizaciji, statistiku o obrazovanju, bračnom statusu i prosječnom stažu u kompaniji.

Tabela 3.1

Plan izvođenja projekta

br.	Faza projekta	Rok	Odgovorno
	Utvrđivanje potreba za unapređenjem programa za finansijsku službu	01.0910.09	finansijski direktor
	Utvrđivanje potreba za unapređenjem programa kadrovske službe	01.0910.09
	Postavljanje programskih blokova za finansijski servis	11.0910.10	Razvojna kompanija
	Postavljanje programskih blokova za kadrovske službe	11.1010.11
	Pružanje kompaniji probnu verziju, testiranje	11.1116.11
	Finalizacija komentara	17.1130.11
	Instaliranje kompanijskog programa, postavljanje prava pristupa zaposlenima	01.12	Programer kompanije, finansijski direktor, šef kadrovske službe
	Osposobljavanje osoblja za korištenje programa	02.1207.12	Razvojna kompanija
	Unošenje svih potrebnih informacija u program	08.1231.12	Šef HR-a

Nakon instaliranja programa i testiranja postavki, došlo je vrijeme za najtežu fazu implementacije. Za početak su svi zaposleni obučeni za korištenje novog programa. To se odvijalo u centru za obuku razvojne kompanije u dvije faze: prije svega za kadrovsku službu, zatim za finansijsku službu (u ovom trenutku kadrovski službenici su već unosili informacije u program). Nastava se održavala nedelju dana svakog jutra od 9 do 11 časova. Proces savladavanja programa među zaposlenima tekao je različitim tempom, ali su svi bili uvjereni da im automatizacija omogućava efikasniji rad.

Nakon obuke, sve informacije su unesene u sistem (slika 3.1).

Rice. 3.1 Unošenje podataka o osoblju

Nakon uvođenja automatizacije, rezultati su sumirani. Analiza rezultata pokazala je sljedeće:

1. Troškovi rada za jednostavne kadrovske procedure su značajno smanjeni (Tabela 3.2).

2. Interakcija između kadrovske službe i finansijskog odjela je pojednostavljena.

3. Postalo je praktičnije čuvati i koristiti informacije o zaposlenima.

Tabela 3.2

Promjene u procesu zapošljavanja radnika

Checkout point	Šta se desilo ranije		Nakon automatizacije
Unošenje podataka o zaposlenima u program	Nije imao		Trajanje procesa 10 minuta
Sastavljanje ugovora o radu	Dizajnirajte u Excelu unutar	15 minuta
Izrada naloga za prijem			10 minuta	Dizajn u programu 5 minuta
Popunjavanje lične T-2 kartice			20 minuta	Pritisnite taster u programu 1 minut

Odjel za ljudske resurse bi trebao biti svjestan sljedećih poteškoća u automatizaciji HR procesa:

• dobar i kvalitetan projekat zahtijeva puno novca (posebno ako je potrebno značajno promijeniti ili dopuniti konfiguraciju programa);
• Stručnjaci za ljudske resurse uključeni u projekat automatizacije morat će komunicirati sa programerima programa. U međuvremenu, ne mogu svi kadrovi govoriti „istim jezikom“ sa programerima (kao i obrnuto), pa će to morati naučiti;
• proces unosa svih potrebnih informacija zahtevaće maksimalnu koncentraciju pažnje zaposlenih u HR.

ZAKLJUČAK

Trenutno se značajno povećao obim rada kadrovske službe preduzeća uopšte, a posebno JSC Poligraf. To je zbog potrebe zaključivanja ugovora o radu u pisanoj formi i pripreme naloga u svim fazama radnog odnosa, od prijema do otpuštanja.

U praksi ne postoji opšta saglasnost o tome kako najbolje ozvaničiti kombinaciju zanimanja (pozicija), izmjene ugovora o radu u vidu trajnog ili privremenog premještaja na drugi posao. Takođe je potrebno razlikovati odredbe koje su sastavni dio ugovora o radu i ugovora koji imaju samostalan značaj.

Danas je pravna oblast u kojoj posluje kadrovska služba veoma obimna. On uključuje ne samo Zakon o radu Ruske Federacije, već i druge savezne zakone, posebno Federalni zakon od 29. decembra 2006. N 255-FZ „O pružanju beneficija za privremeni invaliditet, trudnoću i porođaj građana koji podliježu obaveznom socijalno osiguranje", Federalni zakon od 20. aprila 2007. N 54-FZ "O izmjenama i dopunama Federalnog zakona "O minimalnoj plaći" i drugim zakonodavnim aktima Ruske Federacije", prema kojem je minimalna plata od 1. septembra 2007. postavljeno na 2300 rub. Mjesečno.

Važnu ulogu u regulisanju radnih odnosa igraju uredbe Vlade Ruske Federacije, posebno Rezolucija br. 922 od 24. decembra 2007. „O specifičnostima postupka za izračunavanje prosečnih zarada“ i drugi regulatorni pravni akti koji sadrže zakon o radu. normama.

Poznavanje obimnog regulatornog materijala, sudske prakse i sposobnost njihove primjene neophodan je uslov za uspješno djelovanje svih kadrovskih službi.

LISTA KORIŠTENE REFERENCE

1. Zakon o radu Ruske Federacije.
2. Rezolucija Državnog komiteta za statistiku Rusije od 5. januara 2004. br. 1 „O odobravanju jedinstvenih obrazaca primarne računovodstvene dokumentacije za evidentiranje rada i njegovo plaćanje“.
3. GOST R 6.30-2003
4. Andreeva V.I. Kancelarijski rad: zahtjevi za tok dokumenata kompanije (na osnovu državnih standarda Ruske Federacije) - M.: Bizn.-shk. Intel Synthesis, 2004.
5. Andreeva V.I. O složenim pitanjima dokumentovanja radnih odnosa//Uprava za ljudske resurse, 2006, br. 10.
6. Barikhin A.B. Kancelarijski rad: udžbenik. M., 2006
7. Belushchenko S. Auto pored osoblja //Priručnik za upravljanje kadrovima, 2007, br. 4.
8. Boriskin V.V. Zvanična papirologija. M., 2007
9. Bykova T.A. Rad u kancelariji. M., 2008
10. Vyalova V.M. Upravljanje kadrovskim evidencijama u organizacijama sa posebnim odjeljenjem // Personalni imenik, 2008, br. 8.
11. Galakhov V.V. Kancelarijski rad u kadrovskoj službi. M., 2006
12. Doronina L.A. Osnove kancelarijskog rada. M., 2007
13. Časopis "Kancelarski menadžment", 2007, N 4
14. Iritikova V.S. Kancelarijski posao//Posao sekretarice. 2007. - br. 1 str. 20-27
15. Kirsanova M.V. Kurs kancelarijskog menadžmenta. M., 2006
16. Koryakina Yu.S. Rad u kancelariji. M., 2007
17. Kudryaev V.A. "Organizacija rada sa dokumentima" V.A. Kudrjajev i dr. M.: INFRA-M, 2006
18. Kuznjecov D.L. Upravljanje kadrovskom evidencijom. M., 2007
19. Kuznetsova T. Kancelarijski rad. M., 2008
20. Kurnoskina L.V. Moderan kancelarijski rad. M., 2007
21. Lenkevich L.A. Kancelarijski rad: udžbenik. M., 2007
22. Makarova N.A. Kancelarijski rad u preduzeću. M., 2008
23. Loše vrijeme A.V. Upravljanje organizacionim evidencijama. M., 2007
24. Novikova E.A. Kancelarijski rad u kadrovskoj službi. M., 2006
25. Pustozerova V.M., Solovjov A.A. Zapošljavanje i otpuštanje radnika. M.: Prethodno, 2006.
26. Pshenko A.V. Osnove kancelarijskog rada. M., 2006
27. Smirnova E.P. Kancelarijski rad: udžbenik. M., 2006
28. Sokolov A.V. Dokumentaciona podrška menadžmentu. M., 2006.
29. Stenyukov M.V. Dokumentacija i kancelarijski rad. M., 2007
30. Stenyukov M.V. Dokumentacija. Kancelarijski rad: Praktičan. Priručnik za dokumentnu podršku aktivnosti preduzeća. M.: Prethodno, 2006.
31. Stolyarov Yu.N. Klasifikacija dokumenata: rješenja i problemi. // Knjiga: istraživanja i materijali. Sat. 70. M., 2005. str. 24-40.

DODATAK 1

Spisak potrebnih kadrovskih dokumenata za organizaciju

br.	Dokument	Koji dokument reguliše	Bilješka	Rok trajanja
	Interni propisi o radu (ILR)	Član 189. Zakona o radu Ruske Federacije	Prilikom zapošljavanja (prije potpisivanja ugovora o radu) poslodavac je dužan uz potpis upoznati zaposlenog sa PVTR. Vrijedi do zamjene novim.	Konstantno
	Pravilnik o zaštiti ličnih podataka zaposlenih	Član 86. Zakona o radu Ruske Federacije	Prilikom zapošljavanja (prije potpisivanja ugovora o radu) poslodavac je dužan upoznati zaposlenog sa Pravilnikom o zaštiti ličnih podataka zaposlenih od potpisa. Vrijedi do zamjene novim.	Konstantno
	Kadrovski sto (obrazac T-3) (kadrovski raspored)		Sastavlja se svaki put kada se na njemu izvrše određene promjene.	Konstantno
	Knjiga obračuna kretanja radnih knjižica i priloga za njih		Skladišteno u HR odjelu i kontinuirano održavano.
	Knjiga prijema i rashoda za evidentiranje obrazaca radnih knjižica i priloga za njih	Uputstva o postupku popunjavanja radnih knjižica i priloga za njih (odobrena Rezolucijom Ministarstva rada Rusije od 10. oktobra 2003. br. 69)	Čuva se u računovodstvu zajedno sa obrascima radnih knjižica i ulošcima za njih; Obrasce prima odjel za ljudske resurse na zahtjev službenika za ljudske resurse.	50 godina (ali se po likvidaciji preduzeća predaje u gradsku arhivu zajedno sa ostalim dokumentima čiji je rok trajanja 75 godina)
	Pravilnik o naknadama, bonusima i materijalnim podsticajima	Odjeljak 6 Zakona o radu Ruske Federacije, Poglavlje 21 Zakona o radu Ruske Federacije	U prisustvu složenih sistema plaćanja i rada i bonus sistema. Vrijedi do zamjene novim.	Konstantno
	Pravilnik o sistemu obuke	Članovi 196, 197 Zakona o radu Ruske Federacije	Ako postoji sistem obuke u organizaciji.	Konstantno
	Pravilnik o certificiranju radnika	Član 81. Zakona o radu Ruske Federacije	Prilikom obavljanja ovjere po odluci poslodavca.	Konstantno
	Raspored odmora		Odobreno od strane poslodavca najkasnije dvije sedmice prije početka kalendarske godine.	1 godina
	Ugovor o radu	Članovi 16, 56, 57, 67 Zakona o radu Ruske Federacije	Zaključeno pismeno sa svakim zaposlenim.	75 godina
	Opis poslova za svako radno mjesto u skladu sa kadrovskim rasporedom, uputstvo za rad za struke		Prihvaća se po nahođenju poslodavca.	Konstantno
	Nalozi za zapošljavanje	Član 68. Zakona o radu Ruske Federacije	Izdaje se na osnovu ugovora o radu. One se saopštavaju zaposlenom uz potpis u roku od tri dana od dana stvarnog početka rada.	75 godina
	Nalozi za premeštaj na drugo radno mesto	Član 72.1 Zakona o radu Ruske Federacije	Izdaje se na osnovu sporazuma o premještaju na drugo radno mjesto (dopunski ugovor uz ugovor o radu).	75 godina
	Nalozi o razrešenju	Član 84.1 Zakona o radu Ruske Federacije		75 godina
	Nalozi o glavnim aktivnostima		Objavljeno po potrebi. Nalozi za osnovne poslove koje priprema kadrovska služba evidentiraju se i čuvaju u kancelariji. Kadrovska služba vodi dosije “Kopije naloga za osnovne djelatnosti”.	1 godina (kopije naloga pohranjene u kadrovskoj službi)
	Nalozi za odobravanje godišnjih odmora		Izdaje se na osnovu rasporeda godišnjih odmora ili prijave zaposlenika	5 godina
	Prijave radnika za odsustvo bez plaće	Član 128. Zakona o radu Ruske Federacije	Odsustvo bez naknade se daje na zahtev (prijava) zaposlenog u skladu sa čl. 1. čl. 128 Zakona o radu Ruske Federacije ili kako je propisano zakonom na osnovu prijave zaposlenika (2. dio člana 128. Zakona o radu Ruske Federacije).	5 godina
	Lična karta zaposlenog (obrazac T-2)		Provodi se za svakog zaposlenog.	75 godina
	Historija zapošljavanja	Član 66 Zakona o radu Ruske Federacije, Uredba Vlade Ruske Federacije od 16. aprila 2003. br. 225 „O radnim knjižicama“, Uputstvo o postupku popunjavanja radnih knjižica i priloga za njih (odobreno Uredbom Ministarstva rada Rusije od 10. oktobra 2003. br. 69)	Poslodavac vodi radne knjižice za svakog zaposlenog koji je kod njega radio duže od pet dana.	Prilikom otpuštanja, zaposlenik dobija radnu knjižicu u ruke. Nezatražene radne knjižice se čuvaju u organizaciji 50 godina, a po likvidaciji preduzeća se arhiviraju
	Ugovori o punoj odgovornosti		Zaključuju se sa zaposlenima koji neposredno servisiraju materijalna sredstva.	5 godina
	Knjiga knjigovodstva (dnevnik) naloga za osnovne djelatnosti	Uputstva za kancelarijski rad u HR službi VNIIDAD-a „Približna uputstva za kancelarijski rad u HR službi organizacije“ (preporuka)	Mora biti numerisana i vezana, zapečaćena i potpisana od strane poslodavca	5 godina
	Knjigu knjigovodstva (dnevnik) naloga za zapošljavanje			Isto	75 godina
	Knjigu knjigovodstva (dnevnik) naloga za otpuštanje			Isto	75 godina
	Knjiga knjigovodstva (dnevnik) naloga za odobravanje odsustva			Isto	50 godina
	Dnevnik registracije putnih potvrda			Isto	5 godina
	Vremenski list	Dio 3 člana 91 Zakona o radu Ruske Federacije	Poslodavac je dužan da vodi evidenciju o stvarno odrađenom vremenu svakog zaposlenog	75 godina
	Raspored smjena	Član 103. Zakona o radu Ruske Federacije	Saopštava se zaposlenima najkasnije mesec dana pre stupanja na snagu.	1 godina
	Dnevnik inspekcija inspekcijskih organa	Federalni zakon od 8. avgusta 2001. br. 134-FZ „O zaštiti prava pravnih lica i pojedinačnih preduzetnika tokom državne kontrole (nadzora)“	Sprovode sva pravna lica i preduzetnici bez osnivanja pravnog lica	Konstantno
	Zapisnici sa sastanaka, odluke sertifikacionih kvalifikacionih komisija	Pravilnik o sertifikaciji zaposlenih u preduzeću	Izdaje se od strane certifikacijske komisije	15 godina
	Izveštaji i nalozi za radnike opasnih profesija	Dio 3 člana 91 Zakona o radu Ruske Federacije	Sastavlja se mjesečno.	75 godina
	Spiskovi radnika u proizvodnji sa opasnim uslovima rada	Rezolucija Vijeća ministara SSSR-a od 26. januara 1991. br. 10 „O odobravanju lista proizvodnje, rada, zanimanja, položaja, pokazatelja koji daju pravo na povlašteno penzijsko osiguranje“	Ako proizvodnja ima štetne radne uslove; je u toku.	75 godina
	Spiskovi zaposlenih koji odlaze u penziju iz povlaštenih penzija					50 godina
	Prepiska u vezi određivanja - državnih penzija i naknada; Preferencijalna penzija	Isto.		5 godina 10 godina
	Upute o zaštiti na radu po struci	Odjeljak 10 Zakona o radu Ruske Federacije		Konstantno
	Dnevnik brifinga (upoznavanje s uputama)	Odjeljak 10 Zakona o radu Ruske Federacije		10 godina
	Dnevnik zaposlenih na obaveznom medicinskom pregledu	Član 69 Zakona o radu Ruske Federacije, naredba Ministarstva zdravlja i medicinske industrije Ruske Federacije od 14. marta 1996. br. 90 „O postupku obavljanja preliminarnih i periodičnih medicinskih pregleda radnika i medicinskim propisima za prijem profesiji” (sa izmjenama i dopunama od 6. februara 2001.)		5 godina
	Izveštaji o nezgodama	Rezolucija Ministarstva rada Ruske Federacije od 24. oktobra 2002. br. 73 „O odobravanju obrazaca dokumenata potrebnih za istraživanje i evidentiranje industrijskih nesreća, kao i odredbe o specifičnostima istrage industrijskih nesreća u određenim industrijama i organizacije”		45 godina
	Istražni akti o trovanju i profesionalnim bolestima				45 godina

DODATAK 2

Primjer lista obrasca dokumenta

DODATAK 3

Primjer naloga za izmjenu obrazaca primarne računovodstvene dokumentacije

DODATAK 4

Primjer naloga za osoblje na obrascu naloga za glavnu djelatnost

DODATAK 5

Primjer zahtjeva za izdavanje radne knjižice

DODATAK 6

Primjer zaokretne tablice

1 Basakov M.I. Rad u kancelariji. M., 2007

2 Orlovsky Yu.P. Kancelarijski rad u organizaciji. M., 2007

3 Rogozhin M.Yu. Kancelarijski rad u kadrovskoj službi. M., 2007

4 Stenyukov M.V. Dokumentacija. Kancelarijski rad: Praktičan. Priručnik za dokumentnu podršku aktivnosti preduzeća. M.: Prethodno, 2006

5 Trukhanovich L.V. Rad u kancelariji. M., 2008

6 Malkova E.N. Obavezna kadrovska dokumenta formirana u kadrovskoj službi preduzeća // Kadrovska rješenja, 2008, br. 7.

7 Malkova E.N. Obavezna kadrovska dokumenta formirana u kadrovskoj službi preduzeća // Kadrovska rješenja, 2008, br. 7.

8 Malkova E.N. Obavezna kadrovska dokumenta formirana u kadrovskoj službi preduzeća // Kadrovska rješenja, 2008, br. 7.

Svaki zaposleni očekuje od poslodavca da poštuje njegova prava, da im isplati zaradu na vrijeme i da zaslužuje zasluženi godišnji odmor. Menadžer, zauzvrat, očekuje da zaposleni striktno ispunjava svoje dužnosti. Osim toga, svaki vlasnik preduzeća mora biti pravno zaštićen. Sve ove tačke su regulisane kadrovskom evidencijom. Vođenje HR evidencije u LLC preduzeću će vam pomoći da sredite sve svoje odnose sa zaposlenima.

Vođenje evidencije osoblja u LLC preduzeću je način upravljanja osobljem i rada sa protokom dokumenata organizacije koji se odnosi na osoblje. To može uključivati ​​kretanje osoblja, obračune sa zaposlenima i radno vrijeme.

Metode vođenja kadrovske evidencije

Za razliku od individualnih preduzetnika, proizvodnja kadrova u DOO je obavezna komponenta, čak i ako je samo jedan učesnik registrovan u DOO, koji obavlja funkcije računovođe i generalnog direktora. Ovo se objašnjava činjenicom da su osnivač i DOO dva različita subjekta. Shodno tome, DOO igra ulogu poslodavca, a osnivač ulogu zaposlenog.

Vođenje evidencije osoblja u LLC preduzeću je način upravljanja osobljem i rada sa protokom dokumenata organizacije koji se odnosi na osoblje.

Kadrovska evidencija se može voditi na 3 glavna načina:

1. Preuzmi ulogu HR službenika.

Ako se ne plašite da „započnete“ proces, imajte vremena i vaša organizacija nije tako velika.

2. Unajmite kadrovskog službenika.

Savremeni HR stručnjak mora razmišljati kreativno, biti pravno pametan i pedantan.

3. Vjerujte outsourcing kompaniji specijalizovanoj za upravljanje kadrovskom evidencijom.

Postoji nekoliko programa dizajniranih za kadrovsku evidenciju. To su automatizovani sistem upravljanja osobljem (APS), ERP sistem (planiranje resursa preduzeća) i kadrovska evidencija u oblaku (SaaS). Ako govorimo o softveru, onda je ovo 1C.

Samostalno vođenje kadrovske evidencije

Korak po korak uputstva za održavanje toka dokumenata osoblja:

1. Potrebno je utvrditi regulatorne i informacione osnove koje će biti potrebne za obavljanje kadrovskog rada.

Većina dokumenata potrebnih za vođenje kadrovske evidencije standardizirana je uredbom Državnog odbora za statistiku Ruske Federacije „O odobravanju jedinstvenih obrazaca primarne računovodstvene dokumentacije za evidentiranje rada i njegovog plaćanja“ od 5. januara 2004. godine. Dokumentacija koja nema standardizovane kanone sastavlja se u skladu sa GOST R 6.30-2003.

• Radno zakonodavstvo Ruske Federacije (ažurira se svakih šest mjeseci).
• Uputstvo za vođenje radne evidencije (odobreno Uredbom Ministarstva rada Ruske Federacije br. 69 od 10. oktobra 2003.).
• Uredba Vlade Ruske Federacije “O vođenju radnih knjižica” (od 16. aprila 2003.).

Dokumenti potrebni za upis radnika u osoblje:

• Pasoš (prijava i registracija).
• SNILS (potvrda o penzionom osiguranju).
• Vojna legitimacija.
• PIB (pojedinačni porezni broj).
• Medicinska politika.
• Specijalistička diploma.

Važnost kadrovske dokumentacije je u tome što omogućava konsolidaciju pravno značajnih činjenica i jasno reguliše prava i odgovornosti zaposlenog i rukovodioca.

Ovisno o karakteristikama organizacije, paket dokumenata za vođenje kadrovske evidencije može se proširiti. Rukovodilac, prilikom odlučivanja o kadrovskim pitanjima, može samostalno donositi lokalne propise u granicama svojih ovlaštenja, ako nisu u suprotnosti sa zakonom.

Ovisno o karakteristikama organizacije, paket dokumenata za vođenje kadrovske evidencije može se proširiti.

2. Treba izraditi statutarnu dokumentaciju organizacije.

U povelji moraju biti jasno navedeni uslovi za prijem direktora, uslovi rada direktora, visina njegove plate, kao i postupak odobravanja rasporeda rada.

3. Morate registrovati menadžera.

Registracija menadžera je prvi kadrovski nalog kreiran u organizaciji. Označava datum od kojeg menadžer počinje da obavlja svoje dužnosti.

4. Potrebno je sastaviti spisak kadrovske dokumentacije uključene u kadrovsku proizvodnju organizacije.

To uključuje:

• Interni propisi o radu organizacije.
• Kadrovska struktura.
• Raspored osoblja.
• Raspored godišnjih odmora zaposlenih.
• Dokumentacija koja definiše zaštitu ličnih podataka zaposlenih.

Takođe, spisak obaveznih dokumenata sadrži ugovore o radu, radne knjižice i knjižicu za evidentiranje njihovog kretanja, raspored radnog vremena, lične kartice zaposlenih, kadrovske naredbe i osnov za njihovo izdavanje (prijave, izvještaji, akti, zabilješke itd.) , obračunski registar i isplate plata, platne liste, opis poslova.

5. Zapošljavanje zaposlenih.

Svaki budući zaposlenik mora imati paket dokumenata. Ostaje samo popuniti radne knjižice, lične karte i sastaviti druge kadrovske dokumente (o platnom spisku, obračunu godišnjih odmora, bolovanja, službenih putovanja; potpisati ugovor o neotkrivanju ličnih podataka zaposlenika).

Prema čl. 419 Zakona o radu Ruske Federacije, za nepoštivanje radnog zakonodavstva prijeti kazna od 200.000 rubalja.

Vođenje kadrovske evidencije u DOO je veoma delikatna i odgovorna stvar. Mnoge zakonske karakteristike koje utiču na poštovanje vaših prava i prava zaposlenih zavise od pravilnog toka dokumenata i odabranog programa kadrovske evidencije. Sva kadrovska dokumenta su pravno obavezujuća i mogu se koristiti na sudu.

U ovom članku nećemo navoditi primjere popunjavanja obrazaca, sastavljanja drugih dokumenata ili tekstova regulatornih dokumenata koje organizacija mora imati. Zadržimo se samo na redoslijedu rada na organizaciji vođenja kadrovske dokumentacije u preduzeću od nule.

Normativna osnova

Prilikom organiziranja kadrovske evidencije od nule, trebat će vam sljedeći regulatorni dokumenti:

GOST R 6.30-2003 „Jedinstveni dokumentacioni sistem. Jedinstveni sistem organizacione i administrativne dokumentacije. Zahtjevi za dokumentaciju."

Zakon o radu Ruske Federacije (kako se ne bi zbunili u promjenama i dopunama, ima smisla kupiti novi tekst Zakona o radu sa izmjenama otprilike svakih šest mjeseci - osim ako, naravno, vaša organizacija nije instalirala pravni referentni sistem koji se redovno ažurira).

Uputstva za popunjavanje radnih knjižica, odobrena Rezolucijom Ministarstva rada Rusije od 10. oktobra 2003. br. 69.

Pravila za vođenje i čuvanje radnih knjižica, izradu obrazaca radnih knjižica i njihovo pružanje poslodavcima, odobrena Uredbom Vlade Ruske Federacije od 16. aprila 2003. br. 225 (sa izmjenama i dopunama od 19. maja 2008.).

Rezolucija Državnog komiteta za statistiku Rusije od 5. januara 2004. br. 1 „O odobravanju jedinstvenih obrazaca primarne računovodstvene dokumentacije za evidentiranje rada i njegovo plaćanje“.

Spisak standardnih upravljačkih dokumenata generisanih u aktivnostima organizacija, koji ukazuju na periode skladištenja, odobren od strane Rosarhiva 10.06.2000. (sa izmenama i dopunama 27.10.2003.).

Osim toga, knjiga Ya.E. će biti korisna. Varlamova i E.A. Kosheleva „Upravljanje ljudskim dokumentima od nule“ (M.: Profesionalna izdavačka kuća, 2008).

Bilješka

Mnogi oblici dokumenata u upravljanju kadrovskom evidencijom objedinjeni su Uredbom Državnog komiteta za statistiku Rusije od 5. januara 2004. br. 1 „O odobravanju jedinstvenih obrazaca primarne računovodstvene dokumentacije za evidentiranje rada i njegovo plaćanje“. Možete ga pronaći u bilo kojem pravnom referentnom sistemu (Konsultant Plus, Garant, Šifra) ili na Internetu, postoje i gotovi obrasci iz ove rezolucije koje samo trebate kopirati na svoj hard disk. Dokumenti za koje ne postoje jedinstveni obrasci moraju biti sastavljeni u skladu sa GOST R 6.30-2003 „Jedinstveni dokumentacioni sistem. Jedinstveni sistem organizacione i administrativne dokumentacije. Zahtjevi za dokumentaciju."

Korak 1: razvijamo dokumentaciju koju kompanija mora imati

Organizacija kadrovske proizvodnje najčešće počinje izradom svih vrsta propisa i uputstava, i to s pravom. Regulatorni dokumenti koje kompanija mora imati uključuju:

interni propisi o radu;

propis o zaštiti ličnih podataka zaposlenih;

propise o zaštiti na radu i zaštiti od požara.

Sve ostalo može da sačeka: možete da preuzmete izradu dokumenata koji su po prirodi neobavezni tek kada su obavezni dokumenti sastavljeni.

Korak 2: prilagođavanje tabele osoblja

Preduzeće je najvjerovatnije već izradilo kadrovsku tabelu, postoji kadar zaposlenih koji uspješno obavljaju postavljene poslove, sa kojima su zaključeni ugovori o radu, izdati nalozi za zapošljavanje i upisi u radne knjižice. Ali, kao što pokazuje praksa, ovi dokumenti nisu uvijek ispravno sastavljeni.

Zatražite informacije od računovodstva o platama zaposlenih i nazivima njihovih pozicija - na osnovu ovih podataka potrebno je provjeriti kadrovsku tabelu.

Treba napomenuti da se nazivi radnih mjesta u kadrovskoj tabeli ne poklapaju uvijek sa stvarnim pozicijama zaposlenih. Računovodstvu ove informacije zapravo nisu potrebne za prijenos plaćanja i poreza, ali programi poput 1C zahtijevaju popunjavanje odjeljka s takvim podacima, a ponekad se unese pozicija koja ne odgovara stvarnoj. Stoga je prije usvajanja kadrovskog rasporeda potrebno razjasniti nazive radnih mjesta sa šefovima odjela, rukovodstvom kompanije ili samim zaposlenima.

Brojeve osoblja možete zatražiti i od računovođa. Ako je računovodstvo automatizirano, tada se brojevi osoblja dodjeljuju programom; ako ne, onda ćete ih morati sami dodijeliti, počevši od zaposlenika koji je radio najduže i završavajući s onim koji je došao u organizaciju kasnije od svih ostalih. Nakon otpuštanja zaposlenika, bolje je ne dijeliti njegov broj osoblja nikome: neka svi brojevi budu jedinstveni i dodijeljeni samo jednoj osobi koja je ikada radila u kompaniji.

Dok računovođe pripremaju sažetak zaposlenih, potrebno je provjeriti status ličnih dosijea zaposlenika i njihovih ličnih dosijea, da li su vođeni, te saznati koji dokumenti nedostaju u ličnom dosijeu svakog zaposlenika. Svaki zaposlenik treba da napiše dopis o tome koje kopije dokumenata treba dostaviti.

Korak 3: provjeravamo usklađenost podataka u kadrovskoj tabeli i ugovorima o radu

Nakon što je sastavljena kadrovska tabela, potrebno je provjeriti podatke u njoj sa podacima u ugovorima o radu. Ako su informacije nedosljedne (obično je plata pogrešno naznačena ili je jednostavno naznačena "Plata prema tabeli", što predstavlja kršenje Zakona o radu Ruske Federacije i može povlačiti kazne; datumi potpisivanja ugovora padaju na dan isključeno; potpis predstavnika Poslodavca ne odgovara licu deklariranom kao zastupniku - na primjer, njegov zamjenik je potpisao umjesto generalnog direktora), onda je potrebno ugovore ponovo sastaviti. U ovom slučaju treba poći od činjenice da ugovor koji je potpisala neovlašćena osoba, u stvari, nije sporazum; drugim riječima, ne postoji pismeni ugovor o radu. Stoga se mora izdati, naravno, sa trenutnim (pravim) datumom. U svim ostalim slučajevima sklapaju se dodatni dogovori uz ugovor o radu, kojima se ugovor o radu dopunjuje novim uslovima ili se oni uslovi koji su pogrešno navedeni, pojašnjavaju (promijene).

Ako je ugovor ispravno sastavljen, ali su kasnije izvršene promjene (povećanje plaće, premještanje radnika na drugo radno mjesto), tada se za svaki slučaj moraju sastaviti dodatni ugovori za svakog zaposlenog. Ugovori o radu i dodatni ugovori pripremaju se u dva primjerka, od kojih jedan ostaje u preduzeću, a drugi se daje zaposleniku.

Korak 4: provjerite ispravnost personalnih naloga

Zatim morate provjeriti prisustvo i ispravno izvršenje naloga za zapošljavanje, premještanje zaposlenih (ako ih je bilo) itd. (datumi, potpisi, informacije sadržane u njima). Nalozi moraju biti u skladu sa sadržajem ugovora o radu zaključenog sa zaposlenima i kadrovskog rasporeda. Mora ih potpisati ne samo šef kompanije, već i sam zaposlenik. Ako nema naloga za zapošljavanje ili premeštanje zaposlenih radnika ili su izdati sa prekršajima, oni se moraju vratiti, preurediti ili „ponovo potpisati“. Po zakonu niste odgovorni za ono što se dogodilo prije vas, ali zaposleni ima pravo zahtijevati kopiju takvog naloga i mora mu se dostaviti.

Korak 5: provjerite ispravnost radne evidencije

Sljedeća faza rada je provjera dostupnosti radnih knjižica. Evidencija svih prijavljenih radnika mora se voditi u kompaniji. Ako pronađete knjige penzionisanih radnika, onda je potrebno da pošaljete preporučeno pismo sa traženom povratnicom vlasnicima knjižica sa zahtjevom da dođu po radnu knjižicu ili da date adresu na koju se može poslati. Nakon prijema odgovora, radna knjižica se mora poslati preporučenom pošiljkom sa potvrdom o prijemu. Ako nema odgovora, jednostavno uključite obavijest o dostavi pisma u svoju radnu knjižicu. Radne knjižice neradnih radnika moraju se čuvati odvojeno od ostalih do potrebe, ali najmanje 50 godina.

Ako u radnoj knjižici nema upisa o zapošljavanju ili premještaju, nemojte žuriti s tim. Najprije pažljivo pročitajte oba dokumenta koja regulišu popunjavanje radnih knjižica: Uputstvo za popunjavanje radnih knjižica i Pravila za vođenje i čuvanje radnih knjižica, izradu obrazaca radnih knjižica i njihovo dostavljanje poslodavcima. I tek kada ste sigurni u svoje znanje, možete početi sa upisima u radnu knjižicu. Zapamtite: netačan unos može dovesti do toga da se radniku ne prizna radni staž u kompaniji u kojoj je upisan netačan.

Korak 6: sastavite lične fajlove ili lične fascikle zaposlenih (ako ih ranije niste čuvali)

Obavezno je izdavanje ličnih iskaznica za zaposlene na Obrascu br. T-2. Danas mnogi programi omogućavaju popunjavanje obrasca br. T-2 na računaru i štampanje na običnom papiru, što neki kadrovi koriste. Međutim, državni arhivi do sada primaju samo lične karte na debelom, “polukartonskom” papiru. Stoga, ako je vaša organizacija izvor nabavke državnog arhiva, kupite obrasce br. T-2 u prodavnici kancelarijskog materijala u potrebnoj količini ili kupite odgovarajući papir za njihovu štampu.

Lične kartice popunjava kadrovski službenik - takva instrukcija je sadržana u uputstvima za korištenje jedinstvenih obrazaca (Rezolucija Državnog komiteta za statistiku Rusije od 5. januara 2004. br. 1).

Kopije dokumenata primljenih od zaposlenih (pasoši, potvrde o osiguranju, itd.) moraju se staviti u fascikle „fajla“, nakon čega se vrši popis svakog slučaja i kreiraju se Vaši lični folderi. Možete uključiti i kopije naloga i ugovora kako bi svi podaci o zaposleniku bili na jednom mjestu, ali to nije neophodno. Na lične kartice možete priložiti fotografije zaposlenih.

Često se lični dosijei stavljaju u Obrazac br. T-2, što je netačno: lične karte treba čuvati odvojeno od svih ostalih dokumenata.

Novi dokumenti i kopije se dodaju u vaš lični folder čim postanu dostupni.

Korak 7: pripremite potrebne računovodstvene knjige ili časopise

Knjiga obračuna kretanja radnih knjižica i uložaka u njima i Knjiga primitaka i rashoda za obračun obrazaca radnih knjižica i uložaka u njima mogu se voditi samo u papirnom obliku. Budući da se radi o časopisima strogih obrazaca za izvještavanje, svaka stranica knjige je numerisana, a sama je prošivena i zapečaćena pečatom organizacije.

Korak 8: kreirajte raspored odmora

Dvije sedmice prije početka nove godine, organizacija mora odobriti raspored odmora. Radovi na tome bi trebalo da počnu u novembru. Ako je kompanija mala, možete ispitati zaposlene kada bi željeli otići na godišnji odmor, a ako je veliko, pošaljite pismo šefovima odjela sa zahtjevom da daju takve podatke o svom odjelu.

Prilikom sastavljanja rasporeda odmora, vodite računa da kada zaposleni u malom odjelu odu na odmor, smjer ne ostane otvoren. Na primjer, ako kompanija ima samo dva menadžera prodaje, onda se njihovi odmori ne bi trebali vremenski poklapati, čak ni djelomično, štoviše, između ovih odmora treba postojati period zajedničkog rada - da se slučajevi prenesu s jednog menadžera na drugog.

Ako i sami pitate zaposlene o vremenu godišnjeg odmora i dođe do sukoba oko toga ko i kada ide, ne pokušavajte sami da to riješite – donesite informaciju rukovodstvu i dogovorite raspored u skladu sa odlukom uprave. Ako tražite informacije preko šefova odjela, povjerite im da će riješiti kontroverzna pitanja. Prikupljanje informacija za kreiranje rasporeda odmora obično traje jednu do tri sedmice.

Nakon registracije, raspored odmora se mora dostaviti menadžeru na odobrenje.

Dvije sedmice prije početka godišnjeg odmora potrebno je obavijestiti radnika o njegovom nastupu i izdati nalog za odobravanje godišnjeg odmora. Vrijeme početka godišnjeg odmora može se promijeniti po dogovoru između zaposlenika i rukovodioca. Ako se zaposlenik u trenutku početka godišnjeg odmora razbolio i dao mu je bolovanje, potrebno je, na njegov zahtjev, prenijeti godišnji odmor na drugo vrijeme koje mu odgovara. Sve ove promjene se unose u odgovarajuće kolone rasporeda godišnjih odmora. I ne zaboravite da zaposlenik ne može ne otići na godišnji odmor dvije godine zaredom, a obavezno plaćeno odsustvo može se zamijeniti novčanom naknadom samo ako je zaposlenik otpušten.

Korak 9: formiranje dosijea osoblja

Predmeti se mogu završiti na sljedeće teme:

“Nalozi za kadrove (zapošljavanje, otpuštanje, premeštanje, bonusi, unapređenja, odsustva bez plaće, rasporedi na dugotrajna službena putovanja i službena putovanja u inostranstvo)” (rok trajanja - 75 godina);

„Nalozi za osoblje (redovna i obrazovna odsustva, dežurstva, kazne, kratkoročna interna ruska službena putovanja)“ (rok trajanja - 5 godina);

"Ugovori o radu";

"Lične stvari";

"Lične kartice";

“Regulatorni dokumenti kompanije (pravilnici, uputstva)”;

“Korespondencija o kadrovskim pitanjima sa državnim agencijama i privrednim organizacijama” itd.

Pogodnije je razdvojiti rasporede godišnjih odmora, raspored dežurstava, kadrovske tablice u odvojene kutije i pohraniti ih u tanke fascikle.

Pogodnije je čuvati lične dosijee i lične karte abecednim redom u skladu sa prezimenima zaposlenih, sve ostale dokumente - hronološkim redom po prijemu dokumenta.

Lični nalozi imaju dva roka skladištenja: 5 i 75 godina, stoga su podeljeni u najmanje dva slučaja (svi nalozi koji nisu navedeni u listi sa rokom skladištenja od 5 godina imaju rok skladištenja od 75 godina).

Ako je preduzeće dovoljno veliko i fajl sadrži više od 250 listova u roku od jedne godine, onda ga je potrebno podijeliti u nekoliko fajlova ili u tomove (na primjer: „Ugovori o radu (A-K)“, „Ugovori o radu (L-Z)“); „Nalozi za osoblje (redovna i edukativna odsustva)“, „Nalozi za osoblje (dežurstva, kazne, kratkoročna domaća službena putovanja)“).

Prilikom formiranja predmeta potrebno je koristiti odjeljke 7 i 8 Liste standardnih upravljačkih dokumenata nastalih u aktivnostima organizacije, s naznakom perioda skladištenja.

Korak 10: sastavite listu slučajeva

Nomenklatura poslova može se sastaviti zasebno prema kadrovskim dokumentima ili uključiti u opštu nomenklaturu poslova organizacije.

Generalno, proces formiranja predmeta i sastavljanja nomenklature u vođenju kadrovske evidencije se ne razlikuje od formiranja predmeta i sastavljanja nomenklature u opštem vođenju evidencije.

I tek nakon svih faza može se početi razvijati opise poslova, kadrovske propise i druge neobavezne (sa gledišta Zakona o radu Ruske Federacije) lokalne propise.

Yu.V. Eremeeva,
šef kancelarije, član Kluba profesionalnih sekretara